Datum: 2017-10-13 och gäller tillsvidare
Datum: 2017-10-13 och gäller tillsvidare
Diarienr: 2017/SKF007
Handläggare: Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx
Policy för tjänsteköp och nyttjande av ekonomiska resurser, för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg
§ 1 Närvårdssamverkans medlemmar
Avtalsslutande parter i Närvårdssamverkan som berörs av policyn är;
Bollebygds kommun, Borås Stad, Herrljunga kommun, Marks kommun, Svenljunga kommun, Tranemo kommun, Ulricehamns kommun, Vårgårda kommun, Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund, Närhälsan, Södra Älvsborgs Sjukhus (SÄS), Folktandvården, Habilitering och Hälsa, Praktikertjänst AB, Cityläkarna Borås AB, Vårgårda Rehab, Älvsborg Rehab Center, Sätila Vårdcentral och Koncernkontoret VGR.
§ 2 Ändamålet med Närvårdssamverkan och dess policy
Närvårdssamverkan syftar till att skapa förutsättningar för samverkan i gränssnittet region - kommun. Målet är att över huvudmannagränserna gemensamt ansvara för att säkerställa befolkningens behov av samordnade insatser.
Policyn syftar till att skapa likriktighet och en tydlighet i vad som gäller kring tjänsteköp och fördelning av övriga resurser. De avtalsslutande parterna skall känna en trygghet i att de ekonomiska medlen fördelas på ett konstruktivt och rättvist sätt.
§ 3 Organisation
Den politiska styrningen sker i ett partsammansatt Delregionalt Politiskt Samråd. Det Delregionala Politiska Samrådet (DPS) består av politiska ledamöter och ersättare från avtalsparterna.
Det Delregionala Politiska Samrådet har en strategisk och styrande roll.
Genom rapporter och möten följer det politiska samrådet verksamheten och dess budget samt utvärderar densamma löpande.
Boråsregionens förbundsdirektör är chef och firmatecknare (enligt förbundsordning) för Närvårdskontoret och har personal- och budgetansvar.
Styrgruppen för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg består av tjänstemän från avtalsparterna och arbetar på uppdrag av Delregionalt Politiskt Samråd.
§ 4 Finansiering av verksamheten
Vårdsamverkansparterna svarar för kostnaderna för Närvårdskontoret. Södra Hälso- och sjukvårdsnämnden står för 50 procent och kommunerna för 50 procent av kostnaderna, baserat på befolkningsmängd den 31/12 föregående år. Utgångsbelopp för år 2016 är 5,06 kr/invånare för respektive part.
Utöver den fasta finansieringen kan olika former av projektmedel komma att sökas för att finansiera gemensamma utvecklingsprojekt. Projektmedel söks av Närvårdssamverkan efter beslut av Delregionalt Politiskt Samråd med Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund som huvudman.
§ 5 Budgetprocess/Ekonomisk styrning
Delregionalt Politiskt Samråd beslutar om Närvårdssamverkans verksamhetsplan,
budget och årsredovisning. Dessa fastställs av
Direktionen och ingår i förbundets redovisning enligt förbundsordning.
Upparbetat överskott får enligt avtal ej överstiga fem procent av det totala anslaget. Ett eventuellt överskott förs över till kommande budget- och verksamhetsår.
§ 6 Övriga beslut av Delregionalt Politiskt Samråd
Övriga beslut inom ramen för verksamhetsplan och uppdrag från densamma beslutas av Delregionalt Politiskt Samråd, i samråd med Styrgrupp Närvård.
§ 7 Policy tjänsteköp för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg
Som en följd av Närvårdssamverkans finansiering (enligt ovan) blir policyn för tjänsteköp att detta inte görs inom ramen för Närvårdssamverkans verksamhet. Det finns dock vissa undantag, som godkänner tjänsteköp, inom ramen för Närvårdssamverkan. Dessa är:
- Om överskottet förgående år beslutas stanna kvar hos Närvårdssamverkan. Styrgruppen föreslår till det Delregionala Politiska Samrådet vad pengarna skall användas till. Styrgruppen styr härmed vem som skall tjänsteköpas och vilken inriktning tjänsteköpet skall ha. Det är behovet och det ekonomiska överskottet som styr vad som skall tjänsteköpas.
