Inbördes arrangemang mellan

Inbördes arrangemang mellan

en församling/pastorat och en begravningsbyrå

Detta inbördes arrangemang innebär en överenskommelse mellan de personuppgifts­ ansvariga hur personuppgifter ska behandlas i de fall ett gemensamt ansvar föreligger.

Personuppgiftsansvariga som omfattas av arrangemanget

Församling/pastorat:

Nedan kallad Svenska kyrkan

Organisationsnummer:

Telefonnummer:

Adress:

E-postadress:

Begravningsbyrå:

Nedan kallad Begravningsbyrån

Organisationsnummer:

Adress:

E-postadress:

1. Syftet med ett inbördes arrangemang

Ett inbördes arrangemang ska enligt artikel 26 i dataskyddsförordningen tas fram om två personuppgiftsansvariga gemensamt fastställer ändamålen med och medlen för behandlingen. Arrangemanget behövs när två personuppgiftsansvariga samarbetar med varandra utan att någon av dem kan bestämma över ändamål och metoder. De gemen­ samt personuppgiftsansvariga ska under öppna former fastställa sitt respektive ansvar enligt dataskyddsförordningen.

Det inbördes arrangemanget ska på lämpligt sätt återspegla de gemensamt person­ uppgiftsansvarigas respektive roller och förhållanden gentemot registrerade.

I det här inbördes arrangemanget klargörs rollerna i samarbetet i följande avseenden:

Illustreras på nästa sida.

• Vad vardera personuppgiftsansvarig har för eget ansvar i samarbetet, den gula och blå cirkeln, det vill säga vilka egna roller man har. I de blå och gula fallet föreligger inte gemensamt personuppgiftsansvar.

• I vilka fall man gemensamt hanterar personuppgifter och vilka ändamål det sker för (den gråa ytan som är gemensam för den gula och blå cirkeln). Genom att beskriva detta förklarar man de olika rollerna de personuppgiftsansvariga har i samarbetet och vilka personuppgifter som kan komma att behandlas gemensamt. I det gråa fältet föreligger ett gemensamt ansvar.

Personuppgifts- ansvarig 1

Personupp- gifter som behandlas av båda

Personuppgifts- ansvarig 2

Syftet med ett inbördes arrangemang är att registrerade som berörs av gemensam be­ handling ska förstå rollerna och i vilka fall gemensamt ansvar föreligger.

2. Roller

Det här inbördes arrangemanget beskriver hur samarbete mellan Svenska kyrkan och begravningsbyrån ser ut. De personuppgiftsansvarigas ansvarsområden kan förenklat visualiseras på följande sätt:

Svenska kyrkan

Ansvar för begravnings- gudstjänst, eventuell förtäring efter begrav- ningen och hantering

av gravrättigheter.

Personupp- gifter som behandlas av båda

Begravningsbyrån Ansvar för de arrange- mang sorgehuset beställer av byrån.

Det gula området

När en anhörig avlider kontaktas ofta en begravningsbyrå av sorgehuset för att få hjälp med olika arrangemang kring begravningen. Begravningsbyrån kan hjälpa till med allt från olika praktiska arrangemang kring transporter, själva begravningen, min­ nesstunden, dödsannonser, gravstenar, minnesböcker och tackkort och ibland också juridiska tjänster – allt utifrån vad sorgehuset vill ha hjälp med.

Det blå området

Svenska kyrkan ansvarar för begravningsgudstjänsten. Inför begravningsgudstjänsten samtalar prästen med anhöriga för att få en bild av den anhöriga.

Om så önskas kan Svenska kyrkan ibland också bistå med förtäring vid en efterföl­ jande minnesstund.

Svenska kyrkan inbjuder också till minnesgudstjänst vid efterföljande allhelgonahelg för anhöriga och anordnar sorgegrupper. Diakoner och terapeuter kan också erbjuda olika former av hjälp i sorgearbetet. Själavårdande samtal kan erbjudas av präster.

Svenska kyrkan är vidare huvudman för begravningsverksamheten1 i kommunen:

Verksamheten ska uppfylla begravningslagens krav. Följande tjänster ingår i den lag­ stadgade begravningsavgiften och omfattas av regelverket i begravningslagen:

• gravplats eller motsvarande på allmän begravningsplats under en tid av 25 år,

• gravsättning inklusive gravöppning, återfyllning och iordningställande av öppnad grav,

• transport av den avlidne från bisättningslokal till lokal för begravningsceremoni, vidare till krematorium eller begravningsplats,

• kremering,

• lokal för förvaring och visning av stoft,

• lokal för begravningsceremoni,

• personal, lokaler och maskiner för att anlägga och vårda kyrkogårdar och begrav­ ningsplatser.

