TJÄNSTEUTLÅTANDE
Datum
Diarienr
Sida
1 (1)
Sociala nämndernas förvaltning Xxxxxxx Xxxxxxxxx
Epost: xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
2017-09-08
AN 2017/00143- 2.6.1
Upphandling av Oxbackens servicehus
Äldrenämnden fastställer upphandlingsdokument för upphandling av Oxbackens servicehus.
Paragrafen förklaras omedelbart justerad.
Beslut om att konkurrensutsätta Oxbackens servicehus togs på äldrenämndens sammanträde i april 2017, § 103 Dnr ÄN 2017/00016-1.3.2.
Muntlig beredning har genomförts vid äldrenämndens sammanträde i juni och i augusti 2017. Oxbackens Servicehus är ett särskilt boende och består av 102 lägenheter, fördelade i två huskroppar om fyra våningsplan.
Verksamheten omfattas även av restaurang och en mötesplats. Målgruppen är äldre personer och personer med funktionsnedsättning som har behov av stöd för ett värdigt, självständigt och aktivt liv. Upphandlingen avser driften och inkluderar sociala tjänster samt hälso- och sjukvårdsinsatser.
För aktuell upphandlingen har äldrenämnden valt att tillämpa en kvalitetsmodell enligt Swedish Institute for Quality, SIQ,(Institutet för Kvalitetsutveckling), modell för kundorienterad verksamhetsutveckling av äldreomsorg. Modellen har sin grund i SIQs generella modell för kvalitetsutveckling och innebär en dynamisk syn på kvalitet. En dynamisk kvalitetssyn innebär krav på den upphandlade verksamheten, att hela organisationen ska genomsyras av ett systematiskt kvalitetsarbete med den enskilde i fokus. Modellen innehåller tre delar, systematiken, strukturen, och kulturen som bygger på att skapa en helhetssyn och bidra till en kultur som prioriterar ett ständigt utvecklings- och förbättringsarbete.
Avtalstid är 2018-10-01 - 2022-09-30 med möjlighet till förlängning med två
UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER
Upphandling av:
Särskilt boende, servicehuset Oxbacken
Välkommen att delta i upphandlingen av särskilda boendet, Oxbacken servicehus.
Vi emotser Ert anbud med stort intresse.
Västerås stad, Äldrenämnden Xxxxxxx Xxxxxxxxx, Upphandlare Xxxxxxx Xxxxx, Upphandlare
1 Innehåll
1.4 Ersättning för uppdraget 5
1.8 Upphandlingens disposition samt bilagor 6
2.1 Tillhandahållande av upphandlingsdokument 8
2.2 Frågor och svar under anbudstiden 8
2.6 Motiv för förkastande av anbud 9
2.7 Uteslutning av anbudsgivare 9
2.8 Avbrytande av upphandling 10
2.9 Ersättning för lämnande av anbud 10
1. Inledning
1.1 Upphandlande myndighet
Äldrenämnden är huvudman för aktuell upphandling. Sociala nämndernas förvaltning, SNF, är den förvaltning som är knuten till äldrenämnden. Äldrenämndens ansvarsområde inbegriper särskilda boenden, dagverksamheter, mötesplatser, hemtjänst och hemsjukvård.
Inom kategorin särskilt boende finns servicehus och äldreboende. Vissa äldreboenden, ibland delar av, är avsedda för personer med demensdiagnoser. Äldrenämnden tillhandahåller för närvarande drygt 1800 platser i särskilt boende inkl. korttidsplatser och trygghetsplatser. Äldrenämnden har sedan början av 1990-talet upphandlat delar av äldreomsorgen och införde 1 januari 2008 valfrihet inom hemtjänsten.
Äldrenämnden har avtal med både kommunala- och icke kommunala utförare.
Västerås stad är finskt förvaltningsområde sedan 2010. Att vara förvaltningsområde innebär rätt för sverigefinnar att använda finska i sina kontakter med staden om de så önskar. De har också rätt att begära äldreomsorg som helt eller delvis är finskspråkig.
Information om Västerås stad finns på xxx.xxxxxxxx.xx
1.2 Syfte med upphandlingen
Äldrenämndens strävan är att i än högre utsträckning möjliggöra att kvalitetsutvecklingen får genomslagskraft vid upphandlingar, samt att dessa ska leda till en för staden god och långsiktig hållbar totalekonomi.
1.3 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs i enlighet med bestämmelserna i LOU, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling, enligt kap 19, förenklat förfarande. Anbudsutvärderingen görs utifrån en kvalitetsbedömning.
Innan anbudets inlämnande förväntas anbudsgivaren ha kunskap om de lokala förutsättningarna.
Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud 6 månader efter sista anbudsdag.
Om upphandlingen/tilldelningsbeslutet blir föremål för en överprövning enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling och nämnda tid överskrids, är anbudsgivaren bunden vid sitt anbud till dess att överprövningsprocessen är avslutad och kontrakt har tecknats mellan anbudsgivaren och beställaren. Anbudet kan komma att antas utan föregående förhandling.
Kommunens egenregi kan lämna anbud och ges samma villkor som övriga anbudsgivare. Vinner egenregin, kan upphandlingen formellt komma att avbrytas för överenskommelse med denna.
1.4 Ersättning för uppdraget
En fast ersättning betalas under perioden 2018-10-01 – 2019-12-31. Ersättningens omfattning är fastslagen och framgår av avtal. Ersättningen justeras enligt OPI, indexjustering. Ersättningen kan även komma att justeras utifrån förändrat antal beställda lägenheter. Se avtal.
Ersättningen avser att täcka samtliga kostnader för uppdraget, exkl. lokalkostnader, dygnet runt årets alla dagar under uppdragstiden. Förändringar i vårdtyngden är inte grund för omförhandling av ersättningarna under pågående avtalstid. Ersättningen utbetalas månadsvis mot faktura tidigast den 20:e respektive månad. Utbetalning sker 30 dagar efter fakturadatum.
1.5 Moms
De tjänster som omfattas av detta avtal är i huvudsak inom kategorin social omsorg och är därför att betrakta som momsbefriande. Det innebär att i anbudet angivet pris ej innefattar den avlyftbara ingående momsen på momspliktiga varor och tjänster.
Kommunens egna utförare omfattas av det särskilda momssystemet för kommuner och landsting som möjliggör avlyft av den engående momsen. Vid köp av verksamhet från icke kommunal utförare erhåller kommunen ett särskilt momsbidrag som uppgår till 6 %. Detta momsbidrag syftar till konkurrensneutralitet mellan kommunal och icke kommunal utförare i samband med upphandlingar.
1.6 Offentlighetsprincipen
Staden omfattas av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar.
1.7 Kvalitetsmodell
Modellen har sin grund i SIQs generella modell för kvalitetsutveckling och innebär en dynamisk syn på kvalitet. Modellen innehåller tre delar, systematiken, strukturen, och kulturen som bygger på att skapa en helhetssyn och bidra till en kultur som prioriterar ett ständigt utvecklings- och förbättringsarbete. En dynamisk kvalitetssyn innebär krav på de verksamheter som upphandlas, att dessa i hela sin organisation genomsyras av ett systematiskt kvalitetsarbete med den enskilde i fokus.
Modellens tre delar innebär;
Systematiken; - ett sätt att ställa frågor som leder till insikt. Strukturen; - en mall för vilka frågor som ska ställas.
Kulturen: - grundläggande värderingar som vägleder beslut och handling.
Syftet med att använda SIQs modell för äldreomsorg är att förändra grundsynen på kvalitet. Modellen kan möjliggöra att gå från en statisk syn med fokus på följsamhet av lagar, förordningar och standarder till en dynamisk syn på kvalitet med fokus på utveckling och förbättring.
Anbudsgivaren lämnar in ett underlag som består av dels en översikt och dels en verksamhetsbeskrivning. Underlagets första del, översikten, är ett kortfattat dokument
som avgränsar och beskriver den organisation som ska utföra driften av verksamheten enligt upphandlingsdokumentet, som därmed ska utvärderas.
Underlagets andra del, verksamhetsbeskrivningen, omfattar 6 kriterier med 15 delkriterier utgörs av svaren på frågorna ledarskap, information och analys, verksamhetens planering, medarbetare, processer, och kunder. Svaren ligger till grund för utvärdering.
Utbildningstillfällen avseende SIQs modell för äldreomsorg kommer att erbjudas anbudsgivare vid två tillfällen i Västerås. Första tillfället den 2017-10-05 klockan 09:00- 12:00 samt det andra tillfället den 2017-10-10 klockan 13:00-16:00. Föranmälan sker till xx@xxxxxxxx.xx
Anvisningar om tillvägagångsätt för upprättande av anbud enligt SIQs kvalitetsmodell för äldreomsorg framgår av bilaga 01, i upphandlingsdokumenten. I bilagan återfinns även beskrivning av hur upphandlaren avser att utvärdera anbud.
Det är viktigt att noga läsa igenom vad som efterfrågas i varje frågeområde/punkt. Vid en hastig genomläsning kan frågeområdena/punkterna i vissa fall synas vara upprepningar, men de belyser egentligen samma arbetssätt ur olika perspektiv.
1.8 Upphandlingens disposition samt bilagor
● Upphandlingsföreskrifter
● Avtal
● Svarsbilaga ska-krav (besvaras elektroniskt i e-avrop)
● Mall för verksamhetsbeskrivning i samband med upphandling av Oxbackens servicehus
● Personuppgiftsbiträdesavtal PUB
Bilagor:
• Bilaga 01 – Beskrivning kvalitetsmodell för uppföljning och utvärdering av äldreomsorg
• Bilaga 02 - Inventarieförteckning 1
• Bilaga 03 - Inventarieförteckning 2
• Bilaga 04 - Objektsbeskrivning
• Bilaga 05 - Personalförteckning
• Bilaga 06 - Täthetsschema
• Bilaga 07 – Ritningar
• Bilaga 08 – Ritningar
• Bilaga 09 – Förteckning lägenheter och lokaler
• Bilaga 10 – Redogörelse restaurang
• Bilaga 11 – Redogörelse mötesplats
• Bilaga 12 - Gränsdragningslista
1.9 Tidplan
• Upphandlingen annonseras via e-Avrop 2017-09-27
• Visning av lokalerna: 2017-09-28–2017-10-13 se 2.2
• Utbildningstillfälle i kvalitetsmodellen ges vid två tillfällen i Västerås den 2017-10-05 klockan 09:00-12:00 samt den 2017-10-10 klockan 13:00-16:00, föranmälan till xx@xxxxxxxx.xx
• Sista dag för anbudsgivare att ställa frågor: 2017-11-12
• Sista dag för inlämning av anbud: 2017-11-24
• Anbudsöppning: 2017-11-27
• Anbudsgenomgång: 2017-11-27–2018-02-16
• Eventuella anbudsförtydliganden sker under tiden för anbudsgenomgång
• Tidpunkt för tilldelningsbeslut:2018-02-20
• Preliminärt datum för avtalsskrivning: 2018-03-05
• Avtalsstart: 2018-10-01
1.10 Omfattning
Oxbackens Servicehus är ett särskilt boende och består av 102 lägenheter, fördelade i två huskroppar om fyra våningsplan. Verksamheten omfattas även av restaurang och en mötesplats. Målgruppen är äldre personer och personer med funktionsnedsättning som har behov av stöd för ett värdigt, självständigt och aktivt liv.
Oxbackens servicehus är ett särskilt boende för personer som har beviljats bistånd att få bo på servicehus.
Förutom beslut om servicehus fattas även beslut om hemtjänst för att individuella behov ska tillgodoses. Hemtjänstbeslutet fattas med samma bedömningsgrunder som vid ordinärt boende. Biståndsbeslutet ligger till grund för service- och omvårdnadsinsatser enligt socialtjänstlagen (SoL). Hemtjänstinsatserna utförs av den utförare som har avtal om driften av servicehuset. Medicinsk omvårdnad samt specifika hälso- och sjukvårdsinsatser ges enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Hälso- och sjukvård utförs av sjuksköterska, fysioterapeut och arbetsterapeut hos den utförare som har avtal om driften av servicehuset.
Lägenheter i särskilt boende, fördelas av biståndshandläggare och därefter tecknar den enskilde hyreskontrakt med fastighetsägaren, fastighetskontoret, Västerås stad. Den enskilde ansvarar för möblering av sin egen lägenhet.
Restaurangverksamheten har öppet sju dagar per vecka och erbjuder frukost, lunch och kvällsmål. All mat tillagas i restaurangen. Restaurangen riktar sig såväl till boende i servicehuset som gäster utifrån.
Uppdraget Oxbacken omfattar även driften av den mötesplats som finns i huset. Mötesplatsen erbjuder aktiviteter, kultur och social samvaro, med tonvikt på en kulturprofil. Målgruppen utgörs främst av personer som är 65 år och äldre men kan även omfattas av andra som har behov av aktiviteter och social gemenskap på en mötesplats.
Mötesplatsens målgrupp återfinns i hela Västerås kommun, därav ska verksamheten aktivt arbeta för att nå målgruppen. Mötesplatsens öppettider är främst vardagar, men aktiviteter även på kvällar och helger ska kunna anordnas och erbjudas målgruppen.
Anbudsgivaren ska ha adekvat kompetens för att tillgodose den enskildes olika behov av stöd, omsorg och stimulans. Anbudsgivaren ska iaktta allas likhet inför lagen, saklighet och opartiskhet.
Verksamhetens värdegrund ska vara partipolitiskt och religiöst obunden.
1.11 Tillstånd
Den som driver privat verksamhet inom socialtjänsten måste från och med 2017-04-15 ansöka om tillstånd från Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) för att få driva en sådan verksamhet. Verksamheter får inte starta utan att ett tillstånd har beviljats från IVO.
Kommunens egenregi behöver inte söka tillstånd men ska anmäla verksamheten till IVO innan den startas.
Ändringar ska anmälas till IVO, under pågående avtalsperiod.
Efter äldrenämndens tilldelningsbeslut, ansvarar utföraren för att omgående ansöka om tillstånd hos XXX. Utföraren ansvarar för att upprätthålla de krav som detta innebär under avtalstiden gentemot tillståndsgivande myndighet. Tillstånd ska visas för nämnden senast en månad innan driftsstart.
För de fall tillstånd inte ges eller inkommer inom angiven tid, har äldrenämnden möjlighet att säga upp avtalet med omedelbar verkan.
1.12 Visning av lokalerna
Visning av lokalerna kommer att ske under perioden 2017-09-28–2017-10-13, vardagar mellan kl. 13.30–15.30. Anbudsgivaren kontaktar direkt nuvarande utförare och överenskommer om dag och tid för visning, under angiven period och tid.
Enhetschef för Oxbacken, Xxxxx Xxxxxxxxx tfn 000-00 00 00, alt kontaktas via mail: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
1.13 Avtalstid
Avtalet gäller från och med avtalstecknandet. Driftsstart är 2018-10-01 under förutsättning att XXX xxxxx tillstånd se 1.10. Driftstiden är fyra (4) år från driftsstart med möjlighet till förlängning med två (2) år plus två (2) år, maximal avtalstid på åtta (8) år.
Vid driftsstart gäller att kraven på utföraren och avtalet samt utlovat kvalité ska kunna uppfyllas.
Senast 12 månader före avtalstidens utgång, ska äldrenämnden besluta om avtalets förlängning eller upphörande och skriftligen meddela utföraren beslutet.
När avtalets maximala förlängning är uppnådd upphör avtalets giltighet. Detta behöver inte föregås av beslut från äldrenämnden.
2. Hantering av anbud
2.1 Tillhandahållande av upphandlingsdokument
För att hämta upphandlingsdokumenten och för att lämna anbud måste anbudsgivare registrera sig på x-Xxxxx.xxx.
Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivare att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit genom att logga in på x-Xxxxx.xxx.
2.2 Frågor och svar under anbudstiden
All kommunikation vad gäller frågor och svar rörande denna upphandling kommuniceras elektroniskt i e-Avrop. Sista dag för att ställa frågor är 2017-11-12.
2.3 Anbudsutvärdering
Äldrenämnden förbehåller sig rätten att kontrollera och inhämta bevis för att anbudsgivarens utfästelser är korrekta och att ställda krav i upphandlingsdokumentet uppfylls eller kommer att uppfyllas under avtalstiden.
En prekvalificering görs för att säkerställa ett fullständigt anbudsunderlag. Prekvalificeringen innebär en första bedömning av inkomna anbud, som omfattar uppfyllelse av kvalificering- och formella krav för att kunna gå vidare till utvärdering. Därefter utvärderas anbudet enligt utvärderingsprocessen i kvalitetsmodell som beskrivs i bilaga 01.
De arbetssätt och metoder samt den kvalitet som anbudsgivaren i översikt och verksamhetsbeskrivning redogjort för, blir en del av avtalet. Under avtalsperioden utvärderas utöver angivna kriterier, även tillämpning och resultat enligt bilaga 01. (avsnitt utvärderingsmatris).
2.4 Förtydligande
Anbudsförtydliganden kan aktualiseras om beställaren bedömer att inkomna anbud som uppfyller kvalificeringskraven kräver klargöranden med anbudsgivarna.
Anbudsförtydliganden görs på sådant sätt att inte någon anbudsgivare särbehandlas.
2.5 Rättelse
För att anbudsgivaren ska ges möjlighet till rättelse, måste de formella kraven vara korrekta. Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller annat uppenbart fel i anbudet får rättas till.
Beställaren kan medge att anbudet förtydligas och kompletteras, om det kan göra utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
2.6 Motiv för förkastande av anbud
Den upphandlande myndigheten kräver att samtliga anbud motsvarar de efterfrågade uppgifterna som framgår av upphandlingsdokumenten. Anbud kan komma att förkastas om de är ofullständiga eller oriktiga. Den upphandlande myndigheten gör en egen bedömning huruvida anbudens ska-krav är uppfyllda.
2.7 Uteslutning av anbudsgivare
Anbudsgivare kommer att uteslutas från att delta i upphandlingen, om den upphandlande myndigheten genom kontroll enligt kap. 13, LOU. eller på annat sätt får kännedom om att anbudsgivaren enligt en dom som fått laga kraft är dömd för brott som innefattar: organiserad brottslighet, bedrägeri, penningtvätt, finansiering av terrorism, terroristbrott, människohandel.
Uteslutning av anbudsgivare sker om anbudsgivaren inte fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter.
