ALLMÄNNA VILLKOR FÖR ANVÄNDNINGEN AV STATSUNDERSTÖD SOM BEVILJATS AV UTRIKESMINISTERIET OCH TILLÄGGSVILLKOR FÖR STÖD FÖR KOMMUNIKATION OCH GLOBAL FOSTRAN

ALLMÄNNA VILLKOR FÖR ANVÄNDNINGEN AV STATSUNDERSTÖD SOM BEVILJATS AV UTRIKESMINISTERIET OCH TILLÄGGSVILLKOR FÖR STÖD FÖR KOMMUNIKATION OCH GLOBAL FOSTRAN

ALLMÄNNA VILLKOR

Statsunderstödets belopp

Statsunderstödet får inte täcka det fulla beloppet av de totalkostnader som orsakas av den verksamhet eller det projekt som utgör föremål för statsunderstödet, om inte något annat följer av skäl som är motiverade och nödvändiga för att målen med beviljandet av statsunderstödet ska nås.

Egeninsatsen varierar beroende på stödform och anges i meddelandet om ansökningsomgången och i statsunderstödsbeslutet.

Statsunderstödet får inte tillsammans med andra offentliga stöd överstiga det i Europeiska gemenskapens eller finsk lagstiftning föreskrivna maximibeloppet av statsunderstöd eller annat offentligt stöd.

Beviljande av statsunderstöd

Inom ramen för de anslag som riksdagen godkänner beviljas statsunderstöd för att användas enligt ändamålet i statsunderstödsbeslutet av stödtagaren för dennes egen verksamhet eller eget projekt, eller för att understöda en verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än stödtagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet.

Om statsunderstöd beviljas för att användas för att understöda en verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än stödtagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet, ska stödtagaren ingå ett avtal om statsunderstödets användning enligt statsunderstödsbeslutet, övervakningen av dess användning och villkoren för dessa med den som bedriver verksamheten eller projektet.

Utbetalning av statsunderstöd

Villkoren för utbetalning av statsunderstödet fastställs i statsunderstödsbeslutet. Statsunderstödet betalas till statsunderstödstagaren i en eller flera poster enligt när kostnaderna infaller. Utrikesministeriet kan bestämma att statsunderstödet betalas på grundval av de faktiska kostnaderna efter det att en godtagbar utredning om understödets användning har förelagts utrikesministeriet.

Förskott kan betalas på statsunderstödet, om det är motiverat med tanke på användningen av statsunderstödet samt ändamålsenligt med hänsyn till övervakningen av användningen.

Statsunderstödstagaren ska lämna utrikesministeriet riktiga och tillräckliga uppgifter för utbetalningen av statsunderstödet.

Ministeriet betalar ut stödet utifrån ansökningar om utbetalning som lämnats av stödtagaren. När det är fråga om ett flerårigt understöd, kan stödet för åren efter det första stödåret betalas ut utan särskilt beslut efter det att riksdagen har godkänt statsbudgeten för det aktuella året och den har trätt i kraft, under förutsättning att riksdagen har beviljat anslaget för ändamålet i fråga. Hur kostnaderna infaller tidsmässigt ska beaktas i ansökningarna om utbetalning. Tilläggsvillkor angående periodiseringen av betalningar inkluderas i statsunderstödsbeslutet.

Stödtagaren och ministeriet kan ingå ett skriftligt avtal om att överföra understödsmedel till följande år eller följande finansieringsperiod. Medel som inte har använts i slutet av varje kalenderår ska beaktas i den första ansökan om utbetalning under följande år.

Användning av statsunderstöd

Statsunderstöd får användas endast för ändamål som överensstämmer med statsunderstödsbeslutet. Stödtagaren ska inom det projekt eller den verksamhet som understöds iaktta de villkor och begränsningar som uppställts i statsunderstödsbeslutet.

