Formas villkor för bidrag i utlysningar som involverar stöd till företag och organisationer

Formas villkor för bidrag i utlysningar som involverar stöd till företag och organisationer

Dessa villkor har fastställts av Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande (Formas) den 28 augusti 2019 och ska tillämpas för bidrag i utlysningar som involverar stöd till företag och andra organisationer samt projekt med flera parter, såvida inte annat följer av beslut, särskilda villkor eller utlysningstext.1 Villkoren gäller från och med den 28 augusti 2019.

Rätt till beslutade medel förutsätter att Formas erhåller erforderliga anslag från regeringen.

Definitioner

Medelsförvaltare Juridisk person godkänd av Formas som mottagare av medel samt, i förekommande fall, samordnar projektet (koordinerande projektpart).

Projekt Verksamhet som stöds av medel som beviljats av Formas.

Projektbeskrivning Beskrivning av projektet i ansökan innehållande tidplan, budget och finansiering.

Projektledare Xxxxxx eller juridisk person som är ansvarig för ansökan till Formas och som ansvarar för att planera och genomföra projektet.

Projektpart Den eller de aktörer som deltar i utformning av projektet och bidrar till projektets genomförande samt, i förekommande fall, delar risk och resultat med övriga projektparter.

Projektparts godkännande Åtagande som undertecknas av projektpart att genomföra projektet i enlighet med

beslutet, projektvillkor och av Formas godkänd projektbeskrivning.

Projektvillkor Samtliga villkor som gäller för beviljade medel, dvs. dessa villkor och särskilda villkor som följer av beslut eller utlysningstext.

1. Beslut om beviljande av medel

Formas beslut om beviljande av medel gäller från och med den dagen medelsförvaltare, genom signering i Formas ansökningssystem, och i förekommande fall samtliga projektparter genom projektparts godkännande, accepterar projektvillkor.

Projektvillkor gäller till och med den dag då den slutliga återrapporteringen har godkänts av Formas och, i förekommande fall, outnyttjade medel har återbetalats. Oaktat detta har Formas rätt att genomföra granskning av underlag enligt vad som anges i avsnitt 6.

2. Genomförande

2.1. Genomförande i enlighet med beslut

Projektpart åtar sig att genomföra projektet i enlighet med Formas beslut, projektvillkor och projektbeskrivningen.

Ändring av projektbeskrivningen förutsätter Formas godkännande.

2.2. Ansvar för att projektet bedrivs i enlighet med svensk lag och internationella regelverk

Projektpart ska vid genomförande av projektet

• följa etiska principer och god forskningssed, och

• följa tillämpliga lagar och regler.

2.3. Organisation

Projektpart ska ha en ändamålsenlig organisation för att säkra ett effektivt genomförande av projektet.

2.4. Underleverantör

Projektpart får endast anlita underleverantör i enlighet med vad som framgår av projektbeskrivningen. Projektpart ansvarar för sin underleverantör såsom för sig själv.

2.5. Tillträde och frånträde

Projektpart får inte tillträda eller frånträda projektet såvida det inte framgår av beslutet eller godkänns av Formas.

1 Vid tillämpning av dessa villkor ska Formas generella villkor för beviljade medel till forskning, utveckling och innovation inte tillämpas.

2.6. Ändrade förutsättningar

Projektpart får inte utan Formas godkännande bedriva projektet om förutsättningarna för nyttjande av projektresultatet minskat i väsentlig omfattning. Detta gäller även om det uppkommer tekniska eller ekonomiska omständigheter som har väsentlig inverkan på projektets genomförande.

2.7. Återrapportering och uppföljning

Återrapportering och uppföljning ska ske i enlighet med Formas beslut och anvisningar. Projektpart ska även efter att projektet upphört tillhandahålla uppgifter i enlighet med Formas anvisningar och förfrågningar i tio (10) år från dagen då slutliga återrapporteringen ska vara inlämnad.

