Sponsringspolicy
POLICY | Sida 1(4) |
Datum 2020-11-05 |
Sponsringspolicy
Med sponsring avses affärsmässigt samarbete till ömsesidig nytta för parterna, varigenom en sponsor tillhandahåller den sponsrade parten (sponsormottagaren) kontanta medel, personella resurser, tjänster eller lokaler i utbyte mot exponering av företagsnamn eller varumärke.
För att ge nämnder och styrelser vägledning vad gäller sponsring av kommunala verksamheter, och kommunal sponsring av arrangemang, har denna policy upprättats.
Policyn skall också gälla för de helägda bolagen. 1. Inledning
Sponsringssamarbeten får inte stå i konflikt med kommunens övergripande styrdokument.
Hänsyn ska alltid tas till objektivitetsprincipen och likabehandlingsprincipen i samband med sponsring. Verksamheter inom som huvudsakligen ägnar sig åt myndighetsutövning bör inte ingå avtal om sponsring. I den direkt myndighetsutövande rollen ska sponsring inte förekomma.
Det ska råda rimlig proportion mellan sponsringsbeloppet och motprestationen. Sponsring får inte medföra risk för misstanke om muta eller otillbörliga personliga syften.
Sponsringssamarbetet ska präglas av öppenhet och kunna granskas av allmänheten utan risk för bristande tilltro.
2. Allmänt om sponsring inom Svalövs kommun 2.1 Definition av sponsring
Sponsring är ett frivilligt affärsmässigt avtal till ömsesidig nytta mellan två eller flera parter, där ena parten (sponsorn) förbinder sig att lämna ersättning i form av kontanta medel, varor och/eller tjänster och där den andra parten (sponsormottagaren) som motprestation tillhandahåller exponering av företagsnamn, varumärke eller tjänster, till nytta för sponsorn i dennes verksamhet.
Har inga krav på motprestation avtalats är det inte fråga om sponsring utan om en ensidig rättshandling (bidrag, gåva eller donation). Sådana transaktioner omfattas inte av denna policy. Sponsring får inte ha som huvudsakligt syfte att ekonomiskt stödja visst företag eller organisation.
Kommunen kan också delta i olika former av samverkansprojekt tillsammans med företag, organisationer eller andra parter. Med samverkansprojekt avses i detta sammanhang att flera parter som har ett gemensamt intresse av en fråga, tillsammans genomför ett projekt, t.ex. en konferens, seminarium, etc. Under förutsättning att alla parter bidrar till projektet och att det inte är fråga om att någon part får en motprestation i form av pengar, varor eller tjänster ifrån någon av de andra parterna, är det inte att betrakta som sponsring. Det som är avgörande för bedömning om sponsring föreligger är om någon av parterna som bidrar till projektet kan sägas få en motprestation av de övriga parterna.
Det finns vidare en viktig skillnad mellan sponsring och kommersiell marknadsföring, d v s reklam. För att anses som sponsring ska exponeringen av sponsorn endast innehålla uppgift om vem som står bakom sponsringen, t ex sponsorns namn, varumärke eller tjänster.
Svalövs kommun kan i ett sponsringsavtal agera såväl sponsor som sponsormottagare.
2.2 Omfattning
Denna policy och riktlinje ska tillämpas av samtliga verksamheter inom Svalövs kommun, inklusive helägda aktiebolag.
2.3 Ansvar och övergripande bestämmelser
Beslut att sponsra viss verksamhet eller godkänna mottagande av sponsring av kommunal verksamhet ska fattas av berörd nämnd eller styrelse. Beslut om sponsringssamarbete kan delegeras till kommunchef/sektorchef/VD.
I samband med sådan delegation uppmanas respektive styrelse/nämnd att fastställa inom vilka ramar delegaten har rätt att ingå sponsringssamarbete.
Syftet med sponsringssamarbetet och dess förväntade effekter på Svalövs kommun ska särskilt utvärderas.
Vid alla former av sponsringsåtaganden ska hänsyn tas till objektivitetsprincipen och likabehandlingsprincipen.
Verksamheter som huvudsakligen ägnar sig åt myndighetsutövning bör inte ingå avtal om sponsring. Detsamma gäller kommuninterna verksamheter som endast levererar varor och tjänster inom Svalövs kommun.
Det ska råda rimlig proportion mellan sponsringsbeloppet och motprestationen, vilket innebär att sponsorns och sponsormottagarens prestationer skall vara ekonomiskt jämförliga.
Sponsring får inte medföra risk för misstanke om muta eller otillbörliga personliga syften.
Särskild försiktighet bör därför iakttagas när andra prestationer än ren exponering av sponsorns varumärke ingår som motprestation i sponsoravtalet.
