Avtal
Avtal
Avtalets namn:
Upphandling: Startdatum:
Del 3 Dagkonferens plus Små konferenser och möten - Vadstena
Del 3 Dagkonferens plus Små konferenser och möten
2016-01-01
Referensnr:
Upph. xxx.xx: Slutdatum:
96-76-2015:016
96-76-2015
2016-12-31
Typ av avtal:
Förlängning: 3 st á 1 år
Parter:
Köpare Säljare:
Upph. enhet: Statens inköpscentral vid
Kammarkollegiet
Säljare:
Vadstena Klosterhotell AB
Handläggare: Org. nr: Moms reg nummer:
Xxxxxx Xxxxxx 2021000829 SE202100082901
Kontaktperson: Org. nr:
Moms reg nummer:
Xxxxxxx Xxxxxx 5562661792 SE556266179201
Adress:
Box 2218
Adress: Box 193
Postnummer: Postort: Land: Telefon:
103 15
STOCKHOLM
Sverige
x00 00 0000000
Postnummer: Postort: Land: Telefon:
59224
VADSTENA
Sverige
x00 (0)00 00 00 000
Mobil:
000-0000000
Mobil: x00 (0)00 00 00 000
Fax: Fax:
E-post:
1. RAMAVTAL
xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx x.xx
E-post:
1.1 RAMAVTAL
1.1.1 DEFINITIONER
Förklaring till begrepp som ingår i Ramavtalet
Allmänna villkor
De villkor som reglerar Avrop enligt detta Ramavtal.
Avrop
Beställning som Beställare gör genom användande av Xxxxxxxx.
Avropsavtal
Med Avropsavtal avses de Tjänster och priser som Avropande myndighet och Ramavtalsleverantören kommit överens om.
Avropsförfrågan
Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Beställaren skickar till Ramavtalsleverantör.
Avropssvar
Med Avropssvar avses den svar som Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx avger på en Avropsförfrågan.
Beställare
Avropsberättigade myndigheter.
Fastställda villkor
Villkoren i Ramavtalet är fastställda. Tilldelning sker enligt fördelningsnyckel rangordning och Avrop görs i dessa fall till den Ramavtalsleverantör som är högst rankad i rangordningen. Om den tillfrågade Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte kan leverera, ska nästföljande Ramavtalsleverantör i rangordningen tillfrågas.
Parter
Med Parter avses Statens inköpscentral, Beställare och Ramavtalsleverantören.
Ramavtalsleverantör
Leverantör som efter upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) erhållit Ramavtal.
Tjänster
Med Tjänst avses de Tjänster som omfattas av Xxxxxxxxxx.
1.1.2 BAKGRUND
Ramavtalet har tillkommit genom upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Beställare kan utan att själv genomföra upphandling göra Avrop från Ramavtalet. Genom Ramavtalet ska Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx till Beställare tillhandahålla de Tjänster som omfattas av Ramavtalet enligt de villkor som följer av Ramavtalet, Allmänna villkor för Avrop och Avropsavtalet.
1.1.3 RAMAVTALETS HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING
Ramavtalshandlingarna kompletterar varandra. Om ramavtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i nedan angivna ordning.
1. Skriftliga ändringar och/eller tillägg till Ramavtalet
2. Detta avtalsdokument (Ramavtalet)
3. Skriftliga ändringar och/eller tillägg till Allmänna villkor för Avropad Tjänst
4. Allmänna villkor för Avropad Tjänst
5.Förtydliganden och kompletteringar till förfrågningsunderlaget 6.Förfrågningsunderlag
7.Förtydliganden och kompletteringar till ramavtalsleverantörens anbud
8. Ramavtalsleverantörens anbud inklusive bilagor Inga andra handlingar än ovan nämnda är aktuella.
Innehåller Ramavtalsleverantörens anbud uppgifter som inte efterfrågas blir dessa endast giltiga om en skriftlig överenskommelse tecknas särskilt angående detta. En hänvisning till Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx egna allmänna villkor, eller motsvarande, är aldrig giltig.
1.1.4 AVTALSPERIOD
Ramavtalets ingående
Ramavtalet blir bindande mellan parterna när det signerats av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx och Statens inköpscentral.
Ramavtalet träder i kraft (vilket innebär att Avrop av Tjänster kan göras under Ramavtalet) tidigast 1 januari 2016 och löper därefter under en period av 12 månader från och med att det trätt i kraft. Xxxxxxxxxx upphör därefter att gälla utan uppsägning.
Förlängning av Ramavtalet
Eventuell förlängning av Ramavtalet sker på initiativ av Statens inköpscentral. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har inte rätt att motsätta sig förlängning. Förlängning kan uppgå till högst 36 månader.
Förlängning regleras skriftligen.
Kontraktens giltighet
Det faktum att Xxxxxxxxxx upphört att gälla ska inte påverka giltigheten av Kontrakt som ingåtts under Ramavtalets löptid. Kontrakt kan inte ingås efter det att Xxxxxxxxxx har upphört att gälla. Detta hindrar dock inte att tillhandahållande av Tjänst kan ske vid en senare tidpunkt, under förutsättning att Kontrakt har tecknats under Ramavtalets löptid.
1.1.5 AVROPSBERÄTTIGADE MYNDIGHETER
Ramavtalen kommer att kunna användas för avrop av statliga myndigheter under regeringen samt andra statliga upphandlande myndigheter som lämnat fullmakt.
Myndigheter under regeringen deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Myndigheter under riksdagen och andra statliga offentligt styrda organ deltar med stöd av att de har lämnat fullmakt till Statens inköpscentral att upphandla ramavtal för deras räkning.
Nedan följer de myndigheter och organisationer som under ramavtalsperioden är avropsberättigade.
Myndigheter under regeringen (se SCB:s Allmänna myndighetsregister för information, xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx)
1 Myndigheter under regeringen
Deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning
2 Myndigheter under riksdagen Namn Organisationsnummer
Riksdagens ombudsmän 202100-2650
Riksdagsförvaltningen 202100-2627
Riksrevisionen 202100-5422
Sveriges Riksbank 202100-2684
3 Offentligt styrda organ enligt 2 kap 12 § LOU Namn Organisationsnummer
Internationella Handelshögskolan i Jönköping AB 556487-2728 Hälsohögskolan i Jönköping AB 556619-6399
Högskolan för lärande och kommunikation i Jönköping AB 556487-2769 Radiotjänst i Kiruna AB 556300-4745
Riksteatern 802006-1365 Specialfastigheter Sverige AB 556537-5945 Stiftelsen Dansens Hus 802014-7792
Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling 802400-4213 Stiftelsen för Miljöstrategisk forskning 802017-9324
Stiftelsen för strategisk forskning 802017-9191 Stiftelsen Högskolan i Jönköping 826001-7333 Stiftelsen Nordiska museet 802002-4686 Stiftelsen Norrlandsfonden 897000-3003
Stiftelsen Röda korshemmet- Röda Korsets Högskola 802002-8695 Stiftelsen Skansen 802003-0154
Stiftelsen Svenska Filminstitutet 802004-1748 Stiftelsen Tekniska museet 802005-9187 Sveriges Civilförsvarsförbund 802005-8460 Tekniska Högskolan i Jönköping AB 556487-2751
Not: Myndigheter under riksdagen och offentligt styrda organ deltar genom särskild bekräftelse
1.1.6 PARTERNAS FÖRHÅLLNINGSSÄTT
Parterna ska verka för att en god avtalsrelation upprätthålls genom att kontinuerligt informera varandra om händelser som påverkar, eller kan komma att påverka Ramavtalet. Ramavtalsleverantören ska inte verka i sådana sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för Statens inköpscentrals eller Beställares verksamhet.
Parterna är skyldiga att vara väl förtrogna med Ramavtalets villkor, samt i övrigt hålla sig informerade om Xxxxxxxxxxx praktiska tillämpning och utveckling.
En händelse som inträffar under Ramavtalsperioden ska hanteras i omedelbar anslutning till händelsen i syfte att möjliggöra en enklare hantering för inblandade Parter.
1.1.7 ÅTAGANDE
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid Avrop tillhandahålla de Tjänster som omfattas av Ramavtalet, i enlighet med vad som anges i Ramavtalet, Allmänna villkor för Avrop och Avropsavtal.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska utföra de Tjänster som omfattas av Ramavtalet med största omsorg samt på ett i övrigt fackmannamässigt sätt. Tjänsterna ska alltid utföras professionellt, med iakttagande av god sedvänja inom branschen.