2.8. Medelsförvaltares åtaganden

Utöver vad som gäller för projektpart enligt avsnitt 2.1.–

2.7. åligger det medelsförvaltaren

• att samordna projektet,

• att motta och fördela Xxxxxx utbetalning av medel,

• att rapportera enligt Xxxxxx beslut och anvisningar,

• att omedelbart underrätta Formas

- om projektet försenas eller riskerar att försenas, liksom om det framkommer en risk att projektet inte kommer att motsvara ställda förväntningar,

- om omständigheter av betydelse som kan påverka projektets genomförande eller dess finansiering (t.ex. ytterligare offentligt stöd/EU-stöd, förutsättningarna för nyttjande av projektresultatet minskar),

- om ekonomiska svårigheter (se avsnitt 3),

- om ändring av firma, firmatecknare och adress samt

- om ändring av status (t.ex. från SMF2 till stort företag).

Medelsförvaltare är ansvarig för projektledare. Projektledaren ska i förhållande till Xxxxxx vara behörig att företräda medelsförvaltare avseende projektet. Byte av projektledare kräver Formas godkännande.

3. Ekonomiska svårigheter

Mottagare av medel får under projektet inte vara i ekonomiska svårigheter3 och medelsförvaltare ska omedelbart informera Xxxxxx om sådan situation uppkommer.

4. Finansiella bestämmelser

4.1. Stödberättigande kostnader

Stödberättigande kostnader utgör det underlag som beviljning av medel beräknas på. Stödnivån är medel från Formas uttryckt i procent av projektparts stödberättigande kostnader.4

För att en kostnad ska vara stödberättigande ska den

2 Se Kommissionens rekommendation av den 6 maj 2003 om definitionen av mikroföretag samt små och medelstora företag (2003/361/EG).‌

3 Se Kommissionens förordning (EU) nr 651/2014 av den 17 juni 2014 genom vilken vissa kategorier av stöd förklaras förenliga med den inre marknaden enligt artiklarna 107 och 108 i fördraget, artikel 2 punkt 18.

• vara faktisk och reviderbar,

• bäras av projektpart,

• ha uppkommit under den projekttid som framgår av beslutet,

• vara fastställd i enlighet med projektparts vanliga redovisningsprinciper och god redovisningssed,

• vara bokförd och

• vara skälig och ha uppkommit enbart för genomförande av projektet.

Stödberättigande kostnader ska i projektparts redovisning vara särskiljbara från organisationens övriga transaktioner.

Stödberättigande kostnader är5

1. personalkostnader, dock med den begränsning som framgår nedan,

2. kostnader för utrustning, mark och byggnader,

3. kostnader för konsulter och licenser m.m.,

4. övriga direkta kostnader samt

5. indirekta kostnader i den omfattning som framgår nedan.

Stödberättigande personalkostnader hos projektpart som inte är universitet, högskola eller annan allmänt godkänd medelsförvaltare får beräknas till högst 800 kr per timme.

Kostnader för revisorsintyg enligt avsnitt 6.2. utgör en stödberättigande kostnad upp till 30 000 kronor.

Universitet och högskola, får göra påslag för indirekta kostnader enligt den fullkostnadsprincip som de tillämpar. Övriga projektparter får göra påslag för indirekta kostnader med högst 30 procent på sina stödberättigande personalkostnader.

Kostnader som uppkommit hos projektpart när denne varit i ekonomiska svårigheter är inte stödberättigande kostnader.

Formas avvisar nya ansökningar om medel från sökande som inte, för tidigare avslutade projekt, inkommit med slutlig ekonomisk återrapportering enligt vad som anges i avsnitt 4.2.

Medelsförvaltare ska omedelbart meddela Formas om medel från annan finansiär erbjuds eller erhålls medelsförvaltaren eller annan projektpart, för samma ändamål som projektet avser.

4.2. Utbetalning

För rätt till utbetalning av medel ska projekt genomföras i enlighet med Formas beslut.

För inledande utbetalning krävs att medelsförvaltare accepterar projektvillkor i Formas ansökningssystem.

