KOL- OCH STÅLFORSKNINGSFONDEN – BIDRAGSAVTAL

XXXXXX XXX – FORMULÄR D – KRAVSPECIFIKATIONER FÖR REVISIONSINTYG

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

KRAVSPECIFIKATIONER FÖR EN OBEROENDE RAPPORT OM DE FAKTISKA RESULTATEN RÖRANDE DE KOSTNADER FÖR VILKA ERSÄTTNING BEGÄRS ENLIGT ETT BIDRAGSAVTAL SOM FINANSIERAS INOM RAMEN FÖR KOL- OCH STÅLFORSKNINGSFONDEN

OBEROENDE RAPPORT OM FAKTISKA IAKTTAGELSER I FRÅGA OM DEKLARERADE KOSTNADER ENLIGT ETT BIDRAGSAVTAL SOM FINANSIERAS INOM RAMEN FÖR PROGRAMMET FÖR KOL- OCH STÅLFORSKNINGSFONDEN

Förhandsinstruktioner

I princip ska intygen över redovisningarna bestå av tre separata dokument som ingår i denna bilaga VII (formulär D):

• En förteckning över de minimivillkor (avsnitten 1.1 till 1.8) som enligt kommissionens krav ska ingå i uppdragsavtalet mellan bidragsmottagaren och revisorn.

Uppdragsavtalet ska vara daterat och undertecknat av båda parter.

• Revisorns rapport om de faktiska resultaten (avsnitt 1.9) som ska utföras med revisorns brevhuvud och dateras, stämplas och undertecknas av revisorn (eller behörig tjänsteman).

• En detaljerad redogörelse (tabell i bilaga VII – formulär D) med de rutiner som revisorn ska tillämpa och de resultat som förväntas. Denna tabell ska dateras, stämplas och undertecknas av revisorn (eller behörig tjänsteman) när uppgiften är slutförd.

Notera att bidragsmottagarens redovisningar (bilaga VI – formulär C) ska undertecknas av bidragsmottagaren och bifogas rapporten om de faktiska resultaten. Formuläret ska stämplas av revisorn om de sammanlagda projektkostnaderna inte anges i revisionsintyget.

Kravspecifikationer för en oberoende rapport om de faktiska resultaten rörande de kostnader för vilka ersättning begärs enligt ett bidragsavtal som finansieras inom ramen för kol- och stålforskningsfonden

Nedan anges kravspecifikationer för hur <bidragsmottagarens namn>, nedan kallad bidragsmottagaren, ska uppdra åt <revisionsbyråns namn>, nedan kallad revisorn, att utarbeta en oberoende rapport om de gjorda iakttagelserna avseende en ekonomisk rapport1 som sammanställts av bidragsmottagaren och avge rapport i samband med ett bidragsavtal, finansierat av Europeiska unionen, inom ramen för kol- och stålforskningsfonden avseende <bidragsavtalets rubrik och nummer> (nedan kallat bidragsavtalet). Med ”Europeiska kommissionen” avses i dessa kravspecifikationer kommissionen i egenskap av bidragsmottagarens avtalspart i bidragsavtalet. Europeiska unionen är inte part i detta uppdrag.

1.1. Parternas ansvar för uppdraget

Med ”bidragsmottagaren” avses den rättsliga enhet som mottar bidraget och som har undertecknat bidragsavtalet med Europeiska kommissionen.2

• Bidragsmottagaren ansvarar för att sammanställa en redovisning för den aktivitet som finansieras genom bidragsavtalet i enlighet med sådana avtal och överlämna denna till revisorn, och för att se till att denna redovisning överensstämmer med bidragsmottagarens redovisnings- och bokföringssystem och underliggande räkenskaper och register. Utan hinder av de rutiner som ska tillämpas ansvarar bidragsmottagaren alltid för att redovisningen är korrekt.

• Bidragsmottagaren ansvarar för de faktaredogörelser som gör det möjligt för revisorn att tillämpa de överenskomna rutinerna och ska ge revisorn en skriftlig bekräftelse som styrker dessa redogörelser, där datum och den period som redogörelserna omfattar framgår tydligt.