Ramavtalsleverantören garanterar att Ramavtalet fullgörs i konkret överensstämmelse med samtliga tillämpliga lagar och regler, inklusive, utan undantag, lagar och regler avseende säkerhet, hälsa, miljö och rättvisa arbetsförhållanden, olaglig diskriminering samt praxis och god affärssed.
Det åligger Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanlig ansvarsförsäkring. Xxxxxx ansvarsförsäkring ska finnas vid Ramavtalets ikraftträdande och ska finnas under hela ramavtalsperioden.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid anmodan från Statens inköpscentral insända ett giltigt försäkringsbevis.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska vid avrop inte ge annan Beställare företräde framför Beställare som äger rätt Avropa enligt detta Ramavtal.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska alltid svara på Avrop. I de fall Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte kan leverera efterfrågad Tjänst ska Ramavtalsleverantören ange detta i Avropssvar samt ange skäl till varför Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte kan leverera.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig att informera Beställare om Xxxxxxxxxx och verka för att de villkor som framgår i Ramavtalet efterlevs. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska tillämpa Xxxxxxxxxxxxxxxxxx även om Beställare inte uttryckligen åberopar Ramavtalet vid beställning som omfattas av Ramavtalet.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig att medverka i de uppföljningar av användningen av Ramavtalet som Statens inköpscentral kan komma att genomföra.
1.1.8 UPPFYLLANDE AV KRAV
De Tjänster som omfattas av Ramavtalet ska uppfylla de i upphandlingen ställda obligatoriska (ska-kraven) och de enligt anbudet uppfyllda utvärderingskriterierna (bör-kraven) under hela Ramavtalets giltighetstid. Detta omfattar hela Ramavtalsleverantörens organisation, inklusive eventuella underleverantörer.
Statens inköpscentral kan komma att genomföra uppföljningar av ställda krav i upphandlingen under ramavtalsperioden. Om Ramavtalsleverantören inte längre uppfyller ställda ska-krav och de enligt anbudet uppfyllda bör-krav ska Ramavtalsleverantören åtgärda detta snarast, dock senast inom trettio (30) dagar från det att Statens inköpscentral påkallade felet eller från det att Ramavtalsleverantören insåg eller borde ha insett att de inte uppfyllde ställt krav. Om Ramavtalsleverantören underlåter att meddela Statens inköpscentral om brister enligt ovan, eller om mer än trettio (30) dagar passerat från det att bristen uppdagades, och åtgärd inte har skett har Statens inköpscentral rätt att besluta att exkludera Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx från att lämna Avropssvar tills bristen är åtgärdad.
Om bristen inte är oväsentlig eller om det har passerat mer än nittio (90) dagar från den tidpunkt bristen anmäldes, eller borde ha anmälts, har Statens inköpscentral rätt att häva Ramavtalet.
1.1.9 KONTAKTPERSON
Kontaktperson hos Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har, om inte annat skriftligen meddelats Statens inköpscentrals kontaktperson, behörighet att på Ramavtalsleverantörens vägnar och med
för denne bindande verkan, företräda Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i frågor avseende Ramavtalet.
Byte av kontaktperson ska skriftligen och utan dröjsmål meddelas till motpartens kontaktperson.
1.1.10 UNDERLEVERANTÖRER
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx använder underleverantör för att utföra del av åtagandet svarar Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx fullt ut för sina underleverantörers arbete såsom för egen del.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar för att underleverantör följer de villkor och förutsättningar som anges i ramavtalet. Detta gäller även förhållandet underleverantör till underleverantör.
1.1.11 PRISER
De av Ramavtalsleverantören angivna priser är fasta till och med den 31 december 2016.
I det fall Statens inköpscentral väljer att förlänga Ramavtalet kommer Statens inköpscentral att justera avtalade priser en (1) gång per år från och med den 1 januari 2017. Prisjustering
sker enligt Konsumentprisindex (KPI). Som basvärde gäller det index som fastställts för perioden september-september föregående kalenderår.
För det fall Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx allmänna prisnivå avseende Tjänst som omfattas av detta Ramavtal är lägre än i detta Ramavtal överenskomna priser ska alltid dessa lägre priser tillämpas vid Avrop från Statens inköpscentral utan att detta behöver regleras särskilt.
1.1.12 PRISLISTA
Priserna som anges är tillägg till helpensionspriserna och kan inte avropas som fristående poster med undantag för tillkommande och avgående deltagare som inte deltar i en hel konferens. I dessa fall ska pristillägget anges, övriga priser är totalpriser i samband med en konferens. I dessa fall ska det totala priset anges.
Prislistan kan även användas som tillägg och avdrag för tillkommande och avgående deltagare
Detta kan dock endast appliceras på maximalt 10 % av det totala deltagarantalet.
1.1.13 ÖNSKEMÅL OM ANDRA SITTNINGAR
I deltagarspannen för utvärdering och pris under ramavtalsperioden är sittningsformen skolsittning. I det fall andra former av sittning kan arrangeras i aktuellt möteslokal ska detta ske kostnadsfritt efter beställarens önskemål. I det fall önskad sittningsform inte kan erbjudas på grund av brist på utrymme i avsedd möteslokal kan ramavtalsleverantören och beställaren överenskomma om en annan möteslokal som erbjuds mot ett tillägg. I det fall biosittning eller liknande sittning efterfrågas kan ramavtalsleverantören och beställaren överenskomma om en annan möteslokal mot en prisreduktion. Tillägg och reduktion av pris enligt ovan överenskommes mellan parterna
1.1.14 AVROP
Beställare äger under hela avtalsperioden rätt att Avropa Tjänster som omfattas av detta Ramavtal från Ramavtalsleverantör i enlighet med det avropsförfarande som beskrivs i denna punkt. Ramavtalsleverantören har vid avropstillfället rätt att erbjuda ett lägre pris än vad som avtalats.
Villkoren i Ramavtalet är fastställda. Tilldelning sker enligt fördelningsnyckel rangordning. Avrop sker på så sätt att den Ramavtalsleverantör som rangordnats som nummer ett (1) erhåller förfrågan om att leverera Tjänsten. I det fall den först tillfrågade Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ej kan leverera går förfrågan vidare till den Ramavtalsleverantör som rangordnas som nummer två (2) osv.
Har beställaren särskilt önskemål gällande djur i tjänst eller säkerhetsarrangemang ska detta framföras redan vid avropstillfället. Kan inte den högst rangordnade leverantören erbjuda dylikt önskemål får avropande myndighet gå vidare i rangordningen. Detsamma gäller om anläggningen inte kan tillgodose gäster med funktionsnedsättnings behov eller om tjänstens syfte inte kan uppnås på grund av att en eller flera tjänster inte kan levereras av ramavtalsleverantören.
Har Beställaren särskilt önskemål gällande t.ex, husdjur m.m. ska det framföras redan vid Avropstillfället. Detsamma gäller även om Beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang. Specialkost ska kunna tillhandahållas om beställning av densamma sker senast fyra arbetsdagar innan tjänstens utförande.
1.1.15 ADMINISTRATIONSAVGIFT OCH REDOVISNING
Leverantören ska ha väl dokumenterade rutiner för hantering av försäljningsredovisning,
som garanterar samtliga åtaganden enligt detta ramavtal. Om Leverantören överlåter till annan att hantera försäljningsredovisningen är leverantören ändå ytterst ansvarig om annan brister i åtagandet enligt detta avsnitt,
Leverantören ska till Statens inköpscentral erlägga en administrationsavgift avseende all försäljning under detta ramavtal. Administrationsavgiften är högst 1%. För närvarande är administrationsavgiften för detta ramavtal 0,7% av försäljningen på ramavtalet.
Leverantören ska till Statens inköpscentral lämna en redovisning av till avropsberättigade myndigheter försålda Tjänster som ingår i ramavtalet. Redovisningen ska ske i enlighet med instruktioner från Statens inköpscentral och omfatta föregående halvår fakturerat belopp exklusive mervärdesskatt. Redovisningen ska vara undertecknad av behörig företrädare för Leverantören. Det är leverantörens skyldighet att se till att dessa kontaktuppgifter är uppdaterade.
