BILVERKSTAD

GODKÄND

BILVERKSTAD

Utgåva 1 2016-02-05

Denna branschöverenskommelse är en kravspecifikation på riktlinjer för bilverkstäder som servar och reparerar person- och transportbilar upp till 3,5 ton, samt personbilar klass II (husbilar) upp till 5 ton.

INLEDNING

Godkänd Bilverkstad har Motorbranschens Riksförbund (MRF) och Sveriges Fordonsverkstäders Förening (SFVF) sammanställt för att säkerställa kvalitet och fackmässighet för bilverkstäder. Överenskommelsen är ett hjälp- medel för att utföra fackmässiga servicearbeten och reparationer på person- och transportbilar upp till 3,5 ton, samt personbilar klass II (husbilar) upp till 5 ton. Grundförutsättningen är att företaget/verkstaden följer gällande lagstiftning. Branschöverenskommelsen; Verkstadens Reparationsvillkor ska efterföljas. Anslutning till riktlinjerna enligt denna överenskommelse är obligatorisk för MRF:s och SFVF:s medlemmar. Godkänd Bilverkstad är frivillig och öppen för alla övriga bilverkstäder. Överenskommelsen har tagits fram i samråd med Konsumentverket och Motormännen.

DOKUMENTET

Godkänd Bilverkstad ska fungera som stöd och riktlinjer för att driva bilverkstad, att lättare förstå och ha ordning på lagar och regler. Dokumentet kan vara ett verktyg som förenklar och tydliggör verksamhetens mål att planera och ut- veckla sin verksamhet. Fördelarna är många; ordning på ekonomin, känna till arbetsgivaransvaret vid anställningar, ha kunskapen samlad gällande arbetsmiljöregler och bra ordning på rutiner. Tryggheten att kunna ta emot revisioner från myndigheter, generalagent och eventuella samarbetspartners. Framför allt så hjälper detta dokument kunden att känna trygghet och känslan att kunna lita på en verkstad som har intyget Godkänd Bilverkstad.

ÖVERENSKOMMELSEN, REVISIONMANUAL OCH ÖVRIG INFORMATION

Xxxxx tillgängliga hos MRF och SFVF, som även ansvarar för uppdateringar. Överenskommelsen finns även på KoV:s och Motormännens webbplatser. xxx.xxx.xx, xxx.xxxx.xx och xxx.xxx.xx

Verkstaden ska kunna uppvisa tillgång till fordontillverkarnas publicerade service- och reparationsanvisningar.

ÅRLIG REVISION OCH AVTAL MED TREDJEPARTSKONTROLLANT

Verkstaden ska avtala med opartisk tredjepartskontrollant (3PK) som utför minst en (1) annonserad revision årligen. 3PK åläggs att rapportera avvikelser och handlingsplan till MRF och SFVF. 3PK levererar information om verkstä- der som är godkända/icke godkända samt har aktuella handlingsplaner. Denna information ska ske månadsvis till MRF och SFVF. 3PK ska uppfylla krav enligt av branschen framtagen kravspecifikation, både på stickprov och revision. Oannonserade stickprov ska utföras minst 4 gånger per år. 3PK ska vara ackrediterad enligt ISO 17020 i enlighet med detta dokument. Förtydligande; 3PK ska kunna utföra årlig revision och stickprov.

INFORMATION OM GODKÄNDA VERKSTÄDER

Kunden ska ha möjlighet till aktuell information på KoV:s webbplats om vilken verkstad som är godkänd eller under handlingsplan”. Godkända verkstäder redovisas på Konsumentverkets och Motormännens webbplatser.

INTYGET ”GODKÄND BILVERKSTAD”

Ett särskilt intyg, framtaget av branschen, visar att verkstaden uppfyller kraven för Godkänd Bilverkstad.

På intyget ska 3PK fylla i verkstad (xxx.xx. adress etc), datum (giltighetstid), utfärdarens signatur och utfärdarens logotyp. Intyget ”är till låns” och tidsbegränsat till max ett (1) år. 3PK ansvarar för intygets giltighet och redovisar detta för MRF och SFVF.

