GDPR, VägNu AB, VägFas och våra kunder..

GDPR, VägNu AB, VägFas och våra kunder..

GDPR ställer krav på oss som leverantörer och på er som användare av VägFas.

I och med införandet av godkännandet av våra licens-, användar- och underhållsavtal, har ni i dag ett avtal som vi menar är så förberett för GDPR som möjligt. Det kanske kommer att behövas ändringar, i så fall återkommer vi..

Vi arbetar nu med att så långt möjligt hjälpa er, våra kunder, att göra det enklare att följa GDPR.

Följande kommer att införas eller har redan införts i VägFas:

1) Vi inför en godkännande-ruta för avtalen. Vi lagrar vem som godkände avtalet och när. Uppgifterna tas bort helt från VägNu AB's register om avtalet skulle upphöra eller sägas upp. Klart.

2) Vi inför en godkännande-ruta för varje administratör som skapar sitt första konto. Vi sparar personens namn och ID (e-postadress) och lösenordet i krypterad form i VägFas, så länge personen är administratör i VägFas. Därefter raderas denna information helt. e-postadressen till personen används också för statusmeddelanden från VägFas då personen arbetar i VägFas. T.ex. för orderbekräftelser för fjärrprint, leveransmeddelanden och felmeddelanden. Klart.

3) Vi inför en godkännande-ruta även för personer som startar ett demokonto på samma sätt som

2) ovan. Klart.

4 Vi inför en markering i "Medlemsfastigheter"-"Ägardetaljer" där ni kan markera att en viss person godkänt lagring av sin e-postadress i VägFas. Naturligtvis är denna kolumn sorterbar. VägFas kommer att notifiera om e-postadressernas lagring i VägFas är godkänd av e-postadress- innehavaren, innan utskick kan ske via e-post till dessa personer. Klart.

5) Vi inför en möjlighet för alla ägare att markera sitt godkännade av lagring och användning av e- postadresserna i VägFas på 'Ägarinloggningssidorna'. Har föreningen genom t.ex. utskick fått ett skriftligt godkännande från en person av lagringen, kommer detta att synas på 'Ägarinloggningssidan' om föreningen registrerat detta direkt i VägFas och v.v. Klart.

6) I och med att 'Ägarinloggning' finns i VägFas som standard, kan ni alltid visa era fastighetsägare vilka personuppgifter som ni lagrar i VägFas. Ni slipper alltså skicka ut detta separat till de ägare som undrar. Klart.

7) Vi inför en dataskyddspolicy som ligger på vår hemsida och under "Hjälp"-"Dokument". Klart

7) Vi kommer succesivt att utöka funktionerna in VägFas, som vi anser kan hjälpa er, att följa GDPR. Pågår.

VägNu AB tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga underleverantörer där detta är nödvändigt.

Föreningarna måste:

Hantera alla inloggningsuppgifter till VägFas som värdehandlingar och med diskretion. Användar-ID och lösenord får absolut inte delas mellan två personer. Det är ett avtalsbrott som leder till omedelbar uppsägning av avtalet och ev. skadeståndskrav från både VägNu AB och Lantmäteriet.

Information ur VägFas får under inga förhållanden delges någon annan förening eller juridisk person som inte samtidigt är lagfaren ägare till en fastighet eller förättad byggnad/förrättat objekt i er förening.

Ni får inte publicera er debiteringslängd på en öppen xxxx som alla kan komma åt. Det går bra att publicera den på en sluten area på en webb-plats t.ex. Vi inför möjlighet till webbsidor i VägFas under Q2 2018. Webbsidan kommer att debiteras separat.

Ni måste löpande ta bort alla uppgifter om tidigare ägare till fastigheter om ni inte av någon anledning måste ha kvar dessa uppgifter. T.ex. p.g.a. obetalda fakturor eller andra förvaltningsrelaterade orsaker.

Vi rekomenderar er att läsa Riksförbundet Enskilda Vägars (REV) lilla skrift om GDPR: Dataskyddsförordningen - Riktlinjer för enskilda väghållare!