Registerbeskrivning för Fastighets Ab Marstad och Fastighets Ab Dalnäs
Registerbeskrivning för Fastighets Ab Marstad och Fastighets Ab Dalnäs
Registeransvarig organisation
Fastighets Ab Marstad (0288867-2), Fastighets Ab Dalnäs (0842491-6) Xxxxxxxxxxxx 0
22100 Mariehamn
Telefon x000(0)00 000000
Marstad och Dalnäs är gemensamt personuppgiftsansvariga, och en registrerad kan vända sig till endera av dem för frågor om behandlingen av personuppgifter.
Ansvarig person
Vd Xxx Xxxxxxxxx
Registrets namn
Användningsändamål och rättsliga grunder
De registeransvariga behandlar personuppgifterna i hyresregistret för följande ändamål:
1) Administrering av hyresansökningar, vilket innebär att en ansökan tas emot, gås igenom och sätts i kö. Den hyressökande kan även kontaktas vid behov för frågor eller kompletteringar av hyresansökningarna.
2) Administrering av hyresförhållandet, vilket bl.a. innebär att hyresgästens klagomål hanteras, andras klagomål om hyresgästen hanteras, servicebehov följs upp och hanteras och hyresgästen kontaktas vid behov.
3) Uppföljning och administration av hyresbetalningar. Detta består bl.a. av att hyresbetalningar mottas och registreras, påminnelser skickas ut om obetalda och förfallna hyror och eventuell indrivning administreras.
4) Administration av avslutade hyresförhållanden. Sådana åtgärder innefattar bl.a. granskning av bostadens skick, återbetalning av eventuell garantihyra, anmälning av upphört hyresförhållande till elleverantören.
5) Utveckling av de registeransvarigas tjänster, vilket bl.a. innebär att förbättringsförslag, klagomål, intresse för tilläggstjänster och övriga önskemål från hyresgäster registreras och administreras.
Flera olika rättsliga grunder används för behandlingen av personuppgifterna för de ovan angivna ändamålen. Behandlingen av personuppgifter är dels nödvändig för att fullgöra avtalen om hyresansökningarna och dels för avtalen om hyresförhållandet, i vilka den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. Detta innebär bl.a. att administrationen av hyresansökningarna, administreringen av hyresförhållandena och
uppföljningen och administrationen av hyresbetalningarna baserar sig till största delen på avtal. Även behandlingen av personuppgifter för granskningen av bostadens skick och återbetalning av eventuell garantihyra baserar sig på avtal.
De registeransvariga och hyresgästerna har även ett gemensamt intresse i att bostäderna ska vara så bra och ändamålsenliga som möjligt. Dessa berättigade intressen ligger därför till grund för behandlingen av personuppgifterna för utveckling av de registeransvariges tjänster.
Personuppgifterna som behandlas för detta ändamål begränsar sig bara till det nödvändiga. Hyresgästens intressen är i detta fall i linje med de registeransvarigas intressen, vilket gör behandlingen berättigad och minimerar eventuella risker med behandlingen. Ytterligare ett berättigat intresse hos de registeransvariga är att säkerställa att hyresgästerna kan betala hyrorna, vilket behandlingen av kreditupplysningar baserar sig på.
I undantagsfall baserar sig de registeransvarigas behandling av personuppgifter på hyresgästens samtycke. Sådana situationer är bl.a. när elleverantören meddelas om att ett hyresförhållande har avslutats.
Kategorier av personuppgifter som behandlas
I registret sparas olika kategorier av uppgifter om de personer som söker eller hyr lägenhet hos Marstad och Dalnäs:
1) Grundläggande kontaktuppgifter, såsom namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
2) Personbeteckning.
3) Yrke.
4) Kreditupplysningar.
5) Önskemål om bostadstyp.
6) Grundläggande uppgifter om hyresförhållandet, såsom datum för hyresförhållandets inledning och upphörande, bostadsnummer och uppgifter om nycklar.
7) Betal- och kontouppgifter, såsom bank och kontonummer.
8) Uppgifter om hyror, såsom hyrans storlek, hyresbetalningar samt förfallna och obetalda hyror.
9) Uppgifter om klagomål och servicebehov.
10) Samtycken till överföring av uppgifter till elleverantören.
11) Granskningsrapporter.
12) Utvecklingsförslag och önskemål.
Varje kategori av personuppgifterna behandlas inte för varje typ av registrerad, utan behandlingen beror på om den registrerade utgör en hyressökande, hyresgäst eller en före detta hyresgäst.
Tabellen nedan åskådliggör vilka personuppgiftskategorier Marstad och Dalnäs behandlar för varje typ av registrerad:
Personuppgiftskategori | Hyressökande | Hyresgäster | F.d. hyresgäster |
Grundläggande kontaktuppgifter | ✓ | ✓ | ✓ |
Personbeteckning | ✓ | ✓ | ✓ |
Yrke | ✓ | ✓ | |
Kreditupplysningar | ✓ | ✓ | |
Önskemål om bostadstyp | ✓ | ||
Grundläggande uppgifter om hyresförhållandet | ✓ | ✓ | |
Betal och kontouppgifter | ✓ | ✓ | |
Uppgifter om hyror | ✓ | ✓ | |
Uppgifter om klagomål och servicebehov | ✓ | ✓ | |
Samtycken | ✓ | ✓ | |
Granskningsrapporter | ✓ | ||
Utvecklingsförslag och önskemål | ✓ |
Känsliga uppgifter
Registren innehåller inga sådana uppgifter som enligt dataskyddsförordningen definieras som känsliga.
