Allmänna villkor för IA-företagens informationssystem om arbetsmiljö
Maj 2023
Bilaga 1
Allmänna villkor för IA-företagens informationssystem om arbetsmiljö
1 ALLMÄNT
1.1 Dessa allmänna villkor (de ”Allmänna Villkoren”) är tillämpliga på Användarföretagets (enligt definition nedan) tillgång till IA-företagens informationssystem om arbetsmiljö (”IA-Systemet”) vilket tillhandahålls av Afa Försäkring tjänstepensionsaktiebolag org. nr. 502033-0642
(”Leverantören”) samt tilläggstjänster som Leverantören från tid till annan kan komma att tillhandahålla Användarföretaget. Med ”Användarföretag” avses det eller de företag och/eller organisationer som anges i Anslutningsavtalet (enligt punkten 1.2) eller som ansluter sig efter att Anslutningsavtalet ingåtts (enligt punkten 1.3).
(”Anslutningsavtalet”). Genom att underteckna Anslutningsavtalet förbinder sig Användarföretaget att efterleva Anslutningsavtalet, och ska säkerställa att det, i tillämpliga delar, efterlevs av Användarföretagets anställda.
1.3 Efter att Anslutningsavtalet ingåtts, kan ytterligare företag som ingår i Användarföretagets koncern, har en liknande form av intressegemenskap med Användarföretaget, eller är en utländsk filial till Användarföretaget (”Anknutna Företag”), beredas tillgång till IA-Systemet, genom Användarföretagets anmälan till Leverantören (detta görs via blanketten som finns tillgänglig på Leverantörens hemsida från tid till annan). Anknutna Företag ska genom sådan anmälan anses ha ingått detta Anslutningsavtal med Leverantören, och Användarföretaget är skyldigt att säkerställa att det har fullmakt att ingå Anslutningsavtalet för det Anknutna Företagens räkning. Anknutna Företag som anslutit sig till Anslutningsavtalet benämns hädanefter även ”Användarföretaget”.
1.5 För det fall ett Anknutet Företag är ett företag eller organisation som inte är registrerat i Sverige gäller vissa särskilda villkor, se bl.a. punkten 6.5 och kapitel 7.
2 BESKRIVNING AV IA-SYSTEMET
2.1 IA-Systemet har som målsättning att ge stöd för hantering av arbetsskador och systematiskt arbetsmiljöarbete för företag och organisationer som har tecknat ett anslutningsavtal med Leverantören rörande IA-Systemet, inbegripet Användarföretaget (kollektivt benämnda ”Anslutna Företag”), inom olika branscher i syfte att minska antalet arbetsskador. Utveckling av IA-Systemet sker fortlöpande i nära samarbete med Anslutna Företag med målsättningen att skapa ett system som fungerar ändamålsenligt och effektivt för de Anslutna Företagen.
2.2 I IA-Systemet ges Anslutna Företag bl.a. möjlighet att ärendehantera avvikelser, att koppla ansvariga chefer till avvikelser på enhetsnivå och att informera skyddsombud om inträffade händelser. IA-Systemet möjliggör även för medarbetare på ett Anslutet Företag att anmäla händelser och att därefter följa sin egen anmälan. Riskbedömnings-, utrednings-, åtgärds- och uppföljningsmoduler är ett stöd i arbetet med att kontinuerligt minska riskerna i en verksamhet. IA-Systemet stödjer även det proaktiva arbetsmiljöarbetet genom moduler för att hantera exempelvis skyddsronder och riskanalyser.
2.3 Information om avidentifierade arbetsmiljöhändelser, dess utredning, åtgärder och uppföljning hänförliga till Anslutna Företag, tillgängliggörs av Leverantören i IA-Systemet till andra Anslutna Företag inom samma bransch för att ge de Anslutna Företagen ytterligare underlag i sitt arbetsmiljöarbete. Bilaga 4 beskriver i detalj vilka uppgifter som delas med Anslutna Företag. Anslutna Företag samt medarbetare och skyddsombud hos de Anslutna Företagen kan med stöd av IA-Systemet även göra skadeanmälningar till Leverantören. Anslutna Företag kan även anmäla arbetsskador till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan.
