FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Driftsentreprenad Lindbäcksstadions alpina anläggning 2015

Denna upphandling genomförs som en tjänstekoncession. Med tjänstekoncession avses ett kontrakt enligt vilket ett företag åtar sig att ansvara för en viss verksamhet eller uppdrag och ersättning för detta utgår i form av rätten att ta betalt av allmänheten för att utnyttja tjänsterna som produceras i denna verksamhet eller, som i detta fall, en sådan rätt i kombination med betalningar från den upphandlande myndigheten.

Upphandlingen kommer i väsentliga delar att genomföras i likhet med en förenklad upphandling. Den omfattas dock inte av Lagen om offentlig upphandling (LOU). Förhandlingar med anbudsgivare kan komma att ske.

1.2Upphandlande myndighet

Piteå kommun är upphandlande myndighet.

1.3Kontraktstyp

Tjänstekoncessionsavtal med en entreprenör där alla villkor är fastställda.

1.4Bakgrund

Piteå kommun äger skid- och friluftsanläggningen Lindbäcksstadion, Vallsberget. Drift av den alpina delen av anläggningen har varit ute på entreprenad sedan 1996 där tre olika driftsentreprenörer ansvarat för drift och utveckling. Kultur, park och fritid har betalat ut en fast ersättning varje år till entreprenören. Piteå skidallians ansvarar för driften av längdanläggningen. Nuvarande avtal går ut 2015-04-30 och därför gör kommunen nu en ny upphandling av driften av den alpina delen av anläggningen. Vinnande anbudsgivare kommer att beredas tillträde till anläggningen 2015-05-01.

Hela Lindbäcksstadion är inne i en exploateringsfas. Detta arbete drivs av företaget Darkathlon AB i samverkan med Piteå kommun. Den första etappen i detta arbete genomförs under 2015. Den omfattar för Piteå kommuns del infrastrukturåtgärder i form av infartsväg, camping och parkeringsytor. För Darkathlon AB:s del omfattar den byggande av etapp 1 av en tunnel för däcktest och längdskidåkning.

1.5Uppdragets omfattning

Uppdraget avser drift, skötsel och tillsyn, löpande underhåll och visst akut underhåll, året runt, av Piteå kommuns alpina anläggning vid Lindbäcksstadion, Vallsberget.

Objektet beskrivs i bifogade Uppdragsbeskrivning och entreprenadföreskrifter, bilaga 2. I uppdraget ingår service-uppgifter gentemot privatpersoner, föreningar och deras medlemmar, företag, skolelever och alla andra som använder eller besöker anläggningen.

Uppdraget skall präglas av god service och gott värdskap. Entreprenören skall aktivt medverka för att främja samverkan mellan aktörerna på anläggningen.

1.6Avtalsperiod

Avtal kommer att gälla för perioden 2015-05-01 - 2017-04-30, med rätt för Piteå kommun att förlänga tecknat avtal med ett år i taget, dock längst t.o.m. 2020-04-30. Vid eventuell förlängning meddelar Piteå kommun detta skriftligt senast sex månader före respektive avtalsperiods utgång.

1.7Kontaktpersoner

1.7.1Piteå kommuns kontaktperson

Piteå kommuns kontaktperson i denna upphandling är

Xxx Xxxxxxxx (ansvarig upphandlare)

tel. 0000-00 00 00, 000-000 00 00

e-postadress: Xxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx

Xxxxx Xxxxxxxx (avdelningschef Xxxxxx)

tel. 0000-00 00 00, 000-000 00 00

e-postadress: Xxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx

1.7.2Anbudsgivarens kontaktperson

Anbudsgivaren skall lämna uppgift om kontaktperson inklusive telefonnummer och e-postadress i anbud.

2UPPHANDLINGSVILLKOR

2.1Registrering av anbudsgivare

Anbudsgivare skall alltid registrera sig som anbudsgivare på följande webbadress: xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx. Här presenteras Piteå kommuns aktuella upphandlingar. Från denna sida kan anbudshandlingar laddas ner. Via denna webbadress presenteras också eventuell kompletterande information och svar på frågor om upphandlingen.

2.2Anbudets utförande och innehåll

Anbudsgivaren uppmanas att läsa igenom alla handlingar noggrant och följa de instruktioner angående anbudets innehåll som ges där.

Anbud som innehåller ändringar, förbehåll eller tillägg (orent anbud) kan komma att förkastas.

