VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 2 (2)
VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 2 (2)
4. Avtalsuppföljning hemtjänst 2020 (SN 2021.013)
Socialnämnden godkänner rapport gällande avtals/-uppdragsuppföljning hemtjänst 2020.
Kommuner har ansvar att följa upp verksamhet enligt kommunallagen oavsett om den utförs i egen regi eller av privata utförare. Varje utförare har även krav på att följa upp den egna verksamheten genom ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9. Avtals- uppdragsuppföljningen omfattar samtliga av socialnämnden i Vallentuna kommun godkända hemtjänstutförare.
Uppföljningen utgår från de krav som ställts i avtal och förfrågningsunderlag samt krav kopplade till lagar, författningar, allmänna råd och kommunala styrdokument.
• Tjänsteskrivelse, 2021-02-17, Avtalsuppföljning hemtjänst 2020
• §26 SN AU Avtalsuppföljning hemtjänst 2020
• Rapport Socialnämnden avtals- uppdragsuppfoljning hemtjänst 2020
Avtalsuppföljning hemtjänst 2020
4
SN 2021.013
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE
2021-02-17
DNR SN 2021.013
XXXXXXXX XXXX SID 1/1
STRATEG ÄO XXXXXXXX.XXXX@XXXXXXXXXX.XX
Tjänsteskrivelse Avtalsuppföljning hemtjänst 2020
Socialnämnden godkänner rapport gällande avtals/-uppdragsuppföljning hemtjänst 2020.
Kommuner har ansvar att följa upp verksamhet enligt kommunallagen oavsett om den utförs i egen regi eller av privata utförare. Varje utförare har även krav på att följa upp den egna verksamheten genom ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9. Avtals-uppdragsuppföljningen omfattar samtliga av socialnämnden i Vallentuna kommun godkända hemtjänstutförare.
Uppföljningen utgår från de krav som ställts i avtal och förfrågningsunderlag samt krav kopplade till lagar, författningar, allmänna råd och kommunala styrdokument.
Förslaget till beslut berör inte barn/unga. Att inhämta synpunkter gällande barn/ungdomsperspektivet bedöms inte vara relevant i detta sammanhang.
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx
Socialchef Strateg ÄO
Akten
VALLENTUNA KOMMUN
186 86 VALLENTUNA
TFN 00-000 000 00 · FAX 00-000 000 00 XXXXXX@XXXXXXXXXX.XX
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll
Socialnämndens arbetsutskott 2021-03-16
§ 26
Avtalsuppföljning hemtjänst 2020 (SN 2021.013)
Socialnämndens arbetsutskott föreslår att socialnämnden godkänner rapport gällande avtals/- uppdragsuppföljning hemtjänst 2020.
Xxx-Xxxxx Xxxxxxxx (S) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande.
Kommuner har ansvar att följa upp verksamhet enligt kommunallagen oavsett om den utförs i egen regi eller av privata utförare. Varje utförare har även krav på att följa upp den egna verksamheten genom ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9. Avtals- uppdragsuppföljningen omfattar samtliga av socialnämnden i Vallentuna kommun godkända hemtjänstutförare.
Uppföljningen utgår från de krav som ställts i avtal och förfrågningsunderlag samt krav kopplade till lagar, författningar, allmänna råd och kommunala styrdokument.
Ordförande Xxxxxxxx Xxxxxxxxx (C) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Xxx-Xxxxx Xxxxxxxx (S) yrkar i enlighet med bilaga 2.
Ordförande, Xxxxxxxx Xxxxxxxxx (C), konstaterar att det finns två yrkanden. Ordförande ställer de båda yrkandena mot varandra och finner att socialnämndens arbetsutskott beslutar enligt Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx (C) yrkande.
Beslutsunderlag
• Tjänsteskrivelse, 2021-02-17, Avtalsuppföljning hemtjänst 2020
• Rapport Socialnämnden avtals- uppdragsuppfoljning hemtjänst 2020
Justerandes sign
Justerandes sign
Utdragsbestyrkande
Socialnämnden
Avtals- uppdragsuppföljning hemtjänst 2020
Innehållsförteckning
Sammanfattning av uppföljningen 3
Bakgrund, kommunens uppföljningsansvar 3
Om kravställningen på utförarna 4
Utgångspunkt för uppföljningen 4
Beskrivning av uppföljningens genomförande 4
Metodbeskrivning av uppföljningen 5
Återkoppling till berörda verksamheter och krav på åtgärder 7
Systematiskt utvecklingsarbete 22
Summerat resultat och reflektioner 27
Summerat resultat socialnämnden 28
Sammanfattning av uppföljningen
Socialförvaltningen i Vallentuna kommun har under hösten 2020 genomfört en avtals- och upp- dragsuppföljning enligt kommunallagens bestämmelser. Uppföljningen omfattar både privata och kommunala utförare av insatsen hemtjänst. Syftet är att följa upp väsentliga områden i avtal och uppdrag samt att bidra till kvalitetsutveckling av vård och omsorg.
Avtals- och uppdragsuppföljningen omfattade initialt 10 verksamheter som alla är lokaliserade i Vallentuna kommun. I samband med att avtals- och uppdragsuppföljningen inleddes fanns det sex privata utförare i kommunen.
Under avtalsuppföljningens genomförande avvecklades tre av de externa utförarna som därmed utgick från uppföljningen.
Uppföljningen har genomförts genom en webbaserad enkät och bedömning av rutiner och processer för samtliga verksamheter. Därutöver har platsbesök i verksamheterna och stickprovskontroller av social dokumentation genomförts för alla verksamheter som har fem eller fler kunder från kommu- nen. Den samlade bedömningen är att samtliga utförare arbetar för att verksamheten ska ha god kvalitet och tillförsäkra kunderna goda levnadsvillkor, men att det skiljer sig åt hur utvecklingsinrik- tat och metodiskt detta arbete är. Uppföljningen visar att avtal och uppdrag till stora delar följs men att det finns förbättringspotential inom vissa områden.
De brister som har uppmärksammats har påtalats för berörda verksamheter. Beroende på bristens art och avtalsvillkor har krav på åtgärder eller förbättringsförslag tagits fram tillsammans med en angiven tidsplan. Tidsplanen är att åtgärderna ska ha genomförts senast den 16 Juni 2021.
I de fall krav på åtgärder inte har återkopplats till socialförvaltningen inom utsatt tid kommer en dialog med berörd verksamhet att ske. Om åtgärden inte genomförs enligt överenskommelse kom- mer ytterligare krav att ställas på respektive utförare med eventuella sanktioner som följd.
Syfte
Syftet med uppföljningen är:
• Att följa upp att privata utförare uppfyller de krav som ställts i avtal.
• Att följa upp att kommunala utförare uppfyller de krav som ställts i uppdragsbeskrivning.
• Att i dialog med utförarna stimulera till förbättring av kvaliteten gällande vård och omsorg.
• Att utföra uppföljning i enlighet med bestämmelserna i kommunallagen.
Bakgrund, kommunens uppföljningsansvar
Kommuner och regioner har ansvar att följa upp verksamhet enligt kommunallagen oavsett om den utförs i kommunal eller enskild regi.
Kommuner och regioner får enligt 10 kap. kommunallagen (2017:725) efter beslut av fullmäktige lämna över vården av en kommunal angelägenhet till en juridisk person eller en enskild individ. Om det i lag eller förordning anges att angelägenheten ska bedrivas av en kommunal nämnd eller om den innefattar myndighetsutövning, får den dock inte överlämnas med stöd av denna bestämmelse.
Kommuner kan upphandla verksamheter genom lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om valfrihet (LOV) eller ge bidrag till enskilda verksamheter som enskilda förskolor/skolor.
I kommunallagen 3 kap. 19 § framgår vidare att:
• När vården av en kommunal angelägenhet genom avtal har lämnats över till en privat utfö- rare ska kommunen kontrollera och följa upp verksamheten.
• Om avtal sluts med en privat utförare ska kommunen tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över.
• Fullmäktige ska för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. I programmet ska det också anges hur fullmäktiges mål och riktlinjer samt övriga föreskrifter på området ska följas upp och hur allmänhetens insyn ska tillgodoses.
I kommunallagen 6 kap. 7 § ställs också krav på att ansvarig nämnd ska se till att:
• Verksamheten bedrivs i enlighet med de mål, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verk- samheten.
• Den interna kontrollen är tillräcklig.
• Verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Om kravställningen på utförarna
De förutsättningar som finns för genomförande av verksamheten regleras för de privata (externa) utförarna i förfrågningsunderlag, lämnat anbud och avtal som tecknats mellan parterna. När det gäller utförare i kommunal regi regleras förutsättningarna i ett verksamhetsuppdrag.
Samtliga utförare måste uppfylla för tjänsten gällande lagstiftning, bland annat socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, skattelagstiftning och arbetsrättslagstiftning. Verksamheten ska även uppfylla myndigheters föreskrifter.
Utförare inom socialtjänsten är även skyldiga att följa upp den egna verksamheten genom ett sys- tematiskt kvalitetsarbete i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.
Utgångspunkt för uppföljningen
Uppföljning utgår från de krav som ställts i avtal, förfrågningsunderlag och verksamhetsuppdrag. Det finns krav av olika karaktär som utföraren har att förhålla sig till:
Krav kopplade till olika lagar och författningar. Exempel: ”Dokumentationen som rör den
enskilde ska upprättas i enlighet med gällande lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd”.
Krav kopplade till specifika företeelser. Exempel: ”Utföraren ska ha dokumenterade rutiner inför ny placering i boendet.”
Krav kopplade till kommunala riktlinjer och policys. Exempel: "Utföraren ska följa social- nämndens riktlinjer gällande xxx Xxxxx.”
Vidare följs verksamhet som bedrivs i kommunal regi upp på samma sätt som de privata utförarna för att få en konkurrensneutral uppföljning.
Beskrivning av uppföljningens genomförande
I detta avsnitt beskriver vi kort hur uppföljningen har genomförts.
Metodbeskrivning av uppföljningen
Nedan finns en översiktsbild som beskriver hur avtals- och uppdragsuppföljningen genomförts. Uppföljningen genomfördes av nedanstående grupp.
• Xxxxxxxx Xxxx, Strateg Äldreomsorg
• Xxxxx Xxxxxxx, Kvalitétsutvecklare
• Xxxxx Xxx. handläggare äldreenheten (medverkade under platsbesöken).
Uppföljningens resultat baseras på (illustrerat ovan);
Webbenkät
Respektive verksamhetschef fick inledningsvis besvara omkring tjugo frågor i en webbenkät. De svarsalternativ som fanns var ja, delvis och nej.
Granskning av rutiner och processer
Samtliga verksamheter har fått sända in rutiner och processer kring ett antal områden. Värdering har gjorts utifrån en tregradig skala där lämnad uppgift anses Väl uppfyllt, Förbättringspot- ential finns eller En tydlig förbättringspotential är identifierad. Värderingarna har kom- pletterats med förklarande kommentarer.
Platsbesök
Alla utförare med större antal kunder "besöktes". Besöken gjordes digitalt via teams pga pandemi- restriktionerna. Enhetschef intervjuades samt några medarbetare. Värdering gjordes likartat som vid granskning av rutiner och processer.
Granskning av individuell dokumentation
Inför platsbesöken fick utförarna skicka in ett slumpmässigt urval av kunder vars sociala doku- mentation har granskats. Urvalet bestod av 4-5 kunder per besökt verksamhet. Den sociala doku- mentation som begärdes in bestod av den senaste genomförandeplanen och utdrag ur social journal för sex månader tillbaka. Värdering gjordes på samma sätt som vid granskning av rutiner och pro- cesser.
Berörda verksamheter
Denna uppföljning berörde totalt 10 utförare. Samtliga utförare är lokaliserade i Vallentuna kom- mun.
Nedan görs en sammanställning av de verksamheter som har följts upp:
Utförare | Xxxx | Xxxx- enkät | Plats- besök | Ruti- ner/ proces- ser | Individ doku- mentat- xxx | Xxxxx kunder |
Centrumgruppen | Kommunal | X | X | X | X | 99 |
Rosengårdsgruppen | Kommunal | X | X | X | X | 77 |
Brottbygruppen | Kommunal | X | X | X | X | 79 |
Kårstagruppen | Kommunal | X | X | X | X | 90 |
OC Vård & sällskap AB | Privat utförare | X | X | X | X | 10 |
Xxxxx Care AB | Privat utförare | Se ne- dan | ||||
Solskens omsorg AB | Privat utförare | Se ne- dan | ||||
Xxxxxxxx hemtjänst och ser- vice | Privat utförare | X | X | X | X | 35 |
Olir AB | Privat utförare | Se ne- dan | ||||
Svanen hemtjänst | Privat utförare | Se ne- dan | ||||
Aleo Care AB | Privat utförare | X | X | 2 |
Uppgift om antal kunder speglar förhållanden 2020-03 och innefattar inte kunder som endast har trygghetslarm.
Fyra av de ursprungliga företagen har utgått ur uppföljningen:
1. Xxxxx Xxxx försattes i konkurs i oktober 2020 och avvecklades därmed som utförare.
2. Svanen hemtjänst valde att avveckla sin verksamhet pga för få kunder i november 2020.
3. Solsken omsorg AB har efter överklagningsprocess fått avslag på upphävande av det beslut IVO tidigare fattat om att inte bevilja företaget tillstånd. Därmed avvecklades denna utfö- rare från LOV i november 2020.
4. Olir AB valde att avveckla sin verksamhet i december 2020 pga personliga skäl.
Resultatredovisning
Den struktur som används nedan för redovisning av uppföljningen utgår från socialnämndens kvali- tetsledningssystem. Nedanstående bild och efterföljande text ger en översiktlig beskrivning av strukturen i kvalitetsledningssystemet.
De områden i kvalitetsledningssystemet som är relevanta för denna uppföljning är Kund, Medar- betare/Arbetsmiljö, Hälso- och sjukvård, Systematiskt utvecklingsarbete samt Miljö. Inom varje område finns ett antal identifierade processer, exempel på processer är: Ny kund, Kom- petensutveckling och Systematiskt arbetsmiljöarbete. Varje process är sedan nedbruten i ett antal aktiviteter som beskriver viktiga moment i processen.
Alla uppföljningsfrågor/kontrollmoment och samtliga åtgärder är kopplade till en aktivitet i en process.
Återkoppling till berörda verksamheter och krav på åtgärder
Varje verksamhet får en sammanfattande rapport med den egna verksamhetens utfall. För varje kontrollmoment finns en förklarande kommentar. Verksamhetssammanfattningarna innehåller även övergripande resultat och analys.
I de fall uppföljningsgruppen bedömt att det finns en förbättringspotential (brister) har åtgärder tagits fram. Dessa åtgärder är av två kategorier:
• Krav på åtgärder som ska utföras och återkopplas.
• Förbättringsförslag.
Alla åtgärder har uppgift om tidpunkt då åtgärden ska vara genomförd. Ansvarig för att åtgärden blir genomförd är som regel verksamhetschefen. Verksamheterna har även möjlighet att lägga in egna åtgärder.
Verksamhetscheferna på de berörda enheterna läggs upp som användare i kvalitetsledningssyste- met och kan därefter dokumentera arbetet med åtgärden direkt i systemet. Detta innebär att upp- följningen av åtgärderna sker i realtid i systemet. Den som är ansvarig för en åtgärd får meddelande via mail om att åtgärden finns och ska bearbetas. När tidsfristen för en åtgärd närmar sig slutet får ansvarig en påminnelse via mail om detta.
I de fall åtgärder som ska utföras inte har återkopplats inom utsatt tid kommer en dialog med be- rörd verksamhet att ske. Om åtgärden inte genomförs enligt överenskommelse kommer ytterligare krav att ställas på respektive utförare med eventuella sanktioner som följd.
Bilden visar ett exempel på hur respektive verksamhet kommer att se de åtgärder som de ska ar- beta med.
Resultat
Nedan görs en samlad redovisning av resultatet samt en sammanfattande analys. Resultaten bygger på svaren på de frågor som har ställts till verksamheterna i webbenkät, vid platsbesök samt vid granskning av rutiner och social dokumentation.
Kund, omvårdnadsarbete
Under detta område samlar vi processer som rör det vardagliga "kundnära" omvårdnadsarbetet. Här återfinns till exempel arbete med social dokumentation, kundsamverkan, hantering av person- liga medel m.m. Vi har valt att dela upp detta i tre huvudprocesser:
- Ny kund, vilken beskriver hur ett mottagande av ny kund går till.
- Kundens vardag, vilken beskriver det löpande kundarbetet.
