Contract
Sveriges Radio AB | Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp | Diarie SR 1311 |
Namn Servicetjänst omfattande kylanläggningar | Upphandlare Xxxxxxxxx Xxxxx |
Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på xxx.x-xxxxx.xxx.
1.0 Formella krav på anbudet
Krav 1.1
Anbudet skall vara utformat i enlighet med följande anvisningar:
- innehålla anbudsgivarens företagsnamn och organisationsnummer i enlighet med registreringsbevis hos bolagsverket eller skattemyndighet, fylls i nedan i textrutan.
- vara besvarat på svenska
Krav på bilaga 1.2
Vid inlämning ska [ Anbudsgivarens uppgifter ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning.
Bilaga som skapas av Anbudsgivaren och bifogas anbudet.
2.0 Krav på anbudsgivaren
Nedan krav ställs på anbudsgivaren i egenskap av Leverantör. Syftet med kraven är att säkerställa att anbudsgivaren är lämplig som avtalspart i enlighet med upphandlande myndighetens behov i denna upphandling.
För upphandlingen gäller lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Sveriges Radio (hädanefter SR) förbehåller sig
rätten att inhämta intyg och bevis i enlighet med XXX i samband med utvärderingen av anbudet.
Krav 2.1
Uteslutningsgrunder
Omständigheter enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 10 kap. 1 § och 2 § p. 1-6 får inte föreligga.
Krav 2.2
Registrering
Anbudsgivaren ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. I Sverige är det Bolagsverket.
Krav 2.3
Registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter
Anbudsgivare, samt eventuella underleverantörer, skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter samt vara registrerad för F-skatt.
Beträffande krav på registrering och F-skatt kommer Sveriges Radio att inhämta nödvändig information från Bolagsverket. Då denna information endast är åtkomlig för svenskregistrerade företag skall utländsk anbudsgivare insända motsvarande och aktuell dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar samt registreringsbevis. Förutsättningen gäller även för eventuella underleverantörer.
Om anbudsgivare är medveten om eller misstänker att aktuell information saknas, är felaktig eller på annat sätt kan tolkas som att kravet inte är uppfyllt skall anbudsgivare kunna redovisa varför så är fallet.
Anbudsgivare kan ändå anses ha uppfyllt det ställda kravet om denne lämnar en klargörande förklaring/intyg.
Beträffande verifiering av att krav på registrering, skatter och avgifter är uppfyllda kommer Sveriges Radio att inhämta uppgifter motsvarande SKV4820 från Skatteverket. Inget intyg behöver således insändas.
Utländsk anbudsgivare skall insända motsvarande Intyg/dokumentation som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Inlämnade intyg/dokument skall inte vara äldre än 60 dagar räknat från sista dag för inlämnande av anbudsansökan.
Om kravet är accepterat kryssa ja.
Krav 2.4
Ekonomisk ställning
Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk stabilitet att vederbörande kan upprätthålla ett långsiktigt avtal/ramavtal med SR.
För att anbudsgivare skall anses ha en stabil ekonomisk ställning skall anbudsgivare ha en kreditrating om minst 3, på en skala 1-5, enligt UC (xxx.xx.xx), eller motsvarande riskklass hos annat kreditvärderingsföretag, eller motsvarande för utländska anbudsgivare.
Om anbudsgivare är medveten om eller misstänker att aktuell information saknas, är felaktig eller att kravet om en lägsta riskklass om 3 inte uppfylls skall anbudsgivare kunna redovisa nedan varför så är fallet.
Anbudsgivare kan ändå anses ha uppfyllt det ställda kravet om anbudsgivaren lämnar sådan förklaring/intyg att det kan anses klarlagt att motsvarande ekonomisk stabilitet innehas. En individuell prövning av varje anbudsgivare med sådan förklaring kommer att genomföras.
Observera att kravet på ekonomisk ställning gäller fram till avtalstecknandet. Vid en eventuell avtalsrelation gäller ramavtalet.
Om kravet på rating enligt ovan är uppfyllt skriv Uppfyllt eller liknande i kommentarsrutan nedan.
Krav 2.5
Gemensamt anbud
Detta krav gäller endast om anbudet är ett gemensamt anbud enligt 1 kap 11 § LOU. Med gemensamt anbud menas en situation då anbudsgivaren inte är en juridisk eller fysisk person utan att flera juridiska eller fysiska personer tillsammans lämnar ett anbud (med i anbudet eventuella angivna underleverantörer).