HJÄLPDOKUMENT FÖR VERKSAMHETEN

Ledningssystem/standarder/hjälpmedel som rekommenderas utöver dessa riktlinjer är:

- ISO 9001 för kvalitet

- ISO 14001 för miljö

- MRFVU

- FR 2000

- MRF XXX

- Eget dokumenterat ledningssystem

- Egen befattningsbeskrivning

LÄNKSAMLING:

xxx.xxx.xx xxx.xxxx.xx xxx.xxx.xx xxx.xxxxx.xx xxx.xx0000.xx xxx.xxxxx.xx xxx.xxx.xx xxx.xxxxxxx.xx xxx.xx.xx

2

3

AVSNITT

BESKRIVNING

KRAVPUNKTER

UPPFÖLJNING MED HANDLINGSPLAN

KLARGÖRANDE FÖR REVISION

1. Kvalitetsledningssystem.

SYFTE - att upptäcka fel och rätta till dem. Säkerställa att verksta- dens kvalitetsnivå successivt höjs.

Uppföljning med handlingsplan.

🗹

1.1

Avvikelsehantering.

Strukturerat sätt att identifiera och dokumentera avvikelser med orsak, åtgärd och uppföljning.

Avvikelser baserade på kundkla- gomål, egen och extern revision av verksamheten.

Dokumenterad hantering av:

• åtgärdsplaner

• uppföljning

• revidering och information till berörda.

Ja.

Rutinbeskrivning avvikelsehantering. Granska rutin.

Granska att rutinen efterlevs. Visuell revision av dokumentation.

1.2

Förbättringsarbete.

Strukturerat sätt att hantera för- slag till förbättring från alla delar av verksamheten.

Dokumenterad hantering av handlingsplaner, uppföljning och information till berörda.

Ja.

Om handlingsplan är nödvändig upprättas den av 3PK med uppföljningsrevision.

1.3

Verkstadsledningens genomgång.

Systematiskt sätt att följa upp och dokumentera verksamhetens kvalitetsutveckling. Det ska göras minst 4 gånger om året. Informa- tionen ska ut till alla led. Ledning- ens genomgång och skapande av

🗹

handlingsplan, regelbundna möten med personal. Ska protokollföras.

Dokumenterad hantering av:

• Genomgång av avvikelse- hantering

• Genomgång av förbättrings- arbete

• Avstämning av kvalitetsmålen.

Ja.

Rutinbeskrivning förbättringsarbete. Granska rutin.

Granska att rutinen efterlevs. Visuell revision av dokumentation.

2 Organisation.

SYFTE - Säkerställa att verksta- den täcker serviceproccessen avseende; kundkrav, övriga krav och att varje funktion förstås.

2.1

Organisationsplan.

Tydliggörande av organisation och ledning för att beskriva vem som gör vad och hur samtliga funktioner samverkar med varandra.

Organisationsplanen ska vara dokumenterad och definiera både roller och funktioner.

Varje anställd ska tilldelas en befattningsbeskrivning.

Ja.

Enligt kravpunkt. Visuell revision av dokumenta- tion.

2.2

Ansvar och befogenhet.

En medarbetares ansvar måste kopplas till medarbetarens be- fogenheter, dvs rätt att vidta de åtgärder som krävs för att kunna ta ansvaret.

Befattningsbeskrivning ska un- dertecknas av chef och medar- betare. Densamma ska innehålla ansvar, befogenheter, begräns- ningar och ersättare.

Ja.

Enligt kravpunkt, befattningsbeskrivningar ska finnas. Visuell revision av dokumentation.

4

5

AVSNITT

BESKRIVNING

KRAVPUNKTER

UPPFÖLJNING MED HANDLINGSPLAN

KLARGÖRANDE FÖR REVISION

3 Avtal.

SYFTE - verkstaden ska ha kun- skap och kontroll på avtal som be- rör och påverkar verksamheten.

🗹

3.1

Åtagande enligt befintliga avtal som bidrar till arbete på objektet.

Kunskap om vilka ingångna avtal som finns, samt var man finner mer information, ska vara väl kända. Till exempel känna till: återvinningsavtal, renhållnings- avtal, leverantörsavtal, däck- avtal, samarbetsavtal etc.

Avtal ska finnas upprättade. Avtalen ska inkludera organisa- tionsnummer.

Ja.

Tillgång till avtalsinformation på anläggningsnivå. (Avtalspärm, servermapp)

4 Lagar, förordningar och föreskrifter.

SYFTE - verkstaden ska känna till och uppfylla lagkrav som berör verksamheten. Verkstaden ska följa beslut i ARN.