- Avslut kund, vilken beskriver tillvägagångssättet vid avslut.
Denna process beskriver hur vi går tillväga när vi tar emot en ny kund och introducerar denna inom hemtjänsten. Processen beskriver de aktiviteter vi gör fram till och med att vi upprättat kundens första genomförandeplan.
Egenkontroll Kommentar 2020 Utfall, Andel |
Det finns en lokal Samtliga utförare har rutiner och beredskap för ru- vad som ska göras om ex.vis en kund är sjuk tin/beredskapsplan vilken är känd av medarbetarna. för hantering av akuta sjukdomar eller olycksfall, vilken är väl känd av medarbetare. Uppföljning platsbesök hem- tjänst |
Egenkontroll Kommentar 2020 Utfall, Andel |
Det finns en utför- Samtliga verksamheter har en rutin för motta- lig rutin för att ta gande av ny kund. emot ny kund. Uppföljning webbenkät hem- tjänst |
Granskning och De olika utförarna har presenterat rutiner som bedömning av genomgående bedöms uppfylla kraven på processer/rutiner området. Bland utförarna utmärker sig en av för genomförande- de externa företagen som har en mycket peda- plan. gogiskt utformad rutin som beskriver doku- mentationens olika delar och dess inbördes Uppföljning förhållanden. Men även andra verksamheter rutiner hemtjänst har presenterat dokument som uppfyller kra- ven. |
Planering av insat- Samtliga verksamheter utom en har besvarat serna görs tillsam- frågan med "ja", medan en verksamhet har mans med den svarat "delvis" utan någon närmare beskrivning enskilde eller den- i kommentarerna. Den verksamhet som delvis nes företrädare har inte aktuella genomförandeplaner för och dokumenteras samtliga kunder så här krävs ett arbete för att i en genomföran- åtgärda detta. deplan. Uppföljning webbenkät hem- tjänst |
Samtliga kunder får Xxxxxx har besvarats med ja av samtliga verk- välkomst- samheter. /informationsmate rial vid första mö- tet. Uppföljning webbenkät hem- tjänst |
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Utföraren använ- | Frågan har besvarats med ja av samtliga verk- | |
der sig av genom- | samheter. De utförare som tidigare haft tek- | |
förandewebben i | niska problem på området har fått stöd från | |
Treserva för att ta | förvaltningen för att undanröja dessa. | |
emot uppdrag från | ||
samt kommunicera | ||
med myndighets- | ||
avdelningen. | ||
Uppföljning | ||
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Utföraren har un- | Samtliga utförare uppger att man under det | |
der det senaste | senaste året kunnat ge insatser till samtliga nya | |
året kunnat ge | kunder inom den föreskrivna tid som anges i | |
insatser till samt- | avtalet. Det har dock vi ett antal tillfällen varit | |
liga nya kunder | problem med främst mindre externa utförare | |
inom föreskriven | att klara av att ta emot nya kunder med korta | |
tid? | ledtider, dock oklart om någon befintlig utfö- | |
rare är bland dessa. | ||
Uppföljning | ||
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Denna process beskriver viktiga komponenter som vi arbetar med för att stödet i vardagen till kun- den ska bli så bra som möjligt. Merparten av aktiviteterna är något som berörs varje dag. Den avslu- tande aktiviteten (förnyelse av genomförandeplan) görs dock endast med vissa intervall.
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Av genomförande- planen framgår när och hur olika aktivi- teter ska genomfö- ras. Uppföljning dokumentation hemtjänst | Samtliga verksamheter har dokumenterat när och hur olika aktiviteter ska genomföras i ge- nomförandeplanen. I några genomförandepla- ner fattas datum för när mötet ägde rum lik- som angivelse när genomförandeplan ska följas upp. En av de externa utförarna har inte pre- senterat några exempel på genomförandepla- ner. | |
Det finns anteck- ningar som redo- gör för inträffade avvikelser i kun- dens sociala jour- nal. | I flera fall finns anteckningar om inträffade avvikelser men de är sällan dokumenterade som "avvikelser" hos utförarna. Det fattas även hänvisning till om avvikelserapport skrivits. inom flertalet av verksamheterna kan det fin- nas skäl att förbättra detta. | |
Uppföljning dokumentation hemtjänst | ||
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Det finns en doku- | Samtliga verksamheter uppger att man har en | |
xxxxxxxx xxxxx vad | aktuell rutin för nyckelhantering. | |
gäller hanteringen | ||
av kundernas nyck- | ||
lar. | ||
Uppföljning | ||
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Det finns en rutin | Samtliga av verksamheterna som hanterar | |
för hur doku- | dokumentation i någon form av IT-system | |
mentation ska ske | uppger att man har en rutin för hantering då | |
vid driftstörningar i | man drabbas av driftstörning. | |
datasystemet och | ||
vid elavbrott som | ||
är tydlig för perso- | ||
nalen. | ||
Uppföljning | ||
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Det finns en rutin | Samtliga verksamheter uppger att rutiner på | |
kring hantering av | detta område finns och tillämpas. | |
våld i nära relat- | ||
ioner och heders- | ||
relaterat våld som | ||
är känd och tilläm- | ||
pas av medarbe- | ||
tarna? | ||
Uppföljning | ||
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Dokumentationen i den sociala journa- len är kortfattad men innehåller väsentliga och ändamålsenliga uppgifter. Uppföljning dokumentation hemtjänst | En stor majoritet av den dokumentation som granskats är i huvudsak kortfattad och innehål- ler väsentliga och ändamålsenliga uppgifter. Men det har också uppmärksammats områden där förbättringar kan göras. Vissa utförare använder så kallade arbetsan- teckningar där personal skriver för att sedan ur dessa plocka information till den sociala jour- nalen. Detta arbetssätt skapar risk för att vä- sentlig information aldrig kommer in i den sociala journalen, dessutom skrivs informat- ionen in av annan person än den som deltog i skeendet. Dessutom ska arbetsanteckningar förstöras så snart de saknar betydelse för ge- nomförandet. Dessutom är det relativt vanligt att exempelvis upprättande av ny genomförandeplan inte är noterats i den sociala journalen. | |
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Dokumentationen | De sociala journaler som granskats är genom- | |
innehåller inte | gående fria från omdömen och formuleringar | |
omdömen eller | som kan upplevas kränkande. | |
formuleringar som | ||
kan upplevas krän- | ||
kande. | ||
Uppföljning | ||
dokumentation | ||
hemtjänst | ||
Dokumentationen är utformad så den ger möjlighet till spårbarhet, Vad har hänt? Finns viktig information om det skulle bli en diskussion om något en månad senare? Uppföljning dokumentation hemtjänst | Denna frågeställning har en stor förbättrings- potential generellt inom verksamheten. I grun- den har hemtjänst en problematik i form av att många anställda gör korta insatser hos många kunder under en dag. En följd av detta är att det finns svårigheter med att dokumentera på ett spårbart sätt för alla kunder. Men trots denna grundproblematik finns anledning till att ytterligare förbättra arbetet på detta område. Några av de brister som framkommit är: • Stora skillnader i frekvens av anteck- ningar i socialjournal. Det är naturligt är att frekvensen varierar mellan kun- der, men det tycks också vara stora skillnader mellan olika utförare. Är frekvensen av anteckningar låg kom- mer aldrig information av betydelse in i journalen. • Vi finner också brister i spårbarhet kring skeenden som dokumenterats, då ofta en situation som uppstått be- skrivs, men väldigt ofta saknas be- skrivningar av vidtagna åtgärder och deras effekt. • Ofta saknas uppföljningsanteckningar av en händelse som beskriver fortsatt utveckling av skeendet. | |