Redovisning ska lämnas senast den 15:e i andra månaden efter det halvår som redovisningen avser, enligt följande:
Redovisningsperiod 1 januari - 30 juni
Redovisning ska vara överlämnad till Statens inköpscentral senast 15 augusti.
Redovisningsperiod 1 juli - 31 december
Redovisning ska vara överlämnad till Statens inköpscentral senast 15 februari.
Observera att försäljning genom avropsavtal som löper efter ramavtalets giltighetstid ska redovisas tills dess att avropsavtalen upphört.
Efter mottagen redovisning fakturerar Statens inköpscentral en administrationsavgift inklusive mervärdesskatt. Fakturan förfaller till betalning trettio (30) dagar från fakturans utställningsdatum.
Fullgör inte Leverantören sina skyldigheter enligt detta avsnitt äger Statens inköpscentral rätt att ta ut en påminnelseavgift. Påminnelseavgiften kommer att utgå med femtusen (5 000) kronor för varje försenad, bristfällig eller utebliven redovisningsperiod. Påminnelseavgiften utgår om Leverantören inte åtgärdar brister enligt ovanstående inom tio (10) arbetsdagar efter skriftlig erinran från Statens inköpscentral. Påminnelseavgiften förfaller till betalning trettio dagar efter fakturans utställningsdatum
I de fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisningen i den utsträckning att påminnelseavgift utgår vid två (2) på varandra efterföljande tillfällen äger Statens inköpscentral rätt att vid en tredje försenad, bristfällig eller utebliven redovisning, istället för påminnelseavgift, kräva vite om tiotusen (10 000) kronor alternativt rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet. Erläggande av vite förfaller till betalning 30 dagar efter fakturans utställningsdatum.
Se även Förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar
Leverantören åtar sig att medverka i de övriga uppföljningar av användningen av ramavtalet som Statens inköpscentral kan komma att genomföra. På begäran tillhandahåller Leverantören en årlig sammanställning avseende vilka avropsberättigade myndigheter som avropat på ramavtalet samt volym.
Formerna för redovisning kan ändras under avtalsperioden.
1.1.16 REVISION
Statens inköpscentral ska äga rätt att genomföra revision i syfte att kontrollera att Ramavtalsleverantörens anbud och åtagande är i enlighet med upphandlingen och Ramavtalet. Inom ramen för revisionen äger Statens inköpscentral rätt att kontrollera att Ramavtalsleverantören inte överstiger från priserna på Tjänsterna som angivits i upphandlingen som ligger till grund för detta Ramavtal. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att via revision kontrollera Ramavtalsleverantörens underleverantörer i de fall sådana ingår i Ramavtalet. Vid revision ska Statens inköpscentral ha rätt att ta hjälp av en utomstående kontrollorganisation.
Statens inköpscentral svarar för kostnaden för revisionen om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx fullgjort sitt åtagande. I annat fall ska Ramavtalsleverantören stå för kostnaden.
Med anlitande av en av Statens inköpscentral utsedd revisor, ska kontroll även kunna ske av att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx fullgjort sina åtaganden avseende administrationsavgiften enligt avsnitt Administrationsavgift och Redovisning.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran tillhandahålla de dokument som Statens inköpscentral behöver för att genomföra revisionen t.ex. Avropsförfrågan, Avropssvar, Kontrakt, fakturor och räkenskapsmaterial i den utsträckning som erfordras och som inte står i strid med lagstiftning och börsregler som är tillämpliga för Ramavtalsleverantören.
I de fall Statens inköpscentral vid revision enligt detta avsnitt finner att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx brister i sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx har Statens inköpscentral rätt till vite om 10 000 kr. Vite regleras på anmodan av Statens inköpscentral och förfaller till betalning efter trettio (30) dagar netto efter emottagen faktura, om inte annat framkommer på fakturan. Vite kommer inte att återbetalas. I det fall Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i väsentlig mån brister enligt sina åtaganden äger Statens inköpscentral rätt att häva Ramavtalet med omedelbar verkan.
Utöver ovanstående ska Ramavtalsleverantören betala ålagd administrationsavgift för icke redovisade försäljningar. Betalningen regleras på anmodan av Statens inköpscentral och förfaller till betalning efter trettio (30) dagar netto efter emottagen faktura, om inte annat framkommer på fakturan.
Statens inköpscentral har rätt att sätta Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i karantän som alternativ till uppsägning vid Ramavtalsleverantörens brist vid upprepade revisionstillfällen enligt föregående stycke. Beslut om karantän innebär att Statens inköpscentral beslutar att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte får lämna Avropssvar under en period som Statens inköpscentral skäligen beslutar utifrån hur allvarlig bristen är samt förutsedd avropsfrekvens, men som i vart fall inte ska understiga tre månader räknat från det att beslutet om karantän fattades.
1.1.17 ANTIDISKRIMINERINGSKLAUSUL
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx förbinder sig att vid utförande av Tjänsterna i Sverige följa diskrimineringslagen (2008:567).
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska på begäran av Statens inköpscentral, en gång per år, inkomma med följande uppgifter och handlingar:
a) Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 § diskrimineringslagen alternativt, uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas.
b) Redovisning av aktiva åtgärder enligt 3 kap. 3-9 §§ diskrimineringslagen.
c) Sanningsförsäkran som anger om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller anställd som Ramavtalsleverantören svarar för, vid utförandet av kontrakt tilldelat från detta Ramavtal, enligt lagakraftvunnen dom
brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är dessutom skyldig att på Statens inköpscentrals begäran inkomma med
ytterligare information som är nödvändig för att följa upp Ramavtalsleverantörens verksamhet enligt a-c ovan.
Informationen ska redovisas till Beställaren senast en (1) månad efter begäran om det inte träffas en separat överenskommelse om annan tidpunkt i det enskilda fallet. Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att visa upp eller om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, vid utförandet av Tjänster, inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen, ska vite utgå till Statens inköpscentral med 2 000 kronor per varje kalendervecka som påbörjas från det att sju dagar
förflutit sedan Ramavtalsleverantören mottog Statens inköpscentrals underrättelse angående detta
avtalsbrott till det att rättelse vidtagits.
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller anställd som Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar för, vid utförande av kontrakt tilldelat från detta Ramavtal, enligt lagakraftvunnen dom brutit ett förbud mot diskriminering
enligt diskrimineringslagen, ska vite utgå till Statens inköpscentral för varje överträdelse med 10 000
kronor.
Om Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx i en sanningsförsäkran enligt andra stycket i denna punkt inte oavsiktligt förtigit en lagakraftvunnen dom enligt femte stycket i denna punkt, har Statens inköpscentral
dessutom rätt att häva Ramavtalet eller att säga upp Ramavtalet att upphöra efter 2 månaders uppsägningstid. Uppsägningstiden börjar löpa när Ramavtalsleverantören mottog Statens inköpscentrals uppsägning.
Denna antidiskrimineringsklausul ska tolkas och tillämpas i enlighet med Konkurrensverkets allmänna råd (KKVFS 2010:2) för tillämpningen av förordningen (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt."
1.1.18 SEKRETESS
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är skyldig att iaktta den sekretess som är bruklig inom branschen samt tillämpliga delar av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Parterna förbinder
sig att inte röja eller på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som part får del av genom tillkomsten eller genomförandet av detta Ramavtal.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig därvid och ansvarar för att samtliga de medarbetare Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sysselsätter med uppdrag enligt detta Xxxxxxxx har gjorts uppmärksamma på gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt detta Xxxxxxxx samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess. Sekretess enligt denna punkt gäller även efter det att Xxxxxxxxxx i övrigt upphört att gälla mellan parterna.
1.1.19 Information
Information om Ramavtalet ska föregås i samråd mellan Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantören. Material som avser Ramavtalet och som på något sätt distribueras till Beställare, ska överenskommas med Statens inköpscentral innan materialet används. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ska i informationen alltid iaktta särskild noggrannhet och tydlighet vad gäller frågor om Ramavtalets omfattning och andra frågor där andra intressenter kan komma att påverkas.
Hänvisning till Statens inköpscentral i reklam eller i marknadsföring får inte göras av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller av denne anlitad underleverantör utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande. Detta gäller även efter det att Xxxxxxxxxx har upphört att gälla.
Statens inköpscentral namn, logotyp och/eller sigill får endast användas efter skriftligt godkännande från Statens inköpscentral.
