NULÄGESANALYS

En spendanalys har genomförts, denna syftar till att få en faktabaserad översikt över antalet leverantörer och storleken på affären som görs inom ramen för en viss kategori. Spendanalysen skapar en förståelse för fakta och strukturer inom en kategori genom att analysera verksamhetens historiska köpbeteende. En väl genomförd spendanalys ger ofta stora möjligheter till att identifiera trender, avvikelser och möjligheter till affärsutveckling.

Förutom historiskt köpbeteende har även en analys över kategorins avtal genomförts.

Inköp inom kategorin till Grundskolenämnden, Förskolenämnden och Kultur- och fritidsnämnden omfattar främst Slöjd-, idrotts- och lekmaterial samt kontorsmaterial.

Inköp inom kategorin till Vård- och omsorgsnämnden samt Socialnämnden omfattar främst Sjukvårdsmaterial, hjälpmedel och kontorsmaterial.

Kommunstyrelsen och Bygglov- och tillsynsnämnden handlar främst inom underkategorin butikshandel och kontor.

Klimat- och stadsmiljö handlar främst inom Bygg-, måleri-, och järnhandelsvaror. Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden har en spridning i sin spend inom kategorin och köper inom samtliga underkategorier.

Bild över spendens spridning över nämnderna (2022)

Bild över spendens spridning över underkategorierna inom kategorin (2022)

Kategorin omsättningsvaror är den kategori med lägst spend inom kommunen. Kommunen köper årligen omsättningsvaror för ca 68 miljoner kronor (2022). Inom kategorin köper kommunen från ca 264 leverantörer.

Leverantörstroheten, dvs att verksamheterna köper produkter och tjänster via upphandlade leverantörer, inom kategorin är relativt god, där 81 % köptes från avtalade och/eller registrerade leverantörer år 2022. Leverantörstroheten har ökat markant, om vi jämför med tidigare år (2019, 2020 och 2021) då leverantörstroheten låg på ca 60 % 2019, 65 % 2020 och 77 % 2021.

1.2. Butikshandel ‌

Kommunen köper årligen diversevaror från butiker för ca 3 mkr per år.

Vid butikshandel ställer den certifierade beställaren ut en rekvisition som tas med till affären i samband med inköpet. På rekvisitionen framgår alla uppgifter som krävs för att företaget ska kunna fakturera kommunen.

Att handla på rekvisition medför onödig administrationskostnad för kommunen, del genom att anställda använder sin arbetstid till att ta sig till och från affären, dels genom den extra administration som krävs för att hantera fakturan som inkommer.

Merparten av leverantörerna är dessutom inte är upplagda i kommunens system. Att hantera en faktura från en leverantör som inte är upplagd i systemen beräknas kosta 300–500 kr per faktura.

Förlorad arbetstid för den som handlar i butik uppskattas till mellan 1–3 timmar (ca 150–250 kr per timme).

2021 ställde kommunen ut 3833 rekvisitioner till 794 unika betalningsmottagare. Kostnaden för kommunen att hantera samtliga rekvisitioner beräknas till ca

900 000 kr. Xxxxx rekvisitionsinköp förväntas minska under 2023 då kommunen under 2022 upphandlat blommor, som tidigare stod för ca 15 % av rekvisitionerna.

1.3. Avtal ‌

Inom kategorin har kommunen 18 upphandlade avtal, sju av dessa är avrop från Addas1 ramavtal (Sjukvård- och förbrukningsartiklar, Kontorsmaterial och skolmaterial, Vitvaror, Belysning, Vaccin, vägmärken och Lekmaterial), sex av dessa är samordnade med övriga Södertörns kommuner (Köks- och serveringsutrustning, Barnblöjor, Inkontinensprodukter, Kopieringspapper ,

1 Adda är ett företag under SKR för kommuner och regioners räkning upphandlar ramavtal av varor och tjänster. Kommuner och regioner kan löpande ansluta sig som avropsberättigade på avtalen.

Idrottsredskap, Idrottsmateriel och Tekniska hjälpmedel) och fem av dessa är egna upphandlade avtal (Entrémattor, Arbetskläder, Byggmaterial och järnhandelsvaror , Slöjdvirke och Vatten- och livsmedelsanalyser) .

Att ansluta sig till Adda har både för- och nackdelar. Fördelar är minskad administrativ belastning i upphandlingsskedet. Nackdelarna är ökade kostnader och avtal mindre anpassade för kommunens behov.

Nedan är en lista över de avtal som kommunen har inom kategorin i dagsläget.

Underkategori	Behov
Husgeråd och källsortering	Köks- och serveringsutrustning
Sjukvårdsmaterial och hjälpmedel	Sjukvård- och förbrukningsartiklar
Husgeråd och källsortering	Vitvaror
Kontor	Entrémattor
Arbetskläder och skyddsutrustning	Arbetskläder
Kontor	Kontorsmaterial och skolmaterial
Sjukvårdsmaterial och hjälpmedel	Barnblöjor
Sjukvårdsmaterial och hjälpmedel	Inkontinensprodukter
Kontor	Kopieringspapper
Bygg-, måleri- och järnhandelsvaror	Belysning
Sjukvårdsmaterial och hjälpmedel	Vaccin
Bygg-, måleri- och järnhandelsvaror	Byggmaterial och järnhandelsvaror
Sjukvårdsmaterial och hjälpmedel	Tekniska hjälpmedel
Bygg-, måleri- och järnhandelsvaror	Vägmärken
Slöjd-, idrotts- och lekmaterial	Idrottsmateriel
Slöjd-, idrotts- och lekmaterial	Idrottsredskap
Slöjd-, idrotts- och lekmaterial	Lekmateriel
Slöjd-, idrotts- och lekmaterial	Lekmaterial
Slöjd-, idrotts- och lekmaterial	Slöjdvirke
Övriga omsättningsvaror	Vatten- och livsmedelsanalyser
Butikshandel	Blommor för inomhusbruk inkl. leverans
Övriga omsättningsvaror	Vägmärken

Identifierade avtalslösa områden

Kategoriteamet har identifierat följande avtalslösa områden:

Avtalslösa områden	Beskrivning och plan för hantering
Skyltar	Kommunövergripande behov. Upphandling påbörjas under 2022.
Inköp av kemikalier till kemiundervisning	Barn- och utbildningsförvaltningen och Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningens behov.

