KOMMUNLEDNINGSKONTOR KLK
KOMMUNLEDNINGSKONTOR KLK
Upphandlare Xxxx Xxxxxxxxx
STADSBYGGNADSNÄMNDEN 2023-06-13
Upphandling av kontrakt avseende driftentreprenad för park
Förslag till beslut
1. Stadsbyggnadsnämnden beslutar att godkänna anskaffning av kontrakt avseende driftentreprenad för park.
2. Stadsbyggnadsnämnden beslutar att uppdra till samhällsutvecklingschef att anta leverantör, teckna avtal samt, om nödvändigt, fatta beslut om att avbryta anskaffningen av kontrakt avseende driftentreprenad för park.
Sammanfattning
Kommunen har idag ett kontrakt avseende driftentreprenad för gata och park samt vinterväghållning som löper ut i juni 2024, varför ny upphandling behöver genomföras. Förslaget är att dela upp befintligt kontrakt i tre upphandlingar:
• Upphandling av driftentreprenad för gata samt vinterväghållning
• Upphandling av driftentreprenad för park
• Upphandling av drift och underhåll avseende trafiksignaler
Kommunens kontrakt är idag utformat som ett funktionsavtal. Kommunen planerar i denna upphandling att styra mer mot frekvens för att skapa förutsägbarhet avseende kostnader samt för att säkerställa en bättre uppföljning och god kvalitet på tjänsterna som utförs.
Upphandlingen planeras att genomföras genom öppet förfarande i enlighet med lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Kommunen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet baserat på utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet.
Kontraktstart är planerad till juli 2024 och omfattar en löptid om fem år med möjlighet till upp till tre års förlängning, maximal avtalstid är därmed åtta år.
Ärendet
Kommunen har idag ett kontrakt avseende driftentreprenad för gata och park som löper ut i juni 2024, varför ny upphandling behöver genomföras.
Kommunens befintliga kontrakt avseende driftentreprenad för gata och park omfattar följande tjänster:
• Vinterväghållning och sandupptagning
• Drift av gata
• Drift av park inklusive lekytor, utegym och hundlekplatser
• Renhållning och tömning av papperskorgar
• Drift och underhåll av trafiksignaler
• Teknisk drift av tunnlar, hiss etc.
• Drift och underhåll av vägmärken och skyltar
Inför genomförande av ny upphandling har en analys genomförts. Syftet med analysen har varit att samla information om hur kommunen bör utforma kommande upphandling för att säkerställa effektivitet och kvalitet i utförda tjänster samt tillvarata leverantörernas leveransförmåga på bästa sätt. Analysen har innefattat följande:
• Hur utförande av dessa tjänster påverkar kommunens mål och indikatorer
• Hur befintligt avtal fungerar och upplevs
• Vilka angränsande avtal som finns och om gränsdragning/samordning gentemot dessa är lämplig eller om justeringar borde göras
• Genomförande av marknadsanalys i form av skriftliga svar från potentiella leverantörer och fysiska leverantörsdialoger
• Genomförande av benchmarking för att se hur andra kommuner konkurrensutsätter dessa tjänster
Analysen har därutöver genomförts med hänsyn till perspektiven totalkostnad, kvalitet, konkurrens, rättssäkerhet och kommunens organisation.
Resultatet av analysen visar att kommunen, för att säkerställa effektivitet och kvalitet i utförda tjänster samt tillvarata leverantörernas leveransförmåga på bästa sätt, bör dela upp befintligt kontrakt i tre separata upphandlingar enligt följande:
• Upphandling av driftentreprenad för gata samt vinterväghållning
• Upphandling av driftentreprenad för park
• Upphandling av drift och underhåll avseende trafiksignaler Kontrakt planeras att tecknas med en entreprenör per upphandling. En
entreprenör har möjlighet att lämna anbud i samtliga upphandlingar och erhålla samtliga kontrakt.
