REVISIONSNÄMNDENS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2019

REVISIONSNÄMNDENS UTVÄRDERINGSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2019

Revisionsnämndens uppgifter bestäms i kommunallagen § 121. Enligt denna paragraf skall revisionsnämnden:

1) bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om,

2) bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts i kommunen och kommunkoncernen och huruvida verksamheten är ordnad på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt,

3) bedöma hur balanseringen av ekonomin utfallit under räkenskapsperioden samt den gällande ekonomiplanens tillräcklighet, om kommunens balansräkning visar underskott som saknar täckning,

4) se till att granskningen av kommunen och dess dottersammanslutningar samordnas,

5) övervaka att skyldigheten enligt 84 § att redogöra för bindningar iakttas och tillkännage redogörelserna för fullmäktige,

6) för kommunstyrelsen bereda ett förslag till bestämmelser om nämndens uppgifter i förvaltningsstadgan samt till budget för utvärderingen och granskningen.

Till Malax kommuns revisionsnämnd hör fem ordinarie medlemmar som var och en har en per- sonlig ersättare. Fullmäktige valde på sitt sammanträde den 8.6.2017 en revisionsnämnd för mandatperioden 2017-2020 med följande sammansättning:

Xxxxxxxxx ledamot Personlig ersättare

Xxxxxxxxx Xxxxxx, ordförande Xxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxxx, vice ordförande Xxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx

Xxx Xxxxxx-Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxx

Revisionsnämndens utvärderingsarbete sker utgående från en fastställd utvärderingsplan som upprättats för hela mandatperioden. De årliga tyngdpunktsområdena för utvärderingen har definierats i planen. Ett separat arbetsprogram görs årligen upp för utvärderingen av det aktuella budgetåret. Revisionsnämnden utvärderar hur de i budgeten fastställda målen för verksamheten och ekonomin har uppnåtts utgående från kommunens bokslut. Under budgetåret utvärderar revisionsnämnden kommunens verksamhet genom att ta del av organens protokoll, diskutera med förtroendevalda, tjänsteinnehavare och övrig personal, vid behov besöka ett urval av kommunens verksamhetsenheter och genom att ta del av olika utredningar.

Revisionsnämnden har hållit sex möten gällande verksamhetsåret 2019, hört ansvariga tjänsteinnehavare och bekantat sig med olika ansvarsområden i enlighet med arbetsprogrammet. Revisionsnämnden har gått igenom bindningsregistret och tillkännagett förändringarna till kommunfullmäktige. Förvaltningssekreterare Xxxxxxxxx Xxxx har fungerat som nämndens sekreterare. BDO Audiator Ab har handhaft den lagstadgade revisionen med OFGR, GR Xxxx Xxxxxxxxx-Xxxx som ansvarig revisor och Xxxx Xxxxxx som biträdande revisor. Yrkesrevisorerna har regelbundet deltagit i revisionsnämndens möten.

Kommunfullmäktige godkände 15.11.2018 budgeten för år 2019 och ekonomiplanen för 2020- 2021. I budgeten ingår målen för verksamheten och ekonomin. Revisionsnämndens bedömning av

hur de av kommunfullmäktige fastställda målen har nåtts baserar sig på bokslutet för år 2019, de i organen förda protokollen och de förda diskussionerna samt revisorns rapportering.

Budgetens bindningsnivå

Driftsbudgetens bindningsnivå är brutto, så att utgifter och inkomster per resultatområde redovisas skilt åt fullmäktige förutom för de resultatområden som endast redovisar sitt nettoresultat. Resultatområden med nettobindning är C1607 Samarbetstjänster och projekt, C2801 Personaladministration och C2901 Pixnekliniken.

Investeringsbudgetens bindningsnivå är netto per projekt. Bindningsnivån för Malax vattens investeringar är beviljat anslag netto, i denna summa beräknas också Malax vattens anslutningsavgifter.

Kommunstyrelsen ansvarar för att årsbidraget uppnår budgeterad nivå och för att skuldbördan inte ökar mera än budgeterat. Kommunstyrelsen ansvarar även för att minskningen av rörelsekapitalet ej överskrider det som budgeteras.

Fullmäktige fattade beslut om ett verkställighetsdirektiv gällande driftsbudgeten i april 2019, vilket innebar att kostnaderna (exklusive personalkostnaderna) i regel skulle minskas med 2 %.

Utvärdering av kommunens ekonomi och budgetutfall

Enligt bokslutet förverkligades verksamhetskostnaderna över budgeten med 223 000 euro. Verksamhetsintäkterna inklusive tillverkning för eget bruk landade på dryga 13 miljoner euro och underskred budgeten med 229 000 euro. Verksamhetsbidraget blev således ca 450 000 euro sämre än budgeterat. Jämfört med 2018 är verksamhetsbidraget (-) ca 1,67 miljoner euro större, detta förklaras främst med att kostnaderna steg med 3,5 %.

