A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess , D Handlingstyp

A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess , D Handlingstyp

Bevaras/gallras Anmärkning

A	B	C	D
10				KULTUR OCH FRITID
10	1			Kulturverksamhet		Även samarbete mellan kulturinstitutioner. Till exempel ABM-samarbete och liknande
10	1	1		Övergripande kulturfrågor
				Dokumentation om	Xxxxxxx	ex. ABM-samverkan
				Kulturplan	Bevaras	Se 1.3.1 Styrande dokument
10	1	2		Programverksamhet
				Dokumentation om. Affischer och programblad	Xxxxxxx Xxxxxxx	Exempelvis författarbesök och poesikvällar. Se 3.4.1, 1 exemplar av varje bevaras i
						kronologisk ordning
				Annonsbeställningar	Gallras 2 år efter upphörd
					giltighet
				Arrangörskontrakt	Gallras 2 år efter upphörd	Se 2.6.4 Förvalta avtal. T.ex. med
					giltighet	nöjeskonsulter mfl.
				Ersättning till föredragshållare och liknande	Se anmärkning	Se 2.4 Ekonomiadminstration
				Ersättning till enskilda uppdragstagare utan F-	Se anmärkning	Se 2.4 Ekonomiadminstration
				skattsedel
10	1	3		Barn- och ungdomskulturell verksamhet
				Dokumentation	Bevaras

10	1	4	Offentlig, konstnärlig gestaltning Underlag/utredning	Bevaras
			Konstplan Tävling - annons Tävlingsbidrag	Bevaras Bevaras Se anmärkning	Bevara om original, annars gallras eller
					återsänds till konstnär vid inakualitet.
			Förslag på konstnärer Xxxxxxx	Xxxxxxx Se anmärkning	Extern konsult Uppdrag åt en eller flera att inkomma med skisser. Bevara om original, annars gallras eller återsänds till konstnär vid inakualitet.
			Mötesanteckningar - beslut Avtal/kontrakt/uppdrag Slutbesiktningsprotokoll Underhållsplan Invigningsprogram Fotodokumentation Rekvisition konst Konstregister	Bevaras Se anmärkning Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras	Se 2.6.4 Förvalta avtal. Foton, värdering, placering och returnering
					m.m.
10	1	5	Informationsblad Producera böcker, film	Bevaras	Nya konstinköp ställs ut

10 2 Bibliotek

10 2 1 Daglig drift av bibliotek Kan delas in i drift av tex huvudbibliotek, filialer och skolbibliotek

Driftstatistik Gallras efter 5 år Statistik på uthyrning av lokaler, inköp av olika saker för bibliotekets räkning m.m.

10 2 2 Hantera media Förvärv och förvaltning av biblioteksmaterial. Planering, urval, inköp, prenumerationer, databaser, mediaplanering anslag etc. Accession, klassificering, katalogisering, inbindning. Även inlån av medier från andra bibliotek (fjärrlån)

Förteckningar över nyförvärv Bevaras Gäller samtlig media. Årlig sammanställning bevaras

Förteckning över tidskrifter och dagstidningar Bevaras Förteckning över prenumerationer av databaser Xxxxxxx

Statistik över gallringar Gallras efter 2 år

Fjärrlån Gallras efter 1 år

10 2 3 Låna ut biblioteksmaterial

Beståndsregister över all media som lånas ut Bevaras Avdidentifierad förteckning på utlån per

person samt per bok. Detta gäller även referenslitteratur. Kontinuerliga uttag bevaras. Frekvens diskuteras med Sydarkivera.

Registrering av lån per låntagare Xxxxxxx vid återlämnande

Register över låntagare Gallras vid inaktualitet Ligger normalt kvar i lånesystemet tills man byter verksamhetssystem. Gallras per automatik efter en viss tid inaktualitet.

			Avtal/förbindelse med låntagare angående lånekort	Gallras 2 år efter upphörd giltighet
10	2	4	Ambulerande biblioteksverksamhet
10	2	5	Audiovisuell verksamhet, taltidning
10	2	6	Förmedla information och kunskap
10	3		Muséer
10	3	1	Museipedagogisk verksamhet
10	3	2	Kulturmiljöer
10	3	3	Samlingar	Bevaras	Förvaltning av föremåls- och fotosamlingar, konst. Dokumentation av samlingar. Accession, klassificering, katalogisering
			Skrivelser om gåvor, donationer och depositioner till institutionen	Bevaras
			Förteckningar och register över samlingarna/föremålen	Bevaras
			Topografiskt och andra förekommande register	Bevaras	T.ex. register över samtidsdokumentation
10	3	4	Dokumentation över vården av samlingarna Utställningar	Bevaras
			Ansökan om utställning Utställningskontrakt	Bevaras Bevaras
			Prislista	Bevaras	Konst
			Information om utställare/konstnär	Xxxxxxx
			Xxxxxxxxxxxxxxx av utställning	Bevaras
			Informationsmaterial	Bevaras

10 4 Enskilda arkiv Privata, inte kommunala arkiv. Vissa kommuner hanterar även sådana arkiv

10 4 1 Ta emot och återlämna enskilda arkiv

Depositionsavtal Gallras två år efter avtalets utgång

Gåvoavtal Gallras två år efter avtalets

utgång

Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se 2.6.4 Förvalta avtal.

