VILLKOR FÖR E-FAKTURASERVICE FÖR FÖRETAGSKUNDER
VILLKOR FÖR E-FAKTURASERVICE FÖR FÖRETAGSKUNDER
Gäller fr.o.m. 01.04.2019
Nedanstående avtalsvillkor tillämpas mellan Banken och Kunden vid hanteringen av e-fakturor som kunden sän- der och/eller mottar via en elektronisk bankförbindelse.
Kunden och Banken (Danske Bank A/S, Finland filial) av- talar om ibruktagandet av tjänsten med ett Webbank- avtal - Företagens webbank - District, och med ett avtal om dispositionsrätt eller ett avtal gällande materialöverföringstjänst.
Om kunden befullmäktigar en tredje part att på sina väg- nar använda tjänsterna som specificeras i avtalet, skall villkoren i detta avtal vara bindande också för sagda tredje part.
Utöver dessa avtalsvillkor tillämpas till tillämpliga delar även följande villkor som är i kraft vid ifrågavarande tid- punkt:
• avtalsvillkoren gällande elektronisk kommunikation,
• de allmänna villkoren gällande eurobetalningar som överförs inom SEPA-området,
• de allmänna villkoren gällande utgående och inkom- mande valutabetalningar,
• de allmänna villkoren gällande företagens webbank-
tjänst District,
• de allmänna villkoren gällande materialöverförings- tjänst.
På denna tjänst tillämpas därutöver beskrivningen av Finvoice-överförings-tjänsten, som bankerna har upp- gjort, och tillämpningsinstruktionen för Finvoice-webb- fakturor, som Finansbranschens Centralförbund har uppgjort. Ovannämnda beskrivning och instruktion kan erhållas på Finansbranschens Centralförbunds webbsi- dor på adressen xxx.xxx.xx.
1. BEGREPP Bilaga
Med bilaga avses en fil, som bifogats en e-faktura. Filer som bifogats en e-faktura syns i regel i form av en länk i e-fakturan.
Direktbetalning
En direktbetalning är avsedd för konsumenter, som inte mottar e-fakturor för konsumenter i webbanken. I fråga om en direktbetalning levererar fakturautställaren den egentliga fakturan till fakturamottagaren och därtill en elektronisk kopia av fakturan i Finvoice-format till Ban- ken.
Duplikat
Med duplikat avses en kopia av en e-faktura, som Ban- ken har skapat och sänt eller mottagit. Mottagaren/sän- daren av e-fakturan befullmäktigar en tredje part att hämta duplikat av e-fakturor.
E-faktura
Med e-faktura avses en faktura som är avsedd att lever- eras i elektroniskt format till mottagarens webbank eller genom förmedling av materialöverföringstjänsten.
Automatiskt godkännande av e-fakturor
Vid användandet av tjänsten debiteras e-fakturorna som företaget har mottagit automatiskt från företagets konto. Tjänsten har kopplats till företagets nätfaktura-
adress. I tjänsten debiteras alla e-fakturor, som inkom- mit till ifrågavarande nätfakturaadress, automatiskt från betalarens konto. Användandet förutsätter, att kunden har till sitt förfogande District nätbanken för fö- retag och ett separat betalningstransaktionskonto som är avsett för automatisk debitering, samt att kunden har ett avtal med banken om mottagande av enskilda e-fak- turor.
Fakturautställare
Med fakturautställare avses en kund, som levererar en e-faktura eller en direktbetalning till sin egen bank för att vidarebefordras.
Fakturautställarensbank
Med fakturautställarens bank avses den bank, till vilken fakturautställaren sänder en e-faktura eller en direktbe- talning för att vidarebefordras.
Konsument
Med konsument avses en naturlig person som använder e-fakturatjänsten och som har avtalat om att motta e- fakturor i sin egen webbank, eller direktbetalningar, i hu- vudsak för annat ändamål än yrkesutövning eller affärs- verksamhet.
Materialöverföringstjänst
Med materialöverföringstjänst avses en tjänst som pro- duceras av Banken. I denna tjänst levererar företags- kunden i avtalet för materialöverföringstjänst definie- rade material till Banken eller till en annan tjänsteleve- rantör, och hämtar dem från Bankens eller tjänsteleve- rantörensdatasystem.
Mottagare
Med mottagare avses en kund som kan motta e-fakturor i webbanken, i webbanken för företag eller genom för- medling avmaterialöverföringstjänsten.