Om flera leverantörer väljer att gå samman och lämnar anbud, skall anbudsgivaren vid eventuellt avtalstecknande utgöra en juridisk person. De leverantörer som lämnar ett gemensamt anbud skall tillsammans uppfylla övriga ställda krav.
Ange nedan de leverantörer som ingår i anbudet med namn, organisationsnummer, kontaktperson och telefonnummer. Ange också hur ni avser att uppfylla kravet på avtalstecknande med en juridisk person.
Om ni inte avser att samarbeta enligt ovanstående skriv texten Ej aktuellt i kommentarsrutan nedan.
3.0 Anbudsgivarens yrkeskunnande
Krav 3.1
Leveransförmåga
Anbudsgivaren skall ha förmåga att tillgodose SR:s behov under de förutsättningar som framgår av detta förfrågningsunderlag.
Krav på bilaga 3.2
Vid inlämning ska [ Beskrivning av yrkesmässig kapacitet ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning.
Beskrivning av yrkesmässig kapacitet är en bilaga som skall bifogas anbudet.
Anbudsgivaren skall bifoga en kortfattad beskrivning av sin yrkesmässiga kapacitet. Av beskrivningen skall framgå:
- organisationsstruktur, underentreprenörer, nätverk
- personalstyrka uppdelad i olika kompetenser
- behörighet och utbildning
- serviceorganisation
- serviceansvarig
- kontraktsnät med leverantörer av kylanläggningar
Krav 3.3
Säkerhetskontroll
Anbudsgivaren skall på anmodan och utan särskild ersättning medverka till en säkerhetskontroll av den personal som utför uppdraget.
4.0 Metod för miljö- och kvalitetssäkring.
Krav 4.1
Dokumenterade miljö- och kvalitetsfrämjande rutiner
Anbudsgivaren skall tillämpa dokumenterade miljö- och kvalitetsfrämjande rutiner som säkerställer att överenskommen kvalitet uppnås. Anbudsgivaren skall för att möjliggöra detta ha sådana hjälpmedel eller rutiner att kvalitetsnivån kan definieras skriftligt.
Krav på bilaga 4.2
Vid inlämning ska [ Miljöledningsrutiner ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning.
Miljöledningsrutiner är en bilaga som ska bifogas anbudet.
Anbudsgivaren skall i anbudet redovisa sitt systematiska miljöarbete, dvs sina miljöledningsrutiner.
3/11
Dessa skall minst omfatta nedanstående:
- Miljöpolicy för verksamheten
- Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa
- Namn på företagets miljöansvarig
Krav 4.3
Kvalitetsledningssytem
Anbudsgivaren kan komma att åläggas att inför kontraktsskrivning redovisa sitt systematiska kvalitetsarbete, dvs sina kvalitetsledningsrutiner. Redovisningen skall tillställas SR inom tre (3) arbetsdagar efter begäran.
Dessa skall minst omfatta nedanstående:
- Kvalitetspolicy för verksamheten
- Rutiner för internrevision eller egenkontroll
- Hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa
- Namn på kvalitetsansvarig
- Beskrivning hur man systematiskt arbetar med att hålla en hög kundnöjdhet.
Krav 4.4
Uppföjlning av Miljö och Kvalitetsledningssystem
Anbudsgivaren skall på anmodan och utan särskild ersättning medverka vid en uppföljning av Miljö och Kvalitetsledningssystem.
5.0 Personal- och kompetenskrav
Krav 5.1
Servicepersonal skall:
- ha minst två (2) års erfarenhet av arbete med service av kylanläggningar
- ha mycket god kännedom om och erfarenhet av kylanläggningarav den typ och fabrikat som finns upptagna i
Bilaga Sammanställning över kylmaskiner.
- i förekommande fall inneha erforderlig auktorisation för listade utrustning (kylanläggningar).
- behärska svenska språket i tal och skrift.
6.0 Tidigare uppdrag - avtalskunder
Syftet med detta krav är att verifiera att anbudsgivaren är verksam inom efterfrågat område och har efterfrågad erfarenhet, kompetens och kapacitet.
Krav på bilaga 6.1
Vid inlämning ska [ Tidigare uppdrag avtalskunder ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning.
Bilaga 1, Tidigare uppdrag - avtalskunder; är en bilaga som ingår i Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren skall fylla i den och bifoga anbudet.
Anbudsgivare skall inneha de resurser och erfarenhet (dokumenterade) som krävs för att utföra uppdraget
(Servicetjänst som denna upphandling omfattar). För att verifiera detta och för att verifiera Anbudsgivarens yrkeskunnande, erfarenhet, kapacitet och kompetens skall referensuppdrag bifogas i anbudet enligt nedan.
