Bodens kommun Granskning av avtalshantering Bilaga 1 Nämnds- och företagsspecifik redovisning av kontrollmål 1-6 Audit KPMG AB 14 juni 2011 Antal sidor: 14
Bodens kommun |
Granskning av avtalshantering |
Bilaga 1 Nämnds- och företagsspecifik redovisning av kontrollmål 1-6 |
Audit |
KPMG AB |
14 juni 2011 |
Antal sidor: 14 |
Bodens kommun
Avtalshantering
Bilaga 1
2011-06-14 | |
Innehåll | |
1. Sammanställning av kontrollmål
I tabellen nedan sammanställs utfallet av de kontrollmål som använts i granskningen. En asterisk (*) hänvisar till kommentar till kontrollmålet i nämndens bilaga. ET = Ej tillämpbart
Kontrollmål | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
Kommunstyrelsen | Nej * | Ja | Ja | Delvis* | Ja | Ja |
Barn- och utbildnings- nämnden | Nej * | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Kultur- och fritidsnämnden | Nej * | Ja | Nej * | Nej * | Ja | Ja |
Miljö- och byggnämnden | Nej * | Ja | ET | ET | ET | ET |
Näringslivsstyrelsen | Delvis * | Ja | Ja | Nej * | Ja | Ja |
Socialnämnden | Nej * | Ja | Nej * | Ja | Ja | Ja |
Överförmyndarnämnden | Nej * | Ja | ET | ET | Ja | ET |
Arenabolaget i Boden AB | Nej * | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Stiftelsen Bodenbo | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Bodens Energi AB | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
1. Det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av avtal
2. Ansvar för och beslutanderätt att teckna avtal är tydligt definierat i rutiner/riktlinjer, delegationsordning eller lik- nande.
3. Det finns tillfredsställande rutiner för bevakning av ingångna avtal.
4. Det finns tillfredsställande rutiner för uppföljning av avtal.
5. Avtalen är lätta att finna, d v s är ordnade så att de är sökbara.
6. Avtalen förvaras på ett betryggande sätt.
Observera att kontrollmål 7-10 som avser stickprovsgranskningen redovisas i bilaga 2.
2. Kommunstyrelsen
1. Det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Nej
Av dokumenthanteringsplanerna för de olika kontoren under kommunstyrelsen framgår var och i vissa fall även i vilken form (medium) avtal förvaras.
Utöver vad som anges i dokumenthanteringsplanen saknas riktlinjer för hantering av avtal.
2. Ansvar för och beslutanderätt att teckna avtal är tydligt definierat i rutiner/riktlinjer, delegationsordningar eller liknande.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Kommunstyrelsens reglemente reglerar KS ansvar att genom kollektivavtal reglera frågor mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Av delegationsordningen framgår att detta är delegerat till personal- och jämställdhetsutskottet.
Kommunstyrelsen ska även på kommunens vägnar träffa överenskommelser om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och/eller sluta annat avtal. Av reglementet framgår även vem som har rätt att underteckna avtal som beslutats av KS.
Av kommunstyrelsens delegationsordning framgår tydligt delegater avseende kollektivavtal, leasingavtal, antagande av anbud samt rätt att teckna avtal för varor, tjänster och entreprenader inom givna gränser. Avtal som ingåtts med stöd av delegation diarieförs och anmäls till kommunstyrelsen.
Vissa avtal ingås som ren verkställighet. Det gäller t ex avtal om bussreklam och interna hyres- avtal för bilar. För dessa finns tillfredsställande rutiner för diarieföring, förvaring och bevak- ning.
3. Det finns tillfredsställande rutiner för bevakning av avtalens löptid.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Bevakning av avtalens löptider görs i de flesta fall genom kommunstyrelsens diarium.
Samhällsbyggnadskontoret använder en Access-applikation för bevakning av tomträtter och arrendeavtal bevakas manuellt i Excel.
4. Det finns tillfredsställande rutiner för uppföljning av ingångna avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Delvis
Ansvarig handläggare ansvarar för uppföljning av avtalet. Någon systematiserad uppföljning sker dock inte. Bedömning av behov av förändringar i avtalen sköts av handläggare i samråd med chef.
5. Avtalen är lätta att finna.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Avtalen finns samlade i pärmar eller kopplade till kommunens diariesystem där det finns sök- funktioner.
6. Avtalen förvaras på ett betryggande sätt.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Av ekonomikontorets dokumenthanteringsplan framgår var och i vilken form olika typer av avtal samt kopior av dessa ska förvaras. Av dokumenthanteringsplanen framgår även vad som ska bevaras samt gallringsfrist för övriga avtal.
