Avropsförfrågan
Dnr. 2020–1637
2020-10-14
Avropsförfrågan
Förnyad konkurrensutsättning Ramavtal avseende konsulttjänster 2019
Innehållsförteckning
4. Efterfrågade arbetsuppgifter 1
12. Anbudsprövning och utvärdering 4
19. Offentlighetsprincipen och sekretess 10
Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) inbjuder er att inkomma med avropssvar i enlighet med detta dokument och tillhörande bilagor.
Detta avrop görs från DIGG:s Ramavtal avseende konsulttjänster 2019.
Mot bakgrund av att DIGG befinner sig i ett expansivt skede både vad gäller etablering av internt verksamhetsstöd och att utveckla externa förmågor har behov av konsultstöd identifierats.
DIGG har i uppdrag att samordna och stödja den förvaltningsgemensamma digitaliseringen i syfte att göra den offentliga förvaltningen mer effektiv och ändamålsenlig. DIGG arbetar med att öka takten i den offentliga förvaltningens digitalisering genom att utveckla byggblock, principer och tjänster som hjälper andra offentliga aktörer i deras digitalisering.
Myndigheten säkerställer också att digital offentlig service är tillgänglig för alla.
DIGG ansvarar för den förvaltningsgemensamma digitala infrastrukturen och arbetar tillsammans med övriga aktörer för att utveckla den ytterligare både nationellt och internationellt. Genom analyser och rapporter hjälper vi också regeringen i utvecklingen av den digitala förvaltningen.
För att stärka myndighetens leveransförmåga krävs effektivare stödverktyg såväl internt som externt inom en rad områden. Som exempelvis kan nämnas samverkan, innovation och utbildning.
DIGG söker nu flera konsulter som tillsammans kan hjälpa oss i vårt arbete med att etablera bättre verksamhetsstöd och fler externa förmågor i syfte att möjliggöra effektivare arbetssätt internt och externt. Denna avropsförfrågan avser Teknisk utredare_kravställare.
4. Efterfrågade arbetsuppgifter
DIGG avropar konsulter som besitter kompetens inom kompetensområdena 2d-f. Konsulterna ska löpande bestå DIGG med kvalificerat konsultstöd inom aktuellt kompetensområde. Mer precis kompetensprofil och beskrivning av arbetsuppgifter återfinns i efterföljande kapitel.
Uppdraget består i huvudsak av att arbeta med att utveckla delar av myndighetens verksamhetsstödjande funktioner vilka helt eller delvis även kan ingå i myndighetens externa förmågor. Initialt kommer arbetet vara inriktat på att införskaffa stöd för samverkan men detta kan komma att förändras under arbetets gång. Ovanstående beroende på att vilket stöd
och/eller förmåga som vid varje enskilt tillfälle prioriteras högst, vid myndigheten, kan variera över tid.
4.2 Arbetsuppgifter för konsult i rollen som teknisk utredare_kravställare
Beskrivningen avseende arbetsuppgifter skall ses som exempel på förekommande arbete;
• Sammanställa grundläggande behovsbild och krav
o funktionella
o icke funktionella
• Tillgänglighet, SLA
• Driftskrav
• Säkerhetskrav, GDPR
o möjligheter till integration med andra produkter
• Ta fram en marknadsöversikt
o identifiera tillgängliga lösningar
o bedöma hur väl de möter behoven, ev. justera dessa
• Sammanställa underlag för upphandling av tjänst tillsammans med myndighetens experter
o juridik
o IT
• Delta vid upphandlingen
o svara på frågor och hjälpa till med förtydliganden
o utvärdera anbud innan tilldelning
• Ev. hjälpa till vid själva införandet (konfigurering, utbildningar etc.).
DIGG använder det elektroniska upphandlingsverktyget TendSign. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en enkel registrering på xxx.xxxxxxxx.xxx. Efter genomförd registrering får avropssvarande omedelbar tillgång till systemet.
Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet ska avropssvarande kontakta Visma TendSign support.
Avropssvaret ska avse helt anbud och ska lämnas elektroniskt via upphandlingsverktyget TendSign och vara giltigt i minst 30 dagar efter sista anbudsdag eller om en begäran om överprövning inkommer tills att dom har meddelats. Max ett avropssvar får lämnas per företag och max en konsult får offereras per avropssvar.
Nedanstående volym är enbart en estimering och är inte bindande för DIGG. Uppdrag och omfattning kan variera i både storlek och innehåll.
Erbjudna konsulter ska vara tillgänglig att arbeta för DIGG minst 80 % under avtalstiden. En något lägre tillgänglighet kan vara acceptabel inledningsvis. Volymen uppskattas till mellan: 2 304 timmar och 10 500 timmar, d.v.s. om alla optioner utnyttjas för samtliga avropade konsulter.
Stationeringsort för uppdraget är Sundsvall eftersom en stor del av arbetet beräknas utföras från DIGG:s huvudkontor i Sundsvall. Utifrån den situation som råder kan vissa arbetsuppgifter, d.v.s. de som passar, genomföras på distans.
Myndigheten följer i övrigt Folkhälsomyndighetens och Regeringens rekommendationer kring resor och ev. karantän.
2020-10-14 Publicering av avropsförfrågan
2020-10-26 Sista dag att ställa frågor gällande avropsförfrågan 2020-11-04 Sista dag att lämna avropssvar
Vecka 45/46 Utvärdering och intervjuer (leverantör måste vara tillgänglig för detta)
Vecka 46 Tilldelningsbeslut publiceras
Vecka 48 Avtal tecknas med vinnande Leverantör
DIGG önskar start för leverans snarast möjligt efter avtalstecknande dock senast 2020-11-30, om inte annat överenskommes.
Leverantören ska i avropssvaret ange namn samt organisations nr på eventuell underleverantör.
Leverantör, vars konsult/er deltar i detta uppdrag, diskvalificerar sig per automatik från att senare offerera vid ev. upphandling/ar av IT-tjänst eller produkt som är en direkt följd av konsultens arbete i detta uppdrag. Allt i syfte att undvika ev. jävsituationer.
12. Anbudsprövning och utvärdering
DIGG prövar att avropssvaret uppfyller samtliga ska-krav. Bland de avropssvar som uppfyller alla ska-krav kommer DIGG att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret, med hänsyn tagen till i avsnitt Utvärdering angivna kriterier. Uppgifter inhämtade via referenser kommer att användas som underlag för kontroll av att övrig information stämmer.
DIGG kan även inhämta egna referenser. Bedömning kommer att göras av erbjuden konsults förmåga att utföra efterfrågade arbetsuppgifter.
Om Leverantören inte uppfyller nedan samt övriga i avropsförfrågan ställda ska- krav kommer avropssvaret att uteslutas från utvärderingen.
i. Kompetensområde: 2d-f
ii. Kompetensnivå. T.o.m. Nivå 4
iii. Säkerhetsklassning: Ja (nivå 3)
i. Dataskyddsförordningen: Krav föreligger om att följa
dataskyddsförordningen samt ingå personuppgiftsbiträdesavtal beroende på uppdragets karaktär
ii. Takpris: Teknisk utredare_kravställare: 1100 kr/tim,
Takpriset är det högsta möjliga priset för att vara kvalificerad att delta i denna upphandling.
13.1 Konsult för rollen som teknisk utredare- kravställare
(område 2d-f) ska;
a. ha aktuell och relevant erfarenhet från arbete med kravställning och upphandling av IT-tjänster/produkter (minst 3 st. under de senaste 3 åren)
b. ha teknisk kompetens för att kunna väga olika lösningar mot varandra samt förstå vilka lösningar som både arkitekturellt och funktionellt bäst möter myndighetens behov
c. vara insatt i de utmaningar som rör molnbaserade lösningar
d. ha kompetens kring SLA: er och IT-säkerhet
e. ha goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift
Redovisa efterfrågade uppgifter nedan som styrker att erbjuden konsult kan utföra efterfrågade arbetsuppgifter.