	Upphandling påbörjas under 2022.
Inköp av tyger mm till textilslöjden	Barn- och utbildningsförvaltningen och Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningens behov. Upphandling påbörjas under 2022.
Inköp av övrigt material till kemiundervisning	Barn- och utbildningsförvaltningen och Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningens behov. Upphandling påbörjas under 2022.
Service av luftrenare i slöjdsalar	Barn- och utbildningsförvaltningen och Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningens behov. Upphandling planeras påbörja under 2022.
Service av symaskiner	Barn- och utbildningsförvaltningen och Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningens behov. Upphandling planeras påbörja under 2022.
Service av transportvagnar för mat samt service av vissa köksmaskiner	Barn- och utbildningsförvaltningen, Socialförvaltningens och Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningens behov. Upphandling påbörjas under 2022.
Service av träslöjdssalar inkl. utrustning	Barn- och utbildningsförvaltningen och Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningens behov. Upphandling planeras påbörja under 2022.
Nyckelskåp	Socialförvaltningens behov. Upphandling påbörjas under 2022.
Alkoholmätare	Köps i dagsläget vid nyanskaffning av fordon. Behöver kalibreras en gång per år samt plockas ner vid avslut. Upphandlas under 2024.
Lagningstjänst för kläder	Analys om lämpligt att upphandla genomförs inom ramen för kategoristyrningen
Sinnesstimulerande hjälpmedel	Direktupphandlas tillsvidare pga lågt belopp.
Blommor och jord för utomhusbruk	Kommunövergripande behov. MBF använder parkavtalet. Direktupphandlas tills vidare pga. lågt belopp.
Hjärtstartare	Direktupphandlas tills vidare pga. lågt belopp.
Nutritionspumpar	Direktupphandlas tills vidare pga. lågt belopp.

Avtalskategorisering inom kategorin

Huddinge kommun använder Kraljics matris för kategorisering av avtal.

Utgångspunkten i Kraljics matris är vilken betydelse/pris en specifik inköpskategori har för organisationen (vertikal axel i matrisen) respektive leverantörsmarknadens risk/komplexitet (horisontell axel).

Betydelse för kommunen kan vara ekonomisk och/eller strategisk. Leverantörsmarknadens komplexitet är framför allt beroende av om det finns många leverantörer att välja mellan (låg komplexitet) alternativt få (hög komplexitet).

I kategorin omsättningsvaror är de flesta avtal kategoriserade som Standardavtal.

Dessa avtal tillför icke-kritiska produkter som är lätta att köpa in och som också har en relativt liten effekt på det finansiella resultatet och där produktkvaliteten är standardiserad.

Huvudfokus inom standardavtal är att minska tid och pengar som spenderas på dessa produkter genom produktstandardisering, effektiv orderhantering och leverantörskonsolidering (andel av antalet leverantörer som står för en viss andel av spenden). Det kan handla om att förenkla beställning, bekräftelse, fakturering, hantering, leverantörskontroll och att arbeta smart med förråd och lagerhållning.

1.4. Styrsignaler ‌

Kategoriteamet har identifierat de styrsignaler som har påverkan på kategorin. Styrsignaler kan vara lagar, interna styrsignaler och interna styrdokument. Nedan presenteras de styrsignaler som identifierats.

Lagar, förordningar och direktiv

• Lagen om offentlig upphandling

Kommentar:

- Krav behöver ställas på att de varor eller tjänster som ska användas av en fysisk person ska vara tillgängliga för alla oavsett funktionsnedsättning.

- Krav behöver ställas på hållbara produktionsvillkor.

- Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska utvärderas på någon av följande grunder:

1. bästa förhållandet mellan pris och kvalitet,

2. kostnad, eller

3. pris.

Interna styrdokument

• Mål och budget

Kommentar: Mål och budget (2023) omfattar vissa delar som har påverkan på denna kategori. Kategoriteamet har identifierat att nedan punkter i Mål och budget som behöver beaktas i kategoristyrningsarbetet:

- I Huddinge ska styrningen utgå från de nationella och globala målen för att begränsa den globala uppvärmningen och uppnå Parisavtalet. Huddinge ska gå före i den gröna omställningen, effektivisera energianvändningen, minska utsläpp och gifter i miljön, och främja gröna transporter och resande. s.27

- I Huddinge ska upphandlingar aktivt bidra till ett långsiktigt hållbart samhälle med respekt för arbetstagares rättigheter, klimat- och miljöhänsyn och social inkludering. s.28

- Nämnder och kommunala bolag ska med utgångspunkt i avfallstrappan prioritera minimering och återanvändning före återvinning genom att skapa förutsättningar för cirkulära kretslopp. s. 28

- Kommunstyrelsen ges i uppdrag att tillsammans med berörda nämnder utreda en samlad funktion för kost- och måltidsbespisning för Huddinges samtliga kommunala enheter inom omsorg och skola i syfte att nå högre effektivitet genom minskat matsvinn, effektiviserad driften och ökad upplevd kvalitet. s.15.

• Riktlinjer för upphandling och inköp

Kommentar: Följande skrivning har bäring på denna kategori:

- Elektronisk handel skapar förutsättningar för en effektiv hantering av inköp från beställning till faktura.