Marknadsanalysen visade vidare att en samordning med angränsande avtal inte är att rekommendera på grund av att omfattningen av kontraktsarbetena då kan leda till att kommunen begränsar konkurrensen och därmed uteblir de positiva effekterna av nu föreslagen uppdelning. Kommunen har, istället för att slå ihop angränsande avtal, valt att se över vilka arbeten eller delar av arbeten som kan inkluderades i angränsande avtal för att renodla kontrakten och därmed åstadkomma en effektivare och mer kvalitativ leverans.
Målet med denna upphandling är att få kommunens behov av drift och underhåll av kommunens parkområden tillgodosett på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt. Entreprenören ska ombesörja att kommunens parkområden är välskötta och skapar förutsättningar för besökarna att nyttja ytorna på bästa sätt för olika ändamål såsom rekreation, lek och andra aktiviteter.
Entreprenören ska vidare säkerställa att parkområdenas bestånd underhålls och bibehålls och att entreprenören i dialog med beställaren kommunicerar förslag till åtgärder för drift- och underhållsarbeten.
Upphandlingen omfattar drift- och underhållsarbeten av park, som ska utföras året runt, inom hela kommunen. Tjänster som omfattas är bland annat:
• Underhåll av park inklusive lekytor och aktivitetsytor
• Renhållning och tömning av papperskorgar inom parkområden
• Skötsel av park- och gatuträd
• Klippning av gräs inom parker och övriga ytor
Kommunens kontrakt är idag utformat som ett funktionsavtal. Detta innebär att uppdragsspecifikationen beskriver resultatet för vad som ska uppnås snarare än på vilket sätt och med vilken frekvens arbetena ska utföras. Kommunen har under avtalsperioden haft utmaningar i uppföljning och kalkylerbarhet av befintligt kontrakt, då kravens utformning gett utrymme för tolkning av såväl frekvens som ambitionsnivå.
Kommunen planerar i den nya upphandlingen att styra mer mot frekvens för att skapa förutsägbarhet avseende kostnader samt för att säkerställa en bättre uppföljning och god kvalitet på tjänsterna som utförs. Frekvensstyrning skapar en bättre konkurrenssituation och minskar risken för att entreprenörerna ökar priset på grund av oförutsägbara kostnader samt möjliggör för en bättre uppföljning och säkerställa god kvalitet.
Upphandlingen planeras att genomföras genom öppet förfarande i enlighet med lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU). Kommunen kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, baserat på utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Anbudsgivarnas förmåga att leverera kvalitativa tjänster planeras ligga till grund för erhållet mervärde. Kontrakt planeras att tecknas med en entreprenör.
Kontraktsstart är planerad till juli 2024 och omfatta en löptid om fem år med möjlighet till upp till tre års förlängning, maximal avtalstid är därmed åtta år. Kontraktsperioden är föreslagen i syfte att minska risken för entreprenörerna, skapa en god konkurrens och god kostnadseffektivitet för båda parter.
Ekonomiska överväganden
Kommunen har enligt ovan arbetat för att möjliggöra god konkurrens, tydlighet och god kalkylerbarhet för entreprenörerna i syfte skapa en attraktiv upphandling för att få in konkurrenskraftiga anbud. Prismodellen kommer att utformas så kommunen i större utsträckning ska kunna styra frekvens av utförda arbeten, kopplade till den rörliga ersättningen och prioriterade ytor, i syfte att säkerställa kostnadseffektivitet och prioritera kvalitet där den gör störst nytta.
Information om ekonomiska överväganden bedöms omfattas av sekretess i enlighet med offentlig sekretesslag (2009:400), 19 kap. 3 §.
För information om ekonomiska överväganden se separat bilaga – Ekonomiska överväganden (sekretess).
Xxxxx Xxxxxx Samhällsutvecklingschef
Xxxx Xxxxxxxx
Avdelningschef teknik och stadsmiljö
Bilaga
- Ekonomiska överväganden (sekretess), daterat den 14 april 2023
Expedieras
Upphandlare Xxxx Xxxxxxxxx