EN TIDNING FRÅN GÖTEBORGS STAD UPPHANDLINGSBOLAGET
fördelen
EN TIDNING FRÅN GÖTEBORGS STAD UPPHANDLINGSBOLAGET
# 1 2012
Många områden får
NYA RAMAVTAL
Så agerar du vid avtalslöshet
SOCIAL
HÄNSYN
UTBYTE FÖR
INLEDNINGSVIS
Nya entrémattor på ingång ENTRÉMATTOR har ett nytt ramavtal från och med första maj 2012. Avtalet gäller för hyra, inklusive tvätt och utbyteservice och har tecknats med Berendsen Textil och Service AB. Avtalet rymmer också enstaka köp av entrémattor samt möjlighet att få logotype. Mattorna har en kvalitetsnivå som är anpasad till offentliga lokaler vad gäller funktionali- tet, säkerhet, slitage med mera. För att så snart som möjligt kunna genomföra byte av leverantör, läggs initialt ut en neutral matta på de 1900 adresser som omfattas. ⚫⚫⚫ |
FLYTT, TRANSPORT OCH MAGASINERING ÄNTLIGEN har det tecknats ett nytt avtal för flytt, transport och magasinering. Området har varit avtalslöst sedan 1 november efter en överpröv- ning. Det nya avtalet, som tecknats med ICM Kungsholms AB, gäller från 1 april. Mer info på xxx.xxx.xxxxxxxx.xx ⚫⚫⚫ |
Utställningsmaterial – nytt avtalsområde BEHÖVER DU ROLL-UPS, banderol- ler, vepor, portabla monterdiskar eller annat utställningsmaterial? Titta då i det nya ramavtalet för utställ- ningsmaterial som tecknats med tre leverantörer; Arkitektkopia, Majornas Grafiska samt JMS Media Sytems. Leverantörerna erbjuder lösningar där kunderna kan plocka ihop de produkter som behövs utifrån rätt grafisk profil. Beställning sker genom förnyad konkurrensutsättning och avtalet är synligt i Winst från och med 15 april. ⚫⚫⚫ |
I Xxxxx hittar du alla ramavtal i sin helhet, inklusive prislistor och annan viktig information. Vill du ha löpande information om nya avtal – prenumerera på Upphandlingsbolagets nyhetsbrev. |
VI GILLAR ATT
NI STÄLLER KRAV
vart tar alla pengar vägen? Den frågan är vi säkert många som ställer oss då och då, framför allt i privata sammanhang. Som ett led i att utveckla verksamheten och dimensionera Upphandlingsbolagets organisa- tion gjordes 2011 en gemensam analys av stadens samlade inköp 2010.
Resultatet ger en bild av inom vilka områden – både varor och tjänster
– som skattekronor och andra medel används i vår stad. Det visar också att vi gemensamt använder över 18 000 leverantörer där alldeles för stor andel säljer för mindre pengar än vad det kostar att hantera fakturan! Värt att fundera över…
Ett nytt prioriterat mål för hela staden är att öka andelen upphandlingar av tjänster där staden ställer krav på social hänsyn. Upphandlingsbolaget
”Chefer – ta tillfället i akt och anmäl er!”
har blivit processägare för det målet och ska försöka uppmuntra intresserade förvalt- ningar och bolag till att ställa sådana krav inom möjliga ramar. Förhoppningen är att på sikt forma stadens samlade erfarenheter i guidelines. Det ska bli spännande att se vad detta kan resultera i längre fram.
en större kunskap om upphandlings- regler och hur det påverkar alla inköp till offentlig sektor behövs inom många delar
av stadens organisation.Tillsammans med stadsdelsorganisationerna gör bolaget nu en satsning på utbildning för framför allt chefer vid fem sepa- rata tillfällen under våren. Chefer – ta tillfället i akt och anmäl er!
jag har i tidigare nummer nämnt att kundernas behov av våra tjänster har ökat. Under 2011 ökade belastningen på bolaget med mer än 130 procent, vilket naturligtvis påverkar vår tillgänglighet.
Detta får konsekvensen att Upphandlingsbola- get under året expanderar och nu planerar för en flytt till andra lokaler till hösten. Redan i detta nummer presenteras flera nya medarbe- tare och det kommer ytterligare minst fem till under året. Allt för att så småningom kunna ge våra kunder bättre stöd!
XXXXX XX
vd Upphandlingsbolaget xxxxx.xx@xxx.xxxxxxxx.xx
fördelen
Fördelen ges ut av Göteborgs Stads Upphandlings AB
OMSLAGSBILD Xxxxx Xxxxxxxx och Xxxxxxx Xxxxxxx deltar i The Bridge där de ser hur tre stadsdelar i London arbetar med social hänsyn i upphandling.
De träffade fotograf Xxxxxx Xxxxxxxx på en bro i Göteborg. Läs mer på sidan 8–11.
UPPHANDLINGSBOLAGET
Stora Xxxxxxxxxxx 0
411 21 Göteborg
Telefon: 000-000 00 00
ANSVARIG UTGIVARE: Xxxxx Xx
REDAKTÖR: Xxxxxxx Xxxxxxxx xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxxxxxx.xx
Vi gillar tips och synpunkter på tidningen. Hör gärna av dig till oss!
BESÖK OSS PÅ WEBBEN
PRODUKTION: Medialaget Väst AB xxx.xxxxxxxxxx.xxx
Medverkande i detta nummer: Xxxxx Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxx, Xxxx Xxxxxx och Xxxxxx Xxxxxxxx.
TRYCK Sandstens tryckeri, Göteborg. Fördelen trycks på Svanenmärkt papper.
SÅ TYCKER NI
Kundundersökning ger svar
INLEDNINGSVIS
FLERA BEHOV AV FÖRBÄTTRINGAR, så
kan man sammanfatta resultatet av den NKI-undersökning (nöjdkundindex) som Upphandlingsbolaget genomförde hösten 2011. Undersökningen genomfördes på webben och gick ut till 3800 av Upphand- lingsbolagets kunder, drygt 1000 svarade. Den låga svarsfrekvensen innebär att un- dersökningen dock inte kan ge en generell bild av samtliga kunders uppfattning.
Helhetsomdömet gav ett nöjdkundindex på 52, vilket är något lägre än förra under- sökningen som genomfördes år 2009.
– Vårt mål är högre än så, så vi är långt ifrån nöjda. Nu får vi fokusera på förbätt- ringar så att våra tjänster i större utsträck- ning motsvarar kundernas önskemål, säger kommunikationsansvarig Xxxxxxx Xxxxxxxx.
Synpunkter som framkommer i under-
sökningen handlar främst om saknade avtalsområden, avtalens innehåll och regelverken kring dem, bland annat rang- ordningar.
Dessutom blandas det ihop vad Upphandlingsbolaget kan påverka och vad som styrs av Lagen om offentlig upphandling.
Allt var dock inte ris. Utbildningar och stöd i annonserade upphandlingar får ett gott betyg från kunderna, liksom mjuka värden som tillgänglighet och bemötande.
Upphandlingsbolaget tar nu itu med åtgärder för förbättring. Följande områ- den har prioriterats: effektivisera och öka kunskapen om inköp; fånga kundbehovet för att få bättre innehåll i avtalen samt ge bättre information om Upphandlingsbola- gets tjänster. ⚫⚫⚫
FOTO XXXXX XXXXXXXXXX
Xxxx blir ledig
PÅ HELTID
TÄNK ATT NÄR VÅREN övergår i som- mar bli ledig på heltid och sticka iväg på någon trevlig resa.