7. Övriga iakttagelser
Av ekonomikontorets dokumenthanteringsplan framgår även att register över leverantörer, entreprenörer och konsulter samt register över varuslag finns i elektronisk form i Avantra- katalogen.
Planerat utvecklingsarbete avseende avtalshantering är att samhällsbyggnadskontoret ska ta fram avtalsmallar. Inom tekniska förvaltningen ska alla avtal läggas in i avtalsdatabasen Avantra. För de avtal som inte finns inlagda i Avantra ska bevakningsdatum läggas in i kommunstyrelsens diariesystem.
Vi noterar att de skriftliga rapporterna från tekniska utskottet till kommunstyrelsen bl.a. inne- håller information om pågående större upphandlingar och avtalsförändringar.
3. Barn- och utbildningsnämnden
1. Det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Nej
Egna mallar finns för de olika avtalstyper som förvaltningen ansvarar för att upprätta. I övrigt saknas riktlinjer för avtalshantering.
Avtal diarieförs och hanteras i övrigt som andra diarieförda handlingar.
2. Ansvar för och beslutanderätt att teckna avtal är tydligt definierat i rutiner/riktlinjer, delegationsordning eller liknande.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Av barn- och utbildningsnämndens reglemente framgår att ordföranden, eller vid dennes från- varo vice ordföranden, undertecknar och sekreteraren kontrasignerar nämndens skrivelser och andra handlingar som upprättas i barn- och utbildningsnämndens namn, om inte nämnden beslutar om annat.
Av barn- och utbildningsnämndens delegationsordning framgår delegat avseende upphandling inom budget upp till 46 prisbasbelopp samt vissa beslut gällande bidrag och avtalsvillkor beträffande fristående skolor.
Av dokumentet ”Chefsinstruktion samt vidaredelegation från förvaltningschef – gällande perioden 2011-01-01—2011-06-30” framgår bl.a. behörighet att göra avrop från ramavtal.
3. Det finns tillfredsställande rutiner för bevakning av avtalens löptid.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Automatisk bevakning av löptid läggs in i diariet på de avtal som barn- och utbildningsförvalt- ningen har huvudansvar för och som är av den typen att det ska förlängas. Interna avtal avseende lokaler och städ bevakas manuellt av aktuell delegat.
4. Det finns tillfredsställande rutiner för uppföljning av ingångna avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Formellt ansvar för uppföljning av avtal ligger på förvaltningschef. Ansvaret är inte vidare- delegerat. De avtal som gäller den verksamhet som bedrivs, t ex vissa avtal med friskolorna, följs upp i kvalitetsredovisningen.
5. Avtalen är lätta att finna.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Avtal diarieförs så att de är sökbara i ärendehanteringssystemet på ”avtal”, namn, diarienr etc. Avtal i manuell hantering finns i pärmar med register.
6. Avtalen förvaras på ett betryggande sätt.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
7. Övriga iakttagelser
Avtalen med de enskilda verksamheterna omfattar bl.a. försäkringar, samverkan gällande personalens kompetensutveckling, öppethållande, skolbarnomsorg, att de följer kommunens riktlinjer, tystnadsplikt etc.
4. Kultur- och fritidsnämnden
1. Det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Nej
Dokumenthanteringsplanen anger hantering för entreprenadkontrakt, men i övrigt framgår inte hur avtal ska förvaras och gallras/bevaras.
Utöver vad som anges i dokumenthanteringsplanen saknas riktlinjer för hantering av avtal.
2. Ansvar för och beslutanderätt att teckna avtal är tydligt definierat i rutiner/riktlinjer, delegationsordning eller liknande.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Av kultur- och fritidsnämndens reglemente framgår att avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av kultur- och fritidsnämnden skall undertecknas av ordföranden, eller vid dennes förfall, vice ordföranden, samt kontrasigneras av nämndens sekreterare eller annan anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer kultur- och fritidsnämnden vem som skall under- teckna handlingar.
Av kultur- och fritidsnämndens delegationsordning framgår delegater avseende tecknande av avtal inom ramen för budgeterade medel och kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde upp till 10 prisbasbelopp resp 25 prisbasbelopp.
3. Det finns tillfredsställande rutiner för bevakning av avtalens löptid.
Kontrollmålet har uppnåtts: Nej
Löptider bevakas manuellt. Avtal registreras/diarieförs inte vilket gör att det inte finns möjlig- het att lägga in bevakning av löptider etc. i ärendehanteringssystemet.
4. Det finns tillfredsställande rutiner för uppföljning av ingångna avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Nej
Det görs inga uppföljningar av ingångna avtal.
5. Avtalen är lätta att finna.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Förekommande avtal förvaras i pärm med alfabetisk ordning.