🗹

4.1

Företaget ska följa de krav som finns för arbetsgivare och för verksamheten.

Företaget ska kunna visa att de lever upp till kraven.

Verkstaden ska känna till, tillämpa och kunna uppvisa för 3PK nedan- stående lagkrav för arbetsgivare:

- Arbetsgivaransvar.

- SAM, Systematiskt arbetsmiljö- arbete.

- Systematiskt brandskydd.

- Det ska finnas en dokumenterad miljöpolicy.

Ja.

Revision av att företaget känner till kraven, och hur de lever upp till dem. 3PK granskar all dokumentation enligt kravpunkterna.

4.2

Tillämpning av ARN.

Företaget ska följa beslut i ARN.

Gäller pågående ärenden och 2 år bakåt i tiden.

Nej, ska uppfyllas.

Granskning om företaget har fällts i ARN, 3PK kontak- tar ARN innan revision och kontrollerar om det finns/ funnits något ärende i nämnden där företaget inte har följt nämndens beslut, den så kallade ”svarta listan”. Har företaget följt ARN:s beslut är frågan OK.

5 Skatter.

SYFTE - kunna dokumentera en sund verksamhet.

🗹

5.1

Dokumentation.

Företaget ska vara registrerat hos Bolagsverket.

Företaget ska uppvisa registre- ringsbevis och F-skattsedel.

Ja.

Revision av dokumentation.

6

7

AVSNITT

BESKRIVNING

KRAVPUNKTER

UPPFÖLJNING MED HANDLINGSPLAN

KLARGÖRANDE FÖR REVISION

6 Personal.

SYFTE - verkstadsledningen ska säkerställa att personalen fort- löpande är kvalificerad för sina respektive arbetsuppgifter, och utveckla samt implementera interna förhållningspolicys.

🗹

6.1

6.2

Kunskap och färdighet, minimikrav för Service- rådgivare och Tekniker.

Policyregler, etik och moral.

Företaget ansvarar för att den som tilldelas en arbetsuppgift har kompetens och kunskap att uföra arbetet på ett fackmässigt sätt. Inventering av kompetens och färdighet bokförs inom företaget. Företaget ska utbilda personalen minimum 2 dagar per anställd och år. Det är inte tvunget att utbildningen är på individnivå. Om verkstaden har 4 tekniker ska de tillsammans ha 8 utbildningsdagar per år.

Utbildningen kan ske internt och

externt. Samtliga utbildningar ska dokumenteras.

Företaget ska ha ett dokumen- terat regelverk hur företaget och personalen förhåller sig till etik och moral i alla sammanhang. Det ska dokumenteras hur och när an- vändandet av publika medier på arbetstid ska/får ske. Ledningen ska säkerställa att könsrelaterade diskrimineringar ej förekommer.

I dokumentet ska det framgå var gränsen går att använda sig av företagets namn i sociala medier i och utanför arbetstid.

Kategori 1, Ubildningsintyg från gymnasieskolans Fordonspro- gram. Kommunal yrkesutbild- ning för gymnasieskolans for- donsprogram 40 veckor.

Kategori 2, Personalen ska tillsam- mans ha minst 5 års dokumente- rad yrkeserfarenhet av service och reparationer på person- och trans- portbilar upp till 3,5 ton, samt per- sonbilar klass II (husbilar) upp till 5 ton. Yrkeserfarenheten ska vara från bilverkstäder. Dokumentation på individnivå: utbildningsportal, intyg, erfarenhet, diplom, betyg, certifiering, etc. Saknas dokument intygar arbetsgivaren skriftligt att kompetens finns, per individ.

Dokumenterad hantering av policyregler, uppföljning och information till berörda. Policy- regler ska vara undertecknade på individnivå.

Ja.

Ja.

Genomförda utbildningar samt uppnådda kompe- tenser ska redovisas. Revision av dokumentation.

Uppvisa undertecknade policyregler på individ- nivå. Visuell revision av dokumentation.

6.3

Personalliggare.

I personalliggaren ska de perso- ner som är verksamma i närings- verksamheten skrivas in, även personal från bemannings- företag och praktikanter.

Personalliggaren ska kunna skrivas ut elektroniskt.