För fortsatt utbetalning av medel krävs att rapportering enligt Xxxxxx anvisningar inkommer i rätt tid och att eventuell efterfrågad komplettering inkommer till Formas.

4 Maximal stödnivå framgår i tillämpliga fall av beslutet.

5 Ytterligare begränsningar kan följa av Kommissionens förordning (EU) nr 651/2014 beroende av bidragsmottagare och projektinnehåll (aktivitet). Se även Stödberättigade kostnader för bidrag beviljade med stöd i förordning 2017:195.

De medel som projektet erhåller ska disponeras under den tidsperiod som anges i Formas beslut.

Om medel inte kan utbetalas under det kalenderår som de fördelats på av skäl hänförliga till projektpart, förlorar denne rätt till de aktuella medlen. Formas kan emellertid besluta att omfördela medlen till kommande kalenderår.

4.3. Återbetalning

Medelsförvaltare eller projektpart som erhållit mer medel än vad denne har rätt till enligt reglerna om statligt stöd6 ska återbetala sådant belopp till Formas. Återbetalning av överskjutande belopp ska ske till Formas senast tio (10) dagar efter slutlig återrapportering. Återbetalning från projektpart ska ske via medelsförvaltare. Ränta på beloppet utgår enligt räntelagen (1975:635).

Återbetalning av överskjutande belopp jämte ränta ska ske också om projektet avbryts i förtid inom av Formas utsatt tid.

5. Nyttiggörande och spridning m.m.

5.1. Nyttiggörande av resultat

Projektpart ska nyttiggöra projektresultat i enlighet med plan, genom exempelvis kommersialisering, licensiering eller offentliggörande. Med offentliggörande avses tillgängliggörande genom exempelvis publicering oavsett medium, samt muntliga presentationer. Vid offentliggörande ska hänsyn tas till projektparts behov av skydd för immateriella tillgångar och företagshemligheter.

Projektpart får inte överlåta eller upplåta projektresultat, eller på annat sätt vidta någon åtgärd, som medför att det blir fråga om indirekt statligt stöd.

Formas gör inte anspråk på äganderätt till projektresultat.

5.2. Publicering i vetenskaplig tidskrift

Vid publicering av forskningsresultat i en vetenskaplig tidskrift svarar projektpart för att publiceringen ska göras öppet tillgänglig inom sex (6) månader efter publicering.

Formas kan medge förlängning av tiden inom vilket öppet tillgängliggörande upp till sammanlagt tolv (12) månader, under förutsättning att projektledare kan uppvisa en tydlig dokumentation om att rimliga ansträngningar har gjorts för att uppfylla kravet på publicering inom perioden om sex

(6) månader.

Öppet tillgängliggörande gäller för forskningsresultat i vetenskapligt granskade texter som har publicerats i tidskrifter och konferensrapporter. Skyldigheten att öppet tillgängliggöra forskningsresultat gäller inte monografier och bokkapitel.

Om den som är skyldig publicera forskningsresultat har betalat en avgift för öppet tillgängliggörande ska publiceringen ske med Creative Commons CC BY-licens i version 4.0 eller senare.

5.3. Angivande av Formas som finansiär

Vid information om projektet och vid varje offentliggörande av projektresultat ska det anges att arbetet utförts med medel från Formas (namnet återges på engelska med ”Formas – a Swedish Research Council for Sustainable Development”).

Vid publicering av vetenskapliga originalartiklar ska även Formas diarienummer för beslut om beviljande av medel anges under rubriken ”Acknowledgements” eller motsvarande.

5.4. Formas rätt att sprida information

Formas har rätt att mångfaldiga och sprida hela eller delar av rapporter från projektet samt även rätt att i övrigt sprida information från och om projektet, dock under förutsättning att uppgifter som omfattas av sekretess inte röjs.

