INTEGRITETSPOLICY
FYRKANTENS FÖRVALTNINGS AB KONCERNEN
M.FL. BOLAG
1. Vilka är vi som behandlar dina personuppgifter
2. Hur hanterar vi dina personuppgifter och varför
3. Vad är en personuppgift och vad menas med att behandla en personuppgift
4. Legal Grund
5. Hyressökande eller hyresgäst
5.1 Hyressökande
5.2 Hyresgäst
6. Xxxxxx, Leverantörer, underentreprenörer och samarbetspartners
7. Arbetssökande
8. Kommunikation och marknadsföring
9. Webbplats och Cookies
10. Hur länge sparar vi personuppgifter
11. Var behandlar vi personuppgifter
12. Vilka kan vi komma att dela information med
13. Den registrerades rättigheter
14. Kontakt med oss kring personuppgifter
1. Vilka är vi som behandlar dina personuppgifter
Denna information avser hela bolagets verksamhet. Med hela bolagets verksamheter menas samtliga fastighetsförvaltande verksamheter bedrivna i bolag ingående i koncernen Fyrkantens Förvaltnings AB, Salby-Fastigheter AB, Fastighetsbolaget Kinneviken AB och fastigheter ägda av Xxx Xxxxxxxx enskilda firma, Fyrkantens Ventilation samt fastigheterna Lövkojan 8 och Nore 1:5.
Fyrkantens Förvaltnings AB och Fyrkantens Ventilation AB är tillsammans personuppgiftsansvariga för samtliga bolag ingående i Fyrkantens Förvaltnings AB koncernen enligt GDPR Kap. 4 Art. 26 genom ett s.k. inbördes arrangemang.
Därtill har separata personuppgiftsbiträdesavtal tecknats mellan Salby-Fastigheter Aktiebolag, Fastighetsaktiebolaget Kinneviken AB och Xxx Xxxxxxxx enskilda firma, såsom personuppgiftsansvariga å ena sidan och Fyrkantens Förvaltnings AB och Fyrkantens Ventilation AB såsom personuppgiftsbiträden å andra sidan, avseende samtliga behandlingar och hantering av personuppgifter.
2. Hur hanterar vi dina personuppgifter och varför
Vi ansvarar för de personuppgifter som antingen du lämnat in till oss eller vi hämtat in från annan part men också för personuppgiftsinformation som går vidare till någon annan part t.ex. bankgirot eller en underentreprenör. Verksamheten lyder under ansvar enligt Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679.
För oss är din integritet av största vikt och det är därför väsentligt att du som hyresgäst, kund, leverantör, arbetssökande etc. känner dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och korrekt sätt och att du är informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. I denna integritetspolicy hittar du övergripande information om hur vi samlar in och hur vi hanterar dina personuppgifter, för vilket ändamål vi hanterar personuppgifterna och på vilka grunder vi behandlar uppgifterna samt vilka rättigheter du har som registrerad hos oss.
Vår personal som hanterar dina uppgifter är informerad om lagstiftningen och vi arbetar dagligen efter fastställda processer och rutiner.
3. Vad är en personuppgift och vad menas med att behandla en personuppgift
En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt (det vill säga via annan information) kan hänföras till dig som fysisk person. De mest självklara exemplen är namn, personnummer, telefonnummer och e-postadress men även bilder, ljudupptagningar, lägenhetsnummer eller din dators IP-adress räknas som personuppgifter.
Att behandla personuppgifter innebär att en eller flera åtgärder utförs; såsom insamling, lagring, läsning, bearbetning, radering eller delning av uppgifterna.
4. Legal grund
Enligt dataskyddsförordningen så är en förutsättning för att vi ska kunna behandla dina personliga uppgifter att det finns en s.k. legal grund. Den legala grunden inom fastighetsförvaltning är i merparten av fallen att vi har ett eller flera förestående eller pågående hyresavtal. Det kan röra sig om hyresavtal till lokaler, bostäder, förråd, parkeringsplatser och garage.
I några fall förekommer det att vi har tagit in ett medgivande av den vars uppgifter vi behandlar. I de fallen dokumenterar vi dessa medgivande. Därutöver har vi en mängd rättsliga förpliktelser i vår roll som hyresvärd, leverantör, kund, underentreprenör och arbetsgivare.
I några enstaka fall har vi ett allmänt intresse eller ett berättigat intresse som legal grund och i de fallen är vi skyldiga att göra en s.k. intresseavvägning mellan den vars uppgifter finns registrerade och den part som har ett visst intresse. I de fallen vi bedömt att vi kan behandla personuppgifterna med någon intresseavvägning som grund har vi dokumenterat denna intresseavvägning.