Innan uteslutning på grund av orsaker som angivits ovan kommer anbudsgivaren ges möjlighet att yttra sig över de omständigheter som enligt myndigheter utgör skäl för uteslutning.
2.8 Avbrytande av upphandling
Upphandlingen kan komma att avbrytas om inget inlämnat anbud uppfyller upphandlingsdokumentens krav på anbudens utformning, enligt upphandlingsföreskrifter eller inte uppfyller upphandlingsdokumentens angivna krav angivna i skakravsformulär och villkor i avtal.
Vinner anbud lämnat av den kommunala utföraren, kan upphandlingen formellt komma att avbrytas för överenskommelse med denna.
Upphandlingen kan komma att avbrytas till följd av politiska beslut.
2.9 Ersättning för lämnande av anbud
Ingen ersättning betalas ut för lämnade anbud.
2.10 Tilldelningsbeslut
När äldrenämnden har beslutat om vilken anbudsgivare som tilldelats upphandlingen, upphör den absoluta sekretessen. Ett tilldelningsmeddelande om vilken anbudsgivare som har tilldelats kontraktet och skäl till det, skickas elektroniskt via e-Avrop.
Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut måste den upphandlande myndigheten vänta 10 dagar innan avtal får tecknas, så kallad avtalsspärr.
Om en anbudsgivare begär överprövning prövas ärendet av förvaltningsrätten. Efter att förvaltningsrätten har avgjort målet gäller en avtalsspärr om 10 dagar från domen (om domen inte innebär något annat). Samma sak, det vill säga en avtalsspärr om 10 dagar, gäller om kammarrätten upphävt ett interimistiskt beslut av innebörden att den upphandlande myndigheten inte får ingå eller fullgöra ett avtal innan något annat bestämts.
2.11 Upprättande av avtal
Avtal upprättas av beställaren och undertecknas av äldrenämnden, direktör för sociala nämndernas förvaltning och anbudsgivaren. Villkor för avtal är att överprövning inte begärs och skulle så begäras, att förvaltningsdomstol inte beslutar om åtgärd enligt kap. 20, LOU.
Västerås stad | Diarie ÄN 2017/00143-2.6.1 |
Skakrav | Namn Oxbackens servicehus |
Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skakravsformulär.
1.0 Anbudets form och innehåll
1.1 Krav
Anbud, inklusive samtliga efterfrågade bilagor, ska sändas elektroniskt via e-avrop
1.2 Krav
Anbudsgivare ska acceptera samtliga obligatoriska krav och förutsättningar i upphandlingsdokumentet.
1.3 Krav
Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivaren har tagit del av och accepterar avtalsförlagan i dess helhet.
1.4 Krav
Anbud och de bilagor som efterfrågas ska vara i filformaten pdf, word och/eller excel.
1.5 Krav
Anbud ska vara fullständigt ifylld och begärda intyg bifogade.
1.6 Krav
Anbud med bilagor ska vara skrivna på svenska. Om intyg och övriga handlingar är översatta till svenska ska dessa styrkas av verifierade kopior på originalhandlingarna.
1.7 Krav
Anbudsgivare ska vara beredd att, på Västerås stads begäran, xxxx bevis som styrker uppfyllelse av krav.
2.0 Skatter och avgifter
2.1 Krav
Kommunen inhämtar uppgifter från skatteverket inför handläggning av ansökan, samt fortlöpande under avtalstiden. De uppgifter som kontrolleras är F-skatt, arbetsgivaravgifter, momsregistrering och skuld hos kronofogdemyndighet. Den sökande utesluts om inte en godtagbar förklaring kan lämnas på att exempelvis en skatteskuld inte utgör ett hinder för att bli tilldelad ett avtal.
En anbudsgivare som inte har sina åtaganden i Sverige ska bifoga ett aktuellt bevis med samma bevisvärde utfärdat av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller i det land anbudsgivaren är etablerad. Bevisen ska vara översatta till svenska enligt Notarius publicus.
3.0 Ekonomisk ställning
3.1 Krav på bilaga
Vid inlämning ska [ Ekonomisk ställning ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning.
Kommunen kommer via årsredovisning, kreditrating eller motsvarande
granska anbudsgivaren efter de certifikat och intyg som vanligen används i de olika
medlemsstaterna i EU. Anbudsgivaren ges alltid en möjlighet att förklara en svag ekonomisk situation innan uteslutning sker.
Alternativ 1. Anbudsgivaren ska bifoga utdrag från UC eller motsvarande register alternativt kreditrating för att visa att den har tillräcklig kapacitet.
Alternativ 2. Nystartat företag eller anbudsgivare som ännu inte kan visa utdrag från UC eller kreditföretag ska vid ansökan bifoga:
1. Affärsplan
2. Uppgifter om verkställande direktör eller motsvarande
3. Uppgifter om styrelseledamöter
4. Bankgaranti, kreditlöfte, uppgifter om rörelsekapacitet eller motsvarande för att bekräfta att anbudsgivaren kan finansiera de två första månadernas drift, beräknat exklusive ersättning från kommunen vid ett eventuellt avtal.
4.0 Referenser
4.1 Krav
Ange namn och kontaktuppgifter till tre (3) referenter enligt alternativen nedan.
Beställaren använder referenser i kvalificeringsfasen. Syftet med referenser är att fastställa att anbudsgivaren har tillräcklig förmåga och kapacitet att genomföra uppdraget. Hanteringen av referenser sker enligt tre alternativ:
Referenterna ska vara oberoende av varandra och får inte vara verksamma inom det företag som den referensen avser. Utifrån följande frågor får referenten skatta företagets och eller företrädarens kvalité på utförandet som "Ej tillfredsställande till tillfredsställande". Det referenserna avser får inte vara äldre än fem år.
Samtliga referenter ska svara tillfredsställande på alla frågor för att anbudet ska gå vidare i kvalificeringen. Beställaren kontaktar referenterna för att ställa frågorna enligt alternativen nedan. Västerås stad kommer maximalt genomföra tre kontaktförsök. Om referenten inte kan svara kommer detta att hanteras som ett nej.
Alt. 1. För redan verksamma utförare inom staden och nämndens ansvarsområde gäller att referenser inte behöver uppges. Nämnden gör en bedömning av anbudsgivarens lämplighet, vilket utgår från dennes förmåga att utföra uppdrag inom nämndens ansvarsområde i staden det senaste året. De omständigheter som utgör grund för bedömningen är resultat av uppföljningar samt kvaliteten i utförandet. Om anbudsgivaren under senaste året haft fler än tre påpekanden avseende kvalitet och tillämpning av avtalet och utföraren trots detta inte
visat förmåga att förbättra dessa, bedöms inte anbudsgivaren vara lämplig att bedriva utförande av verksamheten i staden. Anbud från sådana anbudsgivare kommer att förkastas.
Ange om anbudsgivaren redan är verksam inom Västerås stad.
Alt. 2. Anbudsgivaren för redan verksamma företag, som inte är utförare inom staden och nämndens ansvarsområde, ska lämna kontaktuppgifter till tre referenter. I kontaktuppgifterna ska det framgå referentens kontaktuppgifter, titel och vilken typ av samarbete anbudsgivaren och referenten haft. Referenterna ska kunna lämna uppgifter avseende både företag och företagets företrädare.
Frågor som kommer att ställas gällande företaget är nedan:
1 Hur har företaget utfört uppdraget?
2. Har företaget påvisat tillfredställande kunskap gällande lagar, författningar och föreskrifter?
3. Har företaget tillfredsställande och relevant kunskap inom verksamhetens område och målgruppens behov?
4. Har företaget tillfredsställande lämplighet att utföra uppdrag inom området stöd- och omsorg inom SoL?
Alt. 3. För nybildade företag ska anbudsgivaren lämna kontaktuppgifter till tre referenter avseende företrädaren, den fysiska personen, för det nybildade företaget. I kontaktuppgifterna ska det framgå referentens kontaktuppgifter, titel och vilken typ av samarbete anbudsgivaren och referenten haft.
Frågor som kommer att ställas gällande företrädare för företaget:
1. Xxx har företrädaren utfört uppdraget?
2. Har företrädaren för företaget påvisat tillfredställande kunskap gällande lagar, författningar och föreskrifter?
3. Har företrädaren för företaget påvisat tillfredsställande kunskap om verksamhetens område och målgruppens behov?
4. Har företrädaren tillfredsställande lämplighet att utföra uppdrag inom området stöd- och omsorg inom SoL?
5.0 Information om anbudsgivaren
5.1 Krav
Sökande ska ange nedanstående uppgifter i textrutan nedan: Behörig företrädare för företaget:
Telefonnummer:
Kontaktuppgifter:
Plusgiro/Bankgiro:
Fullständig postadress:
6.0 Anbudsgivarens översikt
6.1 Krav på bilaga
Vid inlämning ska [ Anbudsgivarens översikt ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning.
Underlagets första del, översikten, är ett kortfattat dokument som avgränsar och beskriver den organisation som ska genomföra verksamheten enligt upphandlingsdokumentet, och som därmed ska utvärderas.
Om denna organisation/verksamhet är en del av en större koncern eller motsvarande, ska detta framgå. Översikten är viktig för att förstå den efterföljande verksamhetsbeskrivningen. Fakta som lämnas i översikten behövs som stöd för att kunna utvärdera och bedöma verksamheten. Översikten får omfatta högst 6 A4- sidor. Både översikten och verksamhetsbeskrivningen ska skrivas med ett teckensnitt med minst 11 punkters storlek (undantag kan accepteras i förklarande text till diagram och figurer, texten måste dock vara läsbar för att bli föremål för utvärdering).
Utrymmet i översikten är begränsat. Informationen som lämnas kan därför inte vara alltför detaljerad. Under vissa punkter efterfrågas det "viktigaste". Med det avses det som anbudsgivaren anser vara viktigast för att genomföra uppdraget enligt upphandlingsdokumentet samt för att förstå informationen i verksamhetsbeskrivningen.
Översikten innehåller följande punkter:
1. Verksamhetsidé, vision och värdegrund
2. Varor och tjänster
3. Viktigaste kunder/kundgrupper och deras behov, krav, önskemål och förväntningar
4. Styrkor och förbättringsområden
5. Viktigaste mål på kort och lång sikt i sammanfattning
6. Konkurrenssituation och egen marknadsposition
7. Verksamhetens övergripande processtruktur med angivande av de viktigaste processerna
8. Organisations- och ledningsstruktur
9. Medarbetare (antal, kategorier, utbildningsnivåer)
10. Anläggningen och dess ändamål
11. Viktigaste leverantörer och partners
12. Ägarförhållanden och ägarkrav
Se bilaga 01. SIQ kvalitetsmodell för äldreomsorg
7.0 Anbudsgivarens verksamhetsbeskrivning
7.1 Krav på bilaga
Vid inlämning ska [ Anbudsgivarens verksamhetsbeskrivning ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning.
Verksamhetsbeskrivningen omfattar 6 kriterier med 15 delkriterier, som blir föremål för utvärdering.
Beskrivningen ska avse den organisation/verksamhet som anbudsgivaren planerar för och som berör genomförandet av uppdraget enligt upphandlingsdokumenten. Enbart beskrivningen/svaren på frågorna blir föremål för utvärdering. Referenser kan emellertid lämnas till system, dokument etc., men dessa referenser blir således inte föremål för utvärdering i sig utan är mer att se som ett stöd för beskrivningen och för att underlätta utvärdering i samband med platsbesök hos vald anbudsgivare under löpande avtalsperiod.
Verksamhetsbeskrivningen får omfatta högst 50 A4-sidor. Verksamhetsbeskrivningen ska skrivas med ett teckensnitt med minst 11 punkters storlek (undantag kan accepteras i förklarande text till diagram och figurer, texten måste dock vara läsbar för att bli föremål för utvärdering).
I vissa fall efterfrågas redovisning av det "viktigaste". Vad som är viktigast kan framgå av anbudsgivarens översikt samt beskrivna arbetssätt som är avgörande för att uppnå uppsatta mål.
Det är viktigt att noga läsa igenom vad som efterfrågas i varje frågeområde/punkt. Vid en hastig genomläsning kan frågeområdena/punkterna i vissa fall synas vara upprepningar, men de belyser egentligen samma arbetssätt ur olika perspektiv.
Frågorna besvaras efter varje fråga enligt Mall för verksamhetsbeskrivning. När dokumentet är ifyllt, bifogas det i sin helhet under krav på bilaga.
Se även bilaga 01. Beskrivning av kvalitetsmodell för uppföljning och utvärdering inom äldreomsorg.
8.0 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
8.1 Krav
Anbudsgivaren ska ha ett ledningssystem som uppfyller de krav som finns i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) 0m Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.
Ledningssystemet ska bland annat innehålla rutiner för sytematiskt klagomålshantering, rutiner för avvikelsehantering samt rutiner för att upptäcka, förebygga och förhindra övergrepp och brister i vården.
Anbudsgivaren bekräftar att kraven på ledningssystem uppfylls.
9.0 Verksamhetschef
9.1 Krav
Verksamhetschefen representerar vårdgivaren och har ett samlat ledningsansvar för sin verksamhet.
Anmälan för godkännande av verksamhetschef, ska göras i stadens webbaserade system senast den dag då personen tillträder tjänsten.
Verksamhetschef ska ha för området relevant slutförd och godkänd examen från högskola/universitet. Verksamhetschef ska ha dokumenterade kunskaper inom hälso- och sjukvård och/eller socialrätt.
Verksamhetschef ska även ha minst två års erfarenhet inom ledande befattning inom vård- och omsorg. Verksamhetschefen ska ha kunskaper om gällande lagar, författningar och föreskrifter.
I vissa fall kan, och måste verksamhetschefen enligt hälso- och sjukvårdsförordningen, mot bakgrund av sin kompetens, uppdra åt annan att fullgöra enskilda ledningsuppgifter för att säkerställa hög patientsäkerhet och god kvalitet inom vården. Vårdgivaren ska meddela äldrenämnden, namn på den personen på samma blankett som verksamhetschef anmäls.
Inom vårdgivarens ansvarsområde ska det finnas en medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS. Anmälan för godkännande av medicinskt ansvarig sjuksköterska, MAS, ska göras i stadens webbaserade system senast den dag då personen tillträder tjänsten.
10.0 Legitimerad personal
10.1 Krav
Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal ska ha giltig legitimation och minst två års erfarenhet från yrket.
Utföraren ska vid alla former av rekrytering säkerställa att den personal som anställs behärskar svenska språket i tal och skrift.
11.0 Personalens kompetens
11.1 Krav
Minst 70 % av tillsvidareanställd personal och minst 50 % av visstidsanställd personal ska ha godkänd och avslutad adekvat vårdutbildning, motsvarande det gymnasiala vård- och omsorgsprogrammet eller minst 1350 gymnasiepoäng i karaktärsämnen från vuxenutbildning.
Utföraren ska vid alla former av rekrytering säkerställa att den personal som anställs ges tillräcklig introduktion samt behärskar språket i tal och skrift.
12.0 Bemanning
12.1 Krav
Verksamhetschefen ska finnas i verksamheten merparten av sin arbetstid och leda verksamheten samt vara den som enskild/patient, anhöriga, personal och tillsynsmyndighet kan vända sig till med frågor rörande verksamheten.
Arbetsledning finns tillgänglig dygnet runt.
Verksamheten ska vara bemannad dygnet runt och anpassad efter varje enskilds behov. Verksamheten ska kunna redogöra för bemanning ex. täthetsschema. Täthetsschemat ska stå i relation till de boendes behov under dygnets olika tider.
Sjuksköterska ska finnas tillgänglig dygnet runt, i den omfattning och med den inställelsetid som patientsäkerheten kräver.
Arbetsterapeut och fysioterapeut/sjukgymnast ska finnas tillgänglig i den omfattning och med den inställelse tid som patientsäkerheten och rehabiliteringsbehovet kräver.
All personal ska bära synlig namnbricka med för- och efternamn.
13.0 Omsorg och insatser för den enskilde
13.1 Krav
I de mål och grundläggande principer som gäller för Socialtjänstlagen ingår att den enskilde ska kunna utöva inflytande över de insatser som ges och som framgår av biståndsbeslutet. Verksamheten ska bygga på respekt för den enskildes själbestämmande och integritet (1kap. 1§ SoL).
Den enskildes förutsättningar för delaktighet och inflytande ska vara vägledande i all vård och omsorg som ges.
13.2 Krav
Västerås stads nämnder och styrelser har förutom sin humanistiska grundsyn enats om en gemensam värdegrund som innebär alltid bästa möjliga möte.
Alltid bästa möjliga möte innebär:
-Öppenhet och kreativitet för lärande och utveckling
-Samarbete och handlingskraft för resultat
-Ansvarstagande och delaktighet för kvalitet och effektivitet
-Respekt och omtanke för de människor vi möter
Verksamhetens värdegrund ska vara partipolitisk och religiöst obunden.
13.3 Krav
Dokumentation ska föras fortlöpande i en social journal utifrån ett flöde från beställning, genomförandeplan och löpande anteckningar. Den sociala dokumentationen ska innehålla tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga uppgifter samt vara välstrukturerad, tydligt utformad och skriven med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde ska tillförsäkras en skälig levnadsnivå enligt vad som framgår av biståndsbeslutet.
För dokumentation, sekretess, tystnadsplikt och arkivering ska utföraren följa lagstiftningen och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Handlingarna ska förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem.
13.4 Krav
Utföraren ska ansvara för att var och en av de enskilda har utsedd namngiven kontaktman. Kontakmannens arbete innebär att ge den enskilde en individuell och trygg omsorg. En skriftlig rutin som beskriver kontaktmannens uppdrag ska finnas och vara väl känd i verksamheten.
13.5 Krav
Samverkan ska ske med parter inom och utanför den egna organisationen.
13.6 Krav
Samtycke från den enskilde ska alltid beaktas och inhämtas i förekommande fall.
13.7 Krav
Utföraren ska svara för att den enskilde får fysisk, psykisk, social, kulturell och andlig stimulans utifrån behov och beviljade insatser.
14.0 Livsmedel, måltider och nutrition
14.1 Krav
Utföraren ska hos stadens miljö- och hälsoskyddsförvaltning ansöka om godkännande för livsmedelshantering och betala en kontrollavgift enligt årlig fastställd avgift.
Utföraren ska upprättade rutiner för användning av kök och livsmedel, samt ha rutiner för egenkontroll.
14.2 Krav
Stadens riktlinjer för måltider i särskilda boendeformer ska följas, vilket inkluderar att utföraren aktivt ska verka för att värna miljön i valet av livsmedel och hanteringen av dessa.