Anbud skall vara Piteå kommun, Ekonomi- och inköpsavdelningen tillhanda senast angiven sista anbudsdag.

OBS! Med övriga anbudshandlingar skall ifyllt Anbudsformulär, bilaga 7, bifogas.

För sent inkomna anbud kommer inte att prövas.

2.2.1Anbudets omfattning

Anbud lämnas på alla delar av upphandlingen.

Piteå kommun avser att teckna avtal med en anbudsgivare.

2.3Frågor och svar, samt information under upphandlingen

Frågor under anbudstiden ställs till Piteå kommuns ansvarige upphandlare (se pkt. 1.7.1 ovan) via e-post märkt med ’Komplettering Drift av Lindbäcksstadions alpina anläggning’.

Om anbudsgivare finner att förfrågningsunderlaget på något sätt är oklart, ställs skriftlig förfrågan till ansvarig upphandlare under anbudstiden.

Svar på frågor och information under anbudstiden aviseras alla anbudsgivare/intressenter via mejl och meddelas via xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.

2.4Sista datum för frågor

Sista dag för frågor i denna upphandling är sju (7) dagar före anbudsfristen

(d.v.s. 2015-03-31).

Detta betyder att frågor angående upphandlingen komma in t.o.m. detta datum. Piteå kommun kan därför komma att omformulera krav eller utvärderingskriterier för att förtydliga förfrågningsunderlaget t.o.m. detta datum.

2.5Anbudsfrist och giltighetstid

Anbudet skall vara Piteå kommun tillhanda senast 2015-04-07.

Anbudsgivarens anbud skall vara giltigt till och med 2015-06-30.

2.6Anbudsinlämning

Anbud lämnas elektroniskt. Anbud skickas in via webbsidan xxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx, (samma sida som man hämtar upphandlingsdokument ifrån). Det elektroniska anbudet lagras skyddat från obehöriga och kan inte öppnas av Piteå kommun förrän efter sista anbudsdag. För närmare information om hur man går tillväga, se Eanbud gör så här, bilaga E.

2.7Anbudsöppning

Vid anbudsöppning deltar minst två tjänstemän från Piteå kommun.

2.8Prövning av inkomna anbud

2.9Kvalificeringsfas

Här kontrolleras att krav på anbudsgivaren och anbudet, som är angivna i Piteå kommuns förfrågningsunderlag och bilagor, är uppfyllda. Om kraven inte uppfylls kan anbuden komma att förkastas.

2.9.1Krav på anbudsgivaren

Krav på registrering

Anbudsgivare skall uppfylla lagstadgade krav på registrering i aktiebolags- eller handels-register eller motsvarande register, som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. Som bevis ska anbudsgivaren på anmodan visa upp företagets registreringsbevis från Bolagsverket.

Anbudsgivarens ekonomiska ställning

Om så bedöms nödvändigt för att verifiera anbudsgivarens ekonomiska ställning, kommer denne att kontrolleras vad gäller årsredovisningar och balansräkningar för de senaste två bokföringsåren. Vidare kan en kontroll komma att göras om relevant ansvarsförsäkring för aktuell verksamhet finns tecknad. Dessa handlingar bifogas inte anbudet.

Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk ställning. Ett krav är att anbudssökanden

bedöms ha en kreditvärdighet med minst UC 3 hos kreditupplysningsföretaget UC:s kreditbedömning eller motsvarande kreditvärdighet hos annat kreditupplysningsföretag.

Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga bevis från kreditupplysningsföretaget som styrker detta. Intyget får inte vara äldre än fjorton dagar räknat från sista datum från inlämnande av anbudsansökan.

Nystartade företag kan styrka att de uppfyller kraven på en god och stabil ekonomi på annat sätt, t ex genom intyg från bank eller liknande.

I det fall lägre kreditvärdering redovisas ska anbudsgivaren ändå anses uppfylla detta krav om anbudsgivaren i anbudet lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren, själv eller genom hänvisning till annans kapacitet, innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. I det fall anbudsgivaren åberopar annans kapacitet ska anbudsgivaren till anbudet bifoga en handling som utvisar hur denne förfogar över de åberopade resurserna. Piteå kommun ska ha möjlighet att kontrollera anbudsgivarens uppgifter.