3 TILLHANDAHÅLLANDE AV IA-SYSTEMET
3.1 Efter att Anslutningsavtalet ingåtts kommer det aktuella Användarföretag tilldelas ett huvudadministratörkonto för sin uppsättning av IA-Systemet. Användarföretagets huvudadministratör kan därefter skapa användarkonton i IA-Systemet till Användarföretagets medarbetare (”Användarkonton”). Huvudadministratören äger även rätt att tilldela person som inte är anställd av Användarföretaget ett Användarkonto, under förutsättning att personen innehar fullmakt från Användarföretaget att företräda Användarföretaget såsom administratör.
3.2 Huvudadministratören får inte tilldela fler personer Användarkonton till IA-Systemet än vad som är nödvändigt för att Användarföretaget effektivt ska kunna använda IA-Systemet. Huvudadministratören ska uppdatera tilldelade Användarkonton vid personalförändringar eller om en person inte längre har behov av ett Användarkonto. Leverantören har rätt att begränsa Användarföretagets antal aktiva Användarkonton om det visar sig att Användarföretaget har missbrukat rätten att aktivera, eller förvalta, Användarkonton.
3.3 Personer med Användarkonton kan använda IA-Systemet via ett webbgränssnitt samt via en mobilapplikation (IA-appen).
3.4 Leverantören äger rätt att stänga ner Användarföretagets, eller enskilda Användarkontos, tillgång till IA-Systemet, temporärt eller permanent, om Användarföretaget bryter mot Anslutningsavtalet eller annars hanterar IA-Systemet i strid med dess syfte. Leverantören har även rätt att temporärt avbryta Användarföretagets tillgång till IA-Systemet om Leverantören
bedömer att Användarföretagets användning av, eller tillgång till, IA-Systemet orsakar eller riskerar att orsaka systemfel eller säkerhetsrisker i IA-Systemet eller negativ påverkan på andra Anslutna Företags tillgång till IA-Systemet.
3.5 Leverantören förbehåller sig rätten att när som helst, utan föregående meddelande, uppdatera och göra förändringar i IA-Systemet, i syfte att utveckla, förändra- och förbättra IA-Systemets funktionalitet.
4 TILLGÄNGLIGHET OCH SUPPORT
4.1 Leverantören strävar efter att IA-Systemet ska vara tillgängligt 24 timmar om dygnet alla dagar i veckan. Störningar kan dock förekomma och tidvis kan IA-Systemet eller vissa funktioner vara otillgängliga. Leverantören lämnar därför inga garantier avseende åtkomsten till IA-Systemet eller dess tillgänglighet och IA-Systemet tillhandahålls i befintligt skick.
4.2 Leverantören har rätt att tillfälligt stänga IA-Systemet för underhåll, uppdateringar etc. Vid planerade driftavbrott meddelas Användarföretaget genom att information om driftavbrott publiceras i IA-Systemet innan avbrottet.
4.3 Huvudadministratörer kan vända sig till Leverantören med supportärenden avseende IA- Systemet på xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx. Leverantören strävar efter att besvara supportärenden via e-post inom 24 timmar närmast helgfria vardag. Användarföretaget ansvarar för sin egen interna support t.ex. gällande tillgång till Användarkonton, organisationsinformation och om hur IA-Systemet ska användas inom Användarföretaget.
5 ANVÄNDARFÖRETAGENS OCH ANVÄNDARNAS SKYLDIGHETER
5.1 Användarföretaget ansvarar för att den information som laddas upp i IA-Systemet är korrekt och att tillämpliga lagar följs vid användning av systemet. Användarföretaget är också ansvarig för inte ladda upp skadliga data i IA-Systemet, t.ex. ett virus eller liknande data som kan orsaka skada på Leverantörens, eller andra Anslutna Företags, mjukvara, hårdvara eller telekommunikationsutrustning.
