Avropsförfrågan
|
|
Diarienummer:KS 2020-1274 Förändringsledningskonsulter IT |
ALLMÄN INFORMATION
Norrtälje kommun, nedan kallad Kommunen, inbjuder härmed ramavtalsleverantörer inom SKL Kommentus Inköpscentral AB:s ramavtal IT-konsulttjänster 2016 att inkomma med avropssvar på Kommunens avropsförfrågan.
Kommunen har idag, sett till verksamhetens storlek, en stor, komplex och växande IT-miljö. Flertal kritiska och samhällsviktiga tjänster övergår mer och mer mot digitala kanaler. Förändringsbehovet kommer över tid att bestå, drivet av invånarna, verksamheterna och tillgänglig teknik.
Kommunen har beställt en utredning om IT-funktionens status, risker, behov och verksamheternas synpunkter på det stöd som funktionen ger dem. Utifrån denna rapport skall en rad aktiviteter och förändringar genomföras under en längre period. Uppdraget specifikt berör IT-verksamhetens uppsättning utifrån styrning, processer, rutiner, ledarskap, teknisk kompetens, teknik, serverhallar, MAN/WAN och förbättringsområden därom.
Uppdraget ska också vara rådgivande med rekommendationer om hur kommunen bör agera och prioritera inom området IT.
För detta uppdrag behöver kommunen två erfarna IT-konsulter, som tidigare har arbetat inom områdena organisation, ledning, bemanning, strategi, teknik och ekonomi.
Uppdraget ska utföras i Norrtälje kommuns lokaler eller på distans efter överenskommelse.
Upphandlingsdokumentens innehåll och disposition
Upphandlingsdokumenten är:
Avropsförfrågan (detta dokument)
Kontraktsmall
Svarsbilaga Skakrav
Svarsbilaga Utvärderingsmodell
Upphandlande myndighet
Upphandlande myndighet är Norrtälje kommun, organisationsnummer: 212000-0217, Kommunstyrelsen.
Kontaktperson under anbudstiden
Kommunens handläggare under anbudstiden är:
Namn: Xxxxxxx Xxxxxxx
Telefon: 0000-00 00 00
Mail: xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
Helt eller delat anbud
En leverantör kommer antas för uppdraget. Anbud ska därför lämnas på hela uppdraget.
Avrop genomförs som en förnyad konkurrensutsättning på SKL Kommentus Inköpscentrals ramavtal IT-konsulttjänster 2016, anbudsområde Verksamhetsutveckling och strategi samt Ledning och styrning. Endast behöriga ramavtalsleverantörer kan lämna anbud.
Anbud kommer att antas utan föregående förhandling.
Inlämning av anbud
För att kunna hämta underlaget och lämna anbud måste du registrera dig på e-Avrop om du inte redan gjort det. Vi rekommenderar att du registrerar konto i god tid innan anbudstiden löper ut. Kontot är kostnadsfritt för leverantörer. Genom e-Avrop får du:
tillkommande information (om Anbudsgivare inte registrerar sig på xxx.x-Xxxxx.xxx, kan vi ej garantera att all information om frågor och svar under anbudstiden kommer er till handa)
kontroll av att alla frågor ställda i avropsdokumenten är besvarade vid avlämnandet
en tydlig information om inte alla obligatoriska krav (så kallade "ska-krav") är uppfyllda.
Xxxxxx här för att läsa mer om hur du registrerar konto
Formkrav på anbud
På anbud ställs följande formkrav:
anbud ska vara skrivet på svenska
hänvisningar till webbsidor godtas ej som anbudssvar
svar ska lämnas i det strukturerade svarsdokumentet i e-Avrop.
Eventuella hänvisningar till xxxxxxx ska vara tydliga med angivande av namn på bilaga som hänvisning sker till samt sida i bilagan.
Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att Xxxxxxxxxxxx ej kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning.
Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud)
Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i detta förfrågningsunderlag. Eventuella alternativa anbud (så kallade sidoanbud) kommer ej att beaktas, men lämnade av sidoanbud innebär ej diskvalificering av huvudanbudet.
Kommunen ser gärna att anbudsgivare ställer frågor kring avropet vid eventuella otydligheter eller missar i underlagen. Alla frågor ska ställas elektroniskt. Du ställer din fråga på samma sida på e-Avrop som där du hämtade detta förfrågningsunderlag. Alla besvarade frågor skickas via e-Avrop till frågeställaren och till alla som redan hämtat ut underlaget samt publiceras i avropets annons. Frågeställaren är anonym.
Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas senast två (2) dagar före sista anbudsdag. Eventuella frågor med anledning av avropsdokumenten bör därför ställas i god tid före sista anbudsdag.
Sista dag för att ställa frågor är 2020-08-26 kl. 23:59.
Innan anbud lämnas uppmanas Anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om avropet har tillkommit.
Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av Kommunen under anbudstiden är bindande för både Kommunen och Anbudsgivare.
Sista anbudsdag
En upphandlande myndighet får inte pröva ett anbud som har inkommit efter midnatt den sista anbudsdagen.
Anbud lämnas via e-Avrop senast 2020-08-28 kl. 23.59.
Anbudets giltighetstid
Anbudet ska minst vara giltigt till och med 2020-09-27. Om en överprövningsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt till och med trettio (30) kalenderdagar efter att domstolsbeslut vunnit laga kraft.