Resultaträkningens förverkligande, sammandrag (inkl. interna poster)

(1 000 euro)	BS 2019	BU 2019	BS 2018
Verksamhetsintäkter	12 992	13 240	13 020
Tillv. för eget bruk	21		30
Verksamhetsutgifter	-48 520	-48 297	-46 890
Verksamhetsbidrag	-35 507	-35 057	-33 840

Det förekommer väsentliga överskridningar på driftsbudgeten, av vilka de största listas nedan:

- Specialsjukvården, överskridning 220 000 euro

- Malax-Korsnäs hälsovårdscentral, överskridning av kostnaderna med 210 000 euro, men intäkterna tillika överskreds samtidigt med 140 000 euro.

- Fastigheter, underskridning av interna hyresintäkterna med 180 000 euro

- Kommunens skolväsende, överskridning 140 000 euro

- Småbarnspedagogik, underskridning av intäkterna 80 000 euro men underskred samtidigt kostnaderna med 220 000 euro.

- Gemensamma skolväsendet, underskred intäkter med 70 000 euro, kostnaderna underskreds med 40 000 euro.

Skatteinkomsterna förverkligades helt i linje med budget efter budgetändring på -0,4 miljoner. Statsandelarna tidigarelades för att kompensera bortfallet av skatteinkomsterna, och förverkligades till nästan 100 % efter budgetändring på +0,3 miljoner. Årsbidraget uppgick till 0,7 miljoner euro och räckte varken till för att täcka avskrivningar och nedskrivningar på 2 miljoner euro, nettoinvesteringar på 5,7 miljoner euro eller amorteringar på 1,8 miljoner euro. Eftersom den interna finansieringen inte räckte till finansierades investeringarna och amorteringarna med lån. Skuldbördan ökade med 4,9 miljoner euro, vilket är 0,7 miljoner mer än budgeterat. Per 31.12.2019 uppgick skuldbördan till 28,2 miljoner euro eller 5 148 euro per invånare, vilket ligger rejält över landets medeltal för kommuner på 3 360 euro per invånare.

Kommunen uppvisar ett underskott i resultaträkningen på -1 143 407 euro jämfört med ett budgeterat underskott på -676 200 euro. Kommunens ackumulerade överskott uppgick vid årsskiftet till 2,39 miljoner euro eller 437 euro per invånare.

De största investeringsprojekten under året var byggandet av Yttermalax skola och Malmgården. Investeringsdelen förverkligades inte till fullo och landade på 5,7 miljoner netto, vilket innebär att investeringsbudgeten underskreds totalt med 0,5 miljoner euro netto.

Utvärdering av resultatområdenas verksamhet och ekonomi

Centralvalnämnden

Revisionsnämnden bedömer att målsättningarna för centralvalnämndens verksamhet och ekonomi har uppnåtts till väsentliga delar.

Kommunstyrelsen

Revisionsnämnden bedömer att målsättningarna för kommunstyrelsens verksamhet och ekonomi har uppnåtts. Vi bedömer att kommunstyrelsen har lyckats med sin uppgift att bevaka kommunens intressen regionalt och på riksnivå. Befolkningsutvecklingen nådde tyvärr inte de önskade målsättningarna och är i princip oförändrad jämfört med 2018. Personalchefen informerade revisionsnämnden om personaldirektionens bokslut, noterades att sjukfrånvaron sjönk något jämfört med 2018.

Direktionen för Pixnekliniken

Revisionsnämnden bedömer att målsättningarna för Pixneklinikens verksamhet och ekonomi har uppnåtts till väsentliga delar. Antalet vårddygn sjönk markant jämfört med 2018, trots att antalet årsverken hölls på samma nivå. Underskottet har fakturerats avtalsparterna.

Vård- och omsorgsnämnden

Revisionsnämnden bedömer att målsättningarna för verksamheten inom vård- och omsorgsnämnden till väsentliga delar har uppnåtts. De ekonomiska målsättningarna uppnåddes inte till alla delar, vilket redan påpekades i föregående avsnitt. Avvikelserna är dock mindre jämfört med tidigare år, vilket är positivt.

Bildningsnämnden

Revisionsnämnden bedömer att målsättningarna för verksamheten inom bildningsnämnden har uppnåtts till väsentliga delar. De ekonomiska målsättningarna uppnåddes inte till alla delar. Vikariekostnaderna har överskridits och kostnaderna för skolskjutsarna steg från och med hösten 2019 då nya avtal trädde ikraft.

Revisionsnämnden har under året fört utvärderingsdiskussioner med bildningsdirektören och bildningsnämndens ordförande och informerats om verksamheten. Inget som skulle avvika väsentligt från målsättningarna har framkommit.