Utföraren ska utforma en lugn och trivsam måltidsmiljö med vällagad och välsmakande mat. Anpassning ska ske efter helger och årstider, liksom att individuellt anpassat stöd ska kunna ges. Den enskilde ska alltid ges möjlighet att välja om denne vill äta i sin lägenhet eller i enhetens restaurang.
14.3 Krav
Utföraren ska arbete systematiskt med näringssammansättning, vid nutrition och förebyggande vid risk för undernäring.
14.4 Krav
Restaurangens öppettider är minst mellan klockan 08:00 - 16:30
15.0 Hälso- och sjukvård
15.1 Krav
Utföraren ska följa Västerås stads riktlinjer för hälso- och sjukvård. Utföraren uppmanas att alltid använda sig av de riktlinjer som finns på Västerås stads webbsida, då de kontinuerligt uppdateras.
Det innebär bland annat att utföraren ska:
Arbeta fram, fastställa och dokumentera lokala rutiner med utgångspunkt från Västerås stads riktlinjer, vilket blir en bas för kvalitetssäkring.
Ansvara för att verksamhetschefen leder verksamheten och är den som patient, anhöriga, personal och tillsynsmyndighet kan vända sig till med frågor som rör verksamheten.
Tillförsäkra patientens behov av trygghet, delaktighet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården.
Tillförsäkra att medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) ges möjlighet att fullgöra sina uppgifter som innebär att denne ansvarar för kvalitet och säkerhet i den vård som bedrivs inom dennes område.
15.2 Krav
Utföraren ska ansvara för att rehabiliteringsinsatser i form av såväl specifik- som vardagsrehabilitering och förebyggande insatser ges. Insatserna ska bidra till att en person med förvärvad funktionsnedsättning, utifrån dennes behov och förutsättningar, utvecklar, återvinner och bibehåller bästa möjliga funktionsförmåga samt skapar goda villkor för ett självständigt liv och ett aktivt deltagande i samhällslivet.
Fysioterapeut och arbetsterapeut ska ge det stöd och den handledning som behövs för att övrig personal i sitt omvårdnadsarbete ska ha ett rehabiliterande förhållningssätt.
15.3 Krav
Utföraren bekostar alla hjälpmedel, det vill säga hjälpmedel som förskrivits individuellt och arbetstekniska hjälpmedel.
Utföraren ska ha rutiner och föra dokumentation för hur hjälpmedel underhålls och driftsäkras. Utföraren bekostar inkontinenshjälpmedel.
15.4 Krav
Utföraren ska arbeta teambaserat. Vilket innebär att flera personer arbetar tillsammans mot ett gemensamt mål. Teamet består av ett antal individer med olika kompetensområden som tillsammans arbetar och tar tillvara varandras erfarenhet och kompetens.
Teambaserat arbetssätt ska vara grunden för såväl omvårdnadsarbetet som för rehabilitering.
15.5 Krav
Utföraren ska arbeta med ett mobilt arbetssätt, vilket innebär att man har ett arbetssätt vad gäller dokumentation, information och andra typer av registreringar som utförs var som helst det behövs. Journalföring med IT-stöd ska ske i direkt anslutning till utförd vård- och omsorg, tillsammans med den enskilde och gärna i dennes hem.
Utföraren ska säkerställa att loggning och spårbarhet genomförs och dokumenteras för systematisk uppföljning av obehörig åtkomst.
16.0 Mötesplats
16.1 Krav
Oxbackens mötesplats har kulturprofil och hela Västerås kommun som upptagningsområde, vilket kräver en aktiv marknadsföring för att nå målgruppen i alla stadens områden. Målgruppen utgörs främst av personer som är 65 år och äldre men kan även omfattas av andra som har behov av aktiviteter och social gemenskap på en mötesplats.
Mötesplatsen ska ha för verksamheten personal med adekvat utbildning och personlig lämplighet.
Mötesplatsens aktiviteter ska utgå från hälsans fyra hörnstenar: fysisk aktivitet, goda matvanor, bra sociala relationer och meningsfullhet.
Mötesplatsen ska erbjuda sociala aktiviteter dagligen, i form av meningsfullhet, social gemenskap, fysiska och intellektuella aktiviteter som stärker självkänslan samt bevarar eller förbättrar funktioner.
Mötesplatsen ska erbjuda friskvårdsaktiviteter som fallpreventiva och fysiska aktiviteter återkommande gånger per vecka.
Mötesplatsens aktiviteter ska anpassas efter besökarnas behov. Öppettiderna ska fördelas över veckodagar, vissa kvällar och helger, på de tider som motsvarar besökarnas behov omfattande minst 30 timmar per vecka.
Besökarna på mötesplatsen ska ges möjlighet att vara delaktiga i planering och genomförande av verksamheten. Mötesplatsen ska ge möjlighet för målgruppen att ta del av aktiviteter genom delta på distans med teknik.
Mall verksamhetsbeskrivning
Verksamhetsbeskrivningen omfattar 6 kriterier med 15 delkriterier som blir föremål för utvärdering i samband med upphandlingen. Kriteriet 6 utvärderas under avtalstiden.
Beskrivningen ska avse den organisation/verksamhet som anbudsgivaren planerar för och som berör genomförandet av uppdraget enligt upphandlingsdokumenten. Enbart beskrivningen/svaren på frågorna blir föremål för utvärdering. Referenser kan emellertid lämnas till system, dokument etc, men dessa referenser blir således inte föremål för utvärdering i sig utan är mer att se som ett stöd för beskrivningen och för att underlätta utvärdering i samband med platsbesök hos vald anbudsgivare under löpande avtalsperiod.
Varje fråga ska besvaras under respektive delkriterie.
Verksamhetsbeskrivningen får omfatta högst 50 A4-sidor. Verksamhetsbeskrivningen ska skrivas med ett teckensnitt med minst 11 punkters storlek (undantag kan accepteras i förklarande text till diagram och figurer, texten måste dock vara läsbar för att bli föremål för utvärdering).
I vissa fall efterfrågas redovisning av det ”viktigaste”. Vad som är viktigast kan framgå av anbudsgivarens översikt samt beskrivna arbetssätt som är avgörande för att uppnå uppsatta mål.
Det är viktigt att noga läsa igenom vad som efterfrågas i varje frågeområde/punkt. Vid en hastig genomläsning kan frågeområdena/punkterna i vissa fall synas vara upprepningar, men de belyser egentligen samma arbetssätt ur olika perspektiv.
1 Ledarskap 80 p
1.1 Organisationens ledning1 40 p
Delkriteriet avser hur organisationens högsta ledning genom personligt engagemang och föredöme arbetar med kvalitetsutveckling.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur är organisationens högsta ledning personligen engagerad i att verksamheten utvecklas utifrån kundernas behov?
B. Hur förankrar ledningen personligen organisationens verksamhetsidé, vision och värdegrund hos medarbetarna?
C. Xxx analyserar ledningen personligen tillsammans med medarbetarna verksamhetens utveckling och resultat2?
1 Avser person/-er i organisationens högsta ledning, ofta enhetschefen, enligt Översikten.
D. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
E. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
1.2 Ledarskap för ständiga förbättringar 40 p
Delkriteriet avser hur ledare inom alla delar av verksamheten arbetar med kvalitetsutveckling.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Xxx arbetar ledare med ständiga förbättringar utifrån ett kundorienterat synsätt?
B. Hur utvecklar ledare organisationens verksamhetsidé, vision och värderingar tillsammans med medarbetarna?
C. Hur redovisar ledare verksamhetens utveckling för medarbetarna utifrån resultat3, mål och handlingsplaner?
D. Xxx utvecklar ledare och medarbetare tillsammans strategier, mål och handlingsplaner för sitt gemensamma ansvarsområde?
E. Xxx utvecklar ledare och medarbetare tillsammans utifrån det gemensamma ansvarsområdet mål och handlingsplaner för varje medarbetare?
F. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
G. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
2 Information och analys 80p
2.1 Hantering och användning av information 80 p
Delkriteriet avser hur information som behövs för att driva verksamheten4 lagras och uppdateras, hur den är relevant, tillförlitlig, lättillgänglig och säker samt hur den används.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur lagrar och uppdaterar ni information som behövs för er verksamhet?
B. Hur ser ni till att informationen är relevant och tillförlitlig?
C. Hur gör ni informationen lättillgänglig för användare?
D. Hur säkerställer ni att informationen inte sprids till obehöriga?
E. Hur använder ni information för analys och beslut?
F. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
G. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
4 T ex information som är kundrelaterad, medicinsk, medarbetarrelaterad, ekonomisk
3.1 Verksamhetens planering 80 p
Delkriteriet avser hur ni tar fram strategier, mål och handlingsplaner för verksamheten och dess utveckling, samt hur ni involverar berörda intressenter i arbetet.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att utveckla strategier, mål och handlingsplaner?
B. Hur gör ni för att samverka med medarbetare, kunder5, partners6, leverantörer7 och andra när ni tar fram strategier, mål och handlingsplaner?
C. Hur gör ni för att i planeringen ta reda på och använda information om vad som sker i vår omvärld?8
D. Hur gör ni för att i planeringen använda fakta om verksamheten9?
E. Hur gör ni för att säkerställa att tillräckliga resurser finns tillgängliga?
F. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
G. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
5 Avser enskilda, vårdtagare, patienter, anhöriga, gäster m.fl.
6 Avser uppdragsgivaren/beställaren
7 Avser leverantörer som levererar till huvudprocesserna (kost, läkemedel, hygienartiklar)
8 Kan gälla t ex förändringar i nationella register, hälso- och sjukvårdslagen, senaste evidence i forskning, ekonomiska och politiska förutsättningar som kan komma att förändras.
9 Avser alla typer av fakta, inte enbart ekonomiska. Omfattar även synpunkter, klagomål, incidenter etc.
80 p
4.1 Strategisk kompetensutveckling 20 p
Delkriteriet avser hur ni utifrån övergripande strategier, mål och handlingsplaner planerar och utvecklar organisationens samlade kompetens.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att utifrån vision, strategi och mål ta reda vad verksamheten behöver för kompetens nu och i framtiden?
B. Hur gör ni för att utveckla verksamhetens samlade kompetens11?
C. Hur gör ni för att mäta organisationens samlade kompetens?
D. Hur gör ni för att sätta mål för organisationens samlade kompetens?
E. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
F. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
10 Som medarbetare räknas även ledare
11 Kan exv vara utveckla organisationsformer, arbetssätt, yrkesroller, utbildning, träning, rekrytering
Mall verksamhetsbeskrivning
4.2 Individuell kompetensutveckling 20 p
Delkriteriet avser hur ni utifrån strategier, mål och handlingsplaner för den strategiska kompetensutvecklingen tar fram utvecklingsplaner för varje medarbetare och hur kompetensutveckling genomförs.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att ta fram mål och handlingsplaner för varje medarbetares kompetensutveckling?
B. Hur gör ni för att samordna medarbetarnas önskemål om kompetensutveckling med verksamhetens kompetensbehov12?
C. Hur gör ni för att introducera nya medarbetare i verksamheten?
D. Hur gör ni för att ge medarbetarna möjlighet till lärande och utveckling för nuvarande och framtida uppgifter och ansvarsområden?
E. Hur gör ni för att mäta varje medarbetares kompetens?
F. Hur gör ni för att sätta mål för varje medarbetares kompetens?
G. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
H. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
12 Här ska ingå patientsäkerhet
4.3 Medarbetarnas engagemang och delaktighet 20 p
Delkriteriet avser hur ni får alla medarbetare att engagera sig i verksamheten och dess utveckling.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni det möjligt för medarbetare att vara engagerade i verksamhetens utveckling?
B. Hur stimulerar ni till innovation, kreativitet och ständiga förbättringar?
C. Hur ger ni medarbetare möjlighet till ökade befogenheter i takt med stigande engagemang och kompetens?
D. Hur gör ni för att ge erkännande och uppmuntran till framgångsrikt förbättringsarbete och andra goda insatser?
E. Hur gör ni för att mäta medarbetares engagemang och delaktighet?
F. Hur gör ni för att sätta mål för medarbetares engagemang och delaktighet?
G. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
H. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
4.4 Arbetsmiljö och arbetstillfredsställelse 20 p
Delkriteriet avser hur ni skapar och upprätthåller en god arbetsmiljö. Beskriv kort de viktigaste arbetssätten och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att skapa en god arbetsmiljö?
B. Hur gör ni för att mäta och sätta mål för en god arbetsmiljö?
C. Hur gör ni för att skapa arbetstillfredsställelse?
D. Hur gör ni för att mäta och sätta mål för arbetstillfredsställelse?
E. Hur gör ni för att stödja missnöjda eller otillfredsställda medarbetare och förbättra deras situation?
F. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
G. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
5 Verksamhetens processer 80 p
5.1 Processledning 20 p
Delkriteriet avser hur ni etablerar och utvecklar övergripande arbetssätt för att styra och utveckla verksamhetens processer13 samt hur ni får dem att samverka.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att beskriva de viktigaste processerna14 och kraven på dem?
B. Xxx säkerställer ni att ledare och medarbetare har kunskap om processerna?
C. Hur gör ni för att mäta och sätta mål för hur väl ni lyckas styra de viktigaste processerna?
D. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
E. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
13 Syftar på huvud-, lednings-, del- och stödprocesser.
14 Xxxxxxxx även rehabilitering
Mall verksamhetsbeskrivning
5.2 Etablering och avveckling 20 p
Delkriteriet avser hur ni etablerar respektive avvecklar en verksamhet.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att styra och följa upp processer för att uppnå en problemfri etablering?
B. Hur gör ni för att styra och följa upp processer för att uppnå en problemfri avveckling?
C. Hur gör ni för att upptäcka och utreda grundorsaker till avvikelser och problem som uppstår i dessa processer, vidtar åtgärder och förvissar om att problemen är lösta?
D. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
E. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
5.3 Förbättring av verksamhetens processer 20 p
Delkriteriet avser hur ni förbättrar verksamhetens processer.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att upptäcka behov av förbättringar15 och fånga upp problem16 i processerna?
B. Hur gör ni för att utreda möjligheter till förbättringar och undanröja grundorsaker till problem?
C. Hur gör ni för att följa upp att förbättringar i processerna leder till önskat resultat?
D. Hur gör ni för att genomföra förbättringar av processerna?
E. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
F. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
15 Omfattar att kontinuerligt göra riskbedömningar
16 Med problem avses också incidenter, vårdskador och andra avvikelser
11
Mall verksamhetsbeskrivning
5.4 Samverkan med leverantörer och partners17 20 p
Delkriteriet avser hur ni i samverkan med leverantörer18 och partners19 säkerställer och förbättrar processer, varor och tjänster.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att välja leverantörer och partners utifrån strategier, mål och handlingsplaner?
B. Hur gör ni för att samverka med leverantörer och partners?
C. Hur gör ni för att samverka med leverantörer och partners vid förändringar av processer, varor och tjänster som rör gemensamma områden?
D. Hur gör ni för att mäta och sätta mål för leverantörers och partners förmåga att möta överenskomna krav?
E. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
F. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
17 Leverantörer och partners redovisas i Översikten
18 Avser leverantörer som levererar till huvudprocesserna (kost, läkemedel, hygienartiklar)
19 Xxxxx uppdragsgivaren/beställaren
OBS! Utvärdering av avsnitt 6, sker under avtalstiden med vinnande anbudsgivare.
6 Resultat
6.1 Resultat – Kunder20
Delkriteriet avser redovisning av resultat som hänför sig till ert arbete med att tillfredsställa era kunder, enligt kriterium 7.
Redogör kort för de viktigaste resultaten från mätningar inom området, såväl trender som nivåer.
A. Redovisa resultat i jämförelse med uppställda mål.21
B. Beskriv kort resultatens relevans och härledbarhet till valda arbetssätt.
20 Resultatkriterierna utvärderas inte vid upphandlingstillfället, utan blir föremål för utvärdering först under avtalsperioden.
21 Mål kan avse mål uppsatta av såväl beställaren som anbudsgivaren.
6.2 Resultat – Medarbetare22
Delkriteriet avser redovisning av resultat som hänför sig till arbetssätten enligt kriterium 4.
Redogör kort för de viktigaste resultaten från mätningar inom området, såväl trender som nivåer.
A. Redovisa resultat avseende medarbetares kompetens i jämförelse med uppställda mål.23
B. Redovisa resultat avseende medarbetares engagemang och delaktighet i jämförelse med uppställda mål.
C. Redovisa resultat avseende medarbetares arbetstillfredsställelse i jämförelse med uppställda mål.
D. Redovisa resultat avseende arbetsmiljön i jämförelse med uppställda mål.
E. Beskriv kort resultatens relevans och härledbarhet till valda arbetssätt.
22 Resultatkriterierna utvärderas inte vid upphandlingstillfället, utan blir föremål för utvärdering först under avtalsperioden.
23 Mål under A-E kan avse mål uppsatta av såväl beställaren som anbudsgivaren.
6.3 Resultat – Processer24
Delkriteriet avser redovisning av resultat som hänför sig till ert arbete med att styra och förbättra era processer, enligt kriterium 5.
Redogör kort för de viktigaste resultaten från mätningar inom området, såväl trender som nivåer.
A. Redovisa resultat avseende processer i jämförelse med uppställda mål.25
B. Beskriv kort resultatens relevans och härledbarhet till valda arbetssätt.
24 Resultatkriterierna utvärderas inte vid upphandlingstillfället, utan blir föremål för utvärdering först under avtalsperioden.
25Mål kan avse mål uppsatta av såväl beställaren som anbudsgivaren.
6.4 Resultat – Samverkan med leverantörer och partners26
Delkriteriet avser redovisning av resultat som hänför sig till er samverkan med leverantörer och partners enligt kriterium 5.4.
Redogör kort för de viktigaste resultaten från mätningar inom området, såväl trender som nivåer.
A. Redovisa resultat avseende samverkan med leverantörer och partners i jämförelse med uppställda mål.27
B. Redovisa resultat avseende hur väl ni tillsammans med leverantörer och partners möter överenskomna krav i jämförelse med uppställda mål.
C. Beskriv kort resultatens relevans och härledbarhet till valda arbetssätt.
26 Resultatkriterierna utvärderas inte vid upphandlingstillfället, utan blir föremål för utvärdering först under avtalsperioden.