Mottagarensbank
Med mottagarens bank avses den bank till vilken sända- ren eller sändarens bank förmedlar en e-faktura eller en direktbetalning. Mottagarens bank lägger ut e-fakturan att hanteras av mottagaren i webbanken, i webbanken för företag eller genom förmedling av materialöverfö- ringstjänsten, och debiterardirektbetalningsuppdraget automatiskt från betalarens konto på basis av uppdra- get som den har erhållit.
Mottagningsadress
Mottagningsadressen innehåller adressen som individu- aliserar mottagaren samt bankens identifierare. I webb- banken och i webbanken för företag används det inter- nationella bankkontonumret (IBAN) som individuali- serande adress. Den internationella bankkoden (BIC) an- vänds som identifierare för banken. I materialöverfö- ringstjänsten kan även OVT ID användas som den identi- fierande adressen.
Webbank
Med webbank avses i detta sammanhang den webbank, som Banken erbjuder konsumenterna.
Webbank för företag
Med webbank för företag avses Bankens Internet-base- rade webbtjänst via vilken Kunden och tjänsteanvända- ren kan erhålla kontouppgifter, betala fakturor och ge andra uppdrag till Banken.
Webbfaktura-adress
Med webbfakturaadress avses den adress som identifi- erar sändaren och mottagaren.
Återtagningsfunktion
Med användning av återtagningsfunktionen har faktura- utställaren en möjlighet att återta konsumentens e-fak- tura eller direktbetalning i sin helhet innan betalningen debiteras.
2. SÄNDNING AV E-FAKTUROR –TJÄNSTEN
2.1 Beskrivning av tjänsten gällande sändning av e-fakturor
I tjänsten gällande sändning av e-fakturor kan fakturaut- ställaren via Bankens elektroniska kommunikationska- naler sända
• e-fakturor till företag och personkunder samt till kun-
der i olika bankgrupper och webbfakturaoperatörer,
• direktbetalningar till personkunder,
• e-fakturor till utskrivningstjänsten, varvid fakturan skrivs ut och sänds i pappersform.
I tjänsten gällande sändning av e-fakturor följer Xxxxxx till tillämplig del Finansbranschens Centralförbunds be- skrivning av och villkor gällande tjänsten för förmedling av Xxxxxxxx-fakturor. Dokumentet kan erhållas på adres- sen xxx.xxx.xx.
2.2 I bruktagning av tjänsten gällande sändning av e-fakturor och direktbetalningar
Banken och fakturautställaren avtalar om en webbfak- turaadress, som fakturautställaren skall använda vid sändningen av e-fakturor och direktbetalningar till Ban- ken. Fakturautställaren skall göra de ändringar i sina egna system, som sändningen av material i Finvoice-for- matförutsätter.
2.3 Sändning av e-fakturortill konsumenter
När fakturautställaren börjar sända e-fakturor till konsu- menter läggs fakturautställarens uppgifter till förteck- ningen över fakturautställare i olika penninginstituts webbanker. För detta ändamål sänder fakturautställaren Banken ett fakturautställarmeddelande för varje enskild bank. I fakturautställarmeddelandet meddelar fakturaut- ställaren sin beredskap att sända e-fakturor. Konsumen- ten får meddelandet om företagets beredskap att sända e-fakturor då han/hon betalar en pappersfaktura i webb- banken. Konsumenten ser alla e-fakturautställares namn även i en separat förteckning över fakturautstäl- lare
i webbanken. Fakturautställaren kan också själv meddela sina kunder om sin övergång till e-fakturering.
Banken lägger ut konsumentens meddelande om över- gång till e-fakturaberedskap så att fakturautställaren kan läsa det i materialöverföringstjänsten eller i företa- gens webbank (District).
2.4 Utskrivning av e-fakturor -tjänsten
I tjänsten gällande utskrivning av e-fakturor sänder fak- turautställaren det elektroniska fakturamaterialet till mottagaren i form av en pappersfaktura. Fakturans mot- tagare kan i huvudsak vara inhemska företag och privat- personer.
2.4.1 Ibruktagandet av tjänsten för utskrivning av e-fakturor
Tjänsten tas i bruk på följande sätt:
• fakturautställaren definierar mottagarna till faktu- rorna som skall utskrivas genom att ge fakturorna webbfakturaadressen till Bankens utskrivnings- tjänst,
• fakturautställaren sänder betalningsmaterialet till Banken i Finvoice-format.
Fakturan utskrivs i svartvitt i storlek A4, utan fakturaut- ställarens logo.
Banken skriver ut fakturorna, lägger dem i kuvert och sänder materialet i normal pappersform som Economy- brev, vars leveransvillkor bestäms enligt villkoren gäl- lande postverksamhet.