Finska skolnämnden

Revisionsnämnden bedömer att målsättningarna för finska skolnämndens verksamhet och ekonomi har uppnåtts till väsentliga delar.

Revisionsnämnden har under året fört utvärderingsdiskussioner med rektorn och finska skolnämndens ordförande och informerats om verksamheten. Nämnden besökte även skolan. Inget som skulle avvika väsentligt från målsättningarna har framkommit men nämnden påpekar att finska skolan har tämligen små utrymmen att vistas i. Samarbetet med Övermalax skola verkar på basis av diskussionerna fungera bra.

Medborgarinstitutets direktion

Revisionsnämnden bedömer att målsättningarna för MI:s verksamhet och ekonomi har uppnåtts.

Revisionsnämnden har under året fört utvärderingsdiskussioner med MI-rektorn och direktionens ordförande och informerats om verksamheten. Inget som skulle avvika väsentligt från målsättningarna har framkommit. Medborgarinstitutet i Malax har ett rikligt kursutbud med stor variation och rektorn har tydliga visioner beträffande utveckling av verksamheten. Dock är det problem att hitta kunniga kursledare inom vissa områden, vilket framgår av bokslutet.

Fritids- och kulturnämnden

Revisionsnämnden bedömer att målsättningarna för fritids- och kulturnämndens verksamhet och ekonomi har uppnåtts till väsentliga delar. Nämnden driver för tillfället flera projekt.

Byggnadsnämnden

Revisionsnämnden bedömer att målsättningarna för byggnadsnämndens verksamhet och ekonomi har uppnåtts till väsentliga delar.

Miljönämnden

Revisionsnämnden bedömer att målsättningarna för byggnadsnämndens verksamhet och ekonomi har uppnåtts till väsentliga delar.

Tekniska nämnden

Revisionsnämnden bedömer att målsättningarna för verksamheten inom tekniska nämnden har uppnåtts till väsentliga delar. Det förekommer budgetavvikelser, främst på fastighetssidan.

Affärsverket Malax vatten

Revisionsnämnden bedömer att målsättningarna för verksamheten och ekonomin inom affärsverket Malax vatten har uppnåtts.

Riskhantering, intern kontroll och koncernstyrning

Verksamhetsberättelsen innehåller en god redogörelse över riskhanteringen. Vi bedömer att tjänsteinnehavarna och kommunstyrelsen är medvetna om riskfaktorerna och att riskhanteringen i kommunen fungerar och är på en god nivå. Kommundirektören informerade revisionsnämnden om den interna kontrollen under räkenskapsperioden. Enkäter beträffande intern kontroll utförs årligen bland de resultatansvariga. Baserat på detta samt yrkesrevisorernas rapportering bedömer vi att den interna kontrollen har fungerat ändamålsenligt under räkenskapsperioden.

I koncernbokslutet har 7 dotterbolag, 4 intressebolag och 5 samkommuner sammanställts. Koncernens underskott är –1 265 000 euro, dvs. ungefär i linje med kommunens resultaträkning. Kommunen, Vasa sjukvårdsdistrikt och Svenska Österbottens Förbund för Utbildning och Kultur uppvisade alla underskott medan de resterande samkommunerna och bolagen uppvisade överskott. Balansomslutningen uppgår till 70,5 miljoner euro med en soliditetsgrad om 29 %. Lånestocken ligger på 35,8 miljoner (6 549 euro / invånare) och den relativa skuldsättningsgraden är 79 % vilket ligger över gränsvärdet på 50 %. De likvida medlen uppgår i årsskiftet till 1,63 miljoner euro. Målsättningarna för koncernen uppnåddes inte riktigt i och med att uthyrningsgraden i kommunens fastighetsbolag låg på ca 93 % (målsättningen var 97 %).

Personalen

Personalen är kommunens största egna tillgång och resurs. Tillgången på kunnig och kompetent personal samt personalens välmående är samtidigt betydande riskfaktorer. Malax fick flera nya ledande tjänsteinnehavare under året med vilka vi fick stifta bekantskap med under utvärderingsdiskussionerna. Varmt välkomna till Malax!

En skild personalrapport har uppgjorts som bilaga till bokslutet, vilken personalchefen presenterade åt revisionsnämnden. Kommunen hade 657 personer anställda per 31.12.2019, vilket var en ökning med 13 personer. Antalet utförda årsverken under året var 528 st.

Frånvarostatistiken ger enligt vår mening ingen speciell orsak till oro. Revisionsnämnden bedömer att rapporten ger en god bild av personalsituationen samt de utmaningar som föreligger. Av rapporten framgår att 148 st medarbetarsamtal hölls under året, vilket vi anser att kommunstyrelsen och personaldirektionen kunde försöka få till en högre nivå framöver. I kommunens personalstrategi samt åtgärdsprogram föreskrivs att medarbetarsamtal skall hålls årligen.