Om statsunderstödet har beviljats för anskaffning eller grundlig förbättring/renovering av egendom som används för ett visst ändamål som bestäms i statsunderstödsbeslutet, får denna egendom inte på ett bestående sätt användas för något annat ändamål än det som bestäms i statsunderstödsbeslutet, och ägande- eller besittningsrätten till egendomen får inte överlåtas till någon annan under den i statsunderstödsbeslutet angivna användningstiden för den egendom som är föremål för statsunderstödet. I statsunderstödsbeslutet får som användningstid för egendom som är föremål för statsunderstöd fastställas högst tio år efter att statsunderstödet eller dess sista post har betalats.

Användningstiden för egendom som är föremål för statsunderstöd är dock 30 år efter att statsunderstödet beviljades, om statsunderstödet i annat syfte än för att stöda näringsverksamhet har beviljats för anskaffning eller grundlig förbättring/renovering av fast egendom, en byggnad eller en lägenhet i en byggnad.

Stödtagaren ansvarar själv helt och hållet för problem, yrkanden och andra påföljder, som eventuellt föranleds av användningen av understödet. I förhållande till utrikesministeriet har stödtagaren fullt ansvar för att statsunderstödet används på rätt sätt även till den del det har använts till att understöda en verksamhet eller ett projekt som genomförs av någon annan än stödtagaren. Stödtagaren står i ett offentligrättsligt rättsförhållande till utrikesministeriet. Det innebär att utrikesministeriet alltså till exempel kan kräva utredningar och utföra granskningar samt återkräva statsunderstöd som har använts felaktigt av stödtagaren, även när stödtagaren då statsunderstödsbeslutet så tillåter har överfört en del av de medel som erhållits som statsunderstöd till någon annan instans verksamhet eller projekt som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet. Överföringen av statsunderstödet till tredje part befriar alltså inte till någon del stödtagaren från dennes offentligrättsliga förpliktelser/ansvar.

Stödtagaren ska också utreda användningen av statsunderstödet till den del understödet har använts av en annan part.

Godtagbara kostnader

Statsunderstödet och den egeninsats som ska allokeras till det får bara användas till skäliga kostnader som är nödvändiga för att bedriva verksamheten i enlighet med de villkor som utrikesministeriet har angett i sitt statsunderstödsbeslut.

Ändring i dispositionsplanen

Stödtagaren ska utan dröjsmål underrätta utrikesministeriet om en ändring som påverkar uppnåendet av ändamålet med statsunderstödet eller om någon annan ändring som inverkar på användningen av statsunderstödet. Om de viktiga verksamheterna eller personalkostnaderna ändras ska stödtagaren anhålla om ministeriets tillstånd att göra en ändring i dispositionsplanen för understödet. Ansökan om ändring i dispositionsplanen ska göras skriftligt innan verksamheten som berörs av ändringen inleds.

Upphandling och förbud mot korruption

När understödet används ska stödtagaren följa de bestämmelser som finns i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) angående konkurrensutsättning av upphandling. Varje upphandlare som för upphandlingen har fått understöd av en statlig myndighet till ett belopp som överstiger hälften av upphandlingens värde betraktas som en upphandlande enhet (dvs. en aktör som ska konkurrensutsätta sin upphandling enligt bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling) enligt 5 § 5 punkten i lagen.

Vid upphandling av varor och tjänster ska både anbudsinfordringarna och upphandlingsavtalen innehålla en klausul om att anbudet kan avvisas och/eller kontraktet hävas, om det förekommit korruption eller om olagliga korruptionsliknande metoder (inklusive mutor till tjänstemän i utlandet) har använts när kontraktet ingicks eller verkställdes.

Stödtagaren försäkrar att varken stödtagaren själv, personer med lednings- eller tillsynsbefogenheter eller stödtagarens anställda eller lokala representanter har gjort sig skyldiga till korruption eller använt olagliga korruptionsliknande metoder (inklusive mutor till tjänstemän i utlandet), och att de inte kommer att göra sig skyldiga till sådana handlingar under den tid statsunderstödet används. Stödtagaren försäkrar också att de aktörer till vilka stödtagaren i enlighet med ändamålet överför en del av statsunderstödet för användning i deras verksamhet, dessa aktörers personer med lednings- eller tillsynsbefogenheter eller deras anställda eller lokala representanter har gjort sig skyldiga till korruption eller använt olagliga korruptionsliknande metoder (inklusive mutor till tjänstemän i utlandet), och att de inte kommer att göra sig skyldiga till sådana handlingar under den tid statsunderstödet används. Brott mot denna försäkran kan leda till att utbetalt statsunderstöd eller en del av det återkrävs med stöd av statsunderstödslagen (688/2001).