2.5 Sändning av direktbetalningar till konsumenter Fakturautställaren meddelar i ett fakturautställarmed- delande till bankerna att denne använder direktbetal- ningstjänsten. I tjänsten sänder fakturautställaren faktu- ran till konsumenten och en kopia av fakturan i elektro- nisk form till Banken. I fakturan bör nämnas att fakturan har levererats till direktbetalningstjänsten för hantering. Betalarens bank utför automatiskt kontogireringen på kundens vägnar på förfallodagen i enlighet med uppgif- terna i fakturakopian på basis av ett uppdrag av kunden.
2.5.1 Utskrivning av direktbetalningar -tjänsten
En faktura kan sändas en konsument genom Bankens utskrivningstjänst genom att leverera de direktbetal- ningar som skall utskrivas till den webbfakturaadress för utskrivning av direktbetalningar -tjänsten som Ban- ken har meddelat. Samtidigt som direktbetalnings- materialet som skall utskrivas levereras, bör fakturaut- ställaren sända en elektronisk kopia av fakturan till Ban- ken för hantering. (2.5 Sändning av direktbetalningar till konsumenter).
Fakturan skrivs ut i svartvitt i storlek A4, utan fakturaut- ställarens logo. Banken skriver ut fakturorna, lägger dem
i kuvert och sänder materialet i normal pappersform som Economy-brev, vars leveransvillkor bestäms enligt villkoren gällande postverksamhet.
2.6 Tillgängligheten gällande utskrivning av e-fakturor och direktbetalningar-tjänsten
I Bankens beskrivning av tjänster definieras cut-off – klockslagen under bankdagarna innan vilka materialet bör sändas till Banken. Material som sänds senare be- handlas följande bankdag.
2.7 Rättigheter ochskyldigheter gällande utskrivning av e-fakturor och direktbetalningar -tjänsten Fakturautställaren ansvarar för fakturans innehåll, rik- tighet och berättigande. Fakturautställaren ansvarar för att fakturan innehåller de uppgifter som möjliggör post- ningen. Banken ändrar inte material som sänts till den och kontrollerar inte fakturans innehåll.
3. ÖVRIGATJÄNSTER
3.1 Återtagningsfunktionen
Fakturautställaren sänder en återtagningsfaktura till Banken.
Återtagningsfakturan skall sändas till Banken senast fyra (4) bankdagar innan den ursprungliga fakturans för- fallodag.
En återtagningsfaktura som mottas senare kan inte rik- tas till ett betalningsuppdrag. Ett återtagningsmed- delande kan inte heller riktas till den ursprungliga faktu- ran om fakturan har betalts innan förfallodagen, eller om betalaren har ändrat betalningsuppdraget.
3.2 Duplikat av e-faktura
Ett duplikat av en e-faktura ger fakturautställaren en möjlighet att befullmäktiga en tredje part att hämta dup- likaten av sända e-fakturor.
3.3 Tjänsten gällande bilagor till e-fakturor
I tjänsten gällande bilagor till e-fakturor kan fakturaut- ställaren sända filer som bilagor till e-fakturor till motta- gare som har beredskap att motta sådana. Banken an- svarar inte för bilagans innehåll. Fakturautställaren och mottagaren ansvarar för att de har beredskap att han- tera bilagorna på det sätt som den i kraft varande data- säkerhetenkräver.
Användningen av tjänsten förutsätter ett separat avtal med Banken.
Bilagorna kan hämtas av mottagaren två (2) månader ef- ter e-fakturans förfallodag. Mottagaren kan bläddra i, skriva ut eller spara bilagorna med sina egna redskap.
4. TJÄNSTEN GÄLLANDEMOTTAGANDE AV E-FAKTUROR
4.1 Beskrivning av tjänstengällande mottagande av e-fakturor
Genom att använda tjänsten gällande mottagning av e- fakturor kan mottagaren motta e-fakturor eller kopior av e-fakturor
• i företagets webbank, eller
• genom förmedling av materialöverföringstjänsten
4.2 Ibruktagandet av tjänstengällande mottagande av e-fakturor
Mottagaren avtalar med Banken om mottagandet av e- fakturor genom förmedling av materialöverföringstjäns- ten eller i webbbanken för företag.
I webbanken för företag är Bankens mottagningsadress för e-fakturor mottagarbankens kontonummer i IBAN- form och Danske Banks internationella bankkod DABAFIHH. I materialöverföringstjänsten kan mottagar- adressen också vara OVT ID.