– Det ska bli roligt men det är också med lite sorg i hjärtat som jag lämnar mitt arbete, säger Xxxx Xxxxxxx som
blir pensionär den 1 juni.
Hon började sin anställning i februari 1997 som vd-sekreterare och eko- nomiassistent. När bolaget växte blev Xxxx sekreterare på heltid vilket också innefattade att vara kvalitetssamord- nare.
NYA TRÖSKELVÄRDEN FÖR UPPHANDLING
Från och med 1 januari 2012 gäller nya tröskelvärden för offentlig upphandling. De nya värdena gäller i två år, det vill säga fram till 31 december 2013.
Tröskelvärden för A-TJÄNSTER är 1 897 540 kronor (200 000 euro) för kommuner, landsting och deras bolag.
TRÖSKELVÄRDEN FÖR BYGGENTREPRENAD är 47 438 500 kronor
(5 000 000 euro)
Beloppsgränsen vid DIREKTUPPHANDLING, som är 15 procent av tröskelvärdena, är cirka 284 000 kronor.
I början av 2005 tog hon nästa steg och blev upphandlare. Det har handlat om en rad olika varu- och tjänsteupp- handlingar.
– Som upphandlare är det mycket man måste hålla i huvudet och det har varit bra att arbeta i en verksamhet där man tillsammans kan diskutera gemen- sam problematik och hitta lösningar, säger Xxxx Xxxxxxx.
Hon har egentligen inga planer på vad det blir framöver.
– Min man är pensionär och vi ska till en början passa på att åka till nya res- mål, både inom- och utomlands. Sedan får vi se, säger Xxxx. ⚫⚫⚫
NYA AVTAL FÖR MÖBLER OCH INREDNING
UPPHANDLINGARNA av möbler och inred- ning till både skola (Input interiör Sweden Ab, EFG Kontorsmöbler AB och Lekolar AB) och förskola (Lekolar AB och ABA-Skol AB) är nu avslutade.
Ramavtalen för skola omfattar antagna leverantörers kompletta sortiment inom avtalsområdet. Det som inte ingår i avtalet är möbler och inredning till skolkafé, up- pehållsrum för elever, personalrum, kontor
eller konferensrum, lekmaterial, lekplats- utrustning eller idrotts- och gymnastikut- rustning.
Mer information om dessa två avtal finns i Winst. ⚫⚫⚫
AVTALSLÖSHET
Utan ramavtal riskerar verksamheten att stanna upp. Så varför uppstår avtalslöshet och vad ska man göra om man drabbas? Upphandlingsjurist Xxxxxxx Xxxx reder ut begreppen.
AVTALSLÖS
men inte RÅDLÖS
E
tt litet men omfattande problem för beställare inom staden är avtalslöshet. Litet i bemärkelsen att väldigt få områden blir avtalslösa i jämförelse med den totala
mängden avtal som skrivs. Omfattande eftersom de som drabbas kan möta stora och allvarliga svårigheter i sin verksamhet.
– Jag har full förståelse för den frustration bestäl- lare känner när det inte finns några avtal färdiga och vi gör vad vi kan för att undvika det. Men även om det uppstår problem är det viktigt att komma ihåg att överprövning är en rättighet. Man ska kunna få sin sak prövad, så är det; det är bra och inget att disku- tera, säger Xxxxxxx Xxxx.
AVTALSLÖSHET BEROR i de allra flesta fall på att upp- handlingen överprövats. Orsaken kan vara att en leverantör...
... vill inkluderas i utvärderingen efter att ha för- kastats.
... anser att utvärderingen har brister.
... vill att en antagen leverantör tas bort.
... vill att upphandlingen ska göras om på grund av brister i förfrågningsunderlaget.
Xxxxxxx Xxxx, upphandlingsjurist
Upphandlingen prövas i första hand av förvalt- ningsrätten och vad som sedan händer beror på ut- gången av domen och om den överklagas till högre instans.
– Vi försöker alltid sätta igång i så god tid att om upphandlingen överprövas ska det finnas tid för prövning i två instanser (förvaltningsrätt och kam- marrätt) innan det gamla avtalet går ut. Men det är ju under förutsättning att vi vinner och att det inte överklagas vidare.
”Vi gör vad vi kan för att undvika
avtalslöshet.”
FÖRVALTNINGSRÄTTEN BRUKAR behöva ungefär tre må- nader innan dom, i kammarrätten är det vanligt med sex månader från överklagan till beslut och skulle målet tas upp i Högsta förvaltningdomstolen tar det minst sex månader.
– Skulle vi sedan förlora kan det betyda att hela upphandlingsprocessen måste göras om och då kan det bli ett verkligt problem eftersom den nya upp- handlingen ju också kan överklagas. I sådana lägen är det näst intill omöjligt att undvika avtalslöshet. Därför försöker vi prioritera särskilt betydelsefulla avtalsområden och se till att dessa påbörjas med mycket god framförhållning.
AVTALSLÖSHET
FAKTA Xxxxx överklaganden
» De senaste tre åren har totalt 118 mål med Upphandlingsbolaget som part bedömts i dom- stol, varav 27 år 2009, 25 år 2010 och 66
år 2011. I fjol gjordes även fier upphandlingar, men tendensen har varit att allt fier upphand- lingar överprövas.
» Varje instans räknas som ett mål, det vill säga en upphandling kan medföra fiera mål.
» Under 2011 vann Upphandlingsbolaget 84 procent av målen och under 2012 har
man vunnit 73 procent av de mål som hittills avgjorts.
Avtalet för hyra/köp av kaffeautomater är avtalslöst sedan i januari 2012. En process pågår för närvarande i förvaltningsrätten.
FOTO XXXXXXXX XXXXXXXX
Så varför sätter ni inte alltid igång tidigare, skulle inte det lösa problemet?
FAKTA Avtalslösa områden
På Upphandlingsbolagets hemsida xxx.xxx.xxxxxxxx.xx finns aktuell information om vilka områden som är avtalslösa och när en lösning är beräknad. För tillfället rör det sig om tre områden:
» HYRA/KÖP AV KAFFEAUTOMATER Avtalslöst sedan 1 januari 2012. En process pågår för närvarande i förvaltningsrätten.
» MÖBLER OCH INREDNING avseende offentliga rum, kontor och konferens. Upphandlingen är överprövad i förvaltningsrätten och parterna avvaktar dom.
» HANTVERKSTJÄNSTER, områdena måleri och brandlarm/ inbrottslarm. Avtalslösheten gäller för en av stadens beställningsgrupper. Måleriupphandlingen har överklagats till kammarrätten och larmupphandlingen har beviljats prövningstillstånd i Högsta förvaltningsdomstolen.
– Det är väldigt lätt att säga ”börja upphandla tidigare”, men det är inte så enkelt. Skulle man börja upphandla, säg två år i förväg, är det omöjligt för anbudsgivaren att veta vilka priser som kommer att gälla och det blir inte heller en optimal konkurrens- situation, eftersom mycket kan hända med exempel- vis nyetablerade aktörer på marknaden. Sedan kan det naturligtvis hända att vi är sena och då måste vi givetvis skärpa oss.
Det är alltså omöjligt att helt undvika avtalslös- het. Vad ska man då göra som beställare?
