Kategoristyrningsverktyg (förklaringar finns sist i dokumentet)

Kategoristyrningsverktyg (förklaringar finns sist i dokumentet)

Inköpskategorins definition
Namn på inköpskategorin:
I inköpskategorin ingående produkter:
Produktkoder:
Egen (spendträd)	CPV	CPC	Intrastat	SNI	NACE	NAICS
Konteringar enligt redovisningssystemet:
Huvudbokskonto	Affärsområde	Projektelement	Reskontra

Inköpsteamet

Kategoriansvarig:

Medlemmar i inköpsteamet:

Spendanalys
Monetära data:
Priser satt i valuta:		Årsvolym (SEK)		Månadsvolym (SEK)				σ Standardav. (månad)		Trend (stabil, upp, ned)
Volymvärdesanalys
Pareto						ABC-analys
80-segmentet 20-segmentet						A:70-segmentet B:20-segmentet C:10-segmentet
Indirekta kostnader (SEK)
Lagerkostnader	Orderläggning		Godshantering		Förseningar		Reklamation		Skadestånd		Annat

Kategoriegenskaper (flytta reglagen till uppskattad nivå)

Vara eller tjänst

Standardiseringsgrad

’one-off’ Leverantörsägd kundkonstruktion Kundägd standard Leverantörens standard Branschstandard

Produktkomplexitet

Grad av prosumtion
Parternas behov av interaktionsintensitet Hög Låg
Beställningstidpunkt Utveckling mot order Konstruktion mot order Materialbeställning mot order Tillverkning mot order Skeppning mot order Uttag ur leverantörsägt kundlager Annat _______________________
Affärsrisker (påverkan på vårt affärsresultat)
Leveransrisk (risk för utebliven leverans)
Marknadsanalys
Leverantörsmarknaden					Kundmarknaden
Polyopol Oligopol Monopol Leverantörens förhandlingsstyrka Stark Mellan Svag					Polyopson Oligopson Monopson Köparens förhandlingsstyrka Stark Mellan Svag
Lagerklassifikationer
SDE	GOLF	VEIN		RAM		FSN		Lagervärde	Lageromsättn.
Scarce Difficult Easy	Goverment Open Locally Foreign	Vital Essential Important Normal		Reliability Availability Maintain- ability		Fast Slow Non moving		X_______ Y_______ Z_______	_______ _______ _______
Kombinerade egenskaper (portföljanalyser)
Kraljic Strategisk (supply management) Hävstång (materials management) Flaskhals (sourcing management) Standard (purchasing management)			Boston Kassako Byracka Stjärna Frågetecken				Ansoff Produktutveckling Diversifiering Marknadspenetration Marknadsutveckling

Portföljanalysmodeller
Namn	Filosofi	Lämplighet
Kraljic	Finansiell risk vs. Leveransrisk
Elliot-Shircore-Steel	Vinst vs. Värde
Xxxxxxx-Xxxxx	Värde vs. Komplexitet
Lilliecreutz-Ydreskog	Komplexitet vs. Risk
Olsen-Ellram	Strategisk vikt vs. Svårighet att leda
van Weele	Vinstpåverkan vs. leveransrisk
Xxxxxxx	Xxxxxxxx vs. Säljarens investeringar
Xxxxxxx	Köptyp vs. Produkttyp

Allmänna inköpsstrategier
Strategi	Tidshorisont	Förbättringspotential
Totalkostnadsanalys
Omförhandling av befintligt avtal
Upphandling / konkurrensutsättning
Omvända auktioner
Prisnedbrytning
Värdeanalys / Värdedesign (VA/VE)
’Cherry picking’
Kostnadsregressionsanalys
Kostnadsfaktoranalys
Skuggkalkylering / Skugganbud
Expandera leverantörsbasen
Prospektering av kostnadsdata
Utveckla nya leverantörer
Utnyttja obalanser i utbud/efterfrågan
Minska antalet leverantörer
Öka antalet leverantörer
Omfördela leverantörsvolymer
Slå samman inköpskategorier
Aggregering av flera fabriksvolymer
Inköpspool / Inköpscentral
Öppna böcker / öppna kalkyler
Värde och strukturanalys
Ersätt material eller produkter
Designa för tillverkning (DFM)
Designa för outsourcing
Komplexitetsreduktion
Funktionsköp vs. Detaljlösning
Resultatköp vs. resursköp (tjänster)
Optimera gemensamma processer
Omkonfigurering av värdekedjan
Dela på förbättringsvinster
Integrerad logistik
Driv leverantörsutveckling
Samarbetsdriven kostnadsreduktion
Standardisering
Modularisering
Etablera, utveckla nyckelleverantörer
Strategiskt partnerskap
Projektbaserat partnerskap
Vinstdelning
Vertikal integration
Horisontell integration
Förbättra koordinering
Köpa/tillverka analys
Äga/leasing/hyra analys