1.) Anbudsgivare skall i sitt anbud förteckna och beskriva två (2) tidigare slutförda eller pågående referensuppdrag avseende service av kylanläggningar.
2.) I referensuppdragen skall reservdelsförmedling av listad utrustning (kylanläggningar) ingå.
3.) Minst ett (1) av referensuppdragen skall inneha geografisk spridning av serviceobjekt omfattande minst 3 (tre) län.
4.) Uppdragen skall vara slutförda inom den senaste 3-årsperioden räknat från sista anbudsdag eller vara pågående sedan minst 1 år räknat från sista anbudsdag.
5.) Beskrivningen skall innehålla de uppgifter om uppdraget som Anbudsgivaren vill styrka som bevis på teknisk och yrkesmässig kapacitet.
SR kan komma att verifiera inlämnade referenser. Anbudsgivare skall ha meddelat referenter innan anbudslämnandet att referenten kan komma att kontaktas av SR.
I anbudsformuläret skall namn på kontaktperson och referentens aktuella och fungerande telefonnummer anges.
OBS! Referent får ej vara i jävsförhållande och ej heller från person inom gemensam koncern med Anbudsgivaren.
Om Anbudsgivaren tidigare utfört liknande uppdrag hos SR och vill använda det som referensuppdrag skall det andra referensuppdraget vara externt.
7.0 Underleverantörer
Krav på bilaga 7.1
Vid inlämning ska [ Bilaga 2 Underleverantörer ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) vid anbudsinlämning.
Underleverantörer är en bilaga som ingår i Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren ska fylla i den och bifoga anbudet.
Intresserade anbudsgivare kan lämna anbud i egen regi eller genom att anlita en eller flera underleverantörer. Anbudsgivare som anlitar underleverantörer kallas huvudleverantör.
Ramavtal tecknas med huvudleverantören som blir juridisk ansvarig gentemot SR avseende leverans av tjänsten.
Underleverantörer har således ingen möjlighet att ta emot avropsförfrågningar eller ha en direkt avtalsrelation med SR.
Definition av underleverantör:
Med underleverantör menas samtliga företag/bolag/organisationer som anlitas av Anbudsgivaren i sin produktion och distribution av varor och tjänster. Om annat bolag i Anbudsgivarens koncern/moderbolag (tex dotterbolag) anlitas i produktionen ska även de räknas som underleverantörer.
Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av uppdraget skall dessa anges i anbudet (redovisas i bilaga Underleverantörer som bifogas anbudet) tillsammans med en specificering av vilken tjänst de kommer att utföra.
Anbudsgivaren skall på begäran från SR uppvisa en kopia på samarbetsavtal eller liknande som styrker att anbudsgivaren och underleverantören samarbetar kring det eller de uppdrag som omfattas av upphandlingen.
Underleverantörer skall uppfylla kraven 2.2 och 2.3 enligt ovan.
Om inga underleverantörer kommer att användas skriv detta i Bilaga Underleverantörer enligt instruktion i bilagan.
Krav 7.2
Underleverantörer
Om anbudsgivaren under avtalsperioden önskar att knyta ytterligare underleverantörer till utövandet avservicetjänsten skall dessa godkännas av SR.
Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörernas arbete som för sitt eget.
8.0 Krav på Årlig service och Funktionskontroll
SR:s lokala produktionsplatser (27 stycken) har en strategiskt viktig funktion eftersom de dels producerar 25 lokala P4-kanaler och dels fungerar som Larmkanal.
För att säkerställa detta finns på dessa lokala produktionsplatser utrustning som är i drift dygnet runt årets alla dagar.
Förteckning över kylanläggningar avseende orter, fabrikat, kapacitet m.m. redovisas i separat bilaga (bilaga Sammanställning över kylmaskiner).
Servicetider kan komma att förändras med hänsyn till sändningstider.
Service och underhåll ska utföras med upprätthållande av god kvalité så att anläggningarna uppfyller högt ställda krav på driftsäkerhet samt fyller sin avsedda funktion.
SR:s mål är att:
- Kylanläggningarnas funktionen upprätthålls på alla kanaler dygnet runt året om
- Risk för den personliga säkerheten och människors hälsa inte uppkommer
- Service genomförs så att användare och deras verksamhet inte i onödan störs
- Anmälda fel åtgärdas omgående
- Skador på kylanläggningarna förebyggs för att förhindra/minimera fel och maximera dess livslängd
- Kylanläggningarnas skick upprätthålls att motsvara minst det skick det har vid serviceavtalets start
- Gällande lagar och föreskrifter efterlevs
Krav 8.1
Årlig service skall genomföras på SR:s alla kylanläggningar - enligt bilaga Sammanställning över kylmaskiner.