Granskning av rutin för informations- överföring mellan personal t.ex. att dessa tar del av information i social journal inför nytt arbetspass. Uppföljning rutiner hemtjänst | Egen regi har redovisat flera rutiner som är kortfattade men tar upp det som bedöms vara väsentligt, men vi ser förbättringspotential för rutinerna. Bland annat bör verksamheten över- väga att lägga samman dessa rutiner i en för att minska antalet rutiner och då också granska närliggande rutiner så information kring ett viss förfarande finns samlade i en strukturerad rutin. I sak fanns dock inget att invända mot rutinerna. För en av de externa utförarna beskrevs en hantering med rapportböcker mm där bedöm- ningen är att en översyn behöver göras för att säkerställa att denna hantering så att det sä- kerställs att väsentlig information dokumente- ras i social journal och att gärna den enskilde medarbetaren som upplevt situationen är den som dokumenterar denna i journalen. | |
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Ytterligare en extern utförare nyttjar en webb- applikation för informationsöverföring mellan personalens mobiltelefoner. I rutinen betonas att inga personuppgifter förutom kundnummer får dokumenteras i denna dokumentation. Att använda ny teknik i arbetet är något som gene- rellt kan utveckla verksamheten, men detta måste hela tiden ske med beaktan taget till sekretess och integritet. Företaget är person- uppgiftsansvarig och har därmed ansvaret för att hanteringen uppfyller gällande bestämmel- ser ibland annat GDPR. Förtaget har dock fått som en åtgärd att göra en värdering av arbets- sättet vad gäller risk för personuppgiftsinciden- ter mm. | ||
Granskning av rutiner som besk- iver hur personal ska agera i kritiska och oförutsedda situationer. | I situationer där något oförutsett händer är det viktigt att personal har tillgång till beredskaps- planer som ger handfast vägledning utifrån olika scenarion. Dessa vägledningar måste vara utformade så att de tar höjd för att något all- varligt har inträffat för att minimera effekter om så är fallet. | |
Uppföljning rutiner hemtjänst | I de handlingsplaner som egenregiverksamhet- en redovisat innehåller handlingsplanen en uppmaning till personal att verkligen försöka ta reda på vad som hänt med kunden vilket är bra och viktigt. Men den innehåller inte den tydliga vägledande aktivitetskedja för olika scenarion som vi sett hos andra utförare. Här finns ut- rymme för utveckling. | |
En av de externa utförarna har redovisat en handlingsplan där personal uppmanas att lämna kundens bostad och återkomma om en timma om denne inte öppnar vid planerat besök. Detta är ett icke acceptabelt handlings- alternativ då det för en kund som inte öppnar dörren vid ett planerat besök kan bero på att denne kan ha drabbats av någon allvarlig hän- delse såsom stroke, hjärtinfarkt, allvarlig fall- skada eller liknande. Att hjälp då kan tillkallas med en timmas fördröjning är livsavgörande. | ||
Ytterligare en av de externa utförarna har re- dovisat en samlingsrutin som omfattar ett flertal scenarion som hemtjänstpersonalen kan ställas inför. Den omfattar dödsfall, när kund inte öppnar, personal finner kund skadad etc. Personalen får vägledning i form av "När ska du ringa till..." där olika funktioner som kan vara till stöd räknas upp och vad personal ska tänka på när dessa kontaktas. Vidare finns ett visuellt handlingsschema tillhjälp för personal när kund inte öppnar, Bedömningen är att en väl ge- nomarbetad handlingsplan med denna ut- formning ger ett bra stöd för personal att agera på ett relevant sätt i dessa svåra situationer. | ||
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Hur gör ni för att | Den generella bilden är att samtliga utförare | |
följa regelbundet | efterlever värdegrund och värdighetsgaranti | |
upp efterlevnaden | tillräckligt väl, men i uppföljningen av garanti | |
av Vallentuna | och värdegrund hittas brister. | |
kommuns värde- | ||
grund & värdig- | ||
hetsgarantier vid | ||
APT och andra | ||
mötesforum. | ||
Uppföljning | ||
platsbesök hem- | ||
tjänst | ||
Hur gör ni för att vård, omsorg och service ges flexibelt med största möj- liga inflytande från den enskilde. Uppföljning platsbesök hem- tjänst | Samtliga utförare försöker arbeta med flexibili- tet och möjlighet till inflytande av sin omsorg i samverkan med kunden. Generellt ses dock att utförarna inte hinner med/genomför upprät- tandet av genomförandeplanen inom 14 dagar. | |
Hur säkerställer verksamheten att kund verkligen får de insatser som denne är beviljad. Uppföljning platsbesök hem- tjänst | Generellt finns internt god säkerställan att kunderna får sina insatser. Det som brister är dock genomgående användningen av tidsregi- streringssystemet TES varför det är svårt för förvaltningen att följa upp huruvida insatser säkerställts. | |
Personakten förva- | Samtliga utförare förvarar akterna säkert men | |
ras enligt gällande | brister finns gällande att kassaskåpen de förva- | |
lagstiftning. | ras i generellt inte är brandsäkrade. | |
Uppföljning | ||
platsbesök hem- | ||
tjänst | ||
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Utförarens perso- nal bär fotolegiti- mation synligt vid besök hos kund. Uppföljning webbenkät hem- tjänst | I avtalet framgår att "utföraren ska se till att personal bär fotolegitimation synligt." Samtliga externa utförare uppger att personal bär sådan fotolegitimation synligt vid kundbe- sök. Egen regi har angivit att man inte har foto- legitimation, dvs svarat nej på frågeställningen. Här används en namnbricka och kunder infor- meras om att man kan be om legitimation av personal och det finns även möjlighet att ringa "kontoret" för att få verifiering på att personen tillhör hemtjänsten. | |
Verksamheten | Efterlevnaden gällande riktlinjen för arkivering | |
följer gällande | tenderar att fungera bättre för kommunal regi | |
riktlinje kring arki- | än för de privata utförarna. Viss eftersläpning i | |
vering. | avslutande av journaler och därefter arkivering | |
kan ses i vissa fall. | ||
Uppföljning | ||
platsbesök hem- | ||
tjänst | ||
Verksamheten har tydliga och doku- menterade rutiner för hantering av skydds- och be- gränsningsåtgär- der. Uppföljning rutiner hemtjänst | Detta område är något där kunskapsnivån bland personal inom hemtjänst generellt kan behöva förbättras. Inom området finns några mycket väsentliga begrepp. Begränsnings- tvångsåtgärder vilket innebär att man på något visbegränsat en kund på något område. Det kan exempelvis handla om att ställa undan exempelvis mat, cigaretter, låsa dörrar etc. så att kunden inte kan komma åt detta på egen hand. Denna typ av åtgärder saknar lagligt stöd. Skyddsåtgärder är åtgärder som infört med kundens samtycke för att exempelvis skydda denne för oönskade händelser. Införande av skyddsåtgärder ska innehålla dokumentation där överväganden och kundens samtycke med mera tydligt framgår. Med denna dokumentat- ion har skyddsåtgärder laglig grund. Den beskrivning som lämnats är mycket kort- fattad och stora delar av dokumentet är en beskrivning av Xxx Xxxxx. Den sammantagna bedömningen är att rutinen inte ger tillräcklig information till medarbetarna om vad som avses med begränsnings-/ tvångsåtgärder och skyddsåtgärder. Den är heller inte utformad så den knyter an den riktlinje förvaltningen har på området. En av de externa utförarna har redovisat ett dokument som bland annat innehåller definit- ioner av de begrepp som är aktuella, process för övervägande och ställningstagande av skyddsåtgärd, tillvägagångssätt för införande samt dokumentation av skyddsåtgärder. Sam- | |
Egenkontroll Kommentar 2020 Utfall, Andel |
mantaget bedöms detta ge en relevant inform- ation till personal kring detta. Ytterligare en utförare har redovisat ett doku- ment som delvis beskriver hur skyddsåtgärder ska hanteras. Men helt saknar beskrivning av de olika begreppen och dess innebörd. Slutligen har en utförare inte redovisat någon rutin på området. |
Medarbetare/Arbetsmiljö
Processer som primärt bedöms vara relaterade till medarbetare och arbetsmiljö. Inom detta område finns även kompetensutveckling. Huvudfokus inom området är alltså våra medarbetares förutsätt- ningar för att ge kunderna ett kvalitativt innehåll i verksamheten.
Systematiskt arbetsmiljöarbete
I denna process beskrivs det övergripande arbetet med vårt systematiska arbetsmiljöarbete. Vi har dock valt att beskriva hantering av arbetsskador, risker och tillbud i en särskild process.
