Avtal Linköpings Föreningsarkiv
Kultur- och fritidsförvaltningen Xxxxx Xxxxxxxx Parborg
2022-05-03 Dnr KOF 2019-116
Kultur- och fritidsnämnden
Avtal Linköpings Föreningsarkiv
Förslag till beslut
1. Linköpings Föreningsarkivs ansökan om tilläggsanslag om 140 000 kr avslås.
2. Avtalet med Linköpings Föreningsarkiv för perioden med 2022-06-01 – 2023-12-31 godkänns.
3. Utvecklingschef för Kultur och ungdom får i uppdrag att underteckna avtalet med Linköpings Föreningsarkiv.
Ärende
Linköpings Föreningsarkiv inkom i februari 2022 med en ansökan om utökat tilläggsanslag till föreningsarkivet i Linköping. Föreningen upprätthåller och tillgängliggör föreningsarkiv på uppdrag av kultur- och fritidsnämnden. I sin ansökan framförde föreningen att förutsättningarna för det uppdrag som tidigare avtalats inte kan uppnås inom ramen för tidigare års avtalsnivå.
Kultur- och fritidsförvaltningen har idag ett avtal med Linköpings föreningsarkiv som uppgår till 110 000 kr enligt 2022 års prisuppräkning. Det begärda utökade anslagsbeloppet uppgår till 140 000 kronor, vilket innebär att föreningen ansöker om totalt 250 000 kr till verksamheten.
Föreningen har under lång tid ansvarat för att omhänderta och tillgängliggöra arkivmaterial som föreningslivet i Linköping deponerar till Linköpings Föreningsarkiv arkivmagasin. Arkivmagasinet finns i Linköpings Stadsbibliotek.
LKPG1002, v2.1, 2016-03-07
Förvaltningens förslag till avtal för perioden 2022-06-01 – 2023-12-31 innebär att avtalsnivån om 110 000 kronor kvarstår. Däremot föreslås en revidering av uppdraget, där uppdraget har anpassats efter de förutsättningar som föreningen framfört i sin ansökan. Kultur- och fritidsförvaltningens bedömning är att uppdragsbeskrivning enligt det nya förslaget till avtal möter upp kommunens och Linköpingsbornas behov. Mot bakgrund av detta föreslås kultur- och fritidsnämnden avslå ansökan om det utökade tilläggsanslaget om 140 000 kronor, samt godkänna förvaltningens förslag till nytt avtal.
Beslutsunderlag:
Tjänsteskrivelse – Avtal Linköpings föreningsarkiv Avtal Linköpings föreningsarkiv 2022-2023
Ansökan om tilläggsanslag för 2022 - Linköpings föreningsarkiv Linköpings föreningsarkiv konsekvensbeskrivning
Bakgrund
Linköpings föreningsarkiv som startade 1968 är Östergötlands största föreningsarkiv med 1 860 arkiv förvarade i dess magasin. Arkiven nyttjas till bland annat akademiska uppsatser som på olika sätt berör historiska samhällsförändringar. Exempel som nämns av föreningen är akademiska uppsatser med funktionshinderperspektiv samt frågor om mångfald och jämställdhet.
Linköpings föreningsarkivs expedition och arkivmagasin är lokaliserade vid Linköpings Stadsbibliotek. Arkivmagasinet som är fukt-, stöld- och brandsäkert finns i källaren och rymmer 1 580 hyllmeter. Forskarsal delas med Linköpings stiftsbibliotek och Linköpings stadsarkiv.
Föreningen har under lång tid stöttats av Linköpings kommun genom verksamhetsstöd från kultur- och fritidsnämnden samt lokalstöd från kommunstyrelsen som täcker föreningens fulla lokalhyra på Stadsbiblioteket.
Arkivverksamheten drivs med hjälp av en arkivföreståndare, som under perioden 2019- 2021 varit heltidsanställd genom anställningsstödet ”Nystartsjobb”. Föreningens ansökan att få anställningsstödet förlängt till 2022 avslogs av Arbetsförmedlingen. Föreningen menar att detta inneburit att värdefull kompetens tappas och synliggör att detta påverkar föreningens arbete negativt då arkivföreståndarens tjänst behöver minskas från och med 2022 till en halvtidstjänst.
Linköpings föreningsarkiv ansöker med anledning av detta om ett höjt årligt bidrag från 110 000 till 250 000 kr från och med 2022.
Kultur- och fritidsförvaltningen har efter dialog med föreningen genomfört en granskning av utrymme i budget samt eventuella behov av tilläggsuppdrag från kultur- och fritidsnämnden. Även dialog med Integration- och arbetsmarknadsförvaltningen har genomförts. Integration-och arbetsmarknadsförvaltningen har synliggjort möjligheten att genom ett så kallat jobbspår stötta föreningen. I ett jobbspår identifieras möjliga kandidater inom arbetsmarknadsnämndens målgrupp och matchas mot en arbetsgivare med ett uttalat rekryteringsbehov. I samverkan med arbetsgivaren skräddarsys
ett insatspaket med syfte att förbereda individen för anställning. Arbetsförmedlingen utreder och beslutar om rätten till subventionerad anställning.