Erbjuden konsult, Teknisk utredare_ kravställare (område 2d-f) |
Namn: |
Om aktuellt, ange vilken underleverantör som levererar konsulten: |
Konsulten uppfyller till och med kompetensnivå 4 inom kompetensområde 2d-f: Ja |
Redogör kort för konsultens erfarenhet av de områden som nämns ovan i avsnitt 13.1 ska-krav a): aktuell och relevant erfarenhet från arbete med kravställning och upphandling av IT-tjänster/produkter (minst 3 st. under de senaste 3 åren) |
Redogör kort för konsultens erfarenhet av de områden som nämns ovan i avsnitt 13.1 ska-krav b): teknisk kompetens för att kunna väga olika lösningar mot varandra samt förstå vilka lösningar som både arkitekturellt och funktionellt bäst möter myndighetens behov |
Redogör kort för konsultens erfarenhet av de områden som nämns ovan i avsnitt 13.1 ska-krav c): vara insatt i utmaningar som rör molnbaserade lösningar |
Redogör kort för konsultens erfarenhet av de områden som nämns ovan i avsnitt 13.1 ska-krav d): ha kompetens kring SLA: er och IT-säkerhet |
Redogör kort för konsultens erfarenhet av de områden som nämns ovan i avsnitt 13.1 ska-krav e): ha goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift |
Redogör för konsultens erfarenhet av de områden som nämns nedan i avsnitt 14.1.1 meriterande kvalitetskrav a): dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat med integration av systemstöd |
Redogör för konsultens erfarenhet av de områden som nämns nedan i avsnitt 14.1.1 meriterande kvalitetskrav b) dokumenterad erfarenhet från upphandling av molntjänster |
Redogör för konsultens erfarenhet av de områden som nämns nedan i avsnitt 14.1.1 meriterande kvalitetskrav c) |
Anbudsgivaren ska till avropssvaret bifoga redovisning av minst tre referensuppdrag, vilka ska ha genomförts eller vara under genomförande på ett för uppdragsgivaren tillfredsställande sätt.
Referensuppdrag anges med namn på företag/organisation, tid för uppdragets utförande, namn och kontaktuppgifter till kontaktpersonen samt en beskrivning av uppdraget som visar att referensuppdraget haft sådan omfattning som beskrivs i efterfrågade arbetsuppgifter ovan. Referensuppdragen ska inte vara äldre än 3 år. Med tillfredställande sätt avses:
1. God tillgänglighet, att det varit lätt att nå kontakt-/nyckelpersoner
2. Att kompetens har funnits i förhållande till vad som utlovats
3. Att uppdraget har utförts enligt uppdragsbeskrivning och på ett tillfredsställande sätt.
Referenser som inte går att nå inom rimlig tid räknas som icke-godkänd. Var därför noga med att informera referenterna om sista anbudsdag så att de går att nå, tiden därefter. DIGG kan inom ramen för utvärderingen komma att kontrollera lämnade uppgifter, bl.a. genom att kontakta angiven kontaktperson.
