Contract
1 Ramavtal
Mellan Ekonomistyrningsverket, nedan kallat ”ESV” och UNIT4 Agresso AB, organisationsnummer 556185-0172 nedan kallat ”Agresso”, med adress Box 705, 169 27 Solna, har följande ramavtal slutits efter av ESV genomförd upphandling med diarienummer 18-311/2012.
Ramavtalet omfattar Ekonomisystem Agresso-S. Tillägget ”–S” tydliggör att Eko- nomisystemet utformats för att svara mot de krav som gäller för statliga myndig- heter.
Avrop kan under detta ramavtals giltighetstid göras av statliga myndigheter och andra organisationer enligt avsnitt 1.6, Berättigade att använda ramavtalet.
Agressos anbud har vid ESV:s utvärdering erhållit följande utvärderingsresultat för nedanstående kvalitativtutvärderingskriterium. Utvärderingsresultatet utgör un- derlag för Myndighets utvärdering av inkomna anbud vid förnyad konkurrensut- sättning.
Uppfyllande av bör-krav: 3 403 Poäng
Myndighet har under ramavtalsperioden rätt att genom förnyad konkurrensutsätt- ning Avropa Ekonomisystem, i enlighet med villkoren i detta ramavtal.
För de positioner som märkts med ”option” i ramavtalsbilaga 5, Prislista, gäller att dessa är möjliga för Myndighet att inkludera i förnyad konkurrensutsättning. Myn- dighet har möjlighet att avstå från sådana tjänster.
Parternas åtaganden enligt ramavtalet och dess bilagor gäller under ramavtals- perioden och den period därefter så länge det finns giltiga Avropsavtal.
1.1 Avtalshandlingar
Ramavtalet består av detta ramavtal samt följande bilagor i nummerordning.
Ramavtalsbilaga 1: Definitioner
Ramavtalsbilaga 2: Krav på Ekonomisystem med följande underbilagor:
2.1 Funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem
2.2 Standardkonfigurering av Ekonomisystem
2.3 Integration av Ekonomisystem
2.4 Förtydliganden av krav på Ekonomisystem Ramavtalsbilaga 3: Krav på Leverantör
Ramavtalsbilaga 4: Personalförteckning
Ramavtalsbilaga 5: Prislista
Ramavtalsbilaga 6: Tillvägagångssätt för tecknande av Avropsavtal Ramavtalsbilaga 7: Förteckning över ska- och bör-krav som får uppfyllas efter det
att ramavtal har tecknats.
Ramavtalsbilaga 8: Mall för Avropsförfrågan, Ekonomisystem Ramavtalsbilaga 9: Mall för Avropsavtal – Ekonomisystem
1.2 Definitioner
Definitioner av vissa i ramavtalet och dess bilagor använda begrepp framgår av ramavtalsbilaga 1, Definitioner. Dessa begrepp markeras med stor begynnelse- bokstav i texten.
1.3 Ramavtalets art
Ramavtalet är inte ett exklusivavtal, vilket innebär att Myndighet kan komma att genomföra en separat upphandling av ekonomiadministrativt system.
1.4 Ramavtalets omfattning
Krav som ska uppfyllas vid anbudets inlämnande:
Ramavtalet omfattar Ekonomisystem enligt förutsättningar angivna i detta ramavtal med tillhörande bilagor. Agresso ska uppfylla i dessa dokument ställda krav. Den betydelse som anges för begrepp definierade i ramavtalsbilaga 1, Definitioner ska utgöra grund för tolkning av berörda begrepp.
Agresso förbinder sig att tillhandahålla Ekonomisystem som omfattas av ramavta- let inklusive bilagor enligt de villkor som ramavtalet anger. En Myndighet får inte vägras leverans av Ekonomisystem som omfattas av ramavtalet.
Krav som ska uppfyllas inom 6 månader:
Ska- och bör-krav redovisade i ramavtalsbilaga 7, Förteckning över ska- och bör- krav som får uppfyllas efter det att ramavtal har tecknats, ska uppfyllas senast
6 månader efter ramavtalet är tecknat. Agresso ska senast vid denna tidpunkt till ESV redovisa att dessa krav är uppfyllda. ESV kommer därefter att genomföra kontroller.
Agresso äger inte rätt att teckna Avropsavtal för Ekonomisystemet före den tid- punkt då ESV skriftligen godkänt redovisning av krav som ska vara uppfyllda inom 6 månader. Detta godkännande ska inte inskränka myndighetens genomförande eller bedömning av leveransprov enligt ramavtalsbilaga 9, Mall för Avropsavtal - Ekonomisystem, avsnitt 9.23.
ESV:s rätt till uppsägning vid ej uppfyllda krav:
Om det vid ESV:s kontroller efter sex månader konstateras att Xxxxxxx inte lever upp till gjorda utfästelser avseende uppfyllandet av ska- och bör-krav som ska vara uppfyllda vid anbudets lämnande och krav med senare uppfyllandetidpunkt enligt ramavtalsbilaga 7 ska ESV äga rätt att säga upp detta ramavtal till omedelbart upphörande, eller till den dag ESV anger.
1.5 Ramavtalet i förhållande till tecknade Avropsavtal
Ramavtalets bestämmelser ska alltid vara tillämpliga på ingångna Avropsavtal så länge dessa är giltiga. Xxxxxxx äger inte rätt att i Avropsavtal ange villkor som står i strid med ramavtalet.
1.6 Berättigade att använda ramavtalet
Statliga myndigheter och andra statliga organisationer enligt nedan äger rätt att använda sig av detta ramavtal.
1.6.1 Statliga myndigheter
• Samtliga myndigheter under regeringen.
1.6.2 Staten närstående myndigheter
• Riksdagens Ombudsmän, org. nr. 202100-2650
• Riksdagsförvaltningen, org. nr. 202100-2627
• Riksrevisionen, org. nr. 202100-5422
• Sveriges Riksbank, org. nr. 202100-2684.
1.6.3 Förvaltning skild från staten
• Chalmers tekniska högskola stiftelse, org. nr. 556479-5598
• Hjälpmedelsinstitutet, org. nr. 802406-9372
• Riksteatern, org. nr. 802006-1365
• Stiftelsen Nordiska Museet, org. nr. 802002-4686
• Stiftelsen Norrlandsfonden, org. nr. 897000-3003
• Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna, org. nr. 897300-3265
• Stiftelsen för Internationalisering av högre utbildning och forskning, org. Nr. 802400-3512
• Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling, org. nr. 802400-4213
• Stiftelsen för Miljöstrategisk Forskning, org. nr. 802017-9324
• Stiftelsen Högskolan i Jönköping, org. nr. 826001-7333
• Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet, org. nr. 802007-5852
• Svenska Filminstitutet, org. nr. 802004-1748
• Sveriges Civilförsvarsförbund, org. nr. 802005-8460.
1.6.4 Statliga bolag
• Radiotjänst i Kiruna AB, org. nr. 556300-4745.
1.6.5 Myndighet som tillhandahåller administrativ service
Myndighet kan bedriva verksamhet som omfattar tillhandahållande av ekonomi- administrativ service till annan myndighet. Avrop från sådan Myndighet ska anses som ett (1) Avropsavtal även i det fall detta omfattar flera Myndigheter. För tjäns- ter som prissätts utifrån antalet Användare ska beräkningsgrunden utgöra det sam- lade antalet Användare för berörda Myndigheter.
1.7 Ramavtalsperiod
Ramavtalet gäller i sin helhet i 36 månader från och med tidpunkten för ramavta- lets tecknande. ESV ska därefter ha möjlighet att med oförändrade villkor förlänga ramavtalet enligt avsnitt 1.8 nedan. Förutsättningar för prisjustering framgår dock av avsnitt 1.15 nedan.
1.8 Förlängning av ramavtalsperioden
Om ESV senast tre månader före utgången av avtalstiden skriftligen meddelar förlängning av ramavtalet, förlängs detta att gälla med oförändrade villkor i ytterli- gare 12 månader. ESV har möjlighet att på samma villkor förlänga ramavtalet i ytterligare 12 månader.
1.9 Uppdragsutförande
Agresso ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta ramavtal med tillhörande ramavtalsbilagor samt med den skicklighet, snabb- het och omsorg som ESV har anledning att förvänta sig av ett välrenommerat före- tag verksamt inom branschen.
1.10 Ramavtalsansvariga
ESV: Xxxx Xxxxxxx, tfn 00-000 00 00
Agresso: Xxxxxxxx Xxxxxxx, tfn 08-578 436 55
1.11 Avrop från ramavtalet
Avrop av i ramavtalet avtalat Ekonomisystem ska ske genom förnyad konkurrens- utsättning i enlighet med anvisningarna i ramavtalsbilaga 6, Tillvägagångssätt för tecknande av Avropsavtal och ramavtalsbilaga 8, Mall för Avropsförfrågan, Eko- nomisystem.
1.12 Prislista Ekonomisystem
Priser för Ekonomisystemet och därtill hörande tjänster som omfattas av ramavtalet framgår av ramavtalsbilaga 5, Prislista.
Avtalade priser ska inkludera samtliga kostnader för att uppfylla samtliga avtalade krav.
Vid förnyad konkurrensutsättning har Xxxxxxx möjlighet att lämna lägre priser än i ramavtalet angivna Takpriser.
För de positioner som märkts med ”option” i ramavtalsbilaga 5, Prislista, gäller att dessa är möjliga för Myndighet att inkludera i förnyad konkurrensutsättning. Myn- dighet har möjlighet att avstå från sådana tjänster.
Avtalade priser som baseras på antal Användare ska vid förnyad konkurrensutsätt- ning baseras på det faktiska antalet Användare hos Myndighet.
Användare erhåller rätt att använda Ekonomisystem genom att disponera en licens. För Ekonomisystem kan Myndighet anskaffa två kategorier av licenser: Lättanvän- dare och Fullanvändare. Myndighet har möjlighet att för respektive licenskategori anskaffa ett antal licenser som tilldelas namngivna personer. Myndighet äger rätt att flytta licens från en person till en annan person.
Myndighet ska ha möjlighet att utöka antalet licenser enligt de förutsättningar som framgår av tecknat Avropsavtal.
Myndighet ska kunna visa att användningen av Ekonomisystem överensstämmer med typen av och antalet licenser genom att ta fram en av Ekonomisystemet skap- ad lista över Användare och deras Roller och Behörigheter.
Av Agresso i anbud lämnade priser får endast justeras enligt de förutsättningar som framgår av ramavtalets avsnitt 1.15, Prisjustering.
1.13 Administrationsersättning till ESV
Agresso ska erlägga administrationsersättning till ESV så länge Avropsavtal är gällande, det vill säga även efter den tidpunkt ramavtalet, oavsett orsak, har upp- hört att gälla.
ESV:s ersättning för kostnader knutna till genomförande av upphandlingen och förvaltningen av ramavtal ska motsvara 5 (fem) procent av ramavtalets totalom- sättning, exklusive mervärdesskatt och vidarefakturerade utlägg såsom resor, logi och traktamenten.
Agresso ska, kvartalsvis i efterskott, lämna information om samtliga under peri- oden utförda och fakturerade uppdrag eller del av uppdrag, grundade på ramavtalet. Redovisningen ska lämnas till ESV inom en månad, dvs. senast den 30 april, 31 juli, 31 oktober respektive 31 januari.
Redovisningen ska innehålla följande information. Xxxxxx redovisas exklusive mervärdesskatt:
• Fakturerade kunder, namn
• Fakturerat belopp per Myndighet exklusive vidarefakturerade utlägg såsom resor, logi och traktamenten
Efter det att ESV godkänt erhållen redovisning översänds elektronisk faktura på administrationsersättningen till Agresso. För fakturan gäller betalningsvillkor motsvarande de som gäller för ramavtalet.
ESV ska äga rätt att genom en av ESV utsedd revisor kontrollera av Agresso läm- nad redovisning.
Agresso förbinder sig att tillhandahålla samtliga handlingar som behövs för att av ESV utsedd revisor ska kunna göra en fullgod kontroll av redovisningen. Sådana handlingar utgörs bland annat av räkenskapsinformation och övrigt underlag som är relevant för kontroll av Agressos uppgifter.
ESV ska svara för kostnaden för sådan revision förutsatt att Agresso fullgjort sina åtaganden avseende redovisning i enlighet med detta ramavtal. I annat fall ska Agresso svara för kostnaden för revisionen inklusive sådana interna kostnader som ESV drabbats av på grund av revisionen. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska snarast korrigeras och alla tillkom- mande belopp ska omedelbart utges till ESV.
1.13.1 Bristfällig redovisning av administrationsersättning till ESV
Fullgör Xxxxxxx inte sina åtaganden avseende redovisning av underlaget för admi- nistrationsersättningen enligt avtalade villkor enligt avsnitt 1.13 ovan äger ESV rätt till ersättning. Grund för ersättning inträffar i det fall Agressos redovisning är brist- fällig eller felaktig. För det fall Xxxxxxxx redovisning är försenad eller utebliven utgår ersättning endast om Xxxxxxx inte inkommit med redovisning inom tio Ar- betsdagar efter skriftlig erinran från ESV. Ersättning ska i ovannämnda fall utgå med ett belopp motsvarande 25 procent av det korrekta värdet för ESV:s administ- rationsersättning för den aktuella redovisningsperioden. Vid varje tillfälle detta upprepas ökas ersättningen med ett belopp motsvarande 10 procent.
ESV ska äga rätt att vid bristfällig, felaktig, försenad eller utebliven redovisning, utöver ersättning enligt ovan, fakturera ett preliminärt belopp motsvarande admi- nistrationsersättningen enligt senast erhållen redovisning. Avräkning mot den faktiska administrationsersättningen för perioden ska göras vid nästkommande faktureringstillfälle.
1.14 Förbättringar, rationaliseringar och effektivisering- ar
I det fall ESV eller Myndighet bidrar till att vidareutveckla det av Agresso tillhan- dahållna Ekonomisystemet på ett sådant sätt, att detta leder till förbättringar av Ekonomisystemet som Agresso kan sälja till andra kunder, ska ESV och/eller Myndighet erhålla skälig ersättning för detta. Parterna ska i sådant fall träffa sär- skild överenskommelse, som reglerar villkoren för detta.
1.15 Prisjusteringar
Avtalade priser ska gälla fasta fram till och med 31 december 2013. ESV och Xxxxxxx har därefter möjlighet att justera avtalade priser.
Som underlag för prisjustering ska SCB:s arbetskostnadsindex LCI (Labour Cost Index), kolumn J, (arbetskostnadsindex för tjänstemän, Informations- och kommuni- kationsverksamhet) användas. Som baskvartal gäller kvartal 1 år 2012. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas.
Prisjustering får genomföras när förändringen av det avtalade arbetskostnadsindexet för den aktuella perioden uppgått till minst 2 procent. Om indexförändringen under- stiger 2 procent får tidpunkten för begäran om prisförändring flyttas fram till dess att indexförändringen uppnått 2 procent. Prisjustering får ske med ett procenttal motsva- rande högst 80 procent av hela arbetskostnadsindexets förändring för den aktuella perioden.
Begäran om önskad prisjustering ska skriftligen anmälas motparten. Motparten ska inom en månad skriftligen lämna svar på begäran. Prisjustering ska tillämpas tidig- ast två månader efter det att Myndighet erhållit skriftligt meddelande om den fast- lagda prisjusteringen. Av parterna överenskommen prisjustering ska gälla fast under minst ett år innan en ny prisjustering kan göras.
I det fall då överenskommelse om justerade priser inte kan träffas av parterna, gäl- ler senast avtalade priser till dess ny överenskommelse träffats.
1.16 Mervärdesskatt
Lagstadgad mervärdeskatt och andra lagstadgade pålagor tillkommer på i xxx- xxxxxxxxxxxx 0, Prislista, angivna priser.
1.17 Underleverantörer
För att genomföra avtalat åtagande äger Agresso rätt att använda följande Underle- verantör/-er:
• ASKK AB, org. nr. 556760-6966
• SunGard Availability Services (Nordic) AB, org. nr. 556545-3981
• iCore Solutions AB, org. nr. 556576-4544
• Tellit Consulting AS, org. nr. 992 025 409
Agresso ansvarar för Underleverantörers arbete såsom för eget arbete. I detta ram- avtal fastställda villkor ska äga giltighet även för av Agresso anlitad Underleveran- tör.
1.18 Byte av Underleverantör
Xxxxxxx äger efter skriftligt medgivande av ESV rätt att ersätta i avsnitt 1.17 ovan redovisad Underleverantör med annan Underleverantör samt, om avtalat åtagande så kräver, lägga till ny Underleverantör. Som ett underlag för ESV:s ställ- ningstagande ska Agresso överlämna redovisning som visar att önskad Underleve- rantör uppfyller tillämpliga krav specificerade i ramavtalsbilaga 3, Krav på Leve- rantör. Vidare ska motivet för önskad förändring redovisas.
1.19 Personal
Agresso förbinder sig att vid genomförandet av åtagandet använda för uppdraget erforderligt antal personer med för arbetsuppgiften adekvat utbildning, erfarenhet och kompetens.
I de fall namngivna personer redovisats får endast i ramavtalsbilaga 4, Personalför- teckning, angivna personer användas.
1.20 Utbyte och tillägg av personal
Agresso äger efter skriftligt medgivande av ESV rätt att ersätta i avsnitt 1.19 ovan redovisad person med annan person samt, om avtalat åtagande så kräver, lägga till nya personer. Som ett underlag för ESV:s ställningstagande ska Agresso överlämna redovisning som visar att önskad person uppfyller tillämpliga krav specificerade i ramavtalsbilaga 3, Krav på Leverantör. Vidare ska motivet för önskad förändring redovisas.
Agresso är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut person, som ESV skäligen anser sakna erforderlig kompetens eller som ESV anser sig ha samarbetssvårigheter med.
Utbyte av person berättigar inte Agresso till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte heller grund för förändring av avtalade villkor.
1.21 Förändringar av Ekonomisystemet
1.21.1 Vidareutveckling av Ekonomisystemet
Agresso ska så länge giltiga Avropsavtal föreligger bedriva ett löpande vidareut- vecklingsarbete i syfte att förbättra och effektivisera Ekonomisystemet inklusive tillhörande tjänster.
1.21.2 Förändringar före påbörjande av avtalade leveranser
I det fall Ekonomisystem genomgått förbättringar mellan tidpunkten för anbudets lämnade och första Avrop, ska förbättringarna ingå i samtliga leveranser utan tillkommande kostnad för Myndighet.
1.22 Användarförening
Agresso ska svara för administration av en användarförening bestående av rep- resentanter från Myndigheter som använder Ekonomisystemet. I användarför- eningens uppgifter ska ingå att samla in synpunkter och önskemål från Användare av Ekonomisystemet. Lämnade synpunkter ska utgöra en del av underlaget vid Agressos ställningstaganden om vilka utvecklingsinsatser som ska göras i Ekono- misystemet. Användarföreningen ska genomföra möten minst en gång om året.
Agresso ska upprätta en webbplats, där deltagarna i användarföreningen kan lämna synpunkter och utbyta erfarenheter.
Respektive deltagare svarar själva för kostnader som uppkommer till följd av del- tagandet i användarföreningen.
1.23 Partsoberoende
Vid genomförandet av avtalat åtagande ska Agresso tillvarata och företräda ESV och ESV:s intressen. Agresso och Agressos personal får så länge det finns giltiga Avropsavtal inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för denne i något som gäller det avtalade åtagandet. Agresso ska omedelbart underrätta ESV om det finns anledning att anta att förhållande som står i strid med denna bestämmelse föreligger eller bedöms komma att föreligga.
1.24 Sekretess
Personer hos Xxxxxxx och Underleverantörer och personer anlitade av Xxxxxxx och dess Underleverantörer får inte röja eller utnyttja sekretesskyddad uppgift. Be- stämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut uppgifter i allmänna handlingar finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretessen gäller även efter det att uppdraget ifråga har upphört. Den som röjer eller utnyttjar sekretessbelagda uppgifter kan komma att straffas enligt 20 kap. 3 § brottsbalken.
Agresso förbinder sig att göra de personer som berörs av ramavtalet uppmärk-
samma på gällande bestämmelser om sekretess. Samtliga av Agresso anlitade personer som kan komma i beröring med uppgifter som omfattas av offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser ska, efter begäran från ESV, lämna en skriftlig sekretessförbindelse.
Xxxxxxx svarar för att rutiner upprättas som tillförsäkrar att avtalade sekretessregler följs.
1.25 Rättighetsintrång
Agresso ansvarar för att av Xxxxxxx utfört åtagande och/eller levererad tjänst eller materiel inte kränker annans rätt (patent, varumärke, mönster, upphovsrätt eller annan immateriell rättighet). Agresso ska ersätta Myndighet och/eller ESV fullt ut för de ersättningar och skadestånd som Myndighet och/eller ESV, genom av Agresso godkända förlikningar, eller genom lagakraftvunnen dom, kan bli skyldigt att utge på grund av att av Agresso utfört åtagande eller levererat materiel kränker annans rätt. Agresso ska också ersätta Myndighet och/eller ESV för nödvändiga och skäliga kostnader som Myndighet och/eller ESV orsakats för att tillvarata sin rätt i samband härav.
För den händelse levererad tjänst eller materiel innebär, eller enligt Agresso kan antas innebära, intrång i patent, varumärke, mönster, upphovsrätt eller annan im- materiell rättighet ska Agresso, på egen bekostnad vidta någon av följande åtgärder förutsatt att Ekonomisystemets funktionalitet, kapacitet och prestanda enligt Myn- dighets och/eller ESV:s mening inte försämras därav
(i) modifiera Ekonomisystemet eller del därav så att intrång inte längre förelig- ger; eller
(ii) förvärva rätt för Myndighet att fortsätta använda Ekonomisystemet.
För det fall Xxxxxxx inte inom skälig tid vidtar någon av de åtgärder som sägs i stycket ovan, äger ESV rätt att häva ramavtalet samt äger Myndighet rätt att häva det enskilda Avropsavtalet. Utöver det, äger ESV och respektive Myndighet rätt att erhålla ersättning för uppkommen skada med anledning härtill.
Agressos åtagande omfattar även Standardsystem som ingår i Ekonomisystemet.
Agressos ansvar enligt ovan gäller även efter det att detta ramavtal och enskilt Avropsavtal har upphört.
1.26 Information och marknadsföring
Hänvisning i reklam eller marknadsföring till detta ramavtal, riktad till annan än Myndighet som omfattas av detta ramavtal, får endast göras efter skriftligt godkän- nande av ESV.
Agresso äger inte rätt att med hänvisning till detta ramavtal, eller till Avropsavtal, marknadsföra eller sälja produkter eller tjänster som inte ingår i ramavtalet.
1.27 Aviseringsskyldighet
Båda parter är eller kan förväntas bli skyldiga att kontinuerligt informera varandra om händelser som är av betydelse för ramavtalets genomförande.
Agresso är skyldig att utan dröjsmål meddela ESV sådana avvikelser som leder till, eller kan komma att leda till, att avtalade villkor inte uppfylls.
1.28 Tillstånd, registreringar, skatter m.m.
Agresso ska på egen bekostnad ombesörja, införskaffa och vidmakthålla samtliga tillstånd, bemyndiganden, dispenser och licenser som enligt tillämpliga avtal, för- fattningar, normer eller föreskrifter erfordras för utförande av avtalat åtagande.
1.29 Uppföljning av avtalat åtagande
1.29.1 Uppföljning och kontroller
ESV ska som en del i sitt underlag för uppföljning under avtalstiden ha möjlighet att från Agresso erhålla kontinuerlig information om Avrop baserade på detta ram- avtal. ESV eller av ESV anvisad tredje part ska ha möjlighet att hos Xxxxxxx kon- trollera att avtalat åtagande utförs i enlighet med avtalade villkor.
ESV:s möjligheter att genomföra kontroller av avtalat åtagande ska även omfatta part med uppgift att utföra revision eller granskning av ESV.
Agresso ska utan tillkommande kostnader för ESV tillhandahålla erforderligt un- derlag som möjliggör uppföljning och kontroller av ramavtalet. I det fall resultatet av kontroller ådagalägger felaktighet i Xxxxxxxx utförande av avtalat
åtagande ska Xxxxxxx ersätta ESV för de merkostnader som detta orsakar ESV.
Agresso förbinder sig att, när ESV så begär, till ESV överlämna dokumentation och information samt allt övrigt material som avser avtalat åtagande inkluderande för ramavtalet specifika anpassningar, integrationsgränssnitt, konfigurationer, standarduppsättningar etc. Överlämnat material ska ha en sådan kvalitet att ESV, Myndighet eller annan part anlitad av dessa, ges möjlighet att själv eller genom tredje part fortsätta verksamheten i samma omfattning och med samma kvalitet som gäller för detta ramavtal.
1.29.2 Strategiråd
Parterna ska i omedelbar anslutning till avtalsdagen bilda ett strategiråd för över- gripande uppföljning av ramavtalet. I strategirådet ska parternas ramavtalsan- svariga samt, vid behov, olika specialister delta. Om annat inte överenskommes ska strategirådet sammanträda minst två gånger per kalenderår för att bland annat diskutera samarbetet under ramavtalet på övergripande nivå och för att fördjupa sig i frågor av speciellt intresse inom ramen för ramavtalet. ESV är sammankallande men även Agresso kan initiera möten.
Vid strategirådsmötena ska av parterna justerat protokoll föras.
1.30 Särskilda kontraktsvillkor
1.30.1 Miljökrav
Agresso ska uppfylla samtliga i Sverige fastställda bestämmelser tillämpliga för avtalat åtagande.
ESV arbetar med miljöfrågor utifrån ett helhetsperspektiv för att främja hållbar utveckling och strävar därför efter att använda varor och tjänster med minsta möj- liga negativ påverkan på miljön. Agresso ska vid utförandet av avtalat åtagande tillämpa ett strukturerat och systematiskt miljöarbete som ansluter till rutinerna i standardiserade miljöledningsledningssystem (ISO 14001 eller likvärdigt). Agresso ska därmed bedriva ett effektivt miljöarbete och ha dokumenterade rutiner för hur detta arbete följs upp och revideras. Agresso ska kontinuerligt utvärdera och till ESV rapportera och redovisa hur miljöarbetet fortskrider.
1.30.2 Antidiskriminering
Agresso förbinder sig att vid utförande av avtalade tjänster följa diskrimineringsla- gen (2008:567).
Om inte annat uttryckligen angetts ska förbindelsen enligt första stycket inte om- fatta den del av tjänste- eller byggentreprenadkontraktet som avser varor.