Ja.

Utföra revision av personalliggaren mot personalen, samtliga närvarande som arbetar i näringsverk- samheten ska finnas antecknade i personalliggaren.

8

9

AVSNITT

BESKRIVNING

KRAVPUNKTER

UPPFÖLJNING MED HANDLINGSPLAN

KLARGÖRANDE FÖR REVISION

7 Teknik, struktur och rutiner.

SYFTE - säkerställa att lokalerna är ändamålsenliga, verkstaden ska kunna visa att de använder rätt verktyg och har rutiner

🗹

som säkerställer god kvalitet

i hela service- och reparations- processen.

7.1

Lokaler.

Godkända och avsedda för verk- samheten för att kunna utföra fackmässiga reparationer.

Erforderliga bygglov och tillstånd för att kunna bedriva verksam- heten ska kunna uppvisas.

Ja.

Tillstånd för verksamheten. Visuell revision av dokumentation. Se 4.1.

7.2

Utrustning och verktyg, system för hantering av arbetsorder och fakturering.

Avsedda för verksamheten för att kunna utföra fackmässiga reparationer. DMS system för faktura och arbetorderhantering. Om ac-arbeten utförs ska gällande certifikat kunna uppvisas.

Aktuella kalibreringsintyg (ej äldre än 12 månader) ska kunna uppvisas på utrustning som kräver kalibrering.

- Luftpåfyllare

- Momentnycklar Dataprogram avsedda för verksamheten såsom; Winassist, Infoflex, ADP, Kobra eller liknande.

Ja.

Revision av att verkstaden har tillgång till utrustning och handverktyg för att utföra fack- mässiga fordonsreparationer i verksamheten. Finns specialkompetens inom företaget, till exempel glas- byte, hjulinställning etcetera ska tillstånd, certifikat, underhåll, kalibreringsintyg ej vara äldre än 2 år.

AC-certifikat får ej vara äldre än 5 år.

7.3

Tillgång till teknisk information.

Verkstaden ska kunna visa till- gång till publicerade reparations- och serviceanvisningar framtag- na av fordonstillverkarna, för de märken som verkstaden jobbar med. Exempel på system som finns tillgängliga är;

Tillverkarnas egna, Autodata, Alldata, TecAlliance, Autotec, Etc.

Publicerade reparations- och serviceanvisningar från fordons- tillverkarna för respektive märke ska kunna uppvisas.

Ja.

Revision av tillgången på reparations- och service- anvisningar för de märken som verkstaden arbetar med. Till exempel;

Tillverkarnas egna, Autodata, Alldata, TecAlliance, Autotec, Etc.

7.4

Planeringssystem för verkstaden.

Planeringssystemet ska kunna skapa en arbetsorder eller ett kostnadsförslag för att kunna bokas i systemet. Systemet ska innehålla bilägare och fordons- data.

Planeringssystemet ska finnas digitalt.

Ja.

Revision av planeringssystemet, dokumenterat, digitalt (DMS system, Word, Excel etc.)

10

11

AVSNITT

BESKRIVNING

KRAVPUNKTER

UPPFÖLJNING MED HANDLINGSPLAN

KLARGÖRANDE FÖR REVISION

7.5

Inlämning av fordon.

Omfattningen av arbetsuppdraget ska överenskommas med kund. Arbetsordern/beställningen ska signeras av kund. Om kund ej är närvarande ska servicerådgivare eller behörig personal notera detta på arbetsordern/ beställningen.

Ska kunna uppvisas.

Ja.

Revision av arbetsorder/beställning eller liknande dokument.

7.6

Nyckelhantering med kundkvitto och nyckel- förvaring i låst nyckel - skåp.

Nyckelkvitto ska utlämnas till kund i samband med inlämnadet av fordon.

Säkerhetsskåp av minst klass SS 3492 avsett för fordonsnycklar ska kunna visas. Rutin för kund- nyckelhantering ska uppvisas.

Ja.

Granskning av rutin, Nyckelskåpet ska bestå av minst säkerhetsklass SS 3492.

7.7

Tilläggsarbeten.

Tilläggsarbeten med kostnads- förslag ska godkännas av kund. Om kund ej närvarar signeras tilläggsarbeten (enligt ök med kund) och tidpunkt av behörig verkstadspersonal.