– I dag finns det ingen regel i LOU (lagen om offentlig upphandling) som anger vad som ska göras om man står utan avtal på grund av överprövning. Det pågår en utredning, men det lär ta flera år innan en eventuell ny regel är införd i xxxxxxxxxxxxxx.Xx tycker att det är helt orimligt att verksamheten ska
behöva stanna upp – särskilt när en kommun måste tillhandahålla en viss tjänst enligt en annan lag.
I SÄRSKILT BRÅDSKANDE fall finns undantagsregler, så att ingen person eller verksamhet kommer till
AVTALSLÖSHET
TIPS: Så gör du om det inte finns något avtal
» Tänk över dina behov innan det befintliga ramavtalet går ut. Det finns inget som hindrar en beställning med leveranstid efter avtalets slut.
» Gör en direktupphandling för en specifik vara/ tjänst – värdet få inte överstiga 284 000 * kronor/år. Tänk på att ta in fiera offerter och var noga med att kontrollera skatter och andra uppgifter. Här kan Upphandlingsbolaget hjälpa till med rekommendationer.
» Gör en egen upphandling för just din organi- sation under den tid ramavtal saknas. Under förutsättning att varan/tjänsten understiger ett värde av 1 897 540 * kronor medges kortare tidsfrister för annonsering.
* I försörjningssektorn gäller en högre gräns.
uppenbar skada. Problemet är att det inte finns några klara riktlinjer för var gränsen går för akuta behov och att det dessutom krävs att ytterliggare två vaga förutsättningar är uppfyllda för att bestäm- melserna ska kunna tillämpas.
– Vi skulle önska att det fanns en klar undantags- regel för köp under en överprövningsprocess, vilket exempelvis finns i den finska motsvarigheten till LOU.
I NORMALFALLET FINNS lösningar för beställaren, se faktaruta ovan för rekommendationer. Det är när det gäller större summor som problem uppstår. I slutet av februari kom en dom i kammarrätten som under- kände Upphandlingsbolagets avsikt att teckna ett temporärt ramavtal under själva överprövningspro- cessen. Det berodde på att den aktuella flyttjänsten inte ansågs ”absolut nödvändiga” eller av ”stor sam- hällsekonomisk betydelse” – vilket är ett av kraven för att ett temporärt avtal ska godkännas.
– Det innebär tyvärr att det för det stora fler- talet av upphandlingarna inte är möjligt för Upp- handlingsbolaget att lösa situationen för beställarna med temporära avtal. Vi hoppas att den pågående upphandlingsutredningen ska lösa detta, men det kommer tyvärr att dröja några år innan en eventuell undantagsregel är på plats.
XXXX XXXXXX
Ett år med 120
upphandlingar
Det är mycket nu för Xxxxx Xxxxxxx och Xxxxxxx Xxxxxxx. De ska under året genomföra cirka 120 upphandlingar inom avtalsområdena Tek- niska konsulter och Hantverkstjänster.
Inom avtalsområdet Tekniska konsulter finns bland annat Arki- tekter, Geoteknik, Projektering och Kalkylering.
– Närmare 50 kategorier ska handlas upp och förhoppnings- vis blir vi klara under året, berättar teamledare Xxxxx Xxxxxxx.
Att det är så många beror på att det har varit en överprövning som gick ända upp till dåvarande Regeringsrätten (numer heter den högsta instansen Högsta förvaltningsdomstolen).
– Processen är avgjord men den har tagit över två år vilket inneburit att det varit avtalslöst under tiden, säger Xxxxx Xxxxxxx.
Hittills är det sju ramavtal som blivit klara inom avtalsområdet Tekniska konsulter.
NYA PÅ UPPHANDLINGSBOLAGET
Avtalsområdet Hantverkstjänster omfattar Bygg, El, Larm, Plåt, Målning, Rör och en mängd andra kategorier, totalt cirka 35 stycken.
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx
UPPHANDLARE OCH UPPHANDLINGSJURIST
Vad gör du gärna på semestern?
– Då reser jag så mycket som
möjligt. Helst långt bort.
HALLÅ DÄR!
Xxxxxxxx Xxxxxxxxx
SUPPORT / ADMINISTRATION
Vad gör dig bra på ditt jobb?
– Jag är lyhörd och lyssnar. Dessutom tycker jag om att prata med folk och hjälpa dem. Detta är nog den bästa arbetsplats som jag har haft, folk är engagerade och de bryr sig om vad de gör.
UPPHANDLING
FOTO XXXXXXXX XXXXXXXX
Målare, snickare och ytterligare 120 tekniska konsulter och hantverkstjänster ska upphandlas under 2012.
– Just nu sätter vi upp ramarna för hur denna upphandlingsomgång ska fungera med beloppsgränser och annat, förklarar xxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx.
Vissa kategorier kommer att upphandlas tre gånger eftersom staden är uppdelad i tre olika beställargrupper. Detta för att vårda marknaden och skapa möjlighet för fler
företag att kunna bli leverantörer. Totalt handlar det om ett 70-tal upp-
handlingar av hantverkstjänster. Där ingår både så kallade rangordningsavtal och upphandling av ramavtal för det som kallas förnyad konkurrensutsättning.
De sistnämnda avtalen används inom vissa beloppsgränser och för ett specifikt
projekt eller flera löpande uppdrag som är avgränsade i tid och rum.
Samtliga leverantörer som antagits i ram- avtalet för förnyad konkurrensutsättning kommer då att tillfrågas. Den leverantör som lämnar bästa anbudet får kontraktet.
XXXXX XXXX
HALLÅ DÄR!
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
UPPHANDLINGSLEDARE
Xxxxx är dina viktigaste egenskaper för jobbet?
– Jag är analytisk och tänker
på hela affären.
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
UPPHANDLARE
Vilken är din viktigaste jobb-pryl?
– En bärbar dator och mobilen
som en gemensam enhet. Då kan man alltid vara uppkopplad. Det gäl- ler att utnyttja tiden på bästa sätt.
FOTO XXXXX XXXXXXXXXX
Xxxx Xxxxxxxx
UPPHANDLINGSLEDARE
Vad har du för bakgrund?
– Xxx är född och uppvuxen i Göteborg. Har tidigare jobbat med upphandling inom Västra
Götalandsregionen och kommer närmast från ett jobb i Kungs- backa kommun.
HALLÅ DÄR!
Xxxxxx Xxxxx
UPPHANDLINGSLEDARE
Vad gör du på fritiden?
– Mesta tiden går åt till min hund och häst.
XXXXXXX XXXXXXX
UPPHANDLINGSLEDARE
Det bästa med The Bridge: Att få möta en annan kultur och personer som arbetar med samma saker som jag gör.
Största lärdomen: Att se nya delar av London, långt borta från turiststråken och hur de arbetar för att göra stads- delarna mer attraktiva.
Väntad svårighet: Att diskutera orga- nisationsstrukturer och upphandlings- strategier på engelska och omsätta sitt yrke i ett annat språk.
Oväntad svårighet: Att inte förstå hur samhället är uppbyggt och hur den offentliga organisationen fungerar.
XXXXX XXXXXXXX
UPPHANDLINGSLEDARE
Det bästa med The Bridge: Att få idéer och tips om småsaker som man kan förändra ger mig massor av energi.
Största lärdomen: Att vi jobbar väldigt lika i olika länder och kämpar med samma typ av frågor.
Väntad svårighet: Jag instämmer med Xxxxxxx... Språket.