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Det genomförs | På samtliga enheter hålls personalmöten vid | |
regelbundna per- | minst 10 tillfällen under året. | |
sonalmöten, cirka | ||
10 ggr/år. | ||
Uppföljning | ||
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Verksamheten har under den senaste 12-månaders peri- oden genomfört en dokumenterad skyddsrond. Uppföljning webbenkät hem- tjänst | De flesta av verksamheterna har svarat "Ja" på frågeställningen om skyddsrond genomförts. Den verksamhet som uppgivit att man gjort detta delvis har påbörjat skyddsronden men är inte klara pga rådande omständigheter med COVID -19. | |
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Verksamheten | Samtliga verksamheter uppger att arbetsgiva- | |
tillhandahåller | ren tillhandahåller arbetskläder samt hanterar | |
arbetskläder till | tvätt av dessa arbetskläder. | |
personal och han- | ||
terar tvätt av | ||
dessa.. | ||
Uppföljning | ||
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Systematiskt brandskyddsarbete
I denna process beskriver vi hur vi arbetar med vårt systematiska brandskyddsarbete. Här finns bland annat hur samverkan med kommungemensamma resurser ska ske.
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Arbetar hem- tjänstpersonalen på något sätt sys- tematiskt med att identifiera och förebygga brand- risker i kundernas hemmiljö? Uppföljning webbenkät hem- tjänst | Denna frågeställning har inget bakomliggande krav i nuvarande avtal/ uppdragsbeskrivning, men det är ett område som aktualiserats då brand är en frekvent olycksrisk bland personer med hemtjänst. I denna frågeställning är det endast de externa utförarna som uppger att man aktivt arbetar med detta. Egen regi upp- ger att man inte gör detta förnärvarande men att ett nytt riskanalysdokument som även inne- fattar detta är under utarbetning. | |
Processen beskriver hur vi ger varje ny medarbetare en bra introduktion. Här säkerställer vi att varje ny medarbetare får den vägledning och det stöd som behövs för att denne ska finna sig tillrätta och känna sig välkommen. Introduktionen riktas till personal som nyanställs, byter arbete eller efter en längre tids ledighet återgår i arbete.
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Det finns en check- | Alla verksamheter utom en har en checklista | |
lista och rutiner för | för nyanställda. Den enhet där checklista sak- | |
lokal introduktion | nas består av två personal. I två av verksam- | |
av nyanställda | heterna har man en planerad introduktion på | |
oavsett anställ- | tre dagar respektive två veckor. Det framkom- | |
ningsform. | mer inte hur lång introduktionen är i övriga | |
Uppföljning | verksamheter | |
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Hur ser persona- | Bilden är att medarbetarna har goda arbetsvill- | |
lens anställnings- | kor. | |
villkor ut? | ||
Uppföljning | ||
platsbesök hem- | ||
tjänst | ||
Hur sker regel- | Alla utförare kontrollerar personalens bak- | |
mässig bakgrunds- | grund innan anställning, vissa gör det i högre | |
kontroll av nya | utsträckning, djupare och mer ofta än andra. | |
medarbetare inför | ||
anställning | ||
Uppföljning | ||
platsbesök hem- | ||
tjänst | ||
Verksamheten har | Alla verksamheter har uppgivit att man har en | |
en lokal skriftlig | policy för hantering av gåva, löfte om gåva eller | |
rutin kring mutor, | otillbörlig förmån för att utföra sitt arbete. | |
gåvor och testa- | ||
mente. | ||
Uppföljning | ||
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Verksamhetens | Endast en av de undersökta utförarna har an- | |
arbetssätt vad | höriganställda (3-4 st hos centrumgruppen). | |
gäller anhörigan- | Generellt ses att det fungerar mindre bra med | |
ställda överens- | anhöriganställda då det ofta finns språksvårig- | |
stämmer med | heter, bristande insyn och inga genomförande- | |
socialnämndens | planer eller journalföring. | |
riktlinje för dessa. | ||
Uppföljning | ||
platsbesök hem- | ||
tjänst | ||
Denna process beskriver hur vi systematiskt arbetar med kompetensutveckling för våra medarbe- tare.
Egenkontroll Kommentar 2020 Utfall, Andel |
Egenkontroll Kommentar 2020 Utfall, Andel |
Det finns en kom- Någon konkret kompetensutvecklingsplan finns petensutvecklings- inte på de flesta enheter, men kompetensut- plan för varje må- veckling tas upp på olika former av medarbe- nadsanställd med- tarsamtal. Många kompetensutvecklar sig via arbetare. nätutbildningar. Uppföljning platsbesök hem- tjänst |
Det finns möjlighet Hos samtliga utförare finns tillräckliga möjlig- till handledning om heter till handledning, internt eller externt, om behov uppstår. behov uppstår. Uppföljning platsbesök hem- tjänst |
Personalen uppfyll- Alla utförare uppfyller kraven. ler kompetenskra- ven i förfrågnings- underlaget. Uppföljning platsbesök hem- tjänst |
Samtliga medarbe- Svaren visar att utvecklingssamtal genomförs tare har fått möj- med respektive medarbetare inom samtliga lighet till ett ut- enheter minst en gång per år. vecklingssamtal det senaste året. Uppföljning webbenkät hem- tjänst |
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Verksamhetsche- | Samtliga verksamheterna har angivit att samt- | |
fen uppfyller kom- | liga verksamhetschef har den kompetens som | |
petenskraven i | anges i förfrågningsunderlaget. | |
förfrågningsun- | ||
derlaget gällande | ||
utbild- | ||
ning/erfarenhet. | ||
Uppföljning | ||
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Hälso- och sjukvård
Inom detta område finns processer som primärt är relaterade till hälso- och sjukvård. Exempel på sådana är basala hygienrutiner, läkemedelshantering och fallprevention m.m. Det är endast på sär- skilt boende äldre samt i boende och daglig verksamhet enligt LSS som kommunen har ansvar för hälso- och sjukvården. I de fall området finns i andra verksamhetsformer beskriver dessa processer arbetsuppgifter som utförs på delegation av ansvarig från annan huvudman. Det kan också före- komma processer som behöver beaktas av kommunens personal, t.ex. basala hygienrutiner och fallprevention trots att ansvaret ligger på annan huvudman.
Utföraren ska ha kännedom och kunskap om gällande regler samt kommunens riktlinjer och rutiner kring basala hygienrutiner. All berörd personal ska ha kunskap om och tillämpa dessa. Skriftlig in- formation såsom riktlinjer och rutiner m.m. ska finnas tillgänglig för personal och regelbunden uppföljning och åtgärdshantering kring basala hygienrutiner ska göras av utföraren.
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Granskning och bedömning av dokumenterad egenkontroll för basala hygienruti- ner i verksamhet- en. Uppföljning rutiner hemtjänst | Denna frågeställning avsåg beskrivning av sys- tematisk egenkontroll av basala hygienrutiner. Basala hygienrutiner är ett exempel på områ- den där det inte bara är viktigt att ha tydliga rutiner kring vad som gäller som är välkända av medarbetarna. Att på ett systematiskt sätt följa upp tillämpningen av dessa rutiner är också en nödvändighet för att kvalitetssäkra detta om- råde. Vid granskningen framkommer en bild där ingen av utförarna redovisat hur man genom systematiska egenkontroller säkerställer till- lämpningen av rutinerna. Detta är ett område med en förbättringspotential för samtliga verk- samheter. | |
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Samtliga medarbe- tare har genom- gått utbildning i basala hygienruti- ner. Uppföljning webbenkät hem- tjänst | Samtliga kommunala verksamheter med många anställda uppger att de flesta har ge- nomfört utbildning men att inte alla nyan- ställda har gjort det. Det är ett pågående ar- bete. En liten privat verksamhet uppger att alla inte har genomgått utbildning. I samband med platsbesöken har frågan tagits upp och verk- samheterna har fått information om en webb- utbildning som kan genomföras löpande i verk- samheten. | |
Utföraren tillämpar | Xxxxxxxxxx efterlevnad av hygienrutiner då | |
basala hygienruti- | egenkontroller av faktisk användning hos kund | |
ner enligt gällande | inte genomförs av någon utförare i någon | |
föreskrifter, riktlin- | större utsträckning. | |
jer och rutiner. | ||
Detta för att före- | ||
bygga smittsprid- | ||
ning. Hur säkerstäl- | ||
ler utföraren ge- | ||
nom egenkontroll | ||
att kunskaperna | ||
tillämpas. | ||
Uppföljning | ||
platsbesök hem- | ||
tjänst | ||
Samverkan och informationsöverföring
Processen beskriver hur samverkan säkerställs för att ge en patientsäker vård.
