Mars 2022, version 3
Mars
2022, version 3 
Mall – E-handel i upphandlingar
Bilaga 2 till SFTI:s handledning
”Krav på e-handel i samband med upphandling”
Innehåll
Anvisningar för att använda mallen 3
Utgångspunkter för förslagen i mallen 4
E-handel som villkor för fullgörande av kontrakt (kontraktsvillkor) 4
E-handel hos upphandlande myndigheter och enheter 4
Planera för att komma igång med e-handel direkt vid avtalsstart 4
1.2 Ansvar för format, kommunikationssätt och kostnader 6
Anvisningar för att använda mallen
Format |
Anvisning |
Kursiverad och gråmarkerad text |
Är information och instruktioner som inte ska ingå i det slutliga dokumentet. All gråmarkerad text ska alltså raderas. |
Normal text |
Textförslaget bör normalt kunna användas utan ytterligare justeringar. |
Avsnittsrubriker, blå och kursiverad |
Betyder att avsnittet antingen kan tas med eller helt utgå. Valet av vilka avsnitt som ska tas med beror på hur e-handeln är tänkt att tillämpas enligt den specifika upphandlingen. |
Blå text |
Textförslaget kan tas bort eller användas, normalt utan ytterligare justeringar. |
[Gulmarkerad text inom hakparenteser] |
Behöver ersättas med de aktuella uppgifterna för den upphandlande myndigheten eller enheten. |
Definierade begrepp som skrivs med versaler i upphandlingsdokumenten behöver redigeras på motsvarande sätt i mallen. För ytterligare begreppsförklaringar hänvisas till SFTI:s handledning Krav på e-handel i samband med upphandlingar inklusive bilagor (Handledningen).
Avsnitt i mallen |
Förslag på tillämpning i upphandlingsdokument |
Generellt |
Alltid |
Ansvar för format, kommunikationssätt och kostnader |
Alltid |
Katalog |
Om aktuellt enligt vald affärsprocess för e-handel |
Webbutik |
Om aktuellt enligt vald affärsprocess för e-handel |
Order och ordersvar |
Vid Katalog, Webbutik och beställningar via formulär (fri text). Ej vid Orderöverenskommelse |
Orderöverenskommelse |
Om aktuellt enligt vald affärsprocess för e-handel |
Leveransavisering |
Om aktuellt enligt vald affärsprocess för e-handel |
Faktura |
Alltid |
Utgångspunkter för förslagen i mallen
Denna mall innehåller enbart förslag på krav och villkor med mera för e-handel. Det är alltid den upphandlande myndigheten eller enheten som bär ansvar för den enskilda upphandlingen, inklusive de krav och villkor som ställs.
Mallen omfattar ett antal hänvisningar till Handledningen.
E-handel som villkor för fullgörande av kontrakt (kontraktsvillkor)
SFTI föreslår i Handledningen att krav på e-handel i första hand ska ställas som särskilda villkor för fullgörande av kontrakt (särskilda kontraktsvillkor). Det är också utgångspunkten för förslagen i den här mallen. Om den upphandlande myndigheten eller enheten vill prioritera något eller några av de alternativ för e-handel som leverantörerna erbjuds kan dessa, som en komplettering, användas för att utforma tilldelningskriterier. Alternativen numreras i förekommande fall.
SFTI:s rekommendationer
Utformningen av e-handeln för ett visst avtal kallas e-handelsprocess eller affärsprocess för e-handel (affärsprocess). Affärsprocessen byggs upp av affärsmeddelanden för e-handel (meddelanden), det vill säga standardiserade elektroniska format som alla upphandlande myndigheter och enheter (köpare) och leverantörer (säljare) kan anpassa sig till. Ett meddelande i det här sammanhanget kan till exempel vara en produktkatalog, en order eller en faktura.
Meddelanden behöver överföras (kommuniceras) mellan köpare och säljare. SFTI rekommenderar Peppols affärsmeddelanden (Peppolmeddelanden) och kommunikation via Peppolnätverket. SFTI rekommenderar för närvarande även ett antal meddelanden i serien SFTI ESAP 6. Dessa är dock relativt gamla och kan kräva en del tekniska tester vid uppsättningen av e-handel då de bland annat inte kan skickas via Peppolnätverket.
E-handel hos upphandlande myndigheter och enheter
Alternativen i den här mallen grundas på att den organisation som vill tillämpa e-handel har it-stöd för e-handel (e-handelssystem) som kan:
hantera SFTI:s aktuella rekommenderade format och kommunikationssätt,
skicka order via e-post till de leverantörer som ännu inte klarar att ta emot order enligt SFTI:s rekommendation
hantera inläsning av SFTI:s katalog i cellstrukturerat format.
