Regler och priser för uthyrning av fritidslokaler samt Lorry
Regler och priser för uthyrning av fritidslokaler samt Lorry
Styrdokument Regler och priser för uthyrning av lokaler och anläggningar. | Beslutat av Kultur och fritidsnämnden, 2020-06-11 § 69 dnr KFN 143/19 | Gäller från och med 2020-07-01 |
Ansvarig Avdelningschef fritid och folkhälsa | Gäller för Fritid och Folkhälsa | Senast reviderad |
Rubrik
Innehåll
Grundläggande föreskrifter vid uthyrning av lokaler på kultur- och fritidsförvaltningen
Kultur- och fritidsförvaltningen hyr ut fritidslokaler, idrottsanläggningar, möteslokaler för motions- och idrottsverksamhet, kultur- och studieverksamhet, publik verksamhet och intern verksamhet för kommuner, föreningar och företag. Tanken är att använda kommunens lokaler så effektivt som möjligt och tillhandahålla lokaler med god standard.
Demokrati och trygghet
Föreningar, arrangörer och andra hyresgäster som hyr lokaler ska respektera och främja demokratiska grundprinciper och får inte bedriva verksamhet som skapar positiva attityder till våld, hot, diskriminering, våldsbejakande extremism, rasism eller annan brottslighet.
Hyresgästen får inte representera en rörelse, ideologi eller miljö som inte accepterar en demokratisk samhällsordning eller som främjar våld eller annan brottslig verksamhet för att uppnå ett ideologiskt mål.
Hyresgästen ska lämna tillfredställande garantier att verksamheten inte medför ordningsstörning eller är en säkerhetsrisk, oavsett om det är hyresgästen eller andras reaktion på verksamheten som är orsaken.
Hyresgästens verksamhet får inte bryta mot lagar, föreskrifter eller riktlinjer.
Hyresgästens verksamhet får inte uppmuntra till bruk av narkotika, alkohol och andra droger.
Kultur- och fritidsförvaltningen hyr inte ut lokaler till religiösa sammankomster (gudstjänster, bönemöten etc) där religion utövas.
Kultur- och fritidsförvaltningen kan neka att upplåta lokaler med anledning av ovanstående. Bedömningen görs av Kultur- och fritidsförvaltningen. Polis eller kommunens jurister och säkerhetsansvariga konsulteras vid behov.
Förbyggande arbete mot olyckor
Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar kontinuerligt för att undvika att olyckor och skador inträffar i stadens lokaler. För att en god säkerhet ska kunna uppnås måste alla hjälpa till. Säkerhetsarbetet är därför en angelägenhet för alla som använder stadens lokaler. I lagen till skydd för olyckor (LSO 2003:778, 2kap.1§) står: ”Vid bokning och nyttjande av lokaler är hyresgästen att betrakta som nyttjanderättshavare och skall se till att gällande bestämmelser efterföljs för de medverkandes säkerhet och bär, i händelse av att man ej fullföljt dessa
åtaganden, det fulla ansvaret härför.”
Det innebär att hyresgästen måste följa säkerhetsbestämmelserna och veta vilken skyddsutrustning som finns i den lokal som hyrs. Hyresgästen ansvarar för att ta del av rutiner kring larm, utrymning och brandskyddsutrustning inför bokning. Nödutgångar får inte blockeras. Staden ansvarar för anvisningar, skyltning och information om säkerhet i respektive lokal.
Ansvar och säkerhet
Den som avtalar om att hyra lokal ska vara myndig (över 18 år) och ansvarar för att Kultur- och fritidsförvaltningens grundläggande föreskrifter vid uthyrning av lokaler samt avdelningarnas allmänna regler vid bokning följs.
Vid sammankomsten krävs att minst en myndig ansvarig person (t ex ledare, lärare) är närvarande. Den eller de ansvariga ska uppmärksamma de säkerhetsanvisningar och bestämmelser som gäller och se till att dessa efterföljs av samtliga personer i lokalen. Ansvariga personer är skyldiga att meddela Mölndals stads personal vid påkomna brister/felaktigheter som kan leda till olycka eller brand.
GDPR
Mölndals stad hanterar alla personuppgifter med största noggrannhet. Uppgifter sparas endast under den tid som behövs för att kunna ge bästa möjliga service och för att fullgöra stadens åtaganden. Mer information om hur personuppgifter hanteras finns på:
xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx under ”Hantering av personuppgifter för kunder hos lokalbokningen och hyresgäster till kultur- och fritidsförvaltningen”.
