Hyresvillkor för interna hyresgäster i kommunens lokaler
Hyresvillkor för interna hyresgäster i kommunens lokaler
Detta är en översikt av villkor och information som generellt gäller i ett internhyresförhållande. För enskilda byggnader eller lokaler kan även andra villkor avtalas.
Fastighets- och Serviceförvaltningen, både förkortningen FSF och benämningen hyresvärd används i dokumentet. Förvaltningar som nyttjar lokalerna kallas hyresgästen nedan.
Kostnader och ytor
Fastighets och Serviceförvaltningens (FSF) hyressättning bygger på självkostnadsprincipen. Det betyder att hyran skall täcka kostnader för kapitaltjänst, drift, underhåll och övriga tjänster som är kopplade till förhyrning. Den totala kostnadsramen fastställs i årsbudget.
Kostnaderna varierar över tid beroende på investeringar (kapitaltjänst), utökad kostnadsbudget på grund av prisökningar (ex förändrade energipriser eller förändrade arbetstidskostnader), alternativt minskad kostnadsbudget på grund av besparingskrav. Övriga förvaltningars hyresram anpassas av ovanstående förändringar
Ytan (tempererad nettoarea, NTA), specificeras i avtalet som enskild area och gemensam area i de fall flera hyresgäster finns inom samma byggnad.
Exempel på kostnader som kan ingå i hyran:
Värme, el, VA, renhållning, larm, styr- och övervakning, snöröjning, fastighetsskötsel och
-tillsyn, underhåll, myndighetsbesiktningar, fastighetsförsäkringar, fastighetsskatt, kostnader för administrativa tjänster m.m. I vissa byggnader ingår städ av kommunikationsytor (korridorer, entréer, trapphus etc.).
Det åligger hyresgästen att ombesörja och bekosta åtgärder som försäkringsbolag, Miljö- och Hälsa, Räddningstjänsten eller annan myndighet kan komma att kräva för lokalens nyttjande.
Rutiner hyran
Hyran fastställs årligen i överenskommelse med respektive förvaltning i samband med internbudget (tydliggörs i internhyreslista).
Avisering av hyra sker månatligen via Ekonomikontoret.
Om förvaltning vill utöka sin yta innevarande år förändras månadsdebiteringsfilen, alternativt kan hyra korrigeras via internfaktura med engångsbelopp. Vid minskad yta förändras debiteringsfil.
För utökad yta ökas inte hyresramen med automatik - verksamheten måste bidra med medel utöver hyresramen för drift och kapitaltjänst som avser den utökade ytan.
Postadress | Besöksadress | Telefon | Telefax | E-post | Webbadress |
941 85 PITEÅ | Stadshuset | 0911-69 60 00 | 0911-69 61 50 |
Hyrestid, förlängning, uppsägning
• Hyrestid vid förhyrning - 1 år (budgetår). Vid nybyggnation är hyrestiden 10 år, därefter förlängs avtalet 1 budgetår i taget.
• Uppsägning – skriftligt senast 6 mån före nytt budgetår (mail till lokaluthyraren godkänns), en bekräftelse skickas till hyresgästen.
FSF i rollen som hyresvärd har mandat att acceptera eller avvisa en uppsägning av del av lokal, beroende på framtida uthyrnings-möjligheter. I det fall det på grund av hyresgästens verksamhet ej är lämpligt med annan intern eller extern hyresgäst, kvarstår ansvaret för ytan i avtalet i sin helhet på befintlig hyresgäst.
Politiskt beslutade uppsägningar hanteras enligt beslut.
• När uppsägning accepterats av hyresvärden, behåller förvaltningen (hyresgästen) ramen för hyran och kan använda denna inom sin verksamhet, ytan finansieras av FSF med incitament att hyra ut den snarast till annan intern eller extern hyresgäst.
• Om en lokal har anpassats för hyresgästens verksamhet vilket inneburit ökad kapitaltjänst och hyresgästen säger upp lokalen innan avskrivningstidens utgång, kan detta innebära kapitalförlust. I detta fall får hyresgästen stå för den direktavskrivning som då blir nödvändig.
• Vid avflyttning skall lokalen tömmas och städas och nycklar lämnas in till nyckelansvarig. En avflyttningsbesiktning genomförs sedan av besiktningsman. I det fall besiktningsman anser att t.ex. städning inte skett på godkänt sätt utför hyresvärden (FSF) detta och fakturerar hyresgästen för kostnad.
• Om uppsägning ej skett 6 månader innan budgetårets utgång förlängs avtalet kommande budgetår.
Tillsyn, skötsel, underhåll
• Ansvar för tillsyn, skötsel och underhåll fördelas mellan parterna med hjälp av gällande gränsdragningslista.
• Hyresgästen har inte rätt till nedsättning av hyran för eventuella hinder i nyttjanderätten i det fall Hyresvärden utför arbete för att anpassa eller underhålla lokalen.
Skador
• Hyresgästens ansvar omfattar reparation och underhåll av alla skador orsakade av skadegörelse, åverkan eller onormalt slitage som uppkommit genom hyresgästens eget vållande eller i samband med den verksamhet som bedrivs i lokalen.
