STYRELSENS ARBETSORDNING
STYRELSENS ARBETSORDNING
Jämte instruktion avseende arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören
samt
• Instruktion avseende ekonomisk rapportering till styrelsen
• Attestordning
• Finanspolicy
• Interna anvisningar om penningtvätt
för
Göteborgs Stads Leasing AB
med organisationsnummer 556442-1716
Detta dokument har fastställts av bolagets styrelse den 2 mars 2021 och skall omprövas och fastställas på nytt senast den 31 maj 2022.
INLEDNING
Styrelsen i Göteborgs Stads Leasing AB, (”Bolaget”), har i enlighet med aktiebolagslagens regler upprättat denna arbetsordning med instruktioner avseende arbetsfördelning och ekonomisk rapportering för att den skall utgöra ett komplement till aktiebolagslagens bestämmelser, kommunallagen och annan relevant lagstiftning samt bolagets bolagsordning och vid var tid utfärdade direktiv med mera från ägaren.
Till denna arbetsordning med instruktioner bifogas
• Ramverk, attestordning Bilaga 1
• Finansiella anvisningar Bilaga 2
• Anvisningar om penningtvätt Bilaga 3
Detta dokument med tillhörande bilagor har antagits av Bolagets styrelse och skall årligen ses över, uppdateras och antas på nytt vid styrelsens konstituerande sammanträde efter årsstämma och när så eljest erfordras.
Ett exemplar av denna arbetsordning med instruktioner jämte bilagor skall tillställas varje styrelseledamot och styrelsesuppleant samt styrelsens sekreterare, verkställande direktören, revisorerna och i förekommande fall deras suppleanter, lekmannarevisorerna och deras suppleanter samt stadsledningskontoret.
A. STYRELSENS ARBETSORDNING
1. STYRELSENS SAMMANKOMSTER
Styrelsens sammanträden skall anpassas efter stadens tidplan för styrnings och uppföljnings- processen 2021.
1.1 Konstituerande styrelsemöte
Omedelbart efter årsstämma skall styrelsen hålla konstituerande sammanträde, varvid följande ärenden skall behandlas:
• Val av styrelsens ordförande
• Val av styrelsens förste vice ordförande
• Val av styrelsens andre vice ordförande
• Utseende av firmatecknare
• Fastställande av arbetsordning
• Fastställande av datum och inriktning för styrelsemöten under tiden fram till nästa årsstämma
1.2 Ordinarie styrelsemöten
Xxxxx och föredragningspunkter.
Utöver det konstituerande mötet skall styrelsen normalt hålla minst fyra möten per kalenderår. Vid vart och ett av dessa möten skall följande ärenden behandlas:
• Genomgång och godkännande av protokollet från föregående styrelsemöte
• Verkställande direktörens rapport beträffande:
- Verksamheten i Bolaget
- Bolagets ekonomiska resultat och ställning
• Övriga frågor av väsentlig betydelse för Bolaget
Vid något av nedanstående styrelsesammanträden ska styrelsen besluta om att upprätta internkontrollplan samt genomföra en utvärdering av det egna respektive verkställande direktörens arbete.
Härutöver skall vid fyra av de ordinarie styrelsesammanträdena särskilda ärenden behandlas enligt följande:
Årsbokslutsmöte
• Avgivande av årsrapport och årsredovisning
• Förslag till vinstdisposition
• Genomgång av revisorernas och lekmannarevisorernas iakttagelser
• Eventuella övriga erforderliga beslut i anledning av den förestående årsstämman
• Information om innehållet i Bolagets årliga miljörapport som skall inges till vederbörande tillsynsmyndighet [om skyldighet föreligger att avge sådan årlig rapport]
Delårsbokslutmöte
• Fastställande av det första delårsbokslutet
Strategimöte
• Strategifrågor
• Fastställande av det andra delårsbokslutet
• Fastställande av mål och inriktningsbeslut för kommande verksamhetsår
Budgetmöte
• Antagande av driftsbudget för kommande år
• Antagande av investeringsbudget för kommande år
• Antagande av affärsplan för kommande år
• Fastställande av tidpunkt för kommande årsstämma
• Behandla hur målet med verksamheten kan förverkligas
• Riskanalys samt åtgärdsplan
• Internkontrollplan
1.2.1 Plats
Styrelsemöten skall normalt hållas i Bolagets lokaler.