Enligt nuvarande rutin registreras inte avtalen i diariet. Eftersom avtalen hålls ordnade så att de är lätta att hitta igen finns inget absolut krav på att de ska registreras. Däremot skulle det underlätta återsökningen av avtal och även bevakningen av dessa om de fanns registrerade och inskannade i diariet.
6. Avtalen förvaras på ett betryggande sätt.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
5. Miljö- och byggnämnden
1. Det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Nej
Riktlinjer för hantering av avtal saknas.
2. Ansvar för och beslutanderätt att teckna avtal är tydligt definierat i rutiner/riktlinjer, delegationsordning eller liknande.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Av nämndens reglemente framgår att avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av miljö- och byggnämnden skall undertecknas av ordföranden eller vid dennes förfall av vice ordföranden samt kontrasigneras av nämndens sekreterare eller annan anställd som nämnden bestämmer.
Av nämndens delegationsordning framgår att avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av miljö- och byggnämnden skall undertecknas av ordföranden eller vid dennes förfall av vice ordföranden samt kontrasigneras av samhällsbyggnadschefen. Nämnden ska även i övrigt utse vilka som ska underteckna handlingar.
Avtal, skrivelser och övriga handlingar som beslutas på delegation undertecknas av delegaten.
3. Det finns tillfredsställande rutiner för bevakning av avtalens löptid.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ej tillämpbart
4. Det finns tillfredsställande rutiner för uppföljning av ingångna avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ej tillämpbart
5. Avtalen är lätta att finna.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ej tillämpbart
Framgår inte heller av miljö- och byggnadsnämndens dokumenthanteringsplan var och hur eventuellt förekommande avtal ska förvaras.
6. Avtalen förvaras på ett betryggande sätt.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ej tillämpbart
7. Övriga iakttagelser
Enligt uppgift har det inte upprättats några avtal med miljö- och byggnadsnämnden.
6. Näringslivsstyrelsen
1. Det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Delvis
Dokumenthanteringsplanen anger inget specifikt gällande avtal. Avtal hanteras som övriga diarieförda handlingar.
I dokumentet ”Rutiner på näringslivskontoret” (2009-09-15) anges under rubriken ”Konsulter”: ”Vid uppdrag skall avtal tecknas med konsulten där båda skriver på. Uppdraget ska tydligt beskrivas, vad som omfattas och hur förväntat resultat skall redovisas. Kommunens mallar skall användas av konsulterna och ett mer gemensamt upplägg skall användas så att igenkänningsgraden blir större. Det ska tydligt kännas att det är kommunens material.”
2. Ansvar för och beslutanderätt att teckna avtal är tydligt definierat i rutiner/riktlinjer, delegationsordning eller liknande.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Av näringslivsstyrelsens reglemente framgår att avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av näringslivsstyrelsen skall undertecknas av ordföranden eller vid dennes förfall av vice ordföranden och kontrasigneras av styrelsens sekreterare eller annan anställd som styrelsen bestämmer.
Näringslivsstyrelsens delegationsordning anger förvaltningschef som delegat avseende hyres- avtal industrilokaler samt för att anta anbud och teckna avtal för entreprenader, konsultuppdrag, varor och övriga tjänster inom ramen för budgeterade medel – upp till 25 basbelopp. Avtal ingångna med stöd av delegation anmäls till näringslivsstyrelsen.
3. Det finns tillfredsställande rutiner för bevakning av avtalens löptid.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Bevakning sker via signal i ärendehanteringssystemet.
4. Det finns tillfredsställande rutiner för uppföljning av ingångna avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Nej
Uppföljning av ingångna avtal görs av näringslivschefen. Någon systematiserad uppföljning sker dock inte. Behov av förändringar i ingångna avtal bedöms av näringslivschefen tillsam- mans med ansvarig handläggare.
5. Avtalen är lätta att finna.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Samtliga avtal diarieförs och är sökbara på ”avtal”. Dokumenthanteringsplanen anger inget specifikt om avtal.
6. Avtalen förvaras på ett betryggande sätt.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
7. Socialnämnden
1. Det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Nej
Av dokumenthanteringsplanen framgår att avtal/kontrakt ska förvaras i bokstavsordning/ kronologisk samt gallras 2 år efter avtalstidens slut.
Utöver vad som anges i dokumenthanteringsplanen saknas riktlinjer för hantering av avtal.
2. Ansvar för och beslutanderätt att teckna avtal är tydligt definierat i rutiner/riktlinjer, delegationsordning eller liknande.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Av socialnämndens reglemente framgår att avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av socialnämnden skall undertecknas av ordföranden, eller vid dennes förfall, vice ordföranden, samt kontrasigneras av förvaltningschef eller annan anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer socialnämnden vem som skall underteckna handlingar.