Anbudsöppning
Anbudsöppning beräknas ske i kommunhuset Xxxxxxx, Xxxxxxxxxxx 00 Xxxxxxxxx, den 2020-08-31.
Anbudsgenomgång och ersättning för anbud
Anbudsgivare ska vara beredd att vid möte med Kommunen kunna redogöra för sitt anbud och förutsättningar för avtal. Detta behöver inte innebära att avtal kommer tecknas med Anbudsgivaren.
Ersättning för att upprätta anbud eller att delta i en anbudsgenomgång utgår ej.
Tilldelningsbesked (meddelande om beslut)
Tilldelningsbesked kommer att skickas via e-Avrop.
Anbudsgivaren uppmanas kontrollera att rätt e-postadress är angiven i e-Avrop och tillse att denna e-postadress bevakas löpande.
Avslutat avrop och tecknande av avtal
En upphandlande myndighet får inte ingå avtal förrän tio (10) dagar har gått från det att tilldelningsbesked meddelats (avtalsspärr). Om en ansökan om överprövning inlämnas till förvaltningsrätten i Uppsala fortsätter avtalsspärren att gälla under handläggningen i förvaltningsrätten (förlängd avtalsspärr) och Kommunen får inte ingå avtal förrän tio (10) dagar har gått från det att förvaltningsrätten avgjort målet. Detsamma gäller om förvaltningsrättens dom överklagas till högre instans och den högre instansen meddelar ett interimistiskt beslut som förhindrar Kommunen från att ingå avtal. En ansökan om överprövning av ett avrop får ej lämnas efter att avtalsspärr löpt ut.
Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl Anbudsgivaren som Kommunen.
Avbrytande av upphandling
Upphandlingen kan komma att avbrytas om Kommunens budget för tjänsten överskrids eller om annan omständighet inträffar som gör att behovet av upphandlingsföremålet inte längre kvarstår. Exempel på sådan omständighet kan vara politiska beslut.
Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, 19 kap 3 § gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut fattats. Därefter blir anbudsansökningar, anbud och andra uppgifter normalt offentliga. Anbudsansökningar och anbud kan dock omfattas av förlängd affärssekretess enligt OSL 31 kap 16 § om det av särskild anledning kan antas att Anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs.
Om Anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska detta anges med utförlig motivering i anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Särskilt gäller detta uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna.
Utvärdering, kvalificering och prövning
Utvärdering
Utvärderingsmodellen bygger på en så kallad mervärdesmodell där prisavdrag erhålls för erbjuden kvalitet i form av Mervärde 1 – Erfarenhet och Mervärde 2 - Intervju.
Norrtälje kommun kommer att genomföra intervju med de tre (3) konsultpar som bedöms ha störst chans att tilldelas uppdraget baserat på offererat timpris och möjligt prisavdrag i Mervärde 1 – Erfarenhet.
Kommunen beräknar att intervjuerna kommer att genomföras via Teams eller annan digital plattform under vecka 36. Offererade konsulter ska vara tillgänglig för intervju denna vecka.
Tidsram för intervjun:
- 10 min – Konsulterna får presentera sig
- 50 min – Intervjufrågor
Intervjufrågorna kommer att baseras på de krav och mervärden som ställts kopplat till kompetens och erfarenhet. Intervjufrågorna kommer att baseras på de krav och mervärden som ställts kopplat till kompetens och erfarenhet. Konsulterna kommer också att få beskriva vardera minst ett uppdrag som uppfyller kraven enligt skakrav 5.1 och i övrigt motsvarar de krav som Beställaren ställer vid avropet. Ett och samma uppdrag får användas av båda konsulter men det är då önskvärt att ytterligare ett uppdrag beskrivs.
Konsulterna bedöms var för sig vilket innebär att högsta möjliga mervärdesavdrag för intervjuerna är 2 x (75+75+75+50) = SEK 550.
Nedan mervärden kommer att utvärderas under intervjun:
Definition av möjligt prisavdrag:
Mycket bra - Konsulten visar på mycket god kommunikativ förmåga, formulerar sig mycket väl och förmedlar sina kunskaper på ett mycket tydligt sätt.
Bra - Konsulten visar på god kommunikativ förmåga, formulerar sig väl och förmedlar sina kunskaper på ett tydligt sätt.
Tillför inget mervärde - Konsulten tillför inget mervärde.
Den ramavtalsleverantör som har lägst utvärderingspris står för det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret och kommer tilldelas kontrakt.
Om två eller flera avropssvar får samma utvärderingspris kommer den ramavtalsleverantör vars avropssvar erhåller högst prisavdrag för kvalitet antas. Om det ändå inte går att skilja anbuden åt kommer lottning att genomföras för att få fram det vinnande avropssvaret.
Samtliga utvärderingskriterier samt eventuella krav på bevis framgår av e-Avrop.
Kvalificering och prövning
Samtliga kvalificeringskrav samt eventuella krav på bevis framgår av e-Avrop.
Kommunen begränsar kontrollen till den/de anbudsgivare som efter utvärdering är aktuell för kontraktstilldelning. Anbud som inte kan vinna även om full poäng utdelas inte utvärderas ytterligare
Under kvalificeringen kommer Kommunen kontrollera att alla efterfrågade handlingar bifogats samt att grund för uteslutning ej föreligger. Därefter bedömer Kommunen huruvida anbud uppfyller i avropsdokumenten uppställda krav.