Avtalsstrategier
Avtalstyp	Fördelar	Nackdelar
Upphandling vid varje köp
Ramavtal, fast avtalstid ________
Löpande ramavtal m. uppsägningstid
Ramavtal med förnyad upphandling
Avtalsstyrka
Leverantörens standardvillkor
Branschavtal:___________
Förhandlat standardavtal
Vårt standardavtal
Skräddarsytt avtal
Köplagstiftning (dvs inga villkor)
Back-to-back
OEM/ODM-kontrakt
Särskilda avtalsklausuler
Tidsfrist, felansvar, garantiansvar
Viten, skadestånd vid försening
Viten, skadestånd vid fel i produkt
Betalningsplan
Prismodeller, prisregleringsmekanismer
Fast pris under avtalstiden
Fast pris med årlig omförhandling
Prisindexering
Självkostnadskontrakt ’cost plus’
Kostnadskontrakt variabel vinst
Riktpris med incitamentspris
Rörligt pris med tak
Enhetspriser (á pris, timpris)
Annat:______________

Leverantörsstrategier
Antal leverantörer	Fördelar	Nackdelar
Single sourcing
Sole sourcing
Dual sourcing
Second tier sourcing
Parallell sourcing
Multiple sourcing
Leverantörsspridning
Lokalt
Regionalt
Nationellt
Europeiskt
Lågkostnadsländer (LCC)
Globalt
Annat_____________

Lagerstrategier / orderstrategier
Lager	Fördelar	Nackdelar
Inget lager
Lagring hos oss
Leverantörslager
Lager hos tredje part
Leverantörsstyrt lager
Kundstyrt lager
Vi äger varorna i lagret
Leverantören äger varorna i lagret
Annat _____________________
Order
Tillverkning mot order (avrop)
Skeppning från lager mot order
Materialbemyndigande
Blockorderproduktion
Abonnemangsorder
Lagernivåer triggar produktionsorder
Annat ____________________

Kategoristyrningsverktyget, förklaringar

1. Syftet

Syftet med detta verktyg är att utgöra stöd för kartläggning av inköpskategorier, dess egenskaper och strategiframtagning. Verktyget kan främst komma till nytta i ett initialt skede då en inköpsorganisation implementerar någon form av kategoristyrning för sina inköpskategorier. Det kan antingen användas för att ta fram en konkret styrning med strategier etc eller som ett diskussionsunderlag på ett inköpsseminarium.

2. Kategoristyrningsprocessen

För att implementera en effektiv kategoristyrning behöver organisationen besluta om en standardiserad affärsprocess för kategoristyrning. Det är vanligt att följande element utgör del av processen:

1. Definitionsfasen

I denna fas definierar inköpsteamet inköpskategorierna deras samhörighet och struktur

2. Analysfasen

Här analyserar inköparen spend inom respektive kategori. Vidare analyseras egenskaperna hos respektive kategori, exempelvis om det är vara/tjänst, hög/låg affärsrisk, ad hoc/generiskt, standard/kundanpassning etc.

3. Strategifasen

Strategier formuleras för respektive kategori, utifrån spend, kategoriegenskaper och med stöd av vedertagna portföljmodeller så fastläggs strategier för respektive sortiment.

4. Implementationsfasen

Strategierna implementeras. Inledningsvis genom att lägga fast upphandlings- och förhandlingsstrategier samt bedöma befintliga produkter och leverantörer. Därefter rent implementationsarbete.

5. Utvärderingsfasen

I takt med att implementationen blir färdig så utvärderas resultat genom olika typer av mätningar. Resultatet kan rendera nya beslut om inriktning eller förändrat strategival.

3. Verktyget

Detta verktyg ger användaren stöd att lösa arbetsuppgifterna i de olika processtegen.

3.1 Definition av inköpskategorier

Innehållet i varje inköpskategori måste beskrivas mer eller mindre omfattande. I en mindre verksamhet kan kategorierna lätt definieras på egen hand. I större organisationer kan stöd hämtas ur etablerade system, exempelvis CPV eller CPC. De etablerade systemen är dock omfattande, vilket kan kännas betungande för en mindre organisation.

Kategorierna sorteras in i någon form av struktur, vanligtvis någon form av trädstruktur. I strukturen sorteras likartade kategorier in i underkategorier etc. Vanligt är en struktur i tre nivåer, men inget hindrar att fler nivåer definieras. Etablerade system (ex. CPV) kan innehålla väsentligt fler nivåer. Exempel:

Kategorierna numreras på ett strukturerad sätt så att det lätt går att identifiera var i strukturen en kategori hör hemma.