1.1.20 FORCE MAJEURE
Om fullgörande av parts skyldigheter förhindras på grund av krig, naturkatastrof, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet över vilken part inte kunnat råda och skäligen inte kunnat förutse och vars följder part inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska den part som är förhindrad att uppfylla sina skyldigheter vara befriad från dessa så länge hindret föreligger.
Oavsett vad som i övrigt gäller enligt denna bestämmelse, har endera parten rätt att häva Ramavtalet genom skriftligt meddelande till andra parten, om avtalets fullgörande försenas mer än nittio (90) dagar på grund av befrielsegrund som nämns i denna punkt.
1.1.21 FÖRTIDA UPPHÖRANDE
Lagakraftvunnen dom
Ramavtalet upphör med omedelbar verkan om lagakraftvunnen dom förklarar Ramavtalet ogiltigt. Inga skadeståndsanspråk med anledning av sådant upphörande kan riktas mot Statens inköpscentral, såvida inte annat följer av tvingande rätt.
Statens inköpscentrals uppsägningsrätt
Utöver eventuella andra uppsägningsgrunder enligt Xxxxxxxxxx, har Statens inköpscentral rätt att med omedelbar verkan, och utan något ansvar att utge ersättning, säga upp Ramavtalet om:
i) det framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller en företrädare för denne, enligt xxxxxxxxxxxxxxx dom, är dömd för brott enligt 10 kap 1 § LOU,
ii) det framkommer att någon omständighet föreligger enligt 10 kap 2 § LOU för Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller en företrädare för denne,
iii) det framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen som föregått tecknandet av Ramavtalet och dessa uppgifter har varit av inte oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Ramavtalet,
iv) det framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte längre uppfyller de obligatoriska krav som ställts i upphandlingen samt de enligt anbudet uppfyllda utvärderingskraven och denna brist inte är oväsentlig eller om att den tidsperiod som anges i avsnitt Uppfyllande av
krav har passerat utan att obligatoriska krav är uppfyllda,
v) Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åtaganden avseende administrationsavgift och redovisning i den utsträckning att det ger Statens inköpscentral rätt att säga upp Ramavtalet
vi) det vid revision framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx brustit i sina åtaganden enligt Xxxxxxxxxx och detta ger Statens inköpscentral rätt att säga upp Ramavtalet enligt avsnitt Revision,
vii) Ramavtalsleverantören, eller annan för vilken Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar i väsentlig utsträckning brister i åtagande enligt Xxxxxxxxxx och inte vidtar rättelse inom 30 kalenderdagar efter skriftlig begäran om det,
viii) Ramavtalsleverantören, eller annan för vilken Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx svarar, vid upprepade tillfällen i icke oväsentlig utsträckning brister i åtagande enligt Xxxxxxxxxx, oavsett om bristen åtgärdats eller inte. Med upprepade tillfällen avses att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx vid fler än tre (3) tillfällen under en period av 12 månader i icke oväsentlig utsträckning brustit i åtagande enligt Xxxxxxxxxx.
Utöver ovanstående rätt till förtida upphörande i vissa situationer, samt eventuella andra sanktioner som uttryckligen framgår av Ramavtalet, äger Statens inköpscentral inte rätt att
göra gällande annan påföljd vid avtalsbrott enligt Xxxxxxxxxx.
1.1.22 ÖVERLÅTELSE AV RAMAVTALET
Statens inköpscentrals rätt till överlåtelse
Statens inköpscentral har rätt att överlåta Ramavtalet och samtliga rättigheter och skyldigheter enligt Ramavtalet, till ny organisation eller organisationsform för det fall Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet byter till sådan ny organisation eller organisationsform.
Därutöver har Statens inköpscentral inte rätt att utan Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx skriftliga godkännande i förväg överlåta Ramavtalet eller rättigheter och skyldigheter enligt Ramavtalet till annan.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx rätt till överlåtelse
Ramavtalsleverantören har inte rätt att utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande i förväg överlåta Ramavtalet till annan. Såvida inte annat framgår av Ramavtalet, har Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx inte heller rätt att utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande i förväg, helt eller delvis, överlåta eller pantsätta rättigheter (inklusive fordringar) eller skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx till annan.
Parts ansökan om överlåtelse där så erfordras enligt ovan ska ställas till den andra parten i god tid före det planerade datumet för överlåtelsen. Vid Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansökan om överlåtelse kan Statens inköpscentral komma att begära in handlingar för att kunna göra en bedömning av om överlåtelse kan godtas eller inte. Statens inköpscentral har aldrig skyldighet att godkänna överlåtelse.
1.1.23 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
Ändringar och tillägg till Ramavtalet får endast ske om de inte väsentligen förändrar Ramavtalet.
Ändringar och tillägg till detta Ramavtal ska för att vara bindande vara skriftligen och behörigen undertecknade av Parterna.
1.1.24 TVISTELÖSNING OCH TILLÄMPLIG LAG
Tvistelösning
Tvister angående tolkning och tillämpning av Ramavtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av svensk allmän domstol.
Tillämplig lag
Rättigheter och skyldigheter enligt Xxxxxxxxxx regleras av svensk materiell rätt.
1.1.25 MEDDELANDEN
Meddelanden som enligt detta Xxxxxxxx ska tillställas den andre Parten, ska tillställas skriftligen till Parts kontaktperson.
2. ALLMÄNNA VILLKOR för AVROPAD TJÄNST
2.1 AVROP från det Statliga Ramavtalet för KONFERENSTJÄNSTER
2.1.1 BAKGRUND
Dessa "Allmänna Villkor för Avropad Tjänst" i fortsättningen kallade ”Allmänna villkor” gäller för Konferenser och Möten som ska levereras efter Avrop från nedan angivet Ramavtal.
Med Ramavtal avses i dessa Allmänna villkor, Ramavtal för Konferenser och Möten mellan Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet, nedan benämnd Statens inköpscentral, och Ramavtalsleverantör.
Allmänna villkor gäller för samtliga Avrop som sker inom ramen för angivet Ramavtal, oavsett om de Allmänna villkoren bifogas eller inte.
2.1.2 DEFINITIONER
Förklaringar till begrepp som ingår i Allmänna Villkor
Avrop
Beställning som Beställare gör genom användande av Xxxxxxxx.
Avropsavtal
Med Avropsavtal avses det dokument som definierar de Tjänster och priser som Beställare och Ramavtalsleverantören kommit överens om under Ramavtalet.
Avropsförfrågan
Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Beställare skickar till Ramavtalsleverantör.
Avropssvar
Med Avropssvar avses den svar som Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx avger på en Avropsförfrågan.
Beställare
Avropsberättigade organisationer dvs. statliga myndigheter, stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten samt de organisationer inom övrig offentlig sektor som deltagit i upphandlingen enligt bilaga Avropsberättigade.
Parter
Med Parter i dessa Allmänna villkor för avrop avses Statens inköpscentral, Beställare och Ramavtalsleverantören.
Ramavtal
Avtalet mellan Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantör.
Ramavtalsleverantör
Leverantör som efter upphandling enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) erhållit Ramavtal.
Tjänster
Med detta avses de Tjänster som omfattas av Ramavtalet.
2.1.3 AVROPSAVTALETS HANDLINGAR
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och/eller tillägg till Ramavtalet inklusive bilagor
2. Ramavtalet
3. Skriftliga ändringar och/eller tillägg till detta avtalsdokument Allmänna Villkor för Avropad Tjänst
4. Detta avtalsdokument Allmänna Villkor för Avropad Tjänst
5. Skriftliga ändringar och/eller tillägg till Avropsavtalet
6. Avropsavtalet
7. Förtydliganden och kompletteringar till förfrågningsunderlaget
8. Förfrågningsunderlaget inklusive bilagor
9. Förtydliganden och kompletteringar av avropsförfrågan
10. Avropsförfrågan inklusive bilagor
11. Ramavtalsleverantörens Avropssvar inklusive bilagor
12. Ramavtalsleverantörens anbud inklusive bilagor samt eventuella förtydliganden
Innehåller Ramavtalsleverantörens Avropssvar uppgifter som inte efterfrågats i avropsförfrågan är dessa uppgifter giltiga endast om en skriftlig överenskommelse träffas särskilt angående detta. Hänvisning till Ramavtalsleverantörens egna allmänna villkor eller motsvarande är endast giltigt om en skriftlig överenskommelse avseende detta tecknas separat.