Om stödtagaren upptäcker att en person med lednings- eller tillsynsbefogenheter eller någon av stödtagarens anställda eller lokala representanter har gjort sig skyldig till missbruk av statsunderstödsmedel, ska stödtagaren omedelbart vidta åtgärder för att minimera skadorna och informera utrikesministeriet om saken. Stödtagaren ska handla på samma sätt om man upptäcker att en aktör till vilka stödtagaren i enlighet med ändamålet har överfört en del av statsunderstödet för användning i deras verksamhet, någon av denna aktörs personer med lednings- eller tillsynsbefogenheter eller någon av dess anställda eller lokala representanter har gjort sig skyldig till missbruk av statsunderstödsmedel. En anmälan av missbruk avlägsnar inte utrikesministeriets rätt eller skyldighet att återkräva utbetalt statsunderstöd eller en del av det av stödtagaren med stöd av statsunderstödslagen (688/2001).

Centralt i all verksamhet är att stöda god förvaltning och att stödtagaren beaktar i sin verksamhet anvisningarna i utrikesministeriets handbok för bekämpning av korruption

(Anti-corruption Handbook for Development Practitioners, ISBN: 978-952-281-026-7).

Immaterialrätter

Utrikesministeriet har fri och obegränsad rätt att använda allt material/alla resultat från den statsunderstödda verksamheten under obestämd tid, inklusive rätt att använda, kopiera och göra eller låta göra ändringar i materialet samt överlåta materialet till tredje parter. Utrikesministeriet har rätt att offentligt lägga ut resultat/material som uppkommit i samband med den statsunderstödda verksamheten på valfritt sätt, till exempel på utrikesministeriets webbplats.

Statsunderstödstagarens skyldighet att lämna uppgifter

Stödtagaren ska lämna utrikesministeriet riktiga och tillräckliga uppgifter för övervakningen av att villkoren i statsunderstödsbeslutet iakttas. Stödtagaren är skyldig att rapportera om användningen av understödet i enlighet med statsunderstödsbeslutet.

Statsbidragsmyndighetens tillsynsuppgift

Utrikesministeriet har rätt att få och inhämta uppgifter om användningen och uppföljningen av statsunderstödet samt andra uppgifter liksom genom att vid behov utföra granskningar.

Granskningsrätt

Utrikesministeriet har rätt att i samband med utbetalningen av statsunderstöd och övervakningen av dess användning utföra nödvändiga granskningar som gäller stödtagarens ekonomi och verksamhet. Om statsunderstödet har beviljats på det sätt som föreskrivs i 7 § 2 mom. för att användas för ett projekt eller en verksamhet som genomförs av någon annan än stödtagaren och som fyller ändamålet enligt statsunderstödsbeslutet, har utrikesministeriet rätt att vid behov granska ekonomin och verksamheten hos den instans som bedriver verksamheten eller projektet enligt statsunderstödsbeslutet.

Utrikesministeriet kan genom ett beslut bemyndiga en annan myndighet eller en utomstående revisor att utföra ovan nämnda granskningar. En utomstående sakkunnig kan på statsbidragsmyndighetens begäran bistå vid granskningen.

Utförande av granskning

Stödtagaren ska utan ersättning ge den tjänsteman och/eller revisor som utför granskningen alla uppgifter och utredningar, handlingar, upptagningar och annat material som behövs för granskningen samt även i övrigt bistå vid granskningen.

Den tjänsteman och revisor som utför granskningen har rätt att omhänderta det material som är föremål för granskning, om granskningen kräver det.

Materialet återlämnas så snart det inte längre behövs för granskningen.

Den tjänsteman och revisor som utför granskningen har rätt att, i den omfattning som granskningen kräver, få tillträde till affärs- och lagerlokaler eller andra motsvarande lokaler som är i statsunderstödstagarens besittning eller användning och som används för idkandet av näring och till andra områden där omständigheterna är av betydelse för beviljandet av statsunderstöd och övervakningen av dess användning.

