Riktlinjer för leasingavtal
Riktlinjer för leasingavtal
Fastställd av kommunstyrelsen 2020-xx-xx
Syfte
Riktlinjerna för leasingavtal syftar till att tydliggöra ramar, ansvar och befogenheter för leasingavtal.
Avgränsning och definitioner
Denna riktlinje reglerar leasingavtal som avser lös egendom men inte leasingavtal som avser fast egendom, d.v.s. hyra av mark och fastigheter.
Ramverk
Genom leasingavtal binder kommunen upp sig för framtida kostnader och därför är grundregeln:
• Att kommunen ska äga den utrustning som krävs för att bedriva den löpande verksamheten och leasing ska användas restriktivt.
Undantag från grundregeln:
• Att leasingavtal kan tecknas om det blir billigare för kommunen än inköp under avskrivningsperioden inklusive eventuella serviceavtal, personella och lokalmässiga resurser som krävs för inköp, hantering och förvaring/avyttring.
• Att leasingavtal kan tecknas om inköpskostnaden inte kan motiveras utifrån behovet, t.ex. vid kortare projekt/events, eller då utrustning som krävs är alltför specifik för en enskild elev/brukare för att motivera inköp.
Om leasing ska tillämpas, är grundregeln att kommunen företrädesvis ska använda sig av operationell leasing.
Undantag från grundregeln kan göras
• om leverantörer som kan tillhandahålla den utrustning som krävs mot operationell leasing saknas och/eller
• om finansiell leasing bedöms mest ekonomiskt fördelaktigt efter utförd investeringskalkyl.
Personfordon är undantagen grundregeln.
Klassificering och redovisning
Rådet för kommunal redovisning, RKR, definierar leasing enligt följande:
”leasingavtal – ett avtal enligt vilket en leasegivare enligt avtalade villkor under en avtalad period ger en leasetagare rätt att använda en tillgång i utbyte mot betalningar. Leasingavtal kallas ibland hyresavtal, särskilt när det gäller leasing (hyra) av fastighet”.
RKR, Rekommendation R5, Leasing, nov 2018
Leasingavtal kan vara finansiella eller operationella.
Finansiell leasing
Finansiella leasingavtal jämställs med upplåning och innebär att kommunen ingår ett leasingavtal med en extern leverantör om att få nyttja egendom utan att kommunen har äganderätt men att egendomen hanteras som om kommunen ägde den, med eller utan avsikt att köpa egendomen när leasingavtalet löper ut.
Rådet för kommunal redovisning, RKR, definierar finansiell leasing enligt följande:
”finansiellt leasingavtal – ett leasingavtal där de ekonomiska risker och fördelar som förknippas med ägandet av ett objekt i allt väsentligt överförs från leasegivaren till leasetagaren”.
RKR, Rekommendation R5, Leasing, nov 2018
Operationell leasing
Alla leasingavtal som inte klassificeras som finansiella är operationella. Operationell leasing innebär att kommunen ingår ett hyresavtal med en extern leverantör om att få nyttja lös eller fast egendom utan att kommunen har
äganderätt. Kommunen har ingen avsikt att äga den hyrda egendomen i framtiden. Till operationella leasingkostnader hör även serviceavtal och liknande tjänster kopplade till den förhyrda egendomen.
Klassificering
Ett leasingavtal ska klassificeras som finansiellt eller operationellt vid avtalets ingång och föras in i kommunens gemensamma register för leasingavtal.
Redovisning
• Leasingkostnader vid operationella leasingavtal redovisas som driftskostnader.
• Egendom som leasas enligt finansiella leasingavtal ska redovisas som anläggningstillgång och framtida leasingavgifter ska redovisas som en skuld i balansräkningen. Leasingbetalningar utgörs av och redovisas som ränta och amortering.
• Uppgifter om framtida leasingavgifter ska redovisas i årsredovisningen.
Klassificering och redovisning av leasing ska följa RKR:s aktuella rekommendationer.
Ansvar och befogenheter
• Ekonomichefen ansvarar för leasing och tecknar leasingavtal för kommunen. Undantag görs vid leasing av personfordon där fordonsansvarig är ansvarig för leasing och avtalstecknande. Ansvaret kan inte delegeras vidare.
• Ekonomichefen ansvarar för en kommungemensam förteckning över samtliga leasingavtal.
• Ekonomichefen ansvarar för rutiner för leasing och beräkningsmetoder för investeringskalkyler inför tecknandet av leasingavtal.
• Ekonomichefen ska vid behov föreslå uppdatering av dessa riktlinjer.