Oväntad svårighet: Samhällsstrukturen!
Nästa steg: Nu har vi fått en övergri- pande inblick i hur de arbetar i de tre stadsdelar vi besöker – på nästa
resa ska vi snäva in oss mer och göra något riktigt bra av vårt spår.
WINST
8
FOTO XXXXXX XXXXXXXX
SOCIAL HÄNSYN
Inom ramen för ett EU-projekt ska Xxxxx Xxxxxxxx och Xxxxxxx Xxxxxxx göra fyra resor till London för att lära sig mer om arbete med social hänsyn. Med sig tillbaka har de nya idéer, tankar, funderingar och massor av ny kunskap.
The Bridge ger kunskap från
Vad är egentligen The Bridge och vad går det ut på?
HELEN: The Bridge är en del i utvecklings- projektet Storstadsintegration som verkar för ökad integration och gemenskap i Gö- teborg.Vår del i projektet är att undersöka hur några stadsdelar i London arbetar med social hänsyn i upphandling.
XXXXXXX: I projektet reser vi till London fyra gånger och träffar och intervjuar olika personer som arbetar med upphandling. Den första resan var helt förutsättningslös och vår kontaktperson i London gav oss en hel palett av personer att träffa. På den andra resan träffade vi några av dem igen
för att ytterligare fördjupa våra resonemang.
I april åker vi en tredje gång, då kommer vi att snäva in ännu mer på upphandlings- delen.
Social hänsyn är ju väldigt aktuellt
exempel en man som bara arbetade med en viss paragraf i deras bygglagstiftning. Men även ur det snäva perspektivet fanns det sätt att ta social hänsyn för att samhället som helhet ska utvecklas i rätt riktning.
XXXXXXX: Vi kanske inte kan ta med oss deras lösningar direkt, men vi kan få med oss idéer. Det är intressant att våra kollegor har hittat en lösning för att ta social hänsyn som fungerar bra för leverantörerna.
Kan ni ge exempel på hur stadsdelar- na i London har hittat modeller för att göra det smidigt både för beställare och leverantör att ta social hänsyn i upphandlingar?
XXXXX: I Islington har de byggt upp en ”tredje part” som har i uppgift att se till att det till exempel finns tillräckligt med lärlingar och hjälpa entreprenörerna med
att uppfylla de krav som stadsdelarna ställer
på social hänsyn. I Newham/Hackney har de en liknande lösning, men där samverkar stadsdelen med ett externt företag – Reds
10. De får i god tid innan en upphandling information om vilka sociala krav som kommer att ställas i kommande upphand- lingar. De kan då se till att det finns resurser, till exempel i form av lärlingar, tillgängliga. Leverantören kan sedan vända sig till Reds 10 och ”köpa in” det som behövs för att kraven i upphandlingen ska tillgodoses.
XXXXXXX: Ansvaret för att uppfylla kravet ligger alltid på leverantören, det vill säga företaget som vinner upphandlingen. De kan lösa det antingen genom att anlita den tredje parten eller på annat sätt.
Ur ert perspektiv som upphandlare
– vad är den största behållningen av dessa möten med brittiska kollegor? XXXXXXX: Det är första gången jag har mött
just nu för er på Upphandlingsbolaget
och för alla förvaltningar och bolag i
staden. Vad har erfarenheterna från London lärt er om detta?
XXXXX: Det är intressant att se hur alla vi möter i London arbetar mot samma mål och har en gemensam uppfattning om vad de ska lösa. Alla arbetar verkligen med social hänsyn på alla plan.
XXXXXXX: I september träffade vi till
FAKTA Storstadsintegration
Storstadsintegration är ett utvecklingsprojekt för ökad integration och gemenskap i Göteborg. Projektet sker genom ett brett samarbete mellan statliga myndigheter och Göteborgs Stad.
Projektet Storstadsintegration leds av Göteborgs Stad och finansieras genom Europeiska socialfonden. The Bridge är en av tre delar i projektet. De andra är trygghet och samrehab. Inom The Bridge finns det fyra spår: upphandling, rehabilitering, meningsfull sysselsättning
och nya inkomstformer.
SOCIAL HÄNSYN
Xxxxxxx och Xxxxx är mitt i projektet The Bridge. Snart sticker de iväg på en tredje resa till London.
EU-gemenskapen och verkligen känt att vi lyder under samma lagar och EU-direktiv. Med våra kollegor i Lon- don kan vi prata om hur vi behöver hantera olika frågor.
Vad har ni fått med er hittills som beställarna i Göteborg kan ta med sig in i upphandlingarna om de vill försöka ta social hänsyn?
XXXXX: Det mest påtagliga i London är att alla är så enga- gerade. Det är social hänsyn till 100 procent. Företagen vågar – och vill – inte göra annat än att leva upp till kraven; om de inte lyckas får de hela politiken emot sig. Samtidigt finns det en vilja i företagen att leva upp till kraven och ta ett socialt ansvar.
Vad gör ni med all den kunskap ni får under era resor till London? Vad är syftet och målet med projektet?
XXXXX: Resorna är till för att vi ska lära oss så mycket som möjligt. Det gör vi genom att kasta oss in i möten med olika människor som arbetar med liknande frågor som vi gör på Upphandlingsbolaget.
XXXXXXX: Det vi får med oss från London kommer att vara ett bra verktyg i vårt processägarskap. Samtidigt är syftet främst att vidareutbilda deltagarna i projektet.
HELEN: Det viktigaste är att vi lär oss mer och delar med oss av våra erfarenheter och kunskap till våra kol- legor inom staden.
XXXXX XXXXXXXXXX
TILLSAMMANS FÖR
Social
Ett prioriterat mål från 2011 är att Göte- borgs Stad ska bli bättre på att ta social hänsyn i upphandlingar. Hela staden har ansvar för målet; Upphandlingsbolaget ska hjälpa till längs vägen.
FOTO XXXXXX XXXXXXXX
– Nu ska vi påbörja arbetet med social hänsyn i upp- handling. Detta är bara en uppstart – i dag får ni inget facit utan bara lite inspiration.
Upphandlingsbolagets vd, Xxxxx Xx riktade sig till det närmare 80-talet chefer, politiker och ledningspersoner från olika förvaltningar och bolag som samlades en ef- termiddag i slutet av februari för en kick-off för arbetet med social hänsyn i upphandlingar.
När Göteborgs Stad valde att göra social hänsyn till ett prioriterat mål och gav Upphandlingsbolaget ett process- ägaransvar inleddes ett arbete för att social hänsyn ska bli en självklar och accepterad del i upphandlingar.
HUR UPPHANDLINGSBOLAGET rent praktiskt ska lägga upp arbetet är inte riktigt bestämt, men Xxxxxx Xxxxxxx och Xxxxx Xxxxxxxxx har fått i uppdrag att sammanställa mo- deller och arbetssätt som kan hjälpa staden att nå målet.
– Just nu finns det på nationell nivå ingen entydig definition om vad social hänsyn är, inga riktlinjer, ingen rättspraxis och inte heller, vad vi har kunnat hitta, något nätverk där man kan prata om alla frågor som finns när ett bolag eller förvaltning ska ta social hänsyn utifrån Göteborgs Stads definition av social hänsyn i en upp- handling, säger Xxxxxx Xxxxxxx.