5.2 Användarföretaget ansvarar för att tillse att Användarföretagets huvudadministratör och de personer som tilldelats Användarkonton till IA-Systemet använder systemet i enlighet med bestämmelserna i Anslutningsavtalet. Användarföretaget förbinder sig att för de användare som tilldelats Användarkonton och huvudadministratörbehörighet klargöra innebörden av Anslutningsavtalet samt informera varje användare om:
(a) användarens ansvar för att skydda sina personliga inloggningsuppgifter till IA-Systemet; och
(b) den skada som kan uppkomma genom försummelse vid handhavandet av personliga inloggningsuppgifter.
5.3 Användarföretaget ansvarar för att Leverantören har korrekta kontaktuppgifter till Användarföretagets utsedda huvudadministratör.
5.4 Användarföretaget är skyldigt att löpande registrera händelser i IA-Systemet, i enlighet med de anvisningar som framgår av IA-Systemet, Anslutningsavtalet, eller som Leverantören på annat
sätt lämnar från tid till annan. Registrering av händelser i IA-Systemet är en förutsättning för att skapa och bibehålla värdet av IA-Systemet för Anslutna Företag.
6 ERSÄTTNING OCH BETALNINGSVILLKOR
6.1 IA-Systemet tillhandahålls kostnadsfritt av Leverantören.
6.2 På förfrågan av Användarföretaget kan Leverantören i vissa fall utföra tilläggstjänster kopplade till IA-Systemet. En förutsättning för tillhandahållandet av sådana tilläggstjänster är att Leverantören vid det aktuella tillfället har personalresurser tillgängliga för ändamålet. Samtliga tilläggstjänster utförs på svenska i Sverige.
6.3 Exempel på tilläggstjänster är följande:
(a) utveckling av unika systemlösningar, implementering av nya språköversättningar, särskilt stöd vid implementering, tekniskt systemstöd etc; och
(b) särskild utbildning, exempelvis utbildning av chefer.
6.4 Efter Användarföretagets förfrågan om tilläggstjänster återkommer Leverantören med besked om de efterfrågade tilläggstjänsterna är möjliga att utföra, samt i förekommande fall en offert och tillämpliga priser för tjänsterna.
6.6 Samtliga priser som meddelas av Leverantören är angivna exklusive moms.
6.7 Leverantören fakturerar Användarföretaget för utförda tilläggstjänster i efterskott. Användarföretaget ska betala fakturerade belopp inom trettio (30) dagar från faktureringsdatumet. Vid försenad betalning har Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635).
7 UTLÄNDSKA FÖRETAG M.M.
7.1 Leverantören kan efter anmälan från det ursprungliga Användarföretaget, enligt punkten 1.3, tillhandahålla IA-Systemet även till Anknutna Företag som inte är registrerade i Sverige. Ett utländskt Anknutet Företag kan ansluta sig till Anslutningsavtalet trots att det inte innehar en sådan försäkring som framgår av punkten 1.4.
7.2 Viss funktionalitet i IA-Systemet är begränsad för utländska Användarföretag, bland annat följande;
(a) IA-appen kan endast användas av utländska Användarföretag om utländsk tillgång till IA-appen beställts enligt punkten 6.5;
(c) utländska Användarföretags uppgifter blir inte föremål för den licens som framgår av punkten
9.4 och publiceras därmed inte i IA-Systemet enligt beskrivningen i punkten 2.3.
7.3 Support på IA-Systemet till utländska Användarföretag tillhandahålls inte av Leverantören. Utländska Användarföretag får istället vända sig till det svenska Användarföretag till vilket det utländska Användarföretaget är knutet, vilket i sin tur kan vända sig till Leverantören för support på IA-Systemet i enlighet med punkten 4.3.
7.4 IA-Systemet tillhandahålls på svenska och engelska. Ytterligare översättningar kan implementeras i IA-Systemet på Anslutna Företags initiativ och genom deras försorg. Om Användarföretaget tillhandahåller översättningar till IA-Systemet godkänner Användarföretaget att översättningarna används av andra Anslutna Företag. Detta gäller även efter att Anslutningsavtalet med Användarföretaget har upphört. Leverantören friskriver sig från allt ansvar och ersättning för skada till följd av eventuella felaktigheter i översättningar som tillhandahållits av Användarföretaget eller andra Anslutna Företag.