En leverantörsportal är i det här sammanhanget ett webbgränssnitt som den upphandlande myndigheten eller enheten (köparen) tillhandahåller till sina leverantörer. Via leverantörsportalen kan leverantörerna registrera elektroniska kataloger, ta emot elektroniska beställningar samt skicka orderbekräftelser och elektroniska fakturor. Leverantörsportaler är vanliga, men SFTI har ingen formell rekommendation för manuell hantering av e-handel via en leverantörsportal.
En leverantörsportal kan göra det möjligt för de leverantörer som inte har valt en egen lösning för e-handel att lämna ett anbud. Den upphandlande myndigheten bör därför om möjligt tillhandahålla en leverantörsportal som ett alternativ för e-handel.
Planera för att komma igång med e-handel direkt vid avtalsstart
Erfarenheten har visat att det finns stora fördelar med att komma igång med e-handel direkt när ett nytt avtal träder i kraft. I tidplanen för upphandlingen och den planerade avtalsstarten kan det därför vara bra att beakta att det kan ta en tid för leverantören att till exempel utforma den aktuella produktkatalogen eller sätta upp en webbutik med avtalade produkter och priser. Det kan också finnas interna ledtider hos den upphandlande myndigheten eller enheten.
E-handel under avtalstiden
Kontrollera att villkoren för prisjusteringar fungerar med den aktuella affärsprocessen för e-handeln.
De villkor i upphandlingen som hanterar eventuella fel och brister i leveransen bör även omfatta e-handel. Specifika viten kopplade till e-handel kan också vara ett alternativ.
Malltexter
Det är viktigt att anbudsgivare får aktuell information om e-handel, och därför är det praktiskt med länkar till SFTI och DIGG. Länkarna bör dock kontrolleras innan upphandlingen publiceras. Observera att leverantörernas frågor om e-handel i den aktuella upphandlingen alltid ska ställas till den upphandlande myndigheten eller enheten.
Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) ger information om elektronisk handel (e-handel) i offentlig sektor. SFTI är ett samverkansprojekt för att främja utvecklingen av en effektiv affärsprocess för e-handel mellan offentlig sektor (kommuner, regioner och statliga myndigheter) och leverantörer av varor och tjänster. SFTI informerar om e-handel och rekommenderar standardiserade meddelanden för e-handel inklusive elektronisk faktura (e-faktura). Frågor om e-handel som direkt rör den här upphandlingen ska alltid ställas till [Upphandlande myndighet eller enhet]. Med SFTI menas SFTI eller offentligt styrd organisation som kan komma att ersätta SFTI:s roll i fråga om att rekommendera standardiserade meddelanden för e-handel.
Peppol är ett internationellt nätverk för elektroniska inköp som gör e-handel och e-upphandling enklare. Nätverket benämns ibland som Peppols infrastruktur och det består av flera delar, bland annat en teknisk infrastruktur, gemensamma meddelandestandarder och en organisation som utvecklar nätverket.
En leverantörsportal är i detta sammanhang en webbplats som [Upphandlande myndighet eller enhet] tillhandahåller sina leverantörer, där leverantörerna kan registrera elektroniska kataloger, ta emot elektroniska beställningar samt skicka orderbekräftelser och elektroniska fakturor.
Anbudsgivarna kan ha erbjudits flera alternativ för e-handel. I sådana fall är det viktigt att klara ut alla detaljer innan avtalet tecknas.
Parterna kommer i samband med avtalstecknandet överens om på vilket sätt e-handel ska tillämpas.
Peppolmeddelanden skickas enklast via Peppolnätverket. Den som ska ta emot meddelanden via Peppolnätverket behöver registrera sig som mottagare för aktuella meddelandetyper. En upphandlande myndighet eller enhet kan till exempel behöva registrera sig för att ta emot katalog, ordersvar respektive faktura, och leverantören kan behöva registrera sig för att ta emot order.
Observera att den föreslagna texten i det här avsnittet innebär att den leverantör som skickar eller tar emot Peppolmeddelanden alltid ska kunna göra det via Peppolnätverket. Den leverantör som i en upphandling anger ett alternativ för e-handel som innebär Peppolmeddelanden har därför rätt att förvänta sig att den upphandlande myndigheten eller enheten kan ta emot eller skicka via Peppolnätverket.