Vi behandlar inte någon information enbart på den legala grunden att skydda vitala intressen dvs. att rädda liv men vi kan använda personuppgifter som t.ex. namn, adress och anhöriguppgifter i det syftet.
Nedan beskrivs några av våra huvudprocesser där vi behandlar fysiska personers personuppgifter.
Notera också att uppgifterna ska vara sökbara för att omfattas av lagstiftningen dvs. lagen avser personuppgifter förekommande både i fysiska pappersregister såväl som i datoriserade sökbara register.
5. Hyresgäst eller hyressökande
Här nedan kan du läsa hur vi behandlar dina personuppgifter när du söker bostad hos oss och när du genomgår en s.k. lämplighetsprövning innan ett ev. hyresavtal samt hur vi behandlar dina uppgifter när du är hyresgäst hos oss.
5.1 Hyressökande
När du registrerar eller uppdaterar en intresseanmälan för bostad eller lokal ger du oss laglig grund att behandla dina personuppgifter genom ett medgivande. Syftet är ytterst att du vill erhålla ett hyreskontrakt/avtal med oss.
För att detta ska vara möjligt behandlar vi följande personuppgiftskategorier:
• Kontaktuppgifter (Kontaktuppgifter kan lämnas via ett ombud. Vi har i dagsläget inga krav på fullmakt för att hantera den hyressökandes personuppgifter. Ombudet har däremot en skyldighet att informera den hyressökanden hur vi behandlar dennes personuppgifter.)
• Matchningsspecifika uppgifter, syftet är för att vi ska kunna påbörja en första matchning som rör t.ex. önskemål om storlek på lägenhet och önskemål om hiss eller handikappanpassning.
• Bedömningsspecifika uppgifter. Vid ansökan kan den som ansöker frivilligt påbörja inlämningen av bedömningsinformation. Informationen som lämnats frivilligt tidigare kontrolleras först när en hyressökande får förfrågan om intresse för ett specifikt hyresobjekt. I detta skede inhämtas alltid information från referenser samt kreditupplysning och ev. kompletterande uppgifter beroende på uppgifter som framkommit av dessa. Den legala grunden för att hämta in dessa uppgifter är ett förestående kommande avtal.
Syftet med behandlingen av ovanstående personuppgiftskategorier är:
• Att listas som hyressökande
• Påbörja en lämplighetsprövning
• Att kunna matchas mot ett hyresobjekt
för att få teckna ett hyreskontrakt med hyresvärden.
Om vi hämtat in personuppgifter i samband med prövning vid ett tillfälle men du av någon anledning inte är den som erbjuds att teckna ett hyresavtal har du rätt att välja om du vill att vi sparar dina inhämtade uppgifter till framtida prövning under en viss överenskommen tid eller om du vill att vi raderar dessa. Vi behandlar dina uppgifter hos oss konfidentiellt genom att begränsa åtkomsten till våra sökandens uppgifter internt men också med tekniska säkerhetsåtgärder t.ex. kryptering och brandväggar.
Eftersom vi är personuppgiftsansvariga för de uppgifter du sänt in till oss och vi ansvarar för att uppgifterna är uppdaterade och aktuella så kommer vi be dig att uppdatera inlämnade uppgifter som finns lagrade hos oss. Detta sker en gång om året på våren oavsett när du lämnade in uppgifter. Om du väljer att inte besvara detta mejl kommer dina uppgifter att raderas från registret för intresseanmälningar. Var därför noggrann med att besvara detta mejl.
Om en intresseanmälan övergår till ett hyresavtal kommer merparten av uppgifter att raderas då det ursprungliga huvudsakliga syftet att erhålla en lokal eller bostad är uppfyllt. Några personuppgifter kommer att kvarstå även i ett framtida hyresavtal men då med hyresavtalet som legal grund (se nedan). Uppgifter kommer också att raderas i de fall en prövning skett som visar att ett hyresförhållande inte kan bli aktuellt p.g.a. uppgifter som framkommit i prövningen. Orsaken till raderingen är att det inte längre finns något syfte att ha en intresseanmälan registrerad.
5.2 När du är hyresgäst
Den lagliga grunden för att vi kan behandla dina personuppgifter är i merparten av fallen ett eller flera förestående eller pågående hyresavtal. Det kan röra sig om hyresavtal till lokaler, bostäder, förråd, parkeringsplatser och garage.
Anhöriguppgifter kan lämnas till hyresvärden genom ett medgivande med syfte att den anhöriga kan företräda hyresgästen såsom ombud vid t.ex. felanmälningar men också för att hyresvärden ska kunna kontakta anhörig i vissa fall. Den som anger en anhörig har alltid fullt ansvar att meddela den anhöriga om vår behandling av personuppgifter.
