Dataskyddsbeskrivning
Dataskyddsbeskrivning
Denna dataskyddsbeskrivning för FIFAX Abp:s ("FIFAX") ordinarie bolagsstämma 2023 ("Dataskyddsbesrkigning") beskriver vilka typer av personuppgifter som samlas in av Fifax om dig som aktieägare eller företrädare för en aktieägare, hur personuppgifterna behandlas och med vem personuppgifterna delas i samband med Fifax ordinarie bolagsstämma 2023. I denna Dataskyddsbeskrivning beskrivs också dina rättigheter i förhållande till dina personuppgifter.
Fifax respekterar ditt dataskydd och kommer alltid att behandla dina personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (förordning (EU) 2016/679, inklusive ändringar), den finska dataskyddslagen (1050/2018, inklusive ändringar) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning ("Dataskyddslagstiftning").
Uppdaterad 3.2.2023
1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter
Namn FIFAX Abp
Adress Xxxxxxxxxxxxx 000, 00000 Xxxxxx
FO-nummer 2453290-9
Kontaktpersonens namn Xxxxx Xxxxxxxx Kontaktuppgift Xxxxx.Xxxxxxxx (a) xxxxx.xx
2. Registrets namn
FIFAX Abp:s register över årsstämman.
3. Syfte och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter
Fifax samlar in och behandlar personuppgifter för vår årsstämma som ska hållas den 27.2.2023. Dessa ändamål omfattar följande:
• Insamling av anmälningar till den ordinarie bolagsstämman;
• Bekräftande av identitet och rätt att delta i den ordinarie bolagsstämman;
• upprättande av deltagarförteckningen och röstlängden för den ordinarie bolagsstämman;
• genomförande eventuella omröstningar;
• förberedande av protokollet för den ordinarie bolagsstämman, och
• eventuella andra syften i samband med ordnandet av den ordinarie bolagsstämman.
Fifax behandlar personuppgifterna för att uppfylla lagstadgade skyldigheter, inklusive skyldigheten att ordna en ordinarie bolagsstämma i enlighet med den finska aktiebolagslagen (624/2006, inlusive ändringar). Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att Xxxxx ska kunna uppfylla sina rättsliga skyldigheter.
Personuppgifter behandlas endast för ändamål som är nödvändiga för att ordna den ordinarie bolagsstämman, t.ex. för att kontrollera den anmälande personens identitet och deltaganderätt, för att upprätta en deltagarlista, en röstlängd och röstningsbiljetter, för att organisera eventuella omröstningar för att administrera talrätt.
Aktieägarförteckningen förs av Euroclear Finland Oy.
4. Personuppgifter som ska behandlas
Endast sådana personuppgifter om Fifax aktieägare och deras företrädare behandlas som är nödvändiga för de syften som anges ovan. De personuppgifter som behandlas omfattar bland annat följande:
• Namn och kontaktuppgifter (t.ex. adress, telefonnummer, e-post);
• personbeteckning;
• antal aktier och röster;
• värdeandelskontonummer, och
• information om en eventuell företrädare.
Personuppgifter samlas in direkt från aktieägaren eller aktieägarens företrädare under anmälningsprocessen för den ordinarie bolagsstämman. Dessutom kan Xxxxx samla in information från sin aktieägarförteckning.
5. Regelbundna informationskällor
I regel samlas personuppgifter in från personen själv eller dennes företrädare i samband med anmälan till den ordinarie bolagsstämman. För dem som anmäler sig via e-post eller vanlig post, inför Fifax eller Euroclear Finland Oy den anmälande personens personuppgifter i registret.
Utifrån de personuppgifter som lämnats i samband med anmälan hämtas aktieägarens antal aktier från den aktieägarförteckning som Euroclear Finland Oy upprättat på stämmans avstämningsdag.