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Verksamheten har samverkansrutiner med hälso- sjuk- vården. Uppföljning webbenkät hem- tjänst | Samtliga utförare har samverkansrutiner med hälso- sjukvården. En utförare har angivit svarsalternativet "delvis" eftersom denna me- nar att man inte har några hälso- och sjuk- vårdsuppdrag enligt avtal så samverkar vi end- ast i det fall det finns behov och samtycke från kund finns. Denna tolkning är riktig, men även med detta i beaktan finns behov av rutiner för hur samverkan ska ske vilket också denna utfö- rare har. | |
Processen beskriver viktiga aspekter och hur vi ger en god vård i livets slutskede.
Egenkontroll Kommentar 2020 Utfall, Andel |
Egenkontroll Kommentar 2020 Utfall, Andel |
Det finns en skrift- Samtliga utförare utom OC vård och sällskap lig lokal rutin i har fungerande rutiner. OC behöver uppdatera samband med att sin rutin så att personal vet att de måste gå in kunden ej går att och kontrollera om kund är hemma och i så fall nå på överrens- hälsostatus på kund, att de inte får lämna bo- kommen tid som är staden förrän kundens status och behov är väl känd av medar- säkerställt. betare. Uppföljning platsbesök hem- tjänst |
Det finns en skrift- Det finns rutiner för vad som ska hända vid lig lokal rutin i dödsfall. En utförare behöver uppdatera sin samband med rutin något gällande vem som kontaktar anhö- dödsfall som är väl riga, flera behöver se över att man också med- känd av medarbe- delar myndighetsavdelningen att kunden avli- tare. dit. Uppföljning platsbesök hem- tjänst |
Utföraren har en Enheter inom egen regi har uppgivit att rutin rutin för vård i saknas. Samverkan sker med ASIH som har livets slutskede. huvudsakligt ansvar för denna hantering och det är hälso- sjukvården som har ansvar för att Uppföljning genomföra så kallat brytpunktssamtal. Det kan webbenkät hem- finnas skäl att utveckla rutiner på detta område tjänst som behandlar verksamhetens roll/ ansvar i dessa skeenden. |
Systematiskt utvecklingsarbete
Detta område innefattar hur vi systematiskt arbetar för att utveckla verksamheten. Inom området finns olika typer av löpande uppföljningar såsom avvikelsehantering. Här samlar vi de processer som uppenbart syftar till att höja kvaliteten i verksamheten. Dessa är också kopplade till andra om- råden såsom kund och arbetsmiljö m.m.
Processen beskriver hur vi löpande arbetar med att analysera, utvärdera och förbättra verksamheten inom ramen för kvalitetsledningssystemet.
Egenkontroll Kommentar 2020 Utfall, Andel |
Egenkontroll Kommentar 2020 Utfall, Andel |
Dokumentation Generellt stora brister inom kvalitetsledning finns som visar att hos kommunala utförare kan ses, där tidsbrist enheten bedriver anges som orsak. Bristande kunskaper i stratsys ett systematiskt försämrar läget. Kvalitetsledningen hos privata utvecklingsarbete i utförare anses tillräckligt god. enlighet med SOSFS 2011:9. Uppföljning platsbesök hem- tjänst |
Granskning och Egen regi verksamheten har redovisat en rutin bedömning av som tar upp arbete i Treserva, Stratsys och KIA. rutiner och proces- Stark betoning ligger på arbetsmiljöfrågor i de ser för egenkon- egenkontroller som redovisas, medan det troll inom verk- kundrelaterade arbetet inte berörs. Inte heller samheten. egenkontroller såsom den årliga ”löpande egenkontrollen” berörs. Uppföljning En av de externa utförarna har redovisat ett rutiner hemtjänst dokument som beskriver olika egenkontroll aktiviteter. Det framgår dock av dokumentet att många av dessa är avsedda för särskilt bo- ende äldre. Ytterligare en utförare har presenterat en väl genomarbetad rutin. I denna framgår att egen- kontroller görs i alla de processdelar som verk- samheten identifierat. Exempel på egenkon- troller som genomförs är uppföljning av social dokumentation, stickprovskontroller hemma hos kund, sammanställning av inträffade hän- delser mm. Här framgår också vem som har ansvar för genomförandet av de olika aktivite- terna. Slutligen har ytterligare en extern utförare presenterat en rutin som beskriver vikten av egenkontroller med mera men inte på något sätt beskriver hur dessa genomförs i det aktu- ella företaget. |
Utföraren har en Frågan har besvarats med ja av samtliga en- dokumenterad heter. På detta område har vi också granskat rutin för egenkon- dokumenterade rutiner. När denna granskning troll. gjorts har dock förbättringsområden uppdagats hos många enheter som berör detta. Uppföljning webbenkät hem- tjänst |
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Utföraren har ett | Frågan har besvarats med ja av samtliga en- | |
kvalitetslednings- | heter. På detta område har vi också granskat | |
system som upp- | dokumenterade rutiner. När denna granskning | |
fyller och tillämpar | gjorts har dock förbättringsområden uppdagats | |
Socialstyrelsens | hos många enheter. | |
föreskrift om Led- | ||
ningssystem för | ||
systematiskt kvali- | ||
tetsarbete SOSFS | ||
2011:9. | ||
Uppföljning | ||
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Processen beskriver hur vi arbetar med avvikelser inom området hälso- och sjukvård samt omsorg. Från processen finns sidoprocesser som är kopplade till avvikelsehanteringen. Dessa är "Process lex Sarah", "Process lex Maria" och "Process synpunkter och klagomål" vilka samtliga är kopplade till avvikelsehanteringen. Samtliga dessa processer är sidoordnade processer till avvikelsehanteringen.
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Avvikelser följs Formen för uppföljning av avvikelserna varierar | ||
alltid upp på ett mellan enheterna, framför allt vad gäller me- | ||
sätt som minimerar todik för uppföljning och dokumentation av | ||
risken för att lik- denna. Rutinerna tämligen okända bland per- | ||
nande händelser sonal. | ||
inträffar igen. | ||
Uppföljning | ||
platsbesök hem- | ||
tjänst | ||
Granskning och bedömning av rutiner och proces- ser för hantering av avvikelser i verk- samheten. Uppföljning rutiner hemtjänst | De bedömda brister som funnits under denna frågeställning är främst: • Lokala rutiner som inte är samord- nade med förvaltningsgemensam ru- tin inom egenregi verksamheten. • I något fall bedömdes rutinen vara för abstrakt och beskriva hantering som sannolikt inte sker i praktiken. I detta fall bedömdes medarbetarna behöva en mer konkret och handfast vägled- ning kring vad som är att betrakta som avvikelser och hur dessa ska doku- menteras och följas upp. • I ytterligare ett fall finns en förbätt- ringspotential i metodiken för att för- bättra avvikelsehanteringen för att sä- kerställa en samlad dokumentation av uppföljningen. | |
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Samtliga medarbe- tare vet vad en avvikelse är och vilka händelser som ska registre- ras. Uppföljning platsbesök hem- tjänst | För alla utförare utom en (Xxxxxxxx hemtjänst) har hanteringen av området inte godkänts som uppfyllt. Generellt kan sägas att man på många enheter inte tydliggjort vad det är för typ av händelser som bör fångas i avvikelsehantering- en, de flesta fokuserar på fall samt rutinerna är tämligen okända för personal. Det gör att många händelser inte betraktas som avvikelser och avvikelsehantering uteblir. | |
Processen beskriver hur vi hanterar inkomna synpunkter och klagomål. Processen tydliggör hur hanteringen sker när synpunkter kommer in via hemsida, i verksamhet eller via skrivelse m.m.
Egenkontroll Kommentar 2020 Utfall, Andel |
Kunder och deras Samtliga verksamheter uppger att information närstående har finns tillgänglig för kunder. Denna bild har kunskap om hur de förstärkts vid samtal med personal vid platsbe- kan lämna syn- söken. punkter på verk- samheten och hur dessa hanteras när de inkommit till mottagaren? Uppföljning webbenkät hem- tjänst |
Processen beskriver hur vi hanterar rapporter om missförhållande som framförs av en medarbetare. Processen börjar i den stund medarbetaren bedömer att händelsen är ett "misstänkt missförhål- lande" och väljer att göra en rapport om detta.