Detta skapar utrymme för kostnadsbesparingar i alla led vilket kommer köparen till del i form av lägre priser, minskad administration och högre kvalitet vid beställningar. Elektronisk handel möjliggör också en förbättrad styrning av inköp mot upphandlade ramavtal och ger bättre förutsättningar att följa upp dessa.

Elektronisk handel utgör också ett skydd mot korruption, bluffakturor och oseriösa företag. Huddinge kommuns e-handelssystem ska därför användas för beställningar inom de ramavtalsområden som vid var tid hanteras i systemet.

- Den certifierade beställaren ansvarar för att vara informerad om och tillse att kommunens avtal nyttjas samt för att upphandlingssektionen kontaktas när avtal saknas, för att samråda om lämplig anskaffningsmetod.

Certifierad beställare ska delta vid utbildning och informationsaktiviteter som anordnas av upphandlingssektionen.

Den certifierade beställaren är den som, på uppdrag av budgetansvarig chef, genomför avrop på kommunens ramavtal samt direktupphandlingar för förvaltningens behov.

Den certifierade beställaren ska ta kontakt med upphandlingssektionens Inköpssamordnare innan direktupphandling över 50 000 kr genomförs. Den certifierade beställaren ansvarar för att kommunens riktlinjer för direktupphandling samt upphandlingssektionens instruktioner för detta följs.

Den certifierade beställaren ansvarar för att inköp sker via kommunens e-handelssystem, i de fall beställningsväg finns.

- Upphandling är ett kraftfullt verktyg för att styra att produktion och konsumtion sker på ett hållbart sätt. Verktyget pekas ut i såväl FN:s Agenda 2030 som i nationella mål för miljö, klimat, jämställdhet, diskriminering och arbetsvillkor.

I hållbar upphandling ingår miljö- och sociala aspekter på varor, tjänster och entreprenader som kommunen upphandlar.

Vid varje upphandling ska ett ställningstagande göras i fråga om i vilken utsträckning och omfattning hållbarhetskrav ska tillämpas.

Kraven kan ställas där det bedöms legalt möjligt, strategiskt lämpligt och där de ställda kraven förväntas få positiva effekter för Huddinge kommun och dess omvärld. Hur långtgående krav som ska ställas ska alltid vägas gentemot kostnad och möjlig effekt. Ställningstagandet ska dokumenteras i upphandlingsstrategin för aktuell upphandling.

• Miljöprogrammet 2022–2025

Kommentar: Miljöprogrammet omfattar vissa delar som har påverkan på denna kategori. Kategoriteamet har identifierat att nedan punkter i miljöprogrammet behöver beaktas i kategoristyrningsarbetet:

- Kommunen och dess helägda fastighetsbolag ska minska växthusgasutsläppen från transporter.

- Kommunen och dess helägda fastighetsbolag ska minska

de konsumtionsbaserade utsläppen från varor och produkter inom kommunens verksamheter.

- Kommunen och dess helägda bolag ska fasa ut farliga ämnen och minimera spridningen av miljögifter som kan skada människor och natur.

- Kommunkoncernen arbetar med att minska mängden avfall i kommunen som en geografisk plats genom cirkulära flöden

- Kommunen och dess helägda fastighetsbolag arbetar med att informera och engagera invånare och verksamma i syfte att minska sin miljö- och klimatpåverkan.

• Program för trygghet och säkerhet

Kommentar: programmet omfattar vissa delar som har påverkan på denna kategori. Kategoriteamet har identifierat att nedan punkter i programmet behöver beaktas i kategoristyrningsarbetet:

- Kommunen har ansvar för många olika samhällsviktiga verksamheter som måste fungera i kris och vid höjd beredskap som till exempel renhållning, omsorg om barn, familjer, äldre och personer med funktionsnedsättning med mera.

- En störning eller ett avbrott i försörjningsflödet riskerar att påverka stora delar av samhället som idag präglas av ett beroende av tillgång till bland annat el, it, elektronisk kommunikation och transporter.

- Huddinge kommun delar in arbetet med trygghet och säkerhet i fem ansvarsområden; 1. Trygghetsskapande och brottsförebyggande arbete,

2. Skydd mot olyckor, 3 Krisberedskap, 4 Civilt försvar och 5. Internt skydds- och säkerhetsarbete.

- 3 Krisberedskap

En kris är en oväntad och allvarlig händelse som drabbar många människor och stora delar av samhället och som hotar grund läg- gande värden och funktioner. Kriser kan inte hanteras med normala resurser och den vanliga organisationen, utan den kräver samordnade åtgärder från flera aktörer.

1.5. Organisatoriska förutsättningar ‌

E-handel

Kommunen beslutade 2008 att införa e-handel i syfte att skapa en effektiv och ändamålsenlig inköpsprocess.

En förutsättning för att skapa effektiva och ändamålsenliga inköpsprocesser är att samtliga avtal inom kategorin har en beställningsväg samt att inköp genomförs via systemet. Genom att beställningar genomförs genom e-handelssystemet säkerställs även att beställningen alltid kontrolleras av överordnad, den s k två-stegsprincipen, vilket är en säkerhet mot bland annat mutor och korruption.

Beställning via systemet kan ske på fem olika sätt:

• Formulär – lämpligt för exempelvis tjänster som kräver en offert eller produkter som inte finns inlagda i e-handelssystemet eller produkter som har fast pris men olika varianter eller återkommande kostnader.

• Prislista med egenhanterad katalog – kommunen läser själva in en prislista i e-handelssystemet. Denna beställningsväg är lämplig om det är ett mindre antal produkter i avtalskatalogen.

• Prislista som hanteras av leverantörerna (pricat) – leverantören xxxxxx själv upp en katalog som godkänns av ansvarig upphandlare. Denna beställningsväg är lämplig om det är många produkter i avtalskatalogen.

• Punch-out – integration mellan leverantörens webshop och e- handelssystemet. Denna beställningsväg är lämplig om det är stora produktkataloger som kräver många bilder och mycket specifikation samt sammanlänkningar till andra produkter/relaterade produkter.