1.30.2.2 Agressos redovisning till ESV
a) Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 § diskrimineringslagen, alternativt uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte be- höver upprättas.
b) Dokumenterat arbete mot diskriminering på grund av kön, etnisk tillhörighet eller annan trosuppfattning enligt 3 kap. 3-9 §§ diskrimineringslagen.
c) Sanningsförsäkran som anger om Xxxxxxx eller Anställd som Xxxxxxx svarar för, vid utförandet av kontraktet, enligt xxxxxxxxxxxxxxx dom brutit mot ett för- bud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen.
Agresso är dessutom skyldig att på ESV:s begäran inkomma med den ytterligare information som är nödvändig för att följa upp Agressos verksamhet enligt avsnitt
1.30.2.1. Informationen ska redovisas till ESV senast en vecka efter begäran därom såvida inte längre tid överenskommits i det enskilda fallet.
1.30.2.3 Underlåtelse att uppfylla avtalade skyldigheter
Om Agresso inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt avsnitt 1.30.2.2 eller om Xxxxxxx vid utförandet av kon- traktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt diskrimine- ringslagen, ska avtalsvite utgå till ESV med SEK 5 000 per varje kalendervecka
som påbörjas från det att sju dagar förflutit sedan Xxxxxxx mottog ESV:s underrät- telse angående detta avtalsbrott till det att rättelse vidtagits.
1.30.2.4 Ersättning vid lagakraftvunnen dom
Om Agresso eller anställd som Xxxxxxx svarar för, vid utförandet av kontraktet, enligt lagakraftvunnen dom brutit ett förbud mot diskriminering enligt diskrimine- ringslagen, ska avtalsvite utgå till ESV för varje överträdelse med SEK
50 000.
1.30.2.5 Underlåtelse att meddela lagakraftvunnen dom
Om Agresso i en sanningsförsäkran enligt avsnitt 1.30.2.2 inte oavsiktligt förtigit en lagakraftvunnen dom enligt avsnitt 1.30.2.4, har ESV dessutom rätt att häva kontraktet eller att säga upp kontraktet att upphöra efter tre månaders uppsägnings- tid. Uppsägningstiden börjar löpa när Xxxxxxx mottog ESV:s uppsägning.
1.30.2.6 Agressos Underleverantör
Agresso ska ålägga Underleverantör den skyldighet som anges i avsnitt 1.30.2.1-
1.30.2.5 under förutsättning att Underleverantör i Sverige kommer att utföra en väsentlig del av upphandlingskontraktet. Underleverantör ska anses utföra en vä- sentlig del av kontraktet om delen, exklusive varor, utgör minst 40 procent av det totala kontraktsvärdet.
Förpliktelsen enligt förra stycket gäller endast i den utsträckning som Agresso enligt branschpraxis eller av annan anledning har faktisk möjlighet att införa dessa skyldigheter i sitt avtal med Underleverantör.
1.30.2.7 Underlag för tolkning av avtalade antidiskrimineringsvillkor
Denna antidiskrimineringsklausul ska tolkas och tillämpas i enlighet med Konkur- rensverkets allmänna råd (KKVFS 2010:2) för tillämpningen av förordningen (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt.
1.31 Ansvar
1.31.1 Skada för ESV
Agresso ska ansvara för direkt skada som orsakats genom Fel, andra fel eller för- summelse av Agresso, Agressos anställda, Underleverantörer eller i övrigt av Agresso anlitade personer. Ansvaret ska uppgå till skadans verkliga värde maxime- rat till SEK 5.000.000 för varje skadetillfälle.
Ingen ansvarsbegränsning ska gälla om det föreligger uppsåt eller grov vårdslöshet.
1.31.2 Skada för Myndighet
Villkor för skada som drabbar Myndighet gäller enligt vad som anges i ramavtals- bilaga 9, Mall för Avropsavtal - Ekonomisystem.
1.31.3 Skada för tredje man
Villkor för skada som drabbar tredje man gäller enligt vad som anges i ramavtals- bilaga 9, Mall för Avropsavtal - Ekonomisystem.
1.32 Försäkringar
Agresso och av denne anlitad Underleverantör ska teckna samt under ramavtals- tiden och under den tid därefter det finns giltiga Avropsavtal, vidmakthålla egen- domsförsäkring, ansvarsförsäkring och samtliga de försäkringar som Agresso/Underleverantör enligt tillämpliga lagar och författningar är skyldig att inneha. Försäkringarna ska vara på sådana belopp och övriga villkor, som är sed- vanliga för den verksamhet som ramavtalet avser.
Agresso ska, när ESV så begär, tillhandahålla bestyrkta kopior av samtliga rele- vanta försäkringsbrev samt bevis på att samtliga relevanta försäkringspremier erlagts.
1.33 Force Majeure
Part är inte ansvarig för underlåtenhet eller bristande uppfyllelse av förpliktelse enligt detta ramavtal och/eller Avropsavtal, om underlåtenheten eller bristen orsa- kats av myndighets ingripande, strejk (såväl avtalsenlig som avtalsstridig), lockout, blockad, omfattande brand eller översvämning, allvarlig olyckshändelse eller annan liknande omständighet utanför parts kontroll och som part inte skäligen borde ha räknat med och vars följder part inte heller skäligen kunnat undvika eller över- vinna.
Förbehållet i fråga om strejk, lockout och blockad gäller ej om part själv vidtar sådan konfliktåtgärd.
Finner part, att denne inte kan fullgöra sina skyldigheter på grund av omständlighet enligt ovan, ska part snarast skriftligen meddela motparten härom.
Agresso ska om möjligt, om ESV/Myndighet så begär, leverera avtalat åtagande vid ett senare tillfälle, på sätt som parterna kommer överens om. Sådan försening ska ge ESV/Myndighet möjlighet att förlänga ramavtalets/respektive Avropsavtals giltighetstid motsvarande förlorad tid.
ESV/Myndighet och Xxxxxxx äger ömsesidigt rätt att säga upp ramavtal/respektive Avropsavtal till omedelbart upphörande om fullgörandet av avtalat åtagande förse- nas med mer än sex månader enligt bestämmelserna i detta avsnitt 1.33, oavsett vad som ovan sägs om befrielse från påföljd.
1.34 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg knutna till detta ramavtal ska för sin giltighet vara skriftligen godkända av behöriga personer från båda parter.
1.35 Överlåtelse av ramavtal
Agresso äger inte rätt att, helt eller delvis, överlåta eller pantsätta rättigheter eller skyldigheter enligt detta ramavtal, till annan utan att detta skriftligen godkänts av
ESV.
ESV äger rätt att överlåta samtliga rättigheter och skyldigheter enligt detta ramav- tal till annan organisation som har till uppgift att svara för åtagande som enligt ramavtalet tillkommer ESV.
1.36 Tillämplig lag
ESV:s och Agressos rättigheter och skyldigheter enligt detta ramavtal bestäms i sin helhet av svensk rätt. Svenska lagvalsregler skall dock inte vara tillämpliga.
1.37 Tvist
Tvist angående tolkning och/eller tillämpning av detta ramavtal eller därmed sam- manhängande rättsförhållande ska i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna, och i andra hand av svensk allmän domstol. Den omständigheten att en tvist hänskjutits till tvistelösning berättigar inte Agresso att avbryta ett uppdrag.
1.38 Ekonomisk revision
Om ESV vid något tillfälle har skäl att anta att Agresso saknar ekonomisk förmåga att fullfölja ramavtalet, äger ESV rätt att genom revisor hos Agresso företa ekono- misk revision innefattande bland annat granskning av Agressos bokföring. Agresso ska utan tillkommande kostnader för ESV biträda den av ESV utsedda revisorn i arbetet bland annat genom att ställa erforderlig dokumentation till förfogande.
Om ESV kan visa att Agresso saknar ekonomisk förmåga att fullfölja ramavtalet äger ESV/Myndighet rätt att säga upp detta ramavtal/respektive Avropsavtal med tre månaders varsel, eller till den dag ESV/Myndighet anger.
1.39 Förtida upphörande av ramavtal
ESV har, utöver vad som regleras i andra avsnitt i detta ramavtal, rätt att säga upp detta ramavtal till omedelbart upphörande, eller till den dag ESV anger, under minst en av följande förutsättningar:
• Agresso väsentligt brister i förpliktelse enligt ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan därom.
• Agresso, dess styrelseledamöter eller övriga företrädare för Agresso är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap., lagen (2007:1091) om offentlig upphandling.
• Det är inte längre möjligt att genomföra förnyad konkurrensutsättning i enlig- het med ramavtalets avsnitt 1.11 och bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling.
Vid uppsägning av ramavtal beroende på att Agresso brustit i förpliktelse enligt ramavtalet äger ESV rätt till skadestånd på grund av det förtida upphörandet.
Xxxxxxx äger rätt att säga upp detta ramavtal till omedelbart upphörande om ESV i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan därom.
Uppsägning av ramavtalet ska inte påverka parternas rättigheter och skyldigheter enligt tecknade Avropsavtal.
1.40 Ramavtalets ikraftträdande
Ramavtalet träder i kraft när behöriga företrädare för båda parter undertecknat detta ramavtal i två likalydande originalavtal.
Detta ramavtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt.
Stockholm den november 2012 Solna den november 2012
Ekonomistyrningsverket UNIT4 Agresso AB
Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx
Generaldirektör Verkställande direktör
1 Definitioner
Nedanstående definitioner ska utgöra en integrerad del av ramavtal och tecknade Avropsavtal samt av samtliga till dessa avtal hörande bilagor.
I det fall begrepp och förkortningar inte framgår nedan ska i första hand användas definitioner angivna i ESV:s ordbok om ekonomisk styrning i staten (2011:9) (xxxx://xxx.xxx.xx/XxxxXxxxx/0000/xxxx-xxxxxx-000000.xxx), i andra hand Svenska datatermgruppen (xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx), i tredje hand ISO (Internationella Standardiseringsorganisationen), eller om dessa inte är tillämpliga, annan etablerad och allmänt tillgänglig ordbok eller motsvarande.
Aktivitet Arbetsuppgift för att genomföra en uppgift eller att ta fram ett resultat. En Aktivitet kan bestå av flera delak- tiviteter.
Anläggningsnummer Koddel eller motsvarande som motsvaras av identitet i
anläggningsregistret. Kan även förkortas ANL.
Anslag Utgiftsmedel på statsbudgeten som riksdagen fattar beslut om. Regeringen tilldelar sedan en eller flera myndigheter dispositionsrätt till Anslaget.
Anslagsavräkning Anslaget ska avräknas i enlighet med villkoren och
indelningen i regleringsbrevet, eller annat regerings- beslut. Anslagsavräkningen är viktig för kontrollen av anslagsutnyttjandet och utgör också en väsentlig grund för den anslagsredovisning som statlig myndig- het ska lämna i sin årsredovisning.
Anslagspost Under Anslag kan regeringen föra upp delbelopp för olika deländamål i form av Anslagsposter och Delpos- ter. Underindelningen av ett Anslag i Anslagsposter och Delposter görs i syfte att närmare reglera hur An- slag ska användas och avräknas.
Användare Person som innehar licens för Ekonomisystem och som använder funktion eller funktioner i Ekonomisy- stem eller därtill hörande tjänster. Begreppet omfattar samtliga Användare oavsett Roll och Behörighet.
Användargränssnitt Länken mellan Användare och den hårdvara och
programvara som Användare arbetar med. I detta fall avgränsat till det som man ser på en bildskärm och tillhörande kommandon via tangentbord och mus.
Användbarhet Den grad i vilken Användare i ett givet sammanhang
kan bruka en produkt för att uppnå specifika mål på ett ändamålsenligt, effektivt och för Användare till- fredsställande sätt. (ISO 9241-11)
Arbetsdag Helgfri dag.
Arbetstid Tid mellan 8.00 och 18.00 under Arbetsdagar samt tid mellan 6.00 och 22.00 Arbetsdagar som inträffar un- der Bokslutsperiod.
Arbetstimme 60-minutersperiod som infaller under tid när Ekono-
misystemet enligt Avropsavtal ska vara tillgängligt.
Auktorisation Kontroll av Behörighet för att utföra en viss operation.
Autentisering Kontroll av uppgiven identitet, t.ex. vid inloggning
samt kontroll av att meddelanden inte ändras efter det att de lämnar avsändaren.
Automatkontering Utifrån en given kontering producerar Ekonomisy-
stem med automatik en eller flera transaktioner enligt uppställda regler Avser när en kontering ger upphov till en annan. Exempelvis när man ska fördela kostna- der, bokföra mervärdesskatt, bokföra Anslagsavräk- ning.
Avbrott Inträffar när Myndighet inte har tillgång till i Ekono- misystemet specificerad funktion och orsaken hänförs till omständighet som ingår i Leverantörs åtagande en- ligt ramavtal eller Avropsavtal.
Avbrottstid Tiden från det att Avbrott inträffat till det att Fel är avhjälpt.
Avrop(-a) Aktivitet som genomförs i syfte att sluta Avropsavtal.
Avropsavtal Kontrakt som sluts mellan Myndighet och Leverantör. Avropsavtalets villkor ska rymmas inom i ramavtalet avtalade villkor. Anger de villkor som gäller för det aktuella Avropet inom ramen för de i ramavtalet fast- ställda villkoren.
Avropsavtalsbilaga Bilaga till Avropsavtal.
Avropsförfrågan En skriftlig begäran om anbud från en Myndighet. För
Ekonomisystem genomförs förfarandet inom ramen för förnyad konkurrensutsättning.
Behandlingshistorik Information om hur enskilda bokföringsposter har
behandlats och vilka behandlingsregler som har gällt.
Behörighet Rättighet att skapa, uppdatera, förändra, läsa och ta bort Data. Rättigheten är personlig och kan variera be- roende på vilken Roll eller Roller person innehar.
Bemyndigande Regleringsbrevet ger underlag till vilka bemyndigan-
deramar (utgiftsramar) som gäller för en statlig myndighet. Ett Bemyndigande innebär att myndighet får träffa avtal som medför utgifter under längre tid än vad tilldelat Anslag avser, dvs. kan löpa över flera år. Återrapportering ska göras av utnyttjat samt framtida inteckningar avseende Bemyndigande.
Beställningsbemyndigande Tillstånd som statlig myndighet behöver bl.a. för att få
göra åtaganden om framtida utgifter som inte är av- sedda att täckas av årets tilldelade medel.
Betalningsbemyndigande En av Myndighet meddelad bekräftelse till bank som
ger bank tillstånd att verkställa av Myndighet begärda betalningar och belasta Myndighets utbetalningskonto med aktuellt belopp.
Bokslutsperiod Period som för närvarande avser:
- 5 dagar innan brytdag för första halvåret fram till sista dagen för inrapportering i Hermes för ev. kom- pletteringar p.g.a. färdigställd delårsrapport (t.ex. 6 juli – 16 augusti 2011), och
- 5 dagar innan brytdag för räkenskapsåret fram till sista dagen för inrapportering i Hermes för ev. kom- pletteringar p.g.a. upprättad årsredovisning (t.ex. 5 ja- nuari – 23 februari 2011).
De aktuella datumen för varje räkenskapsår framgår av Inrapporteringskalender Hermes som ligger på ESV:s hemsida: xxx.xxx.xx
Det finns ett remissförslag som innebär att brytdagar- na med stor sannolikhet kommer att tidigareläggas med fem dagar fr.o.m. år 2012, vilket i sådana fall in- nebär att helårsboksluts- och delårsrapportperioden förlängs med fem dagar.
Borra Söka ut Data efter ett givet sökbegrepp genom ett kommando. Sökningen utgår från en datamängd som är resultatet av en tidigare sökning eller från ett ut- gångsläge. Vid Borrning kommer Data på en annan detaljeringsnivå eller på en annan hierarkisk nivå att bli utsökta, t.ex. från konto till verifikation eller från överordnat konto till underordnat konto. Borra ner är att gå från en sammanfattande nivå till en mer detalje- rad nivå, medan borra upp är motsatsen.
Data Fakta oavsett art, form, storlek och innehåll.
Delpost En Anslagspost kan underindelas i Delposter eller delar av Anslagspost.
Driftservice Leverantör svarar för samtliga uppgifter för att upp- rätthålla drift, Underhåll och Support av Ekonomisy- stemet.
Ekonomisystem Ekonomisystemet, samtliga däri integrerade moduler
som omfattas av ramavtalet samt samtliga Standardsy- stem, produkter och tjänster som erfordras för att leve- rerat Ekonomisystem ska uppfylla samtliga ställda krav enligt ramavtalet och tecknat Avropsavtal.
E-faktura Elektronisk faktura. Faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form.
Egen drift Myndighet ansvarar för drift av Ekonomisystemet. Myndighet utför drift i egen regi alternativt anlitar tredje part för dessa uppgifter.
Failover Möjlighet att vid Fel på komponent i driftssystemet automatiskt flytta driften till redundant komponent för att säkerställa en oavbruten drift med bibehållen funktionalitet, tillgänglighet, prestanda och kvalitet.
Fakturabild Fil som innehåller bild av skannad faktura.
Fakturafil Fil som är informationsbärare vid överföring av E- faktura.
Fakturatyp Följande Fakturatyper finns: Faktura med löpande räkning, fast pris, a conto, samlingsfaktura, delfaktura, kreditfaktura och rekvisition.
Fastpris Fastpris som inte kan ändras utöver vad som följer av ramavtalets avsnitt 1.15, Prisjusteringar.
Fel Avvikelse från specificerad funktionalitet eller pres- tanda i Ekonomisystem som leder till att användning, prestanda och/eller tillgänglighet till Ekonomisystem försvåras eller omöjliggörs. Villkoren i ramavtal och Avropsavtal samt i eventuell av parterna dokumen- terad överenskommelse utgör underlag för konstater- ande av Fel.
Fel klass 1 Allvarligt Fel som hindrar användningen av Ekonomi- systemet.
Fel klass 2 Fel som innebär att minst en väsentlig funktion eller process inte fungerar och där konsekvenserna för Myndighet inte kan undvikas genom förändrat arbets- sätt inom ramen för de funktionella möjligheter som Ekonomisystemet tillhandahåller.
Fel klass 3 Funktionshindrande avvikelse från avtalad funktion- alitet eller prestanda som innebär att minst en väsent- lig funktion inte fungerar, men där konsekvenserna för Myndighet kan undvikas genom förändrat arbetssätt inom ramen för de funktionella möjligheter som Eko- nomisystemet tillhandahåller.
Fel klass 4 Fel som inte klassificeras som Fel klass 1,Fel klass 2 eller Fel klass 3.
Felavhjälpningstid Den tid det tar att avhjälpa Fel, räknat från att Myn-
dighet rapporterat Fel till Leverantör eller Leverantör upptäckt eller borde upptäckt Fel, tills att Fel är av- hjälpt och rättning levererats till Myndighet. Om det ingår i Leverantörens åtagande att installera nya vers- ioner av systemet eller installation av rättning kräver
Leverantörsinsatser räknas tiden tills rättning är instal- lerad.
Finansieringsform Myndigheternas verksamheter finansieras främst av
Anslag, avgifter, bidrag och lån. Även inkomsttitlar omfattas av olika Finansieringsformer.
Fullanvändare Licenstyp som medger rätt för Användare att hantera
all avtalad funktionalitet i Ekonomisystemet. Licens- typen innefattar systemadministratör av Ekonomisy- stemet.
Företag Ett eller flera Redovisningsföretag. Synlig eller dold Koddel i objektplan eller ekonomimodell. Företag kan vara en Myndighetskoncern eller ett Företag som en del av annat Företag/Myndighetskoncern. Det går att skapa, lagra och administrera enskilda eller en kon- cern bestående av flera Redovisningsföretag som in- nehåller funktioner för att konsolidera redovisningen för koncernen, inklusive eliminering av interna trans- aktioner.
Försystem System som lämnar/tar emot Data och Information till/från Ekonomisystemet.
Gallring Innebär att med stöd av författning som Riksarkivet utfärdat förstöra, hela eller delar av, enstaka eller se- rier av allmänna handlingar. Xxxxxxxx förutsätter att det finns ett av Myndighet fattat gallringsbeslut. Gall- ring ska genomföras tidigast vid de tidpunkter som framgår av gallringsbeslut.
Gränssnittselement Fält, knappar, ikoner etc. som Användare använder för
att styra Användargränssnittet, namn på fönster och dialoger och valalternativ i menyer. Hermes är ett gemensamt informationssystem för Regeringskansliet och statliga myndigheter, där budgetprocessens olika deltagare har tillgång till kontinuerligt uppdaterad in- formation. Systemet ger stöd i arbetet med budget, uppföljning och utvärdering av statens olika verksam- heter.
Icke räntebärande flöde Betalningar som inte avser myndighets verksamhet
t.ex. uppbörd och transfereringar, görs via statens centralkonto i Riksbanken. Se även Räntebärande flöde.
Information Bearbetad Data.
Integration Överbryggande av skillnader mellan självständiga system för att möjliggöra automatiserad informations- överföring.
Integrationsplattform Programvara vars huvuduppgift är att underlätta Integ-
ration mellan system oberoende av vilka plattformar de körs på.
Internt Företag Enhet vid Myndighet vars verksamhet särredovisas. Kategori Grupp, indelningsgrupp, klass, avdelning, slag,
grundbegrepp, begreppsklass.
Klientplattform Användares datormiljö. Består av hårdvara, operativ- system och webbläsare.
Koddel Gemensam benämning för olika objekts- fält/dimensioner t.ex. konto, Kostnadsställe, finansiär och projekt
Koddel, direkt Registrerbar och sökbar Koddel.
Koddel, indirekt Sökdel Koddel för användning vid informationsuttag. Kodkombination En kombination av olika Koddelar.
Kostnadsställe Koddel som används för organisatorisk hemvist. Kan
förkortas KST.
Leverantör Innan ramavtal tecknats avses den som lämnar anbud till ramavtalsupphandlingen.
Efter det att ramavtal tecknats avses den som ESV slutit ramavtal med.
Licenstyp Nivå av rättighet att använda Ekonomisystem, Lättan- vändare alternativt Fullanvändare.
Logg En av Ekonomisystemet eller av Standardsystem skapad förteckning över händelser i systemen.
Lättanvändare Licenstyp som innebär rätt för Användare att hantera
följande funktioner:
• titta på fördefinierade rapporter och utsökningar av data
• registrera underlag för tidrapportering, bokfö- ringsorder och kundorder
• godkänna och attestera ärenden i workflow.
Löneart Olika former av lön, förmåner, tillägg och avdrag som används vid löneutbetalning. Löneart kan innehålla beräkningsregler samt koppling till annan Löneart.
Lönearter används vid utbetalning av lön, för avdrag av skatt samt för registrering av arbetad tid och från- varo.
Motpart Koddel som anger statlig och, i förekommande fall även utomstatlig Motpart. Kan förkortas MP.
Motpartsredovisning Se ESV:s ordbok xxx.xxx.xx.
Motpartstyp Koddel som används för att särskilja myndighetsinter- na, inomstatliga eller utomstatliga Motparter, när ett och samma konto används för samtliga Motpartstyper. Kan förkortas MOTTYP.
Myndighet Statlig myndighet och annan statlig organisation
specificerad i ramavtalets avsnitt 1.6 som har rätt att Avropa Ekonomisystem.
Myndighetskoncern Utgörs av ett antal myndigheter under en gemensam
ledning. Exempelvis består Polisen för närvarande av myndigheten Rikspolisstyrelsen och 21 Länspolis- myndigheter.
Objekt Del av objektplan, kodsträng och dimensioner. Kan bl.a. vara organisation, verksamhetsgren, resultatom- råde, funktion, prestation eller projekt.
Organisationslicens Licens som omfattar den Avropande Myndighet.
Kostnaden för Organisationslicensen är oberoende av antalet Användare.
Printtjänst Tjänst omfattande utskrift, kuvertering och förmedling till postombud av fakturor från Myndighet.
Rapport Xxx presenteras på bildskärm och/eller som utskrift på papper eller annat media.
Redovisningsföretag Olika juridiska personer (myndigheter). Roll Funktion, ställning, uppgift.
Räntebärande flöde Betalningar som går till konto i Riksgälden och funge-
rar som ett bankkonto med kredit. Betalningstransakt- ioner påverkar kontots saldo och på detta saldo beräk- nas ränta per dag. Myndigheten erhåller ränta på inne- stående belopp eller får betala ränta på den kredit som har utnyttjats.
Skalbarhet Förmågan att anpassa system till förändrade volymer utan att prestanda försämras.
S-koder Se ESV:s ordbok xxx.xxx.xx. Standardkonfigurering Framgår av ramavtalsbilaga 2, Krav på Ekonomisy-
Standardsystem Programvaruprodukt som finns allmänt tillgänglig på
marknaden.
SCR Statens centralkonto (SCR) avser ett konto för betal- ningar som inte är räntebelagt.
Support Tjänst enligt ramavtalsbilaga 9, Mall för Avropsavtal– Ekonomisystem.
Svefaktura Standard för e-fakturor fastställd av SFTI, Single Face To Industri. (xxx.xxxx.xx).
Takpris I ramavtal angivet pris som ej får överstigas i förnyad konkurrensutsättning.
TDB Statlig transaktionsdatabas (TDB) avseende köp/hyra/leasing av vissa varor och tjänster från utom statliga leverantörer.
Tillgänglighet Förhållandet mellan den tid åtkomst funnits till Eko-
nomisystemet och den tid åtkomst ska finnas enligt avtalade villkor. Uttrycks i en procentenhet.
Tvåfaktorautentisering Vid Tvåfaktorautentisering krävs det att två olika
metoder för Autentisering används.
Tunn klient En tunn klient är antingen ett program eller en dator som är starkt beroende av en server i ett nätverk för att utföra sina uppgifter. Den tunna klienten fungerar som ett gränssnitt, medan applikationen ligger på en server som gör det verkliga arbetet.
Underhåll Tjänst enligt ramavtalsbilaga 9, Mall för Avropsavtal
– Ekonomisystem.
Underleverantör Av Leverantör anlitad juridisk person som på Leve-
rantörs uppdrag utför åtaganden som innefattas i ram- avtalet och slutna Avropsavtal.
WBS Work Breakdown Structure. En trädstruktur där ett projekts Aktiviteter är nedbrutna till delaktiviteter och varje delaktivitet i sin tur kan delas upp i flera delakti- viteter.
Wildcard Åtgärd där Användare kan filtrera Data i Rapporter så att en eller flera positioner kan anta valfritt värde, me- dan en eller flera andra positioner använder av An- vändare angivet värde. Exempel "45?8" ger alla kon- ton som har värdena 4, 5, 8 i position 1,2 och 4 men alla förekommande värden för position 3.