Anbudsgivaren skall inom en månad efter Serviceavtalets tecknande lämna förslag till SR på tidpunkt (v6/e11cka eller datum) för alla servicebesök.
SR bibehåller dock rätten att i samråd med Anbudsgivaren ändra föreslagen plan.
Krav 8.2
Årlig service på kylanläggningar skall minst omfatta följande:
1. Kontroll av luftfilter – byte vid behov
2. Kontroll av drivremmar, byte vid behov
3. Köldmediekontroll - justering vid behov
3. Funktionskontroll – för att säkerställa att kylanläggningen är i drift - skall utföras efter varje genomfört servicetillfälle.
4. Kontroll enligt köldmedieförordningen samt skriva köldmedierapport, och säkerställa överlämning av köldmedierapport till SR:S kontaktperson på respektive lokal kanal.
Krav 8.3
Servicenivå (SLA) för Årlig Service.
Årlig service - ska utföras på plats på SR:s alla 27 lokala kontor med 12 månaders, +/- 2 månader, intervall. Årlig service skall utföras under normal kontorstid.
Som normal kontorstid räknas klockan 08.00 – 17.00 på icke arbetsfria dagar.
(Som arbetsfria dagar räknas lördagar, söndagar, Trettondagen, Långfredagen, Annandag påsk, 1 maj, Kristi himmelsfärds dag, Sveriges nationaldag, Midsommarafton, Julafton, Juldagen, Annandag Jul, Nyårsafton och Nyårsdagen).
9.0 Krav på Felavhjälpande och Beställningsuppdrag - ej akuta
Krav 9.1
Felavhjälpande och Beställningsuppdrag - ej akuta.
Anbudsgivaren skall utföra beställningsuppdrag för kylanläggningarna. Beställningsuppdrag innefattar:
1. Ny utrustning/Reparation/Underhåll
2. Reservdelar/Nya komponenter
Krav 9.2
Reservdelar
Anbudsgivaren skall leverera reservdelar till kylanläggningarna i bilaga Sammanställning över kylmaskiner.
Krav 9.3
Servicenivå (SLA) för Felavhjälpande och Beställningsuppdrag (ej akuta)
Uppdrag skall utföras under normal kontorstid, såvida inte annat överenskommes. Som normal kontorstid räknas klockan 08.00 – 17.00 på icke arbetsfria dagar.
(Som arbetsfria dagar räknas lördagar, söndagar, Trettondagen, Långfredagen, Annandag påsk, 1 maj, Kristi himmelsfärds dag, Sveriges nationaldag, Midsommarafton, Julafton, Juldagen, Annandag Jul, Nyårsafton
och Nyårsdagen).
7/11
10.0 Krav på Felavhjälpande - akuta
Krav 10.1
Anbudsgivaren skall tillhandahålla
Felavhjälpning efter felanmälan via bemannad jourtelefon.
Krav 10.2
Servicenivå (SLA) för Felavhjälpande - akuta.
Tider för krav 10.1 avser 7/24/365 med 4 tim starttid.
11.0 Generella krav
Krav 11.1
Dokumentation om SR
All dokumentation som tillhandahålles eller skapas inom ramen för Avtalet ägs av SR. Senast 30 dagar efter avslutat Avtal skall nämnd dokumentation tillhandahållas SR.
Detaljerad information om SR:s anläggningar är att betrakta som känslig och får inte under eller efter uppdraget fritt spridas utan medgivande av SR.
Krav 11.2
Loggbok
Loggbok, tillhandahållen av Anbudsgivaren, skall finnas vid varje objekt. I loggboken skall utförligt noteras samtliga av Anbudsgivarens besök, såväl service som felavhjälpande underhåll eller annan åtgärd.
Alla besök skall skrivas in i löpande ordning med datum, insats/åtgärd och namn på person som utfört arbetet.
Av loggboken skall framgå att kylanläggningen är satt i skarpt driftläge efter besöket.
Krav 11.3
Anbudsgivaren skall sammanfatta samtliga kylanläggningars händelser och åtgärder genom att dokumentera:
• datum för utfört servicearbete
• felhändelser
• felorsak
• åtgärder
• förslag till förbättringar
1 Dokumentationen skall finnas i PDF- och Excelformat
2 Dokumentationen skall visa sista datum för nästa service.
3 Det skall vara möjligt att sortera objekt efter kylanläggningarnas (ort), felorsak och feldatum.
Anbudsgivaren skall inom två (2) arbetsdagar på anmodan av SR leverera elektronisk kopia av ovan beskriven dokumentation.