• Abonnemang – Denna beställningsväg är lämplig om det är ett stort flöde av återkommande fakturor, exempelvis lokalhyror, mobiltelefonabonnemang eller elkostnader.

I dagsläget är andelen fakturor med order eller abonnemangsmatch ca 70 % och bara ca 10 % av kommunens totala upphandlingsbara spend hanteras i e- handelssystemet.

Inom kategorin omsättningsvaror är systemanvändningen högre, 60 % av kategorins totala spend går där genom e-handelssystemet och för de avtal där det finns en beställningsväg hanteras74% av spenden via e-handelssystemet. Av kommunens 20 avtal inom kategorin är det fyra som inte har en beställningsväg (entrémattor, tekniska hjälpmedel, vaccin och vägmärken).

Certifierade beställare

Genom att utbilda beställare skapas bättre förutsättningar för avtalstrohet mot ingångna avtal, vilket ger kvalitetssäkrade inköp samt leder till besparingar. Det ger också större möjligheter att styra mot hållbara alternativ, ökad effektivitet vid inköpen, skydd mot korruption och blufföretag samt, ett nätverk för kunskapsspridning och kompetensutveckling.

Den certifierade beställaren är den som, på uppdrag av budgetansvarig chef, genomför avrop på kommunens ramavtal samt direktupphandlingar för förvaltningens behov. Anställda blir certifierade först efter att de blivit utsedda av budgetansvarig chef samt genomgått en e-utbildning.

Kommunen har runt 900 certifierade beställare.

Kategorigruppen har identifierat följande utvecklingspotentialer för certifierade beställare:

• Kontinuerlig kompetensutveckling samt mer djupgående utbildning inom vissa specifika områden.

• Vidareutbilda en liten grupp som får spetskompetens i verksamheten, som kan stödja övriga certifierade beställare.

• Uppföljning av felaktiga inköp.

1.6. Samordnad varudistribution ‌

Huddinge kommun ingår sedan 2015 i samarbetet ”samordnad varudistribution” (SVD) med 7 andra kommuner på Södertörn (Botkyrka, Haninge, Nykvarn, Nynäshamn, Salem, Nacka och Tyresö.).

Vid kommunalt samordnad varudistribution lämnar varuleverantörer sina varor vid en distributionscentral för gemensam transport sista sträckan till kommunens mottagare.

Nyttorna med samordnad varudistribution förutsätts vara:

• CO2-utsläpp

Genom ökad transporteffektivitet, högre fyllnadsgrad och kortare körsträcka är målet att minska miljöpåverkan. Möjligheten att ställa krav på fordon och drivmedel kan även bidra till minskad miljöpåverkan

• Trafiksituation

Färre fordon och leveranser kan bidra till minskad trängselproblematik › Lokala leverantörer. Kommunal distribution möjliggör för lokala varuleverantörer utan egen distributionskapacitet att delta i upphandlingar. Det bidrar till att utveckla det lokala näringslivet.

• Ekonomiska effekter

Målet är att minska varupriser och de totala transportkostnaderna

Deloittes Ab publicerade 2020 en analys av kommunalt samordnad varudistribution2.

Nedan presenteras de viktigaste slutsatserna som lyfts i Deloittes analys:

• de samhällsekonomiska vinsterna med samordningsprojektet visar sig i dagsläget vara små jämfört med de ökade projektkostnaderna som det medfört.

• Södertörnskommunerna har genom kommunalt samordnad varudistribution reducerat mängden fossilt CO2 med 73%, motsvarande 1000 ton CO2.

• Kommuner som har infört kommunalt samordnad varudistribution uttrycker minskad trafik och leveranser till enheterna som en av de främsta nyttorna. Kommunerna har dock haft svårt att mäta och kartlägga vilken effekt kommunalt samordnad varudistribution får på hela transportsystemet.

• Kommunerna som har infört kommunal samordnad varudistribution uttrycker att det har lett till ökad trafiksäkerhet, framförallt lokalt runt omkring de mottagande enheterna Trafiksäkerhetsvinster som har erhållits i Södertörns kommuner under perioden 2014–2017 uppskattas till cirka 38 000 kronor per år. Det är ett relativt litet belopp, vilket beror på att antalet reducerade fordonskilometer är litet.

• Ett av målen med kommunal samordnad varudistribution är att det ska bli enklare och billigare för lokala leverantörer att bli leverantörer till kommunerna. Enligt utredningen råder det inte någon skillnad i antalet lokala leverantörer före och efter kommunal samordnad varudistribution.

• Sett till den totala kostnaden har kommunalt samordnad varudistribution lett till en fördyrning för flertalet kommuner. Det handlar främst om att kommuner inte lyckats förhandla ner varupriserna samt en ökad administration både i den kommunalt samordnade varudistributionen och hos varuleverantörer. I dagsläget har Huddinge kommun sammanlagt 14 leverantörer som är anslutna till SVD. Sammanlagt kördes 2 930 098 kg gods i Huddinge kommun inom ramen för samordningen 2021.

2. MARKNADS- OCH OMVÄRLDSANALYS‌

2.1. Leverantörer inom kategorin ‌

2 xxxxx://xxx.xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/Xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxx-Xxxxxxxx-xxxx-0000.xxx

Utav kategorins 327 leverantörer står 10 av dessa för 74 % av den totala spenden inom kategorin. Svansen inom kategorin, dvs. sällanköpsleverantörer med låg spend, är lång.

Nedan bild visar total spend per leverantör samt för kommunens topp 80 leverantörer.

Nedan är kategorins nuvarande tio-topp leverantörer.

1. Lyreco (13 mkr)

Största leverantören inom kategorin är Lyreco Advantage Sweden AB. Lyreco har avtal med kommunen för kopieringspapper, barnblöjor, kontor- och skolmaterial.