Piteå kommun kommer att kontrollera med Skatteverket att den/de anbudsgivare som föreslås bli antagen som entreprenör(-er) i denna upphandling är fri(a) från skuld till skattemyndigheten och/eller kronofogdemyndigheten, för svenska skatter och socialavgifter samt att de innehar F-skattebevis.

Anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga kapacitet

Anbudsgivaren ska ha goda kunskaper och förutsättningar att driva en alpin skidanläggning, kafé- och campingverksamhet.

Piteå kommun söker en entreprenör med så bred erfarenhet som möjligt inom besöksnäringen och erfarenhet/kunnande inom marknadsföring och försäljning. Uppgifter om detta redovisas i anbud.

2.9.2Krav på anbudet (offererade produkter och tjänster)

Genomförandebeskrivning

Anbudsgivaren ska i sitt anbud ge en allmän genomförandebeskrivning om hur uppdraget är tänkt att genomföras, och även utvecklas. Genomförandebeskrivningen ska redovisas med följande punkter:

Organisation (ansvarsfördelning, antal personer, styrning av verksamheten, bolagsform, ägande, ev. samarbetspartner m.m.)
Personal (antal, utbildning, kompetens)
Ledning (utbildning, kompetens)
Driftsbemanning (schema, antal personer, fördelning av arbetsuppgifter)
Marknadsföring (budget, mediabearbetning, hemsida, sociala medier, annonsering, arrangemang/aktiviteter)
Sälj (säljkanaler för liftkort, företagsbesök/företagssälj/företagsprodukter, uppvaktning skolor, kortbetalning på anläggningen/hemsidan, produkter inkl aktivitet-mat-boende-utrustning)
Ekonomisk plan för genomförandet: förslag på driftsbudget
Samverkan med övriga intressenter (föreningar på anläggningen och övriga)

Genomförandebeskrivningen kommer att infogas i avtalet som villkor för utförandet, och kommer att följas upp under avtalstiden. Avsteg ifrån genomförandebeskrivningen kan komma att vara skäl för hävning av avtalet.

2.9.3Referenser

Anbudsgivaren skall på separat anmodan lämna uppgifter om referenskunder med uppgift om kundens namn, kontaktperson, e-postadress och telefonnummer.

Piteå kommun avser att vid behov ta hänsyn till referenskunders uppgifter för att verifiera uppgifter i anbud. Detta gäller även andra referenskunder än dem som anbudsgivaren lämnat uppgifter om. Både interna och externa referenskunder kan bli tillfrågade.

2.10Utvärderingsfas

2.10.1Grund för tilldelning av kontrakt

Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Piteå kommun kommer vid anbudsprövningen att fästa särskild vikt vid följande kriterier:

Erfarenhet

Här bedöms anbudsgivarens erfarenhet, kunnande, organisation mm.

Genomförandebeskrivning

Här bedöms anbudsgivarens genomförandebeskrivning, se punkten 2.9.2.

Bedömningen kommer att utföras av Piteå kommun med hjälp av en styrgrupp bestående av representanter från de föreningar som är verksamma på Lindbäcksstadion samt representant från företaget Darkathlon AB.

2.11Rättelse och nollställning

Piteå kommun har rätt att korrigera uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i anbud.

Piteå kommun får också begära att anbud förtydligas eller kompletteras, om det kan göras utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning (s.k. nollställning). Nollställning innebär att anbud behandlas så att de blir jämförbara.

2.12Avbrytande av upphandlingen

Upphandlingen kan komma att avbrytas och samtliga anbud förkastas, om inget anbud motsvarar ställda krav, om anbuden på annat sätt är oförmånliga eller om förändrade eller nya beslut medför att upphandlingen inte kan slutföras.

Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att underrättas om detta.

Anbudsgivaren ersätts inte för nedlagt arbete vid framtagande av sitt anbud om upphandlingen avbryts.

2.13Beslut och tilldelningsbesked

När beslut fattats om vilken/vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtal (kontrakt), meddelas samtliga anbudsgivare om detta (tilldelningsbesked).

3KOMMERSIELLA VILLKOR

3.1Arbetsledning/ansvar

Antagen entreprenör ansvarar själv för arbetsledning av egen personal.

Beträffande arbetsgivaransvar i övrigt se Uppdragsbeskrivning och entreprenadföreskrifter (bilaga 2).