Euroclear Finland Oy för in röstningsinstruktioner från innehavare av förvaltarregistrerade aktier som representeras av kontoförvaltare vid den ordinarie bolagsstämman i registret.
6. Utlämnande av personuppgifter
På grundval av registret skapas en deltagarlista och sammanfattningar av eventuella omröstningar som bifogas till stämmoprotokollet.
I enlighet med den finska aktiebolagslagen hålls aktieägarförteckningen avstämningsdag, som innehåller aktieägarnas namn, kommun och antal aktier och röster på stämmans avstämningsdag tillgänglig på den ordinarie bolagsstämman. Förteckningen innehåller också uppgifter om innehavare av förvaltarregistrerade aktier som tillfälligt har införts i aktieägarförteckningen för årsstämman.
7. Överföring av uppgifter till tredje part och länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
I regel kommer Xxxxx inte att lämna ut dina personuppgifter till någon tredje part. Fifax kan dock komma att lämna ut dina personuppgifter till sina koncernbolag eller om Xxxxx är skyldig att göra det på grund av en rättslig förpliktelse eller ett myndighetsbeslut.
Dina personuppgifter kan överföras till och behandlas av sådana tredje parter som tillhandahåller tjänster till Fifax. I sådana fall kommer den tredje parten att behandla uppgifterna för Fifax räkning och Fifax kommer i egenskap av registeransvarig att genom ett avtal se till att behandlingen sker i enlighet med denna Dataskyddsbeskrivning och Dataskyddslagstiftningen. Euroclear Finland Oy behandlar anmälnings- och röstningsinformation på Fifax vägnar för de ändamål som anges ovan. Du kan hitta mer information om detta i kallelsen till den ordinarie bolagsstämman.
Fifax kommer inte att överföra personuppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
8. Lagring av personuppgifter
Fifax kommer att lagra personuppgifterna tills de syften som anges i denna Dataskyddsbesrkivning har uppfyllts och så länge som krävs enligt tillämplig lagstiftning. I regel kommer personuppgifter att lagras upp till 4 månader efter den ordinarie bolagsstämman för att hantera eventuella klander mot beslut som fattats av den ordinarie bolagsstämman.
En förteckning över deltagarna kommer att bifogas protokollet från årsstämman. Förteckningen innehåller aktieägarens namn, röstsedelns nummer och uppgifter om aktieinnehav (antal aktier och röster). Protokollet och dess bilagor kommer att sparas under hela Fifax operativa livslängd för att uppfylla Fifax lagstadgade skyldigheter.
Fifax har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. Dessa åtgärder omfattar bland annat brandväggar och begränsning av tillgången till personuppgifter.
9. De registrerades rättigheter
Enligt Dataskyddslagstiftningen har du rättigheter när det gäller dina personuppgifter. Du kan när som helst utöva dessa rättigheter.
Du har rätt att begära tillgång till de personuppgifter som rör dig. Detta omfattar t.ex. rätten att få information om huruvida personuppgifter om dig behandlas eller inte, vilka personuppgifter som behandlas och syftet med behandlingen. Du har också rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter korrigeras och begära att personuppgifter raderas eller att behandlingen begränsas inom de begränsningar som anges i Dataskyddslagstiftningen. Förfrågningar om utövande av de rättigheter som föreskrivs här ska göras till Xxxxx kontaktperson som definieras i avsnitt 1 ovan.
Du har rätt att lämna in ett klagomål till dataskyddsombudsmannen om du har några klagomål om behandlingen. Tillsynsmyndigheten i Finland är dataombudsmannen. Anvisningar finns på dataskyddsombudsmannens webbplats xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/.
10. Ändringar av Dataskyddsbesrkivningen
Fifax kan komma att uppdatera denna Dataskyddsbesrkivning på grund av ändringar i Fifax databehandling eller tillämplig lagstiftning. Fifax kommer att meddela om dessa uppdateringar via e-post eller på annat lämpligt sätt beroende på ändringens betydelse.