2.1.4 PARTERNAS FÖRHÅLLNINGSSÄTT
Parterna ska verka för att en god avtalsrelation upprätthålls genom att kontinuerligt informera varandra om händelser som påverkar, eller kan komma att påverka utförande av Tjänst.
Ramavtalsleverantören ska inte verka i sådana sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för Beställarens verksamhet.
Parterna är skyldiga att vara väl förtrogna med Ramavtalets villkor, samt i övrigt hålla sig informerade om Xxxxxxxxxxx praktiska tillämpning och utveckling.
En händelse som inträffar under Ramavtalsperioden ska hanteras i omedelbar anslutning till händelsen i syfte att möjliggöra en enklare hantering för inblandade Parter.
2.1.5 ALLMÄNT OM GENOMFÖRANDET
Tjänst ska utföras vid den tidpunkt och enligt de villkor som framgår i Ramavtalet, dessa Allmänna villkor och Avropsavtalet. Tjänst ska utföras med omsorg och på ett fackmannamässigt sätt. Tjänsterna ska alltid utföras professionellt, med iakttagande av god sedvänja inom branschen.
Ramavtalsleverantören garanterar att Tjänsten fullgörs i konkret överensstämmelse med samtliga tillämpliga lagar och regler, inklusive, utan undantag, lagar och regler avseende säkerhet, hälsa, miljö och rättvisa arbetsförhållanden, olaglig diskriminering samt praxis och affärssed.
Det åligger Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanlig ansvarsförsäkring. Xxxxxx ansvarsförsäkring ska finnas vid Avropsavtalets ikraftträdande och
finnas under hela avtalsperioden.
Ramavtalsleverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i Ramavtalsleverantörens lokaler. Skulle det visa sig att Ramavtalsleverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förekommit eller skadats, ansvarar Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx för den förekomna/skadade egendomen.
I det fall Beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara det i Ramavtalsleverantörens förvaringsutrymme, bagagerum eller värdeskåp, ska Beställaren upplysa Ramavtalsleverantören avseende detta. Vid stöld eller liknande är Ramavtalsleverantören ersättningsskyldig endast om ramavtalsleverantören genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig ansvaret för egendomen.
Beställaren är ansvarig för skada som Beställaren eller Beställarens deltagare genom försummelse vållar Ramavtalsleverantören.
2.1.6 PRIS
Samtliga avtalspriser är angivna i SEK exklusive moms.
Under avtalstid är prisuppgifter alltid uppdaterade på Statens inköpscentrals hemsida xxxxxx.xx
2.1.7 E-BESTÄLLNING
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig att medverka vid ett eventuellt införande av stöd för elektronisk beställning under avtalsperioden
2.1.8 E-FAKTURA
Statliga myndigheter ska kunna hantera sina fakturor elektroniskt (e-faktura) enligt föreskrift i VERVAFS 2007:1. E-faktura kan skickas direkt mellan parterna eller via en leverantörsportal. Mer information om e-faktura finns på Ekonomistyrningsverkets webbplats, xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/X-xxxxxx/
Leverantören bör i detta Ramavtal kunna erbjuda beställaren e-faktura. E-fakturan ska, om den erbjuds, vara av standarden Svefaktura och i övrigt vara specificerad enligt överenskommelse mellan beställaren och ramavtalsleverantören.
2.1.9 BETALNING
Ramavtalsleverantören ska fakturera Beställare när Tjänsten är utförd. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx får inte begära förskottsbetalning.
Betalning sker trettio (30) dagar efter mottagen faktura, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Faktureringsavgift eller motsvarande avgift får inte debiteras Beställare.
Fakturor ska utformas på ett enkelt och lättförståeligt sätt. Till fakturan fogas sådana verifikationer som Beställaren särskilt begär. Faktura ska innehålla nedan angivna uppgifter om inte annat anges:
· Beställarens inköpsordernummer för de Tjänster de fakturerade beloppet avser
· Typ av Tjänst och genomförande ort
· Mottagare av Tjänst hos Beställaren
· Sista dag för betalning
· Datum för utfärdandet
· Beställarens namn, adress, kostnadsställe samt referens
· Leverantörens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, plus eller bankgiro samt referens
· Fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter samt mervärdesskatt
Vid försenad betalning äger Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx rätt till ränta enligt räntelag (1975:635) på fakturerat ostridigt belopp.
2.1.10 PERSONAL
Ramavtalsleverantören har inom ramen för detta Avropsavtal fullständigt arbetsgivaransvar.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ansvarar för, och åtar sig att tillse, att dess personal som utför Tjänsterna alltid innehar erforderlig kompetens och erfarenhet för Tjänstens utförande.
2.1.11 AVBESTÄLLNING
Avbeställning ska ske skriftligt.
Vid avbeställning senare än fyra (4) veckor före konferensens början ska Beställaren ersätta Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx med 75 % av det avtalade priset. Detta gäller dock endast under förutsättning av att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx efter skäliga ansträngningar inte kunnat återsälja del eller delar av den beställda Tjänsten.
Vid avbeställning senare än två (2) veckor före konferensens början ska Beställaren till fullo ersätta företaget det avtalade priset. Detta gäller dock endast under förutsättning av att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx efter skäliga ansträngningar inte kunnat återsälja del eller delar av den beställda Tjänsten.
Om Ramavtalsleverantören kan visa att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx haft särskilda kostnader orsakade genom avbeställningen eller minskningen, ska Beställaren till fullo ersätta dessa.
2.1.12 SEKRETESS
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx är skyldig att iaktta den sekretess som är bruklig inom branschen samt tillämpliga delar av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Parterna förbinder
sig att inte röja eller på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som part får del av genom tillkomsten eller genomförandet av detta Ramavtal.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx åtar sig därvid och ansvarar för att samtliga de medarbetare Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sysselsätter med uppdrag enligt detta avtal har gjorts uppmärksamma på gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt detta avtal samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess. Sekretess enligt denna punkt gäller även efter det att avtalet i övrigt upphört att gälla mellan parterna.
2.1.13 MARKNADSFÖRING
Hänvisning till Beställare i reklam eller i marknadsföring får inte göras av Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller av denne anlitad underleverantör utan Beställaren skriftliga godkännande. Detta gäller även efter det att Avropsavtalet upphört att gälla.
Beställarens namn och logotyp får endast användas efter överenskommelse med Beställare.
2.1.14 PERSONUPPGIFTER
I den utsträckning som Ramavtalsleverantörens utförande av Tjänsten innefattar behandling av personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen (1998:204) (”PUL”) ska
Ramavtalsleverantörens utföra sådan behandling för Beställares räkning såsom Beställares Personuppgiftsbiträde.
Leverantören får inte behandla personuppgifter i större utsträckning än vad Tjänsten i det enskilda fallet erfordrar. Ramavtalsleverantörens ska följa PUL och hålla sig informerad om den. För det fall registrerad, Datainspektionen eller tredjeman kontaktar Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx och begär information från Ramavtalsleverantörens som berör behandling av personuppgift för Beställares räkning ska Ramavtalsleverantörens utan dröjsmål informera Beställaren om eventuella kontakter samt hänvisa till Beställaren.
Ramavtalsleverantörens ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förseelser och ändring samt iaktta vad som fordras för att uppfylla vad PUL vid var tid kräver. Ramavtalsleverantörens ska särskilt iaktta Datainspektionens instruktioner och allmänna råd avseende hantering av personuppgifter.
2.1.15 ÖVERLÅTELSE
Ramavtalsleverantören får inte utan Xxxxxxxxxxx skriftliga godkännande överlåta Avropsavtalet till annan.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx äger inte utan Xxxxxxxxxxx föregående skriftliga tillåtelse överlåta fordringar eller andra anspråk (inklusive bl.a. krav på skadestånd) hänförliga till dessa Allmänna villkor för avrop till någon tredje part.
Beställare äger rätt att överlåta samtliga rättigheter och skyldigheter enligt dessa Allmänna villkor för avrop, till ny organisation eller organisationsform för det fall Beställare byter till sådan ny organisation eller organisationsform.
2.1.16 FÖRTIDA UPPHÖRANDE
Beställare har rätt att med omedelbar verkan häva Avropsavtalet om:
a) det framkommer att Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx eller en företrädare för denne, enligt xxxxxxxxxxxxxxx dom, är dömd för brott enligt 15 kap 13§ 1st
b) det framkommer att någon omständighet föreligger enligt 15 kap 13§ 2 st
I det fall Statens inköpscentral häver Ramavtalet äger Beställaren rätt att med omedelbar verkan häva ingånget avropsavtal med Ramavtalsleverantören i fråga.