Av socialnämndens delegationsordning framgår delegater för antagande av anbud inom ramen för budgeterade medel upp till 5 prisbasbelopp resp 10 prisbasbelopp.
Av delegationsordningen framgår även vem som har rätt att teckna hyresavtal för bostad inom äldreomsorgen.
Vissa avtal ingås som ren verkställighet. Det gäller t ex avtal om kontorsmaskiner samt olika avtal i individärenden. Avtal i individärenden förvaras i personakt. Övriga avtal förvaras i närarkivet på administrativa avdelningen.
3. Det finns tillfredsställande rutiner för bevakning av avtalens löptid.
Kontrollmålet har uppnåtts: Nej
Respektive delegat ansvarar för bevakning av avtalets löptid. Bevakning av avtalets löptid sker i samtliga fall manuellt.
4. Det finns tillfredsställande rutiner för uppföljning av ingångna avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Respektive delegat eller ansvarig handläggare för ärendet/frågan ansvarar för uppföljning av avtalet. Ex. Administrativ chef ansvarar för uppföljning av avtal med externa utförare av hem- tjänst. Samma ordning gäller avseende bedömning av behov av framtida förändringar i gällande avtal. Någon systematiserad uppföljning sker dock inte.
För avtal enligt lag om valfrihetssystem (LOV) finns särskild plan för uppföljning. En kvali- tetsuppföljning enligt särskild checklista pågår som kommer att redovisas i socialnämnden i juni.
5. Avtalen är lätta att finna.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
De avtal som förvaras i närarkivet på administrativa avdelningen registreras och är sökbara elektroniskt. Avtal som är kopplade till enskilda individer, t ex avtal med familjehem, förvaras i personakt.
6. Avtalen förvaras på ett betryggande sätt.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Avtalen förvaras i pärm i låst arkivskåp. Avtal i individärenden förvaras i aktuella personakter.
7. Övriga iakttagelser
Förslag till förbättringsområden som lämnats från socialförvaltningen är att lägga upp avtalen i förvaltningens ärendehanteringsprogram så att de blir sökbara och möjlighet till bevakning av avtalstider skapas. Ytterligare ett förbättringsområde är att skapa riktlinje för avtalshantering som anger hur förvaring, bevakning, uppföljning samt anmälan och återrapportering till nämnd ska hanteras för respektive avtalstyp.
8. Överförmyndarnämnden
1. Det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Nej
Utöver vad som anges i reglementet om behörighet att teckna avtal på nämndens vägnar saknas dokumenterade rutiner/riktlinjer för hantering av avtal. Överförmyndarnämndens dokument- hanteringsplan anger inget avseende hantering av avtal. Enligt uppgift från överförmyndar- kansliet förekommer inte avtal i verksamheten.
2. Ansvar för och beslutanderätt att teckna avtal är tydligt definierat i rutiner/riktlinjer, delegationsordning eller liknande.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Av överförmyndarnämndens reglemente framgår att avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av överförmyndarnämnden, ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av nämndens sekreterare eller annan anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer överförmyndarnämnden vem som skall underteckna handlingarna.
3. Det finns tillfredsställande rutiner för bevakning av ingångna avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ej tillämpbart
4. Det finns tillfredsställande rutiner för uppföljning av avtalens löptid.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ej tillämpbart
Verksamhetschef och handläggare på överförmyndarexpeditionen ansvarar för den löpande uppföljningen av avtal.
5. Avtalen är lätta att finna.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
I den utsträckning det skulle ha funnits avtal diarieförs dessa och är därigenom sökbara.
6. Avtalen förvaras på ett betryggande sätt.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ej tillämpbart
7. Övriga iakttagelser
Det har inte upprättats några avtal med överförmyndarnämnden. Avtalsfrågor sköts av verk- samhetschefen.
9. Arenabolaget i Boden AB
1. Det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Nej
Det finns inte några riktlinjer för hantering av avtal. Vid upphandlingar följer bolaget kommu- nens upphandlingspolicy. Vid styrelsens konstituerande möte i juni kommer dock ett förslag till upphandlingspolicy att behandlas.
2. Ansvar för och beslutanderätt att teckna avtal är tydligt definierat i rutiner/riktlinjer, delegationsordning eller liknande.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
I ett bolag är det alltid firmatecknaren som tecknar avtal. Styrelsen beslutar utifrån de restrik- tioner som bolagsordningen anger. Av bolagets registreringsbevis framgår vem som är firma- tecknare.
Firmatecknare framgår även av bolagsordningen.