Avbrytande av utbetalning

Utrikesministeriet kan besluta att utbetalningen av statsunderstöd avbryts, om

1) det finns grundad anledning att misstänka att statsunderstödstagaren inte förfar på det sätt som avses i 12 § 4 mom. eller 13 eller 14 § i statsunderstödslagen,

2) de grunder på vilka statsunderstödet har beviljats har förändrats väsentligt, eller

3) avbrytande förutsätts i Europeiska gemenskapens lagstiftning.

Återbetalning av statsunderstöd

Stödtagaren ska utan dröjsmål betala tillbaka ett statsunderstöd eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund.

Stödtagaren ska också betala tillbaka statsunderstödet eller en del av det, om det inte kan användas på det sätt som förutsätts i statsunderstödsbeslutet. Om det belopp som ska återbetalas är högst 10 euro, behöver det inte betalas tillbaka. På det belopp som återbetalas tas ut en årlig ränta enligt 3 § 2 mom. i räntelagen (633/1982) ökad med tre procentenheter. Räntan räknas från den sista betalningsdagen för understödet till den dag då återbetalningen sker.

Skyldighet att återkräva statsunderstöd

Utrikesministeriet är enligt statsunderstödslagen skyldigt att genom ett beslut bestämma att utbetalningen av statsunderstöd ska upphöra samt att statsunderstöd som redan betalts ut ska återkrävas, om stödtagaren

1) underlåtit att återbetala ett sådant statsunderstöd eller en del av det som enligt 20 § i statsunderstödslagen ska betalas tillbaka,

2) använt statsunderstödet för ett väsentligen annat ändamål än vad det har beviljats för,

3) lämnat utrikesministeriet felaktiga eller vilseledande uppgifter om någon omständighet som har varit ägnad att väsentligt inverka på erhållandet av statsunderstödet, dess belopp eller villkor, eller hemlighållit en sådan omständighet, eller

4) i övrigt på ett med 1–3 punkten jämförbart sätt väsentligen brutit mot bestämmelserna om användning av statsunderstöd eller villkoren i statsunderstödsbeslutet.

Xxxxxxxx enligt prövning av statsunderstöd

Utrikesministeriet kan enligt statsunderstödslagen genom ett beslut bestämma att utbetalningen av statsunderstödet ska upphöra samt att ett redan utbetalt statsunderstöd eller en del av det ska återkrävas, om

1) stödtagaren har förfarit i strid med 12 § 4 mom., 13 § eller 14 § i statsunderstödslagen,

2) stödtagaren har vägrat att ge material enligt 17 § 1 mom. i statsunderstödslagen eller att bistå vid granskningen på det sätt som avses i nämnda moment,

3) stödtagaren har upphört med den verksamhet som varit föremål för statsunderstödet, inskränkt den väsentligt eller överlåtit den till någon annan,

4) stödtagaren i strid med 13 § i statsunderstödslagen till någon annan har överlåtit ägande- eller besittningsrätten till egendom som förvärvats med statsunderstödet,

5) stödtagaren i strid med 13 § i statsunderstödslagen på ett bestående sätt har ändrat ändamålet med egendom som varit föremål för statsunderstödet,

6) stödtagaren har blivit föremål för en utsökningsåtgärd, försatts i likvidation eller konkurs eller blivit föremål för saneringsförfarande enligt lagen om företagssanering (47/1993) eller skuldsanering enligt lagen om skuldsanering för privatpersoner (57/1993), om inte något annat följer av ändamålet med statsunderstödet, eller

7) stödtagaren i praktiken förfar på ett sätt som kan jämföras med de omständigheter som nämns i punkterna 1–6 ovan, genom att ge en omständighet som ansluter sig till beviljandet, utbetalningen eller användningen av statsunderstödet en annan juridisk form än vad som motsvarar sakens faktiska natur eller syfte.