27 Mål under A och B kan avse mål uppsatta av såväl beställaren som anbudsgivaren.
7 Kundtillfredsställelse28 100 p
7.1 Kundförväntningar 40 p
Delkriteriet avser hur ni tar reda på kunders nuvarande och framtida behov, krav, önskemål och förväntningar.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att ta reda på kunders behov, krav, önskemål och förväntningar?
B. Hur gör ni för att säkerställa att nödvändig information om kunderna är relevant och korrekt?
C. Hur gör ni för att säkerställa att nödvändig information om kunderna görs tillgänglig för användare och skyddas mot obehöriga?
D. Hur gör ni för att rangordna kunders och övriga intressenters behov, krav, önskemål och förväntningar?
E. Hur gör ni för att ta reda på förändringar i vår omvärld som påverka kunders framtida behov, krav, önskemål och förväntningar29?
F. Hur gör ni för att fastställa och formulera löften till våra kunder på ett sätt som skapar förtroende för vår verksamhet30?
G. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
H. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
28 Kunder framgår av Översikten. Kan avse enskilda, vårdtagare, patienter, anhöriga, gäster, beställare m.fl.
29 Kan exv. gälla samhällets utveckling, ny forskning, teknikutveckling och konkurrenter.
30 Omfattar hur den enskildes bakgrund/historia/önskemål blir avgörande för verksamhetens profilering.
7.2 Samverkan med kunder 30 p
Delkriteriet avser hur ni samverkar med kunderna31 samt hur ni stödjer medarbetare med täta kundkontakter.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att uppfylla de viktigaste kraven på hur era kunder vill bli bemötta?
B. Hur gör ni för att samverka med kunder i utveckling och förbättring av era processer, varor och tjänster?
C. Hur säkerställer ni att det finns en tydligt utpekad ansvarig på plats som kunder och medarbetare lätt kan kontakta för att få information, hjälp och framföra synpunkter?
D. Hur gör ni för att effektivt fånga upp och lösa kunders problem?
E. Hur säkerställer ni att medarbetare kan kommunicera med kunder, andra medarbetare, partners och leverantörer samt skriftligt kunna göra den dokumentation som krävs för respektive yrkeskategori?32
F. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
G. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
31 Avser brukare, vårdtagare, patienter, anhöriga, god man, gäster, beställare m.fl.
32 Avser språk, tekniska hjälpmedel m.m.
7.3 Mätning av kundtillfredsställelse 30 p
Delkriteriet avser hur ni mäter hur nöjda respektive missnöjda era kunder är.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att mäta hur nöjda och missnöjda era kunder är?
B. Hur gör ni för att sätta mål för hur nöjda och missnöjda kunder ni vill ha?
C. Hur gör ni för att använda fakta om hur nöjda och missnöjda era kunder är som underlag för förbättring av era processer, varor och tjänster?
D. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
E. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
Avtal
Särskilt boende, servicehuset Oxbacken
Mellan äldrenämnden och utföraren är följande avtal upprättat
Äldrenämnden Utföraren
Västerås Stad Företagsnamn
Sociala nämndernas förvaltning Adress Stadshuset
721 87 Västerås
Xxx.xx: 222000-2080 Xxx.xx:
Innehåll
1.9 Ersättning för parboende 8
1.10 Omvårdnadsavgifter och måltidsersättning 8
1.11 Ersättningsskyldighet vid betalningsansvar för utskrivningsklar 8
1.13 Lagar, förordningar och styrande dokument 8
1.20 Fördelning av lägenheter och mottagnade av ny boende 10
1.23 Stöd vid inköp och ekonomi 12
1.26 Inventarier/inventarieförteckning 13
1.27 inredning/gemensamma lokaler 13
1.30 Övergång av verksamhet 14
1.31 Påpekande från tillsynsmyndighet 15
1.32 Nämndens kvalitet och uppföljning 15
1.37 Xxxxxxxxxx och krishantering 16
1.40 Informationsskyldighet 17
1.45 Extra ordinära insatser 20
1.46 Befrielsegrunder, force majeure 20
1.0 Avtalsvillkor
1.1 PARTER
Mellan Västerås stad, äldrenämnden, nedan kallas beställaren och utföraren
(namn på företaget org. Nr.), har följande avtal träffats:
1.2 AVTALSTID
Avtalet gäller från och med avtalstecknandet. Driftsstart är 2018-10-01 under förutsättning att utföraren fått tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Avtalstiden är fyra (4) år från driftsstart med möjlighet till förlängning med två (2) år plus två (2) år, maximal avtalstid på åtta (8) år.
För de fall tillstånd inte ges eller inkommer inom angiven tid, har äldrenämnden möjlighet att säga upp avtalet med omedelbar verkan.
Vid driftstart gäller att kraven på utföraren och uppdraget samt utlovat kvalitet ska kunna uppfyllas.
Senast 12 månader före avtalstidens utgång, ska nämnden besluta om avtalets förlängning eller upphörande och skriftligen meddela utföraren beslutet.
När avtalens maximala förlängning är uppnådd upphör avtalets giltighet. Detta behöver inte föregås av beslut från nämnden.
Äldrenämnden förbehåller sig rätten att förlänga avtalstiden med maximalt sex
(6) månader om en överprövning görs enligt Lag om offentlig upphandling, XXX eller om tillståndsgivning föranleder en försening vid kommande upphandling. I händelse av sådan förlängning fortsätter ersättning att utgå enligt samma villkor som tidigare och med den uppräkning utifrån OPI (Omsorgsprisindex) på samma grunder som i ursprungsavtalet.
Om avtalet skulle visa sig vara motsägelsefullt i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtal
2. Avtal
3. Upphandlingsdokument med bilagor, och eventuella förtydliganden.
4. Anbud
1.3 AVTALETS OMFATTNING
- Särskilt boende, servicehus, för närvarande 102 lägenheter
- Restaurang
- Mötesplats
Oxbackens servicehus är ett särskilt boende för personer som har beviljats bistånd att få bo på servicehus. Beslutet grundar sig på en helhetsbedömning. Förutom beslut om servicehus fattas även beslut om hemtjänst för att individuella behov ska tillgodoses. Aktiv tillsyn samt visst stöd, som inte är biståndsbedömt ingår också i ansvaret för de boende.
Hemtjänstbeslutet fattas med samma bedömningsgrunder som vid ordinärt boende. Biståndsbeslutet ligger till grund för service- och omvårdnadsinsatser
enligt socialtjänstlagen (SoL). Hemtjänstinsatserna utförs av den utförare som har avtal om driften av servicehuset.
Avtalet avser driften och inkluderar sociala tjänster samt hälso- och sjukvårdsinsatser som utförs av sjuksköterska, fysioterapeut/sjukgymnast, arbetsterapeut och av undersköterska på delegation. Medicinsk omvårdnad samt specifika hälso- och sjukvårdsinsatser ges enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL).
Lägenheter i särskilt boende, fördelas av biståndshandläggare och därefter tecknar den enskilde hyreskontrakt med fastighetsägaren, fastighetskontoret, Västerås stad. Den enskilde ansvarar för möblering av sin egen lägenhet.
Utföraren ska informera all förekommande personal i verksamheten, samt andra berörda, om innehållet i aktuellt avtal.
1.4 HUVUDMANNASKAP
Västerås stad, äldrenämnden, är huvudman för verksamheten. I kommunallagen regleras kommunens ansvar för kontroll av att utföraren fullföljer sitt åtagande.
1.5 TILLSTÅND
Utföraren ansvarar för att upprätthålla de krav som ställs av tillståndsgivande myndighet, Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO).
För de fall tillstånd återkallas, har äldrenämnden möjlighet att säga upp avtalet med omedelbar verkan.
1.6 EKONOMISKA VILLKOR
En fast ersättning betalas under perioden 2018-10-01 – 2019-12-31 enligt nedanstående tabeller.
Totalt | Per 12 månader | Per månad |
Kommunal utförare | 28 390 000 kr | 2 365 833 kr |
Ickekommunal utförare | 30 202 000 kr | 2 516 833 kr |
Per lägenhet | Per 12 månader | Per månad |
Kommunal utförare | 278 333 kr | 23 194 kr |
Ickekommunal utförare | 296 098 kr | 24 675 kr |
Därefter justeras ersättningen enligt OPI. Se vidare under rubriken Indexjustering.
Under avtalstiden har äldrenämnden möjlighet att förändra antalet beställda lägenheter. Vid förändringar av antalet lägenheter justeras ersättning utifrån ovanstående månadsbelopp per lägenhet. En förändrad ersättning gäller tidigast sex månader efter det att beställaren aviserat utföraren om förändrat antal beställda lägenheter.
När en lägenhet inte är möjlig att bo i på grund av att renovering pågår utgår ingen ersättning. Ersättningen justeras i detta fall med ovanstående månadsbelopp.
Ersättningen avser att täcka samtliga kostnader för uppdraget, exkl. lokalkostnader, dygnet runt årets alla dagar under avtalstiden. Utföraren svarar för kostnader som debiteras av Mälardalens Brand och Räddningsförbund vid utryckning som gäller fel- eller falsklarm.
Förändringar i vårdtyngden är inte grund för omförhandling av ersättningarna under pågående avtalstid.
Ersättningen utbetalas månadsvis mot faktura tidigast den 20:e respektive månad. Utbetalning sker 30 dagar efter fakturadatum.
1.7 INDEXJUSTERING
En fast ersättning utgår för de första 15 månaderna. Därefter justeras ersättningen årsvis med omsorgsprisindex (OPI) som publiceras av Sveriges Kommuner och Landsting. Första gången indexjustering sker är 2020-01-01. Därefter sker indexjustering den 1 januari respektive år. Helårsersättningen uppräknas med det fastställda procenttalet för respektive år.
Det år avtalet löper ut ska omsorgsprisindex ur särskild tabell användas.
Endast definitivt OPI ska användas. Så länge endast ett preliminärt OPI finns publicerat ska ingen indexjustering göras. En retroaktiv avräkning ska göras av det definitiva OPI:et så snart detta är möjligt.
Det åligger leverantören att uppmärksamma, beräkna och fakturera den justerade ersättningen utifrån OPI. Belopp avseende indexjustering som faktureras senare än 6 månader efter det att definitivt OPI publicerats ersätts inte.
1.8 ELEKTRONISK FAKTURA
Vid integration baseras elektronisk faktura på något av formaten:
Enligt SFTI (exempelvis EDIFACT D96 INVOIC ESAP 6, ESAP 9.1, Svefaktura) Via leverantörsportal (Supplier Center)
Supplier Center är Visma Proceedo's operatörstjänst för avtalsleverantörer, denna tjänst är kostnadsfri för säljaren.
Aktuella operatörer i dagsläget är bland andra CGI, Visma SPCS, EVRY, Posten/Strålfors, Inexchange, Pagero, Swedbank och Nordea e-Banking m.fl.
1.9 ERSÄTTNING FÖR PARBOENDE
Vid parboende i samma lägenhet gäller att utföraren, utöver den ordinarie ersättningen, ges ersättning för den tillkommande partnern med halva ordinarie platspriset. Ersättning betalas endast för de månader som under minst halva månaden varit belagda. En månad ger en tolftedel av halva ordinarie platspriset. Ersättningen rekvireras i efterskott en gång per månad. Parboende beslutas av stadens biståndshandläggare.
1.10 OMVÅRDNADSAVGIFTER OCH MÅLTIDSERSÄTTNING
Äldrenämnden har rätt att ta ut omvårdnads- och serviceavgifter enligt Kommunfullmäktiges beslutade avgiftstaxa. Utförarens kostnader för mat ingår i driftsersättningen. Den enskildes avgift för maten är fastställd enligt kommunfullmäktiges årliga fastställda belopp. Måltidsintäkter från enskilda med måltidsabonnemang i särskilt boende, tillfaller äldrenämnden.
1.11 ERSÄTTNINGSSKYLDIGHET VID BETALNINGSANSVAR FÖR UTSKRIVNINGSKLAR Bedömning utskrivningsklar görs av läkare. Innan en patient är utskrivningsklar ska en vårdplan upprättas och justeras av parterna för att betalningsansvaret ska träda i kraft. Detta innebär att familjeläkaren tar över det medicinska ansvaret för patienten.
För utföraren innebär det att den enskilde ska kunna lämna sjukhuset omgående och att utföraren ska utföra nödvändiga insatser, om inte särskilda hinder enligt myndighetsutövarens uppfattning föreligger.
Om utföraren, inte åtar sig att utföra de insatser enskilde/patienten har behov av för att kunna återvända till bostaden, ska utföraren betala den avgift som kommunen ska betala, enligt avtal mellan Region Västmanland Västerås och Västerås stad.
1.12 Tolk
Utföraren ska anlita och bekosta tolk om behov uppstår.
1.13 LAGAR, FÖRORDNINGAR OCH STYRANDE DOKUMENT
- Utföraren ska följa lagstiftning, föreskrifter, förordningar, allmänna råd och rekommendationer och riktlinjer.
- Utföraren förväntas samverka i gemensamma utvecklingsuppdrag, initierade av nämnden.
- Utföraren ska följa aktuell lagstiftning gällande sekretess, sekretessprövning och tystnadsplikt och informera samtliga yrkesverksamma inom verksamheten om detta. Utföraren ansvarar för att sekretessbelagt material hålls inlåst och oåtkomligt för utomstående.
- Utöver ovanstående ska utföraren bedriva verksamheten utifrån nämndens och kommunfullmäktiges olika beslut om mål och styrkort, planer, riktlinjer, instruktioner och rutiner. Dessa uppdateras kontinuerligt på Västerås Stads hemsida.
- Utföraren ska anpassa sig efter eventuella förändringar som nämnden beslutar under avtalstiden. Om ytterligare dokument tillkommer under avtalstiden ska utföraren följa dessa.
1.14 ARBETSGIVARANSVAR
Utföraren har fullt arbetsgivaransvar för den anställda personalen, vilket innebär att vid varje tillfälle följa gällande lagar och föreskrifter och får inte vidta åtgärder som på något sätt strider mot dessa lagar och föreskrifter. Samma krav gäller för de underleverantörer som anlitas av utföraren. Utföraren ansvarar för löner, arbetsgivaravgifter och andra lagstadgade kostnader för sig och sin personal.
Utföraren och underleverantörer ska följa arbetsmarknadens villkor för sina anställda, som lägst ska motsvara de lägsta nivåer som följer av ett centralt kollektivavtal som tillämpas i Sverige på motsvarande arbetstagare för den aktuella branschen. Villkoren får dock inte anges till en lägre nivå än vad som följs av aktuella lagar.
Utföraren ska ha rutiner för att vidta åtgärder mot sin personal som misstänks för brott mot den enskilde.
Utförarens anställda, omfattande samtliga yrkeskategorier, ska erbjudas önskad tjänstgöringsgrad. Utföraren ska ha en rutin för erbjudande om önskad tjänstgöringsgrad, som är känd av samtliga medarbetare.
Utföraren ska redovisa för äldrenämnden när denne så önskar att anställningsvillkor uppfylls avseende den egna personalen. Äldrenämnden ges tillräcklig insyn för att på ett godtagbart sätt kunna fastställa att utföraren uppfyller ovanstående villkor.
Utföraren ska tillhandahålla och bekosta arbetskläder till personalen inkl. ombyte, liksom till vikarier och praktikanter. Utföraren ska anskaffa och bekosta all förekommande skyddsutrustning till personalen, ex. förkläden och handskar.
1.15 MEDDELARFRIHET
Den som arbetar i en privat verksamhet inom vård, skola och omsorg har motsvarande rätt som offentligt anställda att berätta om missförhållanden till media. Det gäller de verksamheter som helt eller delvis finansieras av skattemedel. Rätten att berätta om missförhållanden ingår i det så kallade meddelarskyddet.
Meddelarskyddet innebär också att den som bedriver verksamheten inte får efterforska vem som lämnat uppgifter till media.
1.16 PRAKTIKPLATSER
Äldrenämnden har för avsikt att erbjuda praktikplatser till elever/studenter i arbetsförlagda studier. I möjligaste mån ska utföraren bereda möjlighet att ta emot personer som är i behov av att utveckla sitt svenska språk eller andra yrkesfärdigheter, i rimligt förhållande till boendets storlek.
1.17 UNDERLEVERANTÖR
Utföraren får anlita underleverantör för del av uppdraget. Utföraren ska säkerställa att underleverantören är anmäld och registrerad i vårdgivarregistret hos Inspektionen för vård och omsorg, IVO.
Om utföraren väljer att anlita underleverantör är det utförarens skyldighet att se till att nämndens krav överförs på underleverantören. Underleverantören ska innan denne påbörjar sitt uppdrag, godkännas av beställaren.
1.18 SIDOÅTAGANDE
Utföraren äger rätt att erbjuda den enskilde även andra tjänster under förutsättning att det inte inkräktar på möjlighet att bedriva verksamhet enligt upprättat avtal. För andra tjänster än de som biståndsbeslutet beviljar och som den enskilde väljer att köpa av utföraren, har den enskilde eget betalningsansvar.
1.19 MEDBOENDE
Medboende är personen som flyttar med till särskilt boende utan att själv ha beviljats insatsen.
Medboende på äldreboende kan köpa måltids/tvätt abonnemang till pris som fastställs av utföraren med ansvar för driften av enheten. Abonnemanget betalas direkt till utföraren.
I beslutet om särskilt boende ingår städning, vilket innebär att den medboende inte kan beviljas städning då behovet redan är tillgodosett.
Medboende kan ansöka om andra hemtjänstinsatser för egen del. Det är då boendets personal som utför dessa insatser.
Medboende har inte rätt till hälso- och sjukvårdsinsatser i boendet, utan hänvisas till sin vårdcentral. Om medboende har rätt till hemsjukvård, utförs hälso- och sjukvården av boendets personal.
I de fall makar har valt att bo tillsammans i särskilt boende och den biståndsberättigade flyttar från boendet eller avlider, medför det att beslutet om särskilt boende avslutas och hyresavtalet sägs upp.
Utföraren ska vid behov stödja medboende i de kontakter som krävs för att söka annan bostad.
1.20 FÖRDELNING AV LÄGENHETER OCH MOTTAGNADE AV NY BOENDE Samtliga lägenheter inom servicehuset, fördelas genom stadens biståndshandläggare och därefter tecknar den enskilde hyreskontrakt med
fastighetsägaren. Den enskilde betalar hyran för sin lägenhet. Den enskilde har rätt att bo kvar i sin bostad till livets slut.