3. Det finns tillfredsställande rutiner för bevakning av avtalens löptid.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Bevakning av löptid sker manuellt.
4. Det finns tillfredsställande rutiner för uppföljning av avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Det sker ingen systematiserad uppföljning av avtal. Vice ordförande ansvarar för den löpande bevakningen och uppföljningen av avtal. När avtal tecknats behandlas de löpande av styrelsen vid omförhandlingar, förnyelse eller andra frågeställningar. Uppföljning sker utifrån förfråg- ningsunderlag.
5. Avtalen är lätta att finna.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Avtalen förvaras i särskild pärm på kultur- och fritidsförvaltningen. Enligt nuvarande rutin regi- streras inte avtalen i diariet. Eftersom avtalen hålls ordnade så att de är lätta att hitta igen finns inget absolut krav på att de ska registreras. Däremot skulle det underlätta återsökningen av avtal och även bevakningen av dessa om de fanns registrerade och inskannade i diariet.
6. Avtalen förvaras på ett betryggande sätt.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
7. Övriga iakttagelser
Avtalsfrågor tas upp till styrelsen vid behov samt tas även upp i VD-rapporten till styrelsens möten.
Tidigare fanns en sammanställning över löpande avtal. Tankar finns om att upprätta en sådan igen vilket skulle underlätta bevakning av löptid samt även vara bra underlag i samband med rapportering till styrelsen.
Vid det konstituerande styrelsemötet i juni kommer samtliga styrdokument att gås igenom.
10. Stiftelsen Bodenbo
1. Det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Bodenbo har egen inköpspolicy samt rutin för information och rapportering till styrelsen bl a avseende avtalsförändringar.
2. Ansvar för och beslutanderätt att teckna avtal är tydligt definierat i rutiner/riktlinjer, delegationsordning eller liknande.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Beslut om firmatecknare samt attestordning tas i styrelsen årligen.
3. Det finns tillfredsställande rutiner för bevakning av avtalens löptid.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Avtalen är organiserade i eget system sorterbara på avtalsområde, part (”leverantör”), gäller fr.o.m., gäller t o m, tidpunkt för uppföljning/förlängning, status, avtalsnummer m.m. Avtalen är också kopplade till systemet så att man enkelt kommer åt dem genom att klicka på avtals- namnet. Systemet signalerar när avtalstiden är på väg att löpa ut.
4. Det finns tillfredsställande rutiner för uppföljning av ingångna avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Rutinerna för uppföljning av avtal följs upp årligen i ledningsgruppen och är en del i Bodenbos kvalitetsledningssystem.
5. Avtalen är lätta att finna.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Det system man har för att administrera avtalen gör att de är både lätta att hitta och lättåtkom- liga..
6. Avtalen förvaras på ett betryggande sätt.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
7. Övriga iakttagelser
Avtal gällande större upphandlingar och årsupphandlingar tas upp i styrelsen. Förändringar gällande elavtal rapporteras alltid till styrelsen. Rapportering till styrelsen sker genom VD- brevet.
11. Bodens Energi AB
1. Det finns ändamålsenliga riktlinjer för hantering av avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Principiella utgångspunkter för hantering av avtal/upphandling har redovisats. Dessa gäller främst upphandling. Då behov föreligger p.g.a. avtalets/upphandlingens art (juridisk, teknisk, ekonomisk) anlitas utomstående kompetens för upprättande av förfrågningsunderlag samt för utvärdering, granskning och kontraktstecknande.
2. Ansvar för och beslutanderätt att teckna avtal är tydligt definierat i rutiner/riktlinjer, delegationsordning eller liknande.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Av styrelsens arbetsordning (fastställd 2010-06-04, § 24) framgår ansvarsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören avseende tecknande av avtal samt bevakning av ingångna avtal.
Rätt att teckna avtal framgår även av bolagets attestbestämmelser.
Utöver ovanstående har VD lämnat speciell rättighet för inköp, avtalsbildning till utpekad personal genom fullmakter.
3. Det finns tillfredsställande rutiner för bevakning av avtalens löptid.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Handläggare för respektive avtal ansvarar för att bevaka att tecknat avtal innehålls, både från BEAB:s sida samt från leverantören. Handläggare svarar även för bevakning av avtalstid, upp- sägning samt förlängning.
4. Det finns tillfredsställande rutiner för uppföljning av ingångna avtal.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Uppföljning av avtal görs i samband med att upphandling ska göras. Då följer man upp det gällande avtalet utifrån kravspecifikationen.
5. Avtalen är lätta att finna.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
Huvudregeln är att alla avtal diarieförs. Därigenom blir de även enkelt sökbara.