I göteborg har man valt en definition som syftar till att förbättra förutsättningarna för invånarna i Göteborgs
SOCIAL HÄNSYN Vad säger politiken? KOMMUNSTYRELSEN har satt social hänsyn vid upphand- ling som prioriterat mål. Det gäller främst för att grupperna
ungdomar, utrikes födda och människor med funktions- nedsättning ska ges ytterligare en möjlighet att närma sig arbetsmarknaden.
XXXXX XXXXXXX (MP) sitter i Upphandlingsbolagets styrelse och sa när hon talade på Upphandlingsbolagets kick-off om social hänsyn, att hon är stolt och glad över att bolaget fått i uppdrag att vara processägare. Hon berättar
hänsyn
FOTO XXXXX XXXXXXXXXX
Xxxxx och Xxxxxx har frågan om prosessägarskapet på sitt bord. Ett första steg var att arrangera en kick-off för chefer, politiker och ledningspersoner i slutet av februari.
Stad att nå ökad delaktighet i samhäl- let. I budgeten för 2012 står: ”Genom att ställa sociala krav vid upphandling av tjänster ökar vi möjligheterna för de göteborgare som står långt ifrån arbets- marknaden att få ett jobb.”
– Vi från Upphandlingsbolaget kom- mer inte att presentera några färdiga lösningar – detta är ett uppdrag som hela
staden måste vara med och driva – men vi kan försöka hjälpa till med input. Det finns många utmaningar i arbetet för
att nå en ökad social hänsyn och vi är öppna för alla idéer kring detta säger Xxxxxx Xxxxxxx.
XXXXX XXXXXXXXXX
att deras ambition är att arbeta med uppföljning och se till att arbetet i staden inte stannar av.
XXXXXX XXXXXXXXXX (MP) är en av politikerna som engagerat sig i frågan om social hänsyn i upphandling.
11
– Det finns ett särskilt intresse i kommunen för att arbeta med arbetsmarknadspolitik och då framför allt med arbetslöshet bland ungdomar, utrikes födda och grupper med funktionsnedsättning. Därför är det ett prioriterat mål i budgeten.
FOTO XXXXX XXXXXXXXXX
Xxxxx Xxxxxxx och Xxxxxx Xxxxxxxxxx.
SOCIAL HÄNSYN
FAQ Om social hänsyn
Vad skulle krav på social hänsyn kunna vara?
» Att förbättra förutsättningar för invånarna att nå ökad delaktighet i samhället. Detta kan ske genom att skapa arbetstillfälle/praktik för ung- domar, utrikes födda och människor med funktionsnedsättning.
» Att efterfråga en speciell samman- sättning av personal, exempelvis önskemål om en viss andel per- soner med någon form av funk- tionsnedsättning, med lång tid av arbetslöshet eller att anbudsgivaren vid utförandet av arbetet aktivt
gör något för att ”främja jämlikhet, tillgänglighet och mångfald.”
Vad är processägarens uppdrag?
» Ha en samordnande, uppföljande och ledande roll för att staden ska nå målet, men aldrig ta över ansva- ret för att förvaltningar och bolag själva arbetar för att nå målet.
» Samla information och kunskap på xxx.xxx.xxxxxxxx.xx
» Skapa nätverk och diskussions- forum.
» På sikt ta fram riktlinjer för social hänsyn i upphandling.
Vad kan / bör stadsdelar / förvalt- ningar / bolag göra?
» Undersöka sina upphandlingar och se om det är möjligt att ta social hänsyn och/eller ställa krav på leve- rantörerna att ta social hänsyn.
» Vara delaktiga i stadens strävan för att nå målet genom att medverka och bidra till effektiva nätverk.
» Dela med sig av kunskap och erfa- renheter till andra.
» Våga testa – vi kan och bör ställa krav på social hänsyn.
Vad säger lagen om att ställa krav på social hänsyn?
» Väldigt mycket är möjligt så länge man håller sig till EG-rättsliga principer och svensk lag. De EG- rättsliga principerna är likabe- handling, ömsesidigt erkännande, proportionalitet, transparens och icke diskriminering. Krav på social hänsyn kan utformas som särskilt kontraktsvillkor, kvalificeringskrav på leverantör eller tilldelningskri- terium. En viktig utmaning för den upphandlande enheten är att se till att leverantörerna lever upp till de krav som ställs.
NYTT FRÅN WINST
SDF Angered har kommit långt i arbetet med en bättre inköpsprocess och införande av Winst.
– Att ha med sig förvaltningsledningen är en viktig förutsättning för att lyckas, säger Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxx, ekonom och inköpssamordnare.
Winst
D
ger vinst när ledningen backar upp
et var i början av året som SDF Angered startade sitt arbete för att öka kompetensen i inköpsfrå-
gor. En anledning var de skärpta reglerna i lagen om offentlig upphandling och risken att drabbas av skadestånd om man inte sköter sig.
Det är viktigt att inte ha för stora grupper när man
utbildar beställare.
Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxx
– Vi har cirka 600 beställare och det är
WINST
för många. Följden blir att informationen inte når ut till xxxx.Xx har också konstaterat att vi ofta beställer hos fel leverantör och fel varor, säger Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxx.
MÅLEN I DEN PROCESS som nu pågår är att få en kostnadseffektiv inköpsverksamhet som handlar på ramavtal. Därmed finns också
förutsättningar att spara pengar.
SDF Angered satsar mycket på utbildning av personal. Sektorcheferna har valt ut 14 inköpsspecialister som fått två halvdagsut- bildningar i lagen om offentlig upphandling samt andra lagar och regler som måste följas när man gör inköp för staden. Utbildning i hur man beställer i Winst ingår också.
FOTO XXXXX XXXX
VARJE ENHETSCHEF väljer sedan ut beställare som går en kort introduktion i lagen om
offentlig upphandling samt praktisk hante- ring i Winst.
– Hittills har vi utbildat 132 personer, 15 personer per gång. Det är viktigt att inte ha för stora grupper när man utbildar bestäl- lare, säger Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxx som hållit i utbildningarna.
Det är också viktigt att deltagarna är väl
förberedda genom att de fått testa Winst innan de kommer till utbildningen.
– Genom utbildningen ökar också den allmänna kompetensen i inköpsfrågor. Det bidrar till att man i förlängningen kan ha en bättre internkontroll, förklarar hon.
XXXX-XXXXX XXXXXXXX konstaterar också att Winst bidrar till en effektivisering av den administrativa processen. Att man köper enligt ramavtal innebär bättre priser och att produkterna håller rätt kvalitet. Därmed kan avtalstroheten öka.
SDF Angered har fått hjälp och stöd i processen från Upphandlingsbolaget. Bland annat i några av de genomförda utbild- ningarna. Stadsdelsförvaltningens samtliga chefer ska nu i vår gå en gemensam utbild- ning i bland annat LOU, inköpsprocesser, direktupphandling, muta och bestickning med mera som anordnas av Upphandlings- bolaget för stadsdelsförvaltningarna.
– Effekterna av Winst har varit positiva så här långt. Nu förstår man varför ramavtalen ska följas.Våra beställare har redan sparat pengar genom att använda Winst, säger Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxx.
XXXXX XXXX
NYTT FRÅN WINST
FOTO XXXXX XXXXXXXXXX
Visst var programet lite bökigt att sätta sig in i från början, men nu tycker Xxxxx Xxxxx, kontorsvakt- mästare och beställare
13
på SDF Angered, att det fungerar bra att beställa genom Winst.