Referensuppdrag 1 Teknisk utredare_kravställare (område 2d-f) |
Uppdragsgivare: |
Allmän beskrivning av uppdragets omfattning: |
Redogör för erbjuden konsults roll i uppdraget samt visa att uppdraget haft sådan omfattning som efterfrågas i kvalificeringskraven ovan: |
Omfattningen av konsultens arbete i uppdraget (arbetstimmar): |
Tidpunkt när uppdraget genomfördes, fr.o.m. t.o.m. |
Uppdragsgivarens kontaktperson: |
Kontaktpersonens e-post och telefonnummer: |
Referensuppdrag 2 Teknisk utredare_kravställare (område 2d-f) |
Uppdragsgivare: |
Allmän beskrivning av uppdragets omfattning: |
Redogör för erbjuden konsults roll i uppdraget samt visa att uppdraget haft sådan omfattning som efterfrågas i kvalificeringskraven ovan: |
Omfattningen av konsultens arbete i uppdraget (arbetstimmar): |
Tidpunkt när uppdraget genomfördes, fr.o.m. t.o.m. |
Uppdragsgivarens kontaktperson: |
Kontaktpersonens e-post och telefonnummer: |
Referensuppdrag 3 Teknisk utredare_kravställare (område 2d-f) |
Uppdragsgivare: |
Allmän beskrivning av uppdragets omfattning: |
Redogör för erbjuden konsults roll i uppdraget samt visa att uppdraget haft sådan omfattning som efterfrågas i kvalificeringskraven ovan: |
Omfattningen av konsultens arbete i uppdraget (arbetstimmar): |
Tidpunkt när uppdraget genomfördes, fr.o.m. t.o.m. |
Uppdragsgivarens kontaktperson: |
Kontaktpersonens e-post och telefonnummer: |
Mervärdesmodellen används vid utvärdering av avropssvaren. Därigenom kommer konkreta ekonomiska värden (reduktionsvärden) tilldelas avropssvaren vid utvärderingen. Utvärdering kommer att ske
med ledning av de uppgifter som anbudsgivaren lämnat i avropssvaret (konsultprofil/CV), eventuella andra handlingar som utväxlats mellan parterna samt eventuella förtydliganden som görs under utvärderingsfasen.
Utvärdering sker av kriterierna;
14.1 Kvalitet
14.1.1 Kompetens - konsultprofil/CV
För att genomföra uppdraget ser DIGG att det är meriterande om konsulten har;
a) dokumenterad erfarenhet av att ha arbetat med integration av systemstöd- Uppfyllnad av kravet genererar reduktionsvärde 128 kr.
b) dokumenterad erfarenhet från upphandling av molntjänster – Uppfyllnad av kravet genererar reduktionsvärde 128 kr.
c) dokumenterad erfarenhet om samverkansplattformar – Uppfyllnad av kravet genererar reduktionsvärde 128 kr.
Redovisning av Kompetens sker i konsultprofil/CV som ska bifogas till avropssvaret. Bedömning kommer att göras av erbjuden konsults samlade erfarenhet och kompetens i förhållande till efterfrågade arbetsuppgifter.
14.1.2 Kompetens - Intervju
Förutsatt att minst tre avropssvar inkommer, så kommer de tre anbudsgivare vars avropssvar efter utvärdering av kvalitet (kompetens), resulterar i lägsta utvärderingspris att kallas till intervju. Leverantör måste vara tillgänglig för att genomföra dessa under perioden som specificeras i Preliminär tidplan. Om flera avropssvar resulterar i samma utvärderingspris, kommer anbudsgivare med högsta reduktionsvärde att kallas till intervjun. Om även reduktionsvärdena är lika så kommer anbudsgivare vars anbudspris är lägst att kallas.
Intervju: Genererar maximalt reduktionsvärde 385 kr
Vid bedömning av Xxxxxxxxx (intervju) kommer följande reduktionsvärden genereras;
Reduktionsvärden avseende kompetens (intervju) | |
Beskrivningen visar på mycket hög förmåga att utföra efterfrågade arbetsuppgifter | 385,00 kr |
Beskrivningen visar på hög förmåga att utföra efterfrågade arbetsuppgifter. | 289,00 kr |
Beskrivningen visar på förmåga att utföra efterfrågade arbetsuppgifter. | 193,00 kr |
Beskrivningen visar på viss förmåga att utföra efterfrågade arbetsuppgifter. | 96,00 kr |
Beskrivningen visar på avsaknad av förmåga att utföra efterfrågade arbetsuppgifter. | 0,00 kr |
14.2 Pris
Utvärderingspris= Anbudspris – avropssvarets reduktionsvärde.