Postadress | Besöksadress | Telefon | Telefax | E-post | Webbadress |
941 85 PITEÅ | Stadshuset | 0911-69 60 00 | 0911-69 61 50 |
Övriga hyresvillkor
• Uthyrning i andra hand – Hyresvärden skall godkänna andrahandshyresgästen och ställa kvalitetskrav på avtalsutformningen (tydliggörande av underhåll- och brandskyddsansvar i bilagor, villkor för ev storköksutrustning mm. ). Här hjälper FSF till med avtalet vid behov.
• Hyresgästen har inte rätt att utan hyresvärdens skriftliga godkännande i lokalen eller någon annanstans inom fastigheten utföra inrednings-, installations- eller ändringsarbeten som direkt berör bärande byggnadsdelar alternativt viktiga installationer som VA-, el-, vent- eller värmesystem etc som tillhör hyresvärden.
• Intern hyresgäst ställer del av sin lokal till förfogande till FSF:s serviceenheter (Produktion och Städ) om behov och utrymme finns. Hyresförhållandet ses som en andrahandsuthyrning, där FSF bidrar med service för avisering och avtalshållning.
Bakgrunden till denna princip är att interna hyresgäster skall kunna styra vilka övriga aktörer som finns inom byggnaden.
AVSTEG från ovanstående gäller produktionsköken då denna typyta är starkt specialanpassad.
• Nycklar – av säkerhetsskäl ska beställning av fler nycklar, byte av cylinder eller förändring i låssystem gå via FSF:s nyckelansvarige . Kostnadsansvar för extrabeställningar ligger på hyresgäst.
Överenskommelser utöver hyresvillkoren ovan kan göras mellan parterna för individuella hyresobjekt (t.ex. hyrestid underhållsansvar m.m.).
Postadress | Besöksadress | Telefon | Telefax | E-post | Webbadress |
941 85 PITEÅ | Stadshuset | 0911-69 60 00 | 0911-69 61 50 |
Bilagor till avtal
Förutom ritningar och rumslistor som identifierar lokalernas läge, antal och storlek bifogas (alternativt hänvisas till) flera bilagor:
• Information om de brandskyddskrav som ställs på hyresgästen.
• Information om hyresvillkor för interna hyresgäster (detta dokument).
• Information om Kostnadsbärare vid ombyggnader, renoveringar, anpassningar och skador.
• Gränsdragningslista.
Rutiner
Felanmälan på fel i byggnaden via internet (gäller både 1:a och 2:a handshyresgäster)
Möjlighet till lokalresursplanering med FSF för att möta behov av förändringar inom verksamheten i god tid.
Övrigt
Service
Verksamhetsvaktmästare upphandlas av hyresgästen i separat avtal med serviceenheten Produktion, FSF. Städning av verksamhetsytor upphandlas av hyresgästen i separat avtal med serviceenheten Städ, FSF.
Skador
Vid skada fördelas kostnader och självrisk enligt fastställd policy, se bilaga Kostnadsbärare -Skador.
Ny-, till- och ombyggnader
Kostnader i samband med ny-, till- och ombyggnader (utöver entreprenadkostnader), se bilaga Kostnadsbärare.
Postadress | Besöksadress | Telefon | Telefax | E-post | Webbadress |
941 85 PITEÅ | Stadshuset | 0911-69 60 00 | 0911-69 61 50 |
Investeringar
Vid förändringar på grund av verksamhetsförändringar skall respektive förvaltning samråda med lokalresursplaneraren inom FSF. Planeringen är ett verktyg för att säkerställa långsiktighet och effektivt lokalnyttjande i fastighetsbeståndet. Ytterligare skäl är att FSF då ser över om den befintliga tekniska installationen behöver moderniseras.
• Ombyggnad inom befintlig yta, mindre förändringar -
Hyresgäst finansierar ombyggnaden ur egen ram (med verksamhetsmedel) - ger ingen ökad kapitaltjänst, och därför ingen påverkan av hyran (direktavskrivning).
• Ombyggnad inom befintlig yta, större förändringar -
Hyresgäst äskar medel i VEP:en för investering kommande år – innebär högre kapitaltjänst som påverkar hyran, förvaltningen får också utökad ram för kapitaltjänst som omvandlas till internhyra. Driftkostnadsökningar kan förekomma i de fall lokalens kapacitet avsevärt förändras. Detta tas då med i programskedet och bör ingå i ett äskande.
• Utökad yta (tillbyggnad), mindre förändring –
Hyresgäst finansierar tillbyggnad ur egen ram (med verksamhetsmedel) – ger ingen ökad kapitaltjänst, men ökad hyra för driftskostnad. Hyresökningen måste finansieras inom hyresgästens befintliga ram.
• Utökad yta (tillbyggnad), större förändringar -
Hyresgäst äskar medel i VEP:en för investering kommande år - ger högre kapitaltjänst samt högre driftskostnader som ökar hyran. Under förutsättning att äskandet gällt även driftskostnader får hyresgästen utökad ram för dessa kostnadsposter.
Har hyresgästen äskat enbart för investeringen ingår enbart kapitaltjänst, och förvaltningen får bidra ur ram för verksamhet för driftdelen av hyran.
Postadress | Besöksadress | Telefon | Telefax | E-post | Webbadress |
941 85 PITEÅ | Stadshuset | 0911-69 60 00 | 0911-69 61 50 |