6. Revision

6.1. Granskning av projekt

Formas eller person/-er som Formas utsett, t.ex. auktoriserad revisor eller utvärderare, har rätt att granska projektet och ta del av handlingar som kan lämna upplysningar om ekonomiska, tekniska eller andra förhållanden i projektet. Projektpart ska då, på egen bekostnad, ställa allt erforderligt material till förfogande. Denna rätt gäller i tio (10) år från dagen för beslut om medel, dock minst i fem (5) år från det att slutrapport inkommit till Formas.

6.2. Revisorsintyg

Om projektpart enligt beslutet får medel motsvarande tre

(3) miljoner kronor eller mer från Formas ska revisorsintyg från auktoriserad/godkänd revisor avseende denna projektpart bifogas den ekonomiska slutrapporten.

För kommun, landsting, statliga myndigheter, universitet och högskola accepteras också revisorsintyg från internrevisor.

Revisorsintyg ska även bifogas rapport om Formas så särskilt begär. Genom intyget ska revisor bekräfta att i slutrapporten redovisade kostnader för projektparten hämtats ur dennes bokföring, att kostnaderna har uppkommit under den projekttid som framgår av beslutet, att kostnaderna är verifierade (styrkta) och att projektpartens redovisningsrutiner är utformade i enlighet med god redovisningssed.

7. Ändringar och tillägg

Ändringar eller tillägg till Formas beslut ska upprättas skriftligen för att gälla.

Formas har rätt att fatta beslut om ändring eller tillägg till projektparts fördel.

6 Enligt förordning (2017:195) om stöd till forskning och utveckling samt innovation inom miljö, areella näringar och samhällsbyggande.

8. Åtgärder vid åsidosättande av villkor m.m.

8.1. Anmodan att uppfylla villkor

Om villkoren för de beviljade medlen har åsidosatts och denna brist enkelt kan avhjälpas kan Formas anmoda medelsförvaltare att tillse att villkoren för de beviljade medlen uppfylls inom viss tid. Formas kan i sådana fall begära att medelsförvaltare kommer in med en åtgärdsplan till Formas av vilken det ska framgå vilka åtgärder som kommer att vidtas för att uppfylla villkoren och när detta kan ske. Formas prövar om åtgärdsplanen kan godkännas eller om medelsfördelningen istället ska avbrytas.

8.2. Avbrytande av utbetalning, återbetalningsskyldighet och återkrav m.m.

Formas kan besluta att helt eller delvis avbryta utbetalning av beviljade medel om

1. den som sökt eller mottagit medel, genom att lämna oriktiga uppgifter, utelämnat uppgifter eller på något annat sätt förorsakat att medlen har beviljats felaktigt eller med ett för högt belopp,

2. medel av något annat skäl beviljats felaktigt eller med ett för högt belopp och mottagaren borde ha insett detta,

3. underlåtenhet att under projektets gång rapportera sådana nya omständigheter som enligt villkoren ska rapporteras,

4. återrapportering inte gjorts enligt Xxxxxx anvisningar,

5. ekonomiska oegentligheter förekommit,

6. oredlighet eller annat oetiskt handlande har förkommit,

7. företrädare för projektet genom sitt handlande eller av annan anledning visat sig klart olämplig att planera och genomföra projekt som uppbär medel från Formas, eller

8. projektvillkor i övrigt inte har uppfyllts.

Formas kan besluta att tillfälligt stoppa utbetalningar av beviljade medel under pågående utredning om oetiskt handlande eller annan anledning som kan föranleda att Formas avbryter utbetalning av beviljade medel.

Projektpart som mottar eller har mottagit stöd enligt förordning (2017:195) om stöd till forskning och utveckling samt innovation inom miljö, areella näringar och samhällsbyggande är återbetalningsskyldig om någon av de grunder som anges i punkterna 1-8 ovan föreligger. Formas kommer att efter särskilt beslut helt eller delvis kräva tillbaka medlen jämte ränta enligt räntelagen (1975:635).

