Förfrågningsunderlag
- Upphandling av bygg- och trävaror
1. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 3
1.1 Beskrivning 3
1.2 Sista anbudsdag 3
1.3 Anbudets giltighet 3
1.4 Upphandlingsform 3
1.5 Helt eller delat anbud 3
1.6 Alternativa anbud 3
1.7 Anbudets form och innehåll 3
1.8 Kompletterande uppgifter av förfrågningsunderlaget 4
1.9 Elektroniskt anbudslämnande 4
1.10 Elektronisk anbudsinlämning och anbudsöppning 4
1.11 Anbudets märkning 4
1.12 Anbudsadress 4
1.13 Anbudsöppning 5
1.14 Prövning av anbudsgivare och formalia 5
1.15 Anbudsutvärdering 5
1.16 Tilldelningsbeslut 5
1.17 Överprövning 6
1.18 Avtal 6
2. KRAVSPECIFIKATION 7
2.1 Krav på anbudsgivare 7
2.1.1 Ekonomiskt ställning och teknisk förmåga 7
2.2. Krav på tjänsten/varor 8
2.2.1 Kvalitetskrav på produkterna 8
2.2.2 Emballage och förpackningar 8
3. KOMMERSIELLA VILLKOR – AVTAL 9
3.1 Parter 9
3.2 Omfattning 9
3.3 Avtalstid 9
3.4 Priser 10
3.5 Prisjustering 10
3.6 Prislistor 10
3.7 Leveranstider 10
3.8 Leveransvillkor 10
3.9 Sortimentsförändring 11
3.5 Mervärdesskatt 11
3.6 Faktura 11
3.7 Betalningsvillkor 12
3.8 Administrativa avgifter 12
3.9 Dröjsmålsränta (referensränta) 12
3.10 Lagar och förordningar 12
3.11 Försäkringar 12
3.12 Force Majeure 13
3.13 Hävning av avtal 13
3.14 Överlåtelse av avtal 13
3.15 Ändringar och tillägg 14
3.16 Handlingars inbördes förhållande 14
3.17 Tvist 14
1. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
1.1 Beskrivning
Avtal skall omfattas av de tjänster som finns beskrivna i kravspecifikationen. Förfrågningsunderlaget består av detta dokument samt bilaga 1, anbudsformulär.
1.2 Sista anbudsdag
Anbudet skall vara Sotenäs kommun tillhanda senast 2013-07-01. Anbud per telefax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretessen inte kan garanteras.
1.3 Anbudets giltighet
Anbud skall vara bindande t o m 2013-09-30. Anbud är giltigt tills avtal slutits med vald anbudsgivare trots meddelande om tilldelningsbeslut samt vid eventuell prövning i förvaltningsdomstol.
Vid prövning i förvaltningsdomstol är anbudsgivaren bunden av anbuden fram till och med en månad efter den tid då eventuell överprövning avslutats genom lagakraftvunnen dom.
1.4 Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Observera att förhandling inte får ske vid öppen upphandling och att förhandlingar heller inte kommer att genomföras.
Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor.
Ersättning i samband med anbudsräkning lämnas inte.
1.5 Helt eller delat anbud
Avtal kommer att tecknas med en (1) anbudsgivare för varorna enligt denna förfrågan.
1.6 Alternativa anbud
Alternativa anbud accepteras inte. Anbud utformas helt i enlighet med villkoren i detta förfrågningsunderlag. Reservationer i anbud accepteras inte.
1.7 Anbudets form och innehåll
Anbudet skall vara skrivet på svenska och begärda bilagor skall vara besvarade och bifogade. Genom anbudssvar accepterar anbudsgivaren de villkor som står i detta förfrågningsunderlag med bilagor samt de eventuella frågor och svar som publicerats under annonseringstiden. Anbudssvaret är också ett intyg på att uppgifterna i anbudet och bilagor till anbudet är sanningsenliga.
Anbud som inte innehåller begärd dokumentation eller i övrigt inte följer
anbudsunderlaget riskerar att förkastas.