Uppdrag
Lokalerna på avdelning fritid och folkhälsa är i första hand till för mötesplatserna/fritidsgårdarnas egen verksamhet och arrangemang eller samarrangemang.
I andra hand sker uthyrningen av lokaler till annan kommunal verksamhet och aktörer som föreningar och studieförbund. Därefter ges övriga externa aktörer möjlighet att hyra lokalen som privatpersoner (barnkalas), företag och för offentliga arrangemang.
Kultur- och fritidsförvaltningen beslutar om tolkning av grundläggande och allmänna regler vid bokning och uthyrning, undantag från bokningsordningen samt ekonomiska villkor och taxor.
Definitioner
• Extern aktör är en organisation eller personer som inte organisatoriskt tillhör förvaltningar och bolag i Mölndals stad
• Vid externa arrangemang är det en extern aktör som genomför arrangemang och verksamheten är inte involverade i arrangemangets innehåll
• Interna aktörer är förvaltningar och bolag i Mölndals stad
• Egna arrangemang är verksamhetens egna arrangemang och bokningar
• Samarrangemang är arrangemang som sker i ett samarbete mellan verksamheten och andra kommunala förvaltningar eller externa aktörer
• Öppna arrangemang innebär att allmänheten har tillträde till arrangemanget, kostnadsfritt eller genom att betala inträde
• Slutna sammankomster innebär att arrangemanget endast är öppet för exempelvis föreningens medlemmar, företagets personal eller deltagare på konferens
Regler och rutiner vid bokning
• Bokning sker per e-post till respektive verksamhet:
• Vid bokning ska följande anges: syftet/ändamålet med arrangemanget, kontaktperson med kontaktuppgifter, organisationsnummer alternativ personnummer samt fullständig adress för fakturering.
• Bokningen är klar först när hyresgästen fått en bekräftelse och accepterat via mejl. När nycklar hämtas skriver hyresgästen under avtalet samt en nyckelkvittens.
• Lokaler hyrs ut när ordinarie verksamhet inte använder lokalen och som längst till klockan 22.00.
• Hyresgästen får lov att använda kök/pentry och dess utrustning för t.ex. kaffe eller korvkokning. Kylskåp finns inte på alla mötesplatser men får användas där det finns
• Lokaler får bara användas i det syfte, under den tid och på de villkor som avtalats Förberedelsetid och efterarbete ingår i den bokade tiden.
• Hyresgästen får inte hyra ut lokalen vidare till annan part.
• I uthyrningen ingår endast lokal med grundmöblering. I Lorry och bio Etage ingår projektor, stolar och ljudanläggning. Hyresgästen ansvarar själv för möblering och återställning av stolar. Om inget annat har avtalats, ingår inte teknisk support.
• Ansvaret för användandet av lokaler, inventarier och utrustning ligger på den som träffat avtal med verksamheten om att hyra lokalen.
• Det är absolut förbjudet att ställa upp ytterdörrarna till lokalen.
• Hyran omfattar lokal i befintligt skick med ordinarie möblering och utrustning. Lokalen ska återställas och städas i det skick som den var ifrån början.
• Alla sopor måste tömmas och slängas på angiven plats.
• Alla golv måste sopas och våt torkas. Alla andra ytor ska våt torkas (bänkar, bord, diskbänkar, handfat med mera).
• Alla kranar och lampor måste stängas av.
• Hyresgästen är ersättningsskyldig för skador på lokal, inredning och utrustning. Anmälan om eventuella fel och skador på lokaler, inventarier och utrustning ska omgående meddelas verksamheten.
• Hyresgästen är skyldig att följa ”Lagen till skydd mot olyckor”
• Hyresgästen är nyttjanderättshavare enligt lag. Hyresgästen har därför hela ansvaret för att lagen till skydd mot olyckor SFS 2003.77, uppfylls när det gäller allmänhetens/besökarnas/publikens/medverkandes säkerhet
• All verksamhet i lokalerna ska vara alkohol, drog- och rökfri.
• Verksamheten hyr inte ut lokaler till privata fester.
• Det är hyresgästens ansvar att larma och låsa när lokalen lämnas.
• Kontoret ingår inte i hyran och får inte användas.
• Hyresgästen är ansvarig för att inga objudna personer kommer in i lokalen.
• Hyresgästen måste vara på plats i lokalen under hela den avtalade hyrestiden.
• Hyresgästen är ansvarig för ordning och säkerhet i lokalen. Det gäller även för trapphus, hissar etc.
• Hyresgästen får en saklig genomgång av lokal och brandskydd när kontraktet skrivs och nyckeln hämtas.