• Bidragsmottagaren godkänner att revisorns möjligheter att tillämpa de rutiner som krävs enligt detta uppdrag är helt avhängiga av att bidragsmottagaren ger fullständigt och fritt tillträde till sin personal och sina räkenskaper och andra relevanta register.

Med ”revisor” avses den revisor som ansvarar för att tillämpa de överenskomna rutiner som anges i dessa kravspecifikationer och för att lägga fram en oberoende rapport om de gjorda iakttagelserna för bidragsmottagaren.

Revisorn ska vara oberoende i förhållande till bidragsmottagaren.

• [Alternativ 1 – stryk om ej tillämpligt] Revisorn är auktoriserad att genomföra lagstadgad revision av räkenskaper i enlighet med Europaparlamentets och rådets direktiv 2006/43/EG av den 17 maj 2006 om lagstadgad revision av årsbokslut och sammanställd redovisning och om ändring av rådets direktiv 78/660/EEG och 83/349/EEG samt om upphävande av rådets direktiv 84/253/EEG, eller motsvarande nationella regler.

• [Alternativ 2 – stryk om ej tillämpligt] Revisorn är en behörig tjänsteman som enligt beslut av berörda nationella myndigheter har lagstadgad rätt att genomföra revision hos bidragsmottagaren och som inte har deltagit i utarbetandet av de ekonomiska rapporterna.

• De rutiner som ska tillämpas anges av Europeiska kommissionen och revisorn ansvarar inte för att rutinerna är ändamålsenliga och lämpliga.

1 Med redovisning avses här endast formulär C – Bilaga VI som bidragsmottagaren använder för att begära ersättning för kostnader enligt bidragsavtalet.

2 Vid behov ska detta formulär även fyllas i av tredje man. I sådana fall ska med ”bidragsmottagaren” avses ”tredje man”.

1.2. Föremålet för uppdraget

Föremålet för uppdraget är <den mellanliggande eller slutliga; stryk det som ej är tillämpligt>

ekonomiska rapporten avseende bidragsavtalet för perioden <dd månad åååå till dd månad åååå>.

1.3. Skälet till uppdraget

Bidragsmottagaren är skyldig att till Europeiska kommissionen lämna ett intyg över redovisningen i form av en oberoende rapport om de gjorda iakttagelserna, sammanställd av en extern revisor och som underlag för den utbetalning som bidragsmottagaren begär i enlighet med artikel II.4 i bidragsavtalet. Kommissionens utanordnare kräver att en sådan rapport ska lämnas eftersom utbetalningarna till bidragsmottagaren för de kostnader för vilka ersättning begärs är avhängiga av gjorda iakttagelser i denna rapport.

1.4. Uppdragets typ och syfte

Detta uppdrag avser tillämpning av särskilda överenskomna rutiner för en oberoende rapport om gjorda iakttagelser avseende de kostnader för vilka ersättning begärs enligt bidragsavtalet.

Då detta uppdrag inte omfattar något bestyrkande avger revisorn inget revisionsuttalande och inte heller något bestyrkande. Europeiska kommissionen får sitt bestyrkande genom att dra egna slutsatser av de gjorda iakttagelser som revisorn rapporterar avseende redovisningen och bidragsmottagarens tillhörande begäran om utbetalning.

Av revisorns rapport ska framgå att det inte förelegat någon intressekonflikt mellan revisorn och bidragsmottagaren vid sammanställningen av rapporten, och revisorns arvode för rapporten ska anges.

1.5. Arbetets omfattning

1.5.1. Revisorn ska fullgöra detta uppdrag i enlighet med dessa kravspecifikationer och

– i enlighet med den internationella standarden för relaterade tjänster (ISRS) 4400 – Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information, som utfärdats av Internationella revisorsförbundet (Ifac),

– i enlighet med de etiska regler för god revisorssed som utfärdats av IFAC. Även om oberoende inte är ett krav för uppdrag avseende överenskomna förfaranden enligt ISRS 4400 kräver Europeiska kommissionen att revisorn också uppfyller de krav på oberoende som anges i de etiska reglerna för god revisorssed.

