RIKTLINJER FÖR RESOR I TJÄNSTEN
Senast uppdaterad: 2020-11-19 Godkänd av Ledningsgruppen: 2021-12-07
Ansvarig: Vd-assistent
RIKTLINJER FÖR RESOR I TJÄNSTEN
Riktlinjerna gäller alla resor som görs i tjänsten och betalas av HSB Stockholm. Syftet med riktlinjerna är att de ska vara ett styrinstrument för miljövänligt, kostnadseffektivt och säkert resande. Resor med flyg eller kryssningsfartyg som görs i tjänsten klimatkompenseras genom VI-skogen enligt nedanstående schablon och debiteras den som bokat resan.
Flyg inrikes och Norden:
150 kr enkel resa, 300 kr ToR
Flyg Europa:
300 kr enkel resa, 600 kr ToR
Båt Nynäshamn – Visby
150 kr enkel resa, 300 kr ToR
Juridisk och/eller skattemässig inverkan
Reseavtal (rekommendationsavtal mellan Fastigo och Unionen, SKTF, Ledarna, Sveriges Ingenjörer, Sveriges Arkitekter, Fastighetsanställdas Förbund, Svenska Kommunalarbetareförbundet) Allmänna villkor (I-avtal)
ARBETSGIVARNIVÅ
Varje chef har ansvar för att riktlinjerna efterlevs av hens medarbetare. Det innebär att chefen ska:
1. Xxxxxxxx tjänsteresor och säkerställa att alla medarbetare känner till innehållet i riktlinjerna och följa upp att den efterlevs.
2. Attestera medarbetarens resekostnader samt ev. utlägg vid resa.
3. Säkerställa att medarbetaren har kunskap om säkerhet och miljöanpassad trafik så att de förstår syftet med riktlinjerna och handlar som goda föredömen.
4. Besluta om och regelbundet följa upp medarbetarnas tjänsteresor.
MEDARBETARENIVÅ
Varje medarbetare ansvarar för att tjänsteresor sker på ett miljöanpassat, kostnadseffektivt och säkert sätt. Tjänsteresorna, framförallt flygresor, står för en stor del av vår klimatpåverkan. För att uppnå vårt mål i HSB Klimatavtal och minska koldioxidutsläppen med 75 % till 2023 och släppa ut nära noll år 2030 behöver vi göra aktiva val för alla våra resor. Överväg alltid alternativ till resor såsom video- eller telefonmöte. Vid möten som kräver resa ska mötessamordnaren motivera varför mötet inte kan genomföras som distansmöte. Om distansmöte inte är ett alternativ är vårt främsta transportsätt tåg för regionala resor och
kollektivtrafik för lokala resor. Om den effektiva restiden med tåg överstiger 4 timmar kan flyg bokas. Bokning av flyg ska alltid göras till lägsta möjliga kostnad och alltid i ekonomiklass.
Alla flygresor ska godkännas av närmaste chef.
BESLUT OM BESTÄLLNING AV RESOR
Utrikesresor ska godkännas av vd. Beslut om resor inom landet fattas av närmaste chef. Resenären är skyldig att hålla sin chef underrättad om var hen är anträffbar under resan samt syfte med resan.
RUTINER FÖR BESTÄLLNING AV RESOR
Vid bokning av resor (båt, tåg och flyg samt hotell) ska alltid NEX Travel användas. Bokning görs vardagar kl. 07.00-18.00 samt lördagar kl. 10.00-14.00 på telefon: 0000-00000 eller via vår reseportal xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xx. Samtal efter ordinarie helgfri vardag till telefon
00-000 0000 och administreras mot en tilläggsavgift. Mer information och telefonnummer finns på reseportalen.
För att beställa resor hos NEX Travel behöver du en reseprofil.
Du får din reseprofil genom att skicka e-post med innehållande referensnummer till vd-assistent Xxxxxxxx Xxxxx. Därefter får du e-post från resebyrån och kan komplettera din reseprofil.
Du kan boka din resa via telefonkontakt eller via NEX reseprotal alternativt via en app som heter ”Cytric”.
Det är viktigt att resor bokas centralt för att få den statistik vi sedan använder som underlag för vår klimatredovisning samt godkända av din närmaste chef.
FÖRSÄKRING VID RESOR
Anställda vid HSB Stockholm är under tjänsteresa försäkrade genom en omfattande försäkring tecknad av Gouda Reseförsäkring, försäkringsnummer 30589964.
Vid frågor om försäkringen tas kontakt med Gouda via telefonsupport 00-000 0000 alternativt e-post xxxxxxxx@xxxxx-xx.xx. Mer information om försäkringen och försäkringsvillkoren finns på Goudas hemsida xxx.xxxxx-xx.xx.
Vid en akut skada kontakta Gouda Alarm, telefon x00 00 00 00 00 alternativt e-post xxxxx@xxxxx-xx.xx.
Reser du utrikes kan det vara bra att ta med Goudas försäkringskort, som du hittar här.
För resor bokade via reseleverantören Nex Travel/FirstCard ingår det även en kompletterande reseförsäkring. Ytterligare information finns på FirstCard Kundservice 0000-00 00 00