Dokumenteras på arbetsorder och faktura.

Ja.

Revision av arbetsordrar och fakturor.

7.8

Serviceprotokoll, utlämning av fordon.

Verkstaden ska i samband med utlämning av fordon redovisa utfört arbete på arbetsorder och faktura, både skriftligt och munt- ligt, samt i förekommande fall även redovisa serviceprotokollet. På arbetsorder ska det finnas en kryssruta att fylla i med texten: Muntlig genomgång av utfört arbete med kund        sign. Om kund inte är närvarade vid utlämnandet av bilen, ska det antecknas på ao alt. faktura.

Xxxxxxxx på arbetsorder/faktura att utförda arbeten redovisats muntligt för kund.

Ja.

Revision av arbetsordrar och fakturor, samt serviceprotokoll i förekommande fall.

7.9

Arbetsorder.

Hantering av arbetsordrar/ beställning och fakturering ska ske via dataprogram. Det ska finnas en arbetsorder/beställ- ning för varje service och eller reparationsuppdrag. Service och eller reparationsuppdrag kan

ha olika start och avslutsdatum. Service och eller reparationsupp- drag ska arkiveras upp till 7 år.

Dokumentera arbetsorder/ beställning minst i pappersform. Samtliga protokoll från uppmät- ningar av objektet som utförts ska bifogas arbetsordern/ beställningen.

Ja.

Revision av arbetsordrar/beställning.

12

13

AVSNITT

BESKRIVNING

KRAVPUNKTER

UPPFÖLJNING MED HANDLINGSPLAN

KLARGÖRANDE FÖR REVISION

7.10

8

Reparationsvillkor personbil.

Revision av verksamhet- ens aktiviteter.

Branschöverenskommelsen Verkstadens Reparationsvillkor ska finnas synligt och lättillgäng- ligt för kund.

SYFTE - säkerställa att arbets- uppdragen blir rätt utförda.

Verkstaden garanterar att den följer branschöverenskommel- sen; Verkstadens reparations- villkor.

🗹

Nej, ska uppfyllas.

Revision av att dokumentet finns lättillgängligt

för kund, med affisch, skylt eller broschyr på kund- mottagardisken.

8.1

Stickprovskontroller på utfört arbete.

Xxxxxxx på utförda arbeten eller fordon klara för leverans. Stick- provskontroller kan utföras av egen behörig personal inom reparation (ej utföraren) eller av en oberoende 3PK. Om stickprov utförs av egen personal på verk- staden, ska samtliga stickprov redovisas minst 4 gånger per år till avtalad 3PK.

Resultatet av utförda stickprovs- kontroller ska dokumenteras.

Minst 4 stickprovskontroller/ mekaniker/år.

Max 100 stickprovskontroller/ anläggning/år.

Eventuella avvikelser ska dokumenteras i en avvikelse- rapport samt leda till korrigerande åtgärder.

Verkstaden är skyldig att anlita 3PK att utföra minst 4 oannon- serade stickprovskontroller per år. Det vill säga minst 4 externa stickprovs-kontroller per år och anläggning.

Nej, ska uppfyllas.

Revision av dokumenterade stickprov utförda av egen behörig personal. Även stickprov utförda av tredjepartsrevisor ska redovisas. Stickprovs- revisionens innehåll och omfattning definieras i separat revisionsplan, se separat flik.

Om kravet på antalet stickprovskontroller ej upp- fylls är verkstaden underkänd. Se punkt 8.2.

8.2

Revision av Godkänd Bilverkstad.

En oberoende 3PK granskar och utför revision en gång per år. Vid avvikelse ska handlingsplan upp- rättas på ej godkända punkter.

Årlig revisionsrapport. Vid var- je avvikelse ska handlingsplan

upprättas och ha en åtgärdsplan beroende på områdets art.

Åtgärden ska genomföras inom max 6 månader från revisions- datum.

Ja.

Ny revision vid underkänt på 4.2, 7.10 och 8.1 Vid underkänt på någon av resterande avsnitt, krävs åtgärdsplan med ny revision på respektive avsnitt inom 6 månader. Uppföljning ansvarar 3PK för.

14 15

Datum

Signatur av revisor

Företag

Namnförtydligande

Organisationsnummer

GODKÄND BILVERKSTAD

Utgåva 1 2016-02-05