1.3 Extra möten
För överläggning och beslut i ärenden som inte kan hänskjutas till ordinarie styrelsemöte kan styrelsemöte hållas vid andra tillfällen. Tid och plats för dessa möten fastställes av styrelsens ordförande i samråd med styrelsens förste och andre vice ordförande samt verkställande direktören.
Styrelsemöte kan hållas per telefon. Beslut fattade i sådan ordning skall protokollföras på vanligt sätt enligt vad som anges nedan.
Styrelsemöte kan även avhållas per capsulam, varvid protokoll innefattande förslag till beslut upprättas och därefter cirkuleras eller utsändes till var och en av styrelseledamöterna samt suppleanterna. En förutsättning för avhållande av möte i denna ordning är att samtliga styrelseledamöter biträder de beslut som fattas.
1.4 Kallelse och underlag
Till styrelsemötena skall samtliga styrelseledamöter kallas. Kallelse, förslag till dagordning, rapporter samt skriftligt underlag för beslut skall utsändas av verkställande direktören senast en vecka före styrelsemötet.
1.5 Extramöte
Om ärende måste avgöras på extra möte, skall verkställande direktören, om möjligt, tillställa styrelsens ledamöter skriftligt underlag med förslag till beslut senast två dagar före det extra styrelsemötet.
1.6 Förberedelse
Verkställande direktören skall förbereda styrelsemöte genom att utarbeta förslag till dagordning samt framta rapporter och erforderligt beslutsunderlag. Samråd skall därvid ske med styrelsens presidium. Sedan styrelsens presidium – efter eventuell erforderlig ändring – godkänt materialet, skall detta utsändas till styrelseledamöterna och suppleanterna på sätt som angivits ovan.
Styrelseledamöterna skall vid förberedelsen av ärenden inför styrelsemöten särskilt uppmärksamma om beslut i verksamheten kan anses vara av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt (KL 3 kap 17§). I förekommande fall skall styrelsen tillse att kommunfullmäktige får ta ställning innan styrelsen fattar beslut.
1.7 Protokoll
Ordföranden ansvarar för att det vid styrelsemöte förs protokoll. I protokollet skall de beslut som styrelsen har fattat antecknas.
Protokollet skall undertecknas av sekreteraren och justeras inom två veckor av den som varit ordförande vid mötet och särskild utsedd justeringsman.
Det åligger den verkställande direktören att tillse att kopior av protokollen med bilagor tillställes samtliga styrelseledamöter, styrelsesuppleanter, revisorer, i förekommande fall revisorssuppleanter samt lekmannarevisorer och deras suppleanter samt arkivera dem.
Regelbunden återrapportering av delegerade uppgifter bör ske.
1.8 Ordförande för styrelsemöten
Ordförande vid styrelsemöte är styrelsens ordförande eller, vid förfall för denne, i första hand styrelsens förste vice ordförande och i andra hand styrelsens andre vice ordförande. Skulle såväl styrelsens ordförande som förste och andre vice ordförande ha förfall, skall mötet ledas av den ledamot som styrelsen utser.
1.9 Suppleanter
Suppleanter skall kallas till och äger närvara vid samtliga styrelsemöten. Vid förfall för ordinarie styrelseledamot skall de av Göteborgs kommunfullmäktige utsedda suppleanterna inträda i den ordning kommunfullmäktige bestämt eller, om suppleanterna valts på årsstämma, i den ordning årsstämman beslutat.