Enskild som har erbjudits en lägenhet, ska inom tre dagar lämna besked till biståndsenheten, om denne tackar ja eller nej till erbjudandet (antalet dagar kan komma att förändras). Inom den tiden ska också den enskilde ges möjlighet att bli förevisad lägenheten av utföraren på servicehuset. Enskilda ska kunna flytta in på servicehuset samtliga dagar i veckan, även helger.
Dialogen om inflyttningsdatum förs enbart mellan biståndshandläggare och enskild och anhörig/legal företrädare och styrs av inflyttningsdatumet enligt hyreskontraktet.
Biståndsenheten lämnar nödvändiga personuppgifter och beställning till utföraren via verksamhetssystemet.
Utföraren ansvarar för att ha rutiner för mottagande av och introduktion av ny boende. Utföraren ska ge skriftlig och muntlig information om för verksamheten väsentliga upplysningar. Informationen ska anpassas efter den enskildes förmåga att kognitivt ta in och bearbeta information.
Utföraren ansvarar för att till stadens IT-system via utförarportalen, överföra information om vem som bor i vilken lägenhet och när lägenheten är ledig. I ansvaret ligger att utföraren omgående ska anmäla det till boendesamordnare. Omgående innebär att anmälan ska göras via mejl, senast dagen efter att en plats är ledig, även helger.
1.21 VÄLFÄRDSTEKNOLOGI
Utföraren ska verka för att kompetens inom välfärdsteknologi finns tillgänglig för enheten för att utforma och tillgängliggöra stöd som bidrar till den enskildes självständighet.
Detta innebär att:
- Utforma och anpassa det egna utbudet av service och tjänster så att det går att tillgängliggöra via välfärdsteknologi, med syfte att bidra till ökad självständighet och minskat beroende.
- Informera, vägleda och handleda de enskilda i att använda välfärdsteknologi som kan bidra till möjligheten att leva ett liv som andra.
Detta gäller dels teknik som är var mans egendom, till exempel Smarta telefoner, läsplattor och appar, dels teknik som är förskrivningsbar och biståndsbedömd, till exempel planeringsverktyg, kognitiva stöd, larm och trygghetslösningar.
1.22 ADMINISTRATIVA SYSTEM
Utföraren beslutar själv om vilket IT-system som den vill använda som stöd i verksamheten. Äldrenämndens krav är att utförarens system möjliggör en integration med stadens utförarportal, för att kunna verkställa och avsluta beställningar.
Nedan är de verksamhetssystem som Västerås stad använder för närvarande:
- Pulsen Combine för dokumentation enligt SoL och LSS.
- ProCapita för dokumentation HSL.
- Prator för informationsöverföring vid samordnad vårdplanering mellan länets kommuner och Region Västmanland, Västerås.
Utföraren ska:
- Använda systemen på ett ändamålsenligt sätt.
- Införskaffa och bekosta SITHS – kort med kortläsare för åtkomst i utförarportalen.
- Utse behörig person att utbilda och handleda övrig personal på enheten i användandet av IT- systemet.
1.23 STÖD VID INKÖP OCH EKONOMI
Utföraren ska upprätta rutiner för ekonomisk säkerhet vid handhavande av den enskildes egna pengar och/eller värdeföremål. Berörd enskild och anhörig/legal företrädare ska informeras om rutinen. Utföraren ska ansvara för att det i genomförandeplanen framgår eventuella överenskommelser mellan den enskilde (eller legal företrädare) och utföraren.
1.24 LOKALER
Äldrenämnden hyr lokaler via Västerås stad, fastighetskontoret. Utföraren ges rätt att utan avgift disponera de lokaler som äldrenämnden ställer till utförarens förfogande enligt uppdraget under uppdragstiden. Lokalernas utformning och planlösning godkänns i och med uppdragets drift.
Gränsdragningslista, finns mellan fastighetskontoret och äldrenämnden som bland annat tydliggör ansvarsförhållanden.
Behov av lokalförändringar till exempel ombyggnationer, funktionsanpassningar etc. som föranleder ökade hyreskostnader för äldrenämnden, måste först godkännas/finansieras av äldrenämnden i samråd med fastighetskontoret innan åtgärden/ombyggnationen sker.
Om utföraren utan äldrenämndens godkännande förändrat lokalerna, vilket medför ökade kostnader, svarar utföraren för kostnadsfördyringen och eventuella återställningskostnader.
Utföraren har inga kostnader för elförbrukning.
1.25 LARM
Trygghetslarmsanläggningens fasta utrustning som redan finns i de särskilda boendeformerna ägs och bekostas, repareras och underhålls av larmägaren, enligt förteckning hos fastighetskontoret. Eventuella fel ska anmälas till larmägaren.
Utföraren bekostar, reparerar och underhåller utrustning, till exempel larmknappar, handenheter som hör till trygghetslarmet. Utföraren är även ansvarig för de vid övertagandet levererade larmtelefonerna och dess skick, underhåll och funktion, till exempel batteribyte och därtill hörande kostnader. Utföraren ska påtala funktionsbrister i trygghetslarmet och sådana kostnader svarar larmägaren för.
Larm ska ses som ett komplement till stöd av personal. Vid eventuella avbrott i larmfunktion ska utföraren ha rutiner för att svara mot den enskildes behov.
Larm ska besvaras omgående och åtgärdas snarast möjligt utan dröjsmål av snabbast möjliga tillgängliga personal. Utföraren ska se till att kunskap om larm och larmhantering finns hos all personal.
1.26 INVENTARIER/INVENTARIEFÖRTECKNING
Under avtalsperioden äger utföraren inventarierna. En inventarieförteckning ska föras kontinuerligt för redovisning vid avtalstidens upphörande. Denna utgör underlag vid en eventuellt kommande överlåtelse till annan utförare.
Inköp av inventarier till gemensamma utrymmen under pågående avtalstid bekostas av utföraren. Inventarierna ska vara anpassade för aktuell målgrupp, vad gäller utformning, komfort och design. Likaså svarar utföraren för möblering av gemensamma utrymmen och personalutrymmen.
Fasta inventarier som fastighetsägaren försett lokalerna med repareras och underhålls av fastighetsägaren.
Frånträdande utförare är skyldig att överlåta samtliga inventarier (exklusive data- telefoni utrustning) till ny utförare. Inventarier som, i enlighet med god redovisningssed, bokförts som tillgång och sedan avskrivits under ett antal år ska överlåtas till bokfört restvärde dock lägst 10 procent av anskaffningsvärdet.
Inför avtalstidens upphörande, eller inför upphandling av verksamhet som bedrivs i egen regi, ska utföraren inlämna inventarieförteckning.
Övriga inventarier, till exempel sådana som har kostnadsförts direkt i samband med anskaffningen, ska tas med i inventarieförteckningen och ingå i överlåtelsen, men utan att åsättas ett värde.
Av inventarieförteckningen ska framgå:
(Inventarier som bokförts som tillgång och på vilka avskrivning skett) Anskaffningsvärdet
Anskaffningstidpunkt Avskrivningstid Ackumulerade avskrivningar Bokfört restvärde
Övriga inventarier sammanställs på lämpligt vis, dock utan värde.
1.27 INREDNING/GEMENSAMMA LOKALER
Utföraren ska möjliggöra en lugn ljudmiljö och den fysiska miljöns utformning ska vara anpassad för målgruppen och underlätta deras möjligheter att orientera sig. Belysningen i lokalerna ska vara anpassad efter målgruppens behov.
Utföraren ska se till att gemensamma lokaler inreds enhetligt samt att färgval harmoniserar med varandra. Inredningen ska motsvara målguppens behov.
Inredningen i gemensamma lokaler ska vara funktionell, harmoniserande och hemlik. Det ska finnas tv i gemensamhetslokal liksom tillgång till aktuell samhällsinformation.
Deponerad konst som ägs av Västerås stad förvaltas av utföraren under uppdragstiden och återlämnas/överlämnas till ny utförare vid eventuellt upphörande.
Utföraren får inte ta emot donerade föremål.
När en enskilds lägenhet frånträds ansvarar den enskilde och/eller dess företrädare för att lägenheten töms på personliga ägodelar som till exempel möbler och andra föremål. Den enskilde och/eller dess företrädare står för eventuella kostnader för tömning av lägenheten.
Utföraren ansvarar för att en dokumenterad planering finns för nyanskaffning och inköp av möbler och inventarier.
Förekommande data- telefoni eller annan administrativ utrustning bekostas av utföraren.
1.28 NYCKELHANTERING
Utföraren ansvarar för att ha kända rutiner för nyckelhantering till både gemensamma utrymmen och till boendes lägenheter. Nycklar till läkemedelsförråd får enbart hanteras av legitimerad sjuksköterska. Utföraren ansvarar för och bekostar förkomna nycklar.
1.29 BESITTNINGSSKYDD
Parterna anser att det inte föreligger något hyresförhållande mellan äldrenämnden och utförare mot bakgrund av att nyttjandet av lokalerna är ett underordnat moment i detta avtal. Parterna är således överens om att lokalutnyttjandet är kopplat till driftsentreprenaden och att i det fall driftavtalet upphör någon fortsatt möjlighet för utföraren att nyttja lokalerna inte föreligger.
1.30 ÖVERGÅNG AV VERKSAMHET
Om verksamheten i framtiden övergår till en annan utförare, ska utföraren verka för att det görs med de enskildas bästa i fokus och med minsta möjliga störning i de enskildas dagliga liv och rutiner. Utföraren ska också verka för att övergången sker utan olägenhet för kommunen.
Rutiner för övergång omfattar:
- Inför verksamhetsövergång kallar beställaren frånträdande och tillträdande parter samt fastighetskontoret till ett planerings- och samverkansmöte. Syftet är att gemensamt upprätta handlingsplan för överlämnandet. Handlingsplanen ska beskriva ansvar och aktiviteter, tidplan samt eventuella risker.
- Tillsammans med ny utförare samverka i olika aktiviteter inför övergången. Till exempel information till enskilda, personal och anhöriga.
- Medverka på överlämningsmöte sista dagen för uppdraget tillsammans med ny utförare med syfte att överlämna det som är nödvändigt för verksamheten. Till exempel nycklar, gå igenom lokaler och stämma av inventarier, viktiga rutiner för verksamheten, stämma av de enskildas ekonomiska medel, social dokumentation och HSL-dokumentation.
- Utföraren ska på överlämningsmötet lämna en kopia på den information och dokumentation som behövs, för att insatserna ska kunna utföras på ett ändamålsenligt och säkert sätt, till den nya utföraren. Observera att samtycke krävs av den enskilde innan överlämning av information och
dokumentation sker. Om inget samtycker finns ska dokumentationen överlämnas till beställaren sista dagen för uppdraget.
- Förnödenheter enligt checklista ska finnas för 14 dagar efter verksamhetsövergång.
- Besiktning av lokalerna sker i samband med tillträde och frånträde. Lokalerna ska lämnas väl flyttstädade vid övergång.
1.31 PÅPEKANDE FRÅN TILLSYNSMYNDIGHET
Utföraren skall utan dröjsmål meddela beställaren i de fall tillsynsmyndighet gör anmäld/oanmäld inspektion vid verksamheten. Tillsyner kan göras i verksamheten av statliga tillsynsmyndigheter så som Inspektionen för vård- och omsorg (IVO) eller Arbetsmiljöverket (AMV) med flera. Tillsyn kan även göras av Räddningstjänsten eller kommunens enhet för miljö- och hälsa.
Underlåter utföraren att vidta åtgärder krävs av tillsynsmyndighet och som ryms inom utförarens ansvarsområde, kan nämnden på utförarens bekostnad vidta nödvändiga åtgärder.
Utföraren ska ansvara för- och bekosta de åtgärder som kan komma att krävas på grund av påpekanden från tillsynsmyndigheten efter granskning av verksamheten.
1.32 NÄMNDENS KVALITET OCH UPPFÖLJNING
Utföraren är skyldig att ha ett kvalitetsledningssystem enligt aktuell författning. Nämnden genomför olika former av uppföljning, som kan ske via besök i verksamheten med utgångspunkt i uppdraget, enkätundersökning, intervjuer eller observationsstudier.
Resultaten av nämndens uppföljning av uppdraget, kan läsas på webben tillsammans med protokoll för nämndens sammanträde.
Utföraren ska:
- Medverka i nämndens uppföljning av verksamheten.
- På begäran medverka vid nämndens sammanträde och muntligt och/eller skriftligt redogöra om verksamheten.
- Årligen inlämna en skriftlig verksamhetsberättelse enligt nämndens instruktion.
- Hantera nämndens enkäter för brukarundersökning enligt nämndens instruktion.
- Delge resultaten av utförarens egenkontroll, enligt nämndens begäran.
1.33 FULLGÖRANDEGARANTI
Utföraren ska fullgöra de villkor som anges. Om förändring sker i utförarens verksamhet, vilka försvårar eller omöjliggör fullgörande av åtagande, ansvarar utföraren för att ersätta nämndens eventuella merkostnader. Samma gäller om nämnden av andra skäl lidit skada på grund av hur utföraren utför uppdraget. Utföraren förbinder sig att omedelbart rätta till iakttagna fel och brister i sin verksamhet.
1.34 HÅLLBAR UTVECKLING
Utföraren ska verka för en hållbar utveckling, som innebär:
- Ekologisk hållbarhet- minskad klimatpåverkan, skyddande av natur- och kulturtillgångar, minskad mängd- och spridning av skadliga ämnen, samt arbete för ett energi- och resurseffektivt samhälle.
- Social hållbarhet- byggande av långsiktigt stabilt och dynamiskt samhälle, där grundläggande mänskliga behov uppfylls.
- Ekonomisk hållbarhet- ansvarstagande av medborgarnas skattepengar utifrån ett totalekonomiskt perspektiv.
- Kulturell hållbarhet- att ge utrymme för olika former av kulturella möten och aktiviteter samt ta tillvara olika kulturella erfarenheter och bakgrunder.
1.35 FÖRSÄKRING
Fastigheten försäkras genom fastighetsägaren. Den enskilde tecknar en egen hemförsäkring.
Utföraren är i förhållande till beställaren ansvarig för dennes eventuella skadeståndsskyldighet gentemot tredje man för skador som uppkommit i utförarens verksamhet.
Krav från skadelidande ska i första hand regleras av utföraren eller utförarens försäkringsbolag.
Utföraren ska:
- Teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra försäkringar som håller nämnden skadelös vid skada.
1.36 ANSVAR SKADOR
Utföraren ansvarar för samtliga person- och sakskador som uppkommer genom fel eller försummelse hos utföraren, eller för annan för vilken utföraren ansvarar i samband med åtagande enligt detta uppdrag.
1.37 BRANDSKYDD OCH KRISHANTERING
Utföraren ska arbeta i enlighet med lagen om skydd mot olyckor, samt allmänna råd om skydd mot olyckor. Bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete.
Dokumentera brandskyddsarbetet och vid verksamhetsövergång lämna vidare till den tillträdande utföraren. Se till att det finns en dokumenterad, definierad ansvarsfördelning mellan ägare och nyttjanderättshavare för systematiskt brandsskyddsarbetet.
Utföraren ska se till att det finns en plan i händelse av kris. Planen ska bland annat innehålla information, kontaktuppgifter och flöde för behov av utrymning i samband med en krissituation.
1.38 AVVIKELSEHANTERING
Utföraren skall informera beställaren om avvikelser från beställning, förändringar i den boendes vårdbehov eller andra viktiga förändringar i den boendes situation, som kan föranleda behov av åtgärder från beställaren.
Avvikelser är ett samlingsbegrepp för klagomål och synpunkter samt Xxx Xxxxx. Utförare ska i enlighet med kraven i SOSFS 2011:9 om Ledningssystem för
systematiskt kvalitetsarbete själva ta emot, utreda och åtgärda klagomål och synpunkter samt rapporter enligt Xxx Xxxxx gällande den egna verksamheten. Beställaren behöver få del av uppgifter för verksamhetsuppföljning på aggregerad nivå så som antal, typ, åtgärd och analys av bakomliggande orsaker.
Utförare ska omgående informera om:
- När allvarliga missförhållanden/risker för allvarliga missförhållanden inträffat som föranleder att utförare/leverantör gör en anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (XXX), gällande Xxx Xxxxx.
- Allvarlig händelse som har inträffat.
Utföraren ska halvårsvis rapportera:
- Xxxxx, typ och åtgärd gällande inkomna klagomål och synpunkter.
- Xxxxx, typ och åtgärd gällande rapporter och utredningar enligt Xxx Xxxxx (inklusive missförhållanden/risker för allvarliga missförhållanden).
- En analys av bakomliggande orsaker till samtliga avvikelser, samt redogöra för vad som gjorts för att liknande avvikelser inte ska hända igen.
Avvikelser är ett samlingsbegrepp för negativa händelser och tillbud samt Lex. Xxxxx. Utföraren ska i enlighet med kraven i SOSFS 2011:9 om Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ansvara för att det ledningssystem som ska finnas, innehåller de processer och rutiner som behövs för att säkerställa de krav som ställs enligt lagen.
Utföraren ska skyndsamt informera hälso- och sjukvårdsstrateg och beställare på sociala nämndernas förvaltning om en allvarlig händelse har inträffat.
Tillsammans gör de en överenskommelse om fortsatt kommunikation i ärendet.
Verksamheten ska redovisa avvikelser avseende kvalitetsindikatorerna kommunikation och information, fall, trycksår, undernäring, munhälsa, läkemedel, fördröjd, utebliven eller felaktigt utförd vård och behandling, infektioner och smittspridning samt för medicintekniska produkter. Dessa avvikelser redovisas i särskild avsedd webbenkät. I webbenkäten redovisas också antal allvarliga händelser som utretts, samt hur många av dem som lett till en Lex Mariautredning.
Verksamheten ska i anslutning till årsredovisning redovisa en mer samlad rapport över patientsäkerhetsarbetet på ett, av sociala nämndernas förvaltning i förväg beskrivet, strukturerat sätt.
1.39 INSYN
Västerås kommun, äldrenämnden är enligt lag skyldig att beakta allmänhetens rätt till insyn i kommunal verksamhet, som bedrivs på entreprenad. Utföraren ska därför lämna sådana uppgifter, som allmänheten efterfrågar, dock ej uppgifter om enskilda individer. Förutsättningen för denna skyldighet är att utföraren och äldrenämnden är ense om att uppgiften har den karaktären att den kan tillhandahållas allmänheten.