7.5 Leverantören ska tillse att uppdateringar i IA-Systemet även sker i de delar av IA-Systemet som är tillgängliga utomlands och/eller är översatta till andra språk. Till den del uppdateringar föranleder justeringar i text på annat språk än svenska eller engelska svarar Användarföretaget, om Användarföretaget har gjort översättningen, för att göra nödvändiga justeringar i översättningen till följd av sådana uppdateringar.
8 FRISKRIVNING FÖR FEL
Utöver vad som uttryckligen framgår av Anslutningsavtalet lämnar Leverantören inga garantier eller utfästelser av något slag, varken direkt eller indirekt, i relation till IA-Systemet, inklusive och utan begränsning, garantier i förhållande till tillfredställande kvalitet, felfri funktionalitet, att Användarföretagets mjukvara eller hårdvara inte kan skadas vid användning av IA-Systemet, funktionalitet med viss hårdvara, mjukvara eller kommunikationsförbindelse, tillgänglighet, att de uppgifter som visas är korrekta, att uppgifter inte kan komma att förstöras eller förloras, eller IA- Systemets lämplighet för ett visst ändamål.
9 IMMATERIELLA RÄTTIGHETER OCH DATA
9.1 Leverantören, eller dess samarbetspartners, innehar samtliga immateriella rättigheter(inklusive rätten att ändra och överlåta) till IA-Systemet, dess infrastruktur (inklusive IA-Systemets informationsportal och IA-appen) och alla bilder, illustrationer, logotyper och varumärken som förekommer i IA-Systemet och på informationsportalen. För det fall Leverantören utför arbete eller tillhandahåller andra tilläggstjänster för Användarföretaget i förhållande till IA-Systemet ska även de immateriella rättigheterna till (inklusive rätten att ändra och överlåta) eventuella resultat tillfalla Leverantören.
9.2 Leverantören ger Användarföretaget en rätt att använda IA-Systemet, och eventuella resultat av konsultarbete och andra tilläggstjänster som Leverantören tillhandahåller, under avtalstiden och i enlighet med Anslutningsavtalet. Användarföretaget ges även en rätt att, för internt bruk under avtalstiden, använda sådana uppgifter som, genom inbyggd funktionalitet i IA-Systemet, kan
exporteras. Med undantag för sådana uppgifter som beskrivs i punkten 9.3, får uppgifter emellertid inte delas med tredje part eller användas för kommersiella syften.
9.4 Användarföretaget är införstått med att vissa uppgifter som registreras i IA-Systemet är avsedda att tillgängliggöras för andra Anslutna Företag, vilket beskrivs närmre i bilaga 4. Användarföretaget ger därför Leverantören en i tiden obegränsad och kostnadsfri licens att använda uppgifter, som Användarföretaget registrerat i IA-Systemet i enlighet med vad som beskrivs i bilaga 4, för egna ändamål och i syfte att tillgängliggöra dessa för andra företag eller organisationer som är, eller i framtiden blir, Anslutna Företag. Licensen innefattar även en rätt för andra företag eller organisationer som är, eller i framtiden blir, Anslutna Företag, att använda uppgifterna för internt bruk. Det är Användarföretagets skyldighet att säkerställa att de uppgifter som blir föremål för denna licens är fullständigt anonymiserade och inte utgör eller innehåller personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
10 SEKRETESS
10.2 Utan hinder av punkten 10.1 ovan gäller att vardera part har rätt att lämna ut sådan information som den till följd av lag eller förordning eller till följd av myndighets- eller domstolsbeslut eller föreläggande är skyldig att lämna ut. Leverantören har även rätt att tillgängliggöra sådan information som framgår av punkten 9.4 utan hinder av sekretessbestämmelsen i punkten 10.1.