Kommunen har även avtal med Lyreco Advantage Sweden AB för rengöringsmedel och datortillbehör som tillhör en annan kategori men har i denna kategori inte särredovisats.

Lyreco-koncernen är ledande i Europa och världens tredje största distributör av produkter och tjänster för arbetsplatser och bildades 1926. 2021 köpte Lyreco Advantage Sweden AB upp Staples Solutions. Lyreco Advantage Sweden AB har 500 anställda, 30 000 produkter i lager samt 11 butiker.

2. OneMed (8,8 mkr)

OneMed är ensam leverantör åt kommunen för sjukvårds- och förbrukningsartiklar och har även ramavtal med kommunen för inkontinensprodukter.

OneMed har ca 50 000 produkter i lager för hälso- och sjukvårdens behov av förbrukningsmaterial och utrustning. OneMed har ca 350 anställda.

(Kommunen har även ramavtal med Abena AB, Heinex AB, Mediq Sverige AB, Onemed och Sanicare AB för inkontinensprodukter.)

3. ABA Skol AB (6 mkr)

ABA Skol AB är en av leverantörerna som har ramavtal med kommunen för Lekmaterial (Inne- och utelek, pedagogiska läromedel, hobbymaterial, lekmöbler samt lekmattor). XXX Xxxx har dessutom avtal med kommunen för möbler inom skola, möbler omfattas av kategorin FM.

ABA skol är ren av de ledande leverantörerna av materialtill förskola, skolor och fritidshem. Förtaget bildades 1942, har 50 anställda och har ca 16 000 artiklar i sortimentet.

4. Lekolar (5,9 mkr)

Lekolar har avtal med kommunen för Lekmaterial (lekmöbler och lekmattor, hobbymaterial, barnvagnar och cyklar, pedagogiska hjälpmedel, lekmaterial för inne -och utelek). Lekolar har även de avtal med kommunen för möbler inom skola, möbler omfattas av kategorin FM.

5. Unisport, fd. Rantzow Sport (1,3 mkr)

Unisport AB är kategorins femte största leverantör. Unisport har köpt upp Rantzow Sport. Kommunen har avtal med Unisport för idrottsredskap.

Unisport säljer produkter till idrottsanläggningar och aktivitetsytor. För idrottsredskap har kommunen även ramavtal med Kontroll Gymnastik, Montage i Hultsfred AB, Nordic Spots AB och Sport och Fritidsgrossisten I Sverige AB.

6. Woody Bygghandel Stockholm Syd (1 mkr)

Xxxxx Xxxxxxxxxx Stockholm Syd AB har avtal med kommunen för Byggmaterial och järnhandelsvaror.

Woody Bygghandel är en bygghandel som består av 80 anläggningar runt om i Sverige.

7. Elgiganten (1 mkr)

Elgiganten har avtal med kommunen för småel och hushållsapparater.

8. Hands-On Science (0,7mkr)

Förutom ABA skol och Lekolar har kommunen även avtal med Hands-On Science för lekmaterial. Hands-On Science har enbart avtal inom delområde Pedagogiska hjälpmedel.

9. Textilhuset (0,6 mkr)

Textilhuset Swelogent Handelsbolag säljer textil, sybehör och garn. Förtaget har inte avtal med kommunen. Upphandling av material till syslöjd pågår och förväntas vara klar under 2022.

10. Holgers Stugmaterial (0,6 mkr)

Holgers Stugmaterial Aktiebolag har avtal med kommunen för träslöjdsvirke.

2.2. Osäker marknad ‌

Vi har under 2022 sett prisökningar på varor inom kategorin. Priser på plast, järn, stål, koppar, kartonger och virke har ökat markant. Höga priser på el och drivmedel gör att inflationen ökat under första halvåret 2022. Inflationstakten enligt

KPIF (Konsumentprisindex med fast ränta), det vill säga förändringen från samma månad föregående år, var 9,0 procent i augusti 2022.3

2.3. Prisjustering ‌

Den grundläggande tanken med att använda index för reglering av avtal, är att fördela risken för prisförändringar mellan köpare och säljare. Med rätt valt index samt en tydligt utformad klausul för prisjustering, finns goda förutsättningar att underlätta avtalsrelationen. Index är en serie tal som visar en relativ förändring över tid i förhållande till en bestämd referenspunkt för till exempel priser, kostnader eller annat mätvärde. En indexserie består alltid av en bas där Index=100, där basen kan avse till exempel en enskild månad eller ett helår.4

Viktigt att lyfta i sammanhanget är att indexreglering kan ske utifrån kostnadssidan eller utifrån priser på färdiga produkter; kostnadsindex och prisindex.

Kostnadsindex speglar utvecklingen av leverantörens tillverkningskostnader. Dessa kostnader är svåra att påverka och omfattar exempelvis löner, energi, hyra eller insatsvaror. Prisindex speglar prisutvecklingen på produkter i allmän mening, exempelvis kostnadsökningar till följd av hög efterfrågan.

Det är viktigt att index väljs med omsorg och att ställa sig frågan om det är kostnad eller pris som ska styra. Frågor som kan vara vägledande i val av index kan exempelvis vara; vem är leverantören? inom vilken bransch verkar leverantören?

Är leverantören en tillverkare eller återförsäljare? Handlar leverantören på den inhemska marknaden eller importerar leverantören sina varor?

I kategorins avtal förekommer olika typer av indexregleringar, vanligast förekommande är KPI.