I ovanstående hänseende gäller inte avsnitt, Avbeställning.
2.1.17 TVISTELÖSNING OCH TILLÄMPLIG LAG
Tvistelösning
Tvister angående tolkning och tillämpning av Avropsavtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av svensk allmän domstol.
Tillämplig lag
Rättigheter och skyldigheter enligt Avropsavtalet regleras av svensk materiell rätt.
3. GENERELL KRAVSPECIFIKTION
3.1 OBLIGATORISKA KRAV (SKA-KRAV)
3.1.1 Obligatoriskt krav
Offererad/-e anläggning/-ar i upphandlingen av små konferenser och möten upp till 75 personer dagkonferens plus ska uppfylla samtliga obligatoriska krav nedan.
Samtliga nedanstående obligatoriska krav samt uppfyllda kvalitetskriterier ska vara inkluderade i de offererade priserna och gälla samtliga avrop enligt detta ramavtal. Särskild debitering får endast ske där det framgår i förfrågningsunderlaget.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.2 Obligatoriskt krav
Bemannad bokningsservice per telefon ska finnas året runt, mån - fre mellan kl 08:00 och 17:00 ( gäller ej helgdagar).
Uppfylls detta krav Ja
3.1.3 Obligatoriskt krav
Receptionen ska vara bemannad minst mellan kl 07:00 till 18:00.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.4 Obligatoriskt krav
Konferensvärd/-värdinna ska finnas tillgänglig, de dagar då konferens enligt avtalet är bokat, mån - fre mellan kl 07:00 och 18:00 (gäller ej helgdagar).
Uppfylls detta krav Ja
3.1.5 Obligatoriskt krav
Anläggningen ska kunna arrangera konferens för upp till och med 75 personer i skolsittning.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.6 Obligatoriskt krav
Anläggningen ska ha minst 3 (tre) möteslokaler (med möteslokal avses konferensens huvudlokal).
Uppfylls detta krav Ja
3.1.7 Obligatoriskt krav
Bord och stolar ska finnas i möteslokalerna.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.8 Obligatoriskt krav
Möbleringen i möteslokalerna ska vara flexibel och kunna anpassas efter konferensgästernas behov.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.9 Obligatoriskt krav
Anteckningsblock och pennor ska finnas i möteslokalerna.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.10 Obligatoriskt krav
Klocka ska finnas i möteslokalerna.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.11 Obligatoriskt krav
Tillgång till dricksvatten ska finnas i eller i anslutning till möteslokalerna.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.12 Obligatoriskt krav
Det ska finnas papperskorgar i möteslokalerna.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.13 Obligatoriskt krav
Alla möteslokaler ska vara låsbara.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.14 Obligatoriskt krav
Det ska finnas projektor och projektorduk eller en bildskärm, som är anpassad till möteslokalens storlek.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.15 Obligatoriskt krav
Det ska finnas whiteboardtavla eller liknande i möteslokalerna.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.16 Obligatoriskt krav
Det ska finnas blädderblock i möteslokalerna.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.17 Obligatoriskt krav
Det ska finnas minst ett fast jordat eluttag med grenuttag alternativt minst en jordad dosa med grenuttag i möteslokalerna.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.18 Obligatoriskt krav
Det ska finnas toaletter i anslutning till möteslokalerna (minst i samma byggnad).
Uppfylls detta krav Ja
3.1.19 Obligatoriskt krav
Det ska finnas tvål och handsprit på toaletterna.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.20 Obligatoriskt krav
Det ska finnas möjlighet att skärma av solljus i möteslokalerna.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.21 Obligatoriskt krav
Det ska finnas ljudanläggning med hand/mygg-mikrofon i möteslokaler där så krävs för att uppnå god hörbarhet i hela möteslokalen.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.22 Obligatoriskt krav
Det ska finnas utskriftsmöjlighet på anläggningen från e-post, internet och USB (kostnadsfritt upp till 10 (tio) kopior per konferens) , kopior utöver detta får debiteras separat).
Uppfylls detta krav Ja
3.1.23 Obligatoriskt krav
Det ska finnas trådlös (WiFi) datakommunikation med Internetförbindelse i möteslokalerna.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.24 Obligatoriskt krav
Det ska finnas teknisk support tillgänglig, med kunskap om uppkoppling av datakommunikation med Internetförbindelse och hantering av projektorer/bildskärmar, mellan kl 08:00 och 17:00 mån - fre (gäller ej helgdagar).
Uppfylls detta krav?
Ja
3.1.25 Obligatoriskt krav
Det ska finnas minst 3 (tre) grupprum (med grupprum avses mindre rum som beställs utöver möteslokalen).
Uppfylls detta krav Ja
3.1.26 Obligatoriska krav
Det ska finnas minst ett jordat fast eluttag alternativt minst ett jordat grenuttag/dosa i alla grupprum.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.27 Obligatoriska krav
Det ska finnas whiteboardtavla eller liknande i alla grupprum.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.28 Obligatoriskt krav
Matsal med bord och stolar ska vara belägen inom anläggningen.
Uppfylls detta krav Ja
3.1.29 Obligatoriskt krav
I dagkonferenspriset ska fm-kaffe med bröd, lunch ( minst en rätt alternativt buffé) inklusive måltidsdryck och kaffe) em-kaffe med bröd ingå samt möteslokal i skolsittning för aktuellt antal deltagare.
Uppfylls detta krav Ja
4. VADSTENA
4.1 Specifik kravspecifikation
4.1.1 Geografiskt område
Anläggningen ska vara geografiskt placerad inom efterfrågat geografiskt område/zon
(För avgränsningar: se kartor bilaga 1, om karta över visst geografiskt område saknas gäller kommungränsen).
Uppfylls kravet Ja
4.1.2 Kapacitet
Anläggningen ska ha kapacitet att ta emot 75 personer i skolsittning.
4.2 Information om anbudslämnaren
4.2.1 Konferensanläggningen
4.2.1.1 Konferensanläggningen
Ange följande information:
Namn på anläggningen som offereras Vadstena Klosterhotel
Organisationsnummer på företag som äger anläggningen (ska överensstämma med den juridiska person som är avsedd att teckna ett eventuellt kontrakt):
556266-1792
4.3 Ange uppfyllda miljökriterier
4.3.1 Miljökriterium miljöansvarig person
Det finns en utsedd miljöansvarig person som också är kontaktperson för att besvara frågor som rör miljöarbetet
Utsedd miljöansvarig person Ja
4.3.2 Miljökriterium, tydliga, lättfattliga och lättillgängliga instruktioner
Tydliga, lättfattliga och lättillgängliga instruktioner till personalen för dosering och hantering av kemiska produkter finns. Det finns en skriftlig förteckning över produkterna. Förteckningen uppdateras minst en gång per år. Säkerhetsdatablad finns tillgängliga på anläggningen för alla kemiska produkter som används. Säkerhetsdatabladen är på ett språk som de berörda anställda förstår. Avser kemiska produkter för disk, tvätt, städ, specialrengöring och pool.
Tydliga, lättfattliga och lättillgängliga instruktioner till personalen för dosering och hantering av kemiska produkter finns
Ja
4.3.3 Miljökriterium, diskmedel och torkmedel miljömärkt
Den aktiva substansen diskmedel och torkmedel uppfyller de produktrelaterade kriterierna för Svanen, Bra Miljöval eller likvärdigt
Diskmedel och torkmedel uppfyller de produktrelaterade kriterierna för Svanen, Bra Miljöval eller likvärdigt
Ja
4.3.4 Miljökriterium, doseringshänvisningarna
Personalen följer doseringshänvisningarna på förpackningar till rengöringsmedel, tvättmedel och diskmedel så att de används rätt, med hänsyn till vattnets hårdhet.
Personalen följer doseringshänvisningarna på förpackningar till rengöringsmedel, tvättmedel och diskmedel
Ja
4.3.5 Miljökriterium, kemiska produkter miljömärkt
Minst 50 % av kemiska produkter (räknat i volym, vikt eller aktiv substans) för regelbunden städning uppfyller de produktrelaterade kriterierna för Svanen, Bra Miljöval eller likvärdigt.