6. Avtalen förvaras på ett betryggande sätt.
Kontrollmålet har uppnåtts: Ja
7. Övriga iakttagelser
Bolagsstyrelsen informeras löpande (vid varje sammanträde) om väsentliga avtal. Exempel på sådan information gäller bränsleavtal (gällande avtal, löptider, aktuella förfrågningar, pris- utveckling, försörjningssituation på kort och längre sikt), pågående investeringar, pågående upphandlingar, prisutveckling för elhandel, övriga avtalsfrågor som har betydelse för bolaget.
Bolagsstyrelsen får löpande uppföljning av återkommande avtalsfrågor som har betydelse för bolaget, t ex bränsleavtal, avtal för additiv (tillsatsämnen), leveransavtal för fjärrvärme m.m.
Bolagsstyrelsen informeras även vid speciella avtalsfrågor som inte behöver ha någon större ekonomisk betydelse för bolaget, men som kan ha ett allmänintresse i övrigt.
I VD:s rapport till styrelsen ges i aktuella fall lägesrapporter beträffande avtal.
Bodens kommun |
Granskning av avtalshantering |
Bilaga 2 Stickprovskontroll (Kontrollmål 7-10) |
Audit |
KPMG AB |
14 juni 2011 |
Antal sidor: 7 |
Bodens kommun
Avtalshantering
Bilaga 2
2011-06-14 | |
Innehåll | |
Bodens kommun
Avtalshantering
Bilaga 2
2011-06-14
1. Resultat av stickprovskontroll:
Stickprovskontrollen har omfattat följande nämnder:
• Kommunstyrelsen (kommunledningsförvaltningen, tekniska förvaltningen, räddnings- och beredskapsförvaltningen samt samhällsbyggnadskontoret)
• Barn- och utbildningsnämnden (barn- och utbildningsförvaltningen)
• Kultur- och fritidsnämnden (kultur- och fritidsförvaltningen)
• Näringslivsstyrelsen (näringslivsförvaltningen)
• Socialnämnden (socialförvaltningen)
Inom varje förvaltning har 5 avtal granskats. Stickproven har valts ut med beaktande av att få en spridning så att stickproven omfattar olika avtalstyper samt att de är relativt nya.
Totalt har 40 stickprovsurval gjorts.
Stickproven har stämts av mot kontrollmål 7-10 nedan. Kontrollmål 1-6 redovisas i bilaga 1
7. Avtalen är undertecknade av behörig person.
8. I avtalen har nämnden/företaget, där så är tillämpligt, säkerställt rätten till insyn/uppföljning enligt 3 kap 17-19a §§ kommunallagen
9. Avtalen är utformade så att de möjliggör uppföljning.
10. Avtalen innehåller sanktionsmöjligheter.
2. Kommunstyrelsen
2.1 Kommunledningsförvaltningen
Följande avtal har granskats:
Avtal 1: LEAN-utbildning 2011 samt LEAN-utbildning förändringsledning (dnr 49-2011)
Avtal 2: Hyresavtal kontorsmaskin (dnr 344-2011)
Avtal 3: O-ringen i Boden 2013 (579-2009)
Avtal 4: Samverkansavtal för centrumbildning inom e-hälsa (dnr 422-2009)
Avtal 5: Samverkansavtal – Innovativa lösningar för framtidens vård och omsorg – Fia (dnr 422-09)
Avtalen är undertecknade av behörig person
Avtal 1 och 2 undertecknade av behörig person.
Avtal 3 och 5 har undertecknats av behörig person, men inte kontrasignerats.
Bodens kommun
Avtalshantering
Bilaga 2
2011-06-14
Avtal 4 har undertecknats av kommunchef. Beslut om medverkan i centrumbildningen har fattats av kommunfullmäktige 2009-09-14, § 108. Kommunstyrelsens delegationsordning reglerar inte vem som kan teckna denna typ av avtal. I kommunstyrelsen reglemente anges, beträffande underteck- nande av handlingar, att avtal som beslutas av kommunstyrelsen skall undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av styrelsens sekreterare eller annan anställd som styrelsen bestämmer. I detta fall borde denna skrivning ha tillämpats vid avtalets undertecknande. Ett alternativ hade varit att beslut om vem som skulle teckna avtalet fattats i sam- band med beslut om medverkan i centrumbildningen.
I avtalen har nämnden/företaget, där så är tillämpligt, säkerställt rätten till insyn/uppföljning enligt 3 kap 17-19a §§ kommunallagen
Kontrollmålet är inte tillämpbart på de granskade avtalen.
Avtalen är utformade så att de möjliggör uppföljning
Samtliga avtal är utformade så att de går att följa upp. Några avtal är dock av den typen att det endast innefattar leverans och driftsättning av en viss produkt (kopieringsmaskin) eller genom- förande av utbildningsdag.