Om den egendom som har varit föremål för statsunderstödet har förstörts eller skadats under den användningstid som fastställts i statsunderstödsbeslutet och ny motsvarande egendom inte skaffas i stället för den förstörda eller skadade egendomen, kan utrikesministeriet genom ett beslut bestämma att utbetalningen av statsunderstödet ska upphöra och att av en eventuell försäkringsersättning eller annan ersättning ska återkrävas ett belopp som motsvarar statsunderstödets andel av den ursprungliga anskaffningsutgiften för egendomen.

Utrikesministeriet kan genom ett beslut också bestämma att utbetalningen av statsunderstödet ska upphöra samt att ett redan utbetalt statsunderstöd ska återkrävas, om detta förutsätts i Europeiska gemenskapens lagstiftning.

Solidariskt ansvar

Om statsunderstöd har beviljats flera stödtagare gemensamt, svarar alla mottagare solidariskt för att statsunderstödet återbetalas till utrikesministeriet.

Statsbidragsmyndighetens närmare anvisningar

Utrikesministeriet kan meddela närmare anvisningar om bland annat sökandens skyldighet att lämna uppgifter, statsunderstödstagarens bokföringsskyldighet, utbetalningen av statsunderstöd samt användningen av statsunderstöd därav.

TILLÄGGSVILLKOR FÖR STÖD FÖR KOMMUNIKATION OCH GLOBAL FOSTRAN

Statsunderstödets belopp

Det stödbelopp som beviljas av utrikesministeriet kan årligen uppgå till högst 90 procent av de totala kostnaderna som ministeriet godkänt för varje projekt. För att få använda stödet ska en finländsk stödtagare finansiera projektet med en självfinansieringsandel på minst 10 procent årligen, varav den finansiella insatsen ska utgöra minst 5 procent av projektets totala kostnader. Av självfinansieringsandelen kan högst 5 procent av projektets totala årliga kostnader bestå av donationer i form av varor och tjänster. Självfinansieringsandelen kan inte bestå av frivilligarbete.

Stödtagarens självfinansieringsdel ska i sin helhet härröra från finländska källor eller från länder inom EES. Om stödtagaren har svårt att få ihop hela självfinansieringsandelen kan ministeriet enligt prövning, förutsatt att stödtagaren kan anföra välgrundade skäl, också godkänna finansiering från länder utanför EES som en del av självfinansieringsandelen. Av projektplanen ska då framgå från vilket land och vilken aktör medlen kommer.

Andra offentliga understöd till stödtagaren får inte räknas in i självfinansieringsandelen för projektet, inte heller offentliga understöd som erhållits utanför Finland.

Insamlingen av självfinansieringen bör följas upp och eventuella problem ska omedelbart rapporteras till ministeriet. Om stödtagaren inte lyckas samla in sin planerade självfinansieringsandel, ska projektet skäras ner i motsvarande grad så att självfinansieringsandelen motsvarar det förutsatta minimibeloppet av de totala årliga kostnaderna (10 procent).

Utbetalning av statsunderstöd

Understödet betalas in på det bankkonto som stödtagaren har uppgett. För att stöd ska betalas ut måste stödtagaren lämna in en på behörigt sätt ifylld blankett för ansökan om utbetalning till utrikesministeriet. Ansökan om utbetalning ska motsvara projektets faktiska behov av medel och tidsplanen för utbetalning ska justeras regelbundet under projektets gång. I fråga om åren efter det första stödåret kan stödet betalas ut utan särskilt beslut efter att riksdagen har godkänt statsbudgeten för det aktuella året och denna har trätt i kraft. För utbetalning av stöd under åren därefter krävs dock att stödtagaren i samband med ansökan om utbetalning lämnar in en kort utredning gällande projektsituationen vid den aktuella tidpunkten och en uppdaterad årsplan och budget enligt ministeriets anvisningar.

Beviljat stöd ska i regel användas det år det beviljats och tas ut senast före utgången av oktober månad det året. Om stödtagaren lämnar in en godtagbart motiverad begäran om överföring av outtagna medel till följande år till ministeriet före utgången av oktober månad, kan parterna komma överens om det. Om stödtagaren vid projektårets slut har oanvända uttagna medel ska denna på en blankett om ändring innan projektåret löper ut ansöka om tillstånd av ministeriet för att eventuellt överföra medlen till följande år.

