ANBUDSFÖRFRÅGAN
ANBUDSFÖRFRÅGAN
1. DIARIEUPPGIFTER
Upphandlingsenhet: Lumparlands kommun (FO-nummer: 0205038-6), Kyrkväg- en 26, AX-22 630 Lumparland (nedan ”Beställaren”).
Anbudsförfrågans namn: Städning av ESB Kapellhagen, biblioteket, kommun- kansliet och branddepån.
Anbudsförfrågans diarienummer: 262/2022.
Publicering av upphandlingsannons: Upphandlingen har 1.11.2022 annonserats i en lokaltidning med allmän spridning i landskapet Åland. Upphandlingen och till- hörande anbudshandlingar har lagts upp på Lumparlands kommuns webbplats (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/).
2. FÖREMÅL FÖR UPPHANDLINGEN
2.1. En allmän beskrivning av upphandlingen
Entreprenören ska ansvara för städningen av utrymmen vid ESB Kapellhagen, biblioteket, kommunkansliet och branddepån i Lumparlands kommun på Åland. De utrymmen som omfattas av entreprenaden uppgår till cirka 1 400 m².
ESB Kapellhagen är ett äldreomsorgsboende med dygnetrunt-vård inrymmandes elva lägenheter. ESB Kapellhagens placering framgår av bifogade karta (Bilaga 1). Städningen av ESB Kapellhagen ska utföras tre dagar i veckan.
Biblioteket är ett kombinerat skolbibliotek och allmänbibliotek beläget i Lumpar- lands skola som är öppet för allmänheten måndag och onsdag kl. 17.00-20.00 och tisdag kl. 14.00-15.00. Under sommarmånaderna juni, juli och augusti är öppetti- derna begränsade till två dagar per vecka; måndag och onsdag kl. 17.00-20.00 med reservation för förändring. Städningen ska ske då biblioteket är stängt, antingen torsdag eller fredag oavsett tid på dygnet. Bibliotekets placering framgår av bifo- gade karta (Bilaga 1).
Kommunkansliet är öppet måndag-fredag kl. 9.00-15.00 men är bemannat mån- dag-fredag kl. 8.00-16.30, varför städning ska ske efter kl. 16.30 om städning utförs måndag-fredag. Städning ska ske en gång per vecka. Kommunkansliets placering framgår av bifogade karta (Bilaga 1).
Branddepån inhyser Lumparlands FBK:s verksamhet. Städning av branddepån ska ske en gång i veckan måndag-fredag kl. 8.00-16.00. Vissa utrymmen i branddepån ingår inte i den här upphandlingen utan dessa utrymmen städas av Lumparlands FBK. Utrymmen som omfattas av denna upphandling framgår av bifogade ritningar (Bilaga 2d). Branddepåns placering framgår av bifogade karta (Bilaga 1).
2.2. Uppdragstid och option
Uppdragstiden utgör en period om tolv kalendermånader med en planerad begyn- nelsedag 1.1.2023.
Beställaren har en option att förlänga uppdragstiden med 12 kalendermånader från och med 1.1.2024 (oförändrade villkor). Beställaren ska senast tre månader före upphandlingsavtalet slutar att gälla skriftligen meddela entreprenören ifall denne ämnar utnyttja optionen.
2.3. Städning
Entreprenören ska under uppdragstiden sköta all städning av utrymmen vid ESB Kapellhagen, biblioteket, kommunkansliet och branddepån (vissa utrymmen ex- kluderade enligt Bilaga 2d). Städningen ska om möjligt göras med miljövänliga medel. Bifogat denna anbudsförfrågan finns ritningar över de utrymmen som ska städas (Bilaga 2a-2d). Bifogat denna anbudsförfrågan finns även en städinstruktion som förklarar när och hur ofta olika utrymmen ska städas (Bilaga 3a-3b). Entre- prenören ska även bekosta och tillhandahålla nödvändig städutrustning och material förutom toapapper, handtorkspapper och hushållspapper vilket tillhan- dahålls av Beställaren.