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Det finns en rutin | Alla utförare utom Xxxxxxxx hemtjänst har en | |
för rapportering, | tydlig förbättringspotential vad gäller kunskap | |
utredning och | om hantering av Xxx Xxxxx. | |
anmälan av miss- | ||
förhållande enligt | ||
xxx Xxxxx. | ||
Uppföljning | ||
platsbesök hem- | ||
tjänst | ||
Egenkontroll Kommentar 2020 Utfall, Andel |
Samtliga rapporte- Kommunala utförarna har generella förbätt- ringar och utred- ringsområden när det gäller hur Xxx Xxxxx ska ningar om missför- hanteras. hållande(xxx Xxxxx) skickas till Vallen- tuna socialförvalt- ning. Har lokal chef kännedom hur denne ska hantera Xxx Xxxxx ärenden tex inskick till XXX (Extern utförare) Uppföljning platsbesök hem- tjänst |
Stödfunktioner
Inom området stödfunktioner samlar vi processer som syftar till att stödja verksamheterna. Det kan handla om IT-stöd, inköp, utredning, information med mera.
Denna process beskriver hur vi hanterar olika typer av avtal kopplat till verksamheten.
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Utföraren anlitar | Xxxx utförare använder udnerleverantörer. | |
underleverantör | ||
för genomförande | ||
av del av uppdra- | ||
get. | ||
Uppföljning | ||
platsbesök hem- | ||
tjänst | ||
Utföraren deltar Alla verksamheter utom en har besvarat frågan | ||
aktivt i beställarens med "Ja". | ||
samverkansmöten. | ||
Uppföljning | ||
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Miljöarbete
Under detta område hanterar vi arbetet med miljö och hållbarhetsfrågor.
Miljöpåverkan avfallshantering
Denna process beskriver hur vi arbetar med att minska avfallets omfattning och hantera detta på ett sätt som skapar minsta möjliga miljöpåverkan.
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
Källsorteras avfall | Samtliga utförare uppger att man källsorterar | |
inom verksamhet- | avfall i egna lokaler. | |
ens egna lokaler i | ||
enlighet med de | ||
anvisningar som | ||
finns för Vallen- | ||
tuna kommun? | ||
Uppföljning | ||
webbenkät hem- | ||
tjänst | ||
Denna process fokuserar på vår miljöpåverkan kopplat till våra transporter. Inom socialförvaltning- en är detta en av de mer betydande områdena för vår miljöpåverkan.
Egenkontroll | Kommentar 2020 | Utfall, Andel |
De fordon som | Samtliga utförare klarar kravet förutom natten | |
används inom | på kommunal regi då dessa behöver använda | |
verksamheten har | SUV-bilar pga framkomlighetsbehov och bättre | |
en utsläppsnivå av | ljus. SUV-bilar har köpts in genom ställningsta- | |
Co2 som motsvarar | gande av Vallentuna kommun. | |
det som anges i | ||
förfrågningsun- | ||
derlaget? | ||
Uppföljning | ||
platsbesök hem- | ||
tjänst | ||
Får medarbetare som kör bil i tjäns- ten möjlighet till återkommande utbildning i eccodriving för sparsam körning? Uppföljning webbenkät hem- tjänst | Endast de externa utförarna anger att medar- betare får återkommande utbildning i eccodriving. Verksamheter i egen regi uppger att så inte är fallet, men att medarbetare fick utbildning 2015, så det bör vara aktuellt med förnyad utbildning. Tyvärr är utbudet av webb- utbildningar på detta område reducerat, vilket försvårar löpande utbildning av personal, detta är något som kommunen bör hitta en lösning på så det är lättare att genomföra löpande utbildningar. | |
Summerat resultat och reflektioner
Nedan redovisas ett summerat resultat med jämförelser inom de olika områden som avtalsuppfölj- ningen omfattar.
Summerat resultat socialnämnden
Nedan presenteras det aggregerade utfallet för uppföljningen inom varje delområde för uppfölj- ningen. Dessutom presenteras de olika enheternas utfall inom området. I detta måluppfyllnadsdia- gram sorteras enheterna så att enhet med bäst utfall ligger överst och därefter fallande. Observera att färger på staplarna är kopplade till placering vilket medför att färgen varierar för enheter.
Område |
Kund, omvårdnadsarbete 5% 3% 23% 2% 32% 36% |
Medarbe- tare/Arbetsmiljö 5% 3% 2% 53% 36% |
Område |
Hälso- och sjukvård 2% 9% 35% 2% 17% 35% |
Systematiskt utveckl- ingsarbete 14% 40% 14% 32% |
Stödfunktioner 46% 54% |
Område |
Miljöarbete 10% 10% 15% 20% 45% |
Kommentarer utfall respektive område
Under nedanstående rubriker kommer en kort beskrivning av utfallet inom respektive område.
Kund och omvårdnadsarbete är det område som har näst högst frekvens på avvikelser. Bristernas karaktär huvudsakligen är av administrativ/ förebyggande art som ökar riskerna i verksamheten men inte utgör någon direkt kundpåverkan för stunden.
Nedan följer en kort summering av brister inom detta område:
• På vissa enheter bedöms att det finns ett behov av att ytterligare förbättra kompetensen kring social dokumentation, då den dokumentation som redovisas inte bedöms uppfylla kravet på spårbarhet.
• På några enheter saknades uppgifter om när genomförandeplaner ska utvärderas/ följas upp och i något fall har inte genomförandeplan redovisats.
• Fler av verksamheterna har en förbättringspotential vad gäller kunskap/rutiner kring skydds och begränsningsåtgärder.
OBS. Aleo Care har i denna undersökning inte ingått i samtliga moment då företaget hade få kunder vid start av uppföljningen. Det innebär att bilden för detta företag är missvisande i diagrammet nedan då flera frågeställningar inte hanterats för detta företag.
Måluppfyllelse (Procent)
5%
3%
23%
2%
32%
36%
Medarbetare arbetsmiljö har relativt låg frekvens vad gäller brister. De brister som främst framkommit på detta område är:
Skyddsronder har ej genomförts hos några utförare, man anger pandemin som orsak till att detta försenats.
Brandskyddsarbete, i årets uppföljning valde vi att ta med en frågeställning kring om hemtjänstper- sonalen på något sätt systematiskt med att identifiera och förebygga brandrisker i kundernas hem- miljö. Hos de externa utförarna fanns detta arbetssätt, medan egenregi inte hade det etablerat ännu.
I ett av företagen förekom anhöriganställda som bedömdes arbeta på ett sätt som inte uppfyllde kraven på insyn mm.
Någon dokumenterad kompetensutvecklingsplan finns inte på de flesta enheter, men kompetensut- veckling tas upp på olika former av medarbetarsamtal. Många kompetensutvecklar sig via nätut- bildningar
OBS. Aleo Care har i denna undersökning inte ingått i samtliga moment då företaget hade få kunder vid start av uppföljningen. Det innebär att bilden för detta företag blir missvisande i diagrammet nedan då flera frågeställningar inte hanterats för detta företag.
Måluppfyllelse (Procent)
5%
3%
2%
53%
36%
Även inom området hälso- sjukvård finns ett antal brister som uppmärksammats. Även här rör det sig huvudsakligen om brister som är av förebyggande/ administrativ karaktär vilka ökar riskerna i verksamheten men som inte har någon direkt kundpåverkan för stunden.
Urval av de brister som uppmärksammats på området är:
• Påvisbar systematisk egenkontroll av tillämpning av basala hygienrutiner saknas i samtliga verksamheter. Verksamheterna har generellt god kunskaper kring basala hygienrutiner, vil- ket är naturligt då denna fråga aktualiserats av pandemin, men däremot finns på många håll ingen systematik i kontroll av efterlevnad. (egenkontroll).
• Vård i livets slutskede är något som tangerar hemtjänsten. Samverkan sker med ASIH som har huvudsakligt ansvar för detta och det är hälso- sjukvården som har ansvar för att ge- nomföra så kallat brytpunktssamtal. Men även hemtjänsten har en roll i detta. Det kan fin- nas skäl att utveckla rutiner på detta område som tydliggör verksamhetens roll/ ansvar i dessa skeenden.
•
OBS. Aleo Care har i denna undersökning inte ingått i samtliga moment då företaget hade få kunder vid start av uppföljningen. Det innebär att bilden för detta företag blir missvisande i diagrammet nedan då flera frågeställningar inte hanterats för detta företag.
Måluppfyllelse (Procent)
2%
9%
35%
2%
17%
35%
Systematiskt utvecklingsarbete
Området systematiskt utvecklingsarbete har högst andel brister vid denna uppföljning. Det ska även här sägas att bristernas karaktär huvudsakligen är av administrativ/ förebyggande art som ökar riskerna i verksamheten men inte utgör någon direkt kundpåverkan.