Kultur- och fritidsförvaltningen har även utrett förslag på förändrat uppdrag i förhållande till tillgängliga medel samt föreningens arbete och personalresurser. En omvärldsbevakning har genomförts där liknande verksamheters uppdrag och öppettider hos arkiv på kommunal-, regional-, och föreningsnivå har varit i fokus. Utifrån omvärldsbevakningen görs
bedömningen att Linköpings föreningsarkivs service och öppethållande är högre än genomsnittet och att dess verksamhet genom att sänka de fasta öppettiderna fortsatt kan säkerställa att föreningen uppfyller sitt uppdrag att omhänderta och tillgängliggöra föreningslivets deponerade arkivmaterial.
I dialog med Linköpings föreningsarkiv samt i inskickad konsekvensanalys synliggörs att föreningen med samma ekonomiska nivå på verksamhetsstödet kan bedriva sin verksamhet, men att öppettiderna behöver minskas från 19 timmar per vecka till 10 timmar per vecka då arkivföreståndarens tjänst minskas från heltid till halvtid.
Enligt tidigare avtal har föreningen åtagit sig öppethålla arkivet 16 timmar i veckan. I äskandet har föreningen synliggjort att arkivet har öppet 19 timmar i veckan, vilket är 4 timmar mer än avtalet kräver. Som jämförelse har Linköpings stadsarkiv öppet 16 timmar i veckan (sept-maj) och under sommaren 12 timmar i veckan (juni - aug).
Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att krav på öppethållande vid Linköpings föreningsarkiv öppettider minskas från 16 timmar i veckan till 8 timmar i veckan. Detta för att Linköpings föreningsarkiv i enlighet med sin konsekvensanalys fortsatt ska kunna uppfylla sitt uppdrag.
Linköpings föreningsarkiv har även möjlighet att söka stöd för kulturevenemang såsom föreläsningar och öppet hus via kultur- och fritidsnämndens bidrag till ideella föreningar inom kulturområdet samt barn och ungdom.
I förslag till nytt avtal anges att Linköpings föreningsarkiv under avtalstiden ska omhänderta och tillgängliggöra sådant arkivmaterial som via föreningslivet i Linköping deponeras hos arkivet. Inkomna arkiv ska vara utsorterade och arkiveringsarbetet ska ske i den takt som tillgängliga resurser tillåter.
Samverkan med Linköpings Stadsbibliotek och övriga arkivbildningar i bibliotekets lokaler ska kontinuerligt utvecklas. Servicen och öppethållande till forskarvärlden och allmänheten beslutas av Linköpings föreningsarkiv i samråd med övriga arkiv inklusive Östergötlands Arkivförbund.
Öppethållande vid Linköpings föreningsarkiv ska motsvara minst 40 timmar i månaden varav minst 8 timmar ska fördelas per vecka i snitt. Information om öppettider, eventuella ändringar av dessa och annan service ska kontinuerligt förmedlas via hemsidan.
Linköpings föreningsarkiv ska medverka i det länsövergripande arbetet som leds av Östergötlands Arkivförbund.
För uppdraget erhåller utföraren en fast ersättning uppgående till totalt 110 000 kronor för varje verksamhetsår avtalet är gällande. Uppräkning av ersättningen
sker enligt konsumentprisindex. Första uppräkning sker den 1 januari 2023 utifrån oktoberindex året innan.
Avtalet gäller från och med 2022-06-01 till och med den 2023-12-31 med möjlighet för beställaren att genom option förlänga uppdraget till och med den 2024-12-31.
Endera part har rätt att säga upp avtalet i förtid med tre (3) månaders uppsägningstid. Uppsägning ska ske skriftligt.
Ekonomiska konsekvenser
Medel avsatta för detta ändamål på totalsumma 110 000 kr finns inom kultur- och fritidsnämndens budgetram. En utökning av bidrag kräver en utökad budgetram.
Kommunala mål
Kultur- och fritidsnämndens mål för 2019-2022 anger bland annat följande:
Ökad kunskap om kulturella uttrycksformer Kultur-, idrotts- och fritidsutbud för alla
Uppföljning och utvärdering
Utföraren ska senast 1 mars varje år inkomma med verksamhetsberättelse med styrkt revisionsberättelse från föregående år till beställaren. Verksamhets- berättelsen ska även innehålla verksamhetsplan för kommande år samt redovisning av öppettiderna under året.
Information eller förhandling enligt lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet
MBL-information är inte påkallad.
Kultur- och fritidsförvaltningen
Xxxxx Xxxxxxxx
Beslutet skickas till: Linköpings föreningsarkiv