2.4. Redovisning
Entreprenören och entreprenörens personal ska under uppdragstiden föra redo- visning över att städningen av de utrymmen som ingår i entreprenaden utförs en- ligt plan. Av redovisningen ska framgå när olika städåtgärder vidtagits, vem som utfört städåtgärderna och hur lång tid de olika städåtgärderna tagit. Beställaren har när som helst under uppdragstiden rätt att kontrollera redovisningen samt att redovisningen uppdaterats.
2.5. Avfall från verksamheten
Entreprenören ska sortera och placera avfall från städningen på av Beställaren anvisade platser.
2.6. Utrustning och egendom
Entreprenören ansvarar för all sin egen utrustning och egendom som denne under uppdragstiden använder för att utföra entreprenaden.
2.7. Alternativa anbud och delanbud
Alternativa anbud och delanbud beaktas inte. Eventuella förbehåll mot villkor i denna anbudsförfrågan eller i avtalet om städning är inte heller tillåtet och anbud innehållande förbehåll eller andra villkor kommer inte att beaktas. Ingen förhand- ling sker efter inlämnat anbud.
3. FORM AV UPPHANDLING
Det beräknade värdet för upphandlingen överstiger inte det av Europeiska kom- missionen fastställda tröskelvärdet om 215 000 euro. I enlighet med 1 § 2 mom. landskapslag (1994:43) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om of- fentlig upphandling tillämpas därför inte rikets lag om offentlig upphandling på upphandlingsförfarandet. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfa- rande.
4. KRAV PÅ ENTREPRENÖREN
4.1. Tillämplig lagstiftning
Vid utförande av entreprenaden ska entreprenören följa direkt tillämpliga rättsak- ter från Europeiska Unionen, lagar och förordningar i Finland och på Åland samt tillämpliga bestämmelser utfärdade av finska och åländska myndigheter.
4.2. Tillstånd
Ifall entreprenören erhåller upphandlingen ska denne under uppdragstiden inneha ett tillstånd att utöva näring på Åland, se 4 § i landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring. Senast då upphandlingsavtalet ingås ska ett näringsrättstillstånd inlämnas till Beställaren.
4.3. Språkligt krav
I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska entreprenören utföra de tjänster som omfattas av denna anbudsförfrågan på svenska.
4.4. Behövliga intyg, uppgifter och referenser
I anbudet ska entreprenören garantera att denne före ett eventuellt upphandlings- avtal ingås uppfyller kraven nedan och att entreprenören i så fall vid behov kan inlämna en högst tre (3) månader gammal:
1. utredning som visar att anbudsgivaren är införd i förskottsuppbördsre- gistret och arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskatt- skyldiga eller motsvarande från annat land;
2. handelsregisterutdrag eller motsvarande från annat land;
3. intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller motsvarande från annat land; och
4. utredning om vilket kollektivavtal som ska tillämpas på arbetet eller om de centrala anställningsvillkoren för personalen.
Entreprenören ansvarar även för att eventuella underleverantörer inlämnar ovan begärda intyg till entreprenören och för att underleverantörerna uppfyller ovan ställda krav.
Entreprenören ska också i anbudet inkludera två referenser från två separata stä- dentreprenader.
Om entreprenören de senaste tolv månaderna redan ingått ett annat avtal samt därmed inlämnat ovan begärda uppgifter och handlingar till Beställaren behöver uppgifterna och handlingarna inte inlämnas ånyo. Entreprenören ska i sitt anbud i så fall uppge när de begärda uppgifterna och handlingarna inlämnats.
5. ENTREPRENÖRENS PERSONAL
Entreprenören handhar som arbetsgivare den personal som används vid utföran- det av entreprenaden. Entreprenören ska vid utförande av entreprenaden följa tillämpliga arbetsrättsliga bestämmelser.
Entreprenörens personal ska ha sådan yrkeskunskap som krävs för att utföra ent- reprenaden. Entreprenören ska tillse att den personal som utför städningen har kännedom om hur städningen ska utföras i enlighet med de till denna anbudsför- frågan bilagda städinstruktioner (Bilaga 3a-3b).
Entreprenörens personal ska vara enhetligt klädd och försedd med entreprenö- rens logotyp, så att alla klart uppfattar att Beställaren inte ansvarar för personalen.