I begravningsverksamheten ingår också hanteringen av gravrätter, vilket bl.a. innebär förandet av gravbok. I gravboken antecknas bl.a. vem som innehar gravrätten.

Det gemensamma gråa området

Den gemensamma gråa delen rör personuppgifter som behandlas gemensamt av de personuppgiftsansvariga. Omfattningen av det fältet beror på vilka tjänster som sorge­ huset vill ha utfört av respektive personuppgiftsansvarig.

Några exempel på tillfällen då gemensamt ansvar kan föreligga: Oftast bistår be­ begravningsbyrån sorgehuset med de praktiska frågorna kring begravningen och begravningsgudstjänsten, vilket innebär att det är begravningsbyrån som sköter kon­ takterna med Svenska kyrkan för sorgehusets räkning. Begravningsbyrån kan också ibland hjälpa sorgehuset att sköta kontakter med Svenska kyrkan rörande beställning av förtäring och gravstenar.

De personuppgifter som behandlas gemensamt i de här exemplen rör främst namn på medlemmar i sorgehuset, kontaktuppgifter, faktureringsuppgifter samt personuppgifter hänförliga till sorgehusets egna önskemål (till exempel att egen anlitad musiker ska spela eller vilken förtäring som önskas). Inga känsliga personuppgifter1 delas mellan de personuppgiftsansvariga (detta innebär till exempel att Svenska kyrkan enbart får kän­ nedom att det förekommer matallergier, inte vilka deltagare som har allergier). Ända­ målet med behandlingen är att lösa praktiska frågor på ett smidigt sätt för sorgehuset och att respektive personuppgiftsansvarig ska kunna fakturera sina tjänster.

3. Information till den registrerade om arrangemanget

Vardera personuppgiftsansvarig ska för det fall att avtal eller samtycke skrivs under av den registrerade3 tillse att den registrerade får information om att ett inbördes arrangemang finns och också lämna en kopia på arrangemanget till den registrerade som så önskar.

1. Med begravningsverksamhet avses olika åtgärder som har direkt samband med förvaltningen av allmänna gravplatser.

2. Känsliga personuppgifter är personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening samt behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.

3. Registrerad är en identifierad eller identifierbar fysisk person. En identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras t.ex. genom identifierare som namn eller genom en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

Båda parter ansvarar också för att lämna information om sin egen personuppgiftsbe­ handling till den registrerade. Detta kan göras exempelvis i avtalet eller samtycket samt om det är relevant också i en integritetspolicy. I avtal/samtycke och integritetspolicy ska framgå vilka rättigheter den registrerade har enligt dataskyddsförordningen eller hur den registrerade annars kan få kunskap om rättigheterna.

4. Kontaktpunkter för registrerad som vill utöva sina rättigheter Begravningsbyrån utgör kontaktpunkt dels för det gemensamma gråa området i punkt 2 ovan, dels för det egna området (det gula området i punkt 2 ovan).

Svenska kyrkan utgör kontaktpunkt för behandlingar som finns i det egna området (det blå området i bilden i punkt 2).

Kontaktuppgifter (telefonnummer och e­postadress) finns angivna i inledningen till det inbördes arrangemanget. För Svenska kyrkans personuppgiftsbehandling får även dataskyddsombudet kontaktas. Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet finns på hemsidan.

Att vara en kontaktpunkt innebär att den registrerade kan vända sig dit med frågor eller synpunkter på personuppgiftsbehandling. Registrerade kan oavsett kontaktpunk­ terna ovan alltid välja att vända sig till en eller båda personuppgiftsansvariga för att utöva sina rättigheter enligt dataskyddsförordningen.

Det inbördes arrangemanget har upprättats mellan företrädare för Svenska kyrkan och begravningsbyrån. Vardera personuppgiftsansvarig har fått ett exemplar av detta.

För Svenska kyrkan             

den 20

Namn

Namnförtydligande, titel

För begravningsbyrån            

den 20

Namn

Namnförtydligande, titel