Följande personuppgiftskategorier behandlas med avtal som legal grund:
• Kontakt- och hyresgästspecifik information, exkl. medgivna ombudsuppgifter
• Betalningsspecifik information
• Hyresobjektsspecifika uppgifter
• Uppgifter som direkt rör hyresvärdens resp. hyresgästens åtaganden gentemot varandra såsom uppgifter vid felanmälan och underhållsåtgärd
• Uppgifter direkt kopplade till ett ev. kontraktsbrott eller skadeersättningsärende
För uppgifter som inte i sig själv anses utgöra grund för uppsägning av kontrakt eller begäran om skadeersättning anser hyresvärden att denne har ett berättigat intresse att behandla sådan information som sammantaget kan leda till dessa åtgärder vid ett senare tillfälle.
Det finns ett allmänt intresse att behandla personuppgiftskategorier som rör:
• Uppgifter direkt kopplade till ett kontraktsbrott eller skadeersättningsärende bl.a. uppgift om störningar
• Kontakt- och hyresgästspecifik information t.ex. boende på en viss adress
Det finns en eller flera rättsliga förpliktelser att behandla följande personuppgiftskategorier:
• Kontakt- och hyresgästspecifika uppgifter
• Betalningsspecifika uppgifter
• Hyresobjektsspecifika uppgifter
• Uppgifter direkt kopplade till ett kontraktsbrott eller skadeersättningsärende
• Uppgifter till grund för orosanmälan
Vi har följande syften med att behandla ovanstående personuppgiftskategorier;
• Hyresavisering och fakturering enligt gällande avtal och lagar
• Möjliggöra hyresvärdens skyldigheter gentemot hyresgästen enligt avtal
• Möjliggöra hyresgästens skyldigheter gentemot hyresvärden enligt avtal
• Uppfylla fastighetsvärdens och hyresgästens skyldigheter gentemot det allmänna eller som en rättslig förpliktelse t.ex. bokföring, orosanmälan, arkiveringsskyldigheter och fastighetstaxering
• Fastighetsvärdering
• Kommunikation, marknadsföring och undersökningar
• Underhålla och utveckla fastigheter och lägenheter
• Hantera kontraktsbrott och följder därav såsom stämningar, varningar och vräkningar
• Hantera skadeersättningsärenden
• Bistå det allmänna vid rättsliga åtgärder
• Bistå blåljuspersonal
6. Xxxxxx, Leverantörer, Underentreprenörer och Samarbetspartners
Kontaktperson eller anställd hos en någon av ovanstående intressenter Om du är kontaktperson eller anställd hos en av våra affärspartners
Är du kontaktperson eller anställd hos en av våra affärspartners behandlar vi dina personuppgifter. Syftet är att administrera och fullgöra avtalet och den legala grunden är just vårt gemensamma avtal.
Har du enskild firma behandlar vi dina personuppgifter inkl. personnummer för att fullgöra avtalet eller överenskommelsen med dig.
Anbud, Beställning, förhandling
För att administrera och behandla en anbudsförfrågan, ett anbud eller en beställning och för att förhandla, ingå samt fullgöra avtal behandlas dina personuppgifter. Vi delar också dina personuppgifter med våra IT-leverantörer. Även andra leverantörer som vi anlitar kan komma att behandla dina personuppgifter, dock endast i den utsträckning det är nödvändigt i syfte att fullgöra sina åtaganden i relation till oss. Vi delar endast personuppgifter då vi har lagligt stöd för sådan delning.
Vi kommer att upphöra med vår behandling av dina personuppgifter om anbudsförfrågan, anbudet eller beställningen dras tillbaka eller nekas eller om dessa av någon annan anledning inte leder till att avtal ingås.
De personuppgifter vi behandlar för att förhandla och ingå samt fullgöra avtal sparas så länge förhandlingarna pågår samt i tillämpliga fall tills avtalet upphör och förpliktelserna under avtalet annars är fullgjorda (inbegripet betalning och till dess att eventuella garanti- och ansvarstider löpt ut).
Vi kommer att behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att vi ska kunna bevaka våra intressen vid en eventuell framtida tvist. Vid en eventuell tvist sparar vi dina personuppgifter tills tvisten är slutligt avgjord.
Om du är namngiven som referens på en faktura sparar vi dessa personuppgifter i sju år från utgången av det kalenderår när räkenskapsåret avslutades.
För andra eventuella behandlingar som är nödvändiga för att vi ska uppfylla sina rättsliga skyldigheter sparas dina personuppgifter under den tid som vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.
7. Arbetssökande
Du har när som helst möjlighet att skicka in en spontanansökan till oss. Märk mejlet med ”Spontanansökan” i ärendefältet.