WINST
Utbildning i Winst som ger resultat
Det krävs medvetna satsningar för att få en kunnig och alert beställar-
organisation. Utbildningsförvaltningen har redan utbildat sina 230 bestäl- lare och håller nu på med formerna för fortsatt dialog, uppföljning och fortbildning.
– Beställarna måste naturligtvis vara kunniga men
de ska också känna sig utvalda och förstå att de är med i ett större sammanhang, säger Xxxxxxx Xx- xxxxx, som är verksamhetsekonom och ansvarig för inköp och avtal på utbildningsförvaltningen.
Xxxxxxx Xxxxxxx har tagit fram ett genomarbetat utbildningsmaterial för beställning i Winst.
WINST
Utbildningsförvaltningen med sina 2 200 an- ställda är kanske den förvaltning som kommit allra längst med att skapa en ny organisation för inköp och införandet av elektroniska beställningar via Winst. Skärpta lagkrav och risk för skadestånd var en anledning till att skapa en bättre inköpsfunk- tion. Dessutom hade det inom utbildningsförvalt- ningen vuxit fram ett behov av förändring.
Man har under de senaste decennierna gått från att ha en central inköpsavdelning till en modell där det gjorts ostrukturerade inköp på varje enhet.
– Det behövde styras upp till en organisation med färre och kunniga beställare som genom- för samordnade och planerade inköp, förklarar Xxxxxxx Xxxxxxx.
UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN har fem gymnasieom- råden och inom varje område finns ett antal en- heter som gör inköp. Det är upp till varje område att organisera sig på bästa sätt.
I början hade man en utbildning på en och en halv dag i Upphandlingsbolagets regi men sedan skapade Xxxxxxx Xxxxxxx en egen kurs. Där får beställarna tre timmars utbildning som består av
två timmar teori och en timmes övning i Win- st. Efter utbildningen har beställarna möjlighet att öva själva i Winst under en period.
– Jag håller nu på att göra en fortsättnings- kurs för beställarna, berättar Xxxxxxx Xxxxxxx.
v
ANDRA INSATSER är också på gång där grupper a beställare ska kunna träffas och utbyta erfarenhe- ter. En grupp kan till exempel bestå av bestäl- lare som köper in livsmedel.Vid de träffar som anordnas ska det också vara möjligt att bjuda in leverantörsrepresentanter.
Beställarna får även ett internt nyhetsbrev där förändringar inom inköpsområdet presenteras. Allt för att ha en kontinuerlig dialog och samti- digt satsa på fortbildning.
De förändringar som utbildningsförvaltningen genomför av sin inköpsfunktion har fått effekter.
– Medvetenheten i inköpsfrågor har ökat vilket innebär att beteendemönstret har ändrats, berättar Xxxxxxx Xxxxxxx.
Under året kommer förvaltningen att ha en egen intern uppföljning av sina inköpsrutiner. En viktig del av uppföljningen är ett säkerstäl- lande av att man följer de uppsatta målen enligt självdeklarationen.
XXXXX XXXX
FAKTA
Varför ska man beställa
på avtal när man kan köpa
mycket billigare på andra
ställen?
» Det strider mot lagen och mot Göteborgs Stads interna regler och policy.
» Kvaliteten och säkerhe- ten är osäker på billiga varor.
» Det tar onödig tid, tiden som läggs på att besöka Ikea och andra ej upphandlade leveran- törer motsvarar en 0,5 lärartjänst per år!
» Många av de upphand- lade varorna är kraftigt rabatterade.
Krav från politiken
LIVSMEDEL
ALLT KÖTT BLIR EKOLOGISKT
I budgetmålen för 2011 slog Göteborgs Stad fast att allt kött som upphandlas och serveras ska vara ekologiskt. De gällande avtalen har löpt på som vanligt, men nu är det dags för en helt ekologisk upp- handling.
– Det betyder att vi nu enbart upphandlar ekolo- giska kött- och charkprodukter* inklusive kyckling, förklarar Xxxxxxxx Xxxxx som är upphandlingsledare för livsmedelsområdet.
* Kravet på ekologiskt kött gäller bara verksamheter inom Göteborgs Stad. För övriga kommuner som omfattas av ramavtalet finns det även icke ekologiska alter- nativ. Självklart kan alla som använder ram- avtalet välja ur det ekologiska utbudet.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET ÄR utformat på ett sätt som gör det möjligt för leverantörerna att erbjuda ett så brett ekologiskt utbud som möjligt. När nu kött- och charkavtalet blir helt
ekologiskt har man samtidigt valt att utvidga det gällande grossistavtalet med ekologiska varor för att ge verksamheterna inom Göteborgs Stad så goda förutsättningar som möjligt att leva upp till budgetmålet.
DET FINNS OLIKA definitioner om vad ekologiskt kött är, men i den pågående upphandlingen har man valt att ställa krav enligt gällande EU-direktiv för ekologiskt kött, nämligen det som definieras enligt – EU-eko (EG 834/2007).
– Nu är det upp till leveran-
törerna att visa vilket utbud som xxxxx.Xx kommer att anta så många leverantörer som vi anser behövs för att täcka behoven, sedan är det upp till verksamheter- na att beställa ekologiska kött- och charkprodukter och därmed följa det uppsatta budgetmålet.
Anbudstiden går ut den 11 april och det nya avta- let ska börja gälla 1 oktober 2012.
XXXXX XXXXXXXXXX
Läs mer om ekologiska krav på xxx.xxx.xx/xxxxx0/ Markning-av-mat/Ekologisk-mat/
15
NYA RAMAVTALSOMRÅDEN
Upphandlingsbolaget har aldrig gjort så många upphandlingar som just nu. Gamla avtal ska förnyas och nya områden tillkommer ständigt. För att avtalen ska bli bra är det viktigt att staden är delaktig i processen.
Upphandlingsbolaget
Agerar gärna på
Ett ökat fokus på upphandling och inköp gör att Upphandlings- bolagets tjänster efterfrågas som aldrig förr. Det gäller såväl nya ramavtal som riktade insatser inom upphandlingsområdet.
Under 2012 kommer det att skapas många nya ramavtalsområden, men Xxxxx Xxxx- xxxx, chef för upphandling, tror inte att
toppen är nådd än.
Musikinstrument och byggmaskiner är ett par områden som det kommer att bli nya ramavtalsområden för under 2012.
– Vi har tidigare uppfattat att vi har ett ganska komplett utbud av ramavtal, men det dyker upp förslag och önskemål på nya områden hela tiden. Jag tror att den nyligen genomförda stadsövergripande inköpsana- lysen kan generera ytterligare områden som kan vara lämpliga för ramavtal, säger Xxxxx Xxxxxxxx.
För att upphandlingsbolaget ska ligga i fas med ramavtalen och ha ett så komplett utbud som möjligt är det viktigt att de som
NYA AVTALSOMRÅDEN ATT UPPHANDLA FÖR ÅR 2012
» Betongsågning och betongborrning.
» Boende för personer med fysisk och psykisk funktionsnedsättning (Ej missbruk).
» Boende för unga med psykisk funktionsnedsättning.
» Byggsmide; xxxxxxxxx och svart.
» Drogprover.
» Enkätverktyg.
» Xxxxxxxxxxx, byggmaskiner, bodar med mera.
» Industrirörinstallationer.
» LSS särskilda boenden.
» Markmaterial.
» Matjord.
» Missbruksvård för stadens anställda.