1.40 INFORMATIONSSKYLDIGHET
På Västerås stads hemsida publiceras alla utförare som information till allmänheten.
Vid förändring av dessa uppgifter ska utföraren omgående meddela det till beställaren.
1.41 SANKTIONER
Utföraren ska vid var tid uppfylla samtliga åtaganden enligt avtalet och omedelbart åtgärda fel eller brister.
Om utföraren inte fullgör sina åtaganden i enlighet med avtalsvillkoren har beställaren rätt att reducera ersättningen till utföraren.
Reduktionens storlek beror på hur allvarlig bristen är och utgår per påbörjad vecka som bristen föreligger. Reduktionen startar från och med det datum den påtalats av beställaren, till och med det datum då den åtgärdats av utföraren och utföraren meddelat beställaren om detta.
Sanktionen upphör från och med det datum då utföraren har meddelat beställaren om åtgärden under förutsättning att åtgärden godkänns av beställaren. Skulle åtgärden inte godkännas löper sanktionen till och med det datum då utföraren uppnår ett godkännande av åtgärden.
Mindre brister
Mindre brister sådana som kan åtgärdas samma dag eller senast nästkommande arbetsdag. Det kan vara exempelvis information i allmänna utrymmen som är inaktuella eller felaktiga, andra smärre brister som är enkla att åtgärda omgående.
Allvarliga brister
Vid allvarliga brister, vilka är brister som kan riskera att enskilda som beviljats bistånd inte får den omvårdnad och trygghet som skäligen kan förväntas, uppgår reduktionen till 2 procent av det månatliga kontraktsvärdet.
Exempel på allvarliga brister är; att det saknas eller finns otydliga genomförandeplaner, att utförarens ledning och styrning inte garanterar säker och trygg vård och omsorg, att utförarens metoder och arbetssätt inte grundar sig på forskning eller beprövad erfarenhet eller, att anställda inte har tillräcklig kompetens för att ge kvalificerat stöd och omvårdnad. Allvarliga brister kan dessutom vara återkommande oriktiga uppgifter i underlag för utbetalning av ersättning.
Synnerligen allvariga brister
Vid synnerligen allvarliga brister, vilka är brister som kan leda till att enskilda kan komma till skada eller påverka deras livssituation eller hälsa negativt, eller underlåtenhet att lämna rätt uppgifter som kan påverka nämndens ekonomi negativt, uppgår reduktionen till 5 procent av det månatliga kontraktsvärdet.
Exempel på synnerligen allvarliga brister är; att inte uppmärksamma eller omedelbart avhjälpa och rapportera missförhållanden gentemot de enskilda eller deras anhöriga, att utnyttja den enskildes beroendeställning, att underlåta att rapportera allvarliga brister till beställaren. Synnerligen allvarliga brister är också att systematiskt utlämna oriktiga uppgifter, eller underlåtenhet att lämna korrekta uppgifter, för utbetalning av ersättning eller andra uppgifter som kan påverka beställarens ekonomi i negativ riktning.
Vid beräkning av reduktionen enligt denna punkt skall det månatliga kontraktsvärdet beräknas till summan av den ersättning som utföraren enligt avtalet har rätt till avseende månaden före det att bristen påtalats. Om det förekommer stora variationer i ersättningen, från en månad till en annan, skall beräkningen istället grunda sig på medelvärdet av maximalt de sex föregående månadernas ersättning.
Andra påföljder
Beställarens rätt att reducera ersättningen till utföraren begränsar inte rätten till andra påföljder vid utförarens avtalsbrott, såsom skadestånd och prisavdrag, eller rätten till hävning. Eventuellt skadestånd skall emellertid minskas med tidigare genomförda reduceringar, dock aldrig till mindre än noll kronor.
1.42 HÄVNING AV AVTAL
Äldrenämnden får häva ingånget avtal om utföraren inte fullgör sina åtaganden, trots begäran och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Avtalsbrott av väsentlig betydelse och därmed hävningsgrund föreligger bl.a. om utföraren saknar fungerande rutiner och system för kvalitetssäkring eller om tillsynsmyndigheten riktat allvarlig kritik mot verksamheten och kritiken inte föranlett nödvändig rättelse.
Skäl för hävning föreligger om beställaren genom kontroll enligt kap. 13, LOU. eller på annat sätt får kännedom om att utföraren enligt en dom som fått laga kraft är dömd för brott som innefattar: organiserad brottslighet, bedrägeri, penningtvätt, finansiering av terrorism, terroristbrott, människohandel.
Hävningsgrund föreligger dessutom om utföraren försätts i konkurs eller annars befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden eller om utföraren inte fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter.
Om utföraren bryter mot de krav på företaget, tjänsten som utföraren skriftligt har bekräftat att de accepterar, äger äldrenämnden rätt att häva avtalet med omedelbar verkan.
Innan uteslutning på grund av orsaker som angivits ovan kommer utföraren ges möjlighet att yttra sig över de omständigheter som enligt myndigheter utgör skäl för uteslutning.
1.43 ÖVERLÅTELSE
Upprättat kontrakt få inte överlåtas på annan utan beställarens skriftliga medgivande. Vid företagsöverlåtelse har beställaren rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Det åligger utföraren att i förväg skriftligen informera beställaren om planerade ägarförändringar.
1.44 OMFÖRHANDLING
Part får påkalla omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om väsentligt ändrade förhållanden gör att bestämmelsen motverkar parternas gemensamma
målsättning, t ex vid stora/omfattande förändringar i lagstiftningen eller myndighetsbeslut. Vårdtyngdsförändringar under avtalsperioden är inte skäl för omförhandling. Vid eventuell förlängning av avtal kan någon av parterna påkalla omförhandling, om vårdtyngden har förändrats markant.
Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten. Anmälan ska vara skriftlig. Detta åberopande befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd avtalsförpliktelse.
1.45 EXTRA ORDINÄRA INSATSER
Vid eventuell händelse som kräver insatser utöver det normala, ska dessa hanteras enligt ansvars-, likhets- och närhetsprincipen. Västerås stad har ett upprättat dokument för detta och grunden för utformningen är Socialtjänstlagen samt Lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap.
1.46 BEFRIELSEGRUNDER, FORCE MAJEURE
Om fullgörandet av avtalet förhindras av omständighet som parterna ej kan råda över såsom arbetskonflikt (ej orsakad av utföraren), åsknedslag, eldsvåda, krig, mobilisering, eller militärinkallelse av större omfattning, rekvisition, beslag, myndighetsbestämmelser, uppror och upplopp, ska detta utgöra befrielsegrund som medför tidsförskjutning och befrielse från förseningsavgift och andra påföljder. Om sådan händelse inträffar ska parterna dock göra allt som är möjligt för att nedbringa skadeeffekterna.
Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras på grund av force majeure- händelse för längre tid än 1 månad äger vardera parten utan ersättningsskyldighet skriftligen häva avtalet.
Det åligger part som önskar åberopa force majeure till befrielse från åtagna förpliktelser att utan dröjsmål skriftligen underrätta motparten härom.
Motsvarande ska gälla när omständighet som part åberopat till befrielse från åtagna förpliktelser upphör.
Beställaren behåller dock sin rätt enligt stycket om hävning.
Vad ovan sagts ska äga motsvarande tillämpning beträffande åtaganden som åvilar beställaren att göra.
1.47 TVIST
Tvist med anledning av detta avtal ska avgöras i svensk domstol med tillämpning av svensk rätt på beställarens hemort.
1.48 PUBLICERING AV AVTAL
Utföraren medger att tecknat avtal får publiceras i beställarens avtalsbas.
1.49 UTVÄXLANDE AV AVTAL
Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna tagit varsitt.
Ort datum Ort Datum
…………………………………… ………………………………
Namn Namn
Direktör Befattning
Sociala nämndernas förvaltning Företag
SIQ´s Kvalitetsmodell för uppföljning och utvärdering inom äldreomsorgen
Innehållsförteckning
1. SIQs Kvalitetsmodell äldreomsorg 2
1.1 Systematiken 2
1.1.1 Hur gör ni för att…? 2
1.1.2 I vilken omfattning tillämpar ni det ni gör? 2
1.1.3 Vilket resultat leder det till? 2
1.1.4 Hur gör ni för att utvärdera och förbättra det ni gör? 3
1.2 Strukturen 3
1.3 Kulturen = Grundläggande Värderingar 25
1.4 Utvärderingsprocessen 26
1.5 Utvärdering 29
1.5.1 Utvärderingsdimensioner 29
1.5.2 Xxxxxxxxxxx 29
1.5.3 Utvärderingsmatris 31
1.5.4 Poängsammanställning och fastställande av kvalitetsnivå 31
1.6 Utvärderingsunderlag 32
1.6.1 Översikt 32
1.6.2 Verksamhetsbeskrivning 33
1.7 Kompetenskrav och urvalsgrunder 33
1.8 Utvärderingsunderlag för uppföljning 34
1.9 Kriterier som ingår i uppföljning 34
1.10 Utvärderingsdimensioner 34
1.11 Åtgärder vid avvikelser under avtalsperioden 34
1. SIQs Kvalitetsmodell äldreomsorg
Kvalitetsmodellen för äldreomsorg utgår från SIQs Modell och bygger liksom SIQs Modell på de tre hörnpelarna:
• systematiken – ett sätt att ställa frågor som leder till insikt
• strukturen – en mall för vilka frågor som ska ställas
• kulturen – grundläggande värderingar som vägleder beslut och handling
1.1 Systematiken
Ett sätt att ställa frågor som leder till insikt om hur den egna verksamheten fungerar, det vill säga hur man producerar varor och tjänster. Det är först när denna process tydliggörs, inklusive den följd av logiskt sammankopplade aktiviteter som ger upphov till varorna och tjänsterna, som förbättringar kan göras. Modellen underlättar att komma fram till denna insikt genom systematiskt ställa följande fyra frågor:
1.1.1 Hur gör ni för att…?
Har ni ett medvetet valt, genomarbetat, metodiskt, integrerat och organiserat sätt för att angripa det som modellens frågeställning berör? Genomsyras också detta arbetssätt av de grundläggande värderingarna bakom modellen? (Se hörnpelaren “kulturen” nedan) Om så är fallet är det valda arbetssättet att anse som ett systematiskt arbetssätt enligt modellen. Präglas också arbetssättet av att det förebygger fel, problem och risker genom framsynthet, förutseende och planering? Om så är fallet är det valda arbetssättet att också anse som ett förebyggande arbetssätt enligt modellen.
Utvärdering av arbetssätt sker både i samband med anbudsgivningen och under löpande avtalsperiod.
1.1.2 I vilken omfattning tillämpar ni det ni gör?
Det räcker inte med att det finns systematiska och förebyggande arbetssätt. För att de ska leda till avsedda resultat/effekter måste arbetssätten tillämpas där de är relevanta att tillämpa integrerat i hela organisationen, i alla processer, för alla varor och tjänster och vid relevanta tillfällen.
Utvärdering av tillämpning kommer inte att ske vid utvärdering i samband med anbudsgivningen, utan blir föremål för utvärdering/bedömning först under löpande avtalsperiod.
1.1.3 Vilket resultat leder det till?
Resultaten är det yttersta beviset på att rätt arbetssätt valts och tillämpats. För att kunna följa upp verksamheten och dess utveckling på ett adekvat sätt är det viktigt att resultat ställs mot egna målvärden och om möjligt mot motsvarande värden hos ledande organisationer och konkurrenter. Resultatredovisningen bör även spegla alla de aspekter som modellens frågeställning berör och omfatta relevanta områden, segment och processer.
Utvärdering av resultat kommer inte att ske vid utvärdering i samband med anbudsgivningen, utan blir föremål för utvärdering/bedömning först under löpande avtalsperiod.
1.1.4 Hur gör ni för att utvärdera och förbättra det ni gör?
En av modellens grundläggande värderingar är ständiga förbättringar. Därför efterfrågas, dels hur organisationen utvärderar de arbetssätt som valts och i vilken omfattning de tillämpas, dels hur såväl arbetssätten som tillämpningen förbättras. Bedrivs en systematisk utvärdering av det som görs och åstadkommes? Bedrivs ett systematiskt förbättringsarbete baserat på utförda utvärderingar och dragna lärdomar? Ständiga förbättringar bygger på att man återkommande och regelbundet ställer sig dessa frågor.
Utvärdering av arbetssätt sker både i samband med anbudsgivningen och under löpande avtalsperiod.
1.2 Strukturen
En allmän organisationsmodell utgör stommen utifrån vilken frågorna ställs. Den sätter kunder, medarbetare och processer i fokus. Modellen indelas i sju kriterier:
1 Ledarskap
2 Information och analys
3 Verksamhetens planering
4 Medarbetarnas engagemang och delaktighet 5 Verksamhetens processer
6 Verksamhetens resultat
7 Kundtillfredsställelse
Dessa kriterier indelas sedan i mer detaljerade delkriterier, i vissa fall med underpunkter, som vid anbudstillfället bedöms ur dimensionerna arbetssätt, utvärdering och förbättring. För kvalitetsmodellen för äldreomsorg för utvärdering av anbudsgivares verksamhetsutveckling framgår dessa frågor/punkter av nedanstående sammanställning.
Liksom SIQs Modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling bygger den nu aktuella kvalitetsmodellen för upphandling och uppföljning av äldreomsorg på att man anlägger en helhetssyn. Modellens olika delar hänger ihop genom att bl a belysa samma område ut flera perspektiv. Detta är en styrka hos modellen.
Kriterier och delkriterier
1 Ledarskap .................................................................................................80 p
1.1 Organisationens ledning .......................................................................................... 40 p
1.2 Ledarskap för ständiga förbättringar ................................................................... 40 p
2 Information och analys….. ......................................................................80 p
2.1 Xxxxxxxxx och användning av information ............................ 80 p 3 Verksamhetens planering.................................................................... 80 p 3.1 Verksamhetens planering ............................................................... 80 p 4 Medarbetare ................................................................................................80 p 4.1 Strategisk kompetensutveckling ............................................................................ 20 p 4.2 Individuell kompetensutveckling ........................................................................... 20 p 4.3 Medarbetarnas engagemang och delaktighet ................................................ 20 p 4.4 Arbetsmiljö och arbetstillfredsställelse................................................................ 20 p
5 Processer .................................................................................................. 80 p
5.1 Processledning .......................................................................................................... 20 p
5.2 Etablering och avveckling ........................................................................................ 20 p
5.3 Förbättring av verksamhetens processer ........................................................... 20 p
5.4 Samverkan med leverantörer och partners........................................................ 20 p
6 Resultat .................................................................................................. 500 p
6.1 Resultat – Kunder ....................................................................................................200 p
6.2 Resultat – Medarbetare ..........................................................................................100 p
6.3 Resultat – Processer ...............................................................................................100 p
6.4 Resultat – Samverkan med leverantörer och partners ..............................100 p 7 Xxxxxx.................................................................................................... 100 p 7.1 Kundförväntningar .................................................................................................... 40 p
7.2 Samverkan med kunder .......................................................................................... 30 p
7.3 Mätning av kundtillfredsställelse ........................................................................... 30 p
1 Ledarskap 80 p
1.1 Organisationens ledning1 40 p
Delkriteriet avser hur organisationens högsta ledning genom personligt engagemang och föredöme arbetar med kvalitetsutveckling.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur är organisationens högsta ledning personligen engagerad i att verksamheten utvecklas utifrån kundernas behov?
B. Hur förankrar ledningen personligen organisationens verksamhetsidé, vision och värdegrund hos medarbetarna?
C. Xxx analyserar ledningen personligen tillsammans med medarbetarna verksamhetens utveckling och resultat2?
D. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
E. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
1 Avser person/-er i organisationens högsta ledning, ofta enhetschefen, enligt Översikten.
2 Avser alla typer av resultat, både ur ett linje- och processperspektiv
1.2 Ledarskap för ständiga förbättringar 40 p
Delkriteriet avser hur ledare inom alla delar av verksamheten arbetar med kvalitetsutveckling.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Xxx arbetar ledare med ständiga förbättringar utifrån ett kundorienterat synsätt?
B. Hur utvecklar ledare organisationens verksamhetsidé, vision och värderingar tillsammans med medarbetarna?
C. Hur redovisar ledare verksamhetens utveckling för medarbetarna utifrån resultat3, mål och handlingsplaner?
D. Xxx utvecklar ledare och medarbetare tillsammans strategier, mål och handlingsplaner för sitt gemensamma ansvarsområde?
E. Xxx utvecklar ledare och medarbetare tillsammans utifrån det gemensamma ansvarsområdet mål och handlingsplaner för varje medarbetare?
F. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
G. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
2 Information och analys 80p
2.1 Hantering och användning av information 80 p
Delkriteriet avser hur information som behövs för att driva verksamheten4 lagras och uppdateras, hur den är relevant, tillförlitlig, lättillgänglig och säker samt hur den används.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur lagrar och uppdaterar ni information som behövs för er verksamhet?
B. Hur ser ni till att informationen är relevant och tillförlitlig?
C. Hur gör ni informationen lättillgänglig för användare?
D. Hur säkerställer ni att informationen inte sprids till obehöriga?
E. Hur använder ni information för analys och beslut?
F. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
G. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
4 T ex information som är kundrelaterad, medicinsk, medarbetarrelaterad, ekonomisk
3.1 Verksamhetens planering 80 p
Delkriteriet avser hur ni tar fram strategier, mål och handlingsplaner för verksamheten och dess utveckling, samt hur ni involverar berörda intressenter i arbetet.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att utveckla strategier, mål och handlingsplaner?
B. Hur gör ni för att samverka med medarbetare, kunder5, partners6, leverantörer7 och andra när ni tar fram strategier, mål och handlingsplaner?
C. Hur gör ni för att i planeringen ta reda på och använda information om vad som sker i vår omvärld?8
D. Hur gör ni för att i planeringen använda fakta om verksamheten9?
E. Hur gör ni för att säkerställa att tillräckliga resurser finns tillgängliga?
F. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
G. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
5 Avser enskilda, vårdtagare, patienter, anhöriga, gäster m.fl.
6 Avser uppdragsgivaren/beställaren
7 Avser leverantörer som levererar till huvudprocesserna (kost, läkemedel, hygienartiklar)
8 Kan gälla t ex förändringar i nationella register, hälso- och sjukvårdslagen, senaste evidence i forskning, ekonomiska och politiska förutsättningar som kan komma att förändras.