Några återkommande brister är:
• Generella brister i arbete med kvalitetsledningssystem hos kommunala utförare kan ses, där tidsbrist anges som orsak och bristande kunskaper i aktuell programvara försämrar läget. Kvalitetsledningen hos privata utförare bedöms tillräckligt god.
• De förvaltningsgemensamma rutiner som finns för avvikelsehantering är på vissa av kom- munens enheter inte tillgängliggjorda för personal, och har inte lämnats som en av rutiner- na som tillämpas av verksamhetschef.
• Hos externa utförare finns hos vissa en förbättringspotential i metodiken för att förbättra avvikelsehanteringen genom att att säkerställa en samlad dokumentation av uppföljningen, i vassa fall sker denna direkt i social journal.
• Vissa verksamheter behöver ytterligare förbättra personalens kunskap om Xxx Xxxxx och hur man uppmärksammar den typen av ärenden, så att medarbetare känner sig trygga med hur detta ska ske.
• Vissa verksamheter behöver förbättra dokumentationen av verksamhetens löpande förbätt- ringsarbete, då man inte kunnat lämna någon dokumentation som beskriver detta för det gångna året.
• Olika typer av egenkontroller genomförs främst med inriktning på arbetsmiljö mm. Men systematiskt genomförda egenkontroller relaterade till kundarbetet är bristfälliga/ bristfäl- ligt dokumenterade. Endast en av utförarna har uppvisat exempel på dokumentation av gjorda egenkontroller som var kundrelaterade.
Måluppfyllelse (Procent)
14%
40%
14%
32%
Frågeställningarna på detta område berör medverkan i uppföljningsmöten samt anlitande av under entreprenörer. Samtliga enheter uppfyllde kraven på detta område.
Måluppfyllelse (Procent)
46%
54%
Inom detta område är det främst transporter som är en viktig faktor vid utförande av hemtjänst: De brister som uppmärksammats på detta område är främst:
• Endast de externa utförarna anger att medarbetare får återkommande utbildning i eccodriving. Verksamheter i egen regi uppger att så inte är fallet, men att medarbetare fick utbildning 2015, så det bör vara aktuellt med förnyad utbildning. Tyvärr är utbudet av web- butbildningar på detta område reducerat, vilket försvårar löpande utbildning av personal, detta är något som kommunen bör hitta en lösning på så det är lättare att genomföra lö- pande utbildningar.
• De fordon som hemtjänsten i egen regi nyttjar har stora utsläpp av Co2, då det är sk. SUV:ar som svarar för en stor del av transporterna. Det medför att utsläppen ökat jämfört med tidi- gare år.
Måluppfyllelse (Procent)
10%
10%
15%
20%
45%
Sammanfattande analys
Vid våra besök i de olika verksamheterna är det samlade intrycket att det finns en mycket hög am- bition för att ge kunderna en så kvalitativt verksamhet som möjligt. I det vardagliga arbetet finns många goda exempel på hur detta engagemang ger en bättre tillvaro för kunderna. Det är viktigt att fastslå att det är verksamheter som i många avseenden är välfungerande i vardagen. Över tid finns alltid olika faktorer som påverkar en verksamhet, där ledarskap och kontinuitet är mycket viktiga faktorer. Merparten av de brister som har påtalats är av förebyggande/ administrativ karaktär vilka ökar riskerna i verksamheten men som inte har någon direkt kundpåverkan i stun- den. För medarbetare som arbetar med den dagliga verksamheten kan det många gånger vara svårt att "hinna med"/ prioritera en del av dessa frågeställningar. Därför är en uppföljning av denna typ en viktig del i utvecklingen av verksamheterna.
Nedan beskrivs något om de olika områden vilka identifierats som brister alternativt förbättrings- områden för samtliga utförare.
• Brister i dokumentation av förbättrings/utvecklingsarbete
• Brister i dokumenterade egenkontroller av tillämpning av exempelvis basala hygienrutiner.
• Skydds och begränsningsåtgärder är ett ämnesområde där ytterligare kompetenshöjning behövs, i många utav lämnade rutiner finns en begreppsförvirring och hemtjänst personal tycks ha bristande kunskap om detta område generellt.
• Social dokumentation. Frekvens mellan anteckningar, förbättrad spårbarhet så det är möj- ligt att följa vad exempelvis åtgärder resulterat i. notering i journal vid inträffade avvikelser. Verksamheterna behöver generellt också arbeta med innehåll i genomförandeplaner, där fokus ska vara på kundens perspektiv, egna mål och vardag.
• I denna uppföljning lades in en frågeställning kring förebyggande brandskyddsarbete hos kunderna. Detta är inte något som finns dokumenterat i de avtal/ uppdrag som gäller för- närvarande, men frågeställningen är något som uppmärksammats på senare tid då äldre är en överrepresenterad grupp när det gälle brandincidenter. Här kan hemtjänsten med rela- tivt begränsade insatser förbättra utvecklingen. Flera av utförarna har uppmärksammat förbättringsområdet och i flera fall pågick ett arbete för att på ett systematiskt sätt kunna medverka till förebyggande brandskyddsarbete. Detta är ett område som kan behöva kom- pletteras i avtal/ uppdrag.
Egen regi
Den kommunala verksamheten arbetar i stora stycken med likartade rutiner mm i de olika grupper- na vilket har många fördelar.
Men i den kommunala verksamheten, ser vi att utförarna i ett flertal fall lämnat rutiner som är lo- kalt upprättade trots att det finns en förvaltningsövergripande rutin. Vidare är intrycket att många rutiner utformas lokalt på varje enhet, har brister i koppling/ följsamhet till de riktlinjer som social- nämnden har utformat på området. Vidare bör verksamheten överväga att lägga samman dessa rutiner i en för att minska antalet rutiner och då också granska närliggande rutiner så in- formation kring ett viss förfarande finns samlade i en strukturerad rutin Vår rekommendation är att utförarna reflekterar över denna hantering och att kompetensen kring vilka gemensamma ruti- ner/ riktlinjer förbättras så att dessa beaktas bättre.
Några andra områden som uppmärksammats är:
• I avtalen finns krav på att personal ska bära väl synlig fotolegitimation vid besök hos kund. Samtliga externa utförare uppger att man har detta. Inom kommunens verksamhet används en namnbricka och kunder informeras om att man kan be om legitimation av personal och det finns även möjlighet att ringa "kontoret" för att få verifiering på att personen tillhör hemtjänsten.
• Skyddsåtgärder och begränsningsåtgärder är ett område där kunskap/ rutiner behöver ut- vecklas.
• Genomförande av systematiska/ dokumenterade egenkontroller är ytterligare ett område som behöver utvecklas.
• Socialdokumentation, där det finns en förbättringspotential på några områden.
De externa utförarna uppvisar en ganska heterogen bild, där vissa företag har redovisat processer och rutiner som är mycket väl beskrivna med mycket god kvalitet och är kända hos personalen.
Andra utförare har betydligt lägre kvalitet på sina redovisningar.
Av de externa utförare som var kvar när uppföljningen var slutförd är det endast en som har haft relativt stor kundvolym under längre tid och därmed haft resurser så processer mm kunnat utveck- las löpande. De övriga har historiskt haft mindre kundvolymer och därmed mindre resurser som gjort att förutsättningarna varit sämre för att dokumenterat rutiner, processer mm. Det medför att dessa utförare har större svårigheter att kvalitetssäkra delar av verksamheten. Dessa mindre företag har sämre förutsättningar att arbeta systematiskt med exempelvis social dokumentation, avvikelse- hantering mm då ofta särskilt IT-system för detta saknas. Men här finns också en löpande utveckl- ing där man försöker finna lösningar för att förbättra det löpande arbetet.
Några ytterligare exempel på uppmärksammade potentiella brister är:
• I något fall fann vi en beredskapsplan för hantering när kund inte öppnar vid planerat besök där man uppmanar personal att lämna platsen för att återkomma en timma senare, vilket är ett ytterst tveksamt handlingsalternativ med tanke på att ett hastigt insjuknande kan vara orsak till att kund inte öppnar.
• En utförare hanterar mycket av informationsöverföring mellan personalens telefoner via en av de "appar" som finns tillgängliga på internet. Man uppger att inga personuppgifter do- kumenteras. Denna lösning bör värderas så det säkerställs att hanteringen överensstämmer med bestämmelser i GDPR och att det inte finns risk för spridning av känsliga personupp- gifter.