» Mobilkranar.
» Musikinstrument.
» Natursand och grusprodukter.
» Personliftar.
» Sandupptagning, sopning.
» Upphandlingskonsulter.
» Yngre dementa särskilda boenden.
Med reservation för eventuella ändringar.
arbetar med inköp ute i verksamheterna är uppmärksamma och hör av sig om de saknar något avtal.
– Det är fritt fram för alla att höra av sig med förslag, säger Xxxxx Xxxxxxxx. Berätta för oss om ni upplever ett behov, så gör vi en behovsanalys.
OM TVÅ ELLER FLER verksamheter inom sta- den har ett gemensamt behov ses det som ett kommungemensamt behov. Då finns
H
Speciella krav för
xxxx Xxxxxxxx är upphandlings- ledare och har just slutfört en upphandling av det helt nya
ramavtalsområdet ”Uppsökande verk- samhet”. En process som ställde särskilda krav på Upphandlingsbolaget och på den avtalsgrupp som hjälper upphandlaren att formulera förfrågningsunderlaget.
– Vi upphandlare är specialister på la- gar och regler, men vi kan aldrig veta vad
staden behöver. Därför är det väldigt viktigt att tjänstemän från förvaltningarna ställer upp och är delaktiga i våra avtalsgrupper, säger Xxxxx Xxxxxxxx.
FÖR ATT UPPHANDLINGSBOLAGET ska dra igång processen med att skapa ett nytt ramav- talsområde krävs det indikationer eller förfrågningar från förvaltningar, bolag eller stadsdelar om att de saknar ett speciellt ramavtal.
– Det första steget är att undersöka om det redan finns ramavtal som det nya beho-
Läs mer om nya
ramavtal och nya
ramavtalsområden på
NYA RAMAVTALSOMRÅDEN
efterfrågan
HALLÅ DÄR
Xx Xxxxx från Göteborgslo-
det positiva synergieffekter med att göra en samordnad upphandling.
– Upphandlingslagstiftningen har blivit allt mer komplex och upphandling kostar både tid och pengar. Vi har kunnat se att resultatet av en samordnad upphandling nästan undantagslöst ger bättre villkor.
När Upphandlingsbolaget konstaterar behov av ett nytt ramavtal är det viktigt att bilda en avtalsgrupp. Den består av medar- betare från stadens verksamheter och måste
ha en väl genomtänkt sammansättning.
– Staden har en oerhörd kompetens som vi ska ta till vara på när vi upphandlar. En bra avtalsgrupp är avgörande för hur bra resultatet av en upphandling ska bli. *
* I LOU går gränsen för direktupphandling vid ett kontraktsvärde om cirka
284 000 kronor och i LUF vid ett kontrakts- värde om cirka 569 000 kronor.
xxxxx, du var med i avtals- gruppen för ”Uppsökande verksamhet”, hur var det?
– Det var en lång process. Dels var det ett helt nytt ramavtalsområde och vi hade inget att utgå ifrån när vi skrev förfrågningsunderlaget.
Sedan fick vi avbryta upphandlingen och börja om eftersom det var tydligt att vi och leverantörerna inte riktigt talade samma språk. Nu när avtalet är klart är det oerhört viktigt
att vi använder avtalet om behov
nya ramavtalsområden
vet kan fogas in under, annars går vi vidare och undersöker om det finns behov för ett helt nytt ramavtalsområde.
NÄR DET FINNS ETT TIDIGARE ramavtal ligger det gamla förfrågningsunderlaget ofta till grund för arbetet med att ta fram de nya kravspecifikationerna. Om det är ett nytt ramavtalsområde kan Xxxxx och hennes kollegor se om en liknande tjänst eller vara upphandlats någon annanstans i Sverige för
uppkommer.
Vad är fördelarna med att ha ett ramavtal jämfört med när varje verksamhet gör en egen upphandling?
– Nu kan vi ställa tydligare krav på vad vi vill ha för typ av tjänst; vi kan också säga vad som är okej och inte utifrån en gemensam värdegrund. Dessutom är det lättare att arbeta med uppföljning och utvärdering.
Varför ska man som tjänste-
att få inspiration till det egna avtalets ut- formning. Det är mer komplext att ta fram ett nytt avtal från grunden och processen kan försvåras av att man inte riktigt vet hur den efterfrågade branschen fungerar och vilket utbud det finns.
– När vi upphandlade ”Uppsökande verksamhet” fick vi avbryta upphandlingen en gång eftersom det var tydligt att vi och de potentiella leverantörerna inte riktigt förstod varandra, berättar Xxxxx.
För att få ett bättre underlag till kravspe-
cifikationen valde avtalsgruppen för just detta ramavtalsområde att bjuda in många olika leverantörer till ett diskussionsmöte. Där resonerade man tillsammans om hur branschen fungerade och vilka typer av tjänster som fanns att tillgå.
– Det var ett helt nytt ramavtalsområde för oss och en helt ny arbetsmodell för le- verantörerna, det var bra att få prata igenom vad stadens förvaltningar verkligen behöver.
XXXXX XXXXXXXXXX
man lägga tid på att engagera sig i en ramavtalsgrupp?
– Upphandlingsbolaget kan reg- lerna och hur man gör ett ramavtal, men det är vi som kan verksamhe- terna. Upphandlingsbolaget kan ju inte veta vilka förväntningar och önskemål som finns! Det är otroligt viktigt att personal från berörda verksamheter som vet vilka behov som finns ställer upp och är med i avtalsgrupperna, det kan jag säga direkt!
LICENSAVTAL
”Xxxxxxx har mycket att vinna på att an- sluta sig.”
FOTO XXXXXXXX XXXXXXXX
Xxxxxx Xxxxxxxxxx och Xx Xxxxxxxxxxx från intraservice tror att det finns mycket att vinna på att ansluta sig till det nya licensavtalet.
Nytt avtal med Microsoft på gång
Första maj ska ett nytt treårigt licensavtal med Microsoft vara i hamn. Avtalet ska passa så många användare som möjligt.
Seminarier har varit en god hjälp på vägen för att informera om produktutbudet och känna av behovet ute i verksamheterna.
Avtalet det handlar om är Microsofts En- terprise Agreement. Det är ett storkunds- avtal som bland annat innehåller klientpro- gram, operativsystem, program för servrar och databashantering. Nuvarande avtal löper ut sista april och ett nytt treårigt avtal ska gälla från första maj.
Ramavtalet gäller för all administrativ verksamhet inom förvaltningarna och de kommunala bolagen – förutom skolverk- samheten, som sedan i höstas redan har ett
eget treårigt avtal. Förvaltningarna ingår automatiskt, medan bolagen kan välja att avropa från avtalet, eller göra egna anpass- ningar. Behoven varierar och Upphand- lingsbolaget, intraservice och stadsled- ningskontoret har under vintern och våren arbetat med att sy ihop det nya avtalet så att det passar så många användare som möjligt.
ETT LED HAR VARIT ett antal seminarier för ansvariga, utvecklare och chefer inom IT.
– Tanken är att berätta om vilka möjlig- heterna med ett nytt avtal är, ge en bild av programvaruutvecklingen framåt och inte minst ge deltagarna en möjlighet att utbyta erfarenheter med varandra, berättar Xxxxx Xxxxxxxxx på Upphandlingsbolaget.