Minst 50 % av kemiska produkter uppfyller de produktrelaterade kriterierna för Svanen, Bra Miljöval eller likvärdigt
Ja
4.3.6 Miljökriterium, källsortering
Anläggningen källsorterar för alla de fraktioner som finns för respektive kommuns insamlingsmöjligheter.
Anläggningen källsorterar Xx
4.3.7 Miljökriterium, energikrävande utrustning
En förteckning över energikrävande teknisk utrustning och deras serviceintervall, samt ansvarspersoner för servicen finns. Med energikrävande utrustning avses exempelvis kylanläggning, värmeanläggning, ventilationsanläggning och pool (om sådan finns).
En förteckning över energikrävande teknisk utrustning och deras serviceintervall, samt ansvarspersoner för servicen finns
Ja
4.3.8 Miljökriterium, uppvärmning
Värme från ventilation, kylmaskiner eller avloppsvatten utnyttjas för uppvärmning.
Värme från ventilation, kylmaskiner eller avloppsvatten utnyttjas för uppvärmning. Ja
4.3.9 Miljökriterium, toalettstolar
Toalettstolar får förbruka maximalt 6 liter vatten/spolning.
Maximalt 6 liter vatten/spolning. Ja
4.3.10 Miljökriterium, vattenblandare
Vattenblandare för tvättställ förbrukar högst 8 liter/minut.
Förbrukar högst 8 liter/minut. Ja
4.3.11 Miljökriterium, ljuskällor
Minst 80 % av antalet ljuskällor i anläggningen har lågenergilampor.
Minst 80 % av antalet ljuskällor i anläggningen har lågenergilampor Ja
4.3.12 Miljökriterium, närvarostyrd
Minst 50 % av belysningen är närvarostyrd.
Minst 50 % av belysningen är närvarostyrd. Nej
4.3.13 Miljökriterium, dörrstängare
Dörrstängare finns på ytterdörrarna.
Dörrstängare finns på ytterdörrarna. Ja
4.3.14 Miljökriterium, dispensers
Dispensers för tvål är installerat i toaletter.
Dispensers för tvål är installerat i toaletter. Ja
4.3.15 Miljökriterium, miljömärkt tvål
Miljömärkt tvål som finns i toaletter uppfyller de produktrelaterade kriterierna för Svanen, Bra Miljöval eller motsvarande.
Miljömärkt tvål som finns i toaletter uppfyller de produktrelaterade kriterierna för Svanen, Bra Miljöval eller motsvarande.
Ja
4.3.16 Miljökriterium, flergångsglas/flergångsmuggar
Endast flergångsglas/flergångsmuggar finns där anläggningen serverar drycker.
Endast flergångsglas/flergångsmuggar Ja
4.3.17 Miljökriterium, soppåsar
Soppåsar av förnyelsebart material används.
Soppåsar av förnyelsebart material används Ja
4.3.18 Miljökriterium, mjukpapper miljömärkt
Mjukpapper, d v s köksrullar (hushållspapper), pappershanddukar och toalettpapper uppfyller de produktrelaterade kriterierna för Svanen, Bra Miljöval eller motsvarande.
Mjukpapper miljömärkt Ja
4.4 Ange uppfyllda tillgänglighetskriterier
4.4.1 Information om tillgänglighetskriterier
Anbudsgivaren ska fylla i de kriterier som anläggningen uppfyller. Svara JA eller NEJ (Ej ifyllt svar anses vara ett NEJ).
Totalt kan anbudsgivaren, för den aktuella anläggningen, som mest erhålla 100 poäng. Tillgänglighetskriterier viktas till 10%.
4.4.2 Tillgänglighetskriterium, handikapparkering
Handikapparkering inom 25 m från entrén.
Handikapparkering inom 25 m från entrén. Ja
4.4.3 Tillgänglighetskriterium, ramp för person i rullstol
Eventuell trappa framför entrédörren är kompletterad med användbar ramp för person i rullstol.
(Om trappa framför entrén saknas, ange att kriteriet är uppfyllt)
Eventuell trappa framför entrédörren är kompletterad med användbar ramp för person i rullstol.
Ja
4.4.4 Tillgänglighetskriterium, gångväg
Gångväg från parkering fram till entrén till anläggningen, framkomlig för person i rullstol.
Gångväg från parkering fram till hotellentrén, framkomlig för person i rullstol. Ja
4.4.5 Tillgänglighetskriterium, passagemått
Entrédörren har ett fritt passagemått på minst 80 cm bredd.
Entrédörren har ett fritt passagemått på minst 80 cm bredd. Ja
4.4.6 Tillgänglighetskriterium, tröskel
Dörröppningen är fri från tröskel eller att tröskeln är högst 15 mm hög och avfasad.
Dörröppningen är fri från tröskel eller att tröskeln är högst 15 mm hög och avfasad. Ja
4.4.7 Tillgänglighetskriterium, automatisk dörröppnare
Entrédörr försedd med automatisk dörröppnare.
Entrédörr försedd med automatisk dörröppnare. Ja
4.4.8 Tillgänglighetskriterium, från entrédörren till kapprum, toaletter, allmänna utrymmen.
Person i rullstol kan själv ta sig från entrédörren till kapprum, toaletter, allmänna utrymmen.
Person i rullstol kan själv ta sig från entrédörren till kapprum, toaletter, allmänna utrymmen Ja
4.4.9 Tillgänglighetskriterium, handikapptoalett
Handikapptoalett i allmänna utrymmen finns.
(Definition Handikapptoalett i allmänna utrymmen: På båda sidorna av toalettstolen ska stödhandtag finnas samt toalettpapper inom räckhåll. Benutrymmet ska vara tillräckligt stort under handfat/tvättställ för att person i rullstol kan få plats. Spegeln ska vara i nivå så att den passar såväl för en stående person som en person i rullstol).
Handikapptoalett i allmänna utrymmen finns. Ja
4.4.10 Tillgänglighetskriterium, xxxxxxx för person med xxxxxxxx xxxxxxxx.
Toalett i allmänna utrymmen för person med eldriven rullstol finns.
(Definition toalett för person med eldriven rullstol: Toalettutrymmet ska ha en total yta med minst följande mått: 2,2 m x 2,2 m. Utrymmet vid båda sidorna av toalettstolen ska vara minst 0,9 m och toalettstolen ska vara utrustad med armstöd på båda sidorna samt toalettpapper ska finnas inom räckhåll. Benutrymmet ska vara tillräckligt stort under handfat/tvättställ för att person i rullstol kan få plats. Spegeln ska vara i nivå så att den passar såväl för en stående person som en person i rullstol).
Toalett för person med eldriven rullstol finns
Nej
4.4.11 Tillgänglighetskriterium, oparfymerad tvål
Tvål på toaletter i allmänna utrymmen är oparfymerad.
Tvål på toaletter i allmänna utrymmen är oparfymerad. Ja
4.4.12 Tillgänglighetskriterium, käpphållare
Käpphållare eller motsvarande anordning finns vid receptionen som förhindrar att medhavd käpp inte faller till golvet.
Käpphållare eller motsvarande anordning finns vid receptionen Ja
4.4.13 Tillgänglighetskriterium, restauranger
Fri passage till alla restauranger för person i rullstol.
Fri passage till alla restauranger för person i rullstol. Ja
4.4.14 Tillgänglighetskriterium, bufféer
Mat på bufféer är nåbara för person i rullstol.
Mat på bufféer är nåbara för person i rullstol. Ja
4.4.15 Tillgänglighetskriterium, WCAG
Den externa webbplatsen följer internationell standard för tillgänglighet på webben, WCAG.
Den externa webbplatsen följer internationell standard för tillgänglighet på webben, WCAG. Nej
4.4.16 Tillgänglighetskriterium, trappor
Eventuella trappor och nivåskillnader är markerade så att de kan uppmärksammas av synskadade
(Om trappor eller nivåskillnader saknas, ange att kriteriet är uppfyllt)
Eventuella trappor och nivåskillnader är markerade så att de kan uppmärksammas av synskadade
Ja
4.4.17 Tillgänglighetskriterium, personhiss
Personhiss som kan transportera person i rullstol finns.
(Definition personhiss som kan transportera person i rullstol: Dörröppningen till hissen ska vara minst 80 cm bred och hissknappar och knappanel ska sitta högst 110 cm från
hissgolvet. Om hotellanläggningen är en enplansfastighet utan nivåskillnader ange att kriteriet är uppfyllt)
Personhiss som kan transportera person i rullstol finns. Ja
4.4.18 Tillgänglighetskriterium, trappräcken
Räcken finns på båda sidor om trappor som är bredare än 105 cm.