För faktureringen meddelar mottagaren fakturautställa- ren företagets mottagningsadress. Mottagaren kan sluta att motta e-fakturor genom att meddela fakturaut- ställaren om detta.
4.3 Mottagningen av e-fakturor
Fakturautställaren får inte sända e-fakturor till en motta- gare som inte har meddelat att denne mottar sådana el- ler som förbjuder sändandet av sådana. Banken ansva- rar dock inte för fakturautställarens handlingar och är inte förpliktigad att övervaka huruvida fakturautställaren handlar i enlighet med de avtal som fakturautställaren har gjort med mottagaren.
Fakturautställaren ansvarar för sändningen av e-faktu- ror till mottagarens webbank för företag eller till materi- alöverföringstjänst. En e-faktura anses ha anlänt till mot- tagarens webbank för företag när fakturautställaren har levererat e-fakturan till mottagarens Bank och Banken har lagt ut e-fakturan i mottagarens webbank för företag för betalning av mottagaren och/eller för kontroll av mottagaren. En e-faktura anses ha anlänt till motta- garens materialöverföringstjänst när fakturautställaren har levererat e-fakturan till Banken och Banken har lagt ut den för hämtning. Varken fakturautställaren eller Ban-
ken är förpliktigad att leverera en faktura som har över- förts i form av en e-faktura till mottagaren i någon annan form.
4.4 Tillgängligheten av e-fakturor
Banken ansvarar för att e-fakturor kan hanteras av mot- tagaren i mottagarens egen webbank för företag eller i materialöverföringstjänsten senast den andra (2) bank- dagen efter att den har ankommit till Banken.
Banken håller e-fakturan tillgänglig för mottagaren i webbanken för företag och i materialöverföringstjänsten minst två (2) månader från att den har levererats till Banken. Efter förvaringstiden är Banken inte förpliktigad att förvara en e-faktura som levererats till Banken eller att leverera e-fakturan till mottagaren i någon annan form.
Banken förvarar bilagorna till en e-faktura minst två (2) månader efter e-fakturans förfallodag. Efter arkiverings- tiden är banken inte längre skyldig att arkivera bilage- uppgifterna som har bifogats e-fakturorna.
Beroende på fakturautställaren kan en e-faktura också hållas tillgänglig för mottagaren endast på fakturautstäl- larens server, där mottagaren kan bläddra i sina egna e- fakturor och i deras specifikations- och andra uppgifter via en länk i sin egen webbank för företag, eller genom en länk i e-fakturan som hämtats via materialöverförings- tjänsten. I ett sådant fall ansvarar e-fakturans sändare för att e-fakturan hålls tillgänglig, för dess förvaring och förvaringstid.
4.5 Betalningen av e-fakturor
Mottagaren kan kontrollera e-fakturan och godkänna den för betalning i sin egen webbank för företag. Om mottagaren inte godkänner e-fakturan till betalning debi- teras fakturabeloppet inte från mottagarens konto. En mottagare som använder materialöverföringstjänsten kan betala e-fakturan genom förmedling av materialöver- föringstjänsten.
Betalningar som baserar sig på e-fakturor förmedlas som kontogireringar. En betalning kan inte återtas efter att den har debiterats från mottagarens konto. Banken tillämpar de i kraft varande allmänna villkoren för betal- ningsförmedling på betalningstjänsten. Banken är inte förpliktigad att utföra betalningen av en e-faktura utan ett separat betalningsuppdrag. Banken ansvarar inte för skador som uppstått på grund av att mottagaren inte har betalat e-fakturorna, har betalat fakturorna för sent eller har ändrat betalningsuppgifterna.
Andra kontoinnehavare eller kontoanvändare som har befullmäktigats av mottagaren och som är berättigade att använda mottagarens konto i sin egen webbank för företag och/eller att utföra kontogireringar kan bläddra förutom i kontotransaktionerna också i innehållet i e-fak- turor som har betalats från kontot och/eller som har sänts till betalning.
4.5.1 Automatiskbetalning av e-fakturor
Vid användandet av tjänsten debiteras de av fakture- rarna sända e-fakturorna automatiskt från betalarens konto. Vi förutsätter, att företaget har öppnat ett sepa- rat konto för användandet av tjänsten.
När Banken mottar en e-faktura av en fakturerare till kundens nätbank förutsätter Banken, att betalaren har givit faktureraren sin egen nätfakturaadress för motta- gandet av e-fakturor och för automatiskt debitering av e- fakturor. Betalaren bör kontrollera de mottagna e-faktu- rorna och de debiterade betalningarna.