9 Avser alla typer av fakta, inte enbart ekonomiska. Omfattar även synpunkter, klagomål, incidenter etc.
80 p
4.1 Strategisk kompetensutveckling 20 p
Delkriteriet avser hur ni utifrån övergripande strategier, mål och handlingsplaner planerar och utvecklar organisationens samlade kompetens.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att utifrån vision, strategi och mål ta reda vad verksamheten behöver för kompetens nu och i framtiden?
B. Hur gör ni för att utveckla verksamhetens samlade kompetens11?
C. Hur gör ni för att mäta organisationens samlade kompetens?
D. Hur gör ni för att sätta mål för organisationens samlade kompetens?
E. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
F. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
10 Som medarbetare räknas även ledare
11 Kan exv vara utveckla organisationsformer, arbetssätt, yrkesroller, utbildning, träning, rekrytering
4.2 Individuell kompetensutveckling 20 p
Delkriteriet avser hur ni utifrån strategier, mål och handlingsplaner för den strategiska kompetensutvecklingen tar fram utvecklingsplaner för varje medarbetare och hur kompetensutveckling genomförs.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att ta fram mål och handlingsplaner för varje medarbetares kompetensutveckling?
B. Hur gör ni för att samordna medarbetarnas önskemål om kompetensutveckling med verksamhetens kompetensbehov12?
C. Hur gör ni för att introducera nya medarbetare i verksamheten?
D. Hur gör ni för att ge medarbetarna möjlighet till lärande och utveckling för nuvarande och framtida uppgifter och ansvarsområden?
E. Hur gör ni för att mäta varje medarbetares kompetens?
F. Hur gör ni för att sätta mål för varje medarbetares kompetens?
G. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
H. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
12 Här ska ingå patientsäkerhet
4.3 Medarbetarnas engagemang och delaktighet 20 p
Delkriteriet avser hur ni får alla medarbetare att engagera sig i verksamheten och dess utveckling.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni det möjligt för medarbetare att vara engagerade i verksamhetens utveckling?
B. Hur stimulerar ni till innovation, kreativitet och ständiga förbättringar?
C. Hur ger ni medarbetare möjlighet till ökade befogenheter i takt med stigande engagemang och kompetens?
D. Hur gör ni för att ge erkännande och uppmuntran till framgångsrikt förbättringsarbete och andra goda insatser?
E. Hur gör ni för att mäta medarbetares engagemang och delaktighet?
F. Hur gör ni för att sätta mål för medarbetares engagemang och delaktighet?
G. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
H. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
4.4 Arbetsmiljö och arbetstillfredsställelse 20 p
Delkriteriet avser hur ni skapar och upprätthåller en god arbetsmiljö. Beskriv kort de viktigaste arbetssätten och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att skapa en god arbetsmiljö?
B. Hur gör ni för att mäta och sätta mål för en god arbetsmiljö?
C. Hur gör ni för att skapa arbetstillfredsställelse?
D. Hur gör ni för att mäta och sätta mål för arbetstillfredsställelse?
E. Hur gör ni för att stödja missnöjda eller otillfredsställda medarbetare och förbättra deras situation?
F. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
G. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
5 Verksamhetens processer 80 p
5.1 Processledning 20 p
Delkriteriet avser hur ni etablerar och utvecklar övergripande arbetssätt för att styra och utveckla verksamhetens processer13 samt hur ni får dem att samverka.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att beskriva de viktigaste processerna14 och kraven på dem?
B. Xxx säkerställer ni att ledare och medarbetare har kunskap om processerna?
C. Hur gör ni för att mäta och sätta mål för hur väl ni lyckas styra de viktigaste processerna?
D. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
E. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
13 Syftar på huvud-, lednings-, del- och stödprocesser.
14 Xxxxxxxx även rehabilitering
5.2 Etablering och avveckling 20 p
Delkriteriet avser hur ni etablerar respektive avvecklar en verksamhet.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att styra och följa upp processer för att uppnå en problemfri etablering?
B. Hur gör ni för att styra och följa upp processer för att uppnå en problemfri avveckling?
C. Hur gör ni för att upptäcka och utreda grundorsaker till avvikelser och problem som uppstår i dessa processer, vidtar åtgärder och förvissar om att problemen är lösta?
D. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
E. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
5.3 Förbättring av verksamhetens processer 20 p
Delkriteriet avser hur ni förbättrar verksamhetens processer.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att upptäcka behov av förbättringar15 och fånga upp problem16 i processerna?
B. Hur gör ni för att utreda möjligheter till förbättringar och undanröja grundorsaker till problem?
C. Hur gör ni för att följa upp att förbättringar i processerna leder till önskat resultat?
D. Hur gör ni för att genomföra förbättringar av processerna?
E. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
F. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
15 Omfattar att kontinuerligt göra riskbedömningar
16 Med problem avses också incidenter, vårdskador och andra avvikelser
16
5.4 Samverkan med leverantörer och partners17 20 p
Delkriteriet avser hur ni i samverkan med leverantörer18 och partners19 säkerställer och förbättrar processer, varor och tjänster.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att välja leverantörer och partners utifrån strategier, mål och handlingsplaner?
B. Hur gör ni för att samverka med leverantörer och partners?
C. Hur gör ni för att samverka med leverantörer och partners vid förändringar av processer, varor och tjänster som rör gemensamma områden?
D. Hur gör ni för att mäta och sätta mål för leverantörers och partners förmåga att möta överenskomna krav?
E. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
F. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
17 Leverantörer och partners redovisas i Översikten
18 Avser leverantörer som levererar till huvudprocesserna (kost, läkemedel, hygienartiklar)
19 Xxxxx uppdragsgivaren/beställaren
OBS! Utvärdering av avsnitt 6, sker under avtalstiden med vinnande anbudsgivare
6 Resultat 500 p
6.1 Resultat – Kunder20 200 p
Delkriteriet avser redovisning av resultat som hänför sig till ert arbete med att tillfredsställa era kunder, enligt kriterium 7.
Redogör kort för de viktigaste resultaten från mätningar inom området, såväl trender som nivåer.
A. Redovisa resultat i jämförelse med uppställda mål.21
B. Beskriv kort resultatens relevans och härledbarhet till valda arbetssätt.
20 Resultatkriterierna utvärderas inte vid upphandlingstillfället, utan blir föremål för utvärdering först under avtalsperioden.
21 Mål kan avse mål uppsatta av såväl beställaren som anbudsgivaren.
6.2 Resultat – Medarbetare22 100 p
Delkriteriet avser redovisning av resultat som hänför sig till arbetssätten enligt kriterium 4.
Redogör kort för de viktigaste resultaten från mätningar inom området, såväl trender som nivåer.
A. Redovisa resultat avseende medarbetares kompetens i jämförelse med uppställda mål.23
B. Redovisa resultat avseende medarbetares engagemang och delaktighet i jämförelse med uppställda mål.
C. Redovisa resultat avseende medarbetares arbetstillfredsställelse i jämförelse med uppställda mål.
D. Redovisa resultat avseende arbetsmiljön i jämförelse med uppställda mål.
E. Beskriv kort resultatens relevans och härledbarhet till valda arbetssätt.
22 Resultatkriterierna utvärderas inte vid upphandlingstillfället, utan blir föremål för utvärdering först under avtalsperioden.
23 Mål under A-E kan avse mål uppsatta av såväl beställaren som anbudsgivaren.
6.3 Resultat – Processer24 100 p
Delkriteriet avser redovisning av resultat som hänför sig till ert arbete med att styra och förbättra era processer, enligt kriterium 5.
Redogör kort för de viktigaste resultaten från mätningar inom området, såväl trender som nivåer.
A. Redovisa resultat avseende processer i jämförelse med uppställda mål.25
B. Beskriv kort resultatens relevans och härledbarhet till valda arbetssätt.
24 Resultatkriterierna utvärderas inte vid upphandlingstillfället, utan blir föremål för utvärdering först under avtalsperioden.
25Mål kan avse mål uppsatta av såväl beställaren som anbudsgivaren.
6.4 Resultat – Samverkan med leverantörer och partners26 100 p
Delkriteriet avser redovisning av resultat som hänför sig till er samverkan med leverantörer och partners enligt kriterium 5.4.
Redogör kort för de viktigaste resultaten från mätningar inom området, såväl trender som nivåer.
A. Redovisa resultat avseende samverkan med leverantörer och partners i jämförelse med uppställda mål.27
B. Redovisa resultat avseende hur väl ni tillsammans med leverantörer och partners möter överenskomna krav i jämförelse med uppställda mål.
C. Beskriv kort resultatens relevans och härledbarhet till valda arbetssätt.
26 Resultatkriterierna utvärderas inte vid upphandlingstillfället, utan blir föremål för utvärdering först under avtalsperioden.
27 Mål under A och B kan avse mål uppsatta av såväl beställaren som anbudsgivaren.
7 Kundtillfredsställelse28 100
p
7.1 Kundförväntningar 40 p
Delkriteriet avser hur ni tar reda på kunders nuvarande och framtida behov, krav, önskemål och förväntningar.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att ta reda på kunders behov, krav, önskemål och förväntningar?
B. Hur gör ni för att säkerställa att nödvändig information om kunderna är relevant och korrekt?
C. Hur gör ni för att säkerställa att nödvändig information om kunderna görs tillgänglig för användare och skyddas mot obehöriga?
D. Hur gör ni för att rangordna kunders och övriga intressenters behov, krav, önskemål och förväntningar?
E. Hur gör ni för att ta reda på förändringar i vår omvärld som påverka kunders framtida behov, krav, önskemål och förväntningar29?
F. Hur gör ni för att fastställa och formulera löften till våra kunder på ett sätt som skapar förtroende för vår verksamhet30?
G. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
H. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
28 Kunder framgår av Översikten. Kan avse enskilda, vårdtagare, patienter, anhöriga, gäster, beställare m.fl.
29 Kan exv. gälla samhällets utveckling, ny forskning, teknikutveckling och konkurrenter.
30 Omfattar hur den enskildes bakgrund/historia/önskemål blir avgörande för verksamhetens profilering.
7.2 Samverkan med kunder 30 p
Delkriteriet avser hur ni samverkar med kunderna31 samt hur ni stödjer medarbetare med täta kundkontakter.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att uppfylla de viktigaste kraven på hur era kunder vill bli bemötta?
B. Hur gör ni för att samverka med kunder i utveckling och förbättring av era processer, varor och tjänster?
C. Hur säkerställer ni att det finns en tydligt utpekad ansvarig på plats som kunder och medarbetare lätt kan kontakta för att få information, hjälp och framföra synpunkter?
D. Hur gör ni för att effektivt fånga upp och lösa kunders problem?
E. Hur säkerställer ni att medarbetare kan kommunicera med kunder, andra medarbetare, partners och leverantörer samt skriftligt kunna göra den dokumentation som krävs för respektive yrkeskategori?32
F. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
G. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
31 Avser brukare, vårdtagare, patienter, anhöriga, god man, gäster, beställare m.fl.
32 Avser språk, tekniska hjälpmedel m.m.
7.3 Mätning av kundtillfredsställelse 30 p
Delkriteriet avser hur ni mäter hur nöjda respektive missnöjda era kunder är.
Beskriv kort de viktigaste arbetssätten inom området och i vilken omfattning de tillämpas.
A. Hur gör ni för att mäta hur nöjda och missnöjda era kunder är?
B. Hur gör ni för att sätta mål för hur nöjda och missnöjda kunder ni vill ha?
C. Hur gör ni för att använda fakta om hur nöjda och missnöjda era kunder är som underlag för förbättring av era processer, varor och tjänster?
D. Hur utvärderar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
E. Hur förbättrar ni de ovan beskrivna/tillämpade arbetssätten?
1.3 Kulturen = Grundläggande Värderingar
Grundläggande värderingar ska stödja de arbetssätt, metoder och arbetsformer, som organisationen tillämpar, liksom de beslut och vägval man gör. Modellen baseras på följande tretton grundläggande värderingar. De är kännetecknande för framgångsrika organisationers verksamhet.
De arbetssätt som redovisas i verksamhetsbeskrivningen ska kännetecknas av de grundläggande värderingarna där så är relevant.
Kundorientering
En organisations långsiktiga framgång beror på dess förmåga att skapa värde för dem som den finns till för – kunderna. De externa och interna kundernas uttalade och underförstådda behov, krav, önskemål och förväntningar ska vara vägledande för organisationen, dess medarbetare och verksamhet.
Engagerat ledarskap
För att skapa en kultur som sätter kunden i främsta rummet krävs ett personligt, aktivt och synligt engagemang från varje ledare. Ledarskapets viktigaste uppgifter är att ange riktningen för verksamheten, ta till vara potentialen i individers erfarenheter och olikheter, skapa förutsättningar för medarbetarna samt i dialog med dem definiera och följa upp målen.
Allas delaktighet
En förutsättning för en framgångsrik organisation är att varje medarbetare känner sig ha förtroende att utföra och utveckla sina arbetsuppgifter. Var och en måste därför se sin roll i dess helhet, ha klara mål, besitta de medel som krävs samt kunskap om de resultat som uppnås.
Kompetensutveckling
Den samlade kompetensen är avgörande för organisationens framgång och konkurrenskraft. Därför måste kompetensutvecklingen ses både ur ett organisatoriskt och ett individuellt perspektiv, för att därmed utveckla och tillföra kompetens på ett sätt som stärker såväl individen som organisationen.
Långsiktighet
Organisationens verksamhet måste värderas med tanke på utveckling och konkurrenskraft över tiden. Ett uthålligt förbättringsarbete leder till ökad produktivitet och effektivitet, bättre miljö, nöjdare kunder och varaktig lönsamhet på lång sikt.
Samhällsansvar
Varje organisation har ett samhällsansvar utöver lagar och förordningar. Organisationen och dess medarbetare måste se sina processer, varor och tjänster som delar i en större helhet och aktivt medverka till förbättringar i både samhälle och miljö.
Processorientering
Organisationens verksamhet ska ses som processer som skapar värde för kunderna. Processorientering stimulerar till att analysera och förbättra arbetsflöden och arbetsorganisation och lägger grunden för kundorienterad verksamhetsutveckling.
Förebyggande åtgärder
Det är lönsamt att förebygga fel och eliminera risker i processer, varor och tjänster. Framsynthet, förutseende och planering är nyckelord i förbättringsarbetet där även kunder och leverantörer ska engageras.
Ständiga förbättringar
Konkurrenskraft kräver ständiga förbättringar och förnyelse av alla verksamhetens delar. Förutsättningen för detta är ett metodiskt förbättringsarbete som genomsyrar organisationen och en kultur som stimulerar till ständigt lärande, kreativitet och nya idéer.
Lära av andra
För att kunna vidareutvecklas måste organisationen och dess medarbetare på alla områden skaffa sig ny kunskap om vad som är möjligt att uppnå och hur detta kan uppnås. Detta kräver jämförelser med dem som är bäst på en viss process, oavsett vilken bransch eller sektor de tillhör.
Snabbare reaktioner
I alla verksamheter är kortare svarstider, kortare ledtider och snabbare reaktioner på kundernas behov av avgörande betydelse. Det gäller såväl för utveckling, produktion och leverans av varor och tjänster, som för administrativa processer.
Faktabaserade beslut
Beslut måste bygga på dokumenterade och tillförlitliga fakta. Varje medarbetare måste inom sitt arbetsområde få möjlighet att mäta och analysera fakta av betydelse för att uppfylla sina mål och för att tillfredsställa sina kunder.
Samverkan
Samverkan genomsyrar varje framgångsrik organisation. Det är väsentligt att genom samverkan på flera plan och i olika avseenden ta till vara kompetenser och erfarenheter hos såväl medarbetare som kunder, leverantörer, partners, ägare och huvudmän.
1.4 Utvärderingsprocessen
Utvärderingen görs av ett utvärderingslag (se 1.7) med ca 4 personer. Lagets medlemmar gör först en individuell utvärdering för att därefter träffas och nå konsensus kring en gemensam utvärdering.
Utvärdering i samband med anbudsgivning:
För resp frågeområde bedöms Arbetssätt enl en skala. Motivering skrivs i form av kommentarer om styrkor och förbättringsområden
I underlaget ingår Översikt och Verksam- hetsbeskrivning
Översikt och Verksamhets- beskrivning utvärderas
För resp frågeområde bedöms Utvärdering enl en skala. Motivering skrivs i form av kommentarer om styrkor och förbättringsområden
Bedömningarna vägs samman till en total
nivåbedömning per frågeområde med motivering
Den sammanvägda nivåbedömningen multipliceras med den vikt som åsatts frågeområdet varefter en totalpoäng erhålls
För resp frågeområde bedöms Förbättring enl en skala. Motivering skrivs i form av kommentarer om styrkor och förbättringsområden
Poängen omvandlas till kronor
Anbudsgivaren lämnar ett underlag som består av översikt och verksamhetsbeskrivning. Underlagets första del, översikten, är ett kortfattat dokument som avgränsar och beskriver den organisation som ska genomföra verksamheten enligt förfrågningsunderlaget och som därmed ska utvärderas. Se 1.6.1.
Underlagets andra del, verksamhetsbeskrivningen, utgörs av svaren på frågorna/punkterna under avsnitt 1.6.2. Även här är sidantalet begränsat och får omfatta högst 30 A4-sidor.
Uppföljande utvärdering/Avstämning
För resp frågeområde bedöms Arbetssätt enl en skala. Motivering skrivs i form av kommentarer om styrkor och förbättringsområden
För resp frågeområde bedöms Tillämpning enl en skala. Motivering skrivs i form av kommentarer om styrkor och förbättringsområden
I underlaget ingår Översikt och Verksam- hetsbeskrivning
Översikt och Verksamhets- beskrivning utvärderas
För resp frågeområde bedöms Utvärdering enl en skala. Motivering skrivs i form av kommentarer om styrkor och förbättringsområden
Platsbesök för att verifiera arbetssätt och tillämpning
För resp frågeområde bedöms Förbättring enl en skala. Motivering skrivs i form av kommentarer om styrkor och förbättringsområden
Bedömningar na vägs samman till en total
nivåbedömn ing per frågeområde med motivering
Beslut/ överenskom melse om ev åtgärder
För resp frågeområde bedöms Resultat enl en skala. Motivering skrivs i form av kommentarer om styrkor och förbättringsområden
I jämförelse med den utvärdering som sker vid anbudstillfället tillkommer här följande moment:
• För respektive frågeområde utvärderas och bedöms även dimensionerna Tillämpning och Resultat.
