Villkor för Visma Lön Anställd – tilläggsavtal till Användarvillkor för Visma Spcs webbplatser

Villkor för Visma Lön Anställd – tilläggsavtal till Användarvillkor för Visma Spcs webbplatser

Visma Spcs AB(556252-9155) 2012-09-20

Detta avtal utgör, tillsammans med avtalet Användarvillkor för Visma Spcs webbplatser, hela avtalet som gäller för tjänsten Visma Lön Anställd. Avtalet gäller mellan kund och Visma Spcs. Tillägg till detta avtal ska godkännas skriftligen av Visma Spcs.

Godkännande av detta avtal bekräftar att kunden har läst, förstått och accepterat villkoren i de båda avtalen (Villkor för Visma Lön Anställd och Användarvillkor för Visma Spcs webbplatser).

Omfattning

Visma Spcs tillhandahåller på nedan angivna villkor internettjänsten Visma Lön Anställd.

Tjänsten Visma Lön Anställd omfattar nyttjanderätt, produktunderhåll, support och integration med program för vidare bearbetning i Visma lön. Tjänsten Visma Lön Anställd ger kunden möjlighet att registrera tider, närvaro och frånvaro via internet samt att presentera lönebesked via internet. Användaren ges åtkomst till tjänsten genom inloggning på en för kunden specifik webbplats.

Förutsättningar för tjänsten

För att kunna använda tjänsten krävs det att kunden har en internetuppkoppling och har förvärvat en giltig licens med tillhörande abonnemang för något av de integrerade programmen.

Tjänsten Visma Lön Anställd kräver att kunden har den senaste versionen av de integrerade programmen.

Kundens nyttjanderätt enligt detta avtal är ej exklusiv. Nyttjanderätten och rätten att erhålla tjänsten förutsätter vid var tidpunkt att gällande avgifter erlagts avtalsenligt.

Lagring

De digitala lönebesked som skapas med tjänsten lagras i Visma Spcs lagringstjänst. I lagringstjänstens grundutförande ingår 1 GB lagringsyta per företag utan kostnad.

Visma Spcs skyldigheter

Förutom Visma Spcs skyldigheter vad gäller drift och underhåll (se Användarvillkor för Visma Spcs webbplatser) omfattar Visma Spcs skyldigheter lagring av data. Lagring av data sker så länge kunden har ett gällande abonnemang för Visma lön och har tjänsten Visma Lön Anställd aktiverad i sitt löneprogram eller, i förekommande fall, så länge den enskilde medarbetaren är markerad för tillgång till tjänsten.

Kundens skyldigheter

Xxxxxx förbinder sig att ensam ansvara för:

● att backup enligt gängse rekommendationer tas av alla upplagda företag på kundens lokala dator när registreringarna är synkroniserade,

● att allt material som kunden lagrar på Visma Lön Anställd följer gällande lagar och bestämmelser avseende innehåll och kommunikation t ex beträffande Personuppgifter (Personuppgiftslagen) och Upphovsrättsregler,

● att utse en kontaktperson och se till att denne har tillräckliga kunskaper om tjänsten för att klara användning och att den utbildar övriga användare i hur tjänsten ska användas,

● att eventuella tillstånd införskaffas.

Avtalsperiod

Detta avtal löper tills vidare.

Upphörande

Avtalet för Visma Lön Anställd följer abonnemanget för det integrerade programmet. När abonnemanget för Visma lön upphör, stängs tillgången till Visma Lön Anställd. Kunden kan även själv via Visma lön styra tillgången till tjänsten. Uppsägningstiden är 30 dagar.

Kunden ansvarar för att ta hand om de uppgifter som är registrerade innan uppsägningstiden går ut. När avtalet har upphört raderar Visma Spcs kundens databas och i denna lagrad data tidigast efter 30 dagar.

Debitering

För varje användare som finns upplagd i Visma Lön Anställd debiteras en särskild avgift i efterskott enligt vid varje tillfälle gällande prislista.