Sponsringssamarbetet ska präglas av öppenhet och kunna granskas av allmänheten utan risk för bristande tilltro.
Beslut att sponsra viss verksamhet eller godkänna mottagande av sponsring av kommunal verksamhet ska fattas av berörd nämnd eller styrelse eller på delegation till förvaltningsdirektör/VD i det fall resp nämnd eller styrelse beslutar om en sådan möjlighet i delegationsordningen.
Sponsringsavtal bör inte träffas för längre tid än två år. Utvärdering av samarbetet ska ske årligen. Eventuell förlängning ska godkännas av berörd nämnd eller styrelse.
Respektive nämnd/styrelse skall årligen upprätta en förteckning över samtliga sponsringsåtaganden, samt redovisa samtliga åtaganden till Ekonomiavdelningen1. Sådan förteckning upprättas och lämnas endast i de fall sponsringsåtagande varit/är aktuellt.
2.4 Sponsoravtalet
Sponsoravtal ska alltid upprättas mellan parterna för att fastställa syfte, omfattning och parternas åtaganden gentemot varandra. Avtalet bör åtminstone innehålla följande
uppgifter:
· Namn, adresser och organisationsnummer
· Kontaktpersoner
1 Redovisningsskyldigheten inträder när beslutet varit politiskt behandlat och inte när sponsringsbeslut fattas på delegation av nämnden. Kommunens samfällda sponsringsåtagande ska redovisas i kommunens årsredovisning (exklusive delegerade sponsringsbeslut).
· Syftet med sponsringen
· Aktiviteten
· Sponsorns åtagande
· Mottagarens åtagande
· Avtalstid
· Redovisningskrav
· Formen för uppsägning av avtalet och om förutsättningarna förändras
· Formen för lösning av eventuell tvist om avtalets tillämpning 2.5 Samarbetsparten
Innan sponsringsavtal ingås ska berörd nämnd/styrelse säkerställa att motparten är en lämplig samarbetspartner som i allt väsentligt delar Svalövs kommuns vision. Sponsringssamarbeten får inte stå i konflikt med kommunens övergripande styrdokument.
Sponsoravtal ska inte ingås med företag eller organisationer där samarbetet av etiska eller andra skäl kan ifrågasättas. Som ett led i detta ska följande säkerställas:
a. Att företaget eller organisationen drivs seriöst och inte har skulder till det offentliga,
b. Att företaget eller organisationen följer god marknadsföringssed,
c. Att sponsringsåtagandet inte omfattar reklam, förmånserbjudanden eller annan aktiv marknadsföring.
3. Svalövs kommun som sponsor
Svalövs kommun kan besluta om sponsring av publikdragande arrangemang inom idrotts- och kulturlivet. Sponsringen ska ske på affärsmässiga och objektiva grunder.
Sponsring får inte ske med personella resurser.
Sponsringen ska ha till syfte att exponera och sprida kunskap om Svalövs kommun, dess verksamheter och ge ett mervärde för Svalövs kommun i form av stärkt varumärke.
Sponsring får endast ske av publika evenemang. Sponsring genom tillhandahållande av lokaler och markområden får endast ske om allmänheten äger tillträde till lokalerna under evenemanget.
Om ett evenemang eller arrangemang ställs in ska säkerställas att eventuell sponsring återbetalas.
4. Svalövs kommun som sponsormottagare
Den offentliga verksamheten skall huvudsakligen finansieras med skatter och offentligrättsliga avgifter. Finansiering av verksamheter med hjälp av sponsormedel får därför endast utgöra ett mindre komplement till nämnda finansiering. Sponsringen ska vara av tillfällig natur och får inte tillämpas så att kärnverksamheten blir beroende av den. Sponsringen ska medföra kvalitetshöjning av den ordinarie verksamheten eller möjliggöra projekt som annars inte kunnat genomföras och som är till gagn för Svalövs kommuns invånare.
Sponsringen får inte komma att inkräkta på det politiska handlingsutrymmet eller vara utformat på ett sätt som påverkar verksamhetens mål.
Sponsring ska avse verksamhet inom kommunens kompetensområde och bidra till att kommunen uppfyller sina fastställda mål.
Krav på inflytande eller medbestämmande från externa intressenter över verksamhetens innehåll eller beslutsprocess får inte förekomma.
Mottagande av sponsormedel skall redovisas i enlighet med gällande redovisningsregler.
Kontanta medel redovisas som intäkter. Resp nämnd och styrelse, d v s inte resp verksamhet eller enhet, förfogar över intäkten.
Redovisning av varor och tjänster mottagna av sponsor måste bedömas mot bakgrund av omständigheterna i det enskilda fallet.
Namnet på sponsorn får inte dominera på ett sådant sätt att sponsorn kan uppfattas ta över Svalövs kommuns ansvar för verksamheten.