Avropsvägledning
Avropsvägledning
Vacciner 2020
Innehåll
Vad händer när ramavtalet löper ut 3
Produktinformation och utbildning 6
Till ramavtalsleverantörerna 7
Inledning
Detta avropsstöd är framtaget i syfte att underlätta vid avrop från ramavtalet Vacciner 2020.
Ramavtalets giltighetstid
Ramavtalstid
Ramavtalen gäller från den 1 september 2021 och som längst till den 31 augusti 2025.
Vad händer när ramavtalet löper ut
I god tid innan ramavtalet löper ut kommer inköpscentralen planera och genomföra en ny upphandling så ett nytt ramavtal är klart när detta löper ut.
Alla beställningar måste göras medan ramavtalet är giltigt men leveranser får ske senare.
Omfattning
Produktområden
Det här ramavtalet omfattar leverans och distribution av vacciner för vaccinationer utanför det nationella barnvaccinprogrammet.
Vaccinerna kan användas för att vaccinera vuxna och barn i de upphandlande myndigheternas regi. Upphandlande myndigheter har också rätt att vaccinera personer i sin egen personal som saknar skydd mot de sjukdomar som vaccinerna hjälper mot.
Avrop på ramavtalet
Regionerna har inför upphandlingen skrivit samverkansavtal och förbinder sig därmed att använda ramavtalet.
Andra verksamheter som vill kunna avropa på ramavtalet anmäler sig som vanligt via Mina sidor.
Avropssätt
Det här ramavtalet har två olika avropsmodeller. För de flesta vacciner finns en ramavtalsleverantör som tar emot alla beställningar. För några områden är regionerna indelade i två avropsgrupper. Beställningar ska då gå till den ramavtalsleverantör som ska leverera i den aktuella regionen. Avropsmodellen för vaccinerna framgår i listan under fliken Sammanställning vacciner.
Avropsgrupper
Gruppindelningen och en karta finns under fliken Avropsgrupper. Regionerna har delats in i grupp A och grupp B.
Om en bristsituation uppstår för någon av leverantörerna finns villkor i avtalet som beskriver hur leverantörerna kan träda i varandras ställe och även leverera till den andra gruppen.
Sekretessbelagda priser
Enligt leverantörerna av vacciner kan de lida skada om prisuppgifterna blir kända för andra än de som har rätt att köpa vacciner enligt ramavtalen. Leverantörerna har därför begärt att deras priser ska omfattas av sekretess. Av den anledningen publicerar inköpscentralen inte priserna på denna webbplats.
Vill du ta del av aktuella priser, vänd dig i första hand till din läkemedelsansvarige eller inköpsavdelning. Du kan också kontakta Addas Kundsupport. Skicka ett mail till xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx för prisinformation. Skriv ”Prisfråga” som ämne och ange vilken verksamhet frågan kommer ifrån.
När du fått prislistan önskar leverantörerna att prisuppgifterna behandlas som sekretessbelagda i din egen verksamhet och vi uppmanar er att hantera uppgifterna med försiktighet.
Bestämmelser om sekretess för uppgifter finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och i lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter.
Beställning
Via webbutik – leverantörens eller distributörens webbutik kan antingen användas direkt eller via koppling till det egna e-handelssystemet. Kostnadsfritt konto ska läggas upp inom tre dagar. Vid större antal beställare, tex en hel region, ska beställarna inkomma med kundunderlag och tillsammans med leverantören bestämma en gemensam tidplan.
Via e-post – adresser finns under fliken Sammanställning vacciner.
Via e-handelssystem som används av deltagande myndigheter – beställning kan göras via det egna e-handelssystemet. Läs mer under avsnittet om e-handel i denna vägledning.
Per telefon – genom vanligt telefonsamtal till leverantören eller distributören, telefonnummer finns under fliken Sammanställning vacciner.
Leveranser
Leveranstiden startar samma dag som leverantören mottagit upphandlande myndighets beställning.
För beställningar lagda innan kl. 14.00 vardagar ska leverans till anvisad leveransplats ske inom två leveransdagar. Leveransdagar är helgfri tisdag till fredag mellan klockan 08.00 och
17.00. Leverans sker inte dag efter helgdag.
Leverantören och den upphandlande myndigheten kan komma överens om andra leveransrutiner.
Leveransavgifter
Om den upphandlande myndighetens avrop avser leverans av färre än 10 vaccindoser har leverantören rätt att ta ut en leveransavgift om 500 kr. Leverans ska vara fraktfri om avropet omfattar minst 10 doser.
Leveransavgift får heller inte tas ut om leverantören och den upphandlande myndigheten kommer överens om att vaccindoser ska samlevereras med andra produkter som leverantören ska skicka till den upphandlande myndigheten, detta gäller oavsett hur många vaccindoser som samleveransen omfattar. Inga avgifter får tillkomma.
e-handel
Leverantören ska kunna erbjuda elektronisk handel. Anslutning av upphandlande myndighet ska påbörjas omgående och vara genomförd inom 3 månader från det att upphandlande myndighet försett leverantören med relevant information. Om leverantören och den upphandlande myndigheten är överens kan implementeringstiden förlängas.