- Om det inom ramen för ett visst projekt finns ekonomi till att anställa en person, blir tjänsteköp också aktuellt. Även här föreslår Styrgruppen inriktningen för det Delregionala Politiska Samrådet.
Styrgruppen ansvarar för att personen som tjänsteköps, känner sig väl omhändertagen, liksom att de ställer krav på dennes arbete och resultat.
§ 8 Nyttjande av ekonomiska resurser
Den basfinansiering som finns på Närvårdskontoret i enlighet med § 4, skall finansiera Koordinatorns och Samordnarens arbete och lön mm. De aktiviteter som anges i inriktningsdokumentet, ex genomförandet av en Spridningskonferens skall bekostas av Närvårdssamverkans basfinansiering. Tillkommer förslag, från Styrgruppen, på konferenser/utbildningar som skall genomföras skall det ställas mot de ekonomiska möjligheterna till att genomföra detta. Principen är att budgeten styr.
Xxxxx projektmedel för ett visst ändamål skall konferenser/utbildningar genomföras inom ramen för dessa, om ekonomin klarar det. Projektkostnaderna kan också vid förslag/beslut av Styrgruppen finansiera fika. Principen är även här att budgeten styr.
Förekommer det inga projektmedel finansierar Närvårdskontorets basverksamhet i regel inte något extra (ex fikakostnader), utöver de möten och aktiviteter som åläggs enligt inriktningsdokumentet (ex. Politikermöten, Styrgruppsmöten).
Kostnader för aktiviteter som görs i samverkan kan härmed komma att belasta de ingående avtalsparterna (se avtalsparterna i § 1). Fördelningsprincipen bygger på att fakturan skickas till Boråsregionen Sjuhäradskommunalförbund, märkt med Närvårdssamverkan. Tydligt syfte för kostnaden skall framgå av fakturan.
Boråsregionen fakturerar sedan de ingående avtalsparterna, som får dela på kostnaderna. Finns inget behov av denna princip belastas den part där mötet/utbildningen/personen finns.
§ 9 Exempel på vad som inkommit till
Närvårdskontoret och hur dessa skall/har hanteras/hanterats i enlighet med denna Policy för tjänsteköp och nyttjande av ekonomiska resurser, för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg
- Fikakostnader för utbildning kring Jämlik strokevård- Detta betalar Närvårdskontoret idag och det är i enlighet med policyn felaktigt, då inga projektmedel finns för detta ändamål.
- Värdinneskap vid konferenser, bekostas endast av kontoret om utförandet ligger på Koordinatorn och/eller Samordnaren.
- Tjänsteköp av person för att arbeta med Samsjuklighet. Här finns ekonomiska resurser inom ramen för området psykisk hälsa (tidigare projektmedel GAP).
- Tjänsteköp för ordförande i uppdragsgruppen barn och unga- Det finns inga projektmedel för detta ändamål och prioriteringen av det ekonomiska överskottet föll på annat (tjänsteköp Närhälsan).
- Tjänsteköp Xxxxxxxxx gällande upphandling och arbete av/med ett nytt IT- system. Denna finansieras av det ekonomiska överskottet förgående år. Hade överskottet och prioriteringen inte funnits hade tjänsteköpet inte gått att genomföra.
- Tjänsteköp inom ramen för projektet Mobil närvård, finansieras av projektets egna medel.
- Fikakostnader för LärUt, finansieras inom ramen för projektets egna medel.
- Tjänsteköp för LärUt går inte att finansiera pga. brist på projektmedel.
- Aktiviteter inom ramen för uppdragsgruppernas arbete, kan sällan finansieras.
Det är endast i undantagsfall som det går, om projektmedel för gruppens uppdrag finns.
Konkret innebär ovanstående att kostnader för aktiviteter som görs i samverkan belastas de ingående avtalsparterna, enligt den fördelningsprincip som anges i § 8.