Spontanansökningar skickas till följande mejladresser: Ventilationsbolaget: xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Fastighetsförvaltningen: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
Vi kommer att behandla dina personuppgifter: cv, personligt brev och ev. andra handlingar till oss konfidentiellt genom att begränsa åtkomsten till våra sökandens uppgifter internt men också med tekniska säkerhetsåtgärder t.ex. kryptering och brandväggar.
Eftersom vi är personuppgiftsansvariga för de uppgifter du sänt in till oss och vi ansvarar för att uppgifterna är uppdaterade och aktuella så kommer vi inte spara dina uppgifter längre än ett år från inlämnandet. Du kan när som helst begära att dina uppgifter tas bort.
8. Kommunikation och marknadsföring och undersökningar
Dina personuppgifter kan komma att behandlas för olika typer av marknadsföringsåtgärder, evenemang och undersökningar. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra denna typ av åtgärder.
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål och evenemang kan du när som helst meddela oss detta.
9. Webbplats och Cookies
Uppgifter om hur vi behandlar personuppgifter som hanteras via vår webbplats kan du läsa här (länk till den texten)
10. Hur länge sparar vi personuppgifter
Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen och vi gallrar dina personuppgifter enligt tillämpliga lagstiftningar.
11. Var behandlar vi personuppgifter
Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES-området. I de fall dina uppgifter skulle användas utanför EU, till exempel av någon av våra tjänsteleverantörer, säkerställer vi alltid att det finns skyddsåtgärder, exempelvis dataöverföringsavtal, så att mottagarna behandlar uppgifterna på samma säkra sätt som vi gör.
12. Vilka kan vi komma att dela information med
För att kunna tillhandahålla våra tjänster och i övrigt bedriva vår verksamhet anlitar vi olika leverantörer, se p.6 ovan. De behandlar dina personuppgifter för vår räkning och i enlighet med våra rutiner och instruktioner. Leverantörerna får inte använda personuppgifter om dig för något annat ändamål än för att tillhandahålla tjänsten eller på de villkor som vi anger.
Vi delar även dina personuppgifter med företag eller andra organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga om det följer av lag eller författning eller om någon av de andra legala grunderna för delning av personuppgifter föreligger.
I de fall externa parter används och när det är erforderligt upprättas personuppgiftsbiträdesavtal mellan oss och våra partner. Vi kan bland annat komma att lämna ut personuppgifter avseende följande företag/sektorer;
• Betallösningar (autogiro och e-faktura, via banker och bankgirot).
• Marknadsföring och publikation (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer).
• Telefon och IT-drift och -förvaltning (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra telefoner och IT-lösningar).
• Inkasso (inkassoföretag för indrivande av utebliven betalning) och Kronofogdemyndighet
• Revision (revisionsföretag)
• Försäkringsbolag
• Långivare och företag som arbetar med att fastställa värdet på fastigheterna
• Underentreprenörer som ska utföra en tjänst i våra fastigheter
• Vi kan också komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom Skatteverket och Försäkringskassan när vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det.
• Lidköpings kommun
• Molnlösningar som eventuellt använder servrar utanför EU & EES – bolaget använder ITtjänster som kan komma att lagra data utanför EU och EES.
• Polis och brandmyndigheter
• Rättsliga instanser såsom Tingsrätter
13. Den registrerades rättigheter
Du har rätt att kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig vi behandlar, ett så kallat registerutdrag. Specificera gärna de kategorier av uppgifter du vill ha tillgång till. Observera att vi bara lämnar ut uppgifter när vi kan säkerställa att du är den person som du uppger dig för att vara. För att ärendet ska kunna hanteras skyndsamt och vi ska klara att säkerställa identiteten på den registrerade personen så rekommenderar vi att den registrerade kommer in på vårt kontor på adress: Xxxxxxxxxxxx 0, Xxxxxxxxx
I det fallet begäran om registerutdrag efterfrågas per mejl ska förfrågan märkas med ”Begäran om registerutdrag” i ärenderaden och skickas till följande mejladress:
Ventilationsbolaget: xxxxxx@xxxxxxxxx.xx Fastighetsförvaltningen: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade och rätt att begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Vid begäran om dessa åtgärder har vi rätt att undersöka om det finns några hinder t.ex. lagstiftning som hindrar t.ex. borttag av personuppgifter. Under vissa förutsättningar har du också rätt att få de personuppgifter du tillhandahållit oss överförda till ett annat företag (dataportabilitet).
Du har även rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.
Mer information om dina rättigheter finns på Datainspektionens webbplats.
14. Kontakt med oss kring personuppgifter
Vi kan komma att uppdatera denna information.