RIKTLINJE FÖR UPPHANDLING
1 (4)
Styrdokument
Datum
2020-12-01
RIKTLINJE FÖR UPPHANDLING
Dessa riktlinjer grundar sig på upphandlingspolicyn och ska ses som ett komplement till denna. Riktlinjerna gäller för all kommunal verksamhet i Älvsbyns kommun.
Syftet med riktlinjerna är att se till att ett gemensamt förhållningssätt gäller för all upp- handlingsverksamhet inom kommunen. Vidare är syftet med riktlinjerna att säkerställa att varor, tjänster och entreprenader köps med rätt kvantitet, kvalité och till rätt kostnad.
Dokumenttyp Riktlinje | Dokumentnamn Xxxxxxxxx för upphandling | Fastställd/upprättad 2021-02-15, KF § 8 | Beslutsinstans KF | Giltighetstid Tills vidare |
Dokumentansvarig ekonomichef | Version 1 | Senast reviderad -- | Dokumentinformation Dnr 538/20-003 | Detta dokument gäller för Anställda |
1 Inledning
Hur kommunen ska hantera sina upphandlingar styrs via Lagen om offentlig upphand- xxxx XXX och Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, LUF samt utvecklad rättspraxis.
1.1 Delegation
En grundförutsättning för samtliga inköp är att gällande delegation följs.
1.2 Upphandlingsformer
1.2.1 Formaliserad upphandling
Upphandlingen ska ske enligt de i LOU eller LUF fastställda upphandlingsförfaranden (öppet-, selektivt-, förhandlat-, förenklat och urvalsutförande samt konkurrenspräglad dialog).
Vid formaliserade upphandlingar ska alltid kommunens digitala upphandlingsverktyg användas och de lagar som finns för denna upphandlingsform ska följas.
Upphandlingsformen används vid bland annat ramavtalsupphandling och skriftliga avtal ska upprättas
1.2.2 Direktupphandling
Vid direktupphandlingar som är mindre 50 000 kr är direktinköp tillåtet. Direktinköp ska ske på affärsmässiga grunder och på ett objektivt sätt. Direktupphandlingar mellan
50 000 kr och 100 000 kr ska ske på affärsmässiga grunder och på ett objektivt sätt. Konkurrensutsättning bör alltid övervägas. Direktupphandlingar på 100 000 kr eller mer bör konkurrensutsättas
Direktupphandlingar 50 000 kr och mer ska kommuniceras med ekonomiavdelningens upphandlingsfunktion och genomföras digitalt i kommunens direktupphandlingsverktyg för att säkerställa enhetlig hantering av kommunens direktupphandlingar.
Alla leverantörer som deltagit i direktupphandlingen ska meddelas om vilken leverantör som tilldelats köpet.
Vid direktupphandlingar som är mindre 50 000 kr behöver inte skriftliga avtal upprättas. Vid upphandlingar mellan 50 000 kr och 100 000 kr kan skriftliga avtal upprättas med leverantören och vid upphandlingr på mer 100 000 kr bör skriftliga avtal upprättas om det inte finns goda skäl att inte göra det
1.2.3 Otillåten direktupphandling
Avtal som ingår eller inköp som sker utan att föregås av formaliserad upphandling trots att sådan enligt lag skulle ha skett kallas otillåten direktupphandling. En otillåten direkt- upphandling kan leda till att inköpet/avtalet ogiltigförklaras och att kommunen kan få betala en upphandlingsskadeavgift till Konkurrensverket
1.3 Definitioner
1.3.1 Förfrågningsunderlag
En beskrivning av det som man vill upphandla samt vilka krav som ställs på varan/ tjänsten.
1.3.2 Tilldelningsbeslut
Beslut om vem köpet ska ske av och på vilka villkor. Vid formaliserad upphandling finns detaljerade regler om tilldelningsbeslutets innehåll samt bland annat hantering av tillhör- ande avtalsspärr.
1.3.3 Avtal/kontrakt
En överenskommelse som är avsedd att medföra ömsesidig rättsligt sanktionerad för- pliktelser för parterna.
1.3.4 Ramavtal
Avtal som upphandlas i syfte att möjliggöra löpande beställningar från ett fastställt utbud av varor och tjänster under avtalsperioden.
2 Ansvarsfördelning, organisation och roller
Här beskrivs ansvarsfördelning, organisation och roller som ligger till grund för kom- munens inköpsverksamhet.
2.1. Kommunfullmäktige
Kommunfullmäktige fastställer kommunens upphandlingspolicy.
2.2 Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen har det strategiska ansvaret för kommunens upphandling men ansvar- ar också för kommunens policy och att dessa riktlinjer följs samt att inköp sker från ram- avtal och avtal när sådana finns
2.3 Förvaltningen
Vid upphandling ska förvaltningen i första hand undersöka om behovet kan tillgodoses inom befintliga ramavtal eller avtal. Om detta inte finns avtal ska en direkt upphandling alternativt formaliserad upphandling genomföras. Valet av upphandlingsform styrs av upphandlingens kontraktsvärde. Upphandling via formaliserad upphandling genomförs i normalfallet av ekonomiavdelningens funktion för upphandling.
2.3.1 Roller
Ekonomiavdelningens funktion för upphandling har det övergripande ansvaret för kom- munens inköp.
Verksamhetsansvarig och enhetschefer ansvarar för att inköp inom tilldelat ansvarsom- råde sker enligt dessa riktlinjer.
3 Beloppsgränser
Det är inte tillåtet att dela upp köp för att kringgå beslutade eller lagstadgade belopps- gränser och tröskelvärden. Det är hela myndighetens/enhetens totala inköp inom om-
rådet som ska ligga till grund för beräkningen. Direktupphandling av varor och tjänster får genomföras om det totala värdet för den upphandlade myndigheten/enheten inte överstiger maximibeloppet för direktupphandling enligt LOU, LUF och LUK.
4 Leveransuppföljning och leverantörsanalys
För implementering av avtal och arbetssätt för att säkerställa avtalad leverans med lev- erantör ansvarar den inom Älvsbyns kommun som varit ansvarig för upphandlingen. Vid formaliserade upphandlingar med ramavtalskaraktär ansvara kommunens upphand- lingsfunktion för implementeringen och uppföljningen vid övrig upphandling ansvarar den som varit ansvarig för upphandlingen.
Syftet med leveransuppföljningen är vidare att säkerställa den avtalade leveransen gen- omförs, kvalitetssäkra varor och tjänster som levereras till kommunen samt kontrollera att de avtalade priserna följs.
Leverantörsanalys ska genomföras under avtalets gång och syftar till att säkerställa att leverantören uppfyller de krav som ställts i upphandlingen bland annat avseende kvalité, volym och priser. Information från analysen ger även information inför nya upphand- lingar. Vid formaliserade upphandlingar med ramavtalskaraktär ansvara kommunens upphandlingsfunktion för analysen vid övrig upphandling ansvarar den som varit ansva- rig för upphandlingen för analysen.
5 Upphandlingssamverkan
Älvsbyn kommun ska i det fall samverkansnytta finns för kommunen samarbeta med kommuner, regioner, statliga myndigheter samt andra organisationer i syfte att genom- föra kostnadseffektiva upphandlingar. Samverkan kan även ske inom kommunkoncern- en.