Vändningsfunktion Funktion som kopierar redan bokförd transaktion med
omvända tecken.
Öppen standard Standard som finansieras och underhålls av en icke
vinstdrivande organisation, och vars vidareutveckling genomförs i en öppen beslutsprocess som gjorts till- gänglig för alla samt som ger alla intressenter möjlig- het till påverkan. Öppen standard ska ha publicerats, och standarddokument ska vara allmänt tillgängliga utan kostnad eller till en låg kostnad. Det ska vara till- låtet för den som så önskar att kopiera, distribuera och använda dokumentet utan avgift eller mot en låg kost- nad. Alla patent eller motsvarande rättigheter avse- ende hela eller delar av Öppen standard ska vara oå- terkalleligt tillgängliga utan krav på erläggande av royalty eller andra avgifter eller restriktioner rörande återanvändning av Öppen standard.
2 Krav på Ekonomisystem
2.1 Övergripande krav
Ekonomisystemet ska minst innehålla funktioner för en ändamålsenlig hantering av de nedan beskrivna processerna för ekonomiadministration. Processerna för eko- nomiadministration i staten är i huvudsak de samma som i annan verksamhet.
Vissa för staten specifika undantag redovisas i avsnitt 2.3 nedan.
Ekonomisystemet ska vara Standardkonfigurerat enligt förutsättningar och krav i avsnitt 2.4, Standardkonfigurering, nedan. Det ska därmed bland annat innehålla standardkontoplan och lösningar för filöverföringar från/till andra system som används i staten samt ha fördefinierade Rapporter.
Ekonomisystemet ska kunna fungera tillsammans med fristående system för be- slutsstöd och budget samt projektstyrningsamt med funktioner för e-handels- tjänster.
För att Ekonomisystemet ska kunna fungera tillsammans med andra system hos Myndighet ska Ekonomisystemets integrationsgränssnitt utformas på ett standardi- serat sätt. Kraven på integrationsgränssnitten framgår av avsnitt 2.5, Integration med hos Myndighet befintliga IT-system.
Ekonomisystemet ska minst ge stöd för nedanstående processer som beskrivs i följande avsnitt 2.2, Processbeskrivning:
• hantering av kundfaktura och övriga inbetalningar inklusive e-fakturor
• hantering av leverantörsfaktura och övriga utbetalningar
• hantering av moms och skatter
• redovisning av anläggningstillgångar, beredskapsvarulager och lån
• hantering av lager
• hantering av tid och projekt
• övrig löpande redovisning
• bokslut och periodbokslut
• budgetering
• rapportering.
2.2 Processbeskrivning
Nedanstående figur beskriver de processer som Ekonomisystemet ska stödja och som beskrivs i detta avsnitt.
2.2.1 Hantering av kundfaktura och övriga inbetalningar inklusive e-fakturor
Syftet med processen är att säkerställa korrekt kostnadstäckning/ersättning från externa kunder för utförda tjänster och levererade varor samt att åstadkomma rätt- visande redovisning. För kundfakturaprocessen gäller följande:
• kundfakturorna ska vara spårbara och lättillgängliga
• hanteringen av kundfakturor ska vara enkel för alla medarbetare
Processen ”hantering av kundfaktura” omfattar även hantering av kreditfakturor.
Myndigheten vill kunna följa ett försäljningsärende med upprättande av kundorder och genomförande av försäljningstransaktionen med full spårbarhet bakåt från bokförd intäkt till kundfaktura, kundorder och underlag.
Försäljning som faktureras registreras på en kundorder. Registrering av kundorder handläggs av behöriga personer i verksamheten. Den godkända kundordern utgör grund för automatiskt framställande av faktura. Faktureringsunderlag för projekt ska vara automatiskt tillgängliga. Det ska även vara möjligt att skapa en faktura utan underliggande kundorder.
Underlag för fakturering och vidarefakturering av kostnader registreras direkt in i kundordersystem eller tas emot via filer från Försystem. Kundordern innehåller nödvändig information för fakturering och kontering. Målsättningen är att behöriga handläggare i organisationen som vill debitera externa kunder själva kan registrera nödvändiga uppgifter i ett kundordersystem som är integrerat med faktureringsruti- nen. Motsvarande hantering gäller färdigbearbetade underlag för kreditering.
Input utgörs av registrerad kundorder samt filöverföringar från eventuella Försystem. Output är en kundorder klar för fakturering/kreditering.
Myndigheterna sänder sina kundfakturor som Svefaktura. I de fall då mottagaren inte vill ta emot en E-faktura skrivs fakturan ut på papper, kuverteras och sänds till
mottagaren på traditionellt vis vanligtvis via Printtjänst ingående i E-faktura/E- handelstjänst.
2.2.2 Hantering av leverantörsfaktura och övriga utbetalningar
Syftet med processen är att fullgöra åtagandet mot leverantörer och övriga ford- ringsägare samt att åstadkomma rättvisande redovisning och rätt fördelning av kostnader och utgifter.
Försystemen e-faktura och e-handelstjänst hanterar inläsning av elektronisk fak- turainformation. Attestering och kontering av fakturor sker också där. Försystemen skapar och skickar information till Ekonomisystemet för ankomstregistrering, definitivbokföring, makulering av fakturor samt betalning.
Vid bokföring av leverantörsfakturor krävs att myndigheten kan ange Finansie- ringsform, dvs. om utgiften ska belasta Anslag (anslagsredovisning) alternativt finansieras genom lån, avgifter eller bidrag.
2.2.3 Hantering av moms och skatter
Syftet med processen är att Myndighet som är skyldig att deklarera moms, genom- för in- och utbetalningsuppdrag, hanterar uppbörd och lån och rapporterar i enlig- het med lagar och förordningar.
Systemet stöder automatisk sammanställning och framtagande av underlag för redovisning (färdiga Rapporter).
2.2.4 Redovisning av anläggningstillgångar, beredskapsvarulager och lån
Syftet med processen är att säkerställa att alla existerande anläggningstillgångar är korrekt registrerade och bokförda till rätt värde.
Anläggningsregistret hanterar uppgifter om:
• immateriella tillgångar för verksamheten (licenser, egenutvecklade IT-system)
• förbättringsutgifter på annans fastighet
• maskiner och inventarier (inkl. finansiella leasingavtal)
• pågående nyanläggningar
• beredskapsinventarier.
För processen gäller följande:
• alla anläggningstillgångar ska vara fullt spårbara och uppfylla externa redovis- ningskrav.
• myndigheten ska löpande ha en god kontroll över sina anläggningstillgångar och deras respektive värde.
Fysiskt och ekonomiskt anläggningsregister bör kopplas samman för att eliminera avstämningsproblem mellan olika register.
Systemet stödjer klassificering av anläggningstillgångar utifrån t.ex. ändamål, Finansieringsform, ägare m.m. för styrning av kontering, avskrivningar etc. Olika Kategorier av anläggningstillgångar kan ha olika principer för avskrivningar. Eko- nomiskt värde i huvudboken kan spåras tillbaka till registrerad anläggningstillgång och underliggande leverantörsfaktura/inköpsorder.
Beredskapsvarulager klassificeras som en anläggningstillgång i balansräkningen men hanteras inom processen för lagerredovisning.
De olika tillgångarna finansieras på olika sätt. Beredskapsinventarierna och bered- skapsvarorna Anslagsfinansieras medan övriga anläggningstillgångar som används i verksamheten ska finansieras via lån i Riksgälden.
2.2.5 Hantering av lager
Ekonomisystemet hanterar processer för löpande redovisning av lagertransaktioner såsom inleveranser, utleveranser, prisdifferenser, inventeringsdifferenser och inku- rans. Värdet på lagertransaktioner och totalt lagervärde beräknas baserat på interna priser (såsom standardpris och olika beräkningar av anskaffningspris).
Ekonomisystemet stödjer klassificering och värdering av lager beroende på ända- mål (beredskapsvarulager/verksamhetsvarulager) vilket är styrande för värderings- princip, inkuransberäkning och kontering. Spårbarhet finns från ekonomiskt värde i huvudbokföringen och lagerredovisningen till befintlighet.
2.2.6 Hantering av tid och projekt
Funktionen omfattar all rapportering av en persons arbetstid, både lönerelaterade händelser och arbetad tid i projekt. Tidrapporteringen stöds av ett schema som visar den förväntade arbetstiden per dag för en person. Rapporterad tid på projekt kan medföra intern kostnadsfördelning och/eller extern fakturering med Svefaktura medan tid avseende lönerelaterade händelser ska föras över till lönesystem.
2.2.7 Övrig löpande redovisning
Syftet med processen är att tillsammans med övriga ekonomiadministrativa proces- ser säkerställa en rättvisande redovisning. Under rubriken löpande redovisning hanteras krav på systemstödet avseende bokföring i grundbok och huvudbok.
Processen kännetecknas av en hög grad av automatisering genom att transaktioner från integrerade moduler och Försystem överförs per automatik. Konteringsregler, kontroller och avstämningar ska i möjligaste mån vara inbyggda i systemstödet (avser även kundfakturering och anläggningsredovisning). Nycklar för automatisk kostnadsfördelning körs automatiskt som t.ex. månadsrutin.
Systemet stödjer registrering och lagring av såväl belopp som volymuppgifter (t.ex. xxxxxx, xxxxx, kwh, liter, ton m.m.). Kraven på spårbarhet är höga från transaktion bakåt till Försystem och avseende rättningar och möjlighet att spåra rättningsverifi- kat till och från ursprungsverifikation.
2.2.8 Bokslut och periodbokslut
Syftet med processen är att genom en sammanställning ge en rättvisande bild av periodernas kostnader/intäkter och tillgångar/skulder samt utgifter/inkomster i enlighet med myndighetens interna och externa (lagar, förordningar) krav.
För bokslutsprocessen gäller följande:
• interna och externa intressenter ska ha förtroende för att bokslut och resultatre- dovisningar håller hög kvalitet
• systemet ska genom att möjliggöra en god löpande ordning och förberedelser minimera bokslutsarbetet
• manuellt arbete med sammanställningar och avstämningar ska begränsas.
Avstämningar och kontroller byggs in i systemlogiken och genomförs automatiskt.
Utdata avseende rapportering och underlag för avstämningar, periodisering och värderingar utgörs i möjligaste mån av fördefinierade Rapporter som kan hämtas direkt ur den avslutade redovisningen. Samtliga Rapporter inklusive ad-hoc Rap- porter och utsökningar av bokslutsdata kan tas ut on-line.
I funktionen ingår arbete med avstämningar och periodiseringar i samband med bokslut samt framtagande av bokslutsinformation som baseras på huvudbokföring- en (såsom avstämningsunderlag, resultat- och balansräkning).
2.2.9 Budgetering
Syftet med processen Budgetering är att göra en plan för framtida ekonomiska händelser som används vid uppföljning av det ekonomiska utfallet. Processen omfattar budgetering av både intäkter och utgifter.
Myndigheter som inte har tillgång till något separat budgetverktyg ska ha möjlighet att registrera budgetvärden manuellt direkt i ekonomisystemet eller genom att importera en Excel-fil. I de fall avropande myndighet använder ett separat budget- verktyg ska det finnas möjlighet att läsa in budgetvärden i olika filformat (Excel, kommaseparerad eller XML-fil) för att underlätta systemintegration.
Myndigheterna ska kunna läsa in aggregerade budgetvärden som bryts ned med hjälp av olika fördelningsnycklar. Vid registrering av budget ska ekonomisystemet också genomföra kontroller mellan konteringsdelarna.
Utöver ovan nämnda grundläggande funktionalitet (ska-krav) finns det ett antal bör-krav som speglar den funktionalitet som ett separat budgetverktyg förväntas ha men som eventuellt kan ingå i ekonomisystem. Detta kan till exempel omfatta möjlighet att registrera budgetramar, lagra och ta fram rapporter, prognoser baserat på verkligt utfall, m.m.
Samtliga krav (både ska och bör) är dokumenterade i ramavtalsbilaga 2.1, Funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem, avsnitt I.
2.2.10 Rapportering
Syftet med processen Rapportering är att tillhandahålla ett enkelt sätt för användare att ta fram information från Ekonomisystemet. Detta till skillnad från eventuella separata rapporterings-/budgetsystem som redovisas i ramavtalsbilaga 2, Krav på Ekonomisystem, avsnitt 2.5.3, Integration av system för beslutsstöd och budget samt projektstyrning använder rapporterna i ekonomisystemet inte en kombination av data från olika system utan all data hämtas från ekonomisystemet. Rapportfunkt- ionen omfattar uppsättning av ett 50-tal standardrapporter och möjlighet att ta ut anpassade rapporter vilka redovisas i ramavtalsbilaga 2,2 Standardkonfigurering av Ekonomisystem, avsnitt 1.7, Standardrapporter.
Vid rapportgenerering kan data sökas på konton, Koddelar/dimensioner och valfria kombinationer av Koddelar/dimensioner.
Det ska gå att söka transaktioner på antingen specifika eller intervaller av belopp, perioder, bokföringsdatum, registreringsdatum, verifikationsnummer eller verifi- kationstyp.
Användarna ska kunna skapa och spara rapportmallar och göra dem tillgängliga för andra användare. Det ska gå att köra rapporterna online eller beställa en automatisk körning av rapporten vid ett bestämt klockslag. Resultatet av rapportkörningen kan både presenteras på skärmen och för utskrift till papper och fil. Dessutom ska det vara möjligt att definiera en sändlista för distribution av rapportresultatet via e- post.
Ekonomisystemet ska kunna presentera rapporter med budget, utfall och prognos i samma rapport antingen för angiven period och ackumulerat för aktuellt år.
Tillgänglighet till ovanstående rapporter och information styrs av kravställd behö- righetsmodell.
En komplett lista med samtliga krav (både ska och bör) för rapportfunktionen i ekonomisystemet beskrivs i ramavtalsbilaga 2.1, Funktionella och tekniska krav på Ekonomisystemet.
2.3 Specifika statliga förutsättningar
2.4 Standardkonfigurering
Av Leverantör offererat Ekonomisystem ska vara försett med Standardkonfigure- ring, så att det svarar mot statliga myndigheters normala behov. Standardkonfigure- ringen omfattar därmed inte funktionalitet som är specifik för endast en eller ett fåtal statliga myndigheter.
Standardkonfigureringens omfattning framgår av ramavtalsbilaga 2.2, Standard- konfigurering av Ekonomisystem.
Standardkonfigureringen ska omfatta:
• uppsättning av Ekonomisystemets arbetsflöden och Användargränssnitt enligt ställda krav i processbeskrivningar
• de parametersättningar och övriga förberedelser som är nödvändiga för att göra Ekonomisystemet klart för användning hos Myndighet.
• ekonomimodell
• fungerande samband och Integrationer mellan eventuella komponenter i Ekonomisystemet som helhet
• grunduppgifter om Användare, Behörigheter och generella regelverk för Myndighet
• dokumentation för Användare och Systemadministratörer av Ekonomisystemet
• integrationer till Hermes, TDB, banker och bankgiro och plusgiro enligt ställda krav.
Takpris för Standardkonfigurering framgår av ramavtalsbilaga 5, Prislista, avsnitt
2.2 respektive 3.2.
2.5 Integration med hos Myndighet befintliga IT-system
Eventuella underhållskostnader för integrationer ska för Ekonomisystem Driftser- vice ingå i priset för Driftsservicealternativt för Egen drift i priset för Underhåll och Supportenligt ramavtalsbilaga 5, avsnitt 2.7 respektive 3.7.
2.5.1 Integration med lönesystem
Kraven avseende integration med lönesystem framgår av ramavtalsbilaga 2.1, Funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem, krav G-2.20, G-2.21 och K-
3.38. Leverantörs åtagande omfattar alla delar och åtgärder för att tillhandahålla en integrationslösning för att ta emot, skapa, transformera och transportera Data från och till lönesystem och inbegriper även arbetsinsatser såsom förberedelser och förvaltning och fortsatt utveckling av dessa funktioner. Integrationsgränssnittet ska därmed löpande innefatta de tillägg och förändringar som sker över tiden.
Takpris för Integration med lönesystem framgår av ramavtalsbilaga 5, avsnitt 2.3 respektive 3.3.
2.5.2 Integration med E-handelstjänst
Kraven avseende integration med E-handelstjänst framgår av ramavtalsbilaga 2.1, Funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem, E-1.12, E-4.12, E-4.13, E-4.14, E-4.15, K-3.03, K-3.04, K-3.05, K-3.06, K-3.07, K-3.30, K-3.31, K-3.32 och K-
3.33. En övergripande beskrivning av integration mellan, E-handelstjänst och Ekonomisystem finns i ramavtalsbilaga 2.3, Integration av Ekonomisystem, avsnitt 1.2, E-handelstjänst och Svefaktura. Leverantörs åtagande omfattar alla delar och åtgärder för att tillhandahålla en integrationslösning för att ta emot, skapa, trans- formera och transportera Data från och till E-handelstjänst och inbegriper även arbetsinsatser såsom förberedelser och förvaltning och fortsatt utveckling av dessa funktioner. Integrationsgränssnittet ska därmed löpande innefatta de tillägg och förändringar som sker över tiden.
Takpris för Integration med E-handelstjänst framgår av ramavtalsbilaga 5, avsnitt
2.4 respektive 3.4.
2.5.3 Integration av system för beslutsstöd och budget samt projektstyrning
Takpris för Integration med system för beslutsstöd och budget samt projektstyrning framgår av ramavtalsbilaga 5, avsnitt 2.5 respektive 3.5.
2.5.4 Integration med projektsystem
Kraven avseende integration med projektsystem framgår av ramavtalsbilaga 2.1, Funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem, krav K-3.40 och K-3.41. Leve- rantörs åtagande omfattar alla delar och åtgärder för att tillhandahålla en integrat- ionslösning för att ta emot, skapa, transformera och transportera Data från och till projektsystem och inbegriper även arbetsinsatser såsom förberedelser och förvalt- ning och fortsatt utveckling av dessa funktioner. Integrationsgränssnittet ska där- med löpande innefatta de tillägg och förändringar som sker över tiden.
Takpris för Integration med projektsystem framgår av ramavtalsbilaga 5, avsnitt
2.6 respektive 3.6.
2.6 Myndighetsspecifika anpassningar
Myndighetsspecifika anpassningar utgör optioner och kan därmed komma att inkluderas i av Myndighet genomförd förnyad konkurrensutsättning.
Myndighetsspecifika anpassningar kan omfatta en eller flera av följande uppgifter:
• Integration med andra (utöver de befintliga i avsnitt 2.5) system eller tjänster på Myndighet eller med system eller tjänster utanför Myndighet
• migrering av befintlig Data och Information hos Myndighet
• Integrering med hos Myndighet befintlig katalog/register över Användare som Myndighet kan använda
• eventuella anpassningar av arbetsflöden och Roller
• anpassning till Myndighets IT-infrastruktur
• anpassning av Standardkonfiguration
• anpassning av tillgänglighet för ekonomisystem vid driftservice
• konsulttjänster för att genomföra anpassning till Myndighets förutsättningar.
Myndighetsspecifika anpassningar omfattar inte uppgifter som ingår i avsnitt 2.4, Standardkonfigurering och avsnitt 2.5, Integration med hos Myndighet befintliga IT-system.
Eventuella underhållskostnader för myndighetsspecifika anpassningar ska ingå i priset för Ekonomisystem Driftservice ingå i priset för Driftsservicealternativt för Egen drift i priset för Underhåll och Supportenligt ramavtalsbilaga 5, avsnitt 2.7 respektive 3.7.
Myndighetsspecifika anpassningar ska prissättas vid förnyad konkurrensutsättning. Priser för konsultarbete framgår av ramavtalsbilaga 5, Prislista, avsnitt 6.1.
2.7 Hantering av personuppgifter
2.7.1 Personuppgiftslagen (1998:204)
Personuppgiftslagen (1998:204) gäller för all automatiserad behandling av person- uppgifter. Personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hän- föras till en fysisk person som är i livet.
Leverantör har fullt ansvar för att utforma sitt Ekonomisystem så att detta inte inkräktar på Myndighets möjligheter att leva upp till Personuppgiftslagen och övriga lagar och bestämmelser inom detta område. Detta gäller särskilt utformande av behörighetssystem vid anrop av personuppgifter från andra system.
Vid tillhandahållande av Driftservice av Ekonomisystemet gäller vidare, att Leve- rantör är skyldig att vidta lämpliga åtgärder för att skydda personuppgifterna mot bland annat integritetsintrång. Behandlingen av personuppgifterna, vid Leverantörs driftansvar, ska i övrigt utföras i enlighet med skriftliga instruktioner lämnade av Myndighet.
Leverantör ska, om Myndighet så begär och utan extra kostnad härför, assistera Myndighet när denne fullföljer en skyldighet som denne har enligt Personuppgift- slagen.
2.7.2 Begränsningar i rätten att överföra personuppgifter till tredje land
Leverantör äger inte rätt att överföra personuppgifter till land som inte är medlem i EU eller EES i annat fall än när någon av följande förutsättningar är uppfyllda.
• Det finns en adekvat skyddsnivå i mottagarlandet.
• När den registrerade gett sitt samtycke till överföringen.
• I vissa särskilda situationer uppräknade i 34 § Personuppgiftslagen (1998:204).
• Om det i annat fall är tillåtet enligt föreskrifter eller särskilda beslut av svenska regeringen eller Datainspektionen därför att det finns tillräckliga garantier för att de registrerades rättigheter skyddas. Sådana garantier kan finnas genom
o Standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har godkänt.
o Bindande företagsinterna regler (så kallade Binding Corporate Rules)
I det fall överföring av personuppgifter till tredje land blir aktuell ska Leverantör innan överföringar påbörjas uppvisa dokumentation som styrker att bestämmelsen är uppfylld.
2.8 Funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem
Redovisning av funktionella och tekniska krav framgår av ramavtalsbilaga 2.2, Funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem.
2.9 Krav på till Ekonomisystemtillhörande tjänster
Redovisning av kraven på till Ekonomisystemtillhörande tjänster (Underhåll och Support, Driftservice samt utbildning och konsulttjänster) framgår av ramavtalsbi- laga 9, Mall för Avropsavtal – Ekonomisystem med tillhörande Avropsavtalsbila- gor.
3 Funktionella och tekniska krav på Ekonomi- system
Se ramavtalsbilaga 2.1, Funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem.
1 Standardkonfigurering av Ekonomisy- stem
ESV kommer inom ramen för de förutsättningar och krav som redovisas i denna bilaga att lämna kompletterande information och stöd till Leverantör under sex månader efter ramavtalets tecknande under dennes framtagning av Standardkon- figurering.
I den förnyade konkurrensutsättningen ska Myndighet inom ramen för ramavtalets bestämmelser anpassa Standardkonfigureringen till för Myndigheten specifika förutsättning. Respektive Myndighet svarar för eventuella kostnader för anpass- ningar av Standardkonfigurering.
1.1 Ekonomimodell
Ekonomisystemet ska innehålla en Standardkonfigurerad ekonomimodell omfat- tande:
• Ett antal fält i objektplan som är fördefinierade med varsitt Objekt bl.a. fält för konto, Kostnadsställe och finansiär. Övriga fält ska vara icke definierade och disponeras av respektive Myndighet enligt eget önskemål.
• Uppsatt kontoplan som är identiskt med Baskontoplanen för statliga myndigheter (se xxx.xxx.xx). Varje konto ska kunna knytas till en S-kod (Statliga inrapporteringskoder, se xxx.xxx.xx). Det ska hanteras genom att varje konto åsätts en s-kod som egenskap/relation, på vilken uppföljning kan ske och Rapporter byggas, men som inte kan användas vid bokföring av verifikationer, då konto istället används.
• Standardrapporter enligt avsnitt 1.7 nedan, som utgår från ovan nämnda uppsättning av kontosträng och kontoplan samt eventuell koppling till S-kod.
1.2 Objektplan och objektsdefinitioner
Objekt/Koddelarna i Standardkonfigureringen ska innehålla 8 fält, konto samt 7 objektsfält, för registrering av transaktion i Ekonomisystemet. Koddelarna kan ligga i annan turordning än nedan.
Objekt 1 Objekt 2 Objekt 3 Objekt 4 Objekt 5 . Objekt 6 Objekt 7
KONTO
ORG
VHT
PROJ
FINANSIÄR
MOTPART
RESURS
ÖVR
Följande Koddelar ska ingå i Standardkonfigureringen av Ekonomisystem.
Kortkod | Full benämning | Beskrivning |
ORG/KST | Organisationsen- het/Kostnadsställe | Organisatorisk hemvist |
VHT | Verksamhet | Kompletterande skärning av verksamheten. |
PROJ/PRESTATIO N | Projekt/Prestation | Uppföljningskod för t.ex. tidrapportering och andra externa/interna kostnader i pro- jekt. I de fall där man inte arbetar i projekt- |
form så följer man kostnader/intäkter i denna Koddel som prestation. | ||
FIN | Finansiär | Finansieringskod t.ex. bidragsfinansiering, avgiftsfinansiering eller anslagsfinansiering |
MP | Motpart | Motpartskod används för inomstatliga (och ev. utomstatliga)/ myndighetsinterna Mot- parter för Motpartsredovisning. |
RESURS | Resursid | Resursidentitet t.ex. personnummer |
ÖVRIGT | Fri Koddel | Exempelvis identitet i anläggningsregister |
1.3 Anslagsredovisning
Anslagsredovisningen är unik för statliga myndigheter och innebär specifika be- hov.
Anslagsförordningen (2011:223) beskriver bl.a. hur Anslag ska avräknas. En myn- dighet ska avräkna förvaltningsutgifter kostnadsmässigt. Tillgångar som finansieras med Anslag ska dock fortsättningsvis hanteras utgiftsmässigt. Anslag som finansie- rar transfereringar hanteras i huvudsak kassamässigt.
Myndigheten är också skyldig att hålla reda på vilka utgifter som avräknas mot vilket Anslag/anslagspost. I samband med inköpet behöver således både anges vilken typ av tillgång som anskaffas, vilket Anslag/vilken Anslagspost det ska avräknas ifrån (om kostnaden eller utgiften för anskaffningen ska anslags-, avgifts- eller bidragsfinansieras) och vilket konto och Objekt m.m. som ska användas.