Ytterligare information alternativt hänvisning till bilaga lämnas i textsvar.
Krav 11.4
Servicearbetstid
Anbudsgivaren ska utföra sitt servicearbete på kylanläggningarna under normal kontorstid om inte annat överenskommits.
Krav 11.5
Risker
Om risk för skad på person, byggnad, utrustning eller installation föreligger ska åtgärder genomföras omgående och anmälas till SR för att förhindra skada.
Krav 11.6
Tillkommande och avgående serviceobjekt.
Under avtalsperioden kan antalet kylanläggningar komma att utökas eller minskas. I sådant fall skall parterna komma överens om utökad eller reducerad ersättning utöver den årliga ersättningen. Inriktningen i denna överenskommelse ska vara ett pris som motsvarar den årliga ersättningen i övrigt.
Krav 11.7
Rapportering av brister och fel
Vid upptäckt av eventuella brister eller fel i kylanläggning skall omgående SR:s kontaktperson kontaktas. Dessutom skall ansvarig på den lokala kanalen informeras.
Krav 11.8
Anbudsgivaren skall svara på driftsfrågor av allmän karaktär.
12.0 Krav på administration och kontroll
Krav 12.1
Kontraktsmöten
Kontraktsmöten ska hållas hos SR en (1) gång per år eller när endera parten så begär. SR kallar till kontraktsmöte där Xxxxxxxxxxxxxx ombud eller uppdragsansvarige ska närvara.
Kontraktsmötena skall innefatta en sammanställning av Anbudsgivarens utförda arbeten, uppföljningar, ekonomiska redovisningar, policyfrågor och överenskommelser.
Xxxxxx för kontraktsmötena (kan komma att ändras under avtalstiden):
1. Föregående protokoll SR
2. Entreprenadens utförande SR/Anbudsgivaren
3. Fastställande av objektsbeskrivningar SR
4. Ekonomi | SR/Anbudsgivaren | |
5. Övrigt | SR/Anbudsgivaren | |
6. Nästa möte | SR |
Anbudsgivaren skall bereda ärenden enligt agendan, SR skall vara ordförande vid kontraktsmöten och föra protokoll som skall justeras av Anbudsgivaren
13.0 Krav gällande prisuppgifter
Krav 13.1
Avtalspris - Årlig service
Anbudsgivaren skall lämna totalpris för Årlig service – inklusive alla kringkostnader och milersättning - med en omfattning enligt Krav i avsnitt 8, Krav på årlig service och funktionskontroll.
Offererat totalpris skall gälla som årlig ersättning för första respektive andra avtalsåret. Avtalsåret startar 30 dagar efter den dagen då båda parter har undertecknat avtalet. Betalning mot faktura per kvartal, i förskott.
Krav 13.2
Avtalspris - Felavhjälpande och Beställningsuppdrag - ej akut
Anbudsgivaren skall lämna timpris för arbetstid enligt krav i avsnitt 9. Detta pris kommer att utvärderas och sedan även fungera som avtalspris.
Vid felavhjälpande kommer anbudsgivaren även att få ersättning för reservdelar mot offert alternativt prisuppgift. SR kommer även att ge milersättning enligt Skatteverkets regler utan något påslag. Betalning mot faktura för upparbetad tid efter avslutat uppdrag. Vid större uppdrag upprättas särskild betalningsplan.
Krav 13.3
Avtalspris - Felavhjälpande - akut
Anbudsgivaren skall lämna timpris för arbetstid enligt krav i avsnitt 10. Detta pris kommer att utvärderas och sedan även fungera som avtalspris. Detta pris kommer att utvärderas och sedan även fungera som avtalspris.
Vid felavhjälpande, akuta ärenden, kommer anbudsgivaren även att få ersättning för reservdelar. I detta fall mot fast procentpåslag om högst 10% för verifierade nettofakturor gällande produkter, reservdelar och material. SR kommer även att ge milersättning enligt Skatteverkets regler utan något påslag. Betalning mot faktura för upparbetad tid efter avslutat uppdrag.
Krav 13.4
Ovanstående priser skall fyllas i under respektive kategori i utvärderingsmodellen.
14.0 Avtal
Krav 14.1
Avtal
Kommersiella villkor i enlighet med Bilaga Avtal skall accepteras i sin helhet och efterlevnaden ska upprätthållas under avtalstiden.
Krav 14.2
Uppförandekoder
SR:s uppförandekoder skall accepteras och efterlevas under avtalstiden