3.2Ersättning till entreprenören

Antagen entreprenör erhåller en årlig ersättning á 550 000 SEK per år, exkl. moms, från Piteå kommun. Detta för att, utöver de driftintäkter som entreprenören har rätt att påräkna, bidra till kostnadstäckning för entreprenadåtagandet.

Antagen entreprenör uppbär även ersättning för kontraktet i form av rätten att ta betalt av allmänheten för att nyttja anläggningens olika serviceinrättningar.

3.2.1Ersättning för tillkommande arbeten eller åtaganden utöver beskrivet uppdrag

Tillkommande arbeten eller åtaganden utöver vad som avtalas att ingå i uppdraget, t.ex. övrig snöröjning, övrigt användande av pistmaskin m.m. anges separat i anbudet. Debitering för dessa arbeten anges per timme. I timdebiteringen skall samtliga kostnader ingå.

Dessa arbeten ersätts mot löpande räkning endast efter särskild överenskommelse, som ska ske skriftligt. Dessa priser utvärderas inte.

Utbetalning av ersättning

Ersättningen till antagen entreprenör för avtalat uppdrag beräknas årsvis för perioden 1 maj – 30 april. Utbetalning sker med 25% av den årliga ersättningen per 1 juni och med 75 % då anläggningen öppnar för vintersäsongen.

Sista avtalsåret sker utbetalningen med 25% av den årliga ersättningen per 1 juni, 65 % då anläggningen öppnar och 10 % efter att avtalsperioden avslutats och besiktning genomförts. Se Uppdragsbeskrivning och entreprenadföreskrifter (bilaga 2).

Ersättningen betalas ut mot faktura.

3.2.2Fastprisperiod

Anbudets priser ska gälla fasta under första avtalsåret.

3.2.3Prisändringar

Av Piteå kommun utbetald ersättning till antagen entreprenör regleras efter fastprisperioden

med entreprenadindex E84 litt. 8011, allmänna kostnader, med januari månad 2015 som basmånad. Att jämföra med januari månad 2016 för perioden 2016-05-01 t o m 2017-04-30.

Om förlängning medges indexregleras ersättningen i enlighet med ovan.

3.3Fakturarutiner

För av entreprenören utförda arbeten utfärdas faktura. Denna skall vara tydligt märkt med beställarens namn, referensnummer, leveransadress och beställningsnummer, innehav av F-skattsedel och momsregistreringsnummer, post-/bankgironummer, organisationsnummer, faktura- och OCR- nummer, faktura datum, fakturabelopp, samt momsbelopp.

Fakturor sänds till följande adress:

Piteå Kommun

Ekonomi- och inköpsavdelningen

Referensnummer: 3030

941 85 PITEÅ

3.4Betalningsvillkor

Piteå kommun betalar entreprenörsfakturor per 30 dagar netto efter att

specificerad korrekt faktura kommit Piteå kommun tillhanda och
arbete slutförts och godkänts

Fakturor som inte klart preciserar vad som köpts in kommer inte att betalas.

3.5Avgifter

Fakturerings- och expeditionsavgifter tillåts inte.

3.6Dröjsmålsränta

Dröjsmålsränta får debiteras enligt svensk räntelagstiftning.

3.7Samarbete mellan Piteå kommun och Skatteverket

Piteå kommun och Skatteverket har ett samarbete som syftar till att underlätta för Piteå kommun att anlita entreprenörer och underentreprenörer som har skött och sköter sin redovisning och betalning av skatter och avgifter. Samarbetet syftar även till att hjälpa anlitade entreprenörer med att lämna uppgifter till skattemyndigheten under avtalstiden.

3.8Försäkring

Antagen entreprenör skall på egen bekostnad men med Piteå kommun som medförsäkrad hålla följande försäkringar:

Egendomsförsäkring (avseende egendom som inte omfattas av kommunens försäkring). Kommunen bekostar försäkring av kommunägd egendom och maskiner.
Ansvarsförsäkring för den entreprenadverksamhet som avtalas samt SLAO-försäkring. I SLAO-försäkringen skall Piteå kommuns pistmaskin ingå. Försäkringsbeloppet skall vara minst 10 miljoner kronor per skada.

Samtliga försäkringar ska medföra skydd enligt gängse svenska försäkringsvillkor med en högsta självrisk på ett halvt prisbasbelopp och var tecknade hos försäkringsbolag i Sverige.