11 PERSONUPPGIFTER
11.1 Under Anslutningsavtalet kommer Leverantören behandla personuppgifter för Användarföretagets räkning. Användarföretaget är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dessa personuppgifter och Leverantören är personuppgiftsbiträde i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Parterna har därför ingått ett personuppgiftsbiträdesavtal för att reglera behandlingen av personuppgifter, vilket utgör bilaga 2 till Anslutningsavtalet.
11.2 Leverantören kommer även behandla personuppgifter i anslutning till Anslutningsavtalet i egenskap av personuppgiftsansvarig. Leverantörens behandling av personuppgifter, och de registrerades rättigheter i anslutning till behandlingen, framgår av Leverantörens Privacy Policy, Personuppgifter för kontaktpersoner i IA-systemet (xxxxxxxxxxxxx.xx). Det är Användarföretagets skyldighet att uppmärksamma relevanta medarbetare på Leverantörens Privacy Policy.
12 ANSVARSBEGRÄNSNING
13 INTRÅNG I IMMATERIELLA RÄTTIGHETER
13.1 Leverantören ska försvara och hålla Användarföretaget skadeslös med avseende på alla krav och rimliga kostnader, inklusive juridiska kostnader så som rättegångskostnader, som omfattas av krav från en tredje part som avser intrång i immateriella rättigheter med anledning av Användarföretagets nyttjande av IA-Systemet i enlighet med detta Anslutningsavtal, under förutsättning att Leverantören så snart som möjligt informeras om kravet samt kravet fastställts i lagakraftvunnen dom eller förlikning. Detta åtagande omfattas inte av ansvarsbegränsningen i punkten 12.1.
13.2 Ansvar enligt punkt 13.1 förutsätter att kravet inte beror på att Användarföretaget (i) använt IA- Systemet på ett sätt som strider mot Anslutningsavtalet, (ii) använt IA-systemet på ett sätt för vilket det inte var avsett, eller (iii) utfört otillåtna ändringar i IA-Systemet. Leverantören och/eller dess försäkringsbolag ska ha rätt att överta handhavandet av ärendet (i både juridiska och icke- juridiska frågor) och eventuella förhandlingar som avser sådant krav och således ensam bestämma om försvaret mot sådan talan och föra förhandlingar om förlikning. Användarföretaget ska på egen bekostnad lämna skälig assistans i försvaret mot kraven.
13.3 Användarföretaget ska försvara och hålla Leverantören skadeslös med avseende på alla krav och rimliga kostnader, inklusive juridiska kostnader så som rättegångskostnader, som omfattas av krav från en tredje part som avser intrång i immateriella rättigheter med anledning av uppgifter som Användarföretaget publicerat i IA-Systemet.
14 AVTALSTID OCH UPPSÄGNING
14.2 Användarföretags uppsägning enligt punkt 14.1, ska tillämpas i förhållande till det eller de specifika Användarföretag som meddelat uppsägning. Anslutningsavtalet ska äga fortsatt tillämpning i förhållande till Användarföretag som inte meddelat uppsägning av Anslutningsavtalet. Leverantörens uppsägning enligt punkt 14.1, ska tillämpas i förhållande till samtliga Användarföretag, om inte Leverantören uttryckligen meddelar att uppsägning endast ska äga tillämpning i förhållande till specifikt Användarföretag.
14.3 Leverantören äger rätt att omedelbart säga upp Anslutningsavtalet (med enskilt, eller med samtliga, Användarföretag) om
(a) Användarföretaget åsidosätter sina skyldigheter enligt Anslutningsavtalet eller andra instruktioner som Leverantören meddelar;
(b) lag, annan författning eller myndighetsbeslut innebär att IA-Systemets funktionalitet blir helt eller delvis otillåtet eller på annat sätt begränsas; eller
(c) det inte längre finns någon anmäld huvudadministratör.