Texten ”detta avsnitt E-handel” kan bytas ut mot aktuell avsnittsnumrering. Om kraven på faktura samlas under ett annat avsnitt behöver det också inkluderas.
De format och kommunikationssätt som parterna använder för standardiserade meddelanden för e-handel enligt detta avsnitt E-handel ska vara rekommenderade av SFTI, såvida inte annan standard överenskommits mellan parterna. I de fall ett format eller kommunikationssätt som anges nedan upphör att rekommenderas har [Upphandlande myndighet eller enhet] rätt att anvisa ett annat likvärdigt alternativ som SFTI rekommenderar.
Leverantör som skickar av SFTI rekommenderade Peppolmeddelanden ska skicka dem via Peppolnätverket. Leverantör som tar emot av SFTI rekommenderade Peppolmeddelanden ska vara registrerad i Peppols registerfunktion Service Metadata Publisher (SMP) för att kunna ta emot den aktuella meddelandetypen. Meddelanden som skickas via Peppolnätverket måste följa formatets regler och versionsuppdateringar.
Leverantören står för sina kostnader som det innebär att utveckla, använda och underhålla lämpligt systemstöd för de affärsprocesser, standardiserade meddelanden och kommunikationssätt som refereras till i detta avsnitt E-handel.
Villkoren under avsnittet Katalog kan användas om den planerade tillämpningen av e-handel innebär att leverantören skickar en produktkatalog med avtalade artiklar och priser, se Handledningen. Tänk på att anpassa tidplanen så att leverantören har möjlighet att utforma produktkatalogen innan avtalsstart och räkna även med eventuella interna ledtider för att sätta upp e-handel med katalog.
Leverantören ska senast [vid avtalets ikraftträdande/inom X efter avtalets tecknande]
skapa och sända elektronisk produktkatalog (sortiments- och prislista) enligt minst ett (1) av följande alternativ:
Innebär att leverantören skapar en Peppolkatalog, direkt i sitt it-system eller via SFTI:s katalog som cellstrukturerad mall och skickar den via Peppolnätverket.
SFTI:s katalog som cellstrukturerad mall
Innebär att leverantören skapar och skickar SFTI:s katalog till exempel via e-post till upphandlande myndighet som gör om den till en Peppolkatalog och läser in den i e-handelssystemet.
SFTI ESAP 6 (rekommenderas inte av SFTI för nya implementeringar eller upphandlingar)
Alternativet kan eventuellt anges om e-handel med befintlig leverantör är implementerad med SFTI ESAP 6 och/eller om det är vanligt förekommande för det aktuella upphandlingsföremålet. Se även Handledningen.
Katalog som är anpassad till [Upphandlande myndighet eller enhets] e-handelssystem (bilaga [N])
Leverantörer av e-handelssystem kan ha utvecklat egna mallar för inläsning av produktkataloger, till exempel i cellstrukturerat format. Om en systemanpassad katalogmall, trots de fördelar som finns med en standardiserad mall, kan vara ett alternativ för att uppfylla villkoret om produktkatalog bör den aktuella mallen bifogas med upphandlingsdokumenten.
Manuell registrering i leverantörsportal som [Upphandlande myndighet eller enhet] tillhandahåller.
Alternativet kan anges om leverantörsportal kan tillhandahållas för produktkatalog.
Följande villkor föreslås vara obligatoriska för en väl fungerande e-handel med produktkatalog:
Produktkatalog ska innehålla sortiment som omfattas av upphandlingen och visa de avtalade nettopriserna. Beställningsdagens pris ska faktureras.
Vid rangordning kan följande villkor vara aktuellt:
På begäran av [Upphandlande myndighet eller enhet] ska artiklar i produktkatalogen markeras med aktuell rangordning.
Se Handledningen samt xxxx.xx för ytterligare uppgifter som skulle kunna tillföras som villkor eller tilldelningskriterier för den aktuella produktkatalogen.
[Ange eventuella ytterligare villkor som tillförs]
Avtalsvillkor som har samband med prisjusteringar kan behöva förtydligas.
Vid avtalade prisjusteringar ska leverantören skicka en ny produktkatalog senast [X] innan de nya priserna börjar gälla. Produktkatalogen ska accepteras av [Upphandlande myndighet eller enhet] innan prisjusteringen träder i kraft.