Om betalaren önskar kan han ändra eller ta bort en be- talning före förfallodagen.
Betalaren definierar de fakturerare av vilka han vill motta e-fakturor till automatisk betalning och är förplikti-
xxx att försäkra sig om, att hans nätfakturaadress inte faller i utomståendes händer.
4.6 Betalningen av direktbetalningar
Betalningar som baserar sig på direktbetalningar för- medlas i form av kontogireringar. En betalning kan inte återtas efter att den har debiterats från mottagarens konto. Banken tillämpar de i kraft varande allmänna vill- koren för betalningsförmedling på betalningstjänsten. Banken ansvarar inte för skador som uppstått på grund av att mottagaren inte har betalat direktbetalningarna, har betalat fakturor för sent eller för ändrade betal- ningsuppgifter.
4.7 Ansvar och förpliktelser som tillämpas på tjänsten gällande mottagning av e-fakturor
Fakturautställarens faktura baserar sig på en rättshand- ling mellan mottagaren och sändaren, i vilken Banken är inte delaktig. Banken förmedlar de fakturor och sådant annat material som fakturautställaren har levererat i den form som de är utan att kontrollera materialets in- nehåll eller dess grunder.
Fakturautställaren ansvarar för innehållet, behörig- heten, den rätta tidsbestämningen och berättigandet i de e-fakturor som har tillsänts mottagaren.
Mottagaren skall kontrollera e-fakturan innan den beta- las. Mottagaren skall rikta klagomålen gällande e-faktu- ran till fakturautställaren.
5. ÖVRIGAVILLKOR
5.1 Serviceavgifteroch arvoden
Kunden är förpliktigad att betala Banken de serviceavgif- ter och arvoden, som står tryckta i Servicetaxan, eller de serviceavgifter och arvoden som avtalats separat. Ban- ken är berättigad att debitera serviceavgifterna från Kundens konto.
Banken kan förmedla duplikat av e-fakturor till en tredje part, om Xxxxxx har avtalat om detta med den tredje parten och Xxxxxx har befullmäktigat Banken att sända duplikaten. Banken kan debitera ett arvode för denna tjänst.
Banken kan debitera ett arvode för användningen av tjänsten gällande bilagor.
Banken har rätt att ändra sin Servicetaxa. Banken of- fentliggör ändringarna gällande serviceavgifter och arvo- den i sin Servicetaxa. Ändringen träder i kraft den dag som Banken meddelar, dock tidigast en (1) månad efter att ändringen har offentliggjorts. Om ändringen baserar sig på en lag eller ett myndighetsbeslut träder den i kraft den dag som Banken har meddelat. Servicetaxan kan er- hållas på Bankens samtliga kontor.
5.2 Information om behandling av personuppgifter
När du har kontakt med banken i egenskap av anställd, ställföreträdare eller annan representant för ett företag som är kund i banken registrerar och behandlar vi per- sonuppgifter om dig för att kunna erbjuda dig och vår fö- retagskund de bästa råden och lösningarna och för att uppfylla de legala krav som är tillämpliga på oss som bank. Du kan läsa mer om vilka personuppgifter vi regi- strerar, hur vi använder dessa och om dina rättigheter i vår information om behandling av personuppgifter som du hittar på xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx. Genom att höra av dig till banken kan du också få informationen i en skriftlig handling. Har du några frågor hittar du även våra kontaktuppgifter i informationen.
När du som vår kund, eller om någon på dina vägnar, för- ser oss med personuppgifter om någon annan fysisk person ansvarar du för att du har rätt att ge oss dessa personuppgifter. Du åtar dig också att underrätta dessa personer om innehållet i vår information om behandling av personuppgifter.
5.3 Tillämpningsordning
Om det förekommer meningsskiljaktigheter gällande vill- koren som tillämpas på tjänsterna i detta avtal, följs i första hand villkoren som avtalats i detta avtalsdoku- ment, dock så, att villkoren i materialöverföringstjänsten och i företagens webbank (District) tillämpas före villkoren i detta avtal.
Om meningsskiljaktigheter uppstår mellan de olika språkversionerna av dessa villkor, tillämpas de finsk- språkiga villkoren i första hand.
5.4 Tillämplig lag och rättsplats
På detta avtal tillämpas Finlands lag och rättsplatsen är Finland oberoende av i vilket land tjänsten har använts. Om tvister gällande dessa villkor inte kan avgöras ge- nom förhandlingar skall de avgöras vid Helsingfors tings- rätt, på finska.