1.8 Kompletterande uppgifter av förfrågningsunderlaget
Skriftliga frågor med anledning av detta förfrågningsunderlag ställs till köparens kontaktperson, Xxxxx Xxxxxxxxx, med fördel per e-post, xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx alt postadress Xxxxx Xxxxxxxxx, Sotenäs kommun, 456 80 Kungshamn.
Anbudsgivaren kan endast åberopa de frågor som begärts skriftligt av köparens kontaktperson och endast skriftliga svar är bindande. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras, med anledning av frågor till köparen eller av någon annan anledning, kommer information med frågor och svar att tillsändas samtliga som begärt förfrågningsunderlaget snarast. I normalfallet besvaras endast frågor inkomna före 2013-06-21
1.9 Elektroniskt anbudslämnande
Anbud lämnas med fördel elektroniskt på xxxxx://xxx00.xxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxx/xxxx/xxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxx/ Alternativt se också xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx
Observera att ni bör skriva under elektroniska anbud exempelvis genom att scanna in underskrivna original och sända dem i pdf.
1.10 Elektronisk anbudsinlämning och anbudsöppning
En anbudsgivare kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att:
• Sista anbudsdag inte har passerat
• Anbudsgivaren är registrerad och inloggad i Avantra på xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx.
• Anbudsgivaren är prenumerant på förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud eller radera hela anbudet förutsatt att:
Anbudsgivaren kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud eller radera hela anbudet förutsatt att:
• Sista anbudsdag inte är passerat
• Anbudsgivaren loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades
Upphandlande myndighet kan öppna anbudsgivarrens anbud förutsatt att:
• Sista anbudsdag har passerat
1.11 Anbudets märkning
Anbud som inte lämnas elektroniskt skall vara i ett slutet kuvert och vara märkt på följande sätt: ”Anbud trävaror”
1.12 Anbudsadress
För anbud som inte lämnas elektroniskt finns möjlighet att lämna in pappersanbud:
Sotenäs kommun Xxxxx Xxxxxxxxx 456 80 Kungshamn
Receptionen i kommunhuset, Xxxxxxxxx 00, är öppen måndag – torsdag mellan 08.00-
16.30 fredagar 08.00-15.00 (lunchstängt 12.00-13.00). Brevinkast finns för normalstora kuvert.
1.13 Anbudsöppning
Anbudsöppning kommer tidigast att ske den 2013-07-02 i kommunhuset, Sotenäs kommun. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av handelskammare, på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet.
Efter anbudsöppning sker granskning och prövning av de anbud som kommit in i rätt tid.
En upphandlande myndighet får tillåta att en anbudssökande eller anbudsgivare rättare en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudsansökan eller anbudet.
Myndigheten får begära att en ansökan eller ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
1.14 Prövning av anbudsgivare och formalia
Uppfyller anbudsgivaren de krav som ställs på anbudsgivaren och tjänsten enligt kravspecifikationen går anbudet vidare till anbudsutvärdering.
För att anbud ska godkännas skall pris ha lämnats på samtliga efterfrågade produkter i produktlistan.
1.15 Anbudsutvärdering
Utvärdering kommer ske enligt lägsta pris. Utvärderingen kommer ske genom en varukorg som bygger på uppskattad volym.
Volymen per position kommer att multipliceras med offererat pris per enhet. Anbudet med lägst utvärderingssumma antas.
Övriga anbud kommer att utvärderas endast om anbudet med lägst utvärderingssumma inte uppfyller kvalificeringskrav eller obligatoriska krav.
1.16 Tilldelningsbeslut
Efter avslutad anbudsutvärdering fattas beslut om vilken/vilka anbudsgivare som lämnat det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt enligt utvärderingskriterierna enligt
ovan. Meddelande om detta, tilldelningsbesked, skickas till samtliga anbudsgivare via den e-post adress som är angiven på anbudsformuläret.
1.17 Överprövning
Förfrågningsunderlag och det beslut om antagande av anbudsgivare som den upphandlande enheten gör kan överklagas till:
Förvaltningsrätten Box 53197
400 15 Göteborg
Kopia av överklagandet skickas till den upphandlade myndighetens kontaktperson.
1.18 Avtal
Bindande avtal mellan parterna uppstår först sedan Köparen och Anbudsgivare undertecknad särskilt upprättat avtal.
2. KRAVSPECIFIKATION
2.1 Krav på anbudsgivare
Anbudsgivare prövas enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling kapitel 10.
Prövningen innebär att anbudsgivare skall uteslutas om myndigheten får kännedom om att anbudsgivare enligt lagakraftvunnen dom är dömd för brott som framgår av 10 kap.1
§.
Prövningen innebär vidare att anbudsgivare kommer att uteslutas från att delta i upphandling om anbudsgivare omfattas av vad som framgår av 10 kap 2 §.
Anbudsgivaren skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet ställda krav avseende registerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
Anbudsgivare skall även:
- vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister
- vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt
- inneha giltig F-skattsedel
Kontroll av ovanstående kommer att ske genom att upphandlande myndighet inhämtar uppgifter från Skatteverket och/eller annan myndighet. Utländska anbudsgivare skall på anmodan bifoga intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som visar att anbudsgivaren är registrerad och har betalt föreskrivna skatter och avgifter.
2.1.1 Ekonomiskt ställning och teknisk förmåga
Anbudsgivaren skall ha en ekonomisk stabilitet och finansiell styrka för att genomföra uppdraget under hela kontraktstiden. Detta innebär att anbudsgivaren skall ha minst kreditvärdighet 3 enligt UC eller motsvarande betyg enligt annat kreditvärderingsinstitut. Bevis om kreditvärdighet skall kunna visas vid anmodan inför tilldelningsbeslut eller kontraktsskrivning inom 3 dagar.
En anbudsgivare får vid behov och när det gäller ett visst kontrakt åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Att anbudsgivaren förfogar över resurserna skall skriftligen intygas innan kontrakt tecknas.
Nystartat företag
Anbudsgivare som har nystartat företag, det vill säga innan första bokslutet är gjort, skall visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att bland annat redovisa aktiekapital, kundunderlag, ansvarsförsäkring och redovisa referens till bank/finansiär. Kravet på referensobjekt kvarstår.
Underleverantörer
Om inte anbudsgivaren har alla tjänster/varor så accepterar kommunen underleverantörer. Kontrakt tecknas endast med en anbudsgivare.
Underleverantör skall presenteras i anbud. Anbudsgivare skall se till att underleverantörer i alla led uppfyller de krav på anbudsgivare som står i anbudsförfrågan.
2.2. Krav på tjänsten/varor
Anbudsgivaren skall kunna erbjuda ett brett sortiment av byggnadsmaterial och trävaror som är gängse på marknaden. Möjlighet till avhämtning av varor på plocklager skall finnas. Vilka varor som ska finnas på lager anges i produktspecifikationen, dessa varor skall även finnas på plocklager vid avtalsstart.
2.2.1 Kvalitetskrav på produkterna
Kvalitet och hållbarhet på offererade produkter ska vara anpassad och ändamålsenlig för byggverksamhet. Trävaror för byggproduktion ska i förekommande fall vara byggtorrt, fuktkvot cirka 15-16 %. Trävaror för finsnickeri ska vara möbeltorrt, fuktkvot cirka 6-8
%.
2.2.2 Emballage och förpackningar
Emballage och förpackningar skall vara hela, rena och ge produkten lämpligt skydd. Emballage och förpackning skall vara anpassat till levererade varor så att dessa inte skadas under transport och hantering fram till leveransstället.
Returemballage t ex pallar skall återtas av anbudsgivare i samband med nästkommande leverans utan kostnad för beställande enhet.
3. KOMMERSIELLA VILLKOR – AVTAL
Dessa kommersiella villkor kommer även att gälla som avtal Allmänt: Om inget annat framgår av detta avtal gäller ALOS 05
Detta avtal har upprättats mellan AB bolaget nedan kallat Leverantören och Sotenäs kommun nedan kallad Köparen:
3.1 Parter
Leverantören
Namn: AB Bolaget Org. Nr: 123456-7890
Adress: Box 99, 34534 dlkjdslsdkj Kontaktperson:
Telefon:
E-postadress:
Köparen
Namn: Sotenäs kommun Org. Nr: 212000-1322
Adress: 456 80 Kungshamn Kontaktperson: xx
Telefon:
E-postadress: xx
3.2 Omfattning
Anbudsgivaren skall kunna erbjuda ett brett sortiment av byggnadsmaterial och trävaror som är gängse på marknaden. Möjlighet till avhämtning av varor skall finnas. Vilka varor som skall finnas på plocklager anges av köparen i produktspecifikationen, dessa varor skall finnas på plocklager under avtalstiden.
Avtalet omfattar köp där kommunens egen personal utför arbete.
Köp av bygg- och trävaror kan komma att göras via separat upphandlade entreprenader och hantverkaravtal där material ingår och arbetet utförs av extern part. I dessa fall gäller i normalfallet inte detta avtal.
3.3 Avtalstid
Två år från avtalsstart. Därefter har köparen möjlighet, efter leverantörens godkännande, att förlänga avtalet med maximalt 24 månader. Besked om förlängning skall ha meddelats senast 6 månader innan avtalstidens slut. Begäran om förlängning skall vara skriftlig.
3.4 Priser
Priserna är i SEK, exklusive mervärdesskatt och inkluderar samtliga åtaganden enligt detta avtal såsom frakt, emballage, REPA-avgift, försäkring, tull etc.
I anbudet angivna priser gäller som bas för prissättning under hela avtalsperioden. Rabattsatser angivna i anbudet ska vara fasta under hela avtalsperioden vilket inkluderar eventuell förlängning.
Beställningsdagens pris skall gälla.
3.5 Prisjustering
Samtliga priser ska vara fasta första avtalsåret. Eventuella prisändringar kan maximalt ske en gång per år.
Begäran om prisjustering skall vara skriftlig och inkludera dokumentation som motiverar prisjusteringen. Eventuella prisändringar skall aviseras skriftligt minst 30 dagar före ikraftträdande.
Om överenskommelse ej nås kan uppsägning ske med 6 månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden skall leverans ske till de priser/rabatter som gällde före förhandling. Prisjustering gäller ej retroaktivt utan beställningsdagens pris gäller.
3.6 Prislistor
Efter godkänd prisjustering skall leverantören tillhandahålla uppdaterade avtalsprislistor kostnadsfritt till beställande enheter.
Avtalsprislista i excelformat ska skickas per e-post till kommunens upphandlare.
3.7 Leveranstider
Leverantören ska leverera lagerförda varor första vardagen efter beställning om beställningen gjorts föregående vardag senast kl. 12.00. Beställningsvaror levereras enligt överenskommelse med beställaren, normalt dock senast inom 10 arbetsdagar.
Varor markerade med x i produktspecifikationen skall finnas på leverantörens lager.
3.8 Leveransvillkor
ALOS 05, Allmänna bestämmelser för leverans av varor till offentlig sektor gäller mellan parterna.
Produkterna ska leverans fritt till anvisad plats på respektive leveransadress. DDP enligt incoterms 2010, inklusive lossning, skall gälla utan koppling till ordervärde eller förpackningsstorlek. Detta
innebär att leverantören står för samtliga kostnader och risker tills godset överlämnats till beställaren på anvisad plats. Leverans skall ske utan kostnad för frakt och emballage. Emballage skall återtas av leverantören utan kostnad för beställande enhet.
Leverans skall ske på tider när personal finns tillgänglig för varumottagning.
Följesedel skall medfölja vid varje leverans. På följesedeln skall följande framgå:
- artikelnummer
- artikelbenämning
- antal levererade varor
- kundnummer
- godsmottagare
Om avtalad produkt tillfälligt inte kan levereras skall leverantören kontakta beställande enhet och erbjuda ersättningsprodukt.
Ersättningsprodukt skall levereras till högst samma pris och med samma eller högre kvalitet som avtalad vara.
3.9 Sortimentsförändring
Vid sortimentsförändring är leverantör skyldig att informera kommunens upphandlare som förändringen. Förändring får inte ske förrän förändringen har godkänts. Om produkt utgår skall ersättningsprodukt erbjudas. Ersättningsprodukten ska ha samma eller högre kvalitetsnivå. Ersättningsproduktens prisnivå skall inte vara högre än den ursprungliga produkten.
3.5 Mervärdesskatt
Tillkommer på priset enligt gällande skattelagstiftning.
3.6 Faktura
Utställs på och sändes i ett (1) exemplar till beställande enhet om inget annat överenskommes.
Fakturans skall innehålla följande information enligt EU direktiv och nationell lagstiftning/rekommendation.
• Fakturanummer
• Fakturadatum
• Förfallodatum/betalningsvillkor
• Fakturabelopp
• Valuta
• Momsbelopp
• Organisationsnummer/VAT nummer
• Betalningssätt, PlusGiro-, Bankgiro-nummer eller bankkonto (IBAN) nummer
• Referens (som uppges av köparen – i formatet Ref: 140)
• Datum för utförd tjänst/varuleverans
• Varu-/tjänstbenämning med artikelnummer/tidsåtgång
• Pris för vara/tjänst per artikel
• För tjänster uppgift om F-skatt
Vid skanning finns ytterligare krav/önskemål från kommunens sida – Inga reklamutskick med fakturan, typsnitt courier 10 och färg svart-vitt.
Fakturaadress:
Sotenäs kommun
Ref: (kod anges vid beställning) 456 80 Kungshamn
Elektronisk handel
Kommunen bedriver elektronisk handel vilket innebär att leverantören kan skicka elektroniska fakturor bland annat enligt följande format:
1. SFTI (edi-fact, XXX)
2. SVE-faktura
3. Enkel e-faktura (t ex via Internetbank)
Senast 1 månader efter avtalsstart skall leverantören tillhandahålla elektroniska fakturor till kunden.
3.7 Betalningsvillkor
Betalning sker trettio (30) dagar efter avsänd faktura. Detta förutsätter att godkänd leverans skett.
3.8 Administrativa avgifter
Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte.
3.9 Dröjsmålsränta (referensränta)
I enlighet med svensk lag (räntelagen).
3.10 Lagar och förordningar
Leverantören skall ansvara för att gällande lagar och förordningar följs.
3.11 Försäkringar
Det åvilar leverantören att teckna och vidmakthålla erforderliga försäkringar under avtalstiden. På anmodan skall leverantören tillställa köparen bevis om försäkringsskydd.
3.12 Force Majeure
Arbetsinställelse, blockad eller annan händelse utom parternas kontroll såsom krig, upplopp, eldsvåda, explosion eller explosionsfara eller ingripande från offentlig myndighet som medför att parterna inte, eller endast till onormalt höga kostnader kan fullfölja sina skyldigheter enligt detta avtal, fritar parterna under den tid förhållandet råder från fullgörande av dessa skyldigheter.
3.13 Hävning av avtal
Köparen och leverantören har rätt att häva avtalet om part:
1. är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud.
2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande
3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen
4. har gjort sig skyldiga till allvarliga fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta
5. inte har fullgjort sina åliggande avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det landet där upphandlingen sker, eller
6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse.
7. i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden enligt avtalet och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran.
8. överlåter sin verksamhet till annan och kommunen inte har lämnat skriftligt medgivande till överlåtandet.
9. efter beslut från skattemyndighet förlorar F-skattebevis under avtalsperioden.
Sådant avtalsbrott från parts sida, som medför ramavtalets upphörande i förtid, ger den andra parten rätt till ersättning för den skada part har åsamkats.
3.14 Överlåtelse av avtal
Leverantör får ej utan kommunens skriftliga medgivande överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter eller skyldigheter enligt ramavtalet.
3.15 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till avtalet kan endast ske genom en skriftlig, av båda parter undertecknad handling.
3.16 Handlingars inbördes förhållande
Handlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning:
1. Överenskomna skriftliga ändringar och tillägg till avtal
2. Avtal
3. Anbudsförfrågan daterad ………
4. Anbud daterat ……………..
5. ALOS 05
3.17 Tvist
Tvist angående tolkning eller tillämpning av tecknat avtal och därmed sammanhängande rättsfrågor skall i första hand lösas mellan parterna. Om parterna inte når uppgörelse skall tvist avgöras i den tingsrätts domsaga som Köparen tillhör, med tillämpning av svensk rätt. Den omständighet att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta sitt uppdrag.
Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt.
Kungshamn den X-stad den
För köparen För Leverantören