2005/168/EG)
BESLUT 1/2003 FATTAT AV ASSOCIERINGSKOMMITTÉN FÖR SPS-AVTALET MELLAN EU OCH CHILE, KALLAD ”GEMENSAMMA FÖRVALTNINGSKOMMITTÉN”
av den 24 oktober 2003
angående arbetsordning för Associeringskommittén för SPS-Avtalet mellan EU och Chile, kallad
”Gemensamma förvaltningskommittén”
(2005/168/EG)
Den gemensamma förvaltningskommittén inrättades genom ar- tikel 89.3 i associeringsavtalet mellan Europeiska gemenskapen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Chile, å andra sidan, och nämns i artikel 16 i avtalet om tillämpning av sanitära och fytosanitära åtgärder som är tillämpliga på handel med djur, animaliska produkter, växter, vegetabiliska produkter och andra varor samt djurskydd, som har bifogats associerings- avtalet som bilaga IV och som hädanefter kallas ”SPS-avtalet”.
Artikel 1
Ordförandeskap
1. Ordförandeskapet för gemensamma förvaltningskommit- tén skall, i perioder om tolv månader, växelvis innehas av en tjänsteman vid Europeiska kommissionen på gemenskapens och dess medlemsstaters vägnar, och en företrädare för Chiles rege- ring på högre tjänstemannanivå.
2. Den första perioden skall inledas den dag då associerings- rådet håller sitt första möte och avslutas den 31 december samma år. Under den perioden och därefter under varje tolv- månadersperiod skall ordförandeskapet innehas av den part som är ordförande i associeringsrådet.
Artikel 2
Sammanträden
1. Gemensamma förvaltningskommitténs sammanträden skall sammankallas av den part som är ordförande, på en dag och en plats som båda parterna har enats om, så ofta som fastställs i enlighet med bestämmelserna i artikel 16.1 i SPS- avtalet.
2. Om båda parter är överens får förvaltningskommitténs sammanträden hållas som video- eller telekonferens.
3. Parterna kan enas om att gemensamma förvaltningskom- mittén kan behandla frågor per korrespondens mellan samman- trädena. Informationsutbyte skall ske i överensstämmelse med bestämmelserna i artikel 12.5 i SPS-avtalet.
Artikel 3
Delegationer
Före varje sammanträde skall kommitténs ordförande underrät- tas om den planerade sammansättningen av den andra partens delegation.
Artikel 4
Informationsutbyte
Alla de dokument som nämns i artiklarna 6, 7 och 9 i denna arbetsordning skall skickas till Chiles delegation vid Europeiska unionen och kommissionens delegation i Chile samt till asso- cieringsrådets sekreterare och ordförande.
Artikel 5
Offentlighet
Om inte annat beslutas skall gemensamma förvaltningskommit- téns sammanträden inte vara offentliga.
Artikel 6
Dagordning för sammanträdena
1. En preliminär dagordning för varje sammanträde skall upprättas gemensamt av båda parter. Dagordningen skall skickas till ordföranden senast 15 dagar innan sammanträdet inleds.
2. Dagordningen skall antas av gemensamma förvaltnings- kommittén i början av varje sammanträde.
3. Andra punkter än dem som förekommer på den prelimi- nära dagordningen får föras upp på dagordningen, om de två parterna är överens om detta.
4. Ordföranden kan i samförstånd med den andra parten be experter delta i kommitténs sammanträden för att informera om särskilda ämnen.
5. Parterna skall i början av sammanträdet besluta om vilket språk som skall användas på mötet och i protokollet.
Artikel 7
Protokoll
1. De två parterna skall så snart som möjligt gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje sammanträde.
2. Protokollet skall för varje punkt på dagordningen som regel innehålla uppgift om
a) de handlingar som lagts fram för gemensamma förvaltnings- kommittén,
b) de uttalanden som en ledamot av gemensamma förvaltnings- kommittén begärt att få inskrivna i protokollet,
c) de beslut som fattats, de rekommendationer som utfärdats, de uttalanden som man enats om samt de slutsatser som antagits i enskilda frågor.
3. Protokollet skall även omfatta en förteckning över alla mötesdeltagarna.
4. Protokollet skall godkännas skriftligen av båda parter inom två månader efter sammanträdesdagen. Sedan protokollet godkänts skall två original undertecknas av ordföranden och dennes motpart, och ett exemplar i original skall arkiveras av var och en av parterna. En kopia av protokollet skall skickas till associeringsrådets ordförande och sekreterare.
Artikel 8
Handlingsplan
Gemensamma förvaltningskommittén skall anta en handlings- plan för den verksamhet som parterna enats om vid samman- trädet. Parternas genomförande av denna handlingsplan kom- mer att ses över av gemensamma förvaltningskommittén vid dess nästa möte.
Artikel 9
Beslut och rekommendationer
1. Om gemensamma förvaltningskommittén enligt bilaga IV till associeringsavtalet bemyndigats att fatta beslut eller utfärda
rekommendationer skall dessa akter benämnas ”beslut” respek- tive ”rekommendation”, följt av löpnummer, datum för antagan- det och beskrivning av ämnet. Det skall i varje beslut anges när beslutet träder i kraft.
2. När gemensamma förvaltningskommittén fattar beslut skall artiklarna 10, 11 och 12 i associeringsrådets arbetsordning gälla i tillämpliga delar.
3. Gemensamma förvaltningskommitténs beslut och rekom- mendationer skall skickas till de mottagare som anges i artikel 4.1.
Artikel 10
Utgifter
1. Chile och Europeiska gemenskapen skall var för sig stå för de utgifter de ådrar sig för sitt deltagande i gemensamma för- valtningskommitténs sammanträden, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.
2. Den part som är värd för ett sammanträde skall stå för utgifterna för att ordna sammanträdet, tolkning och mångfaldi- gande av handlingar.
3. Den part som är värd för ett sammanträde skall stå för utgifterna för tolkning vid sammanträdet och översättning av handlingar till eller från spanska och engelska. Gemenskapen skall stå för utgifterna för tolkning och översättning till eller från gemenskapens övriga officiella språk.
Detta beslut träder i kraft samma dag som det antas.
Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx Dirección General de Relaciones Económicas Internacionales
Ministerio de Relaciones Exteriores
Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx
European Commission, DG SANCO Food Safety, plant health, animal health and welfare, international questions