6. PRIS OCH ERLÄGGANDE AV BETALNING
6.1. Pris
Entreprenören ska uppge sitt anbud på bifogade anbudsformulär (Bilaga 4). Pri- serna anges som en fast pris för städning av alla utrymmen som ingår i upphand- lingen.
6.2. Erläggande av betalning
Betalning till entreprenören utgår som en fast månadsersättning. Betalning till ent- reprenören sker månatligen i efterhand mot faktura. Fakturan ska skickas till Be- ställaren senast femton (15) dagar före förfallodagen. Fakturan ska skickas per e- post till xxxx@xxxxxxxxxx.xx i PDF-format. Av fakturan ska beloppet framgå samt mervärdesskattebeloppet.
7. AVTAL
Bifogat denna anbudsförfrågan finns ett avtal om städning av ESB Kapellhagen, biblioteket, kommunkansliet och branddepån (Bilaga 5). Villkoren i avtalet är icke förhandlingsbara och en del av anbudsförfrågan.
8. BEHANDLING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD
8.1. Behandling av anbud
På inkomna anbud noteras datum. Alla anbud öppnas samtidigt efter det att an- budsfristen löpt ut. Öppningstillfället protokollförs. Därefter görs en kontroll av de anbud som inlämnats. De anbud som lämnats in för sent eller inte uppfyller kraven i denna anbudsförfrågan beaktas inte.
Det är Kommunstyrelsen i Lumparlands kommun som fattar det slutliga beslutet i upphandlingsförfarandet, varefter anbudsgivarna skriftligen informeras om vem som erhållit upphandlingen. Till det skriftliga meddelandet bifogas en besvärsan- visning.
Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i offentlighetsla- gen (2021:79) för Åland. Detta medför att inkomna anbud inte är offentliga förrän Lumparlands kommun fattat ett slutligt upphandlingsbeslut eller då upphand- lingsavtalet ingåtts.
8.2. Utvärdering av anbud och kontraktsskrivning
Anbudet med det lägsta priset antas (jämförelsen av anbud görs utgående från to- talkostnaden för både avtalstiden och optionstiden). Tidigast 21 dagar efter det att Lumparlands kommun fattat upphandlingsbeslutet skrivs avtal med den entrepre- nör som erhållit upphandlingen.
Lumparlands kommun förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingsförfarandet om samtliga anbud överskrider budgeterade medel för ändamålet.
9. INLÄMNANDE AV ANBUD
Sista inlämningsdag: 22.11.2022. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte.
Inlämnande av anbud: Anbudet ska inlämnas i slutet kuvert till Lumparlands xxxxxx, Xxxxxxxxx 00, XX-00 000 Xxxxxxxxxx, Xxxxx, Xxxxxxx eller per mejl till xxxx@xxxxxxxxxx.xx. Kuvertet ska märkas med texten ”Anbud städning av ESB Ka- pellhagen, biblioteket, kommunkansliet och branddepån”. Mejlet ska i ämnesfältet ha texten ”Anbud städning av ESB Kapellhagen, biblioteket, kommunkansliet och branddepån”.
Anbudets språk: Ska vara svenska (inklusive alla bilagor).
Anbudets giltighetstid: Nittio (90) dagar.
10. INFORMATION OM BEHÖVLIGA TILLSTÅND M. M. Arbetslagstiftning i Finland: Arbets- och näringsministeriet i Finland.
Tillstånd för att utöva näring i landskapet Åland: Ålands landskapsregering.
11. NÄRMARE UPPLYSNINGAR
Alla förfrågningar som rör anbudsförfrågan ska skickas per e-post till matt- xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx. För att möjliggöra en icke-diskriminerande behand- ling av anbudsgivare kommer Lumparlands kommun att publicera alla frågor och svar gällande upphandlingen på xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/.
BILAGOR
– Karta över fastigheternas placering (Bilaga 1)
– Ritning och över de utrymmen som ska städas (Bilaga 2a – 2d)
– Städinstruktion (Bilaga 3a – 3b)
– Anbudsformulär (Bilaga 4)
– Avtal om städning av ESB Kapellhagen, biblioteket, kommunkansliet och branddepån (Bilaga 5)