e-postpolicy
1. Inledning – allmänna handlingar
Tryckfrihetsförordningen (TF) reglerar hanteringen av allmänna handlingar.
Enligt TF är en handling allmän om den uppfyller något eller flera av följande villkor:
• förvaras hos myndigheten eller
• anses inkommen dit eller
• är upprättad hos myndigheten.
TF gör inte någon skillnad mellan vanliga pappersdokument eller handlingar i digital, ljud-, bild- eller annan form.
Ett elektroniskt meddelande blir allmän handling då den antingen är läsbar hos myndighe- ten eller befattningshavare (inkommande) eller blivit upprättad och expedierad (avsänd) av myndigheten eller befattningshavare.
Det finns därmed inget krav på att e-post är utskriven eller diarieförd för att den ska be- traktas som allmän handling.
2. Bedömning enligt offentlighetsprincipen
För all information som sänds med e-post (utgående) eller är lagrad i de olika brevlådorna (inkommande) gäller därmed samma offentlighetsprincip, sekretess- och arkivregler som för traditionell post.
Den ska alltså normalt endera
• diarieföras
• fogas till akten (motsvarande)
• arkiveras eller systematiskt ordnas
Kommunen har i dag ingen möjlighet att diarieföra elektroniska dokument i originalfor- mat. Såväl inkommande som utgående e-postmeddelanden som är att anses som allmän handling måste därför skrivas ut på papper.
3. Postöppning
Sekretesslagen säger att en allmän handling som har kommit in eller upprättats hos en myndighet ska registreras utan dröjsmål. Undantag är om det är uppenbart att handlingen har ringa betydelse för myndighetens verksamhet. För allmänna handlingar som inte är
sekretessbelagda och inte behöver registreras, gäller att dessa hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit in eller upprättats (se p. 2).
Detta innebär att post inte får ligga oöppnad. E-postmeddelanden ska hanteras på samma sätt.
Därför ställs kravet att såväl förvaltningsbrevlåda som tjänstemans enskilda e-postlåda kontrolleras och töms minst en gång varje arbetsdag (myndighetens öppetdagar).
Vid planerad frånvaro, som ledighet eller tjänsteresa, måste någon medarbetare få tillgång till den frånvarandes postlåda för tömning/granskning. Alternativt kan alla inkommande meddelanden vidarebefordras till utsedd(a) medarbetare eller förvaltningsbrevlådan.
Vid sjukdom bör förvaltningen snarast se till att e-posten omdirigeras till någon medarbe- tare eller förvaltningsbrevlåda.
4. Bedömning av e-postmeddelande
Mottagare av post ställd till förvaltningen/myndigheten bedömer hur inkomna e- postmeddelanden i myndighetsbrevlådan ska hanteras. Varje tjänsteman med personlig brevlåda har själv ansvar för bedömningen av inkomna e-postmeddelanden.
Först bedöms om meddelandet är en allmän handling eller inte. Därefter måste ställning tas till om handlingen är offentlig eller belagd med sekretess.
5. Undantag från allmän handling
Det finns handlingar som inte är allmänna. Avgörande för om en handling är allmän eller inte är innehållet och inte till vem den är adresserad till. En handling kan alltså inte betrak- tas som enskild för att den är ställd till en viss person.
Undantagen är:
• Handlingar som en person tar emot i egenskap av annan ställning, till exempel facklig förtroendeman och i vissa fall politiker.
• Handlingar som utväxlas som arbetsmaterial under ett ärendes beredning.
• Myndighetsinterna meddelanden och informationsmeddelanden.
• Meddelande av tillfällig eller ringa betydelse, till exempel handling som ersätter telefonsamtal.
• Handlingar av uppenbart privat karaktär.
6. Sekretesskyddade handlingar
E-postsystemet skall av säkerhetsskäl inte användas för överföring av sekretessbelagda handlingar.
I de fall en handling inkommer som kan bli föremål för sekretesskydd tas den ut på papper och tas därefter omgående bort ur e-postsystemet.
7. Anbud och liknande handlingar
Anbudshandlingar skall vara undertecknade, och får därmed inte betraktas som inkommet anbud om den enbart kommer via e-post. E-postmeddelandet som sådant skall dock be- handlas som vanlig inkommande handling.
I de fall där det ställs krav på att handlingen är undertecknad för att den skall anses bin- dande måste den elektroniska handlingen följas av en pappershandling som är myndighe- ten till handa senast två vardagar efter e-postmeddelandet.
8. Enskilda handlingar
E-postsystemet används uteslutande för myndigheten. Inkomna handlingar av personlig karaktär skall därför rensas ur systemet.
Avsända meddelanden är att betrakta som tjänstepost då dessa automatiskt förses med den kommunala avsändaradressen (@xxxxxxxxx.xx). Därför bör kommunens e-postsystem för enskilt bruk undvikas.
9. Expedition av beslut eller ärende
Om en handling i ett ärende skall expedieras i form av ett e-postmeddelande krävs en överenskommelse med mottagaren, som dels skall kunna läsa handlingen, dels acceptera att ta emot en inte underskriven handling.
Mottagaren skall ha möjlighet att kräva en underskriven handling. Avtal bör bestå av underskrivna handlingar.
10. Arkivering
Allmänna handlingar av vikt förvaras systematiskt eller diarieförs. Hanteringen skall följa den rutin som gäller på förvaltningen för övriga handlingar. Elektroniskt mottagna hand- lingar skrivs ut på papper för arkivering.
11. Gallring
För gallring av allmänna handlingar gäller de av myndigheten antagna reglerna för gall- ring enligt arkivlagen.
• Enskilda ärenden omfattas ej av offentlighetslagstiftningen och ska rensas.
• Allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ska gallras om det finns be- slut om det i förvaltningens arkiverings- och gallringsplan.
Gallring får dock endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsido- sätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forsk- ning.
• Olika former av loggar, e-postlistor och så kallade cookies ingår i arkivmyndighe- tens gallringsbeslut med fastställt tidsintervall. Detta bör också ingå i nämndernas dokumenthanteringsplaner.
12. Radering
Utöver vad som sagts ovan gäller för radering också:
• Handlingar som är överförda till annan medieform, exempelvis papper, och registre- rade eller arkiverade, bör raderas.
• Handlingar som inkommit till fel handläggare eller myndighet och därefter över- förts till rätt mottagare raderas. Observera att det måste vara klargjort att överfö- ringen fungerat.
13. Offentlighetsprincipen kontra virusproblematiken
Det åligger kommunen att vidta de säkerhetsåtgärder som kan krävas för att upprätthålla ett fungerande e-postsystem, bland annat skydd mot virusattacker.
Även enskilda tjänstemän måste ta detta i beaktande vid hanteringen av e- postmeddelanden. Därför skall inte e-postmeddelanden öppnas, om det finns starka skäl att misstänka att dessa kan innehålla virus eller liknande.
14. Övrig hantering av e-postsystemet
E-postsystemet får inte användas på ett olagligt eller oetiskt sätt, eller på ett sådant sätt att kommunens anseende försämras. Inte heller får e-postsystemet användas för något som helst affärsändamål av privat karaktär.
Anslutning till e-postlistor eller diskussionsgrupper får endast göras om det är motiverat i tjänsten.
Spridande av material som strider mot upphovsrättslagen, är kränkande eller i övrigt dis- kriminerande får inte ske.