Villkoren i avsnittet Webbutik kan användas om affärsprocessen för e-handel innebär att leverantören ska tillhandahålla en webbutik. E-handel kan tillämpas genom att krav ställs på att webbutiken ska vara avgränsad på något sätt. Avgränsningen kan till exempel innebära att det enbart är ett visst sortiment som visas för behöriga användare och att avtalade priser är angivna. Det kan också vara värdefullt att kunna kontrollera urvalet av artiklar och priser i webbutiken.
Vidare kan en webbutik kompletteras med villkor som gäller Punch Out eller orderöverenskommelse. Förslag till villkor för Punch Out redovisas nedan. Vad som gäller beträffande orderöverenskommelse redovisas i ett separat avsnitt längre fram i texten.
Observera att den här mallen inte omfattar förslag på säkerhetskrav och integrationer av användare I de fall användare ska logga på webbutiken direkt, det vill säga inte via en Punch Out från e-handelssystemet, kan det vara viktigt att fastställa rutinen för tillägg och borttag av behöriga användare.
Tänk på att anpassa tidplanen så att leverantören har möjlighet att utforma webbutiken och sätta upp Punch Out innan avtalsstart.
Leverantören ska senast [vid avtalets ikraftträdande/inom X efter avtalets tecknande]
Enbart webbutik
tillhandahålla en webbutik.
Avgränsad webbutik
tillhandahålla en webbutik som är avgränsad enligt följande:
Den avgränsade webbutiken ska endast vara tillgänglig för användare som [Upphandlande myndighet eller enhet] särskilt har angett.
Den avgränsade webbutiken ska enbart innehålla [avtalat sortiment och/eller avtalade artiklar].
Den avgränsade webbutiken ska tydligt visa avtalade nettopriser.
Leverantören ska vid förfrågan tillhandahålla datafiler som på ett strukturerat sätt redovisar den avgränsade webbutikens innehåll.
Punch Out innebär att köparens e-handelssystem integreras med webbutiken, vilken i de flesta fall bör vara avgränsad, se Handledningen. Det är viktigt att säkerställa att den aktuella marknaden har möjlighet att tillhandahålla Punch Out. Om det sedan tidigare finns en befintlig Punch Out-lösning som baseras på en annan standard än den som SFTI rekommenderar kan parterna ändå komma överens om att använda den, men då behöver alternativen kompletteras med de standarder som kan godkännas. Observera att en leverantör kan ha såväl ledtider som kostnader för att sätta upp en Punch Out. Anpassa villkoren och ta höjd i tidplanen för upphandlingen så att den anbudsgivare som får affären hinner utforma en anpassad webbutik och implementera Punch Out innan avtalet träder i kraft.
Webbutiken ska kunna integreras med [Upphandlande myndighet eller enhets] e-handelssystem enligt något av följande alternativ:
Peppol BIS Punch Out, inklusive den rekommenderade metoden för överföring och inloggningsförfarande, det vill säga Peppol Punch Out Login & Transmission Specification.
Eftersom viss information, till exempel leveranstidpunkt och leveransställe, inte är obligatorisk i rekommenderat meddelande behöver upphandlande myndighet eller enhet ta ställning till om denna information ska finnas med och i sådana fall ange det som villkor. På xxxx.xx finns mer information om dessa fält.
[Ange vilken eller vilka andra standarder som kan godkännas som alternativ till Peppol BIS Punch Out].
Se Handledningen samt xxxx.xx för ytterligare uppgifter som skulle kunna tillföras som villkor eller tilldelningskriterier för Punch Out.
[Ange eventuella ytterligare villkor som tillförs,]
E-handel med löpande beställningar via produktkatalog, Punch Out eller med stöd av ett formulär i e-handelssystemet behöver vanligen omfatta elektronisk order och ordersvar, se Handledningen.
Leverantören ska senast [vid avtalets ikraftträdande/inom X efter avtalets tecknande]
ta emot elektronisk order samt skapa och sända ordersvar enligt minst ett (1) av följande alternativ:
Peppol BIS Ordering (order och ordersvar)
SFTI ESAP 6 (order och avropserkännande och/eller avropsbekräftelse) (rekommenderas inte av SFTI för nya implementeringar eller upphandlingar)
Alternativet kan eventuellt anges om e-handel med befintlig leverantör är implementerad med SFTI ESAP 6 och/eller det är vanligt förekommande för det aktuella upphandlingsföremålet, se även Handledningen.
Xxxxxxx xxxxxxxxx, mottagning av order och registrering av ordersvar i leverantörsportal som [Upphandlande myndighet eller enhet] tillhandahåller.