Försäkringarna skall tecknas och vidmakthållas så att de gäller under hela avtalsperioden och den tid därutöver som krävs för att eventuella anmärkningar och/eller åtaganden åtgärdats. Antagen entreprenör ska senast inom 2 veckor från avtalstecknande tillställa Piteå kommuns kontaktperson försäkringsbevis där försäkringsbolaget undertecknat att försäkringarna gäller.

För varje ny försäkringsperiod under avtalstiden skall nytt bevis enligt ovan tillställas Piteå kommuns kontaktperson. I annat fall äger Piteå kommun rätt att teckna försäkringarna på entreprenörens bekostnad.

3.9Uppföljning av tecknat avtal

Se Uppdragsbeskrivning och entreprenadföreskrifter, bilaga 2.

3.10Underentreprenör

Om underentreprenör avses att anlitas skall uppgift om detta företag lämnas i anbud (företagets namn, organisationsnummer och kontaktperson)

Antagen entreprenör har samma ansvar för underentreprenörs arbete som för eget arbete.

Avser antagen entreprenör att i ett senare skede (efter att avtal tecknas) anlita annan för att fullgöra hela eller del av uppdraget förutsätter detta Piteå kommuns skriftliga medgivande.

3.11Allmänna bestämmelser

Som underlag för eventuellt tjänstekoncessionsavtal (upphandlingskontrakt) gäller detta förfrågningsunderlag.

Nedan angivna handlingar reglerar det avtal som kommer att tecknas. Dessa handlingar kompletterar varandra. Förekommer i dessa handlingar uppgifter eller föreskrifter som strider mot varandra, gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, i följande inbördes ordning:

Skriftliga ändringar och tillägg till tecknat avtal, vilka överenskommits mellan parterna.
Avtal med bilagor.
Förfrågningsunderlaget inkl. bilagor och ev. kompletteringar
Antagen entreprenörs anbud

Ett civilrättsligt bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal (upphandlingskontrakt) upprättats och undertecknats av båda parter.

3.12Särskilda förutsättningar

Piteå kommun eller antagen entreprenör får påkalla omförhandling av bestämmelse i upprättat avtal om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt motverkar de förutsättningar som tecknat avtal bygger på.

Vidare äger endera parten rätt att påkalla omförhandling av avtalet i sin helhet, vid väsentligt ändrade förhållanden som försvårar eller omöjliggör att uppdraget kan fullföljas.

Anmälan om omförhandling skall ske så snart det åberopande förhållandet blivit känt för den part som åberopar förhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd kontraktsförpliktelse.

I upprättat avtal med antagen entreprenör kommer att regleras att denne skall avstå från besittningsskydd enligt jordabalkens regler.

3.13Överlåtelse av avtal

Antagen entreprenör får inte överlåta tecknat avtal på annan fysisk eller juridisk person utan Piteå kommuns skriftliga medgivande.

Om ägarförhållandet vid Lindbäcksstadion förändras under avtalsperioden äger Piteå kommun rätt att överlåta tecknat avtal på den nye ägaren.

3.14Hävningsrätt

Piteå kommun äger rätt att häva upprättat avtal med omedelbar verkan, om entreprenören eller av denne anlitad underentreprenör

i väsentligt avseende inte utför sina skyldigheter och rättelse inte sker utan försening efter skriftlig uppmaning från Piteå kommun
är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller av annan anledning är på sådant obestånd att han/hon inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden
är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande.
är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom
gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen
inte betalar skatter eller inte utför andra skyldigheter gentemot det allmänna, som följer av lag eller lagakraftvunna domar eller domslut
inte innehar nödvändiga tillstånd och godkännanden som krävs för att utföra sitt uppdrag och inte omedelbart skaffar sådana, efter uppmaning från Piteå kommun

Entreprenören äger rätt att häva upprättat avtal med omedelbar verkan om Piteå kommun

i väsentligt avseende inte utför sina skyldigheter och rättelse inte sker utan försening efter skriftlig uppmaning från entreprenören

3.15Tvist

Tvister om tolkningen av bestämmelser i det avtal som kommer att tecknas eller handlingar som hör till detta skall i första hand lösas direkt av avtalsparterna. Kan dessa inte nå förlikning skall tvisten lösas av Luleå tingsrätt med tillämpning av svensk rätt.

Document Metadata

Table of Contents

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Driftsentreprenad Lindbäcksstadions alpina anläggning 2015

Document Metadata