(Om trappor som är bredare än 105 cm saknas, ange att kriteriet är uppfyllt) Räcken finns på båda sidor om trappor som är bredare än 105 cm.
4.4.19 Tillgänglighetskriterium, skyltar med säkerhetsinformation kompletterade med blindskrift
Det finns skyltar med säkerhetsinformation på anläggningen som är kompletterade med blindskrift.
Skyltar med säkerhetsinformation kompletterade med blindskrift finns Nej
4.4.20 Tillgänglinghetskriterium, ljusindikator i lamporna som varnar för brand
Det finns ljusindikator i lamporna som varnar för brand.
Ljusindikator i lamporna som varnar för brand finns Ja
4.4.21 Tillgänglighetskriterium, ledfyrar
Det finns "ledfyrar" för synskadade
"Ledfyrar" för synskadade finns Ja
4.4.22 Tillgänglighetskriterium, fast eller mobil hörslinga
Fast eller mobil hörslinga finns.
Finns fast eller mobil hörslinga Ja
4.5 Ange uppfyllda kvalitetskriterier
4.5.1 Information om kvalitetskriterier
Anbudsgivaren ska fylla i de kriterier som anläggningen uppfyller. Svara JA eller NEJ (Ej ifyllt svar anses vara ett NEJ).
Totalt kan anbudsgivaren, för den aktuella anläggningen, som mest erhålla 100 poäng. Kvalitetskriterier viktas till 20%.
4.5.2 Möteslokaler
Anläggningen har minst 5 (fem) möteslokaler.
Uppfylls kriteriet Ja
4.5.3 Grupprum
Det finns möjlighet att låsa alla grupprum.
Uppfylls kriteriet Ja
4.5.4 Dagsljus
Det finns dagsljus i alla möteslokaler, direkt eller indirekt.
Uppfylls kriteriet Ja
4.5.5 Koldioxidhalten i möteslokalerna
Det finns PPM-mätare (för att mäta koldioxidhalten).
Uppfylls kriteriet
4.5.6 Höj-/sänkbart mötesbord, alternativt ståbord
Det finns tillgång till höj-/sänkbart mötesbord, alternativt ståbord.
Uppfylls kriteriet Ja
4.5.7 Trådburen bredbandsuppkoppling
Det finns trådburen bredbandsuppkoppling i minst en möteslokal på anläggningen.
Uppfylls kriteriet Ja
4.5.8 Elektronisk deltagarhantering
Anläggningen kan som tilläggstjänst erbjuda elektronisk deltagarhantering för anmälan av konferensdeltagare mot ersättning.
Uppfylls kriteriet Ja
4.5.9 Kaffe/te
På anläggningen finns tillgång till kaffe/te hela dagen utan kostnad.
Uppfylls kriteriet Ja
4.5.10 Hjärtstartare
Det finns hjärtstartare (krav på D-HKL-utbildning i förekommande fall).
Uppfylls kriteriet Ja
4.5.11 Konferenstelefon/högtalartelefon
Anläggningen kan erbjuda tillgång till konferenstelefon/högtalartelefon mot ersättning.
Uppfylls kriteriet Ja
4.5.12 Xxxxx huvudrätter till lunch
Det finns minst 2 (två) alternativa huvudrätter (fågel/kött och fisk) till lunch.
Uppfylls kriteriet Ja
4.6 Allmän information om hotellet
4.6.1 Kontaktuppgifter
4.6.1.1 Kontaktuppgifter
Ange kontaktuppgifter i fritextfälten nedan:
Anläggningens namn:
Vadstena Klosterhotel Postadress:
Box 193
59224 Vadstena Besöksadress:
Klosterområdet, Xxxxxxxxxxxxxx 0, Vadstena Webbadress:
xxx.xxxxxxxxxxxx.xx Telefonnummer till reception:
0143-13000
Faxnummer till reception:
0143-13648
e-postadress till reception:
Övrig information om anläggningen:
Vadstena Klosterhotel är ett gammalt kloster från 1200-talet, Belägen vid Vätterns strand.
4.6.2 Information om konferensanläggningens faciliteter
4.6.2.1 Konferensanläggningen
Ange antal Möteslokaler 10
Ange antal Grupprum 7
Max antal personer i er största lokal vid skolsittning 95
Max antal personer i er största lokal vid parkett/biosittning 150
Antal restauranger/ Matsalar 3
Maximalt antal platser i största restaurangen/matsalen 180
4.6.2.2 Faciliteter för övernattningsrum, relax, motion, restaurang och parkeringsmöjligheter.
Uppgifter om rumsstandard och anläggningens faciliteter fylls i som information om anläggningens tjänster.
Om faciliteten finns, svara "Ja".
Om faciliteten inte finns, svara "Nej".
Finns utskänkningstillstånd? ja
Skriv in mellan vilka klockslag som receptionen är bemannad:
7-23
Finns P-plats? ja
Om svar "Ja" på ovan fråga, ange eventuell avgift:
ja, ingen avgift
Finns 220 V eluttag i anslutning till P-plats? ja, måste säga till innan
Om svar "Ja" på ovan fråga, ange eventuell avgift::
ja, måste säga till innan utan avgift Finns garage?
nej
Om "Ja" på ovan fråga, ange eventuell avgift:
inget garage
Om en renovering skett av anläggningen efter 2012, beskriv i sådant fall dess omfattning: nytt spa har byggts 2015
lekhall för vuxna frukostmastalen är ombyggd nytt kök
renoverat 10 rum
håller på att renovera i dagsläget 11 rum
Bytt ventilation Bytt värmesystem
Finns det fast eller trådlös (WiFi) datakommunikation med Internetförbindelse i allmänt utrymme?
ja
Är anläggningen rökfri? ja
4.6.3 Information om anläggningens geografiska läge
4.6.3.1 Anläggningens geografiska läge
Besvara information om anläggningens geografiska läge genom att fylla i fritextfälten nedan.
4.6.3.2 Avstånd till järnvägsstation
Ange den ort vars tågstation med reguljär trafik som ligger närmast anläggningen: Skänninge
Ange antal km i avstånd till anläggningen från tågstation med reguljär trafik: 15,8 km
4.6.3.3 Avstånd till närmaste busshållplats/busstation
Ange den ort/namn vars busstation/busshållplats som ligger närmast anläggningen: vadstena
Ange antal km i avstånd från busstation/busshållplats till anläggningen: 400
4.6.3.4 Avstånd till flygplats
Ange den ort vars flygplats med reguljär trafik som ligger närmast anläggningen: Linköping
Ange antal km i avstånd från anläggningen till flygplats med reguljär trafik: 55,7 km
4.6.3.5 Avstånd till centrum
Ange avstånd till centrum från anläggningen:: 100 m
4.6.3.6 Allmänna kommunikationer till anläggningen
Beskriv allmänna kommunikationer till anläggningen: buss
4.6.3.7 Anläggningens geografiska placering
Ange placering av anläggningen i koordinater med decimaler (longitud och latitud). RT 90 för Vadstena Klosterhotel: X=6481255.0 Y=1446601.0
4.6.3.8 Fritidsaktiviteter
Redovisa vilka fritidsaktiviteter ni kan erbjuda och i vilken miljö/natur konferensanläggningen ligger.
Vadstena klosterhotel ligger i anslutning till Vätterns strand. i ett kulturområde som håller på att bli världsarv. Våra byggnader är från 1200-talet. Med koppling till tidig medeltidshistoria, bland annat Heliga Birgitta.
Fritidsaktiviteter; exempelvis vårt nybyggda spa på 750 kvm, pilgrimsvandring, motionsspår, matlagningskök, orgelkonserter i klosterkyrkan, Historiska guidningar, olika team utbildningar, föreläsningar, vinprovningar, Biljardbord, och mycket mycket mer.
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Bindande avtal föreligger när båda parter undertecknat detta avtal.
Underskrift av behörig avtalstecknare:
Köpare:
Statens inköpscentral vid
Kammarkollegiet
Säljare:
Vadstena Klosterhotell AB
Ort / datum: Ort / datum:
Underskrift: Underskrift:
Namnförtydligande: Namnförtydligande:
Befattning: Befattning: