Supplier Code of Conduct
Supplier Code of Conduct
December 2014
Inledning
Denna Supplier Code of Conduct (CoC) anger de minimi- krav Sydved, som delägt bolag till Stora Enso och Munksjö, ställer på sina Leverantörer (enligt definitionen nedan) vid leveranser till Sydved, i tillägg till de lagar och bestämmelser som reglerar Leverantörens verksamhet. Denna CoC är
en integrerad del av alla avtal mellan Leverantören och Sydved.
1. Definitioner
En ”Leverantör” är varje fysisk eller juridisk person
som förser Sydved med produkter eller tjänster. Förutom Leverantörer som har en direkt avtalsmässig relation med Sydved inkluderar denna definition också underleverantörer till Leverantören.
”Representanter för Sydved” inkluderar företagets anställda och ställföreträdare.
2. Ledningssystem
Leverantören ska ha lämpliga ledningssystem för att säker- ställa efterlevnad av denna CoC eller sin egen likvärdiga uppförandekod, varvid den strängaste tillämpas, samt andra relevanta och tillämpliga lagar och bestämmelser.
Ledningssystemets funktionalitet ska stå i proportion till storleken och komplexiteten av Leverantörens verksamhet och riskmiljö. Detta innebär, som ett minimum att:
2.1 Leverantören på ett systematiskt sätt skall bedöma, förebygga och hantera risker relaterade till mänskliga rättigheter och arbetsrätt, hälsa och säkerhet i arbetet, ansvarsfull affärsverksamhet och miljöpåverkan (”Uppförandekodfrågor”),
2.2 Leverantören ska anta mätbara prestandamål avseende Uppförandekodfrågor och fastställa åtgärder för att nå dessa mål, syftande till att säkerställa kontinuerlig prestationsförbättring,
2.3 alla tillämpliga lagar, bestämmelser och avtalsvillkor som reglerar Leverantörens uppdrag ska tillämpas och kommuniceras, inkluderande tillräcklig utbildning, till berörda anställda och affärspartner,
2.4 Leverantören ska ha ett system för att möjliggöra rapportering av klagomål avseende Uppförandekodfrågor (t ex ett system för Whistleblowing),
2.5 Leverantören ska på vederbörligt sätt säkerställa och övervaka att Leverantörens egna leverantörer
och underleverantörer följer denna CoC eller sin egen motsvarande uppförandekod. Leverantören är ansvarig för sina underleverantörer, som för sitt eget arbete.
3. Mänskliga rättigheter och arbetsrätt
3.1 Mänskliga rättigheter
Leverantören är skyldig:
3.1.1 att respektera mänskliga rättigheter och inte med- verka till brott mot mänskliga rättigheter inom det område som Leverantören kan påverka,
3.1.2 att kartlägga den inverkan Leverantören har på mänskliga rättigheter om avtal har träffats om detta,
3.1.3 att ha lämpliga avhjälpande mekanismer i beredskap i händelse av eventuella brott mot mänskliga rättigheter.
3.2 Grundläggande arbetsrätt
Leverantören är skyldig:
3.2.1 att inte anställa arbetstagare yngre än 15 år (14 år i vissa utvecklingsländer) eller den minimiålder som gäller enligt nationell lagstiftning, varvid den högsta åldern skall tillämpas (i linje med ILO:s konvention nr 138 om barnarbete),
3.2.2 att säkerställa att anställning av unga människor
över minimiåldern men yngre än 18 år, inte äventyrar deras utbildning, hälsa, säkerhet eller moral,
3.2.3 att till fullo erkänna anställdas rättighet att organi- sera sig, tillhöra en fackförening och förhandla kollektivt,
3.2.4 inte utnyttja någon form av ofrivillig arbetskraft,
3.2.5 inte diskriminera någon anställd,
3.2.6 att behandla alla anställda rättvist och respektfullt.
3.3 Löner och arbetstid
Leverantören är skyldig:
3.3.1 att betala sina anställda minst den minimilön och övertidsersättning som anges i nationell lag eller tillämpligt kollektivavtal,
3.3.2 att tillämpa normal arbetstid i enlighet med tillämplig lag och kollektivavtal. När sådana lagar eller kollektiv- avtal saknas skall den ordinarie arbetstiden inte överstiga 48 timmar per arbetsvecka,
3.3.3 att ge alla anställda minst en vilodag för varje period om sju sammanhängande arbetsdagar om annat inte framgår av tillämplig lag.
4. Occupational health and safety (OHS)
Leverantören är skyldig:
4.1 att uppfylla alla lagstadgade OHS-krav,
4.2 att ha en egen skriftlig OHS-policy, att visa ledningens engagemang för OHS-frågor och att ange vem som är ansvarig för OHS inom organisationen,
4.3 att säkerställa att fungerande driftskontroller, såsom regler och förfaranden, specificeras och kommuniceras till alla anställda,
4.4 att ha beredskap för nödsituationer och att åtgärds- processer finns tillgängliga,
4.5 att öka de anställdas medvetenhet om hälso- och säker- hetsfrågor, att öka säkerhetskulturen genom öppen kommunikation, och att säkerställa att personalen
får lämplig OHS-utbildning,
4.6 att mäta och övervaka sin OHS-prestanda och OHS- risker med hjälp av lämpligt genomförda arbetsplats- inspektioner och revisioner,
4.7 att rapportera och undersöka alla hälso- och säkerhets- tillbud.