14.4 För det fall ett Användarföretag upphör att ingå i övriga Användarföretags koncern eller liknande intressegemenskap, ska Användarföretaget skriftligen meddela detta till Leverantören utan onödigt dröjsmål. Anslutningsavtalet kommer i sådant fall att upphöra i förhållande till det specifika Användarföretaget trettio (30) dagar efter att meddelandet kommit Leverantören tillhanda. Om Användarföretaget är ett svenskt företag eller organisation, kan Användarföretaget i fråga teckna ett nytt Anslutningsavtal med Leverantören, under förutsättning att det uppfyller kraven för att ingå ett Anslutningsavtal. Ett utländskt Användarföretag kan inte teckna ett nytt Anslutningsavtal med Leverantören, men har möjlighet att exportera sina registrerade uppgifter i enlighet med punkten 14.5.
15 ÖVRIGT
15.1 Force Majeure. Leverantören ansvarar inte för försening eller brist i sina åtaganden under Anslutningsavtalet som beror på olyckshändelse, krig, krigsfara, allmän mobilisering, terrorism, strejk, lockout, blockad, arbetsnedläggelse eller annan arbetskonflikt, myndighetsbud, brist eller hinder hänförligt till underleverantör eller annan sådan omständighet som Leverantören inte råder över. Förbehållet avseende arbetskonflikter gäller även om Leverantören är föremål för eller själv vidtar sådan åtgärd.
15.2 Överlåtelse. Användarföretaget äger inte rätt att utan Leverantörens skriftliga godkännande överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt Anslutningsavtalet. Leverantören äger rätt att utan Användarföretagets skriftliga godkännande överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt Anslutningsavtalet till ett annat koncernbolag.
15.3 Ändringar. Leverantören förbehåller sig rätten att besluta om ändringar i och tillägg till Anslutningsavtalet. Ändringar och tillägg publiceras på Aktuella ändringar och tillägg i Anslutningsavtalet (xxxxxxxxxx.xx) trettio (30) dagar innan ändringen träder i kraft, om inte ändringen eller tillägget beror på förändringar i lag eller annan författning eller på myndighetsbeslut som innebär att förändringen måste gälla omgående. Vid väsentliga ändringar av Anslutningsavtalet har Användarföretaget rätt att frånträda Anslutningsavtalet
senast den dag då villkorsändringen träder i kraft, genom att skriftligen meddela Leverantören. Fortsatt användning av IA-Systemet efter ikraftträdandet av de ändrade villkoren, innebär att de förändrade villkoren anses ha accepterats av Användarföretaget.
16 TILLÄMPLIG LAG OCH TVIST
16.1 Svensk lag ska tillämpas på detta avtal, utan tillämpning av dess lagvalsregler.
16.2 Tvist rörande tolkningen eller tillämpningen av Anslutningsavtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska slutligt avgöras genom skiljeförfarande administrerat av Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut ("SCC"). SCC:s regler för förenklat skiljeförfarande ska tillämpas om inte SCC med beaktande av tvistens komplexitet och värde bestämmer att Skiljedomsregler ska tillämpas istället. För det fall Skiljedomsregler ska tillämpas ska SCC även avgöra om skiljenämnden ska bestå av en eller tre skiljemän.
16.3 Skiljeförfarandet ska äga rum i Stockholm och språket för förfarandet ska vara svenska.
16.4 Samtliga skiljeförfaranden som äger rum med anledning av detta kapitel 16 ska hållas strikt konfidentiella. Detta sekretessåtagande ska täcka all information som framkommer inom ramen för skiljeförfarandet, samt alla beslut eller skiljedomar som fattas eller utdöms under förfarandet. Information som omfattas av detta sekretessåtagande får inte i någon form röjas till en tredje part utan samtliga parters skriftliga godkännande. Oaktat ovanstående ska en part inte vara förhindrad att röja sådan information om parten är skyldig att röja informationen enligt lag, förordning, myndighetsbeslut, börsregler eller liknande, under förutsättning att (i den omfattning som tillåts enligt lag) röjande part först informerar den andra parten om röjandets art, omfattning, tidpunkt och syfte, samt vidtar alla rimliga åtgärder för att säkerställa att den mottagande parten behandlar all sådan information som konfidentiell.