Bilaga – Personuppgiftsbiträdesavtal

1. Syfte och giltighetstid

1.1. Personuppgiftslagen (1998:204) ställer krav på upprättande av skriftligt avtal när personuppgiftsbiträden ska behandla personuppgifter för en personuppgiftsansvarigs räkning. Detta avtal utgör en integrerad del av befintligt tjänsteavtal mellan parterna för de tjänster som innebär att Visma Spcs AB (”Personuppgiftsbiträdet”) såsom Personuppgiftsbiträde skall behandla personuppgifter på uppdrag av Xxxxxx (”Personuppgiftsansvarig”) som Personuppgiftsansvarig. Avtalet gäller så länge som Personuppgiftsbiträdet behandlar personuppgifter för Personuppgiftsansvarigs räkning.

1.2. Med personuppgifter avses nedan all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet och som behandlas för Personuppgiftsansvarigs räkning.

1.3. Med registrerad avses nedan den som en personuppgift avser.

1.4. Med behandling avses nedan varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, vare sig det sker på automatiskt väg eller inte, till exempel insamling, registrering, organisering, inhämtande, användning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat tillhandahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstöring.

2. Personuppgiftsbiträdets åtaganden

2.1. Personuppgiftsbiträdet accepterar att följa personuppgiftslagen (1998:204) och att vid var tid hålla sig informerad och uppdaterad om densamma.

2.2. Personuppgiftsbiträdet och den eller de personer som arbetar under dennes ledning får endast behandla personuppgifter i enlighet med de instruktioner som anges i avtalet för respektive tjänst eller som från tid till annan lämnas av Personuppgiftsansvarig. För det fall Personuppgiftsbiträdet saknar instruktioner som Personuppgiftsbiträdet bedömer är nödvändiga för att genomföra uppdraget skall Personuppgiftsbiträdet, utan dröjsmål, informera Personuppgiftsansvarig om sin inställning och invänta de instruktioner som Personuppgiftsansvarig bedömer erfordras.

2.3. Personuppgiftsbiträdet skall behandla personuppgifter på utrustning som fysiskt befinner sig inom EU/ESS eller av EU-kommissionen godkänt tredje land.

2.4. För det fall att registrerad, Datainspektionen eller annan tredje man begär information från Personuppgiftsbiträdet som rör behandling av personuppgifter skall Personuppgiftsombudet hänvisa till Personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsbiträdet äger inte rätt att lämna ut personuppgifter eller annan information om behandlingen av personuppgifter utan uttrycklig instruktion från Personuppgiftsansvarig.

2.5. Personuppgiftsbiträdet skall utan dröjsmål informera Personuppgiftsansvarig om eventuella kontakter från Datainspektionen eller andra myndigheter som rör eller kan vara av betydelse för behandling av personuppgifter. Personuppgiftsbiträdet har inte rätt att företräda Personuppgiftsansvarig eller agera för Personuppgiftsansvarigs räkning gentemot Datainspektionen, annan myndighet eller tredje man.

2.6. Personuppgiftsbiträdet skall vidta skäliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förstörelse och ändring. Personuppgiftsbiträdet skall därvid särskilt iaktta Datainspektionens instruktioner i dess allmänna råd ”Säkerhet för personuppgifter” eller andra föreskrifter som Datainspektionen ger ut.

2.7. Personuppgiftsansvarig har rätt att på egen bekostnad själv eller genom tredje man kontrollera att Personuppgiftsbiträdet följer detta avtal. Personuppgiftsbiträdet ska därvidlag kostnadsfritt lämna Personuppgiftsansvarig den assistans som behövs. För det fall Personuppgiftsansvarig finner brister och rättelse inte vidtas inom 30 dagar från skriftlig anmodan, har Personuppgiftsansvarig rätt att säga upp avtal för respektive tjänst samt detta avtal till omedelbar verkan.