Ansökan om utbetalning ska lämnas in minst en månad före den förfallodag som föreslås. Den första möjliga förfallodagen under året är den 30 januari.

Användning av statsunderstöd

Beviljat understöd kan användas endast till direkta och skäliga utgifter i samband med genomförandet av projektet såsom nämns i ansökan eller som ministeriet förutsatt vid beviljandet av understödet.

Statsunderstöd kan användas till motiverade och detaljerade administrationskostnader i samband med projektet. Högst 10 procent av de totala faktiska kostnaderna för projektet (inklusive administrationskostnader) kan godkännas som administrationskostnader. Som administrationskostnader godkänns sådana särskilt specificerade administrationskostnader som projektet direkt ger upphov till i Finland samt den del av stödtagarens allmänna bokförda administrationskostnader som hänför sig till projektet. Alternativt kan stödtagarna följa Europeiska kommissionens regler för en årlig flat rate på 7 procent. Då behöver administrationskostnaderna inte specificeras. Kostnaderna för medelsanskaffning kan inkluderas i projektets administrationskostnader bara till den del som de uppkommit i samband med medelsinsamlingen för projektets självfinansieringsandel.

Beviljat understöd kan inte användas till följande kostnader:

• Projektets planeringskostnader

• Anskaffning av utrustning (t.ex. datorer, program, telefoner, kameror, av-utrustning etc.)

• Representations- och gästfrihetskostnader

• Presentation av själva organisationen eller dess egen verksamhet eller egna projekt

• Utlandsresor, om resan inte är nödvändig med tanke på projektet. För utlandsresor beviljas stöd endast i undantagsfall och separata motiveringar ska presenteras för utgifterna. Resekostnader ersätts enligt statens resereglemente.

• Integration av invandrare i Finland

• Kostnads- och produktionsprojekt, t.ex. böcker, dokument, tv-produktion Personalkostnader

Stödtagaren ska presentera den personal som avlönas med projektstöd och deras uppgiftsbeteckning. Avlöningen ska grunda sig på något gällande kollektivavtal som stödtagaren har angett och/eller den genomsnittliga lönenivån inom branschen i fråga i landet. Stödtagaren ska föra bok över de personer som har avlönats med projektstöd, längden på deras anställningsförhållande, grunderna för avlöningen och dess belopp, så att uppgifterna på begäran är tillgängliga för ministeriet.

Arbetstiden för stödtagarens och dess partners samtliga anställda ska följas upp systematiskt för att säkerställa god förvaltning och effektiv användning av resurserna. Den arbetstid som har allokerats till projektet ska kunna härledas ur uppföljningen av arbetstiden.

Upphandlingar

När statsunderstöd används för upphandlingar ska bestämmelserna om offentlig upphandling enligt den allmänna lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) och statsrådets förordningar om ärendet beaktas.

Kommunikation

Allmänheten i hemlandet ska informeras om projekt för kommunikation och global fostran. Informationen om projektet inkluderar alla de olika kommunikationssätt som stödtagaren tar till för att rapportera om projektet för allmänheten i hemlandet.

Stödtagaren ska se till att det finns aktuell information om stödtagarens projekt på dennas egen webbplats och i eventuella andra egna informationskanaler. Allt material som eventuellt produceras inom ramen för projektet för kommunikation och global fostran ska vara avgiftsfritt för användarna, och detta material kan inte säljas som en del av medelsanskaffningen. I materialet får stödtagaren inte informera om sin övriga verksamhet och inte heller presentera referensuppgifter för medelsanskaffningen. Organisationen ska på förhand ta reda på vilket färdigt material som finns om projektets tema. Det ska finnas ett tydligt och motiverat behov för nytt material. Materialet ska förses med utrikesministeriets logo som visar att det stöds med medel för utvecklingssamarbetet.

Ändring i dispositionsplanen

Om projektets viktigaste mål, verksamhet eller antalet anställda ändras eller medför en förändring på minst 15 procent i budgetraderna, ska stödtagaren skriftligen ansöka om ändring av ändamålet hos ministeriet innan den ändrade verksamheten inleds.