Ekonomiska villkor
• Vid längre uthyrningsperioder anges pris enligt offert.
• All betalning sker via swish eller faktura.
• Merkostnader debiteras per påbörjad timme utöver det som avtalats om lokalen inte är lämnad och återställd på utsatt tid.
• Avbokning Om hyresgästen avbokar lokalen minst 72 timmar innan hyrestillfället kostar det ingenting. Om lokalen avbokas 72-24 timmar innan hyrestillfället betalar hyresgästen halva hyran. Om hyresgästen avbokar lokalen senare/ inte avbokar betalas hela kostnaden.
• Uppsägning Om hyresgästen återkommande hyr lokalen kan Mölndals stad säga upp hyresavtalet med 14 dagars uppsägningstid utan att behöva förklara varför (ange specifika skäl). Om hyresgästen vill säga upp avtalet är uppsägningstiden en månad.
• Force majeure/oförutsedda händelser Om kultur- och fritidsförvaltningen inte kan, eller endast till en orimligt hög kostnad kan, fullgöra sina skyldigheter enligt detta hyresavtal är kultur- och fritidsförvaltningen befriad från att uppfylla sina skyldigheter och behöver inte betala skadestånd till hyresgästen. Orsaken ska vara omständigheter som kultur- och fritidsförvaltningen inte kan påverka eller kunnat förutse (exempelvis krig, upplopp, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning, vattenläcka eller annan omständighet som hyresvärden inte kan påverka).
• Avgifter kan uppstå om hyresgästen misskött lokalen. Om hyresgästen behöver ringa jourhavande vaktmästare under helgen eftersom hyresgästen själv orsakat ett problem (exempelvis låst sig ute, larm, krossat en ruta, spärrat taggen) kostar det 650 kronor. Jourvaktmästare: tel 000-000 00 00
• Om hyresgästen ringer jourhavande vaktmästare eftersom det är något fel på lokalen och hyresgästen själv inte har orsakat felet (exempelvis stopp i avloppet eller strömavbrott) så är det gratis att ringa.
• Om städningen av lokalen inte godkänns eller om lokalen inte ser ut som när hyresgästen fick den (exempelvis möbler, disk) betalar hyresgästen 350 kronor för varje påbörjad arbetstimme som det tar att städa/ställa i ordning lokalen.
• Hyresgästen betalar hela kostnaden för arbete- och material om det uppstår skadegörelse (exempelvis krossad ruta, klotter, trasiga möbler/teknik), larmkostnader etc.
• Om hyresgästen inte återlämnar nyckeln/taggen på överenskommen tid så debiteras hyresgästen 200 kronor.
Prioriteringsordning
• Egna eller samarrangemang med ungdoms- och folkhälsofokus.
• Långtidsuthyrningar med föreningar eller studieförbund.
• Kommun interna verksamheter.
• Korttidsuthyrningar med föreningar eller studieförbund.
• Privatpersoner för t.ex. barnkalas.
• Företag och organisationer för t.ex. ett arrangemang eller möten.
Taxor för att hyra fritidslokaler samt Lorry.
Taxorna utgår från påbörjad timme och exklusive moms.
TAXA 1 Verksamhet för ungdomar i åldern 12-19 år. 50 kr/tim* TAXA 2 Verksamhet för vuxna fyllda 20 år (föreningar, studieförbund) 150 kr/tim* TAXA 3 Verksamhet för övriga (kommuninternt, privatpersoner) 150 kr/tim* TAXA 4 Företag/Evenemang – Externt och för allmänheten. 250 kr/500 kr/tim
* 0 kr om uthyrningen är intern på avdelningen eller sker i samverkan med verksamheten.
Taxa 1 | Taxa 2 | Taxa 3 | Taxa 4 | |
OBS! Alla priser i kr/tim. | Ungdomar 12– 19 år | Vuxna 20 år (ex. Föreningar, studieförbund) | Övriga (Kommuninternt, privatpersoner) | Företag/Evenemang (allmänheten) |
Eklanda | 50 | 000 | 000 | 000 |
Kållered | 50 | 000 | 000 | 000 |
Lindome | 50 | 000 | 000 | 000 |
Lindome inklusive Etage och kök | 100 | 250 | 250 | 250 |
Fässberg | 50 | 000 | 000 | 000 |
Lorry inklusive kök | 50 | 150 | 250 | 500 |
Avgift för återställande av verksamhetens lokaler: 350 kr/h Avgift för missad tid vid återlämnande av nyckel/tagg: 200 kr