Redovisningsprocessen mot anslag
ESV har nyligen publicerat en handledning om Redovisning mot anslag med hjälp av internredovisning (publikationsnummer 2011:19) som ska vara ett stöd för de myndigheter som vill utveckla sin internredovisning samt sitt underlag till rappor- teringen av realekonomisk fördelning av anslag. Ett utdrag ur handledningen pre- senteras nedan. Observera att delar av denna text beskriver en process som vissa myndigheterna kan ha. Alla myndigheter har inte någon utvecklad internredovis- ning och det finns inte heller några explicita regelkrav på det. Alla myndigheter har således inte kalkyldifferenser att ta hand om. Att rapportera realekonomisk fördel- ning är tvingande men inte exakt hur.
Figur 1: Schematisk beskrivning av redovisningsprocessen mot anslag
Steg 1: Redovisningsprocessen härleds från den verksamhet myn- digheten bedriver.
Många myndigheter har valt att använda tidredovisning och standardpriser (internt beräknade kostnader), för att fånga och fördela ut kostnaderna för olika ändamål. De anställda tidredovisar vad de arbetar med och direkta kostnader bokförs på aktuella Objekt. Detta medför att det är via tidredovisningen som lönekostnader och andra gemensamma kostnader kopplas ihop med finansieringen och ligger till grund för redovisningen mot anslag.
Steg 2: I nästa steg i processen fördelas indirekta kostnader till aktu- ella Objekt med hjälp av tidredovisning eller efter annan fördelnings- grund.
Myndigheternas resultatredovisning ska innehålla verksamhetens prestationer och hur dessa har utvecklats med avseende på volym och kostnader. Detta ställer i praktiken oftast krav på att myndigheterna använder sig av någon form av tidredo- visning och att de också fördelar ut indirekta kostnader till prestationerna. Fördel- ningen kan göras schablonmässigt eller restlöst. Om fördelningen görs restlöst uppkommer inga kalkyldifferenser. Kalkyldifferenser är skillnaden mellan de uppskattade gemensamma kostnaderna som bokförts i internredovisningen och det verkliga utfallet.
Steg 3: När de indirekta kostnaderna har fördelats ut hanterar myn- digheten sina kalkyldifferenser.
Många myndigheter har valt att göra fördelningen av kalkyldifferensen efter finan- siär varje månad. Har myndigheten en bra och enkel rutin för att fördela ut kalkyl- differenserna bör det göras varje månad. Är arbetsinsatsen stor eller är differensen liten räcker det att fördela ut differensen varje halv- eller helår beroende på om myndigheten gör delårsrapport eller bara helårsbokslut. Kalkyldifferenser kan således hanteras på flera sätt, som exempelvis:
1. Differensen kan fördelas i slutet av året i proportion till tidigare uttag.
2. Pålägget i procent eller standardpriset per timme kan justeras under året. Om differensen är positiv sänks standardpriset och om differensen är negativ höjs standardpriset för kvarvarande perioder.
3. Differensen som återstår när året är slut balanseras och ligger till grund för nästa års beräkning.
Varje sätt har sina specifika för- och nackdelar. För en rättvisande redovisning mot anslag räcker det att kalkyldifferensen fördelas proportionellt till respektive an- slagspost.
Steg 4: Redovisning mot anslag görs.
Redovisning mot anslag ska göras varje månad innan rapportering till Hermes. Redovisning mot anslag (anslagsavräkning) kan göras på flera olika sätt. Den vanligaste metoden för att redovisa mot anslag är med hjälp av automatkontering per transaktion. Andra redovisar mot anslag periodiskt, antingen med en automat- fördelning eller manuellt utifrån en fördefinierad rapport i ekonomisystemet. De olika metoderna beskrivs nedan:
• Transaktionsbaserad löpande redovisning mot anslag
Transaktionsvis redovisning mot anslag innebär att man i ekonomisystemet lägger upp automatkonteringar som utlöses automatiskt av systemet i samband med att användaren sparar en verifikation. Detta under förutsättning att verifi- kationen innehåller en kontering som utlöser redovisningen mot anslag. De nya raderna får samma verifikationsnummer som de ursprungliga transaktionerna. Att en kontering kommer att generera en automatkontering ser inte användaren vid registreringen. Däremot kommer samtliga rader att synas vid fråga mot hu- vudboken på verifikationsnumret.
• Månatlig redovisning mot anslag, automatkontering
Månatlig redovisning mot anslag innebär att man i ekonomisystemet lägger upp automatkonteringar som körs manuellt i samband med att perioden avslu- tas.
• Månatlig redovisning mot anslag, bokföringsrapport
Med fördefinierad bokföringsrapport menas här att myndigheten skapar en rapport i systemet som visar alla kostnader som ska redovisas mot anslag. Denna metod är främst avsedd för de myndigheter som har en redovisningsplan som saknar funktionalitet för automatkonteringar eller där uppbyggnaden av en periodisk automatkontering i ekonomisystemet blir för komplex.
Steg 5: Myndigheterna måste lösa upp de indirekta kostnaderna,
d.v.s. 9-konton fördelas till olika S-koder.
Normalt har myndigheterna ett 9-konto för fördelad lön och ett eller ett par 9- konton för fördelade gemensamma kostnader. I samband med inrapporteringen av den realekonomiska fördelningen av anslag, behöver saldot på dessa 9-konton fördelas till flera olika S-koder, det vill säga lösas upp på en mer detaljerad nivå. Vid inrapporteringen av realekonomisk fördelning av anslag under året är det vik- tigaste att anslagsutfallet i stort är korrekt, inte att fördelningen är exakt på S- koder. Fördelningen av bokförda standardpriser ut på S-koder och anslag kan göras i proportion till faktiskt utfall för myndighetens verksamhet. Om beloppet inom en kostnadsgrupp inte är väsentligt eller utfall saknas behöver förstås inte en fördel- ning göras till samtliga kostnadsgrupper. Det är viktigt att stämma av och rimlig- hetsbedöma hur standardpriset har fördelats på olika S-koder, i samband med den realekonomiska fördelningen av anslag.
Steg 6: I sista steget ska myndigheten rapportera realekonomiska fördelningen av anslaget.
Efter utgången av varje kvartal ska myndigheterna rapportera så kallat realekono- miskt fördelat utfall för hela verksamheten och för varje anslag. Denna rapporte- ring består av två delar. Den ena delen av utfallet är realekonomiskt fördelat utfall för hela verksamheten, oavsett finansiering, som innebär utfall på i första hand S- koderna i resultaträkningen. Den andra delen är realekonomisk fördelning av myn- dighetens anslag som innebär att myndighetens anslagsutfall ska fördelas ut på S- koder. Den realekonomiska fördelningen av anslag beskriver vad myndighetens anslag har använts till.
I Standardkonfigureringen ingår krav på att myndigheterna ska kunna producera och exportera fil med information om den realekonomiska fördelningen av anslag till Hermes, se avsnitt 1.9, Filformat Hermes och TDB. Det innebär att myndighet- erna fångar information i ekonomisystemet om hur kostnaderna i verksamheten
finansieras. I Hermes registrerar myndigheten en konverteringstabell, där kopp- lingen mellan olika anslag och de specifika finansiärs-/verksamhets- eller organisa- toriska koderna markeras. När sedan inläsningen av myndighetens redovisningsfil som innehåller saldot per S-kod och finansieringskod görs, blir den realekonomiska fördelningen av anslag korrekt i Hermes på en gång. Denna metod kräver inga manuella justeringar i Xxxxxx utan alla justeringar som krävs för den realekono- miska fördelningen av anslag görs i myndighetens ekonomisystem.
I anslagsförordningen finns också reglerat att en myndighet som tilldelats Beställ- ningsbemyndigande att beställa varor eller tjänster i årsredovisningen ska redovisa när och i vilken utsträckning bemyndigandebeloppet har utnyttjats. Ett Bemyndi- gande innebär att myndigheten får träffa avtal som medför utgifter under längre tid än tilldelat Anslag avser, dvs. myndigheten har gjort åtaganden som medför fram- tida utgifter som ska täckas med Anslag som myndigheten ännu inte tilldelats.
Bokföring av kostnad med belastning på Anslag mot statens central- konto
1) Faktura bokför 625 och avser ej räntebelagd verksamhet
2) 500 ska bokföras anslagsbelastning och intäkter av Anslag och det ska vara möjligt att även bokföra detta med automatik. (via Automatkontering)
3) Betalning sker från leverantörsreskontran 625, utbetalning från icke ränte- bärande bankkonton
4) Ekonomiska händelsen tömning av bankkonto sker med automatik av systemet 625 (via Automatkontering)
Balansräkning | 19431 Bank A utbetalningar | Resultaträkning | ||||
1542 Årets ingående moms, icke momspliktig verksamhet, icke räntebelagt flöde | 5531 Annonser | |||||
1)125 | 3)625 | 1)500 | ||||
1741 Redovisning mot icke räntebärande Anslag - utgifter | 19441 Överföring från SCR, Bank A - utbetalningar | 3011 Intäkt av Anslag | ||||
2) 500 | 4)625 | 2) 500 | ||||
1794Utbetalningar i Icke ränte- bärande flöde, transfereringar m.m. | 2581 Leverantörsskulder, utomstatliga | |||||
4)625 | 3)625 | 1)625 | ||||
Bokföring av kostnad med belastning på räntebärande Anslag
1) Faktura bokförs 625, avser räntebelagd verksamhet
2) Bokföring av anslagsbelastning och intäkter av Anslag sker automatiskt av systemet 500 (med Automatkontering)
3) Betalning sker från leverantörsreskontran 625, utbetalning från räntebärande bankkonton
4) Ekonomiska händelsen tömning av bankkonto sker med automatik av systemet 625 (med Automatkontering)
Balansräkning | Resultaträkning | |||
1541 Årets ingående moms, icke momspliktig verksamhet, ränte- belagt flöde | 19321 Bank A utbetalningar | 5531 Annonsering | ||
1)125 | 3)625 | 1)500 | ||
1751 Redovisning mot räntebä- rande Anslag - utgifter | 19341Överföring från | 3011 Intäkt av Anslag | ||
2)500 | Räntekonto, Bank A utbetalningar | 2)500 | ||
4)625 | ||||
1910 Räntekonto i | 2581 Leverantörsskulder | |||
4)625 | utomstatliga | |||
3)625 | 1)625 | |||
1.4 Kontoplan
Ekonomisystemet ska innehålla kontoplan med följande utformning som visar sambandet mellan resultaträkningen, S-koderna samt baskontoplanen. För en aktu- ell beskrivning hänvisas till xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxx/ där det finns en pdf-fil som heter ”Sambandet i resultaträkningen mellan S-koder och baskontoplan 2011”.
1.5 Regelverk
Avtalat Ekonomisystem ska i tillämpliga delar uppfylla i Sverige vid varje tillfälle gällande bestämmelser. Nedan redovisas ett utdrag ur väsentliga sådana bestäm- melser. De åvilar leverantörerna att kontrollera om ändringar gjorts efter offentlig- görandet av förändringen.
• anslagsförordning (2011:223)
• arkivlag (1990:782)
• arkivförordning (1991:446)
• Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om Xxxxxxxx och utlån av räken- skapshandlingar (RA-FS 2004:3)
• avgiftsförordning (1992:191)
• donationsförordning (1998:140)
• förordning (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem
• förordning (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsför- valtning
• förordning (1997:908) om premier för statens avtalsförsäkringar
• förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, (FÅB)
• förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, (FBF)
• förordning (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdeskatt
• förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsut- byte
• förordning (2000:2606) om myndigheters bokföring, 21f § förordningen om myndigheters bokföring, SFS nr: 2000:606
• förordning om Överlåtelse av statens lösa egendom (1996:1191)
• kapitalförsörjningsförordning (2011:210)
• lag (2007:1091) om offentlig upphandling
• offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
• Statens pensionsverks föreskrifter om lämnande av uppgifter till systemet för automatisk matrikelföring (Mareg) (AgVFS 2001:1 A1)
• regelverk enligt ramavtalsbilaga 2.3,Standardkonfigurering, avsnitt 1.5 samt god redovisningssed för statliga myndigheter.
I vissa fall kommenteras nedan bestämmelser i gällande förordningarna. I vissa fall är hela eller utvalda delar av förordningen eller föreskriften eller allmänna råd också återgivna. Redovisningen avser de bestämmelser som är gällande från 1 april 2011. Vid förändringar av bestämmelse ska vid var tid gällande bestämmelse ha företräde i det fall motstridighet föreligger.
1.5.1 Statliga ekonomiadministrativa regler i sammandrag
1.5.1.1 Anläggningsregister/Beredskapstillgångar
Det ska finnas ett anläggningsregister (motsv.) som ska kunna hantera anläggnings- tillgångars anskaffningsvärde och avskrivningar. Systemet ska kunna beräkna avskrivningar enligt olika metoder och avskrivningstider. Det ska finnas en kopp- ling/uppgift om inköpsfakturor och uppgift om hur anläggningarna har finansierats (anslag, avgifter eller bidrag). Det ska också vara möjligt att lägga upp andra in- ventarier som inte alltid kan klassificeras som anläggningstillgångar t.ex. stöldbe- gärliga inventarier (krav enligt 22§ bokföringsförordningen).
1.5.1.2 Inrapportering till Hermes
Ett ekonomisystem behöver uppfylla de krav som finns för att inrapportering till statsredovisningen i Hermes ska kunna ske.
1.5.1.3 E-fakturering
Ett ekonomisystem behöver kunna tillhandahålla möjligheter till E-fakturering och kunna vara kompatibelt med de standarder som ingår i ramavtal.
1.5.1.4 Arkivering av räkenskapsmaterial
Myndigheterna har mer långtgående krav på arkivering än privata företag. Det bör vara enkelt att spara de dokument som ska arkiveras enligt de tekniker som Riksar- kivet föreskriver om.
1.5.1.5 Rapporter/rapportgenerator
Ett viktigt krav är att myndigheterna har tillgång till en bra ”rapportgenerator”. Krav på dylik rapportgenerator framgår av separat kravförteckning.
Utöver sedvanliga Rapporter såsom för huvudbokföring, (systematisk bokföring), grundbokföring, leverantörsreskontra, kundreskontra, anläggningsrapporter, konto- specifikationer etc. bör det finnas ett användarvänligt rapportsystem där det ska vara möjligt att ta fram Rapporter utifrån bokförda eller registrerade uppgif- ter/värden efter eget behov. Mer specificerade minimikrav på Rapporter, framgår av bilagor och kravförteckning.
Den statliga redovisningen innehåller mycket Automatkonteringar och behov att hålla isär olika s.k. Finansieringsformer (räntebärande och inte räntebärande An- slag, avgifter och bidrag). Därför är behovet stort av färdiga (fasta) eller anpassade Rapporter för t.ex. avstämningar av konton för anslagsutfall, kapitalförändringar, statskapital, avräkning med statsverket etc.
1.5.1.6 Dubbla betalningsflöden
Inom staten är det vanligt med bruttoredovisning, dvs. myndigheterna använder skilda konton, både i bokföringen och hos betalningsförmedlare, avseende in- respektive utbetalningar.
Vidare har myndigheterna betalningar som går i två flöden, räntebelagt (räntekon- tot) och icke räntebelagt (SCR-flöde), beroende på vilken typ av verksamhet betal- ningarna avser. Flödet kans avse de Anslag, avgifter och bidrag som myndigheten har.
Både leverantörs- och kundreskontran ska därför kunna hantera flera alternativa ut resp. inbetalningskonton i betalningsförmedlande bank. Om en leverantör utför arbeten som avser en så kallad ”räntebelagd verksamhet”, alternativt ”icke räntebe- lagd verksamhet”, ska man kunna välja från vilket flöde pengarna ska ut-/inbetalas från/till. Betalningsflöde ska kunna väljas genom att ett visst bankkonto används. Myndigheter med båda betalningsflöden, har minst två bankkonton, ett för ränte- flöde och ett för ett så kallat SCR-flöde som inte är räntebelagt. En Myndighet kan även ha bankkonton hos flera betalningsförmedlande banker.
In – och utbetalningar som görs på bankkonton, täcks och töms även i bokföringen. Myndigheternas hantering av betalningar innebär att Automatkonteringar används och behövs.
Momsredovisningen avviker från privata sidan – ingående och utgående moms redovisas och betalas brutto. Ingående moms rekvireras från Skatteverket och utgående moms betalas till Skatteverket.
1.5.2 Statliga regelverk och krav på ekonomisystem - Fördjupning
De förordningar som inte har sin motsvarighet i regelverk för privat bolag och börsföretag redovisas i ramavtalet avsnitt 1.36, Tillämplig lag, Ekonomisystem.
1.5.2.1 Anläggningsregister/Beredskapstillgångar
Det ska finnas ett anläggningsregister (motsvarande) som ska kunna hantera an- läggningstillgångars anskaffningsvärde och avskrivningar. Systemet ska kunna beräkna avskrivningar enligt olika metoder och avskrivningstider. Det ska finnas en koppling/uppgift om inköpsfakturor och (eventuellt) uppgift om hur anlägg- ningarna har finansierats (anslag, avgifter eller bidrag). Det ska också vara möjligt att lägga upp andra inventarier som inte alltid kan klassificeras som anläggnings- tillgångar t.ex. stöldbegärliga inventarier (krav enligt 22§ bokföringsförordningen).
Beredskapsinventarier/tillgångar kan hanteras av ett ”normalt” anläggningsregister men systemet bör kunna koppla värdet till en annan balanspost än andra anlägg- ningstillgångar.
1.5.2.2 Beredskapstillgångar och övriga anläggningstillgångar
Beredskapstillgångar ska värderas och klassificeras som en anläggningstillgång. Beredskapstillgångar kan delas upp i beredskapsinventarier och beredskapsvaror.
Beredskapsinventarier
Beredskapsinventarier är tillgångar som anskaffats för stadigvarande bruk eller innehav. Avsikten vid anskaffningen är inte att tillgången ska avyttras under sin ekonomiska livslängd. Tillgången ska skrivas av enligt en avskrivningsplan. Av- skrivningstiden för beredskapsinventarier brukar dock vara längre än för övriga inventarier. Det beror på att de slits mindre eftersom de inte är avsedda att använ- das i verksamheten på samma sätt som ”normala” inventarier.
Beredskapsvaror
Beredskapsvaror redovisas inte som omsättningstillgång (varulager) även om de i många avseenden kan likställas med andra lagertillgångar. Värderingsreglerna för varulager är avsedda för tillgångar som införskaffats för att löpande omsättas i myndighetens ordinarie verksamhet eller säljas i en normal affärsprocess. Bered- skapsvaror lagerförs däremot för att trygga en viss beredskapsnivå. Beredskapsva- ror som anskaffas för stadigvarande bruk ska värderas som anläggningstillgång. I vissa fall anskaffas en stor mängd beredskapsvaror vid olika tillfällen för att myn- digheten ska kunna uppfylla sin beredskapsuppgift. Det kan vara svårt att vid avytt- ring särskilja olika anskaffningar av likvärdiga beredskapsvaror, till exempel am- munition. Reglerna kräver dock att myndigheter med beredskapsvaror ska kunna
göra det. Värderingsreglerna för beredskapsvaror är inte den normala metoden med lägsta värdets princip utan de ska värderas till sitt respektive inköpspris.
De olika tillgångarna finansieras på olika sätt. Beredskapsinventarier, beredskaps- varorna och infrastrukturella tillgångar anslagsfinansieras medan övriga anlägg- ningstillgångar ska finansieras via lån i Riksgälden.
1.5.2.3 Anslagsförordningen
Anslagsredovisningen är unik för statliga myndigheter och innebär specifika be- hov.
Anslagsförordningen (2011:223) beskriver bl.a. redovisningen mot Anslag.
• En myndighet ska redovisa förvaltningsutgifter kostnadsmässigt mot anslag.
• Tillgångar som finansieras med Anslag ska dock fortsättningsvis hanteras i huvudsak utgiftsmässigt.
• Redovisningen mot anslag kan göras månadsvis grundat på flera transaktioner eller transaktionsvis.
• Anslag som finansierar transfereringar hanteras i huvudsak kassamässigt.
Myndigheten är också skyldig att hålla reda på vilka utgifter (kostnadsslag etc. enligt gällande S-kodsförteckning) som redovisas mot vilket Anslag/anslagspost. I samband med inköpet måste man således i systemet kunna ange både vilken typ av tillgång som anskaffas, vilket Anslag/vilken Anslagspost det ska redovisas mot (om kostnaden eller utgiften för anskaffningen ska anslags-, avgifts- eller bidrags- finansieras) och vilket konto och Objekt m.m. som ska användas.
I anslagsförordningen finns reglerat att en myndighet som tilldelats Beställnings- bemyndigande att beställa varor eller tjänster i årsredovisningen ska redovisa när och i vilken utsträckning bemyndigandebeloppet har utnyttjats. Ett Bemyndigande innebär att myndigheten får träffa avtal som medför utgifter under längre tid än tilldelat Anslag avser, dvs. myndigheten har gjort åtaganden som medför framtida utgifter som ska täckas med Anslag som myndigheten ännu inte tilldelats.
Automatkonteringar t.ex. för automatisk redovisning mot anslag, genererad av en uppgift i något kodfält, måste finnas. Det ska vara möjligt att ta fram anslagsrap- porter, vilket innebär att det ska vara möjligt att registrera tilldelade Anslag, att beräkna anslagssparandet eller anslagskredit (utifrån historisk information) och att hämta uppgifter om anslagsutfallet etc.
Det ska vara möjligt att för de myndigheter som har Beställningsbemyndiganden löpande få fram Rapporter avseende utfall, registrerade värden och beräkningar.
Enligt Förordningen om myndigheters bokföring är avräkningstransaktioner, dvs. redovisning mot statsbudgetens Anslag och inkomsttitlar samt redovisning mot statens centralkonto, ekonomiska händelser som ska bokföras i myndighetens balans- och resultaträkning.
Om ovanstående beskrivs i T-kontoform, så bokförs händelserna på nedanstående vis.
Bokföring av kostnad med belastning på Anslag mot statens centralkonto
1) Faktura bokförs 625, avser ej räntebelagd verksamhet
2) Bokföring av anslagsbelastning och intäkter av Anslag sker automatiskt av systemet 500 (via Automatkontering)
3) Betalning sker från leverantörsreskontran 625, utbetalning från bankkonto i icke räntebelagt flöde
4) Ekonomiska händelsen tömning av bankkonto sker med automatik av systemet 625 (via Automatkontering)
Balansräkning | 19431 Bank A utbetalningar | Resultaträkning | ||||
1542 Årets ingående moms, icke momspliktig verksamhet, icke räntebelagt flöde | 5531 Annonser | |||||
1) 125 | 3) 625 | 1) 500 | ||||
1741 Redovisning mot icke räntebärande Anslag - utgifter | 19441 Överföring från SCR, Bank A - utbetalningar | 3011 Intäkt av Anslag | ||||
2) 500 | 4) 625 | 2) 500 | ||||
1794 Utbetalningar i Icke ränte- bärande flöde, transfereringar m.m. | 2581 Leverantörsskulder, utomstatliga | |||||
4) 625 | 3) 625 | 1) 625 | ||||
1.5.2.4 Kapitalförsörjningsförordningen
I denna förordning regleras myndigheternas finansiering av investeringar och utlå- ning och att regeringen beslutar om högsta belopp för en myndighets lån och kredi- ter. Förordningen beskriver hur myndigheten ska göra om den förutser att tilldelad låneram eller kreditram kommer att överskridas.
Vidare regleras att anläggningstillgångar som används i verksamheten ska finansie- ras med lån i Riksgälden. Här är också reglerat att en myndighet som har tilldelats ett räntekonto i Riksgälden ska använda detta konto för de medel som myndigheten disponerar i sin verksamhet.
I förordningen regleras vidare hur försäljningsinkomster får disponeras. Har an- skaffning skett med anslagsmedel får myndigheten inte disponera hela försäljnings- inkomsten utan den ska inlevereras till staten på en inkomsttitel. Det belopp som motsvarar tillgångens bokförda värde ska betalas till statens centralkonto. Ett even- tuellt överskott får disponeras av myndigheten i den verksamhet där den försålda egendomen har använts. Om försäljningsinkomsten understiger det bokförda värdet behöver endast försäljningsinkomsten inlevereras till statens centralkonto. Om tillgången har finansierats med lån i Riksgälden får myndigheten disponera eventu-
ellt överskott vid avyttringen i den verksamhet där den försålda egendomen har använts.
1.5.2.5 Avgiftsförordningen
I avgiftsförordningen är reglerat att en myndighet får ta ut avgifter för varor och tjänster som den tillhandahåller bara om det följer av en lag eller förordning eller av ett särskilt beslut av regeringen. Utöver de avgifter som en myndighet får ta ut med ett särskilt författningsmässigt stöd kan en myndighet enligt ett generellt bemyndigande i 4 § i Avgiftsförordningen, om det är förenligt med myndighetens uppgift enligt lag, instruktion eller annan förordning, mot avgift tillhandahålla varor och tjänster som anges i 10 punkter, t.ex. tidskrifter och andra publikationer, informations- och kursmaterial m.m.
Dessa 10 olika varor och tjänster som anges i 4 § får bara tillhandahållas om verk- samheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Med mindre omfattning menas att de sammanlagda intäkterna enligt de 10 punkterna under en längre tid än två år inte får vara högre än 5 % av myndighetens totala förvaltningskostnader.
1.5.2.6 Överlåtelse av statens lösa egendom
Enligt förordningen ska försäljning av övrig lös egendom ske om egendomen inte längre behövs för statens verksamhet och försäljningen ska genomföras affärsmäss- igt.
1.5.2.7 Donationsförordningen
Förordningen avser myndigheter som mottar och förvaltar donationer.
1.5.2.8 Förordning om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdeskatt
Enligt denna förordning har myndigheten rätt till kompensation för belopp, mot- svarande ingående skatt enligt mervärdeskattelagen (1994:200), som hänför sig till verksamheten. Myndigheten har dock inte rätt till kompensation om den ingående skatten omfattas av begränsningar i avdragsrätten enligt 8 kap. 9, 10, 15 eller 16 § mervärdesskattelagen.
Den utgående momsen deklareras och inbetalas separat till Skatteverket.
Sammanfattningsvis gäller alltså att myndigheten måste hålla reda på två olika momsdeklarationer. Den som avser kompensation för ingående skatt ska skickas in till Skatteverket.
1.5.2.9 Förordning om statliga myndigheters betalningar och medelsför- valtning
Denna förordning reglerar att statens centralkonto förs i Riksbanken. Varje myn- dighet ska enligt Kapitalförsörjningsförordningen ha ett räntekonto i Riksgälden som ska användas för de medel som myndigheten disponerar i sin verksamhet.
Detta räntekonto ska vara kopplat till statens centralkonto.