2.8. Personuppgiftsbiträdet äger rätt att använda underleverantörer för behandling av personuppgifter och skall under sådana omständigheter teckna underbiträdesavtal med underleverantörerna som minst motsvarar åtagandena, samt skyldigheterna i förhållande till Personuppgiftsansvarig enligt detta avtal, samt förpliktigande för underleverantör att reservationsfritt lämna Personuppgiftsansvarig rätt att utföra erforderliga inspektioner av behandlingen. I de fall underleverantörer används skall personuppgiftsbiträdet även hålla en vid var tid aktuell förteckning tillgänglig över sina underleverantörer.

För det fall Personuppgiftsansvarig finner brister i behandling hos underleverantör, eller underleverantör på annat sätt inte lever upp till åtagande i underbiträdesavtal, har Personuppgiftsanvarig rätt att skriftligen kräva att Personuppgiftsbitröde omedelbart och på egen bekostnad säger upp underbiträdesavtal och säkerställer att underleverantör inte fortsatt har tillgång till personuppgifter. För det fall Personuppgiftsbiträdet inte delar uppfattningen att brist föreligger ska

båda parter samverka för att få till stånd ett skyndsamt samråd med Datainspektionen. Till dess Datainspektionens samrådsyttrande avgivits skall eventuellt krav på uppsägning av underbiträdesavtal ej vara gällande. Datainspektionens åsikt i samrådsyttrande skall vara vägledande för parternas fortsatta hantering av frågan.

2.9. Personuppgiftsbiträdet skall när detta avtal upphör att gälla och efter den frist som anges i avtalet för respektive tjänst, alternativt omgående efter uppsägning enligt punkten 2.8 ovan, förstöra samtliga personuppgifter så att ingen av dessa finns kvar hos Personuppgiftsbiträdet eller hos underleverantör.

2.10. Personuppgiftsbiträdet skall assistera Personuppgiftsansvarig med att ta fram information som begärts av Datainspektionen, annan myndighet eller registrerad. Personuppgiftsansvarig skall ersätta Personuppgiftsbiträdet för sådant arbete i enlighet med Personuppgiftsbiträdets vid var tid gällande prislista.

3. Personuppgiftsansvarigs ansvar

3.1. Personuppgiftsansvarig skall tillse att behandlingen sker i enlighet med personuppgiftslagen. Personuppgiftsansvarig ansvarar bland annat för att informera de registrerade om behandlingen, för att i nödvändiga fall inhämta samtycke från de registrerade och för att i tillämpliga fall anmäla behandlingen till Datainspektionen.

3.2. Personuppgiftsansvarig skall utan dröjsmål informera Personuppgiftsbiträdet om förändringa i behandlingen vilken påverkar Personuppgiftsbiträdets skyldigheter. Personuppgiftsansvarig skall tillika informera Personuppgiftsbiträdet om tredje parts, däribland Datainspektionen och registrerades åtgärder med anledning av behandlingen.

3.3. Personuppgiftsansvarig skall hålla Personuppgiftsbiträdet skadeslös för skador eller kostnader i anledning av behandlingen som är hänförliga till Personuppgiftsansvarigs agerande.

4. Sekretess

4.1. Personuppgiftsbiträdet förbinder sig att inte till tredje man lämna ut Personuppgifter, eller eljest obehörigen röja information om behandling av Personuppgifter som omfattas av detta avtal. Detta åtagande gäller inte information som Personuppgiftsbiträdet föreläggs ute till myndighet. Sekretessåtagandet gäller även efter det att detta avtal i övrigt upphört att gälla.

5. Ansvar mot tredje man

5.1. För den händelse registrerad, annan tredje man, eller myndighet riktar krav mot Personuppgiftsansvarig på grund av Personuppgiftsbiträdets eller underleverantörs behandling av personuppgifter skall Personuppgiftsbiträdet hålla Personuppgiftsansvarig skadeslös för sådana krav som följer av att Personuppgiftsbiträdet eller underleverantör inte efterföljt detta avtal och/eller underbiträdesavtal.