Statsunderstödstagarens skyldighet att lämna uppgifter

Rapportering

För varje projekt ska stödtagaren via e-tjänsten och i enlighet med ministeriets anvisningar avge en årsrapport till utrikesministeriet om projektets verksamhet och användning av medel. Till årsrapporten bifogas en rapport om revisorns iakttagelser. De uppdaterade (2018) revisionsanvisningarna finns i de kompletterande anvisningarna till villkoren.

Rapporten ska inlämnas senast före utgången av april månad året efter varje kalenderår för vilket stöd har beviljats och/eller använts. En årsrapport ska lämnas in oavsett om projektet har framskridit eller medel har använts eller inte. Utrikesministeriet kan också begära att stödtagaren lämnar in andra utredningar som ministeriet anser nödvändiga.

Basinformation som ska lämnas årligen

Stödtagaren ska ha en yrkesmässig bokförings- och bokslutspraxis enligt bokföringslagen och -förordningen samt en lagenlig revisionspraxis eller praxis för verksamhetsgranskning.

Stödtagarens senaste godkända verksamhetsberättelse, bokslutet undertecknat av styrelsen (resultaträkning, balansräkning, en eventuell finansieringskalkyl och bokslutsnoter) och revisionsberättelsen eller verksamhetsgranskningen samt verksamhetsplanen och budgeten för innevarande år inlämnas årligen till ministeriet via e-tjänsten tillsammans med basinformationen.

Statsunderstödsmyndighetens tillsynsuppgift

Utrikesministeriet eller en av ministeriet utsedd representant, statens revisionsverk och riksdagens revisionsutskott har rätt att i stödtagarens lokaler eller någon annanstans granska stödtagarens hela bokföring, tillgångar och övriga relevanta uppgifter samt utredningar, dokument, dataupptagningar och annat material, samt även i övrigt granska hur projektet har genomförts.

För övervakningen av att villkoren iakttas är stödtagaren skyldig att till ministeriet lämna korrekta och tillräckliga uppgifter, överlåta den dokumentation som behövs för granskningen och även på annat sätt bistå ministeriet vid granskningen. Ministeriet har rätt att vid behov också granska projektets ekonomi och verksamhet hos stödtagarens samarbetspartner som genomför projektet.

Projektets bokföring och revision

I projektbokföringen ska stödtagaren följa bokföringslagen och -förordningen samt iaktta god bokföringssed. Projektets bokföring ska ordnas så att uppgifterna om samtliga medel (stöd och självfinansieringsandel) för projektet och hur de har använts utan svårigheter kan utläsas ur och granskas i bokföringen. Det rekommenderas att projektets bokföring förvaras på ett eget kostnadsställe och att kontoplanen är utformad så att de godkända kostnadsslagen i projektbudgeten kan specificeras i bokföringen och årsrapporten. De bokföringsmässigt nödvändiga uppgifterna ska framgå av verifikationerna, och de ska arkiveras och förvaras så att ministeriet kan granska dem i Finland. Stödtagaren ska ha en förteckning över den egendom som skaffats med stöd av det statsunderstöd som beviljats av ministeriet. I Finland ska verifikationer sparas i sex år och i samarbetsländer så länge som lagstiftningen i landet påbjuder, dock i minst sex år. När projektets revision i sin helhet utförs i Finland ska alla verifikationer sparas här, och om verifikationerna har utställts på ett annat språk än svenska, finska eller engelska ska de åtföljas av en precisering på något av dessa språk.

Projektets bokföring och den årsrapport som lämnas till ministeriet ska granskas av de revisorer som stödtagaren utsett. Minst en av programmets revisorer ska vara en CGR-, GR- eller OFGR-revisor eller revisionssammanslutning.

I mållandet ska lokal lagstiftning iakttas i projektets ekonomiska administration. Om bokföringen av lokala utgifter sker i samarbetslandet som en del av samarbetspartnerns bokföring, ska dessa utgifter granskas i landet i fråga. Den lokala revisorn ska uppfylla de krav på revision som myndigheterna i landet ställt. Stödtagaren ska bifoga en kopia av den rapport som revisorn i samarbetslandet tagit fram till den årsrapport som lämnas till utrikesministeriet.