Etiska regler för leverantörer till Rottneros
Etiska regler för leverantörer till Xxxxxxxxx
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
3. Mänskliga rättigheter och arbetsvillkor 4
4. Beteende med hänsyn till vår miljö 4
6. Sanktioner vid överträdelse av våra etiska regler 5
Beslutad av Xxxxxxxxx koncernchef 2020-08-26
1. Inledning
Som en global koncern är det viktigt att det finns gemensamma etiska regler och standarder. Rottneros anser att globala etiska regler för leverantörer skapar ett värde för alla parter som ett steg mot långsiktiga och hållbara relationer mellan Rottneros och dess leverantörer.
Rottneros etiska regler för leverantörer beskriver vad Xxxxxxxxx anser vara lämplig företagsetik hos sina leverantörer och därmed även lämpligt agerande och beteende från Rottneros leverantörer när man tillhandahåller tjänster eller levererar produkter till Rottneros.
Rottneros etiska regler gäller alla affärspartner till Xxxxxxxxx AB och dess dotterföretag. Dessa omfattar, men begränsas inte till, leverantörer, agenter, transportörer, representanter och joint venture partners (gemensamt refererade till som ”Leverantörer”).
Leverantörer ska på vederbörligt sätt säkerställa och övervaka att leverantörens egna leverantörer följer dessa regler eller sin egen motsvarande uppförandekod. Leverantören är ansvarig för sina underleverantörer, som för sitt eget arbete.
Förutom dessa regler förväntas alla leverantörer till Xxxxxxxxx att följa alla tillämpliga lagar och förordningar.
Xxxxxxxxx leverantörer uppmanas starkt att omedelbart vidta åtgärder om icke överensstämmelse med de etiska reglerna upptäcks. Om det råder tveksamhet ställ följande frågor:
• Är det förenligt med reglerna?
• Är det etiskt?
• Är det lagenligt?
• Kommer det att vara hedrande för min arbetsgivare och Xxxxxxxxx?
• Vill jag läsa om det i tidningen?
• Skulle min familj och vänner acceptera det?
Om svaret blir ”nej” på någon av dessa frågor, undvik situationen. Om du fortfarande är osäker, fråga din arbetsgivare om vägledning eller kontakta Xxxxxxxxx kontaktperson. Fortsätt att fråga tills du är säker.
2. Affärsintegritet
Xxxxxxxxx förväntar sig att dess leverantörer bedriver verksamhet på ett etiskt och lagligt sätt och följer följande särskilda regler för korruptionsbekämpning, konkurrensregler och intressekonflikter.
2.1. Mutor
Xxxxxxxxx har en nolltolerans mot mutor och därmed förväntas att leverantörer inte accepterar eller erbjuder mutor av något slag. Leverantören ska agera i överensstämmelse med alla tillämpliga antikorruptionslagar, genom att bland annat underlåta att ta emot eller erbjuda mutor, ”smörjpengar” (facilitation payments) eller någonting av värde i syftande att erhålla eller bibehålla affärer eller någon otillbörlig förmån eller fördel.
I denna bemärkelse omfattar mutor varje överföring av tillgångar och är inte begränsat till monetära överföringar. Således omfattar detta förbud även mutor i form av t.ex:
• Donationer till välgörenhet
• Betalning för resekostnader
• Leverans av varor och/eller tjänster
• Oproportionerligt höga representationskostnader
• Överföring av andra personliga eller ekonomiska förmåner
2.2. Gåvor mm
Representanter för Xxxxxxxxx ska alltid betala sina egna rese- och boendekostnader vid besök hos leverantören, på konferenser, på referensanläggningar m.m. Representanter för Xxxxxxxxx får inte erbjudas gåvor, gästfrihet eller utlägg som kan anses vara oskäliga eller olämpliga i förhållande till möjliga affärstransaktioner. Xxxxxxxxx rekommenderar dock sina leverantörer att helt avstå från att ge gåvor till anställda i företaget. Om anställd i Xxxxxxxxx erbjuds evenemang etc ska man fråga sin chef om lämpligheten att delta.
2.3. Konkurrens
I enlighet med nationell och internationell lagstiftning förbjuder Rottneros etiska regler och interna policies alla former av illegala priskarteller och andra hemliga avtal på väsentliga villkor, priser och avgifter mellan konkurrenter (kartellavtal), som skulle kunna eliminera, förhindra, begränsa eller förvrida konkurrensen.
Följaktligen måste Rottneros leverantörer följa samma etiska regler och lagar och ha rutiner för efterlevnad samt se till att deras anställda inte tar emot eller lämnar ut någon information om priser eller andra villkor när det gäller en icke-närstående tredje part, vare sig muntligen eller skriftligen, till eller från konkurrenter, affärspartner, kunder eller leverantörer.
2.4. Allmänt beteende
Xxxxxxxxx förväntar sig att dess leverantörer ska använda sig av kunnig och utbildad personal.
Xxxxxxxxx förlitar sig nästan uteslutande på underleverantörer vid utförande av sin kärnverksamhet när det kommer till den fysiska transporten av varor. Därför förväntas Xxxxxxxxx leverantörer ha genomfört lämpliga åtgärder för att upptäcka och förebygga bruk och missbruk av alkohol och narkotika mm hos sin personal.