10 4 2 Vårda och förvara enskilda arkiv

Gallring av enskilda arkiv (tex företagsarkiv) Bevaras

10 4 3 Lämna ut uppgifter ur enskilda arkiv

10 4 4 Tillgängliggöra enskilda arkiv

Dokumentation om Xxxxxxx

10 5 Musik och teater

10 5 1 Teater

10 5 2 Musik

10	6		Kulturskola	Kommunal musikskola
10	6	1	Anta och placera i kulturskola Ansökan	Gallras efter 2 år
			Antagningsbelsut Elevregister	Gallras efter 2 år Gallras vid inaktualitet När eleven har slutat.
10	6	2	Ensemblelistor Föräldramedgivande om publicering av foto Planera utbildning i kulturskola	Gallras vid inaktualitet När eleven har slutat. Xxxxxxx vid inaktualitet
			Xxxxxxx	Xxxxxxx, se anmärkning Ett ex. med uppgift om lärare, tider och instrument
10	6	3	Följa upp utbildning i kulturskola Mötesanteckningar	Bevaras
10	6	4	Statistik Enkäter Sammanställning av enkät Närvaro i kulturskola	Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Bevaras
10	6	5	Närvarolista Undervisa i kulturskola	Gallras vid inaktualitet
			Dokumentation om programverksamhet Inspelningar från musikskolans uppvisningar	Bevaras Bevaras
			Arrangörskontrakt	Gallras 2 år efter upphörd giltighet
10	6	6	Läromedel i kulturskola Egenproducerad	Bevaras
10	7		Fritid
10	7	1	Fritidsgårdar och aktivitetshus	Även andra träffpunkter för ungdomar t.ex. caféer

			Dokumentation om evenemang och aktiviteter	Bevaras
			Besöksstatistik	Bevaras
			Anmälningar	Se anmärkning	Se 5.5.7 Anmäla till polis
10	7	2	Lägerverksamhet Dokumentation Deltagarförteckning Samtycke	Gallras efter utgången	Ex. inbjudan, bilder, program, schema Bör vara tidsbegränsat
				period, se anmärkning
10	8		Rekreationsområden
10	8	1	Motionsspår, skidspår etc.
10	8	2	Bad- och båtplatser
10	8	3	Utegym, skateboardparker och liknande

10	9		Idrottsanläggningar och arenor
10	9	1	Idrottsanläggningar		Idrottsplatser, idrottshallar, badhus, ishall
			Ritningar och entreprenadkontrakt och andra handlingar om anläggningarna	Bevaras	Om de inte finns bevarade på annat håll i kommunen
			Förteckningar/register över anläggningar och av de anläggningar som hyrs ut	Bevaras	Årligt uttag
			Bilddokumentation över egna anläggningar Statistik över uthyrningsverksamheten och besök	Bevaras Se anmärkning	Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet
			Meddelande till abonnenter Bokningsscheman	Gallras vid inaktualitet Gallras 2 år efter avslutad säsong
			Prislista Plan för aktiviteter	Xxxxxxx Xxxxxxx efter 10 år	Skolsim, vuxensim, babysim, vattenträning och
					lovaktiviteter.
10	9	2	Uppföljning av aktiviteter Närvarolistor över deltagare i simundervisning Märkesnoteringar för simskolegrupper Xxxxxx	Xxxxxxx efter 10 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år
10	10		Föreningsstöd och utmärkelser
10	10	1	Registrera föreningar
			Anmälan till föreningsregistret	Bevaras
10	10	2	Stöd till föreningar Bidragsansökningar	Gallras efter 5 år
10	10	3	Sammanställning över bidragsansökningar Beslut Års- och verksamhetsberättelser från föreningar Stöd till engagemang och projekt	Bevaras Bevaras Bevaras

			Projektansökningar	Bevaras	Utvecklingsprojekt, ledarutvecklingsbidrag
					m.m.
			Projektbeskrivning	Xxxxxxx
			Xxxxxxxxxxx av projektmedel	Bevaras
			Ansökan aktivitetsbidrag	Gallras efter 5 år
			Sammanställning redovisade aktiviteter	Bevaras
			Ansökan ledarutvecklingsbidrag	Gallras efter 5 år
10	10	4	Ansökan om investeringsbidrag till föreningar
			Bidragsansökan	Bevaras
			Slutredovisning av investeringen	Xxxxxxx
10	10	5	Utmärkelser		Måste vara utmärkelser som enskilda
					föreningar delar ut
			Förteckning över utmärkelser och priser	Bevaras
			Förslag	Bevaras
10	11		Kulturmiljövård		Inkl stadsvandringar. Inkl rollen som remissinstans.
10	11	1	Inventera och planera kulturmiljöer
10	11	2	Presentera kulturmiljöer
			Bakgrundsmaterial/manus	Gallras vid inaktualitet	Guidningar
			Broschyr	Bevaras, se anmärkning	Se 3.4.1, 1 exemplar av varje bevaras i
					kronologisk ordning
			Skyltar	Gallras vid inaktualitet