1.10 Revisorerna och lekmannarevisorerna
Bolagets revisorer skall vara närvarande vid styrelsemöten när det behövs för bedömning av bolagets ställning och resultat; dock minst en gång om året i samband med styrelsens behandling av årsredovisningen. Vid nämnda styrelsemöte skall även Bolagets lekmannarevisorer delta och kallas på samma sätt som enligt punkten 1.4 ovan.
2. ARBETSFÖRDELNING INOM STYRELSEN
2.1 Ordföranden
Allmänt
Det åligger styrelsens ordförande att:
• Genom kontakter med verkställande direktören följa Bolagets utveckling mellan styrelsemötena.
• Xxxxxx att styrelsens ledamöter genom verkställande direktörens försorg fortlöpande får den information som behövs för att kunna följa Bolagets likviditet och utveckling i övrigt.
• Ansvara för att kallelse sker till styrelsemöte enligt vad som föreskrivs i denna handling.
• Vara ordförande på styrelsemötena och tillse att styrelsearbetet sker i enlighet med gällande regler och gott xxxxxxxxxx, innefattande bland annat att jävsregler xxxxxxx.
• Bestämma vem som skall vara styrelsens sekreterare
• Utvärdera och reflektera över styrelsens arbete årligen
• Ha informell kontakt med bolagets revisorer
2.2 Styrelsens presidium
Styrelsens presidium utgörs av styrelsens ordförande samt förste och andre vice ordförande. Styrelsens presidium skall ha som uppgift att i samråd med verkställande direktören förbereda styrelsesammanträden och samråda med verkställande direktören i strategiska frågor.
B. INSTRUKTION FÖR ARBETSFÖRDELNING MELLAN STYRELSEN OCH VERKSTÄLLANDE DIREKTÖREN
3. STYRELSEN
3.1 Allmänt
3.1.1 Styrelsen svarar för Bolagets organisation och förvaltningen av Bolagets angelägenheter. Xxxxxx skall styrelsen iaktta av ägaren vid var tid utfärdade direktiv m.m. Verkställande direktören skall sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsen skall utöva tillsyn över att den verkställande direktören fullgör sina åligganden.
3.1.2 Styrelsen skall tillse att Bolagets organisation är ändamålsenlig och att bokföringen, medelsförvaltningen och Bolagets övriga ekonomiska förhållanden kontrolleras på ett betryggande sätt.
3.1.3 Styrelsen skall fastställa affärsplan och skall fortlöpande övervaka efterlevnaden av affärsplanen och skall tillse att den, efter rapport från verkställande direktören, blir föremål för årlig översyn och uppdatering.
3.1.4 Bolagsstyrelsen skall årligen upprätta en plan för den interna kontrollen samt en riskbedömning i bolaget.
3.1.5 Bolagsstyrelsen skall årligen utvärdera sitt eget arbete. Utvärderingen ska minst omfatta om bolagsstyrelsen saknar någon kompetens för att kunna utföra sina uppgifter, om dess arbetsformer fungerar och om den är organiserad på lämpligt sätt när det gäller eventuell arbetsfördelning. Vidare skall bolagsstyrelsen årligen utvärdera verkställande direktörens insatser, varvid endast styrelseledamöterna ska närvara
3.2 Frågor underställda styrelsen
Verkställande direktören skall förelägga styrelsen ärenden för beslut och avge förslag enligt vad som framgår av gällande beslutsordning. Härutöver skall verkställande direktören förelägga styrelsen ärenden för beslut enligt följande:
3.2.1 Beslut om investering utanför antagen budget samt beslut om enskilda investeringar överstigande två miljoner kronor.
3.2.2 Förvärv och avyttring av bolag eller rörelsegren.
3.2.3 Bildande av dotterbolag och kapitalökning i dotterbolag.
3.2.4 Teckning, köp eller försäljning av aktier.
3.2.5 Upptagande av lån och ställande av säkerhet utöver den ram som fastlagts genom antagen budget eller finansiella riktlinjer eller genom särskilt beslut på årsstämma.