Avtalen innehåller sanktionsmöjligheter
Avtal 2, 4 och 5 reglerar tvister, möjligheter att häva avtalet eller vidta andra sanktionsåtgärder om avtalet inte fullföljs. Avtal 1 och 3 innehåller ingen skrivning om hur skada, tvist eller liknande ska lösas.
2.2 Räddnings- och beredskapsförvaltningen
Följande avtal har granskats:
Avtal 1: Avtal om IVPA-larm i Bodens kommun
Avtal 2: Samarbetsavtal mellan SOS Alarm och Bodens kommun
Avtal 3: Överenskommelse mellan räddningstjänsten och socialförvaltningen angående lyfthjälp Avtal 4: Service- och supportavtal (Contal Security AB)
Avtal 5: Avtal om sändning av kompletterande larminformation i samband med automatiska brandlarm anslutna till räddningstjänsten
Avtalen är undertecknade av behörig person
Alla granskade avtal är undertecknade av behörig person.
I avtalen har nämnden/företaget, där så är tillämpligt, säkerställt rätten till insyn/uppföljning enligt 3 kap 17-19a §§ kommunallagen
I avtal 5 har rätten till insyn/uppföljning säkerställts. För övriga granskade avtal är kontrollmålet inte tillämpbart.
Avtalen är utformade så att de möjliggör uppföljning
Samtliga avtal är utformade så att de går att följa upp.
Avtalen innehåller sanktionsmöjligheter
Alla granskade avtal utom avtal 3 reglerar tvister, möjligheter att häva avtalet eller vidta andra sanktionsåtgärder om avtalet inte fullföljs.
2.3 Samhällsbyggnadskontoret
Följande avtal har granskats:
Avtal 1: Avtal om lägenhetsarrende (delegationsbeslut löpnr 59/2010) Avtal 2: Nyttjanderättsavtal (delegationsbeslut löpnr 56/2010)
Avtal 3: Parkeringsavtal kv Oxeln 1 och Oxeln 7
Avtal 4: Avtal om lägenhetsarrende (delegationsbeslut löpnr 12/2011) Avtal 5: Avtal om lägenhetsarrende (delegationsbeslut löpnr 80/2010)
Avtalen är undertecknade av behörig person
Alla granskade avtal är undertecknade av behörig person.
I avtalen har nämnden/företaget, där så är tillämpligt, säkerställt rätten till insyn/uppföljning enligt 3 kap 17-19a §§ kommunallagen
Kontrollmålet är inte tillämpbart på de granskade avtalen. Avtalen är utformade så att de möjliggör uppföljning Samtliga avtal är utformade så att de möjliggör uppföljning. Avtalen innehåller sanktionsmöjligheter
Alla granskade avtal utom avtal 3 reglerar tvister, möjligheter att häva avtalet eller vidta andra sanktionsåtgärder om avtalet inte fullföljs.
2.4 Tekniska förvaltningen
Följande avtal har granskats:
Avtal 1: Portionsförpackad mat (diarienr 2008/10)
Avtal 2: Stationstjänster på Bodens resecentrum (diarienr 2008/647)
Avtal 3: Samarbetsavtal angående hantering av kasserade sprutor och kanyler från hushåll (diarienr 2010/670)
Avtal 4: Behandling av matavfall (diarienr 2010/205)
Avtal 5: Tillsyns- och underhållsavtal trafikbelysning m m (diarienr 2005/1070)
Avtalen är undertecknade av behörig person
Alla granskade avtal är undertecknade av behörig person.
I avtalen har nämnden/företaget, där så är tillämpligt, säkerställt rätten till insyn/uppföljning enligt 3 kap 17-19a §§ kommunallagen
Kontrollmålet är inte tillämpbart på de granskade avtalen. Avtalen är utformade så att de möjliggör uppföljning Samtliga granskade avtal är möjliga att följa upp.
Avtalen innehåller sanktionsmöjligheter
Av de granskade avtalen är det endast avtal 4 som reglerar tvister, möjligheter att häva avtalet eller vidta andra sanktionsåtgärder om avtalet inte fullföljs. Avtal 1 är dock en förlängning, med vissa förändringar, av ett tidigare upprättat avtal. Vi har inte tagit del av ursprungsavtalet vilket gör att vi inte kan bedöma förekomsten av sanktionsmöjligheter etc. avseende avtal 1.