3.2 Analys av inköpskategorier

I detta steg analyserar vi hur stor spend vi har inom varje kategori samt spendens andel av den verksamheten. Ett spendträd kan också utvecklas. Vidare analyserar vi vilka egenskaper varje inköpskategori har.

I formuläret ovan finns förslag till fördefinierad analys av inköpskategorierna.

3.2.1 Spendanalys

Med spend avses som regel de direkta kostnader som utgörs av ersättningen till leverantörer. I en förlängning kan det även vara intressant att studera indirekta kostnader för leveranshantering, leverantörshantering, fel, kassation etc. Det vanliga är att utgå ifrån spenden på årsbasis, men i en organisation med stor andel sällanköp kan det bli nödvändigt att välja längre tidsintervall.

När spenden är bestämd klassificeras vi den enligt paretos 20/80 regel, ABC-klassifikation eller någon annat system, med syfte att avgöra vilka kategorier som är viktiga eller mindre viktiga.

3.2.2 Kategoriegenskaper

Grundläggande i all inköpsteori är att inte behandla alla köp lika, varje inköpskategori och inköpstillfälle har sina förutsättningar. För att kunna lägga upp en metodik eller strategi för den specifika inköpskategorin så måste vi första fastställa dess egenskaper, här följer några exempel:

3.2.2.1 Vara eller Tjänst

Varor brukar kännetecknas av att fysisk leverans sker, dvs objekt överlämnas från säljare till köpare. Tjänster innebär ett utförande, ett arbete och överlämnande av information om den utförda prestationen.

En leverans kan innehålla både varor och tjänster, några sådana exempel är entreprenader och OEM/ODM-produkter.

3.2.2.2 Standardiseringsgrad

Några exempel:

- Helt specialbygge, s.k.”one off”

- Leverantörsägd kundkonstruktion, generisk tillverkning

- Kundägd konstruktion, generisk tillverkning

- Hyllvara enligt leverantörens standard

- Standardiserad hyllvara, samma för alla kunder och leverantörer

3.2.2.3 Kundorderpunkten

Detta är en tidpunkt i leveransprocessen då köparen tecknar avtal om leverans. Exempel:

• Utveckling mot order

• Konstruktion mot order

• Materialbeställning mot order

• Tillverkning mot order

• Skeppning från produktion mot order

• Skeppning från färdiglager mot order

• Order avser uttag ur leverantörsägt kundlager

3.2.2.4 Leverantörsmarknaden

Hur ser sammansättning av leverantörer ut. Här kan vi skönja tre huvudkategorier:

• Polypol, många leverantörer

• Oligopol, dvs ett fåtal leverantörer dominerar marknaden

• Monopol, en leverantörer har hela marknaden

3.2.2.5 Kundmarknaden/Köparmarknaden

Hur ser sammansättningen av köpare ut. Tre huvudkategorier:

• Polypson, många köpare

• Oligopson, ett fåtal köpare

• Xxxxxxxx, en köpare

3.2.2.6 Finansiella risker, affärsrisker

Dessa risker avser risker att förlora pengar på den specifika affären, vi kan klassificera risken i procent av produktens värde eller på en skala mellan hög och låg:

3.2.2.7 Risk för utebliven (eller sen leverans)

3.2.3 Kombinerade egenskaper

Genom att kombinera flera av inköpskategorins egenskaper i en matris kan vi förfina definitionen på ett sådant sätt att steget till strategiformulering blir mindre. Här följer de viktigaste kombinationerna:

3.2.3.1 Kraljics matris

3.2.3.2 Bostonmatrisen

4. Strategiformulering

Utifrån spendanalys och kategorins egenskaper fastställs en inköpsstrategi. Några exempel:

• Totalkostnadsanalys / totalvärdesanalys

• Omförhandling av befintligt avtal

• Prisnedbrytning

• ’Cherry picking’

• Skuggkalkylering

• Expandera leverantörsbasen geografiskt

• Utveckla nya leverantörer

• Utnyttja obalanser i utbud och efterfrågan

• Minska antalet leverantörer

• Omfördela leverantörsvolymer

• Slå samman sortiment

• Värde och strukturanalys för kategorin

• Ersätt material eller produkter

• Funktionsköp vs. Detaljlösning

• Optimera gemensamma processer

• Dela på förbättringsvinster

• Integrerad logistik

• Driv leverantörsutveckling

• Standardisering

• Modularisering

• Etablera och utveckla nyckelleverantörer

• Strategiskt partnerskap

• Förbättra koordinering

• Köpa/tillverka analys