Med ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret avses det avropssvar som slutligen erhåller lägst utvärderingspris. Om två avropssvar är likvärdiga antas det avropssvar som erhåller högst reduktionsvärde. Om totalt reduktionsvärde också är lika vinner det avropssvar som har lägst anbudspris. Observera att reduktionsvärde och utvärderingspris endast används för utvärdering av avropssvar. Det är de offererade priserna i ett eventuellt avtal som utgör grunden för ersättning. Avtal kommer tecknas med 1st konsult.
Avtal kommer att tecknas på 6 månader med en möjlighet för DIGG att förlänga avtalet i 6 + 6 + 6 månader, d.v.s. en total avtalslängd om maximalt 24 månader. Ev. förlängning kan avse 1 eller flera av de tidigare avropade konsulterna.
Ange timpris med hänsyn taget till takpriset angivet i avsnitt 11.
Timpris Teknisk utredare_ kravställare:
Resor till och från DIGG:s kontor i Sundsvall och Stockholm inkluderas i ovan angivet timpris. Övriga resor beordrade av DIGG ersätts till självkostnad under förutsättning att DIGG:s resepolicy efterlevs.
I enlighet med de allmänna villkoren i ramavtalet.
Meddelande om resultatet av utvärderingen och underrättelse om beslut avseende avtalstecknande kommer att sändas till samtliga avropslämnare snarast möjligt efter det att tilldelningsbeslutet fattats. Meddelandet kommer att skickas via TendSign.
Underrättelse om beslut innebär inte att ett avtal har ingåtts.
19. Offentlighetsprincipen och sekretess
DIGG omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar som huvudregel är offentliga för den person som önskar ta del av dem. Den som lämnar avropssvar i denna upphandling måste vara införstådd i att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med DIGG och att uppgifter som lämnas till DIGG i samband med ett avropssvar kan komma att lämnas ut. Handlingar som lämnas in med avropssvar återlämnas inte. Under den tid upphandlingen pågår gäller absolut sekretess avseende samtliga uppgifter som berör avropssvar. När tilldelningsbeslut fattas eller ärendet på annat sätt dessförinnan slutförts kommer avropssvar som utgångspunkt att betraktas som offentliga. Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, följer dock att vissa uppgifter i ett avropssvar kan vara sekretessbelagda. Sekretess gäller bland annat för uppgifter som rör ett företags affärs- eller driftförhållande, om företaget har trätt i affärsförbindelse med en myndighet och det av särskild anledning kan antas att det lider skada om uppgifterna röjs. (31 kap. 16 § OSL). Om en leverantör anser att vissa uppgifter i avropssvaret bör sekretessbeläggas, ombeds leverantören precisera vilka uppgifter det gäller och lämna en motivering till på vilket sätt leverantören skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut.
Observera att DIGG inte är bunden av ett önskemål om sekretess från en leverantör. Vid en begäran om utlämnande är det DIGG som har att pröva om en uppgift omfattas av sekretess eller inte. XXXX äger ingen skyldighet att på förhand eller i samband med ett utlämnande informera leverantören om utfallet på den sekretessprövning som gjorts. Leverantören ombeds lämna tillräcklig information om vilka delar eller uppgifter i avropssvaret som
leverantören önskar ska omfattas av sekretess. Leverantören ombeds också att i denna information konkretisera vilken skada denne skulle lida om uppgiften/-xxxx xxxx. Ange noga (dokumentnamn, sid nr, rubrik och aktuellt stycke/mening) vilken del av avropssvaret ni begär sekretess för eller om ni avstår från sådan begäran;
Avtal tecknas i enlighet med avtalsbilagor och allmänna villkor angivna i ramavtalet.