– Nu försöker vi samla ihop så mycket som möjligt under en hatt för att få volymfördelar, säger Xxxxxx Xxxxxxxxxx,
licensadministratör på intraservice. Resultatet är i skrivande stund inte klart,
men det lutar åt fyra varukorgar. En anpas- sad för förvaltningarna och tre olika för bolagen. Flera bolag som tidigare gjort egna inköp eller avtal har denna gång valt att ingå i stadens ramavtal.
– Xxxxxxx har mycket att vinna på att ansluta sig, inte minst ekonomiskt.Våra volymer ger en helt annan prisbild än vad bolagen kan få som egna aktörer, säger Xx Xxxxxxxxxxx på Intraservice.
ÖVRIGA FÖRDELAR är bättre support och ser- vice samt att man kan justera kostnaderna efter behoven. Inom varje ”varukorg” kan licenserna flyttas mellan olika bolag och verksamheter och årligen görs en avstäm- ning så att bolagen bara betalar för de som man använder.
18
FÖRDELAR MED FRÅGETECKEN FÖR GÖTEBORGS HAMN
– UTVECKLINGEN GÅR SNABBT och behovet av omvärldsbevakning inom IT-områ- det är stort. Semi-
xxxxxxxx har varit mycket värdefulla, säger Xxxxxxx Xxxxxxx it-chef på Göteborgs Hamn som har deltagit på flera av dem.
Göteborgs Hamn är ett av de kommunala bolag som fram
till nu valt att
INKÖPSANALYS
EN INKÖPSANALYS AV GIGANTISKA MÅTT
Nu finns det papper på hur Göteborgs Stad handlar från externa leverantörer. Inköp för 20 miljarder kronor, 800 000 fakturor och 3,6 miljoner transaktioner är siffror som imponerar.
Att det finns papper på allt är en san- ning med modifikation. Men nu finns hela materialet samlat i en stor databas.
– Upphandlingsbolaget har tidi-
inte utnyttja de centrala ram- avtalen, bland
annat det för Microsoftlicenser, fullt ut. Bolaget har haft speciella behov på systemsidan bland annat på grund av
stuveriverksamhet. Men nu är den såld och läget annorlunda.
– Nu ser vi stora skalmässiga förde- lar i att utnyttja de avtal som staden tecknar för Microsofts produktutbud. Att delta på seminarierna har därför varit mycket givande, säger Xxxxxxx Xxxxxxx.
Han ser helt klart att volymförde- larna ger en prismässig fördel, och att det är bra att licenserna kan flyttas mellan olika verksamheter. Men det är många faktorer som ska synkroniseras. Göteborgs Hamn har till exempel an- dra avtal med it-leverantörer som det nya ska kunna fungera parallellt med.
– Vi har mycket att tjäna på om vi kan utnyttja ramavtalet, och jag hop- pas att vi lyckas sy ihop något, säger Xxxxxxx Xxxxxxx.
– Ju fler som ansluter sig till ramavtalet, desto bättre koll får staden över licenserna och hur många som används. Det kan
gare saknat övergripande statistik över
Göteborgs Stads totala inköpsvolymer, säger Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx, som hållit i inköpsanalysen.
I slutet av förra året gick man där- för ut med en förfrågan om att få in uppgifter från samtliga kommunala för- valtningar och bolag. Undersökningen bygger på 2010 års siffror.
– Vi ville bland annat veta hur stora inköpsvolymerna är, vad de består av och hur mycket som går via ramavtal, berättar Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx.
Samtidigt har Upphandlingsbolaget under de senaste åren fått uppleva en dramatiskt ökad efterfrågan på bolagets tjänster. Man håller därför på att resurs- förstärka och anpassa organisationen.
HUVUDFRÅGAN KVARSTÅR DOCK: Hur kan
Upphandlingsbolaget utvecklas för att generera mer värde till Göteborgs Stad?
Här kommer inköpsanalysens slutrap- port att kunna ge värdefull information.
– Göteborgs Stad köper årligen varor och tjänster från över 18 000 externa leverantörer. Fyra procent av dessa leve-
rantörer representerar cirka 80 procent
av inköpsvolymen, berättar Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx.
– Samtidigt finns det drygt 7 200 le- verantörer som fakturerar för mindre än 10 000 kronor på ett xx.Xx har följaktli- gen alldeles för många små leverantörer, säger han.
ANALYSEN AV RESULTATEN fortsätter och utgör underlag i det fortsatta arbetet med att dimensionera och utveckla bolagets organisation. Med i bilden finns också att Göteborgs Stads Inköp- & Upphandlingspolicy kommer att uppdateras genom beslut i kommun- styrelsen.
Inköpsanalysen och sättet att genom- föra den har väckt uppmärksamhet, även utanför landets gränser.
– Köpenhamn hörde av sig och vi har presenterat analysen för dem. Det visade sig att de har ungefär samma problem som vi, säger Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx.
XXXXX XXXX
staden som helhet tjäna mycket på. På ett liknande avtal som slöts för skolverksamhe- ten för en tid sedan sparar vi 3,5 miljoner kronor per år. För avtalet vi håller på med nu handlar det om ännu mer pengar, säger Xx Xxxxxxxxxxx.
XXXXXXXX XXXXXXXX
Av den totala inköpsvolymen på 20 miljarder kronor är
3,2 miljarder redovisade på ramavtal. 800 000 fakturor har redovisats. Nästan 200 000 av dem har mindre än 500 kronor i transaktionsvärde. De tre största inköpsområdena byggtjänster, utbildningstjänster och samhällsservice står för cirka 50 procent av totala volymen. 3,6 miljoner transaktioner har analyserats.
19
SVERIGE PORTO BETALT PORT PAYÉ
RETURADRESS
Göteborgs Stads Upphandlings AB Stora Xxxxxxxxxxx 0
411 21 Göteborg
Fler schysta
bönor
INKÖPEN AV KAFFE till
Göteborgs Stad som är ekologiskt, eller etiskt märkt, har ökat markant de senaste fem åren, det visar Upphandlingsbolagets sta- tistik från februari 2012.
Mellan 2010 – 2011 ökade andelen ekologiskt
och / eller etiskt märkt kaffe med 24 procent.
6 % 8 %
18 %
29 %
Kaffe, konventionellt Kaffe, eko
Kaffe, etiskt märkt
23 % 30%
20 %
43 % 41%
Det innebär att 80 procent av kaffet som konsumeras inom Göteborgs Stad
76 % 63 %
24 %
53 %
27 %
39 %
är ekologiskt och / eller
etiskt märkt.
2007 2008 2009 2010 2011 År
Ökade inköp av ekolivsmedel
Gröna bananer
UNDER 2012 upphandlas nya ram- avtal för livsmedel.
– På nya avtal kommer det endast finnas ekologiskt och/eller etiskt märkta alternativ för kaffe och banan i tumme-upp sortimentet, säger Xxxxxxxx Xxxxx, upphandlingsledare.
ANDELEN EKOLOGISKA LIVSMEDEL i Göteborgs Stads inköp ökar. Nedan följer utvecklingen för några utvalda livsmedel.
2007 | 2008 | 2009 | 2010 2011 | ||
Kött * | 8 % | 12 % | |||
Vitkål | 30 % | 35 % | 27 % | 30 % | 4 % |
Morötter | 26 % | 31 % | 26 % | 38 % | 47 % |
Knäckebröd | 9 % | 18 % | 18 % | 17 % | 14% |
* Ekologiskt kött har ingått i ram- avtalen från och med år 2010.