KPI -korgen baseras (2022) på prisutvecklingen inom olika varu-och tjänstemarknader (huvudgrupper); boende (24,1%), transport (13,3%), rekreation och kultur (12,7%), diverse varor och tjänster (7,5 %), livsmedel och alkoholfria dricker (14,3%), inventarier och hushållsvaror (7,1%), restauranger och logi (5,9%), kläder och skor (4%), alkoholhaltiga dricker (3,9%), hälso- och sjukvård (3,9%), post- och telekommunikationer (3,2%) och utbildning (0,3%). KPI är det vanligaste måttet för kompensations- och inflationsberäkningar i Sverige.5

Kommunen har även i några avtal en prisjusteringsklausul som går ut på en förhandling mellan kommunen och leverantören, antingen genom att leverantören ska visa på ett lämpligt index eller att prisdiskussion ska ske. Dessa prisjusteringsklausuler finns främst i samordnade avtal där annan upphandlande myndighet genomfört upphandlingen.

Det är viktigt att välja rätt index för att skapa transparens i förhandling, följa avtalsområdets prisutveckling samt för att kunna ta del av ev. prissänkningar om priset går ner. Beroende på vad som upphandlas kan det vara lämpligt att välja ett

3 xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxx-xxxx/xxxxxx-xxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx- kpi/pong/statistiknyhet/konsumentprisindex-kpi-augusti-2022/

4 xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxx-xxxxxxxx/xxxx-xxxxx-xxxxx/xxx-xxxxxxx-xxxxx-x-xxxxx/

5 xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxxxxx-x-xxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxx/xxx/

specifikt Indextal för huvudgrupper6 alternativt för Grupper och Produktgrupper/Tjänster inom KPI-korgen7.

Andra index som kan vara tillämpliga inom kategorin8:

• Producentprisindex (PPI) mäter prisutvecklingen för produkter producerade av svenska företag, totalt och för olika produktgrupper.

• Importprisindex (IMPI) mäter prisutvecklingen för till Sverige importerade produkter, totalt och för olika produktgrupper.

• Exportprisindex (EXPI) mäter prisutvecklingen för exporterade produkter producerade av svenska företag, totalt och för olika produktgrupper.

• Hemmamarknadsindex (HMPI) mäter prisutvecklingen för av svenska företag producerade produkter för försäljning i Sverige, totalt och för olika produktgrupper.

• Prisindex för inhemsk tillgång (ITPI) mäter prisutvecklingen för produkter som förbrukas inom Sverige, totalt och för olika produktgrupper.

2.4. Beredskap ‌

Kommunerna har en viktig roll i samhällets krisberedskap. Ju bättre kommunerna är på att hantera en kris, desto bättre blir hela samhället på krishantering.

Kommunerna är ansvariga för verksamhet som måste fungera även under kriser, exempelvis äldreomsorg, vattenförsörjning, fjärrvärme, räddningstjänst och skola.

Enligt Lagen om kommuners och regioner åtgärder inför och vid extraordinära händelser och höjd beredskap måste kommuner och regioner planera för hur de ska kunna minska risken för att något drabbar verksamheten, men också för att kunna hantera allvarliga störningar i verksamheten.

Kommunen är skyldig att ta fram en särskild plan för hur man ska agera och hantera en allvarlig störning i den kommunala verksamheten, en risk- och sårbarhetsanalys.9 Kommunen har en skyldighet att identifiera prioriterade åtaganden och kritiska beroenden. Inom ramen för kategoristyrningsarbetet för omsättningsvaror handlar det om att identifiera försörjningskedjor som är kritiska för samhällsviktig verksamhet.

Ett riktmärke är att individuella verksamheter (exempelvis, förskola, äldreboende) ska klara sig utan extern hjälp i ett dygn.

På kommunnivå ska kommunen säkerställa att verksamheterna klarar 7 dygn utan extern hjälp.

Detta ställer krav på att kommunen skapar redundans, genom att exempelvis hålla lager på verksamhetskritiska produkter, arbeta med second source (dvs. säkerställa att kommunen alltid har en leverantör i backup om den ordinarie inte kan leverera)

6 xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxx-xxxx/xxxxxx-xxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxx/xxxx/xxxxxx- och-diagram/konsumentprisindex-kpi/kpi-huvudgrupper-man/ 7xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxx.xxxx.xxx/xx/xxxx.xxxx?xxxxxxxxx%0X%0X%0Xxxx.xxx.xx%0Xxxxxxxxxxxxxx%0X0x000x00x0x00x0000x000x00x a137a7%2Fkpi-indextal-for-produktgrupper-enligt-coicop-2022m08.xlsx&wdOrigin=BROWSELINK

8 xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxx-xxxxxxxx/xxxx-xxxxx-xxxxx/

9 xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/x xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx/

eller genom att arbeta med att säkerställa att leverantören har robusta underleverantörsled.

2.5. Sanktioner mot Ryssland10 11‌

Rysslands invasionskrig mot Ukraina har fått västvärlden att införa ett stort antal ingripande ekonomiska sanktioner mot Ryssland och även mot Belarus.

Sanktionerna innebär förenklat och i korthet följande:

• Offentliga kontrakt får inte tilldelas ryska företag från och med den 9 april 2022. Redan ingångna kontrakt med sådana företag får inte fullgöras från och med den 11 oktober 2022. Detta gäller även avrop från ramavtal – men inte ingående av själva ramavtalet.

• Det finns ett förbud mot att köpa, importera och transportera vissa varor och tjänster från Ryssland och Belarus.

• Betalningar får inte göras till vissa individer som räknas upp i förordningarna. Detta gäller även ersättningar inom ramen för kontrakt som ingåtts i upphandlingar.

Vad gäller samtliga sanktioner gäller att inga krav får beviljas i samband med avtal som träffas av sanktionerna, till exempel skadestånd. Det finns ett generellt förbud mot att avsiktligt vidta åtgärder som syftar till att kringgå sanktionerna.

Överträdelser av sanktionerna är straffbelagda, men överträdelser ska inte medföra något ansvar om de vidtagits i god tro.

EU har antagit flera stora paket med restriktiva åtgärder (sanktioner) mot både Ryssland och Belarus. Sanktionerna är ett svar på Rysslands krig mot Ukraina, ett krig som aktivt stöds av Belarus.