Det finns tre särdrag för statliga betalningar
1. Det förekommer bruttoredovisning, dvs. skilda konton för in- respektive utbe- talningar.
2. Betalningar går i två flöden, räntebelagt (räntekontot) och icke räntebelagt (SCR-flöde) beroende på vilka typer av verksamhet myndigheten bedriver.
3. Nollsaldon för en effektiv likviditetshantering i staten.
Om Riksgälden inte har beslutat att skilda konton ska användas
för in- och utbetalningar avgör myndigheten om in- och utbetalningar ska ske på skilda konton (bruttokonton) eller på samma konto (nettokonto)
I de fallnettohanteringen av ut- och inbetalningar tillämpas behövs ändå skilda konton i redovisningen för inbetalningar och utbetalningar.
De två betalningsflödena delas upp efter vad som tillhör myndighetens egen verk- samhet och betalningar som görs för statens räkning. Betalningar som görs för statens räkning ska betalas i det icke räntebelagda flödet SCR-flödet, avser t.ex. lämnade bidrag och erhållna medel för finansiering av bidrag och medel som myn- digheten tar in men som inte får användas i den egna verksamheten.
Vid registrering av faktura (vid ankomstregistrering alternativt definitivbokföring) måste utbetalning från bankkonto väljas. Detta kan ske exempelvis genom att alternativ kommer upp i form av en rullist/ruta eller liknande, där utbetalande konto kan anges. En annan lösning kan vara att gå via en Koddel om sådan finns tillgänglig (se krav på Koddelar i kravförteckningen) och som då bokas in när leverantörsskuldkontot bokas upp. Valet kan då komma upp automatiskt efter att denna inställning har fördefinierats av Användaren, alternativt kunna bokas in manuellt i samband med ankomstregistrering eller definitivbokföring.
Nollsaldon innebär att myndigheten inte har verkliga behållningar på sina plusgi- ron/bankkonton. In- och utbetalningar som görs på plusgiron eller bankkonton, täcks och töms till/från överordnade bankkonton och även i bokföringen. Myndig- heternas hantering av betalningar innebär att Automatkonteringar används och behövs.
I T-kontoform skulle ovanstående kunna exemplifieras med följande
Bokföring av kostnad med belastning på räntebärande Anslag
1) Faktura bokförs 625, avser räntebelagd verksamhet
2) Bokföring av anslagsbelastning och intäkter av Anslag sker automatiskt av systemet 500 (med Automatkontering)
3) Betalning sker från leverantörsreskontran 625, utbetalning från räntebärande bankkonton
4) Ekonomiska händelsen tömning av bankkonto sker med automatik av systemet 625 (med Automatkontering)
Balansräkning | 19321 Bank A utbetalningar | Resultaträkning | ||||
1541 Årets ingående moms, icke momspliktig verksam- het, räntebelagt flöde | 5531 Annonsering | |||||
1) 125 | 3) 625 | 1) 500 | ||||
1751 Redovisning mot räntebärande Anslag - utgif- ter | 3011 Intäkt av Anslag | |||||
19341Överföring från | ||||||
2) 500 | Räntekonto, Bank A utbetal- ningar | 2) 500 | ||||
4) 625 | ||||||
1910 Räntekonto i | 2581 Leverantörsskulder | |||||
4) 625 | utomstatliga | |||||
3) 625 | 1) 625 | |||||
Riksgäldens allmänna råd till 4 §
Om Riksgälden(RGK) inte har beslutat att skilda konton ska användas för in- och utbetalningar avgör myndigheten om in- och utbetalningar ska ske på skilda konton (bruttokonton) eller på samma konto (nettokonto).
RGK:s föreskrifter till 6 §
---
För konton enligt 4 § andra stycket förordningen gäller
1. att myndigheten ska bekräfta sina utbetalningar med debiteringsbemyndi- gande/avstämningsuppgift eller motsvarande
2. att myndigheten inte får medge automatiska dragningar (autogiro) från dessa konton i andra fall än när betalning sker mellan statliga myndigheter
3. att Riksgälden ska förhandsinformeras om en myndighet har
in eller utbetalningar som var för sig under en och samma dag beräknas överstiga 300 miljoner kronor.
---
RGK:s allmänna råd till 6 §
Utbetalning bör normalt ske genom s.k. betalningsbevakning i myndighetens sy- stem eller hos betalningsförmedlare.
Betalningsinformation till och från myndigheten ska vara insynsskyddad (skyddad mot obehörig åtkomst).
Vilket förändrings- och insynsskydd som är tillämpligt vid överföring av betal- ningsinformation till banken framgår av ramavtal om betaltjänster som träffats för statens räkning. Motsvarande gäller även för betalningsinformation som återrap- porteras till myndigheten. Myndigheten bör förändrings- och insynsskydda betal-
ningsinformation när den hanteras inom myndigheten, d.v.s. från det att filen skap- as i myndighetens interna system till dess att den läses in i myndighetens system.
E-post innehållande känslig information till och från banken bör vara krypterad. Myndigheten bör använda sig av beloppsgräns (limit) för sina utbetalningar.
1.5.2.10 Förordning om myndigheters bokföring
Bokföringsförordningen är mycket lik bokföringslagen, men det finns vissa olik- heter. De regler om arkivering som finns i bokföringslagen saknas i bokföringsför- ordningen. Regler om arkivering av räkenskapsinformation finns för myndigheter i Arkivförordningen och i Riksarkivets föreskrifter.
Vissa andra olikheter finns, men ingenting som man behöver peka på i dessa sam- manhang.
Den stora skillnaden mellan bokföringsförordningen och bokföringslagen är att det i bokföringsförordningen finns en hel del föreskrifter om koncernrapportering. 21 § handlar helt om att bokföringen ska ordnas så att myndigheten kan inrapportera till statsredovisningen.
I ESV:s föreskrifter till 21§ står t ex att inrapporteringen till statsredovisningen ska ske med av ESV tillhandahållet system (statsredovisningssystemet, idag en del av Hermes). Vidare fastställs att vid inrapporteringen ska myndigheten använda de koder och benämningar som beslutats av ESV (S-koder). Det normala är att varje konto i myndighetens egen redovisningsplan är kopplat till en viss S-kod. Det finns en baskontoplan för staten som alla myndigheter kan använda och i den framgår hur kontona är kopplade till S-koderna. I ESV:s föreskrifter och allmänna råd till paragrafen fastställs vad som ska rapporteras till statsredovisningen och hur ofta rapportering ska ske.
22 § i bokföringsförordningen har heller ingen motsvarighet i bokföringslagen. Här fastställs att den bokföringsskyldige ansvarar för att organisation och rutiner utfor- mas så att en tillförlitlig redovisning främjas och att förvaltade tillgångar skyddas. Här regleras bl.a. att inventering ska ske, att det ska finnas ett inventarie- och an- läggningsregister, att bokföringen avstäms löpande m.m.
I bokföringsförordningen finns också regler om E-faktura.
21 f § En myndighet ska hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt.
1.5.2.11 Föreskrifter om statliga myndigheters elektroniska fakturor
Se Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring i EA-boken.
samt ESV:s handledning för elektroniska faktu- ror,xxxx://xxx.xxx.xx/XxxxXxxxx/0000/xxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx.xxx
1.5.2.12 Förordning om årsredovisning och budgetunderlag
En stor del av förordningen är jämförbar med Årsredovisningslagen. Vidare finns krav på att myndigheten i sin årsredovisning redovisar vilka åtaganden som gjorts med stöd av tilldelade Beställningsbemyndiganden. I anslutning till denna förord- ning finns bland annat uppställningsformer reglerade. Anslagsredovisningen är ett dokument utöver balans- och resultaträkningar som ställer krav på rapporter ur systemet.
1.5.2.13 Anslagsförordningen
I förordningen regleras hur redovisning mot anslag och inkomsttitlar på statsbudge- ten ska göras. Denna förordning har ingen motsvarighet i privat verksamhet och har stor påverkan på hur myndigheters bokföring ska hanteras. (jfr 21§ FBF För- ordning om myndigheters bokföring)
1.5.2.14 Förordning om statliga myndigheters redovisningssystem
Av denna förordning framgår bland annat att en myndighet som överväger att anskaffa eller utveckla ett redovisningssystem ska samråda med Ekonomistyr- ningsverket om vilka krav som ska ställas på systemet och vilka behov det bör täcka. Enligt föreskrifterna ska myndigheten redan i förstudiefasen skriftligen påkalla samrådet.
1.5.2.15 Arkivförordning och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om utlån och Gallring av räkenskapshandlingar
Av Riksarkivets föreskrifter om Xxxxxxxx och utlån av räkenskapshandlingar (RA- FS 2004:3)framgår att det är mycket material som inte får gallras. Betydligt mer, än de krav som finns i bokföringslagen för privata företag.
1.5.2.16 Förordning om premier för statens avtalsförsäkringar
Kostnaderna för avtalsförsäkringar anslagsavräknas normal av myndigheterna när månadens lönekostnad beräknas och bokförs i lönesystemet. Detta innebär att man måste lägga upp en specialregel i redovisningen så att fakturan som kommer från SPV bokas direkt på ett balanskonto istället för att kostnadsföras.
S-koderna har delvis berörts ovan i anslutning till avsnittet om bokföringsförord- ningen. I den föreskrivs hur alla myndigheter som är anslutna till statsredovisning- en ska inrapportera till den (koncernrapportera). ESV:s föreskrifter om S-koderna står dock inte i bokföringsförordningen utan det finns en särskild föreskrift kring vilka S-koder myndigheter ska rapportera sin redovisning på till statsredovisning- en. S-koderna kan liknas vid en koncernkontoplan.
1.6 Roller och Behörigheter i Standardkonfigurering
1.6.1 Behörigheter – Roller
I Standardkonfigureringen ska minst följande Roller finnas med de behörigheter som krävs för att rollerna ska kunna utföra sina respektive arbetsuppgifter. För- teckningen nedan är inte uttömmande och vid den förnyade konkurrensutsättningen kommer Myndighet att precisera faktiska roller och dess koppling till licensmo- dellen..
Budgetansvarig
Har tillgång till funktioner och information som krävs för att kunna följa upp en organisations-/verksamhetsenhet och dess underliggande organisationsenheter. En budgetansvarig kan skapa enklare rapporter. Budgetansvarig ska även kunna be- slutsattestera underlydande tidrapporter.
Projektledare
Tillgång till funktioner och information som krävs för att styra och följa upp pro- jekt eller delprojekt. En projektledare ska bara ha åtkomst till de projekt personen ansvarar för.
Tidrapportör
Rapporterar tid på projekt och lönegrundande tid.
Ekonomiadministratör - redovisning
Utför löpande redovisningsarbete, stämmer av konton och tar ut rapporter. Regi- strerar nya projekt. Underhåller anläggningsregister.
Ekonomiadministratör – reskontror
Registrerar fakturor och uppdaterar kund- och leverantörsregister, stämmer av konton, tar ut rapporter.
Controller
Har tillgång till funktioner och information för att kunna följa upp myndighetens verksamhet samt leder myndighetens bokslutsarbete. Controller och bokslutsansva- rig ska kunna bygga kvalificerade fasta och adhoc-rapporter, attestera bokförings- ordrar, attestera underlydande tidrapporter, analysera balans och resultat, lägga upp nya parametrar i systemet och även i övrigt agera som den mest kvalificerade sys- temanvändaren, vid sidan av systemförvaltaren. Controllern representerar här den kvalificerade ekonomi- och redovisningskompetensen. Systemförvaltaren mer den systeminriktade kompetensen.
Systemförvaltare
Administrerar Användare, Roller, behörigheter, har tillgång till funktioner som styr Ekonomisystemets utseende och funktionalitet. Controllern representerar här den mer kvalificerade ekonomi- och redovisningskompetensen.
1.7 Standardrapporter
Det ska ingå totalt 50 Rapporter i Ekonomisystemet. Utformningen av Rapporter som inte är specificerade, fastställs i överenskommelse mellan Myndighet och Leverantör.
Nedan listade standardrapporter ska ingå i leverans av Ekonomisystem i enlighet med gällande regler för statlig redovisning. Respektive standardrapport ska vara uppställd enligt nedanstående beskrivningar.
Avsnitt 1.7.1, Resultaträkning, nedan redovisar sambandet mellan baskonton och S-koder.
För respektive rapport ska värden där det finns tillgängliga data för budget, utfall och prognos även inkluderas i rapporten.
Av bilaga 1-7 i Förordning (2000:605) om Årsredovisning och budgetunderlag i ESV:s EA-bok (se xxx.xxx.xx för senaste versionen av EA-boken, publikations- nummer 2011:14) framgår uppställningsform för följande standardrapporter:
• Resultaträkning
• Balansräkning
• Anslagsredovisning (finns som exempel i avsnitt 1.7.2 nedan)
• Finansieringsanalys.
Dessutom ska nedanstående standardrapporter ingå i leveransen:
• Resultaträkning per S-kod (finns som exempel i denna bilaga 0 nedan)
• Balansräkning per S-kod (finns som exempel i denna bilaga 0 nedan)
• Årets kapitalförändring (finns ej som eget exempel)
• Avräkning mot Statsverket (finns som exempel i denna bilaga 0 nedan)
• Råbalans (finns som exempel i denna bilaga 1.8 nedan)
• Avstämning mellan leverantörsreskontra och huvudbok. Se ramavtalsbilaga 2.1, funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem, krav D-3.06
• Leverantörsreskontra, utestående leverantörsbetalningar per leverantör (finns ej som eget exempel)
• Leverantörsreskontra, utestående leverantörsbetalningar per konto (finns ej som eget exempel)
• Avstämning mellan kundreskontra och huvudbok. Se ramavtalsbilaga 2.1,funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem, krav E-4.03
• Kundreskontra, utestående kundfordringar per kund (finns ej som eget exem- pel)
• Kundreskontra, utestående kundfordringar per konto (finns ej som eget exem- pel)
• Avstämning mellan anläggningsregister och huvudbok. Se ramavtalsbilaga 2.1, funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem, krav F-4.10
• Anläggningsregister, totalt och per undergrupp (finns ej som eget exempel),
• Leverantörsskulder för investeringar (FIA), (finns ej som eget exempel)
• En likviditetsprognos där informationen baseras på såväl huvudboksinformat- ion som information från kund- och leverantörsreskontra salderat per dag (finns ej som eget exempel)
• En momsrapport som underlag för redovisning och deklaration av moms med uppgifter om omsättning totalt och per momssats, förvärv av varor och tjäns- ter, in- och utgående svensk moms, EU-moms, intrastat (finns ej som eget ex- empel)
• Rapport som underlag för låneanmälan till Riksgälden. Se ramavtalsbilaga 2.1, funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem, krav F-5.02
• Projektuppföljning, arbete (finns som exempel i avsnitt 1.7.3 nedan)
• Projektuppföljning, kostnader och intäkter (finns som exempel i avsnitt 1.7.4 nedan)
• Projektförteckning, upparbetad tid (finns som exempel i avsnitt 1.7.5 nedan)
• Projektförteckning, kostnader (finns som exempel i avsnitt 1.7.6 nedan)
• Rapport baserad på Koddel och kombinationer av Koddelar(finns som exem- pel i avsnitt 1.7.7 nedan).
1.7.1 Resultaträkning
Nedanstående beskrivning av resultaträkningen innehåller även redovisning av sambandet mellan S-koder och baskontoplan för statliga myndigheter (se xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxx/xxx det finns en pdf-fil som heter ”Sambandet i resultaträkningen mellan S-koder och baskontoplan 2011).
RESULTATRÄKNING Verksamhetens intäkter | S-koder | Baskonton |
Intäkter av Anslag | S3011 | 3011 - 3012 |
Intäkter av avgifter och andra ersättningar | S3111 - S3192 | 3111 - 3499 |
Intäkter av bidrag | S3511 - S3699 | 3511 - 3769 |
Finansiella intäkter =Summa | S3811 - S3899 | 3811 - 3899 |
Verksamhetens kostnader Kostnader för personal | S4111 - S4999 | 4011 - 4999 |
Kostnader för lokaler | S5011 - S5099 | 5011 - 5099 |
Övriga driftkostnader | S5301 - S5899 | 5211 - 5899 |
Finansiella kostnader | S5911 - S5999 | 5911 - 5999 |
Avskrivningar och nedskrivningar =Summa | S6911 | 6911 - 6913 |
Verksamhetsutfall | ||
Resultat från andelar i hel- och delägda företag S8711 | 8711-8721 | 8711-8721 |
Uppbördsverksamhet Intäkter av avgifter m.m. samt andra intäkter som inte disp. av myndighet. | S7011 - S7089 | 7011 - 7092 |
Intäkter av uppbörd Medel som tillförts statsbudgeten från | S7111 - S7199 | 7111 - 7199 |
uppbördsverksamhet =Saldo | S7211-S7212 | 7211-7212 |
Transfereringar | ||
Medel som erhållits från statsbudgeten för | ||
finansiering av bidrag | S7311 | 7311 - 7312 |
Medel som erhållits från myndigheter för | ||
finansiering av bidrag | S7351 - S7359 | 7351 - 7359 |
Övriga erhållna medel för finansiering av bidrag | S7411 - S7419 | 7411 - 7419 |
Finansiella intäkter | S7511 - S7539 | 7511 - 7539 |
Finansiella kostnader | S7551 - S7579 | 7551 - 7579 |
Avsättning till/upplösning av fonder m.m. | ||
f. transfereringsändamål | S7611 | 7611 - 7612 |
Lämnade bidrag | S7711 - S7995 | 7711 - 7979 |
=Saldo | ||
Årets kapitalförändring | S8999 | 8999 |
BALANSRÄKNING | S-koder | Baskonton |
TILLGÅNGAR | ||
I. Immateriella anläggningstillgångar | ||
1. Balanserade utgifter för utveckling | S1010 - S1012 | 1010 - 1029 |
2. Rättigheter och andra immateriella anläggningstillgångar | S1030 - S1032 | 1030 - 1069 |
3. Förskott avseende immateriella anläggningstillgångar | S1071 - S1072 | 1071 - 1072 |
II. Materiella anläggningstillgångar | ||
1. Byggnader, mark och annan fast egendom | S1110 - S1118 | 1110 - 1189 |
2. Förbättringsutgifter på annans fastighet | S1190 - S1192 | 1190 - 1199 |
3. Maskiner, inventarier, installationer m.m. | S1210 - S1218 | 1210 - 1261 |
4. Pågående nyanläggningar | S1270 - S1272 | 1270 - 1273 |
5. Beredskapstillgångar | S1280 - S1283 | 1280 - 1287 |
6. Förskott avseende materiella anläggningstillgångar | S1291 - S1292 | 1291 - 1294 |
III. Finansiella anläggningstillgångar | ||
1. Andelar ihel- och delägda företag | S1310 - S1312 | 1310 - 1319 |
2. Andra långfristiga värdepappersinnehav | S1320 - S1338 | 1320 - 1359 |
3. Långfristiga fordringar hos andra myndigheter | S1360 | 1360 - 1369 |
4. Andra långfristiga fordringar | S1370 | 1370 - 1379 |
IV. Utlåning | ||
1. Utlåning | S1380 - S1398 | 1380 - 1399 |
V. Varulager m.m. | ||
1. Varulager och förråd | S1410 | 1410 - 1419 |
2. Pågående arbeten | S1450 | 1451 - 1459 |
3. Fastigheter | S1470 | 1470 - 1479 |
4. Förskott till leverantörer | S1481 - S1482 | 1481 - 1482 |
VI. Fordringar | ||
1. Kundfordringar | S1510 | 1511 - 1519 |
2. Fordringar hos andra myndigheter | S1530 - S1550 | 1531 - 1552 |
3. Övriga fordringar | S1561 - S1563 | 1561 - 1579 |
VII. Periodavgränsningsposter 1. Förutbetalda kostnader | S1611 - S1612 | 1611 - 1619 |
2. Upplupna bidragsintäkter | S1631 - S1632 | 1631 - 1632 |
3. Övriga upplupna intäkter | S1671 - S1672 | 1621 - 1622, |
VIII. Avräkning med statsverket | 1671 - 1679 | |
1. Avräkning med statsverket | S1710 - S1799 | 1710 - 1799 |
IX. Kortfristiga placeringar 1. Värdepapper och andelar | S1811 - S1812 | 1811 - 1819 |
X. Kassa och bank 1. Behållning räntekonto i Riksgälden | S1910 | 1910 |
2. Övriga tillgodohavanden i Riksgälden | S1920 | 1920 |
3. Kassa och bank | S1931 - S1990 | 19311 - 1992 |
BALANSRÄKNING KAPITAL OCH SKULDER | S-koder | Baskonton |
I. Myndighetskapital 1. Statskapital | S2011 - S2012 | 2011 - 2012 |
2. Uppskrivningskapital | S2020 | 2020 |
3. Donationskapital | S2030 - S2031 | 2030 - 2031 |
4. Resultatandelar i dotterföretag och intresseföretag | S2040 | 2040 |
5. Balanserad kapitalförändring | S2070 | 2070 - 2076 |
6. Kapitalförändring enligt resultaträkningen | S2090 | 2090 |
II. Fonder 1. Fonder | S2110 | 2110 |
III. Avsättningar 1. Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser | S2210 - S2211 | 2210 - 2211 |
2. Övriga avsättningar | S2250 | 2220, 2250, 2290 |
IV. Skulder m.m. 1. Lån i Riksgälden | S2511 - S2512 | 2510 - 2512 |
2. Övriga lån | S2521 - S2532 | 2520 - 2532 |
3. Räntekontokredit i Riksgälden | S2540 | 2540 |
4. Övriga krediter i Riksgälden | S2550 | 2550 |
5. Skulder till andra myndigheter | S2561 - S2565 | 2561- 2579, |
2611 - 2612 | ||
6. Leverantörsskulder | S2581 | 2581 - 2583 |
7. Övriga skulder | S2591 - S2622 | 2591 - 2599, |
2620 - 2622 | ||
8. Depositioner | S2631 - S2632 | 2631 - 2632 |
9. Förskott från uppdragsgivare och kunder | S2641 - S2642 | 2641 - 2642 |
V. Periodavgränsningsposter 1. Upplupna kostnader | S2711 - S2713 | 2711 - 2719 |
2. Oförbrukade bidrag | S2731 - S2732 | 2731 – 2734 |
3. Övriga förutbetalda intäkter | S2771 - S2772 | 2771 – 2775 |
1.7.2 Anslagsredovisning
Anslag | Ingående överfö- ringsbelopp2 | Årets tilldel- ning enligt regleringsbrev | Fördelade anslagsbelopp 4 | Omdisponerade anslagsbelopp | Utnyttjad del av medgivet överskri- dande 6 | Indragning | Totalt disponi- belt belopp | Utgifter | Inkomster 8 | Utgående överfö- ringsbelopp |
1) | 2) | 3) | 4) | 5) | 6) | 7) | 8) | 9) | 10) | 11) |
Redovisning mot inkomsttitel
Inkomsttitel | Beräknat belopp 11 | Inkomster |
12) | 13) | 14)15) |
1) Anslag och Anslagsposter ska anges med beteckning och klartext enligt regleringsbrev eller annat regeringsbeslut. (från Ekonomisy- stemet)
2) Överföringsbelopp är ett samlingsbegrepp som innefattar anslagssparande, anslagskredit och reservation. (från Ekonomisystemet)
3) I förekommande fall uppdelat på beslut i regleringsbrev och annat regeringsbeslut. Uppdelningen får göras i not. (från Ekonomisyste- met)
4) Anslag/anslagsposter där dispositionsrätten överlåtits till annan myndighet anges med negativt tecken, medel som erhållits genom annan myndighets dispositionsbeslut anges med positivt tecken. (från Ekonomisystemet)
5) Erhållen dispositionsrätt för Anslag som tidigare stått till regeringens disposition anges med positivt tecken, disponerat anslagsbelopp som genom beslut ställs till regeringens disposition anges med negativt tecken.
6) Endast belopp motsvarande faktiskt avräknade utgifter. (från Ekonomisystemet)
7) (från Ekonomisystemet)
8) (SUMMAN av kolumn 2-7)
9) Här anges utgifter (normalt netto) som avräknats Anslaget/anslagsposten. (från Ekonomisystemet)
10) Kolumnen anges bara i de fall regeringen föreskrivit bruttoredovisning av inkomster. Om inkomster endast förekommer under enstaka Anslag
får de anges med negativt tecken i kolumnen för utgifter. (SUMMAN av kolumn 2-7)
11) Rubriken "Saldo" kan användas om beloppen inte får föras vidare till kommande år. (SUMMAN av kolumn 8-10)
12) Inkomsttitlar ska specificeras enligt eventuell underindelning. (från Ekonomisystemet)
13) Enligt regleringsbrev eller motsvarande (anges bara i förekommande fall). (MANUELL registrering utifrån Regleringsbrevet)
14) Inkomster som redovisas mot inkomsttitel. (från Ekonomisystemet)
15) Om regeringen eller ESV beslutat om bruttoredovisning av utgifter, särredovisas dessa i en separat kolumn. (från Ekonomisystemet)
Redovisning av Beställningsbemyndigande (1) i årsredovisningen
Anslag (2.) / Anslagsbenämning | Tilldelat Bemyndigande | Ingående åtaganden | Utestående åtaganden | Utestående åtagandenas fördelning per år (3.) | |||
År 1 | År 2 | År 3 | Etc. | ||||
Andra finansiella villkor
1. Enbart åtaganden som görs med stöd av Bemyndiganden enligt 17 § första stycket i anslagsförordningen.
2. Anslag eller Anslagspost eller Delpost.
3. Fördelningen avser utestående åtaganden uppdelade på de år när infrianden (anslagsavräkning) beräknas ske.
1.7.3 Projektuppföljning, arbete
Period: | |||||
Projekttid: | Namn: | ||||
Status (planerat/pågående/avslutat) | |||||
Startdatum (planerat) | Slutdatum (planerat) | Startdatum (verkligt) | Slutdatum (verkligt/prognos) | Perioden Upparbetat Prognos | Totalt Upparbetat Budget Prognos Diff budget |
Aktivitet/resurs | |||||
Aktivitet 1 | |||||
Aktivitet 1.1 | |||||
Resurs 1 | |||||
Resurs 2 | |||||
Aktivitet 1.2 | |||||
Resurs 3 | |||||
Resurs 4 | |||||
Summa aktivitet 1 | |||||
Aktivitet 2 | |||||
Resurs 1 | |||||
Resurs 3 | |||||
Summa aktivitet 2 | |||||
Totalt |
1.7.4 Projektuppföljning, kostnader och intäkter
Projekttid: | 9999999 | Namn: | Xxxxxxxxx | Ansvarig: | XxxxxxXxxxxxxx | |||
Status (planerat/pågående/avslutat) | ||||||||
Interna kostnader | Perioden | Året | Projektet totalt | |||||
Konto 9999 –Tid | Upparbetat | Budget | Upparbetat | Budget | Upparbetat | Budget | Prognos | Diff budget |
Resurs 1 | ||||||||
Resurs 2 | ||||||||
Konto 9999-Lokalhyra | ||||||||
Xxxx | ||||||||
Yyyy | ||||||||
Xxxx | ||||||||
Externa kostnader | ||||||||
Konto 9999-Konsulter | ||||||||
Konsult 1 | ||||||||
Konsult 2 | ||||||||
Summa konsulter | ||||||||
Konto 9999-Resor | ||||||||
Resa 1 | ||||||||
Resa 2 | ||||||||
Summa resor | ||||||||
Kostnad xxx | ||||||||
Summa kostnad xxx | ||||||||
Summa kostnader | ||||||||
Intäkter | ||||||||
Faktura 1 | ||||||||
Faktura 2 | ||||||||
Anslag/Finansiering (via bokföringsorder eller Automatkontering) | ||||||||
Xxxx | ||||||||
Totalt |
1.7.5 Projektförteckning, upparbetad tid
Projekttid | Projektnamn | Ansvarig avdelning | Projektledare | Status (planerat/pågår/avslutat) | Upparbetad tid | Budget | Prognos återstår | Diff |
1.7.6 Projektförteckning, kostnader
Status (planerat/pågående/avslutat) | ||||||||||
Projekt- tid | Projektnamn | Ansvarig avdelning | Projektledare | Planerat fär- digdatum | Status (på- går/klart) | Upparbetade kostnader (Interna) | Upparbetade kostnader (Externa) | Budget | Prognos återstår | Diff |
1.7.7 Rapporter baserade på Koddel
ORG/KST, PROJ/VERKSAMHET/PRESTATION, FINANSIÄR, RESURS, MOTPART ÖVRIGT
Belopp kan innehålla en av dessa Koddelar alternativt två eller flera av dessa. Varje 4-ställigt konto ska kunna ha underliggande flerställiga konton. Nedanstående sammanställning innehåller kontoexempel.
Koddel (benämning) xxxxxx | A | B | C | D | E | F | G | F-G | ||
UTFALL | UTFALL | |||||||||
UTFALL | BUDGET | FÖREG.ÅR | UTFALL | BUDGET | PROGNOS | BUDGET | PROG/BUDGE T | ACK | ||
Konto | Konto(T) | PERIOD | PERIOD | PERIOD | ACK | ACK | HELÅR | HELÅR | AVVIKELSE | FÖREG.ÅR |
3391 | KOPIOR ENL 15§ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
2 | Intäkter av avgifter och andra ersättningar | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
3831 | RÄNTEINTÄKTER INOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4 | Finansiella intäkter | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
1 | Verksamhetens intäkter | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4011 | LÖN OCH ARVODEN ANSTÄLLD PERSONAL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4031 | ÖVRIGA ARVODEN, UPPDRAGSTAGARE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4394 | ÖVRIGA SKATTEPLIKTIGA ERS | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4511 | ARBETSGIVARAVGIFTER LÖN OCH ARVODEN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4531 | SÄRSKILD LÖNESKATT PÅ KÅPAN enl. PA91 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4611 | PREMIER T NÄMDEN F ST AVTALSFÖRSÄKR | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4632 | KÅPAN 2,0% | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4633 | INDIVIDUELL ÅLERSPENS PA03 2,3% | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4714 | FRISKVÅRD | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
48111 | KURS OCH KONF, INOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4922 | AVGIFT TILL UTVECKLINGRÅDET | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4961 | PERSONALREPR AVDRAGSGILL MOMS | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4962 | PERSONALREPR EJ AVDRAGSGILL MOMS | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
4981 | UPPVAKTNING OCH GÅVOR MM | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
9000 | Budget personalkostnader | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5 | Kostnader av personal | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5011 | LOKALKOSTNADER, INOMSTATLIGA | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5071 | STÄDNING AV LOKALER, UTOMSTATLIGA | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
9001 | Budget lokalkostnader | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
6 | Kostnader för lokaler | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5232 | SERVICE OCH UNDERHÅLLSAVTAL, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5511 | BILJETTER, BUSS TAXI - SVERIGE UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5512 | BILJETTER, BUSS TAXI - UTLANDET, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5513 | HOTELL OCH LOGI - SVERIGE, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5514 | HOTELL OCH LOGI - UTLANDET, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5521 | REPRESENTATION AVDRAGSGILL MOMS, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5522 | REPRESENTATION EJ AVDRAGSGILL MOMS, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5613 | KONTORSMASKINER MM, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5621 | BÖCKER BROSCHYRER OCH TIDSKRIFTER, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
56211 | BÖCKER, INOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5623 | KOPIERINGSPAPPER BLOCK MM, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
5624 | KOPIEAVGIFT KOPIATOR, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5631 | KONTORSMATERIAL EXKL PAPPER, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5692 | US, KAFFE OCH KAFFEBRÖD | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5722 | DATAPROGRAM, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5724 | KOSTNADER AGRESSO UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5741 | POST PORTOKOSTNADER FRANKERINGSMASKIN, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5751 | TELEFON TELEFAX, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5752 | INTERNET, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5781 | RC, INOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
5796 | RESEFÖRSÄKR O RISK O SKADE, INOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
9002 | Budget övriga driftkostnader inkl avskrivningar | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
7 | Övriga driftkostnader | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
6911 | AVSKRIVN IMMATERIELLA ANL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
69121 | AVSKRIVN FÖRBÄTTRINGSUTGIFT ANNANS FASTIGHET | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
69131 | AVSKRIVNINGAR MASKINER O TEKN ANLÄGGN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
69132 | AVSKRIVNINGAR DATORER | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
69133 | AVSKRIVNING AV ÖVRIGA INVENTARIER | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
9 | Avskrivningar och nedskrivningar | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
2 | Verksamhetens kostnader | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Summa nettokostnader | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Kolumn A | Kolumn B | Kolumn B-A | |||
Utfall | Budget | Budg/Utf | Utfall | ||
Konto | Konto(T) | Ack | Ack | Återstår | Period |
3391 | KOPIOR ENL 15§ | 0 | 0 | 0 | 0 |
2 | Intäkter av avgifter och andra ersättningar | 0 | 0 | 0 | 0 |
3831 | RÄNTEINTÄKTER INOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 |
4 | Finansiella intäkter | 0 | 0 | 0 | 0 |
1 | Verksamhetens intäkter | 0 | 0 | 0 | 0 |
4011 | LÖN OCH ARVODEN ANSTÄLLD PERSONAL | 0 | 0 | 0 | 0 |
4031 | ÖVRIGA ARVODEN, UPPDRAGSTAGARE | 0 | 0 | 0 | 0 |
4394 | ÖVRIGA SKATTEPLIKTIGA ERS | 0 | 0 | 0 | 0 |
4511 | ARBETSGIVARAVGIFTER LÖN OCH ARVODEN | 0 | 0 | 0 | 0 |
4531 | SÄRSKILD LÖNESKATT PÅ KÅPAN enl. PA91 | 0 | 0 | 0 | 0 |
4611 | PREMIER T NÄMDEN F ST AVTALSFÖRSÄKR | 0 | 0 | 0 | 0 |
4632 | KÅPAN 2,0% | 0 | 0 | 0 | 0 |
4633 | INDIVIDUELL ÅLERSPENS PA03 2,3% | 0 | 0 | 0 | 0 |
5 | Kostnader av personal | 0 | 0 | 0 | 0 |
5011 | LOKALKOSTNADER, INOMSTATLIGA | 0 | 0 | 0 | 0 |
5071 | STÄDNING AV LOKALER, UTOMSTATLIGA | 0 | 0 | 0 | 0 |
9001 | Budget lokalkostnader | 0 | 0 | 0 | 0 |
6 | Kostnader för lokaler | 0 | 0 | 0 | 0 |
5232 | SERVICE OCH UNDERHÅLLSAVTAL, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 |
5789 | ÖVRIGA KONSULTER, UTOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 |
57931 | BANKAVGIFTER | 0 | 0 | 0 | 0 |
5796 | RESEFÖRSÄKR O RISK O SKADE, INOMSTATL | 0 | 0 | 0 | 0 |
9002 | Budget övriga driftkostnader inkl avskrivningar | 0 | 0 | 0 | 0 |
7 | Övriga driftkostnader | 0 | 0 | 0 | 0 |
6911 | AVSKRIVN IMMATERIELLA ANL | 0 | 0 | 0 | 0 |
69121 | AVSKRIVN FÖRBÄTTRINGSUTGIFT ANNANS FASTIGHET | 0 | 0 | 0 | 0 |
69131 | AVSKRIVNINGAR MASKINER O TEKN ANLÄGGN | 0 | 0 | 0 | 0 |
69132 | AVSKRIVNINGAR DATORER | 0 | 0 | 0 | 0 |
69133 | AVSKRIVNING AV ÖVRIGA INVENTARIER | 0 | 0 | 0 | 0 |
9 | Avskrivningar och nedskrivningar | 0 | 0 | 0 | 0 |
2 | Verksamhetens kostnader | 0 | 0 | 0 | 0 |
Summa nettokostnader | 0 | 0 | 0 | 0 |
1.7.8 Rapport Avräkning med statsverket
Denna Rapport ska innehålla en beloppskolumn med saldo. Förklaring av respektive följer denna uppställning.
Varje 4-ställigt konto ska kunna ha underliggande flerställiga konton.
AVRÄKNING MED STATSVERKET
Uppbörd
Ingående balans (1720)
· Redovisat mot inkomsttitel (-) (1721 och 1722)
· Uppbördsmedel som betalats till Icke räntebärande flöde (+) (1729)
· Medel från räntekonto som tillförts inkomsttitel (+) (1728) Fordringar/Skulder avseende Uppbörd
Anslag i Icke räntebärande flöde Ingående balans(1740)
· Redovisat mot Anslag (+) (1741 och 1742)
· Medel hänförbara till transfereringar m.m. som betalats till Icke räntebärande flöde (-) (1749)
Fordringar/Skulder avseende Anslag i Icke räntebärande flöde Anslag i Räntebärande flöde
Ingående balans(1750)
· Redovisat mot Anslag (+) (1751 och 1752)
· Anslagsmedel som tillförts räntekonto (-) (1758)
· Återbetalning av anslagsmedel (+) (1759) Fordringar/Skulder avseende Anslag i Räntebärande flöde
Fordran avseende semesterlöneskuld som inte har redovisats mot Anslag
Ingående balans (1780)
· Redovisat mot Anslag under året enligt undantagsregeln (1781) Fordran avseende semesterlöneskuld som inte har redovisats mot Anslag
Övriga fordringar/skulder på statens centralkonto i Riksbanken Ingående balans(1790)
· Inbetalningar i Icke räntebärande flöde (+) (1793)
· Utbetalningar i Icke räntebärande flöde (-) (1794)
· Betalningar hänförbara till Anslag och inkomsttitlar (+/-) (1799) Saldo
· Belopp under utredning(1798)
Övriga fordringar/skulder på statens centralkonto i Riksbanken.
Uppbörd (inkomsttitel)
S1720 Ingående saldo, inkomsttitel
På denna S-kod rapporteras ingående balans avseende skulder och fordringar hän- förbara till statsbudgeten för uppbördsmedel, dvs. medel som tillförs inkomsttitel. Koden används när myndigheten gjort utredning och fördelning av balanspostens saldo.
S1721 Avräkning mot inkomsttitlar, inkomster
På denna S-kod rapporteras de inkomster som ska avräknas under inkomsttitel. Inkomsten specificeras i avräkningen för inkomsttitlar, där indelning används som är beslutad av regeringen eller ESV. Inkomstkorrigeringar och utgifter som inte ska redovisas mot en egen undertitel rapporteras också på denna S-kod.
S1722 Avräkning mot inkomsttitlar, utgifter
På denna S-kod rapporteras de utgifter som ska avräknas under inkomsttitel när regeringen eller ESV beslutat om bruttoredovisning av utgifter, vilket normalt innebär redovisning på en egen undertitel eller delundertitel. Om beslut saknas, förs utgifter samman netto under S1721. Utgifter som utgör en återföring av tidigare redovisade inkomster rapporteras också på S1721.
S1728 Utbetalning från räntekonto för belopp som tillförts inkomsttitel
På denna S-kod rapporteras utbetalningar från räntekonto till SCR avseende in- komster som avräknats mot inkomsttitel och tillfälligt behållits på myndighetens räntekonto.
S1729 Redovisning av betalningar, uppbörd
På denna S-kod rapporteras nettot av de inbetalningar och eventuella utbetalningar som myndigheten gör till (från) bankkonton där medlen förs till (hämtas från) SCR samt direktinsättningar på SCR avseende medel, som förs till
inkomsttitel. Det belopp som rapporteras på koden kan antingen omföras via S1799 eller redovisas direkt här.
Anslag i Icke räntebärande flöde
S1740 Ingående saldo, Anslag (Icke räntebärande flöde)
På denna S-kod rapporteras ingående balans avseende skulder och fordringar hän- förbara till statsbudgeten för Anslag i Icke räntebärande flöde (SCR-flöde). Koden används när myndigheten gjort utredning och fördelning av balanspostens saldo.
S1741 Avräkning mot Anslag, utgifter
På denna S-kod rapporteras de utgifter som ska avräknas mot Anslag. Utgifterna specificeras vid Anslagsavräkningen enligt den indelning i Anslag, Anslagsposter och Delposter som framgår av regleringsbrev. Utgiftskorrigeringar förs också under denna S-kod liksom inkomster under Anslag där regeringen ej föreskrivit Bruttoredovisning.
S1742 Avräkning mot Anslag, inkomster
På denna S-kod rapporteras de inkomster som regeringen föreskrivit ska bruttore- dovisas under Anslaget. I övriga fall ska de nettoredovisas, dvs. rapporteras under
S1741. Inkomster som utgör en återföring av tidigare avräknade utgifter rapporte- ras också på S1741.
S1749 Redovisning av betalningar mot Anslag
På denna S-kod rapporteras nettot av de utbetalningar och eventuella inbetalningar som myndigheten gör från (till) bankkonton där medlen hämtas från
(förs till) SCR samt direktuttag från SCR, som avräknas mot Anslag i Icke räntebä- rande flöde. Det belopp som rapporteras på koden kan antingen omföras via S1799 eller redovisas direkt här.
Anslag i Räntebärande flöde
S1750 Ingående saldo, Anslag (Räntebärande flöde)
På denna S-kod rapporteras ingående balans avseende skulder och fordringar hän- förbara till statsbudgeten för Anslag i Räntebärande flöde. Koden används när myndigheten gjort utredning och fördelning av balanspostens saldo.
Statliga inrapporteringskoder 20 (73)
S1751 Avräkning mot Anslag, utgifter (Räntebärande flöde)
På denna S-kod rapporteras de utgifter som ska avräknas mot Anslag i Räntebä- rande flöde. Utgifterna specificeras vid Anslagsavräkningen enligt den indelning i Anslag, Anslagsposter och Delposter som framgår av regleringsbrev. Utgiftskorri- geringar förs också under denna S-kod liksom inkomster under Anslag där rege- ringen ej föreskrivit bruttoredovisning
S1752 Avräkning mot Anslag, inkomster (Räntebärande flöde)
På denna S-kod rapporteras de inkomster som regeringen föreskrivit ska bruttore- dovisas under Anslag i Räntebärande flöde. I övriga fall ska de nettoredovisas, dvs. rapporteras under S1751. Inkomster som utgör en återföring av tidigare avräknade utgifter rapporteras också på S1751. Ändringar har markerats med kursiv stil
S1758 Anslagsmedel som tillförts räntekonto
På denna S-kod rapporteras överföring av medel från SCR till myndighetens ränte- konto av de Anslag som enligt regeringens beslut ska räntebeläggas.
S1759 Återbetalning av anslagsmedel
På denna S-kod rapporteras den betalning som myndigheten gör till Riksgälden när regeringen beslutat om indragning av anslagsmedel eller när indragning görs enligt den s.k. 3-procentsregeln.
Fordran avseende semesterlöneskuld som inte har redovisats mot Anslag S1780 Ingående saldo, fordran avseende semesterlöneskuld som inte har redo- visats mot Anslag
På denna S-kod rapporteras ingående balans avseende sådan semesterlöneskuld per den 31 december 20xx som ännu inte redovisats mot Anslag enligt undantagsbe- stämmelsen i anslagsförordningen (1996:1189, SFS 2008:1431).
S1781 Årets minskning av fordran avseende semesterlöneskuld som inte har redovisats mot Anslag
På denna S-kod rapporteras årets minskning av fordran avseende sådan semesterlö- neskuld per den 31 december 20xx som ännu inte redovisats mot Anslag enligt
undantagsbestämmelsen i anslagsförordningen. Årets minskning visar den del som har redovisats mot Anslag under året.
Betalningar och Övriga fordringar/skulder på statens centralkonto
S1790 Ingående saldo, Övriga fordringar/Skulder på Statens centralkonto i Riksbanken
På denna S-kod rapporteras ingående balans avseende skulder och fordringar på Statens centralkonto som inte direkt är hänförbara till statsbudgeten t.ex. bidrag eller avgifter som används för att finansiera transfereringar. Koden används när myndigheten gjort utredning och fördelning av balanspostens saldo.
S1793 Inbetalningar i Icke räntebärande flöde (uppbörd m.m.)
På denna S-kod rapporteras de inbetalningar som myndigheten tar emot för statens räkning till bankkonton som töms till SCR samt direktinsättningar på SCR. Alter- nativt kan myndigheterna när så är möjligt direkt redovisa inbetalningar hänförliga till statsbudgetens inkomsttitlar och Anslag i Icke räntebärande flöde mot S1729 respektive S1749.
S1794 Utbetalningar i Icke räntebärande flöde (transfereringar m.m.)
På denna S-kod rapporteras de utbetalningar som myndigheten gör från bankkon- ton där medlen hämtas från SCR samt direktuttag från SCR. Alternativt kan myn- digheterna när så är möjligt direkt redovisa utbetalningar hänförliga till statsbudge- tens Anslag i Icke räntebärande flöde och inkomsttitlar mot S1729 respektive S1749.
S1798 Utredningskonto
På denna S-kod rapporteras i förekommande fall den del av det ingående saldot eller annat belopp som ännu inte kunnat hänföras till uppbörd, Anslag i Icke ränte- bärande flöde, Anslag i Räntebärande flöde eller ovanstående övriga fordring- ar/skulder på Statens centralkonto.
S1799 Omföring av betalning
På denna S-kod rapporteras i samband med årsredovisning och delårsrapport omfö- ringar av betalningar i Xxxx räntebärande flöde hänförliga till statsbudgeten. Omfö- ring kan även göras löpande. Koden är frivillig att använda och om den används har den funktionen av hjälpkonto där samma S-kod används i både
debet och kredit.
1.8 Råbalans
Råbalans | ||||||
Period: | xx | |||||
Xxxxxx i SEK | ||||||
Konto | Beskrivning | Saldo föregå- ende period | Debet denna period | Kredit denna period | Denna period | Saldo utgående denna period |
1.9 Filformat Hermes och TDB
1.9.1 Filspecifikation för myndigheternas sändning till Hermes
Filnamn:
#[Myndighet]1098#[Delmyndighet]0000#[Periodkod]200203a#
=> Om myndigheten inte har någon delmyndighet kan fältet fyllas ut med nollor eller blanksteg. Om delmyndighetskod finns, men är kortare än fyra tecken, ska resterande positioner i delmyndighetsfältet fyllas ut med blanksteg.
=> 1098 och 200203a är bara exempel på myndighet respektive period. Myndighet ska dock vara det fyrsiffriga löpnumret och perioden ska bestå av sju tecken enligt bearbetningsschema (motsvarande) som ESV tar fram.
Alla rader ska innehålla:
Posttyp | 1 tkn | U=Utfall, X=Ingående balans |
Konto | 10 tkn | |
Resultatkonto/Finansiär | 10 tkn | Om kontofältet innehåller avräkningskonto Anslag => Resultatkonto (modell 1), Finansiär (modell 2) |
Motpartstyp | 1 tkn | I=inomstatlig, M=inom egen bokslutskoncern, Blankt=extern Motpart eller Motpart saknas |
Motpartskod | 10 tkn | |
Belopp inkl. tecken | 17 tkn | Kronor och ören utan öresavskiljare, - om negativt belopp (t.ex. -2350000) |
=> Fast postlängd
=> Ingen fältavgränsning
=> Ackumulerade belopp (t.o.m. den period som har angivits i filnamnet)
Övrigt
=> Det kan vara bra att sortera filen i kontoordning för att underlätta felsökning.
=> Filen ska vara summerad så att det t.ex. inte finns två poster som bara skiljer sig åt vad gäller beloppet.
1.9.2 Filspecifikation för myndigheternas sändning till Transakt- ionsdatabasen (TDB)
• Fast postlängd och ingen fältavgränsning gäller.
• Raderna ska avslutas med CR och LF (vagnretur och radmatning), vilket innebär att alla postrader ska vara 110 tecken långa utom sista raden i filen som ska vara tom.
• Posterna kan vara höger- eller vänsterställda efter eget tycke. Ingen fältutfyll- nad med t.ex. nollor.
• Data ska inte sändas på ackumulerad nivå utan för en månad (eller ett kvartal) per sändning.
Benämning | Format | Antal tecken | Kommentar | Obligatoriskt |
ID-kod | X | 5 | T.ex. företag eller annan identifierande kod för rapporterande enhet inom myn- digheten. | Nej |
Leverantörens orga- nisationsnummer | X | 18 | För svenska leverantörer är endast landskod (SE) och 10 siffror tillåtna. Både SE2021005026 och 2021005025 kan tas emot, men ej andra bokstäver, bindestreck, mellanslag, -01, el. dyl. | Något av organisations- nummer, postgironummer eller bankgironummer måste finnas med |
För utländska leverantör får istället VAT-nr rapporteras. | Nej | |||
Leverantörens post- | X | 10 | Utan bindestreck och mellanslag. | Något av organisations- |
gironummer | nummer, postgironummer | |||
eller bankgironummer | ||||
måste finnas med | ||||
Leverantörens bank- | X | 10 | Utan bindestreck och mellanslag. | Något av organisations- |
gironummer | nummer, postgironummer | |||
eller bankgironummer | ||||
måste finnas med | ||||
Konto | X | 10 | Ja | |
Belopp | n | 17 | Anges i kronor och ören med ev. minus- tecken före beloppet och utan tusentals- avgränsare och öresavskiljare. | Ja |
Verifikationsnummer | X | 20 | Ja | |
Bokföringsdatum | X | 8 | Anges med enbart siffror: ÅÅÅÅMMDD. | Ja |
Bokföringsperiod | X | 6 | Anges med enbart siffror för år och månad. För det valda året ska bokfö- ringsperioden ligga inom intervallet ÅÅÅÅ01-ÅÅÅÅ12 | Ja |
Antal poster | X | 6 | Alltid 1 | Ja |
Summa antal tecken | 110 |
1.9.3 Slutrapport om inläsning
Efter att filen lästs in i databasen visas en Rapport på webbsidan över vilka peri- oder som inläsningen omfattar, antal transaktioner och totalsumma för varje period samt statistik över antal godkända och felaktiga transaktioner. Det finns också en länk till en lista (med samma utformning som sändfilen) på transaktioner som blivit avvisade. Dessa återkommer i TDB-rapport 8 samt presenteras som klumpsumma under ”Övrigt” på Rapport 1 och 2.
1.9.4 Information och stöd till Leverantör under framtagande av Standardkonfiguration.
ESV kommer inom ramen för de förutsättningar och krav som redovisas i denna bilaga att lämna kompletterande information och stöd till Leverantör under sex
månader efter ramavtalets tecknande och under dennes framtagande av en Standardkonfiguration.
I den förnyade konkurrensutsättningen ska Leverantör inom ramen för ramavtalets bestämmelser anpassa Standardkonfigureringen till för Myndigheten specifika förutsättning. Respektive Myndighet svarar för eventuella kostnader för anpass- ningar av Standardkonfigurering.
ESV kommer att inom ramen för första stycket, kalla till tre avstämningsmöten under nämnda sex månader. Varje möte protokollförs och protokollet justeras av båda parter.
Möte 1(inom månad ett):
ESV presenterar vid detta tillfälle en plan för hur de kommande sex månadernas arbete kommer att följas upp.
Leverantören har vid detta tillfälle möjlighet att ställa eventuella frågor som denne finner väsentliga för att utveckla kravställda anpassningar enligt kravbilaga 6. Vid kommande möten ska Leverantören redovisa hur denne uppfyller ställda krav.
Möte 2 (inom tre – fyra månader):
Leverantör ska visa hur denne uppfyller krav som enligt fastställd plan ska avrapporteras vid detta tillfälle. Leverantören har vid detta tillfälle möjlighet att ställa frågor som denne finner väsentliga för att utveckla anpassningar till nästföljande möte.
Möte 3 (inom fem – sex månader):
Leverantör ska visa hur denne uppfyller krav som enligt fastställd plan ska avrapporteras vid detta tillfälle. Leverantören har även vid detta tillfälle möjlighet att ställa frågor som denne finner väsentliga för att utveckla kvarvarande anpassningar enligt beslutad plan.
Efter att sexmånadersperioden har passerat kommer ESV genomföra de kontroller som återstår.
Utöver ovanstående mötestillfällen har ESV möjlighet att lämna kompletterande information om Standardkonfigureringen under högst 80 timmar per Leverantör.
1 Integration av Ekonomisystem
Då behovet av samverkan mellan olika system, både inom en myndighet och mel- lan myndigheter och organisationer, är stort är det av yttersta vikt att integrations- möjligheten är stor och att detta går att utföra med så liten insats som möjligt och att integrationsgränssnitt och integrationsteknologier bygger på etablerade och öppna standarder.
Det ska vara möjligt att integrera Ekonomisystemet med system för e-handel, lönehantering, beslutsstöd och budget samt projektstyrningsamt stadsredovisnings- systemet Hermes och myndighetsspecifika verksamhetssystem. Ekonomisystemet ska också kunna skicka och ta emot Data och Information från system i omvärlden, t.ex. från banker eller system hos andra myndigheter.
Bilden nedan visar nuläget gällande befintliga systemgrupper, ramavtal och upp- handlingar som omfattas av integrationsbehoven för ekonomisystemet.
Hermes
Banker
Andra myn- digheter
FFU Bil 3.8
Se Riksgäldens ramavtal
Verksam-
hets-
Ekonomi- system
E-handels- tjänst
FFU Bil 4.2
Ramavtal: 18-1043/2009
FFU Bil 4.1
FFU Bil 4.1
Projekt- och Tidrapporte-
Rapport och Budgetverktyg
Pågående upphand- ling
Lönesystem
FFU Bil 4.1
Pågående upphand- ling
Ramavtal: 82-282/2002
Fördelning lönesystem enligt 2010-12-31: Palasso: ca 65 %
Agresso: ca 25 % Primula: ca 6 % Heroma: ca 1 %
Annat system/saknar system: ca 4 %
FFU = Förfrågningsunderlag
Integrationsgränssnittet (sätt och möjlighet att kommunicera med andra system) är unikt för varje system och för varje typ av system (t.ex. lönesystem och Projekt- system).
I dagsläget är dock filöverföringar troligen det vanligaste sättet för Ekonomisyste- men att skicka och ta emot Data och Information, dvs. Ekonomisystemet skapar eller läser en fil automatiskt med en viss frekvens eller genom att en Användare initierar att en fil skapas eller läses. Ofta är filerna s.k. kommaseparerade textfiler, där varje datafält är separerat med komma eller annat tecken, alternativt av det mer strukturerade och standardiserade filformatet XML. Innehållet i filerna är, oavsett filformat, unikt för varje system.
Integration mellan system kan utföras antingen genom att systemen kommunicerar direkt med de system de ska ha informationsutbyte med t.ex. genom att utnyttja web-serviceteknologi eller genom att direkt läsa i systemets databaser alternativt genom att kopplas ihop med hjälp av någon form av Integrationsplattform, t.ex. en
s.k. messagebroker. Denna kan då göra kontroller, transformationer och säkerställa att meddelanden når rätt adressat.
1.1 Krav på Källfiler i Ekonomisystemet som ska kunna exporteras
Se även krav K-3.35 i ramavtalets bilaga 2.1, Funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem.
Kolumnen Källsystem anger var data hämtas. Kolumnen Fil representerar en data- mängd som ska överföras till datalagret för att skapa en tabell där. Kolumnen ”key” anger vilka fält i en Fil som är nycklar. Kolumnen fältnamn anger ett användarori- enterat namn, som i de flesta fall är tillräckligt för att peka ut vilka data som avses. Det finns dessutom ett kommentarfält för ytterligare definition. Observera att alla data inte kan hämtas direkt i källan utan det kan krävas viss bearbetning av data från källan.
I kolumnen Key anges om objektet fungerar som nyckel. Här anges det som man vanligen kallar affärsnyckeln. I det datalager som skapas på myndigheten skapas lämpligen en teknisk nyckel eller surrogatnyckel. Sådana nycklar och olika typer av administrativa kolumner för att hantera föränderlighet etc. finns inte upptagna i denna specifikation, ej heller i datamodellen. Användarna behöver inte vara med- vetna om sådana kolumner och de får utformas av implementatören.
llsystem | Fil | Key | Fältnamn | Format | Kommentar |
Budget | Budget | X | Registreringsda- tum | Datum | |
Budget | Budget | X | Period | Kort heltal | Vanligen månad |
Budget | Budget | X | Konto-id | Text av variabel längd | Fyra, sex eller sju siffror |
Budget | Budget | X | Orgenhet-id | Kort heltal | |
Budget | Budget | X | Finansiär-id | Kort heltal | Kolumnen implementeras endast enligt myndighets önskemål |
Budget | Budget | X | Kostnadsbärar-id | Kort heltal | Kolumnen implementeras endast enligt myndighets önskemål |
Budget | Budget | X | Projekt-id | Kolumnen implementeras endast enligt myndighets önskemål | |
Budget | Budget | X | Löpnummer budget/prognos | Kort heltal | |
Budget | Budget | Budgeterat belopp | Heltal | Budget avser det som disponeras varje period och härrör från en registrering/fördelning. | |
Budget | Budget | Prognostiserat belopp | Heltal | Prognosen är en beräkning av det förväntade totala utfallet t.o.m. aktuell period. Kan härröra från en registrering eller en beräk- ningsalgoritm. | |
Budget | Budget | Utfall belopp | Heltal | Utfall under perioden. Denna uppgift ackumuleras löpande från tabellen Bokftrans. Fördelat på de nycklar som finns i tabellen Budget. | |
Ek.syst. | Bokftrans | X | Datum | Datum | |
Ek.syst. | Bokftrans | X | Period | Kort heltal | |
Ek.syst. | Bokftrans | X | Konto-id | Text av variabel längd | |
Ek.syst. | Bokftrans | X | Vernummer | Text av variabel längd | |
Ek.syst. | Bokftrans | X | Verradnummer | Text av variabel längd | |
Ek.syst. | Bokftrans | De- bet/kreditflagga | Text l 1 | ||
Ek.syst. | Bokftrans | X | Orgenhet-id | Text av variabel längd | |
Ek.syst. | Bokftrans | Projekt-id | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Bokftrans | X | Aktivitet-id | Text av variabel längd | Aktivitet är en underindelning av ett projekt, med start och sluttid- punkt |
Ek.syst. | Bokftrans | X | Kostnadsbärare- id | Text av variabel längd | |
Ek.syst. | Bokftrans | X | Finansiär-id | Text av variabel längd | |
Ek.syst. | Bokftrans | X | Motpartskod | Text av variabel längd | Enligt speciell kodtabell |
Ek.syst. | Bokftrans | X | Verkssegm-id | Text av variabel längd | Del av verksamhet i en skärning som kompletterar exempel- visorg.enhet. |
llsystem | Fil | Key | Fältnamn | Format | Kommentar |
Ek.syst. | Bokftrans | X | Resurs-id | Text av variabel längd | Kan avse person eller annan resurs |
Ek.syst. | Bokftrans | Belopp | Decimaltal | ||
Ek.syst. | Bokftrans | Konteringstext | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Finansiär | Finansiär benäm- ning | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Finansiär | X | Finansiär-id | Text av variabel längd | |
Ek.syst. | Finansiär | Finansiär grupp | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Finansiär | Finansieringstyp | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Konto | Konto nivå 1-id | Kort heltal | Första siffran i konto-id | |
Ek.syst. | Konto | Konto nivå 1 benämning | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Konto | Konto nivå 2-id | Kort heltal | De två första siffrorna i konto-id | |
Ek.syst. | Konto | Konto nivå 2 benämning | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Konto | Konto nivå 3-id | Kort heltal | De tre första siffrorna i konto-id | |
Ek.syst. | Konto | Konto nivå 3 benämning | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Konto | X | Konto-id | Kort heltal | |
Ek.syst. | Konto | Konto benämning | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Leverantör | X | Leverantörs-id | Kort heltal | |
Ek.syst. | Leverantör | Leverantör benämning | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Leverantör | Organisations- nummer | Heltal | För leverantör | |
Ek.syst. | Leverantör | Inom EU (flagga) | boolsk | 1 anger inom EU | |
Ek.syst. | Leverantör | Finns avtal (flagga) | boolsk | 1 anger att avtal finns | |
Ek.syst. | Leverantör | Status | Kort heltal | ||
Ek.syst. | Leverantör | Leverantörsgrupp kod | Kort heltal | ||
Ek.syst. | Leverantör | Leverantörsgrupp namn | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Levfakturarad | X | Leverantör-id | Kort heltal | |
Ek.syst. | Levfakturarad | X | Datum | Datum | |
Ek.syst. | Levfakturarad | X | Konto | Kort heltal | |
Ek.syst. | Levfakturarad | Belopp | Decimaltal | Belopp inklusive moms | |
Ek.syst. | Levfakturarad | Moms | Decimaltal | momsbelopp | |
Ek syst | Levfakturarad | Belopp ex moms | Decimal | ||
Ek.syst. | Levfakturarad | Levfaktradtext | Text av variabel längd | Finns flera textrader för samma post tas bara den första med | |
Ek.syst. | Kund | X | Kund-id | Kort heltal |
llsystem | Fil | Key | Fältnamn | Format | Kommentar |
Ek.syst. | Kund | Kund benämning | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Kund | Kundstatus | Kort heltal | ||
Ek.syst. | Kund | Kundgrupp kod | Kort heltal | ||
Ek.syst. | Kund | Kundgrupp namn | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Kund | Betalningsdiciplin | Kort heltal | ||
Ek.syst. | Kundfak- turarad | X | Kund-id | Kort heltal | |
Ek.syst. | Kundfak- turarad | X | Datum | Datum | |
Ek.syst. | Kundfak- turarad | X | Konto-id | Kort heltal | |
Ek.syst. | Kundfak- turarad | Belopp | Decimaltal | Belopp inklusive moms | |
Ek.syst. | Kundfak- turarad | Moms | Decimaltal | momsbelopp | |
Ek syst | Kundfak- turarad | Belopp ex moms | Decimaltal | ||
Ek.syst. | Kundfak- turarad | Kundfak- turaradtext | Text av variabel längd | Finns flera textrader för samma post tas bara den första med | |
Ek.syst. | Motpart | X | Motpartskod | Kort heltal | |
Ek.syst. | Motpart | X | Myndighetsnum- mer | Kort heltal | |
Ek.syst. | Motpart | Motpart namn | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Orgenhet | Orgenhet nivå 1 namn | Text av variabel längd | myndighetsspecifikt | |
Ek.syst. | Orgenhet | Orgenhet nivå 1 kod | Kort heltal | Myndighetsspecifikt | |
Ek.syst. | Orgenhet | Orgenhet nivå 2 namn | Text av variabel längd | Myndighetsspecifikt | |
Ek.syst. | Orgenhet | Orgenhet nivå 2 kod | Kort heltal | Myndighetsspecifikt | |
Ek.syst. | Orgenhet | Orgenhet nivå 3 namn | Text av variabel längd | Myndighetsspecifikt | |
Ek.syst. | Orgenhet | Orgenhet nivå 3 kod | Kort heltal | Myndighetsspecifikt | |
Ek.syst. | Orgenhet | Orgenhet nivå 4 namn | Text av variabel längd | Myndighetsspecifikt | |
Ek.syst. | Orgenhet | Orgenhet nivå 4 kod | Kort heltal | Myndighetsspecifikt | |
Ek.syst. | Orgenhet | Orgenhetnamn | Text av variabel längd | Myndighetsspecifikt | |
Ek.syst. | Orgenhet | X | Orgenhet-id | Kort heltal | myndighetsspecifikt |
Ek.syst. | Orgenhet | Ansvarig | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Orgenhet | Typ av verksam- het | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Resurs | Resurstyp | Text av variabel längd | Typ kan vara person |
llsystem | Fil | Key | Fältnamn | Format | Kommentar |
Ek.syst. | Resurs | Resurstyp namn | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Resurs | X | Resurs-id | Kort heltal | |
Ek.syst. | Resurs | Resurs namn | Text av variabel längd | Persons namn om resursen är en person | |
Ek.syst. | Resurs | Kostnadskategori | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Resurs | Intäktskategori | Text av variabel längd | ||
Ek.syst. | Resurs | Uppräkningsfak- tor | Decimaltal | Myndighetsspecifikt | |
Ek.syst. | Verkssegm | Verkssegm nivå 1 namn | Text av variabel längd | Myndighetsspecifik del av verk- samhet | |
Ek.syst. | Verkssegm | Verkssegm nivå 1 kod | Kort heltal | Myndighetsspecifik del av verk- samhet | |
Ek.syst. | Verkssegm | Verkssegm nivå 2 namn | Text av variabel längd | Myndighetsspecifik del av verk- samhet | |
Ek.syst. | Verkssegm | Verkssegm nivå 2 kod | Kort heltal | Myndighetsspecifik del av verk- samhet | |
Ek.syst. | Verkssegm | Verkssegm nivå 3 namn | Text av variabel längd | Myndighetsspecifik del av verk- samhet | |
Ek.syst. | Verkssegm | Verkssegm nivå 3 kod | Kort heltal | Myndighetsspecifik del av verk- samhet | |
Ek.syst. | Verkssegm | Verkssegm nivå 4 namn | Text av variabel längd | Myndighetsspecifik del av verk- samhet | |
Ek.syst. | Verkssegm | Verkssegm nivå 4 kod | Kort heltal | Myndighetsspecifik del av verk- samhet | |
Ek.syst. | Verkssegm | Verkssegmnamn | Text av variabel längd | Myndighetsspecifik del av verk- samhet | |
Ek.syst. | Verkssegm | X | Verkssegm-id | Kort heltal | Myndighetsspecifik del av verk- samhet |
Ek.syst./anläggn.r eg. | Anläggning | X | Anläggnings-id | Text av variabel längd | |
Ek.syst./anläggn.r eg. | Anläggning | Anläggnings namn | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./anläggn.r eg. | Anläggning | Anläggningstyp | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./anläggn.r eg. | Anläggning | Anskaffat datum | Datum | ||
Ek.syst./anläggn.r eg. | Anläggning | Avyttringsdatum | Datum | ||
Ek.syst./anläggn.r eg. | Anläggning | Avskrivningstid | Heltal | Månader | |
Ek.syst./anläggn.r eg. | Anläggning | Livslängd | Heltal | Månader | |
Ek.syst./anläggn.r eg. | Anläggning | Placering | Text av variabel längd | myndighetsspecifikt | |
Ek.syst./anläggn.r eg. | Anläggning | Bokfört värde | Heltal | ||
Ek.syst./anläggn.r eg. | Anläggning | Marknadsvärde | Heltal |
llsystem | Fil | Key | Fältnamn | Format | Kommentar |
Ek.syst./anläggn.r eg. | Lokal | X | Anläggnings-id | Kort heltal | |
Ek.syst./anläggn.r eg. | Lokal | X | Lokal-id | Kort heltal | Del av anläggning när anlägg- ningen är en byggnad |
Ek.syst./anläggn.r eg. | Lokal | Anläggningsbe- nämning | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./anläggn.r eg. | Lokal | Lokalisering | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./anläggn.r eg. | Lokal | Kapacitet | Heltal | ||
Ek.syst./anläggn.r eg. | Lokal | Energiförbrukning | Heltal | kWh/år | |
Ek.syst./anläggn.r eg. | Lokal | Hyresperiod | Heltal | Räknas i dagar där månad alltid är 30 dagar | |
Ek.syst./anläggn.r eg. | Lokal | Yta | Heltal | kvadratmeter | |
Ek.syst./anläggn.r eg. | Lokal | Kostnad/år | Heltal | För hela den beskrivna lokalen | |
Ek.syst./anläggn.r eg. | Lokal | Uppräkningsfak- tor | Heltal | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitetstyp | X | Aktivitetstyp-id | Kort heltal | klassificering av arbete som utförs vid ett visst tillfälle, t.ex. dokumentation, bokföring, möte |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitetstyp | Aktivitetstyp benämning | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitetstyp | Prisuppgift | Heltal | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitetstyp | Aktivitetskategori | Text av variabel längd | Klassificering av Aktivitetstyp | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitetstyp | Aktivitetsgrupp | Text av variabel längd | Alternativ klassificering av Aktivi- tetstyp | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet- period | X | Aktivitetstyp-id | Kort heltal | Pekar ut del av Aktivitet som varar mot viss Aktivitetstyp |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet- period | X | Aktivitet-id | Kort heltal | Aktivitet är en underindelning av ett projekt, med start och sluttid- punkt |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet- period | X | Projekt-id | Kort heltal | Aktivitet är en underindelning av ett projekt, med start och sluttid- punkt |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet- period | X | Period | Text av variabel längd | Motsvarar Period i t.ex. Budget, vanligen månad |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet- period | Budgeteratbelopp | Heltal | Planerade medel för denna Aktivitet, denna Period och denna AktivitetstypAktivitetstyp (budge- tering på dessa fält ska vara enhetligt för hela myndigheten) | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet- period | Budgeterade timmar | Text av variabel längd | Planerade timmar för denna Aktivitet, denna Period och denna Aktivitetstyp (budgetering på dessa fält ska vara enhetligt för hela myndigheten) | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet- period | Prognosbelopp | Text av variabel längd | Registrerad eller beräknad uppskattning av kostnaden för |
llsystem | Fil | Key | Fältnamn | Format | Kommentar |
hela aktiviteten vid denna tidpunkt | |||||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet- period | Prognos timmar | Text av variabel längd | Registrerad eller beräknad uppskattning av antalet timmar för hela aktiviteten vid denna tidpunkt | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet- period | Utfall belopp | Text av variabel längd | Utfall beräknat från Bokftrans. Ackumulerat på de nycklar som finns i tabellen | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet- period | Utfall timmar | Text av variabel längd | Beräknas från Rapporterad tid . Ackumulerat på de nycklar som finns i tabellen | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Kostnadsbä- rare | Kostnadsbärare– id | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Kostnadsbä- rare | Kostnadsbärare benämning | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Huvudprojekt-id | Kort heltal | Huvudprojekt sammanfattar ett antal projekt | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Huvudprojekt namn | Text av variabel längd | Huvudprojekt sammanfattar ett antal projekt | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Org.enhet Hu- vudprojekt-id | Kort heltal | Den organisatoriska enhet som ansvarar för huvudprojektet | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Org.enhet Hu- vudprojektnamn | Text av variabel längd | Namnet på den organisatoriska enhet som ansvarar för huvudpro- jektet | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Projekt-id | Kort heltal | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Projekt namn | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Projekttyp | Text av variabel längd | Klassificering av projekt | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Projekttyp namn | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Projektledare-id | Kort heltal | Vanligen en Resurs-id eller annan unik identifierare för person t.ex. Person-id | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Projektledare namn | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Status | Text av variabel längd | Projektets status, t.ex. planerat, budgeterat, startat, avslutat, uppföljning genomförd | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Beslutsdatum | Datum | Datum för beslut om att projektet ska genomföras | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Startdatum planerat | Datum | Planerad tidpunkt för första aktivitetens början | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Slutdatum plane- rat | Datum | Planerad tidpunkt för sista aktivi- tetens slut | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Startdatum verkligt | Datum | Tidpunkt då första aktivitetens började | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Slutdatum verkligt | Datum | Tidpunkt då projektet förklarades avslutat | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Beställare | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Beställda resur- ser | Heltal | Kronor |
llsystem | Fil | Key | Fältnamn | Format | Kommentar |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Tilldelade resur- ser | Heltal | Kronor | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Finansieringstyp | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Finansiering extern | Heltal | Kronor | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Finansiering intern | Heltal | Kronor | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Org. enhet namn | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Projekt | Org.enhet-id | Kort heltal | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | X | Projekt-id | Kort heltal | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | Projekt namn | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | X | Aktivitet-id | Kort heltal | Aktivitet som är en del av aktuellt projekt |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | Aktivitet namn | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | Ansvarig | Text av variabel längd | Ansvarig för aktiviteten | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | Finansiering extern aktivitet | Heltal | Kronor | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | Finansiering intern aktivitet | Heltal | Kronor | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | Verksegm kod | Kort heltal | Det verksamhetssegment som primärt förknippas med denna aktivitet | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | Verksegm namn | Text av variabel längd | ||
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | Startdatum aktivitet | Datum | Planerat startdatum | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | Slutdatum aktivi- tet | Datum | Planerat slutdatum | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | Budgeteratbelopp | Heltal | Kronor | |
Ek.syst./xxxxxxxxx . | Aktivitet | Budgeterade xxxxxx | Xxxxxx |
1.2 E-handelstjänst och Svefaktura
1.2.1 Beskrivning integration med E-handelstjänst
I detta dokument beskrivs enbart integration mellan Ekonomisystem och
e-handelstjänst. Dock beskrivs inte hur kundfakturor förmedlas från ekonomisy- stem till e-handelstjänst. Dokumentet beskriver inte heller eventuella andra typer av integrationer, till exempel av användare och med upphandlingssystem.
E-handelstjänsten behöver olika typer av register för att hanteringen av beställning- ar och leverantörsfakturor ska fungera. Det handlar bland annat om register med leverantörer, konton, kontosamband, dimensioner, relationer och valutakurser.
Dessa register finns redan i ekonomisystemet. Integrationer från ekonomisystem till e-handelstjänst gör att registren bara behöver underhållas i ekonomisystemet.
En integration av betalningsinformation från Ekonomisystem till e-handelstjänst gör att en användare av e-handelstjänsten, förutom fakturans förfallodag även ser vilken dag som den faktiska betalningen har skett.
Det är också möjligt att göra en integration från Ekonomisystem till e-handelstjänst av attestregler.
Sammanfattningsvis omfattas integrationer mellan E-handelstjänst och Ekonomisy- stem av:
• leverantörsregister
• konton samt vissa regelverk kopplade till kontoregler
• Koddelar (dimensioner)
• indirekta koddelar (relationer)
• valutakurser
• betalningsinformation
• attestregler.
1.2.2 Fakturaintegrationer från e-handelstjänst till Ekonomisystem
Leverantörsfakturorna läses in i e-handelstjänsten för hantering men de ska också ankomstregistreras eller ankomstbokföras för att det till exempel ska vara möjligt att lyfta momsen. Därför görs en integration av nyinkomna leverantörsfakturor från e-handelstjänst till Ekonomisystem.
När en faktura är färdighanterad i e-handelstjänsten ska den återigen integreras till ekonomisystemet för definitivbokföring. Därefter kan betalningsuppdraget skapas på vanligt sätt i ekonomisystemet.
Systemavstämningsrapporter kan visa att det antal fakturor som skickas från
e-handelstjänsten också har lästs in i Ekonomisystemet. För att systemen ska kunna stämmas av mellan varandra behöver även fakturamakuleringar integreras till Ekonomisystemet.
Sammanfattningsvis omfattas följande fakturaintegrationer från e-handelstjänst till ekonomisystem.
1. Ankomstregistreringar
2. Definitivbokningar av externa och interna fakturor
3. Makuleringar
1.2.3 Anrop från ekonomisystemet
När fakturorna hanteras i e-handelstjänsten lagras fakturainformationen där. Därför kan det vara praktiskt att direkt från ett verifikat i Ekonomisystemet kunna anropa e-handelstjänsten för att se fakturabilden.
1.2.4 Samband mellan integrationer
Optionen Integration med ekonomisystem åskådliggörs nedan med ett antal bilder.
1. Integrationerna sätts upp med hjälp av filhantering. Information skapas i och läses ut ur ett system – exporteras – och placeras på en plats där den kan häm- tas för inläsning – importeras - till det mottagande systemet. Rutan mellan pi- larna markerar den plats där e-handelstjänsten respektive myndigheten kan lämna eller hämta integrationsfiler.
2. Register med konton, regelverk, koddelar m.m. underhålls i Ekonomisystemet. Hela eller delar av registren integreras till e-handelstjänsten där de till exempel används för att kontera beställningar.
Nya leverantörer registreras i Ekonomisystemets leverantörsregister. De integreras därefter till e-handelstjänsten. Integrationen ska innehålla de uppgifter som behövs för att kunna koppla en faktura till rätt leverantör, till exempel organisationsnum- mer eller momsregistreringsnummer samt bankgiro, postgiro eller kontonummer. Härutöver behövs även ekonomisystemets unika leverantörsnummer.
3. När en leverantör skickar en faktura med sin identitet och kontoinformation kan den kopplas till en leverantör i e-handelstjänstens register.
4. Fakturan ska direkt ankomstregistreras eller ankomstbokföras i Ekonomisyste- met. Integrationen innehåller bland annat fakturabelopp och en preliminär kon- tering. En koppling till rätt leverantör i Ekonomisystemet görs med hjälp av le- verantörsnumret. E-handelstjänsten skapar det verifikationsnummer som följer med till ekonomisystemet.
5. Därefter hanteras fakturan i e-handelstjänsten. Om fakturan beloppsmässigt matchar med en tidigare attesterad order och leveransen har godkänts och stämmer med ordern kan den direkt gå vidare i betalningsprocessen. I annat fall krävs ytterligare handläggning. Det är också möjligt att komplettera fakturan med bilagor.
6. När fakturan är färdighanterad och har en korrekt kontering skickas den till ekonomisystemet för definitivbokföring. Den kopplas samman med den tidi- gare ankomstregistreringen eller ankomstbokföringen med hjälp av verifikat- ionsnumret och ankomstposten kan få ny status. Information om eventuella fakturamakuleringar följer också med i integrationen.
7. Betalningsrutinen fullföljs i Ekonomisystemet och leverantören kan få betalt.
8. När betalningen är genomförd skickar banken ett kvitto till Ekonomisystemet (återredovisning av betalning). Betalningsinformationen läses över till
e-handelstjänsten så att det där blir möjligt att se när fakturorna är betalda.
<.. image(Bilden visar två cylindrar som symboliserar IT-system. Den vänstra cylindern heter Ekonomisystem och den högra E-handelstjänst. Till vänster om pilen finns en figur som visar en samling höghus med texten Bank ovanför. Till höger om logotypen finns en nedåtriktad pil som slutar i Ekonomisystem. Den har texten Kvitto. Ekonomisystem innehåller en ruta med texten Verifikationsnummer, Kvitto på betalning. Från Ekonomisystem finns en högerriktad pil med texten Betalningsinformation. Den slutar vid en kvadratisk ruta. Efter rutan finns ytterligare en högerriktad pil som slutar i E-handelstjänst. E-handelstjänst innehåller en ruta med texten Verifikationsnummer, Betalningsinformation. ) removed ..>
9. Fakturainformationen finns kvar i e-handelstjänsten. Det går att visa fakturan med hjälp av ett anrop från Ekonomisystemet. Kopplingen sker med hjälp av verifikationsnummer.
Sammanfattningsvis kan optionen Integration med Ekonomisystem åskådliggöras enligt nedan.
<.. image(Bilden visar två cylindrar som symboliserar IT-system. Den vänstra cylindern heter Ekonomisystem och den högra E-handelstjänst. I det övre vänstra hörnet på bilden finns en tecknad man i arbetskläder som ser ut att måla en vägg (en målare). Till höger om målaren finns en figur med en bild på ett dokument där det står ”Xxxx”. Detta ska symbolisera en faktura som skickas av målaren (leverantören). Ovanför Ekonomisystem, direkt under målaren, finns en figur som visar en samling höghus med texten Bank ovanför. Bilden innehåller också ett antal pilar som sammanfattar de olika flöden som har redovisats ovan. Flödena beskrivs här i en logisk ordning: Från Ekonomisystem finns en vänsterriktad pil med Texten Register. Pilen slutar i en kvadratisk ruta. Efter rutan finns en vänsterriktad pil som slutar i E-handelstjänst. Från Ekonomisystem finns en vänsterriktad pil med texten Leverantörsregister. Pilen slutar i en kvadratisk ruta. Efter rutan finns en vänsterriktad pil som slutar i E-handelstjänst. Från figuren med dokumentet där det står ”Bill” går en högerriktad pil till en kvadratisk ruta. Efter rutan finns ytterligare en högerriktad pil med texten Svefaktura. Denna pil fortsätter till E-handelstjänst. Från E-handelstjänst finns en vänsterriktad pil med texten Ankomstregistrering. Pilen slutar i en kvadratisk ruta. Efter rutan finns en vänsterriktad pil som slutar i Ekonomisystem. Från E-handelstjänst finns en vänsterriktad pil med texten definitivbokföring. Pilen slutar i en kvadratisk ruta. Efter rutan finns en vänsterriktad pil som slutar i Ekonomisystem. ) removed ..>
1.2.5 Beskrivning av de olika integrationerna
1.2.5.1 Leverantörsregister
Ekonomisystemets register med leverantörer innehåller bland annat uppgifter som behövs för att kunna betala fakturor. E-handelstjänsten behöver också ett leveran- törsregister. Orsaken är att fakturor som läses in i e-handelstjänsten kopplas till rätt leverantör med hjälp av uppgifter från leverantörsregistret, till exempel organisat- ionsnummer eller momsregistreringsnummer samt bankgiro, plusgiro eller bank- kontonummer. I vissa fall sker kopplingen även med hjälp av GS1 Global Locat- ionNumber (GLN). Vid en integration av leverantörsregistret förs dessa uppgifter över från Ekonomisystemet till e-handelstjänsten.
När fakturorna skickas till Ekonomisystemet för registrering, bokföring och betal- ning behöver de kopplas till rätt leverantör. Den kopplingen sker med hjälp av det unika leverantörsnumret. För att leverantörsnumret ska kunna följa med fakturain- tegrationen från e-handelstjänsten till Ekonomisystemet måste det ingå i integrat- ionen av leverantörsregister.
Det kan i vissa fall finnas annan information i Ekonomisystemets leverantörsregis- ter som också kan vara värdefull att integrera till e-handelstjänsten. Exempelvis kan det röra sig om uppgifter som används för att skapa kontering, till exempel dimensionsvärdet Motpart.
1.2.5.2 Konton samt vissa regelverk kopplade till kontoregler
Det totala kontoregistret med eventuella regelverk finns i Ekonomisystemet. Ett regelverk kan till exempel innebära att en användare som registrerar ett visst konto tvingas att ange ett värde i en viss dimension. Regelverket kan också ge ett förslag på värde.
En betydande del av de konton som finns i Ekonomisystemet används sannolikt vid beställnings- och fakturakontering. En integration säkerställer att registren alltid är likadana. Det kan vara möjligt att i ekonomisystemet sätta upp funktioner som gör att det går att välja bort konton, till exempel lönekonton, från integrationen.
Om kontoregistret integreras till e-handelstjänsten kan det vara praktiskt att även integrera eventuella regelverk som används vid beställningar och fakturahantering.
1.2.5.3 Koddelar (dimensioner) och Indirekta koddelar (relationer)
Kodregistren, till exempel register med kostnadsställen och projekt, finns i ekono- misystemet. Ett Kodvärde kan med en så kallad relation vara direkt eller indirekt kopplat (relaterat) till andra värden. Det innebär till exempel att ett antal olika projektvärden kan vara kopplade till ett och samma relationsvärde. En utsökning av relationsvärdet kan ge en summa eller en lista där samtliga kopplade projekt ingår.
Flera av dimensionerna i Ekonomisystemet används sannolikt vid beställnings- och fakturakontering i e-handelstjänsten. Härutöver kan det finnas dimensioner och relationer som är värdefulla för handläggningen i e-handelstjänsten, till exempel vid utsökningar av delar av organisationen.
En integration säkerställer att registren alltid är likadana. Det kan vara möjligt att i Ekonomisystemet sätta upp funktioner som gör att det går att välja bort värden, till exempel vissa projekt som enbart avser lönekostnader, från integrationen.
1.2.5.4 Valutakurser
Ekonomisystemet innehåller ett register med valutakoder och valutakurser som används för översättning av utländska transaktioner. Om myndigheten hanterar olika valutor måste registret underhållas. Den i Ekonomisystemet registrerade valutakursen utgör grund för det belopp som bokförs men betalningen görs med bankens kurs på fakturans förfallodag. Därför är det svårt att helt undvika kursdif- ferenser.
Vid hantering av fakturor i olika valutor behöver även e-handelstjänsten uppdateras med valutakoder och valutakurser.
1.2.5.5 Betalningsinformation
När en leverantörsfaktura är hanterad i E-handelstjänsten förs nödvändig informat- ion över till Ekonomisystemet där det bland annat skapas betalningsuppdrag som skickas till banken. Betalningsuppdrag innehåller uppgifter om vilken dag olika betalningar ska ske (förfallodagar). Så fort en betalning är utförd kan Ekonomisy- stemet uppdateras med information om faktisk betaldag. Den faktiska betaldagen
kan ibland av olika anledningar skilja sig från angiven förfallodag. En orsak kan vara att förfallodagen har passerats när betalningsuppdraget skickas iväg.
E-handelstjänsten kan alltid visa fakturans förfallodag, men för att där kunna se den faktiska betaldagen krävs en integration.
1.2.5.6 Attestregler
I de fall attestregler kommer att underhållas i Ekonomisystemet överförs dessa till E-handelstjänsten.
1.2.5.7 Fakturaintegrationer
Fakturans verifikationsnummer måste vara likadant i både e-handelstjänsten och ekonomisystemet. Därför skapas det av e-handelstjänsten.
När en ny leverantörsfaktura läses in i e-handelstjänsten kopplas den till rätt leve- rantör i leverantörsregistret till exempel med hjälp av det organisationsnummer och den kontoinformation som står på fakturan. Därefter skickas fakturan direkt vidare till ekonomisystemet för ankomstregistrering eller ankomstbokföring. Eftersom fakturan vid det tillfället inte är hanterad används standardvärden för konton och obligatoriska dimensioner. Standardvärdena kan skapas i e-handelstjänsten eller vid inläsningen i Ekonomisystemet.
Fakturor som makuleras i samband med hanteringen i e-handelstjänsten måste även makuleras i Ekonomisystemet. Detta sker med en integration.
När fakturan är färdighanterad i e-handelstjänsten skickas nödvändig fakturain- formation till Ekonomisystemet för definitivbokföring. Nu ska konteringen vara korrekt. En integration av en definitivbokförd faktura vänder med automatik den ankomstregistrerade eller ankomstbokförda posten. Betalningsuppdraget skapas på vanligt sätt.
En definitivbokförd faktura som har integrerats i Ekonomisystemet kan inte ändras. Däremot kan den förstås fortfarande reverseras där. Om en faktura av någon anled- ning reverseras i Ekonomisystemet bör en notering knytas till fakturan i
e-handelstjänsten.
1.2.5.8 Anrop från Ekonomisystem till e-handelstjänst
Vid uppföljningar, analyser och kontroller i Ekonomisystemet finns ibland behovet av att kunna titta på fakturabilder i e-handelstjänsten.
Det är alltid möjligt att söka fram fakturabilder och tillkommande bilagor genom att kopiera verifikationsnumret från Ekonomisystemet och klistra in det i
e-handelstjänstens sökfunktion. Däremot kan det vara praktiskt att kunna göra ett anrop från Ekonomisystemet för att direkt kunna titta på bilderna. E- handelstjänsten bifogar en bildlänk per verifikat i den fakturainformation som överförs till ekonomisystemet.
1.2.5.9 Filhantering
Överföringar av information mellan e-handelstjänst och Ekonomisystem sker med hjälp av filhantering. Datafiler med information skapas i det ena systemet. Filerna flyttas därefter till en plats där mottagaren kan hämta dem för inläsning. Filhante- ringen utformas lämpligen så att skapande, flytt och inläsning sker automatiskt, på vissa bestämda klockslag.
Varje myndighet har en egen lösning för att flytta filer. Det normala är att filer överförs mellan olika system med så kallat FTP (File Transfer Protocol), men i vissa fall används SFTI Transportprofil BAS eller spridnings och hämtningssyste- met SHS.
1.3 Hantering av Svefaktura vid print
Se även krav K-3.06 i ramavtalets bilaga 2.1, Funktionella och tekniska krav på Ekonomisystem.
Syfte
Detta dokument beskriver utformning av Svefaktura som skickas till externt Print- tjänst för utskrift på papper. Målet med den hantering som här beskrivs är att en VAN-operatör eller motsvarande tjänst (kallas nedan VAN-operatör) ska kunna hantera utskrift efter olika fakturalayouter vid behov.
Målgrupp
Dokumentet riktar sig främst till utvecklare av system och tjänster för hantering av E-faktura och särskilt utskrift av pappersfakturor.
Bakgrund
Printtjänsten erbjuder en standardiserad layout som Myndighet kan använda för utskrift av fakturor som ska skickas i pappersform I särskilda fall kan Myndighet beställa en särskild fakturalayout, exempelvis för att kunna hantera fakturor till utlandet, fakturor med särskilt informationsbehov mm. I de fall då en Myndighet har utgående fakturor som ska skrivas ut med olika fakturalayouter behövs en mekanism att skilja olika flöden åt.
Utformning i Svefaktura
Nedan anges var information om printmall kan anges i Svefaktura:
För att tala om att det är en dokumentreferens som avser printmall anges en specifik kod1:
<AdditionalDocumentReference>
<cac:IDidentificationSchemeAgencyName="SFTI" identifica- tionSchemeID="AQY">
printmall-123</cac:ID>
</AdditionalDocumentReference>
AQY File identification number Kodexempel:
Praktiska konsekvenser
• I faktureringssystem hos fakturautställare behöver uppgifter finnas om med vilken layout som fakturor ska skrivas ut.
• I samband med mappning mot Svefaktura måste denna information tas med i enlighet med ovanstående rekommendation.
• VAN-operatör behöver etablera rutiner för att kunna hantera detta flöde och styra utifrån informationen i respektive faktura.
1.4 Standarder för Svefaktura
Svefaktura
Namn | Version |
Svefaktura - SFTI Basic Invoice | 1.0 |
Referens:xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx
1 från UN/CEFACT kodlista 1153.
Sveorder
Namn | Baserad på | Version |
Sveorder | CEN/ISSS WS/BII03 Order Only Version 1.0 | 2.0 |
Referens:xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx
Förpackning av Externa objekt/bilagor
Namn | Version |
ObjectEnvelope | 1.0 |
Referens: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx_xxx_xxxxx_xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx ering_med_sfti_externt_objekt
SFTI Tekniska kuvert
Namn | Version |
SFTI Tekniska kuvert (UN/CEFACT SBDH) | 1.0 |
Referens: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx_xxx_xxxxx_xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx
_av_affarsmeddelanden_vid_overforing_med_sfti_tekniska_kuvert
Transportprofilen
Namn | Version |
SFTI Teknisk Transportprofil: Bas | 2.0 |
Referens: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx_xxx_xxxxx_xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx
_av_affarsmeddelanden_med_sfti
Andra rekommendationer
Bilagehantering
Namn | Version |
PM - Gemensamma riktlinjer för bilagehantering | 2009-06- 06 |
Referens: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx_xxx_xxxxx_xxxxxxxxxxxxx/xxxx_xxxxx
Handledning för Svefaktura
Namn | Version |
SFTI Handledning för Svefakturan | 1.1 |
Referens: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx_xxx_xxxxxxxxxx
1 Förtydliganden av krav på Ekonomisy- stem
1.1 Fråga 1 – Förfrågningsunderlagets avsnitt 1.5, Denna upphandlings omfattning
Om en myndighet efterfrågar en integrerad lösning där ekonomisystemet är sam- mankopplat" med andra moduler för verksamhetsprocesser, såsom inköp och lo- gistik - kan myndigheten använda det kommande ramavtalet fullt ut till att förvärva denna sammankopplade lösning/applikation (inkluderande ekonomi och andra verksamhetsmoduler) eller behöver myndigheten gå ut i en separat upphandling för detta?
Svar: En avropande myndighet har inte möjlighet att avropa andra varor och tjäns- ter än de som ingår i ramavtalet. Om myndighetens behov är sådana att ett befint- ligt ramavtal inte kan tillgodose dessa behöver alltså myndigheten genomföra en upphandling av dessa enligt för upphandlingen tillämpliga bestämmelser.
1.2 Fråga 2 – Förfrågningsunderlagets avsnitt 3.4 Leve- rantörens erfarenhet av ekonomiadministrativa sy- stem
Kravet anger bland annat att Leverantör under de senaste tre åren ska ha genomfört minst tre, av kund godkända, leveranser av ekonomiadministrativa system. Dessa kunduppdrag ska också ha inkluderat drifts-, underhålls- och supportåtaganden under vardera minst ett år samt ska ha avsett minst tre separata kunder, offentliga eller privata, i Sverige eller i annat land med vardera lägst 100 anställda.
Kan kravet på 100 anställda likställas med 100 användare?
Svar: Ja det är teoretiskt möjligt då kravet inte avser antal användare. Kravet kan med andra ord även anses uppfyllt med en kundreferens som har 100 anställda och endast 1 användare.
1.3 Fråga 3 – Förfrågningsunderlagets avsnitt 3.4 Leve- rantörens erfarenhet av ekonomiadministrativa sy- stem
Kan kravet på tid- och projektredovisning anses vara uppfyllt med hjälp av pro- jektdimensioner i huvudboken?
Svar: Nej. Som framgår av avsnitt 3.4 ska det av Leverantör tillhandahållna eko- nomiadministrativa systemet minst ha innefattat funktioner för redovisning, kund- och leverantörsreskontra, anläggningsredovisning, budgetering, rapportering samt tid- och projektredovisning.
1.4 Fråga 4 – Förfrågningsunderlagets avsnitt 5.12 Prislista Ekonomisystem
I avsnitt 5.12 anges ’’för ekonomisystem kan Myndighet anskaffa två kategorier av licenser: Lättanvändare och Fullanvändare’’. Vilken typ av funktionalitet använder en Lättanvändare?
Svar: Se avsnitt 6, Definitioner.
1.5 Fråga 5 – Förfrågningsunderlagets bilaga 5 a Mall för prislista
Vilken viktning kommer att användas vid bedömningen av avsnitt 1 Ekonomisy- stem under Flik Prislista?
Svar: Se flik Anbudspris i samma bilaga. Av informationen högst upp framgår beräkningen av anbudspris.
1.6 Fråga 6 – Förfrågningsunderlagets bilaga 5 a Mall för prislista
I bilaga 5 a, avsnitt 1.1.3 ska totalpris för 1-10 användare lämnas och i avsnitt 1.1.4 ska pris för Organisationslicens lämnas. Vad skiljer dessa licensformer?
Svar: Se avsnitt 6 Definitioner. En organisationslicens är en licens som omfattar en Avropande Myndighet. Kostnaden för Organisationslicensen är oberoende av antalet Användare.
1.7 Fråga 7 – Förfrågningsunderlagets bilaga 5 a Mall för prislista
I bilaga 5a anges att om pris för Organisationslicens saknas kommer anbudet att belastas med en kostnad motsvarande ett köp om totalt 3000 användare. Hur förde- lar sig den kostnaden mellan Lättanvändare och Fullanvändare? Ska pris beräknas enligt modellen att 3000 användare köps vid ett tillfälle eller i form av ett flerårigt avtal med successiv avräkning?
Svar: I det fall leverantören inte erbjuder någon organisationslicens kommer anbu- det att belastas med en kostnad för totalt 3 000 licenser baserat på de licenspriser som leverantören lämnat för den högsta priskategorin (4). Kalkylen i flik Anbuds- pris kommer automatisk att räkna ut kostnaden utifrån de uppgifter som anbudsgi- varen lämnar i prislistan. De volymer som används vid anbudsutvärderingen är beräkningsmodeller för att jämföra anbuden och återspeglar därmed inte hur licen- serna avropas.
1.8 Fråga 8 – Förfrågningsunderlagets avsnitt 3.6 Leve- rantörs resursbas
Enligt avsnitt 3.6, 3c i förfrågningsunderlaget, anges att leverantör som inte själv uppfyller kravet på soliditet, och där förklaringen till detta är att vinstmedel över- förts från leverantören till dess moderbolag, anses uppfylla kravet om moderbola- get uppfyller ställt krav och utställer en moderbolagsgaranti för dotterbolagets rätta fullgörande av kontraktet. Godtas en moderbolagsgaranti endast för denna situat- ion?
Svar: Ja.
1.9 Fråga 9 – Förfrågningsunderlagets avsnitt 3.4 Leve- rantörs erfarenhet av ekonomiadministrativa sy- stem
Xxxxxx en moderbolagsgaranti för uppfyllande av andra krav, som t.ex. avsnitt 3.4, krav på referenser?
Svar: Nej. Som framgår av avsnitt 3.4 ska leverantör ha ’’ varit ansvarig avtalspart gentemot respektive kund, men får ha använt sig av Underleverantör vid tillhanda- hållandet av ekonomiadministrativa systemet med tillhörande tjänster’’.
3 Krav på Leverantör
Nedan anges de krav som ställs på Leverantör som ska leverera det Ekonomisy- stem och utföra de tjänster som ingår i denna upphandling. Leverantör har möjlig- het att anlita Underleverantör för utförande av uppgifter som ingår i åtagandet enligt avsnitt 1.4, Ramavtalets omfattning. Underleverantör äger inte rätt att i sin tur anlita Underleverantör för utförande av sina åtaganden.
I det fall Underleverantör ingår i lämnat anbud, ska också efterfrågade redovis- ningar lämnas för Underleverantör då detta anges.
Om anbudsgivare inte innehar äganderätten till offererat Ekonomisystem, ska äganderättsinnehavaren vara Underleverantör.
3.1 Leverantör
Anbud kan lämnas av en juridisk person eller en grupp av leverantörer enligt föl- jande alternativ.
3.1.1 Leverantör är en juridisk person
Anbud lämnas av en juridisk person med eller utan Underleverantör. Om Underle- verantör ingår i lämnat anbud, ska uppgift om Underleverantörens firma och orga- nisationsnummer redovisas med uppgift om vilken del av åtagandet som avses att läggas ut på respektive Underleverantör.
3.1.2 Leverantör är en grupp av leverantörer
Anbud kan enligt bestämmelserna i 1 kapitlet 11 § LOU lämnas av en grupp av leverantörer. Om anbud från en sådan grupp antas i denna upphandling, ska grup- pen formalisera samarbetet inom ramen för en gemensam associationsform som uppfyller i hemlandet ställda krav på att bedriva den verksamhet som ramavtalet omfattar. Associationsformen ska vara sådan att samtliga villkor i ramavtal och Avropsavtal kvarstår oförändrade och med ett oförändrat ansvarsförhållande mel- lan ramavtals- och Avropsavtalstecknande parter. Ramavtal och Avropsavtal som sluts till följd av denna upphandling ska tecknas med den av gruppen av leverantö- rer bildade associationen.
Gruppen av leverantörer ska planera associationsbildningen så att den kan vara avslutad vid tidpunkten för ramavtalets tecknade. Leverantörer som lämnar anbud utifrån denna förutsättning ska i anbudet bifoga kopia på civilrättsligt bindande avtal mellan parterna om att bilda en gemensam associationsform samt om att dessa kommer att delta i och solidariskt ansvara för genomförandet av det åtagande som innefattas av det ramavtal som sluts till följd av denna upphandling.
3.1.3 Leverantörsgrupps uppfyllande av ställda krav
För grupp av leverantörer som gemensamt lämnar anbud gäller att samtliga leve- rantörer var för sig ska uppfylla samtliga krav i avsnitt 3.2 och 3.3.
För krav enligt avsnitt 3.4-3.6 och 3.8-3.9 ska respektive krav uppfyllas av minst en av de deltagande juridiska personerna i gruppen av leverantörer. Krav får dock inte delas upp mellan flera leverantörer på ett sätt som förändrar avsikten med krav, exempelvis genom att en leverantör erbjuder en person som uppfyller ställda krav på utbildning och en annan leverantör erbjuder en person som uppfyller ställda krav på erfarenhet.
Erbjudna personer enligt avsnitt 3.7 får vara anställda hos någon av de leverantörer som ingår i gruppen eller hos i anbud redovisad Underleverantör. Det ska i anbud redovisas vilket eller vilka av i grupp av leverantörer ingående juridiska personer som uppfyller respektive krav. Notera att om leverantör som ingår i gruppen avser att tillhandahålla resurser från det egna bolaget innebär detta att denna Leverantör också är en Underleverantör till den association som gruppen bildar. Uppgift om så är fallet ska framgå av redovisningen under punkt 2 nedan.
3.2 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphand- lingen
Anbud från Leverantör som är föremål för någon av följande omständigheter kommer inte att prövas:
1. Sådan brottslighet som avses i artikel 2.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/733/RIF av den 21 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen om att göra deltagande i en kriminell organisation i Europeiska unionens medlemsstater till ett brott.
2. Bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska ge- menskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respek- tive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn.
3. Bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Euro- peiska gemenskapernas finansiella intressen.
4. Penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG.
5. Leverantör är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är under- kastad näringsförbud.
6. Leverantör är föremål för anbud om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvalt- ning, ackord eller annat liknande förfarande.
7. Leverantör är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom.
8. Leverantör har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.
Om en Leverantör är en juridisk person, utesluts denne om en företrädare för denne, enligt lagakraftvunnen dom, har dömts för något eller några av de brott som omnämns i punkt 1-4 ovan.
Leverantör äger heller inte rätt att anlita Underleverantör som är föremål för någon av ovan uppräknande omständigheter.
3.3 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter m.m.
Leverantör och av denne anlitad Underleverantör ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldig- heter.
Leverantör eller av denne anlitad Underleverantör får inte under de två senaste åren ha ådragit sig skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet, vilka lett till att skuld registrerats hos Kronofogden eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som avser försumbara belopp eller motsvarande omständigheter.
3.4 Leverantörs erfarenhet av ekonomiadministrativa system
Leverantör ska inneha erfarenhet av att tillhandahålla ekonomiadministrativa sy- stem avsedda för offentlig sektor och/eller publika bolag som tillämpar koncernre- dovisning eller motsvarande aggregering av ekonomisk information. Tillhanda- hållna ekonomiadministrativa system ska minst ha innefattat funktioner för redo- visning, kund- och leverantörsreskontra, anläggningsredovisning, budgetering, rapportering samt tid- och projektredovisning. Funktioner får ha tillhandahållits genom integrerade moduler tillhandahållna av Underleverantör till Leverantör.
Av Leverantör utförda kundåtaganden ska ha inkluderat teknisk drift av tillhanda- hållet system, vilket till art och omfattning motsvarar Driftservice, ansvar för före- byggande och felavhjälpandeunderhåll och support samt leverans av regelbundna versionsuppdateringar.
Leverantör ska under de senaste tre åren ha genomfört minst tre, av kund god- kända, leveranser av ekonomiadministrativa system med i första stycket angivet innehåll (referensuppdrag). Dessa kunduppdrag ska också ha inkluderat drifts-, underhålls- och supportåtaganden under vardera minst ett år samt ska ha avsett minst tre separata kunder, offentliga eller privata, i Sverige eller i annat land med vardera lägst 100 anställda. Leverantör ska ha varit ansvarig avtalspart gentemot respektive kund, men får ha använt sig av Underleverantör vid tillhandahållandet av ekonomiadministrativa systemet med tillhörande tjänster.
3.5 Resurser för vidareutveckling av ekonomi- administrativa system
Leverantör som innehar äganderätten till offererat Ekonomisystem ska ha särskilt avdelade resurser för funktionell och prestandamässig vidareutveckling av ekono- miadministrativa system och moduler som ingår i sådant system med tillhörande
tjänster. Avsättning för sådan vidareutveckling ska årligen under de tre senaste räkenskapsåren ha uppgått till ett belopp motsvarande lägst fem procent av intäk- terna för den del av verksamheten som svarat för leverans, implementering, doku- mentation, utbildning, drift, support och vidareutveckling samt förebyggande och felavhjälpande underhåll av ekonomiadministrativa system.
I det fall Underleverantör äger offererat Ekonomisystem eller del därav, ska varje sådan Underleverantör uppfylla ovan angivna krav, varvid de fem procenten ska räknas på Underleverantörens aggregerade intäkter enligt ovan.
3.6 Leverantörs resursbas
Leverantör ska, exklusive eventuella Underleverantörs resurser, inneha en sådan resursbas, att Leverantör kan fullgöra de åtaganden som följer av ramavtalet och därtill kommande Avropsavtal. För att möjliggöra detta ska Leverantör ha tillgång till resurser som svarar mot ramavtalets omfattning och innehåll.
Leverantör ska
• under de två senaste räkenskapsåren ha uppnått en årlig omsättning mot- svarande lägst 50.000.000 SEK för den del av verksamheten som svarat för försäljning, leverans, utveckling, vidareutveckling och anpassning av ekonomi- administrativa system med tillhörande tjänster såsom drift, utbildning och sup- port samt förebyggande och felavhjälpande underhåll
• ha en stabil ekonomisk resursbas som motsvarar det åtagande som ramavtalet omfattar. Leverantör uppfyller kravet om minst en av följande förutsättningar uppfylls.
1. Leverantör innehar en soliditet, enligt den senast avslutade och fastställda årsredovisningen, som uppgår till minst 20 procent. I det fallet endast lägre nyckeltal kan redovisas, ska Leverantör ändå anses ha uppfyllt kravet om Leverantör i anbud lämnat en sådan förklaring, att det kan anses klarlagt att Leverantör innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. Exempel på en situ- ation där efterfrågad förklaring kan lämnas är när vinstmedel överförts från dotterbolag till moderbolag.
2. Leverantör uppnår en av kreditmarknadsinstitut lämnad rating motsvarande lägst 3 (UC) eller A (Soliditet).
Eventuella förändringarna av nyckeltalet för soliditet under innevarande verksam- hetsår får inte vara sådana, att det indikerar att innevarande års verksamhet kom- mer att leda till att kraven på soliditet inte kan nås. ESV ska ha möjlighet att kon- trollera av Leverantör lämnade uppgifter. Kontroll kan t.ex. innebära att Leveran- törs revisorer kontaktas och att en kassaflödesanalys genomförs.
Nyckeltalet för soliditet ska beräknas enligt följande formel. Beloppet för obeskat- tade reserver reduceras med ett värde motsvarande den statliga inkomstskatten för aktiebolag.
Eget kapital + (Obeskattade reserver * 0,737) Tillgångar totalt