1.5.2. Planering, rutiner, dokumentation och underlag

Revisorn bör planera arbetet så att rutinerna kan tillämpas på ett effektivt sätt. För detta syfte tillämpar revisorn de rutiner som anges i punkt 1.9 i dessa kravspecifikationer (”Arbetets omfattning – Obligatoriskt rapportformat och rutiner som ska tillämpas”) och använder de underlag som erhållits vid tillämpningen av de rutiner som ligger till grund för vår rapport om faktiska iakttagelser.

1.6. Rapportering

Rapporten om gjorda iakttagelser, som det finns en mall för i dessa kravspecifikationer, bör innehålla en redogörelse för uppdragets syfte och överenskomna rutiner, som ska vara tillräckligt detaljerad för att bidragsmottagaren och Europeiska kommissionen ska kunna förstå arten och omfattningen av de rutiner som revisorn tillämpat. Det är obligatoriskt att använda det rapportformat som framgår av bilaga VII till bidragsavtalet. Rapporten bör skrivas på det språk som anges i artikel 4 i bidragsavtalet. I enlighet med artikel II.22 i bidragsavtalet har Europeiska kommissionen och revisionsrätten rätt att granska allt arbete som genomförts inom ramen för projektet för vilket ersättning för kostnader begärs av Europeiska unionen, inbegripet arbete i anslutning till detta uppdrag.

1.7. Tidsfrister

Rapporten ska lämnas senast den [DATUM].

1.8. Övriga villkor

[Bidragsmottagaren och revisorn kan använda detta avsnitt för att komma överens om andra särskilda riktlinjer, t.ex. rörande revisionsarvode, utlägg, ansvar, tillämplig lagstiftning osv.]

[Bidragsmottagarens officiella namn] [Befullmäktigat ombuds namn och befattning]

[Revisionsbyråns officiella namn] [Befullmäktigat ombuds namn och befattning]

1.9. Arbetets omfattning – Obligatoriskt rapportformat och rutiner som ska tillämpas

Oberoende rapport om faktiska iakttagelser i fråga om deklarerade kostnader enligt ett bidragsavtal som finansieras inom ramen för programmet för kol- och stålforskningsfonden

Xxxxxx ut på papper med revisorns brevhuvud

I enlighet med vårt avtal av den <dd månad åååå> med <bidragsmottagarens namn>, nedan kallad bidragsmottagaren, och tillhörande kravspecifikationer (bifogas denna rapport) avger vi nedanstående oberoende rapport om gjorda iakttagelser (nedan kallad rapporten).

Syfte

Vi [revisionsbyråns officiella namn], etablerad i [fullständig adress/ort/stat/provins/land], vid denna rapports undertecknande företrädd av [(befullmäktigat ombuds namn och befattning)], har utfört överenskommet arbete avseende de kostnader som deklarerats i den ekonomiska rapporteringen3 från [bidragsmottagarens namn], nedan kallad bidragsmottagaren, och bifogar vår rapport för framläggning till Europeiska unionen i enlighet med bidragsavtal [EU:s eller Euratoms bidragsavtals referens: titel, förkortning, nummer] för följande period(er): [ange period(er) som omfattas av redovisningen per verksamhet]. Detta uppdrag har utförts enligt särskilda rutiner och resultatet ligger till grund för Europeiska kommissionens slutsatser om bidragsberättigandet hos de deklarerade kostnaderna.

Arbetets omfattning

Vårt uppdrag har utförts i enlighet med

– de kravspecifikationer som bifogas vår rapport, och

– den internationella standarden för relaterade tjänster (ISRS) 4400 – Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information, som utfärdats av Internationella revisorsförbundet (Ifac), samt

– de etiska regler för god revisorssed som utfärdats av IFAC. Även om oberoende inte är ett krav för uppdrag avseende överenskomna förfaranden enligt ISRS 4400 kräver Europeiska kommissionen att revisorn också ska uppfylla de krav på oberoende som framgår av de etiska reglerna för god revisorssed.