Sanktionerna mot Ryssland syftar till att

• undergräva Kremls förmåga att finansiera kriget

• påföra tydliga ekonomiska och politiska kostnader för de personer i Rysslands politiska elit som är ansvariga för invasionen

• minska landets ekonomiska bas.

Mot bakgrund av Belarus stöd till den ryska invasionen har EU även antagit sanktioner mot Belarus.

Sanktionerna har genomförts genom EU-förordningar som är direkt tillämpliga i svensk nationell rätt. Sanktionsförordningarna har ändrats vid flera tillfällen. De uppdaterade (”konsoliderade”) versionerna av respektive förordning är dock inte de officiella rättsakterna, utan de består av de ursprungliga förordningarna samt alla efterkommande förordningar som ändrar i dessa. Överträdelser av förbud i någon av sanktionsförordningarna är straffbara enligt en särskild lag.

Exempel på varor och tjänster som ofta importeras från Ryssland och som omfattas av inportförbud:

• järn- och stålprodukter, bland annat:

10 xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/

11 xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/

- olika typer av plåt

- armeringsjärn

- rör

• varor som genererar betydande intäkter för Ryssland, bland annat:

- kaviar

- olika typer av cement och varor av cement, betong eller konstgjord sten

- kaliumklorid

- olika typer av gödselmedel

- däck av gummi

- trä och varor av trä

- massa av trä

- flytglas, planglas, säkerhetsglas och behållare av glas

- glasfiber

- silver

- bly

• kol och andra fasta fossila bränslen

• råolja och petroleumprodukter

• guldsmycken och guld- och silversmedsvaror av guld.

2.6. Livscykelkostnad ‌

Att beräkna livscykelkostnader (LCC) är ett sätt att inkludera långsiktiga effekter i ett inköpsbeslut. Genom att ta hänsyn till livscykelkostnader kan den offentliga affären bli en ekonomiskt och miljömässig hållbar investering.

LCC handlar om att ta hänsyn till alla kostnader som kan uppstå under en varas eller tjänsts hela nyttjandetid, från inköp till avveckling eller avfall.

En organisation kan beräkna och använda sig av livscykelkostnader för att utvärdera investeringar över tid och jämföra olika alternativ. Det handlar till stor del om att välja den vara eller tjänst som ger mest värde baserat på totalkostnaden. Att bara utgå från inköpspris kan ge en missvisande bild av den faktiska kostnaden. På så vis främjar LCC en hållbar användning av skattemedel.

En LCC är således en grund för organisationens finansiella beslut. Om en LCC utvecklas till att även inkludera externa effekter exempelvis samhällets kostnader för utsläpp av hälsofarliga partiklar, kan den anses vara en ekonomisk-LCA.

Fördelar med LCC:

• Ger en ökad medvetenhet för hela den upphandlande organisationen, inklusive beslutsfattare, om affärens totala kostnad och lämpar sig som beslutsunderlag.

• Ger ökad medvetenhet kring vilka resurser som krävs för att göra en god affär, inklusive uppföljning och avtalsförvaltning.

• Kan identifiera vad som är kostnadsdrivande och ger bättre förutsägbarhet gällande ekonomi och förbrukning av resurser på längre sikt.

• Kan öka samarbetet och dialogen i den egna organisationen.

• Kan öka marknadskunskapen och kan bidra till organisationens

måluppfyllelse.

Fallgropar:

• Det kan vara svårt att tydligt identifiera vad som ingår i de olika kostnadsparametrarna. Det finns risk att kostnader räknas dubbelt eller räknas på ett felaktigt sätt.

• Det finns en risk att kalkylen blir alltför optimistisk och då kan det vara svårt att förutse framtida kostnader. Det är viktigt att göra en känslighetsanalys för att förstå vad som händer om någon parameter ändras väsentligt.

• Det finns en risk att det som framkommer i behovsanalysen inte speglas i det verkliga anbudet eftersom exempelvis kostnadsindikationen från leverantören kan vara baserad på projekterad försäljning (som kan vara alltför optimistisk).

De upphandlingslagar som trädde i kraft 1 januari 2017 förtydligade möjligheterna att använda sig av livscykelkostnader. Det gjordes bland annat genom att införa begreppet ”kostnad” som en utvärderingsgrund för att avgöra vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga.

Genom att använda sig av LCC går man bort från ett ”lägsta pris-tänk” vid upphandling och fokuserar i stället på lägsta kostnad. Upphandlingen kan i bästa fall även leda till så kallade ”win-win”-situationer där både ekonomi och miljö premieras.12

2.7. Cirkulär ekonomi ‌

Dåvarande regering tog 2020 fram en nationell strategi för omställningen i Sverige till en cirkulär ekonomi. Där uttrycks att omställningen till en cirkulär ekonomi ska bidra till att nå miljö- och klimatmålen samt de globala målen i Agenda 2030.

Strategin13 beskriver att ”omställningen till en cirkulär ekonomi har en stor potential att minska resursanvändningen och därmed begränsa klimat- och miljöpåverkan. Genom företagande och innovation, baserat på cirkulära materialflöden och affärsmodeller, kan utvecklingen av en resurseffektiv, giftfri, cirkulär och biobaserad ekonomi stärkas i hela landet.”

En viktig utgångspunkt i omställningen till en cirkulär ekonomi är att detta innebär en förändring och förnyelse i samhället. Xxxxxxxxx beskriver att nyckeln till en välfungerande cirkulär ekonomi är innovation längs hela värdekedjan och framgångsrika affärsmodeller i näringslivet. Det svenska näringslivet har länge arbetat med resurseffektivitet och är drivande i utvecklingen. För många företag ligger potentialen i den cirkulära ekonomin i ökad konkurrenskraft genom en

12 xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxx/xxx-xxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxx/

13xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/0x0xxx/xxxxxxxxxxxxx/000x0xx0000000xxx0xxx000x0xx0000/000000_xx_xxxx.xxx

säkrad råvarutillgång, ökad resurseffektivitet, riskminimering, minskad klimatbelastning, innovationsförmåga, digitalisering samt ökad omsättning.