Vid uppsättning av elektronisk handel ska den upphandlande myndigheten ombesörja att leverantören får tillgång till relevant information för att kunna genomföra uppdraget enligt ställda krav.
Ramavtalsleverantören står själv för de eventuella kostnader som det innebär att sätta upp och använda de standarder som refereras till i förfrågningsunderlaget.
För de delar som inte hanteras via e-handel ska leverantören istället bistå med andra lämpliga lösningar för att underlätta upphandlande myndighets inköpsprocess.
För beställningar från leverantörer som använder Tamro som distributör (Astra Zeneca och Scandinavian Biopharma Distribution) gäller följande:
Från avtalsstart ska leverantören minst erbjuda elektronisk faktura och ha möjlighet att via e-post motta beställning från e-handelssystem. Leverantören ska förse upphandlande myndighet med katalog innehållande de produkter som omfattas av ramavtalet, i de fall en sådan efterfrågas av upphandlande myndighet. Katalogen ska utformas enligt det standardprotokoll som efterfrågas.
För leverantörer som använder Tamro som distributör kommer ett utvecklingsarbete pågå under ramavtalets första tid. 2023 räknar vi med att kunna implementera full e-handel för samtliga ramavtalsleverantörer.
Fakturering
Fakturering ska ske elektroniskt eller på annat sätt som medges av den upphandlande myndigheten.
En faktura ska betalas senast 30 dagar efter det att leverantören skickat den, förutsatt att leveransen har fullgjorts.
Statistik
Leverantörerna kommer regelbundet rapportera försäljningsstatistik till inköpscentralen. Addas förvaltningsteam kommer löpande följa upp avtalen i dialog med leverantörer och beställare. Förvaltningsteamet kommer att skicka månadsvis/kvartalsvis statistik över sålda doser till regionernas inköps-och läkemedelsenhet. För den upphandlande myndighet som önskar egen statistik kan sådan begäras från leverantören.
Garanti och hållbarhetstid
Leverantören ska garantera levererade vacciner inom den tid som finns märkt på respektive förpackning som giltighetstid, hållbarhetstid eller motsvarande.
Vacciner med kortare än sex månaders hållbarhetstid får i inte levereras. Vid händelse av kortare hållbarhetstid ska upphandlande myndighet kontaktas för eventuellt godkännande av kortare hållbarhetstid än överenskommet.
För influensa, tetravalent nässpray gäller istället:
Vaccin tinas i oktober och har därefter en hållbarhet om 18 veckor, det vill säga till början av februari. Vaccin ska ha en hållbarhet på minst 6 veckor för leveranser under influensasäsongen 1 november till 31 december.
Produktinformation och utbildning
Beställaren ska få tillgång till produktresumé eller liknande, informationen ska vara på svenska. Medicinsk support ska vara tillgänglig inom 24 timmar räknat från när leverantören mottagit förfrågan, för helger löper tidsfristen istället ut samma tid nästa arbetsdag.
Utbildning
Leverantören ska på en upphandlande myndighets begäran genomföra informations- och utbildningsinsatser för den upphandlande myndighetens personal om vacciner och deras egenskaper. Överenskommelse om omfattning och frekvens samt om villkor för fördjupad utbildning utformas i separat överenskommelse med upphandlande myndighet för att överensstämma med upphandlande myndighets regler och policy.
Samtliga utbildningsinsatser, produktinformation mm enligt ovan ska tillhandahållas kostnadsfritt av leverantören.
Säkerhet
Vassa föremål som kanyler eller lansetter bör vara försedda med en säkerhetsfunktion, så kallat stickskydd, som sitter ihop med det vassa föremålet. Stängning av stickskydd ska vara väl synlig och hörbar för användaren.
Endast i undantagsfall får produkter utan stickskydd förekomma, när så sker ska information om detta framgå av produktbeskrivningen.
Vaccin som tillhandahållas i förfylld spruta ska i första hand erbjudas i förpackning utan nålar, i andra hand med stickskyddade nålar och i tredje hand med nålar utan stickskydd om inte annat överenskommits med upphandlande myndighet.
Om produkter utan stickskydd medföljer i förpackningen ska användaren kunna använda en likvärdig produkt med stickskydd istället.
Lager
För vissa vacciner finns villkor i ramavtalet om lagerhållning. Lagret är till för att minska risken för att bristsituationer uppstår och hålls i leverantörens regi. Det innebär att lagret är
tillgängligt för samtliga som använder ramavtalet. Vid en bristsituation kan prioriteringar förekomma. Fullständiga villkor om lager framgår i ramavtalet.
Avvikelsehantering
Addas förvaltningsteam kommer i nära samarbete med ramavtalsleverantörerna följa upp att villkor i avtalet uppfylls. Det är angeläget att information om avvikelser rapporteras in till vår ramavtalsförvaltning. Använd formuläret under fliken Rapportera avvikelser.
Kontaktuppgifter
Till ramavtalsleverantörerna
Adresser och kontaktuppgifter för beställningar och frågor till ramavtalsleverantörerna finns under fliken Sammanställning vacciner.
Till Adda Inköpscentral
Vår kundsupport finns på xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx eller telefon 00 000 000 00.