Mottagare av uppgifter ur registret
Uppgifterna i registren är sekretessbelagda och lämnas endast ut av orsaker som har stöd i lag eller i situationer där Marstad och Dalnäs behöver anlita tredje parter för att själva kunna behandla personuppgifterna enligt de angivna ändamålen. Som exempel lämnar Marstad och Xxxxxx ut grundläggande kontaktuppgifter och personbeteckningen till kreditupplysningsföretag (t.ex.
Asiakastieto) för att inhämta kreditupplysningar. Därtill lämnar Marstad och Dalnäs grundläggande kontaktuppgifter och uppgifter om hyror till indrivningsbyråer vid behov.
Marstad och Dalnäs överför vissa personuppgifter till personuppgiftsbiträden som Marstad och Dalnäs använder sig av. För närvarande använder sig Marstad och Dalnäs av Consila Solutions Ab (FO- nr 1095533-7), Xxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxxx, xxx Ålands Företagsbyrå (FO-nr 0145030-2), Xxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxxx. Med nämnda företag har det slutits avtal med syfte att uppfylla och efterfölja dataskyddsförordningens krav. I avtalen med personuppgiftsbiträdena stipuleras de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärderna under områdena, åtkomstskydd, säkerhetskopiering, behörighetskontroll, loggning, datakommunikation, utplåning, reparation och service.
Den registrerades rättigheter
Den vars personuppgifter finns i registren kan personligen, eller skriftligen, framföra en begäran om granskningsrätt av personuppgifterna till registrets kontaktperson. Granskningsrätten är personlig. Marstad och Dalnäs rättar, raderar eller kompletterar en personuppgift som finns i registret på begäran av den registrerade om uppgiften med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Av de korrigerade uppgifterna sparas endast de rättade uppgifterna.
Den registrerade har även rätt att invända mot och begära begränsning av behandlingen av personuppgifterna samt att använda sig av sina rättigheter i fråga om dataportabilitet genom att kontakta de registeransvarigas kontaktperson som har angetts ovan.
Tidsperiod för lagring av personuppgifter
Personuppgifterna raderas ur registren då de inte längre kan antas fylla någon relevant funktion för ändamålen med registren. I fråga om personuppgifter om hyressökanden lagras uppgifter så länge den hyressökande står i bostadskö. Denna period är inte begränsad, men kan avbrytas genom att hyressökanden själv raderar sin ansökan. Personuppgifterna om hyresgäster lagras under hyresförhållandet (som kan vara tidsbestämt eller tillsvidare). Vissa uppgifter som är nödvändiga för att reda ut eventuella oklarheter, betalningsansvar eller dylikt (t.ex. grundläggande kontaktuppgifter och uppgifter om hyror) lagras i 10 år efter att hyresförhållandet har upphört. Personuppgifter om
x.x. xxxxxxxxxxx lagras bara för den tiden det är nödvändigt att vidta åtgärder efter hyresförhållandet, t.ex. att utföra granskningar. På motsvarande sätt som med personuppgifter om hyresgäster kan vissa uppgifter om f.d. hyresgäster lagras i 10 år efter att hyresförhållandet har upphört.
Överföring av personuppgifter utanför EES Marstad och Dalnäs överför inga personuppgifter utanför EES. Rätt att återkalla samtycke
I fråga om personuppgifterna vars rättsliga grund är samtycke har den registrerade rätt att när som
helst återkalla samtycket.
Rätt att xxxx klagomål till en tillsynsmyndighet
En registrerad har rätt att inge klagomål över Marstads och Dalnäs behandling av personuppgifter till en tillsynsmyndighet. Klagomålet kan inges till Dataombudsmannen i Helsingfors, som är den tillsynsmyndighet som övervakar behandlingen av personuppgifter som utförs av Marstad och Dalnäs som personuppgiftsansvarig. Ett klagomål kan också inges till en tillsynsmyndighet i ett annat land där den registrerade är bosatt.
Krav på att tillhandahålla personuppgifter
För att Marstad och Dalnäs ska kunna erbjuda sina tjänster i form av hyresköer och hyresbostäder behöver Marstad och Dalnäs vissa uppgifter av den registrerade. Dessa är bl.a. grundläggande kontaktuppgifter, personbeteckning, yrke samt betal- och kontouppgifter. Marstad och Dalnäs kan inte tillhandahålla sina tjänster om den registrerade inte uppger dessa uppgifter.
Profilering och automatiserat beslutsfattande
Marstad och Dalnäs använder sig inte av automatiskt beslutsfattande, inbegripet profilering.
Källor
Marstad och Dalnäs samlar först och främst in personuppgifter från den registrerade själv, t.ex. när den registrerade lämnar in en hyresansökan, lämnar klagomål eller önskemål om boendet. Marstad
och Dalnäs använder sig också av tredje parter som källor för vissa kategorier av personuppgifter, bl.a. kreditupplysningar och klagomål från andra. Därtill genererar Marstad och Xxxxxx själv vissa kategorier av personuppgifter, bl.a. historik över uppgifter om hyror.