• Utvärderingen kompletteras med ett platsbesök, där utvärderingslaget på plats hos anbudsgivaren verifierar att beskrivna arbetssätt, tillämpningar, utvärderingar, förbättringar samt resultat överensstämmer med verkligheten.
• Utvärderingen resulterar i ett beslut/överenskommelse vilka eventuella åtgärder som måste vidtas.
Västerås Stad erbjuder anbudsgivare återföringsmöte. Återföringsmöte med vald anbudsgivare genomförs för att gemensamt lägga grunden för ytterligare uppföljningar under avtalsperioden. Västerås Stad avtalar om överenskommen kvalitetsnivå baserat på genomförd utvärdering.
1.5 Utvärdering
Utvärderingen utgår från kriterierna enligt punkten 1.2 ovan.
1.5.1 Utvärderingsdimensioner
Arbetssätt
Systematik
Finns systematiska, d v s medvetet valda, genomarbetade, integrerade och organiserade arbetssätt och metoder för att hantera det som berörs inom frågeområdet? Genomsyras även dessa av de grundläggande värderingarna?
Förebyggande
Präglas valda arbetssätt och metoder av att de förebygger fel, problem och risker genom framsynthet, förutseende och planering?
Tillämpning
Styrks det att valda arbetssätt och metoder kommer att tillämpas inom alla relevanta områden och vid alla relevanta tillfällen?
Utvärdering av tillämpning kommer inte att ske vid utvärdering i samband med anbudsgivningen, utan blir föremål för utvärdering/bedömning först under löpande avtalsperiod.
Utvärdering
Finns systematiska, d v s medvetet valda, genomarbetade och organiserade arbetssätt och metoder för utvärdering av de valda arbetssätten och metoderna samt dess tillämpning? Xxxxx även systematiska arbetssätt och metoder för förbättringsarbete baserat på genomförda utvärderingar och dragna lärdomar?
Förbättring
Finns systematiska, d v s medvetet valda, genomarbetade och organiserade arbetssätt och metoder för förbättring av de valda arbetssätten och metoderna samt dess tillämpning? Är förbättringsarbetet baserat på genomförda utvärderingar och dragna lärdomar?
Resultat
Är inte föremål för utvärdering i samband med anbudsgivningen utan utvärderas/bedöms först under löpande avtalstid för vald anbudsgivare.
Här bedöms
- trender – förbättringstakt i verksamheten
- om redovisade resultat visar goda resultat i jämförelse med relevanta egna mål och om möjligt i jämförelse med konkurrenter och ledande organisationer motsvarande resultat
- om resultaten är en logisk följd av arbetssättens tillämpning
- om relevanta områden och processer täcks in av resultatredovisningen
1.5.2 Poängnivåer
Mot bakgrund av identifierade styrkor och förbättringsområden för respektive frågeområde/punkt fastställer examinatorerna en poängnivå för utvärderingsdimensionerna enligt utvärderingsmatrisen nedan.
Poäng ges endast i hela 10-tal mellan 0-100.
Arbetssätt
Här bedöms systematik och integration.
Tillämpning
Här bedöms var och när.
Utvärderas inte i samband med anbudsgivningen utan utvärderas först under löpande avtalstid för vald anbudsgivare.
Utvärdering
Här bedöms utvärdering.
Förbättring
Här bedöms lärande och förbättringsarbete.
Resultat
Här bedöms relevans/omfattning, härledbarhet, nivåer och trender.
Utvärderas inte i samband med anbudsgivningen utan utvärderas först under löpande avtalstid för vald anbudsgivare.
1.5.3 Utvärderingsmatris
I upphandlingen utvärderas Arbetssätten samt hur dessa Utvärderas och Förbättras. Under avtalsperioden utvärderas även tillämpning och resultat, enligt nedanstående matris.
Arbetssätt Här bedöms om arbetssätten genomsyras av de Grundläggande Värderingarna och i vilken rad de uppvisar… | Systematik Rutiner, metoder, system och organisation är etablerade för medvetet valda arbetssätt | Systematik saknas | Systematik saknas till stora delar | Delvis systematiska | I huvudsak systematiska | Heltäckande systematiska arbetssätt | ||||||
Integration Stöder verksamhetsplaner och samverkar med andra arbetssätt | Integration saknas | Integration saknas i huvudsak | Delvis integrerade | I huvudsak integrerade | Fullständigt integrerade | |||||||
Deltotal % | 0 | 10 | 20 | 30 | 40 | 50 | 60 | 70 | 80 | 90 | 100 | |
Tillämpning | Var Arbetssätten tillämpas m a p bredd och djup | Ej tillämpade | Inom några relevanta områden | Inom flera relevanta områden | Inom de flesta relevanta områden | Inom alla relevanta områden | ||||||
När Arbetssätten tillämpas | Aldrig | Sporadiskt | Ofta vid relevanta tillfällen | Vid nästan alla relevanta tillfällen | Vid alla relevanta tillfällen | |||||||
Deltotal % | 0 | 10 | 20 | 30 | 40 | 50 | 60 | 70 | 80 | 90 | 100 | |
Utvärdering | Utvärdering Utvärdering av arbetssättens ändamålsenlighet, tiilämpning och effektivitet | Utvärdering saknas | Sporadisk | Delvis systematisk | I huvudsal systematisk | Heltäckande och systematisk utvärdering | ||||||
Förbättring | Lärande och förbättringsarbete Resultat av utvärderingen omsätts i lärande och förbättringar | Lärande och förbättringsarbete saknas | Sporadiskt | Delvis systematiskt | I huvudsak systematiskt | Heltäckande och systematiskt lärande och för bättringsarbete | ||||||
Resultat | Relevans | Ej relevanta | Några relevanta områden redovisas | Flera relevanta områden och processer redovisas | De flesta relevanta områden och processer redovisas | Alla relevanta områden och processer redovisas | ||||||
Härledbarhet | Härledbarhet saknas | Några resultat är härledbara till arbetssättet | Flera resultat är härledbata till arbetssättet | De flesta resultat är härledbara till arbetssättet | Alla resultat är härledbara till arbetssättet | |||||||
Nivåer | Ej redovisade | Några resultat visar goda nivåer | Flera resultat visar goda nivåer | De flesta resultat visar goda nivåer | Alal resultat är i världsklass | |||||||
Trender | Ej redovisade | Några resultat visar positiva trender | Flera resultat visar positiva trender | De flesta resultat visar uthålligt goda nivåer och positiva trender | Alla resultat visar uthålligt nivåer i världsklass och positiva trender | |||||||
Deltotal % | 0 | 10 | 20 | 30 | 40 | 50 | 60 | 70 | 80 | 90 | 100 | |
Total % | 0 | 10 | 20 | 30 | 40 | 50 | 60 | 70 | 80 | 90 | 100 | |
1.5.4 Poängsammanställning och fastställande av kvalitetsnivå
Utvärdering sker per delkriterium var för sig i de tre dimensionerna arbetssätt,
tillämpning, utvärdering och förbättring samt resultat. Nivåbestämningen sammanställs i nedanstående tabell där en sammanvägning sker i konsensusprocessen för varje delkriterium. Tillämpning och resultat blir inte föremål för utvärdering i samband med anbudsgivningen och ingår inte i sammanställningen. Varje delkriterium har tilldelats en poäng som multipliceras med den i konsensus överenskomna procentsatsen. Den erhållna totalpoängen bildar underlag för anbudsutvärderingen.
Den vid utvärderingen erhållna totalpoängen omvandlas för vald anbudsgivare till en kvalitetsnivå. Avtal träffas med vald anbudsgivare om den nivå som ska känneteckna verksamhetsutvecklingen under hela avtalstiden.
A | B | C | D | E | F | G |
Delkriterium | Arbetssätt % | Utvärdering % | Förbättring % | Total % | Delkriteriets poäng | Slutpoäng ExF |
1.1 | 40 | |||||
1.2 | 40 | |||||
2.1 | 80 | |||||
3.1 | 80 | |||||
4.1 | 20 | |||||
4.2 | 20 | |||||
4.3 | 20 | |||||
4.4 | 20 | |||||
5.1 | 20 | |||||
5.2 | 20 | |||||
5.3 | 20 | |||||
5.4 | 20 | |||||
6.1 | 200 | X | ||||
6.2 | 100 | X | ||||
6.3 | 100 | X | ||||
6.4 | 100 | X | ||||
7.1 | 40 | |||||
7.2 | 30 | |||||
7.3 | 30 | |||||
I kolumnerna B, C, D, E anges de procentsatser utvärderingslaget har enats om i konsensusprocessen. I B, C, D anges procentsatsen 0-100 i hela tiotal, i E i hela femtal. Den för varje delkriterium erhållna procentsatsen multipliceras med delkriteriets poäng (ExF) varvid slutpoängen erhålls. I rutan längst ned till höger adderas delkriteriernas slutpoäng. Totalsumman (0-500) är resultatet av utvärderingen m a p verksamhetsutveckling. I konsensusprocessen ska bedömningen av utvärdering och förbättring ha en dominerande påverkan, då dessa dimensioner är fundamentet för en dynamisk utvärderingsmodell.
1.6 Utvärderingsunderlag
1.6.1 Översikt
Översikten är ett kortfattat dokument som avgränsar och beskriver den organisation som ska genomföra verksamheten enligt förfrågningsunderlaget och som därmed ska utvärderas. Om denna organisation/verksamhet är en del av en större koncern eller motsvarande, ska detta framgå. Översikten är viktig för att förstå den efterföljande verksamhetsbeskrivningen. Fakta som lämnas i översikten behövs som stöd för att kunna utvärdera och bedöma verksamheten. Översikten får omfatta högst 6 A4-sidor. Både översikten och verksamhetsbeskrivningen ska skrivas med ett teckensnitt med minst 11 punkters storlek (undantag kan accepteras i förklarande text till diagram och figurer, texten måste dock vara läsbar för att bli föremål för utvärdering).
Utrymmet i översikten är begränsat. Informationen som lämnas kan därför inte vara alltför detaljerad. Under vissa punkter efterfrågas det “viktigaste”. Med det avses det som anbudsgivaren anser vara viktigast för att genomföra uppdraget enligt förfrågningsunderlaget samt för att förstå informationen i verksamhetsbeskrivningen.
Översikten innehåller följande punkter:
1. Verksamhetsidé, vision och värdegrund
2. Varor och tjänster
3. Viktigaste kunder/kundgrupper och deras behov, krav, önskemål och förväntningar
4. Styrkor och förbättringsområden
5. Viktigaste mål på kort och lång sikt i sammanfattning
6. Konkurrenssituation och egen marknadsposition
7. Verksamhetens övergripande processtruktur med angivande av de viktigaste processerna
8. Organisations- och ledningsstruktur
9. Medarbetare (antal, kategorier, utbildningsnivåer)
10. Anläggningen och dess ändamål
11. Viktigaste leverantörer och partners
12. Ägarförhållanden och ägarkrav
1.6.2 Verksamhetsbeskrivning
Verksamhetsbeskrivningen enligt modellen för äldreomsorg omfattar vid anbudstillfället totalt 6 kriterier med 15 delkriterier som blir föremål för utvärdering. Resultatkriteriet utvärderas inte i samband med anbudsgivningen, men ingår vid utvärdering under avtalstiden. Beskrivningen ska avse den organisation/verksamhet anbudsgivaren planerar för och som berör genomförandet av uppdraget enligt förfrågningsunderlaget. Den omfattning som beskrivningen maximalt bör uppgå till, framgår av frågeformulären som ska användas. Enbart beskrivningen/svaren på frågorna blir föremål för utvärdering.
Bilagor bör undvikas, men om bilagor lämnas, ska dessa inrymmas inom det stipulerade antal sidor för beskrivning/svar som angetts för resp. frågeområde/punkt. Referenser kan emellertid lämnas till system, dokument etc, men dessa referenser blir således inte föremål för utvärdering i sig utan är mer att se som ett stöd för beskrivningen och för att underlätta utvärdering i samband med platsbesök hos vald anbudsgivare under löpande avtalsperiod. Verksamhetsbeskrivningen får omfatta högst 30 A4-sidor.
I vissa fall efterfrågas redovisning av det ”viktigaste”. Vad som är viktigast kan framgå av anbudsgivarens översikt samt beskrivna arbetssätt som är avgörande för att uppnå uppsatta mål.
Det är viktigt att noga läsa igenom vad som efterfrågas i varje frågeområde/punkt. Vid en hastig genomläsning kan frågeområdena/punkterna i vissa fall synas vara upprepningar, men de belyser egentligen samma arbetssätt ur olika perspektiv.
1.7 Kompetenskrav och urvalsgrunder
Utvärderingen sker i utvärderingsteam som omfattar 3 - 4 upphandlare med kunskap och erfarenhet av kvalitet- och verksamhetsutveckling inom vård- och omsorg. Deltagarna representerar Västerås Stad samt Örebro- och Linköpingskommun. Samtliga deltagare i utvärderingsteamet har genomgått en gemensam examinatorsutbildning för kundorienterad verksamhetsutveckling med SIQ, Svenska institutet för kvalitetsutveckling. Utbildningstillfällena har omfattat tre heldagar samt 3-5 dagars individuellt förberedelsearbete. Varje utvärderare får del av utvärderingsunderlaget och gör en individuell utvärdering enligt kvalitetsmodellens utvärderingsmatris samt förbereder för kommande konsensusmöte. En individuell procentbedömning görs av utvärderingsdeltagaren. Utvärderingsteamet träffas sedan vid tre tillfällen i så kallade
konseunsusmöten. Utvärderingsteamet går igenom varandras utvärderingsunderlag och enas om styrkor, förbättringsmöjligheter och behov av eventuella förtydliganden. En ny gemensam procentbedömning fastslås utifrån konsensusbeslut. Återföringsrapport skrivs, som efter tilldelningsbeslut skickas till respektive anbudsgivare. Slutligen upprättas partnerskap med en anbudsvinnare.
1.8 Utvärderingsunderlag för uppföljning
Vid den uppföljande utvärderingen ska vårdföretaget ta fram en översikt och verksamhetsbeskrivning. Beskrivningen ska avse den organisation och verksamhet som vårdföretaget bedriver uppdraget med enligt Avtalet.
1.9 Kriterier som ingår i uppföljning
Verksamhetsbeskrivningen omfattar samma utvärderingskriterier som vid anbudsutvärderingen. Under uppföljningen tillkommer även resultatkriterier 6.1-6.2, enligt punkt 1.2.
1.10 Utvärderingsdimensioner
Vid uppföljningen beskrivs och utvärderas samtliga utvärderingsdimensioner: Arbetssätt samt Utvärdering och förbättring, Tillämpning av valda arbetssätt samt Resultat.
Beskrivning utvärderingsdimensionerna återfinns i stycke 1.5.1. Utvärderingen utförs av Västerås Stad och utvärderingsunderlaget utgörs av den av vårdföretaget utarbetade aktuella verksamhetsbeskrivning enligt ovan.
1.11 Åtgärder vid avvikelser under avtalsperioden
I de avtal som äldrenämnden tecknar med privata utförare och egenregin ska alla krav som återfinns i dessa ska vara uppfyllda under den överenskomna tiden.
Utföraren skall vid var tid uppfylla samtliga åtaganden enligt avtalet och omedelbart åtgärda fel eller brister.
Om utföraren inte fullgör sina åtaganden i enlighet med avtalsvillkoren har beställaren rätt att reducera ersättningen till utföraren.
Reduktionens storlek beror på hur allvarlig bristen är och utgår per påbörjad vecka som bristen föreligger. Reduktionen startar från och med det datum den påtalats av beställaren, till och med det datum då den åtgärdats av utföraren och utföraren meddelat beställaren om detta.
Sanktionen upphör från och med det datum då utföraren har meddelat beställaren om åtgärden under förutsättning att åtgärden godkänns av beställaren. Skulle åtgärden inte godkännas löper sanktionen till och med det datum då utföraren uppnår ett godkännande av åtgärden.
Mindre brister
Mindre brister sådana som kan åtgärdas samma dag eller senast nästkommande arbetsdag. Det kan vara exempelvis information i allmänna utrymmen som är inaktuella eller felaktiga, andra smärre brister som är enkla att åtgärda omgående.
Allvarliga brister
Vid allvarliga brister, vilka är brister som kan riskera att enskilda som beviljats bistånd inte får den omvårdnad och trygghet som skäligen kan förväntas, uppgår reduktionen till 2 procent av det månatliga kontraktsvärdet.
Exempel på allvarliga brister är; att det saknas eller finns otydliga genomförandeplaner, att utförarens ledning och styrning inte garanterar säker och trygg vård och omsorg, att utförarens metoder och arbetssätt inte grundar sig på forskning eller beprövad erfarenhet eller, att anställda inte har tillräcklig kompetens för att ge kvalificerat stöd och omvårdnad. Allvarliga brister kan dessutom vara återkommande oriktiga uppgifter i underlag för utbetalning av ersättning.
Synnerligen allvariga brister
Vid synnerligen allvarliga brister, vilka är brister som kan leda till att enskilda kan komma till skada eller påverka deras livssituation eller hälsa negativt, eller underlåtenhet att lämna rätt uppgifter som kan påverka nämndens ekonomi negativt, uppgår reduktionen till 5 procent av det månatliga kontraktsvärdet.
Exempel på synnerligen allvarliga brister är; att inte uppmärksamma eller omedelbart avhjälpa och rapportera missförhållanden gentemot de enskilda eller deras anhöriga, att utnyttja den enskildes beroendeställning, att underlåta att rapportera allvarliga brister till beställaren. Synnerligen allvarliga brister är också att systematiskt utlämna oriktiga uppgifter, eller underlåtenhet att lämna korrekta uppgifter, för utbetalning av ersättning eller andra uppgifter som kan påverka beställarens ekonomi i negativ riktning.
Vid beräkning av reduktionen enligt denna punkt skall det månatliga kontraktsvärdet beräknas till summan av den ersättning som utföraren enligt avtalet har rätt till avseende månaden före det att bristen påtalats. Om det förekommer stora variationer i ersättningen, från en månad till en annan, skall beräkningen istället grunda sig på medelvärdet av maximalt de sex föregående månadernas ersättning.
Andra påföljder
Beställarens rätt att reducera ersättningen till utföraren begränsar inte rätten till andra påföljder vid utförarens avtalsbrott, såsom skadestånd och prisavdrag, eller rätten till hävning. Eventuellt skadestånd skall emellertid minskas med tidigare genomförda reduceringar, dock aldrig till mindre än noll kronor.