Om medlen utgör otillåtet statsstöd kommer Formas att återkräva medlen jämte ränta från utbetalningsdagen i enlighet med lagen (2013:388) om tillämpning av Europeiska unionens statsstödsregler.

Projektpart som inte uppfyller sina åtaganden kan undantas från möjligheten att erhålla framtida medel från Formas.

7 Med bakgrundsinformation avses t.ex. uppfinningar (patenterade, patenterbara eller ej), know-how, upphovsrätt, mönsterrätt, och

9. Projekt med fler parter

9.1. Projekt med flera parter

För projekt med flera parter gäller även bestämmelserna i 9.1.–9.9.

9.2. Projektavtal

I projekt med fler än en projektpart ska projektparterna ingå skriftligt avtal med övriga projektparter. Projektavtalet ska innehålla projektparternas inbördes åtaganden, villkor om rätt till projektresultat och bakgrundsinformation7 och annat av betydelse för samarbetet. Innehållet i projektavtalet ska vara förenligt med övriga projektvillkor.

9.3. Åtaganden för medelsförvaltare

I projekt med fler än en projektpart åligger det, utöver vad som gäller enligt avsnitt 2.8. och avsnitt 9.2., medelsförvaltare

• att ha erforderlig behörighet att företräda övriga projektparter avseende projektet i förhållande till Formas,

• att samordna projektet och företräda övriga projektparter i förhållande till Formas,

• att förvara projektavtal och samtliga projektparters godkännande i original,

• att överföra Formas medel till övriga projektparter i enlighet med beslutet,

• att på begäran informera Formas om hur varje utbetalning har fördelats mellan projektparter,

• att inte överföra medel till projektparter som befinner sig i ekonomiska svårigheter,

• att omgående till övriga projektparter vidarebefordra Formas beslut, ändringsbeslut och annan för projektpart relevant information från Formas och

om egna eller annan projektparts ekonomiska svårigheter.

9.4. Underlag till medelsförvaltare

Projektpart ska bistå medelsförvaltare med underlag och annan information så att denne kan fullgöra sina åtaganden gentemot Formas enligt avsnitt 9.3.

9.5. Beräkning av kostnader för projektpart som inte erhåller stöd i form av bidrag

Även projektparter som inte erhåller stöd i form av bidrag från Xxxxxx ska beräkna sina kostnader i enlighet med 4.1.

9.6. Kostnader för projektavtal och licenser m.m.

Från stödberättigande kostnader undantas kostnader som uppkommer i samband med ingående av projektavtal och licenskostnader eller liknande mellan projektparter.

9.7. Solidariskt ansvar för genomförande

Projektpart får inte vara finansiär till annan projektpart inom ramen för projektet och projektparterna ansvarar

nyttjanderätt till tredje mans rättigheter som projektpart innehar och som är av betydelse för genomförande av projektet.

solidariskt för genomförandet av projektet i enlighet projektbeskrivningen.

9.8. Projektparts godkännande

En förutsättning för första utbetalning av medel är att kopia av samtliga projektparts godkännande har inkommit i rätt tid och att eventuell efterfrågad komplettering inkommit.

9.9. Nyttjanderätt till projektresultat och bakgrundsinformation

Om projektpart för genomförande av projektet behöver tillgång till eller nyttja annan projektparts projektresultat, ska denne ha rätt till detta i erforderlig omfattning utan att ersättning ska utgå.

Om projektpart för genomförande av projektet behöver tillgång till eller nyttja annan projektparts bakgrundsinformation, ska denne ha rätt till detta i erforderlig omfattning.

Om projektpart för att nyttja eget projektresultat (innefattar även gemensamt ägt projektresultat) behöver tillgång till eller nyttja annan projektparts projektresultat eller bakgrundsinformation, ska denne beviljas nyttjanderätt i erforderlig omfattning.

Projektpart som innehar bakgrundsinformation har rätt att senast vid projektavtalets undertecknande eller efter särskild överenskommelse med berörda projektparter, undanta bakgrundsinformation från projektparts rätt som följer av detta villkor.