5. Miljöpåverkan
Leverantören är skyldig:
5.1 att uppfylla alla lagstadgade miljökrav, miljöbestämmelser och miljötillstånd,
5.2 att ange vem som är ansvarig för miljöfrågor inom organisationen,
5.3 att säkerställa att de anställda har tillräcklig kunskap och erfarenhet avseende miljöfrågor, samt tillräckliga resurser för att de effektivt ska kunna ta sitt ansvar,
5.4 att säkerställa att skriftliga instruktioner för alla processer med potentiell miljöpåverkan, såsom förvaring och hantering av farliga ämnen, finns tillgängliga och att relevant information kommun- iceras med alla berörda anställda,
5.5 att proaktivt arbeta för att förhindra olyckor och säkerställa beredskap att agera på lämpligt sätt vid sådana händelser, genom att analysera och identifiera, och vidta lämpliga preventiva och korrektiva åtgärder,
5.6 att hantera miljööverträdelser och klagomål system- atiskt och kommunicera dem till anställda och externa intressenter, inklusive Sydved om företaget berörs,
5.7 att förse Sydved med aktuella säkerhetsdatablad (MSDS eller SDS), om tillämpligt, och andra relevanta dokument och information på begäran av Sydved.
6. Ansvarsfull verksamhet
Leverantören är skyldig att bedriva sin affärsverksamhet affärsetiskt. Detta innebär att Leverantören är skyldig:
6.1 att bedriva affärsverksamheten i fullständig överens- stämmelse med alla tillämpliga konkurrensregler och lagar om rättvis konkurrens,
6.2 att förhindra situationer som innebär intressekonflikt mellan Leverantören och Sydved,
6.3 att agera i överensstämmelse med alla tillämpliga antikorruptionslagar, genom att, bland annat, underlåta att ta emot eller erbjuda mutor, Facilitation Payments (”smörjpengar”) eller någonting av värde i syfte att erhålla eller bibehålla affärer eller någon otillbörlig förmån eller fördel,
6.4 att agera i överensstämmelse med alla regler och bestämmelser med anknytning till säkerhets- och kvalitetskrav på produkter och tjänster, inklusive de regler som fastställts av Sydved,
6.5 att transparent och korrekt bokföra och redovisa sina affärsaktiviteter, företagsstruktur, finansiella situation och resultat i enlighet med tillämpliga lagar och bestämmelser.
När Leverantören gör affärer med Sydved innebär detta bland annat att:
6.6 Representanter för Sydved alltid ska betala sina egna rese- och boendekostnader vid besök hos Leverantören, på konferenser, på referensanläggningar m m,
6.7 Representanter för Sydved inte får erbjudas gåvor, gästfrihet eller utlägg som kan anses vara oskäliga eller olämpliga i förhållande till möjliga affärstransaktioner.
7. Allmänna krav
Leverantören är skyldig:
7.1 att omedelbart rapportera avvikelser från denna CoC till Sydved. Leverantören och dennas anställda kan rapportera överträdelser konfidentiellt till:
Head of International Audit Stora Enso AB
P.O. Box 70395
SE-107 24, Stockholm, Sweden
Se xxx.xxxxxxxxx.xxx för mer detaljer.
7.2 att på begäran av Sydved redovisa information och data avseende förhållanden som omfattas av denna CoC, under förutsättning att det inte står i strid med Leverantörens lagstadgade skyldigheter avseende röjande av information.
7.3 att tillåta Sydved, eller en tredje part utsedd av Sydved och skäligen acceptabel för Leverantören, att i Leveran- törens närvaro genomföra en granskning av Leveran- törens affärsverksamhet relevant för denna CoC, omfattande men inte begränsad till Leverantörens anläggningar och relevanta utdrag ur bokföring och register. På Leverantörens begäran ska berörda parter inför en sådan granskning underteckna ett sekretess- avtal avseende omständigheter som kan framkomma vid granskningen.
8. Tillämpning
8.1 Om Sydved finner att Leverantören inte uppfyller de krav och förväntningar som framgår av denna CoC, kommer Sydved att ge råd avseende vilka förhållan- den som behöver korrigeras eller förbättras. Leveran- tören måste därefter omgående vidta förbättrande åtgärder enligt Xxxxxxx anvisningar. Sydved förbehåller sig dock rätten att annullera utestående ordrar, avbeställa framtida leveranser eller säga upp avtalet med Leverantören i händelse av ett väsentligt brott mot denna CoC.
8.2 Om det finns separata uppsägningsregler i huvud- avtalet mellan Sydved och Leverantören, till vilket denna CoC utgör bilaga, är parterna överens om att brott mot denna CoC anses vara ett väsentligt avtals- brott, och således ger Sydved rätt att säga upp avtalet.