På begäran har vi endast tillämpat de rutiner som anges i kravspecifikationerna för detta uppdrag och vi har redovisat faktiska iakttagelser i fråga om dessa rutiner i den tabell som bifogas vår rapport.

Arbetets omfattning har fastställts enbart av Europeiska kommissionen, och arbetet har utförts endast för att bistå Europeiska kommissionen vid bedömningen av om de kostnader som bidragsmottagaren deklarerat i den bifogade ekonomiska rapporteringen uppfyller kraven i bidragsavtalet. Revisorn ansvarar inte för att de överenskomna rutinerna är ändamålsenliga och lämpliga.

Eftersom det arbete vi utfört varken utgör någon revision eller granskning i enlighet med internationella revisionsstandarder (ISA) eller internationella standarder för revisionsuppdrag (ISRE) lämnar vi inget bestyrkande av den ekonomiska rapporten.

3 Med redovisning avses här endast formulär C – Bilaga VI som bidragsmottagaren använder för att begära ersättning för kostnader enligt bidragsavtalet.

Om vi hade utfört ytterligare arbete eller utfört en revision eller granskning av bidragsmottagarens redovisning i enlighet med internationella revisionsstandarder kunde andra saker ha kommit till vår kännedom som då skulle ha rapporterats.

Informationskällor

Rapporten innehåller uppgifter som bidragsmottagarens ledning lämnat till oss som svar på särskilda frågor samt uppgifter som erhållits och inhämtats från bidragsmottagarens informations- och redovisningssystem.

Iakttagelser

Den ovannämnda ekonomiska rapporteringen per verksamhet har kontrollerats och samtliga rutiner som anges för vårt uppdrag i bifogade tabell har tillämpats. På grundval av dessa rutiner har vi konstaterat följande:

Bidragsmottagaren har tillhandahållit all dokumentation och redovisningsinformation som vi har behövt för att utföra arbetet. Inga avvikelser utöver de nedanstående har konstaterats.

Avvikelser

• I vissa fall har revisorn inte kunnat tillämpa de överenskomna rutinerna. Detta gäller följande:

Avvikelser, t.ex. viktiga upplysningar som inte kunnat verifieras eller utelämnade upplysningar som hindrat revisorn från att utföra arbetet, bör anges här. Denna information kommer att ligga till grund för kommissionens beslut om vilka belopp som ska godkännas.

Rapportens användning

Denna rapport är endast avsedd för det syfte som anges ovan.

Denna rapport har sammanställts enbart för bidragsmottagarens och Europeiska kommissionens enskilda användning och enbart i syfte att läggas fram för Europeiska kommissionen i enlighet med kraven i artikel II.4.4 i bidragsavtalet. Rapporten får inte användas av bidragsmottagaren eller Europeiska kommissionen i något annat syfte och inte heller spridas till andra parter. Europeiska kommissionen får endast lämna ut rapporten till parter med lagstadgad rätt att få tillgång till den, främst Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och Europeiska revisionsrätten.

Denna rapport avser endast de ovannämnda ekonomiska rapporterna och omfattar ingen annan ekonomisk rapportering från bidragsmottagaren.

Det har inte förelegat någon intressekonflikt4 mellan revisorn och bidragsmottagaren vid sammanställningen av denna rapport. Revisorns arvode för rapporten var _ euro.

Vi ser fram emot att diskutera vår rapport med er och står gärna till tjänst med ytterligare information eller hjälp vid behov.

[revisionsbyråns officiella namn] [befullmäktigat ombuds namn och befattning]

4 En intressekonflikt uppstår när revisorns faktiska eller synbara objektivitet kan ifrågasättas vid upprättandet av intyget, exempelvis om revisorn

- har deltagit i upprättandet av redovisningen (formulär C),

- kan ha direkt vinning av att intyget godtas,

- har en nära relation med någon som företräder bidragsmottagaren,

- är en direktör, förtroendeman eller partner hos bidragsmottagaren,

- befinner sig i någon annan situation som äventyrar oberoendet eller förmågan att upprätta intyget på ett opartiskt sätt.