Strategin har tagit fram fyra fokusområden för vägen framåt i omställningen. Dessa är:

1. Cirkulär ekonomi genom hållbar produktion och produktdesign

2. Cirkulär ekonomi genom hållbara sätt att konsumera och använda material, produkter och tjänster

3. Cirkulär ekonomi genom giftfria och cirkulära kretslopp

4. Cirkulär ekonomi som drivkraft för näringsliv och andra aktörer genom åtgärder som främjar innovation och cirkulära affärsmodeller.

Offentlig sektor beskrivs i strategin som en central aktör i omställningen som kan bidra genom den offentliga upphandlingen samt vara aktiva parter och behovsägare i innovationsprojekt och i samarbeten där utveckling av nya lösningar sker.

I omställningen till ett cirkulär ekonomi har strategin identifierat några prioriterade strömmar av materialflöden. En av strömmarna är plast. Vi har idag en ohållbar användning av plast. Detta innebär att vi behöver minska användningen av plast samt att produkter behöver designas på ett sätt så att plasten går att återvinna.

En annan ström av materialflöden är möjligheten till förnybara och biobaserade råvaror. Strategin framhåller att Sverige idag har god tillgång till förnybara resurser. Biobaserade produkter kan ersätta fossila alternativ i många tillämpningar, bland annat gällande plastmaterial.

2.8. Textiliernas livscykel ‌

Vi står inför en gemensam och global utmaning i form av ett alltmer växande textilberg. Varje år nyproduceras runt 70 miljoner ton textilfibrer i världen.14 Globalt sett står klädproduktionen för 4-8% av alla utsläpp av växthusgaser. Av detta sker 74% innan plagget säljs – under produktionen av råvaror, färgning, sömnad och transport.15 Konsumentpåverkan uppgår till 22% av den totala miljöpåverkan och det mesta orsakas av resor till och från butiken. 16

Det finns inte i dagsläget någon storskalig och hållbar metod för att återvinna textilfibrer till nya.

Ett klädesplagg har en livscykel som förenklat omfattar fyra steg:

• Framtagande av råmaterial d.v.s. själva textilfibern

• Tillverkning av plagget

• Användning av plagg

• Och slutligen återanvändning/avfallshantering/återvinning

Hållbara råmaterial

14 xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx/

15 xxxxx://xxxxxxxxx.xx/xxx- design/sites/default/files/fichiers/Measuring%20Fashion%20Environmental%20Impact%20of%20the%20Global%20Apparel%20and%20 Footwear%20Industries%20Study.pdf?msclkid=9bf5a2efb18e11ecb10f1582ee7dc2dd

16 xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/000000

Av totalt 70 miljoner ton nyproducerade textilfibrer årligen är ca 60 % syntetiska fibrer. Bomull står för ca 30 % (ekologisk bomull 0,8 %). Ca 5 % är regenererad cellulosa samt cellulosabaserade stamfibrer. Enbart 2 % av världsproduktionen består av ull och andra djurfibrer. Även om naturfiber som bomull anses som naturligt och bra är bomullen är extremt resurskrävande – även den ekologiska. Vad som blir ett hållbart plagg avgörs delvis av framtagningsprocessen men även i steget efter.

Hållbar tillverkning

Utöver råvaran omfattar textiltillverkningen sedan ytterligare steg: garnspinning, vävning/stickning, färgning och beredning, tryck och sömnad. Ser man på hela livscykeln spelar även transporterna en viktig roll i detta steg.

Hållbar användning

Textilproduktion beräknas orsaka ungefär 20% av de globala vattenföroreningarna. Det bästa sättet att minska mängden naturresurser som behövs för klädproduktion är att producera mindre kläder och att använda våra kläder längre innan vi kasserar

dem.17

Man brukar säga att den bästa (mest hållbara) textilien är den som används många gånger. I Sverige används ett plagg i genomsnitt 2,2 år. 18

Hållbar återanvändning

Det är vanligt idag att kläder och andra textilier som inte längre används skänks till olika organisationer för återanvändning. Textilier som lämnas in till secondhandbutik sorteras och återsäljs i samma butik eller transporteras vidare till någon uppsamlingspunkt i Sverige för vidare transport till samarbetspartner (d.v.s. sorteringsbolag) utomlands.

Textilier som är för utslitna för återanvändning säljs istället till olika industrier för

x.x. xxxxxxxxxxx återvinning (som putstrasor, isoleringsmaterial, stoppning, osv.)

Hållbar avfallshantering

Till slut hamnar alla textilier, även de återanvända, i ett sista skede – slutlig avfallshantering eller fiberåtervinning. I dagsläget sker ännu ingen återvinning av textilfibrerna utan textilier som slängs i privata hushållssopor eller kasseras av tvätterier och andra företag, samlas upp och transporteras sedan vidare till kommunala värmeverk för förbränning. Textilierna omvandlas därmed till fjärrvärme/kyla, men går sedan förlorade ur kretsloppet.

Hållbar återvinning

Fiberåtervinning ur kläder och andra textilier tillämpas i växande utsträckning globalt, i form av mekanisk återvinning av bomull och ull, samt kemisk återvinning av polyestermaterial. Dock sker inte, varken i Sverige eller internationellt,

någon storskalig återvinning av bomull från uttjänta kläder och andra textilier ännu.

17 xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxx/xx/xxxxxxxxx/xxxxxxx/00000000XXX00000/xxx-xxxxxx-xx-xxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxx-xxxxx-xx-xxx- environment-infographic

18 xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx/

Document Metadata

Table of Contents

NULÄGESANALYS

Document Metadata