Alternativet kan anges om leverantörsportal kan tillhandahållas för order och ordersvar. En inkommen order kan vändas till ett ordersvar och innebär en viss effektivisering för leverantören jämfört med e-post.
E-post
Alternativet kan ge en möjlighet för anbudsgivare som inte kan hantera standardiserade ordermeddelanden att ta emot order och skicka ordersvar via e-post. Ordersvar via e-post kan inte hanteras i e-handelssystem. Om villkoren för order och ordersvar kompletteras med tilldelningskriterier kan det finnas anledning att prioritera ner alternativet e-post, se Handledningen.
Ibland kan det vara tidskritiskt med ordersvar. Då kan följande villkor läggas till:
Leverantören ska ge ett ordersvar senast [X] efter att en order har tagits emot.
Läs mer i Handledningen om beställningar via formulär. Vid behov kan följande villkor läggas till:
Leverantören ska vid behov under maximalt [X] timmar stödja [Upphandlande myndighets eller enhets] arbete med att utforma beställningsformulär i e-handelssystemet genom att [beskriv hur leverantören förväntas ge stöd]
Läs mer om orderöverenskommelse i Handledningen. Orderöverenskommelse kombineras inte med Order och ordersvar.
Leverantören ska senast [vid avtalets ikraftträdande/inom X efter avtalets tecknande]
skapa och sända elektronisk orderöverenskommelse enligt Peppol BIS Order Agreement.
Upphandlingsföremålet och leveranssituationen bör avgöra om det behövs elektronisk leveransavisering, se vidare Handledningen. Obs! Stäm av den aktuella situationen både hos marknaden och hos beställare innan det här avsnittet inkluderas i upphandlingsdokumenten.
Leverantören ska senast [vid avtalets ikraftträdande/inom X efter avtalets tecknande]
skapa och sända elektronisk leveransavisering enligt minst ett (1) av följande alternativ:
Peppol BIS Despatch Advice
SFTI ESAP 6 (rekommenderas inte av SFTI för nya implementeringar eller upphandlingar).
Alternativet kan eventuellt anges om e-handel med befintlig leverantör är implementerad med SFTI ESAP 6 och/eller det är vanligt förekommande för det aktuella upphandlingsföremålet. Se även Handledningen.
Xxxxxxx registrering av leveransavisering i leverantörsportal som [Upphandlande myndighet eller enhet] tillhandahåller.
Alternativet kan anges om leverantörsportal kan tillhandahållas för leveransavisering.
Leverantören ska enligt lag skapa och sända elektronisk faktura (e-faktura) enligt Peppol BIS Billing. Endast uppgifter i fakturan som ingår i standarden kommer att beaktas. Eventuella stödjande handlingar, till exempel underlag för utlägg och/eller vidarefaktureringar, ska bifogas i PDF-format, om inte [Upphandlande myndighet eller enhet] meddelar annat. Leverantörens fakturabild i PDF-format får däremot inte bifogas och kommer inte att beaktas.
Som komplement kan [Upphandlande myndighet eller enhet] tillhandahålla en leverantörsportal för manuell registrering av faktura.
Av sekretesskäl har dock [Upphandlande myndighet eller enhet] rätt att begära att leverantören ska skicka pappersfaktura.
En eller flera av följande villkor bör, om de är aktuella i upphandlingen, vara obligatoriska för en väl fungerande e-handel med e-faktura, se Handledningen:
Fakturor ska märkas med beställningens ordernummer.
Ordernumret gör att fakturan kan matchas mot beställningen i e‑handelssystemet.
Fakturor ska märkas med beställarreferens som anvisas vid beställningstillfället.
Om affärsprocessen för e-handel innebär att det kan komma att saknas ordernummer kan beställarreferensen säkerställa att fakturan skickas ut i rätt arbetsflöde hos mottagaren, men kräver att beställaren anger en korrekt sådan.
Vid periodisk fakturering ska referens till faktureringsobjektet, till exempel abonnemangsnummer eller motsvarande anges på fakturan.
Abonnemangsnummer eller motsvarande gör att fakturan kan matchas mot ett objektsregister hos mottagaren.
Periodiska fakturor med referens till faktureringsobjektet ska separeras från övrig fakturering.
Arbetsflöden i e-handelssystemen skiljer sig åt beroende på om matchning hos mottagaren sker mot order (med ordernummer) eller mot objektsregister (med abonnemangsnummer eller motsvarande). Därför behöver leverantören separera faktureringen.
Se Handledningen för fler exempel på krav på fakturans innehåll.