3. Barn- och utbildningsnämnden
Följande avtal har granskats:
Avtal 1: Reviderat avtal 4 om uppdragsutbildning barnskötare till lokal behörighet förskollärare Avtal 2: Överenskommelse friskola (diarienr 2009/36)
Avtal 3: Körkortsutbildning 2010
Avtal 4: Länssamarbete för modersmål mellan Luleå kommun och Bodens kommun
Avtal 5: Samverkansavtal för gymnasieskolorna i Boden, Luleå, Piteå och Älvsbyns kommuner 2009-07-01--2013-06-30
Avtalen är undertecknade av behörig person
Alla granskade avtal är undertecknade av behörig person.
I avtalen har nämnden/företaget, där så är tillämpligt, säkerställt rätten till insyn/uppföljning enligt 3 kap 17-19a §§ kommunallagen
Kontrollmålet är tillämpligt på avtal 2 där insyn också har reglerats i avtalet.
Avtalen är utformade så att de möjliggör uppföljning
Samtliga avtal är möjliga att följa upp.
Avtalen innehåller sanktionsmöjligheter
Avtal 1 och 5 innehåller skrivningar som reglerar tvister, sanktioner etc. Avtal 4 kan när som helst sägas upp.
4. Kultur- och fritidsnämnden
Följande avtal har granskats:
Avtal 1: Avtal Interbook
Avtal 2: Felaktigt stickprov. Kopia på avtal enligt KS delegationsordning. Granskas ej. Avtal 3: Fritidsverksamhet vid konung Xxxxx XX:s soldathem i Boden
Avtal 4: Försäljning träningskort
Avtal 5: Entreprenadkontrakt avseende drift, skötsel och tillsyn av Harads badhus
Avtalen är undertecknade av behörig person
Alla granskade avtal är undertecknade av behörig person. Avtal 3 har däremot inte kontrasignerats i enlighet med reglemente och delegationsordning.
I avtalen har nämnden/företaget, där så är tillämpligt, säkerställt rätten till insyn/uppföljning enligt 3 kap 17-19a §§ kommunallagen
Kontrollmålet är inte tillämpbart på avtal 1, 3 och 4. Av avtal 5 som är ett entreprenadkontrakt avseende drift, skötsel och tillsyn av Harads badhus framgår inte rätt till insyn.
Avtalen är utformade så att de möjliggör uppföljning
Samtliga avtal är möjliga att följa upp, med undantag för avtal 5.
Avtalen innehåller sanktionsmöjligheter
Avtal 3 och 4 innehåller skrivningar som reglerar tvister, sanktioner etc.
5. Näringslivsstyrelsen
Följande avtal har granskats:
Avtal 1: Avtal om hemsändning av varor
Avtal 2: Avtal för café och serveringsutbildning Avtal 3: Samverkansavtal North Waste Infrastructure
Avtal 4: Samverkansavtal Fyrkantens vuxenutbildning
Avtal 5: Överenskommelse om mottagande av flyktingar och andra skyddsbehövande
Avtalen är undertecknade av behörig person
Alla granskade avtal utom avtal 2 är undertecknade av behörig person. Avtal 3-5 har däremot inte kontrasignerats.
I avtalen har nämnden/företaget, där så är tillämpligt, säkerställt rätten till insyn/uppföljning enligt 3 kap 17-19a §§ kommunallagen
Avtal 2 avser gymnasieutbildning. Av avtalet framgår att kommunen får del av den utvärdering som görs efter utbildningen.
Avtalen är utformade så att de möjliggör uppföljning
Samtliga avtal är möjliga att följa upp, med undantag för avtal 5.
Avtalen innehåller sanktionsmöjligheter
Avtal 1-3 innehåller skrivningar som reglerar tvister, sanktioner etc.
6. Socialnämnden
Följande avtal har granskats:
Avtal 1: Avtal om insatser för personer med funktionsnedsättning, boende med särskild service och daglig verksamhet
Avtal 2: Avtal om köp av hyresadministration
Avtal 3: Avtal avseende tjänsteköp av utredning från biståndsenheten Avtal 4: Avtal Treserva
Avtal 5: Avtal avseende kvalitetsgranskning av läkemedelshantering
Avtalen är undertecknade av behörig person
Samtliga avtal har undertecknats av behörig person. Avtal 1 har däremot inte kontrasignerats.
I avtalen har nämnden/företaget, där så är tillämpligt, säkerställt rätten till insyn/uppföljning enligt 3 kap 17-19a §§ kommunallagen
Kontrollmålet är tillämpligt på avtal 1 där insyn också har reglerats i avtalet.
Avtalen är utformade så att de möjliggör uppföljning
Samtliga avtal är möjliga att följa upp.
Avtalen innehåller sanktionsmöjligheter
Avtal 1 och 5 innehåller skrivningar som reglerar tvister, sanktioner etc.