Xxxxxxxxx förväntar sig att dess leverantörer ska kunna kommunicera med Rottneros och dess kunder på ett korrekt sätt. Kommunikation med Rottneros ska kunna ske på svenska eller engelska. Leverantörer måste dessutom uppfylla specificerade krav, regler och föreskrifter som fastställts av Rottneros eller dess kunder avseende allmänt beteende, hantering, stuvning, lastning, lossning och transport av gods till/från kundernas anläggningar. Leverantören är dock inte skyldig att följa specifika krav som kan strida mot trafiksäkerhetsföreskrifter eller liknande bestämmelser i de jurisdiktioner som gäller transporten.
Slutligen förväntar sig Rottneros att dess leverantörer ska se till att all utrustning som används vid tillhandahållande av tjänster till Rottneros är av god kvalitet, uppfyller allmänna och enligt lag satta standarder för underhåll samt hela tiden uppfyller alla gällande säkerhetsföreskrifter.
3. Mänskliga rättigheter och arbetsvillkor
Xxxxxxxxx tror starkt på att mänskliga rättigheter är fri- och rättigheter som alla människor har rätt till. Xxxxxxxxx anser också att godkännande av och överensstämmelse med internationellt erkända mänskliga rättigheter är grundläggande för alla sina affärsrelationer.
Xxxxxxxxx leverantörer ska därför följa internationellt proklamerade rättigheter.
Rottneros leverantörer ska också ge lika möjligheter för sina anställda och får inte vara diskriminerande på grundval av ras eller kön, religiös övertygelse, civilstånd, sexuell läggning, eller använda tvångsarbete.
Xxxxxxxxx erkänner internationella normer för lägsta ålder för barn och ungdomar och att barn och ungdomar ska arbeta i andra sysselsättningar än vuxna. Rottneros leverantörer ska följa den internationella lagstiftningen, däribland ILO:s konvention om barnarbete.
Rottneros leverantörer måste tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsmiljö för sina anställda vilken uppfyller eller överträffar alla juridiska krav från gång till gång.
Xxxxxxxxx leverantörer skall respektera rättigheter för de anställda vad gäller att fritt associera, ansluta sig till fackföreningar och arbetarråd och deltaga i kollektiva förhandlingar enligt nationell lagstiftning och internationella konventioner.
Slutligen ska Xxxxxxxxx leverantörer följa tillämpliga lagar och standarder om arbetstider och minimilöner.
4. Beteende med hänsyn till vår miljö
Rottneros leverantörer ska följa alla tillämpliga lagar och författningar som gäller för skydd av miljön. Dessutom uppmuntras våra leverantörer att ständigt följa och tillämpa metoder och tekniker som minimerar miljöpåverkan samt arbeta för en resurseffektiv användning av råvaror och energi. Leverantören ska ha ett systematiskt angreppssätt för att hantera miljöfrågor, bland annat genom att säkerställa att skriftliga instruktioner för alla processer med potentiell miljöpåverkan finns tillgängliga.
Leverantören ska utarbeta rutiner för att förhindra olyckor och säkerställa beredskap att agera, genom att analysera och identifiera, och vidta lämpliga förebyggande och korrigerande åtgärder. Leverantören är skyldig att hantera miljööverträdelser och klagomål systematiskt och kommunicera dem till anställda och externa intressenter, inklusive Rottneros om företaget berörs.
5. Implementering
Rottneros leverantörer ska följa Xxxxxxxxx gällande etiska regler för leverantörer och följa dessa principer vid val av affärspartner när man levererar varor eller tjänster för Xxxxxxxxx räkning.
Leverantören är skyldig att ta del av innehållet i Xxxxxxxxx gällande etiska regler för leverantörer. Skyldigheterna enligt Xxxxxxxxx etiska regler för leverantörer är ett tillägg till leverantörernas skyldigheter enligt avtal som ingås mellan Xxxxxxxxx och leverantören.
Leverantören ska tillåta att Rottneros, eller tredje part utsedd av Rottneros och skäligen acceptabel för leverantören, att i leverantörens närvaro, genomföra en granskning av leverantörens affärsverksamhet kopplat till dessa etiska regler.
6. Sanktioner vid överträdelse av våra etiska regler
Bristande efterlevnad av Xxxxxxxxx etiska regler för leverantörer tas på stort allvar, och leverantören åtar sig att initiera korrigerande åtgärder för att avhjälpa sådana brott samt med lämpliga åtgärder förhindra eventuell framtida upprepning.
Vid allvarliga eller upprepade överträdelser förbehåller sig Xxxxxxxxx rätten, utan ansvar, att avsluta affärsförbindelsen med omedelbar verkan.
7. Frågor eller funderingar
Xxxxxxxxx etiska regler för leverantörer anger standarder för vad Xxxxxxxxx förväntar sig av sina leverantörer. Detta betyder inte att situationer som ej omfattas av dessa regler, undantar leverantörer från ansvar för sitt beteende.
Rottneros leverantörer ska alltid använda sunt förnuft när man agerar för Rottneros räkning.
Om en leverantör står inför ett dilemma eller har några tvivel kring Rottneros etiska regler för leverantörer, rekommenderas leverantören att kontakta sin kontaktperson vid Xxxxxxxxx. Såväl representanter för leverantörer som anställda i Xxxxxxxxx har ett ansvar att påtala problem och missförhållanden till närmaste överordnad, eller om missförhållandena gäller denna person, till närmast högre chef eller via Rottneros visselblåsarfunktion som nås via hemsidan.