Arbete som revisorn ska utföra

Revisorn ska planera och genomföra sitt arbete i enlighet med detta uppdrags syfte och omfattning och enligt nedanstående rutiner. Enligt dessa rutiner får revisorn använda metoder som frågor och analys, (om)räkning, jämförelse, övriga kontroller av bokföringens riktighet, observation, kontroll av register och dokument, kontroll av tillgångar och inhämtande av bekräftelser eller annat som bedöms som nödvändigt för att utföra arbetet.

Europeiska kommissionen förbehåller sig rätten att utfärda riktlinjer tillsammans med exempel på definitioner och resultat för att bistå revisorn med avseende på arten och framställningen av de uppgifter som ska verifieras. Europeiska kommissionen förbehåller sig rätten att ändra rutinerna genom skriftlig underrättelse till bidragsmottagaren. Följande rutiner ska tillämpas:

Rutiner	Gjorda iakttagelser och grund för rapportering av avvikelser
Personalkostnader
1. Faktiska personalkostnader enligt artikel II.15.1.2.4: Räkna om timkostnad för personal som har deltagit i genomförandet av projektet (samtliga om högst 20 anställda, annars ett urval på minst 20 anställda eller 20 % av de anställda beroende på vilken siffra som är störst), ange antal produktiva timmar och timkostnad. Om urval används bör detta vara slumpmässigt och syfta till att få fram ett representativt urval. Produktiva timmar är det antal timmar som anges i artikel II.15.1.2.4. Denna beräkning bör tillhandahållas av bidragsmottagaren.	För varje anställd i urvalet av anställda har revisorn tagit del av personalkostnaderna (lön och arbetsgivarkostnader) från lönesystemet tillsammans med antalet produktiva timmar från varje anställds timredovisning. För varje utvald anställd har revisorn räknat om timkostnaden genom att dividera de personalkostnader som anges i artikel II.15.1.2.4 med det faktiska antalet produktiva timmar, vilket därefter jämförts med den timkostnad som bidragsmottagaren begärt ersättning för. Inga avvikelser konstaterades. Genomsnittligt antal produktionstimmar för de anställda var . Produktiva timmar eller personalkostnader som inte kan identifieras bör anges (tillsammans med beloppen) som avvikelser i huvudrapporten.
2. Beräknade personalkostnader enligt artikel II.15.1.2.5:	För varje anställd som deltagit i genomförandet av projektet har revisorn tagit del av personalkostnaderna (lön och arbetsgivarkostnader) från lönesystemet tillsammans med antalet produktiva timmar från varje anställds timredovisning. För varje anställd har revisorn räknat ut de faktiska personalkostnaderna och de faktiska produktiva timmarna för verksamheten inom ramen för projektet. Revisorn rapporterar hur många anställda som har varit verksamma inom projektet och anger per personalkategori de sammanlagda faktiska personalkostnaderna och de sammanlagda faktiskt produktiva timmarna för verksamheten inom ramen för projektet i huvudrapportens avsnitt om

Rutiner	Gjorda iakttagelser och grund för rapportering av avvikelser
	faktiska resultat. Produktiva timmar eller personalkostnader som inte kan identifieras bör anges (tillsammans med beloppen) som avvikelser i huvudrapporten.
3. Kontrollera och beskriv timredovisningsformulären för samma anställda (i punkt 1 och 2) (papper/dator, dag/vecka/månad, undertecknad, attesterad).	De anställda redovisar sin tid dagligen/veckovis/månadsvis genom ett papperssystem/datorbaserat system. De utvalda timredovisningarna hade attesterats av projektledaren eller annan överordnad. Avsaknad av timredovisningar som överensstämmer med ovanstående beskrivning bör anges som en avvikelse i huvudrapporten.
4. Personalens sysselsättningsstatus och anställningsvillkor. Revisorn bör inhämta de anställdas anställningsavtal och jämföra dem med det standardavtal som bidragsmottagaren använt. Skillnader som inte förutses i bidragsavtalet bör anges som avvikelser.	Revisorn har kontrollerat anställningsavtalen för de anställda och konstaterat att dessa har – direkt anställda av bidragsmottagaren i enlighet med den nationella lagstiftningen, – arbeta endast under bidragsmottagarens tekniska övervakning och ansvar, och – avlönats i enlighet med bidragsmottagarens normala praxis. Personal som inte uppfyller alla tre villkor bör (tillsammans med xxxxxxxx) anges som avvikelser i huvudrapporten.
Driftskostnader
5. Kontrollera handlingar och inhämta bekräftelser på att andra underleverantörsavtal än de som avses i artikel II.7 tilldelas enligt ett förfarande som innefattar en analys av prisvärdhet, öppenhet och likabehandling. Samtliga om högst 20 poster, annars ett urval på minst 20 poster eller 20 % av posterna beroende på vilken siffra som är störst.	Revisorn har inhämtat anbudshandlingar för de utvalda underleverantörsavtalen och konstaterat att anbudsförfarandet har följts och att en skriftlig analys av prisvärdheten har sammanställts av bidragsmottagaren som underlag för det slutliga valet, eller att avtalet tilldelats inom ramen för ett befintligt ramavtal som ingåtts innan projektet inleddes. Om revisorn inte får något underlag som styrker något av det ovanstående bör underleverantörsavtalets belopp anges som en avvikelse i huvudrapporten.
Övriga direkta kostnader
6. Inventarier har identifierats och hänförts till projektet i enlighet med artikel II.15.1.1. Samtliga om högst 20 poster, annars ett urval på minst 20 poster eller 20 % av posterna beroende på vilken siffra som är störst. .	Revisorn har spårat de inventarier som hänförts till projektet tillbaka till räkenskaperna och de underliggande fakturorna. Bidragsmottagaren har dokumenterat kopplingen till projektet på fakturan och köpehandlingarna och, vid behov, i projektets räkenskaper. Tillgångsvärdet överensstämde med fakturan och ingen avdragsgill moms har tagits upp. Den beräkningsmetod som använts för att hänföra utrustningen till projektet har konstaterats vara överensstämmande med artikel II.15.1.1. Tillgångar som tagits upp men som inte överensstämmer med det ovanstående bör (tillsammans med beloppen) anges som avvikelser i huvudrapporten.
Indirekta kostnader
7. Hänförande av indirekta kostnader genom ett schablonbelopp motsvarande 35 % av de stödberättigande personalkostnaderna enligt artikel II.15.1.2.	Revisorn intygar att schablonbeloppet har beräknats på grundval av de stödberättigande personalkostnaderna.

Rutiner

Gjorda iakttagelser och grund för rapportering av avvikelser

8. Identifiering av intäkter.

Bidragsmottagaren är skyldig att i sin betalningsansökan deklarera eventuella projektrelaterade intäkter (inkomst från evenemang, leverantörsrabatter osv.).

Revisorn har granskat berörda projekträkenskaper och inhämtat bekräftelse från bidragsmottagaren på att de angivna beloppen utgör en fullständig sammanställning av de intäktskällor som är förknippade med projektet. Det intäktsbelopp som angetts i begäran om ersättning överensstämmer med beloppen i projektets räkenskaper.

Eventuella skillnader mellan de intäkter som tagits upp i redovisningen och de intäkter som bidragsmottagaren redovisat bör (tillsammans med beloppet) anges som avvikelser i huvudrapporten.

9. Identifiering av avkastning fram till den 31 december 2012 till följd av förfinansiering.

Bidragsmottagarna måste deklarera vilken ränta från förfinansiering som erhållits fram till den 31 december 2012.

Revisorn har jämfört relevanta projekträkenskaper med den ränteavkastning som anges på bankens redovisningar och har konstaterat att de överensstämmer.

Eventuella skillnader mellan den avkastning som tagits upp i redovisningen och den avkastning som bidragsmottagaren redovisat bör (tillsammans med beloppet) anges som avvikelser i huvudrapporten.

[revisionsbyråns officiella namn] [befullmäktigat ombuds namn och befattning]

Document Metadata

Table of Contents

KOL- OCH STÅLFORSKNINGSFONDEN – BIDRAGSAVTAL

Document Metadata