3.2.6 Ställande av säkerhet, ingående av borgensförbindelse eller utfärdande av garanti för annan.
3.2.7 Transaktioner med valutor, ränteinstrument och andra derivatinstrument utöver den ram som fastlagts genom antagna finansiella riktlinjer.
3.2.8 Förvärv eller avyttring av fast egendom eller tomträtt.
3.2.9 Genomförande av väsentlig förändring rörande bolagets försäkring eller försäkringsskydd.
3.2.10 Ingående av i bolagets verksamhet sedvanliga leasingavtal eller uppsägning av sådana avtal omfattande ett värde överstigande två miljoner kronor. Övriga ärenden, såsom avser anbud, ingående av avtal samt upphandling av fordon, maskiner och lös egendom understigande dessa beloppsgränser anses ingå i verkställande direktörens ansvar för den löpande förvaltningen av Bolaget.
3.2.11 Ingående eller uppsägning av avtal mellan Bolaget och Bolagets ägare eller ägaren närstående fysisk eller juridisk person eller avtal mellan Bolaget och ledande be- fattningshavare i Bolaget.
3.2.12 Inledande av rättegång eller annat motsvarande förfarande av väsentlig betydelse för Bolaget och ingående av förlikning i tvist av väsentlig betydelse för Bolaget.
3.2.13 Andra frågor av väsentlig ekonomisk eller annan betydelse för Bolaget och Koncernen.
3.2.14 Tjänsteresa utanför Norden skall godkännas av styrelsen.
(Se dock p. 1.5 – om ovanstående ärende är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ska styrelsen se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan styrelsen fattar beslut).
4. VERKSTÄLLANDE DIREKTÖREN
4.1 Styrelsearbete
4.1.1 Verkställande direktören skall ta fram erforderligt informations- och beslutsunderlag inför styrelsemöten samt i övrigt uppfylla sina åligganden sådana de anges i detta dokument.
4.1.2 Verkställande direktören skall fullgöra uppgift som föredragande vid styrelsemöte och skall därvid avge motiverade förslag till beslut. Verkställande direktören äger, där han eller hon finner det lämpligt, delegera uppgiften som föredragande i enskilt ärende till annan person underställd verkställande direktören.
4.2 Rapportering
Verkställande direktören skall tillse att styrelsens ledamöter löpande erhåller all den information som behövs (t ex genom ett månatligt VD-brev) för att följa Bolagets resultat, ställning, likviditet och utveckling i övrigt, varvid skall iakttas bland annat vad som föreskrivs nedan i avsnitt C.
4.3 Övrigt
4.3.1 Verkställande direktören skall – utöver tillämpliga föreskrifter i lag och annan författning
– iaktta föreskrifterna i Bolagets bolagsordning samt vid var tid utfärdade direktiv.
4.3.2 Verkställande direktören skall tillse att riktlinjer för den interna kontrollen upprättas i enlighet med för staden gällande riktlinjer och föreskrifter.
4.3.3 Verkställande direktören skall tillse att styrelsens affärsplan, riktlinjer och övriga instruktioner följs och skall fortlöpande överväga och ta initiativ till erforderliga ändringar i dessa.
Verkställande direktören skall vidare tillse att det av styrelsen godkända ramverket för attestordningen efterlevs. Verkställande direktören äger inte rätt att attestera egna räkningar och utlägg. Dessa skall attesteras av styrelsens ordförande, eller vid dennes förfall, av förste vice ordförande eller andre vice ordförande. Verkställande direktören skall noggrant iakttaga aktiebolagslagens jävsregler.
4.3.4 Verkställande direktören skall upprätta och underställa styrelsen förslag till organisation och förelägga styrelsen förslag till erforderliga ändringar. Verkställande direktören anställer personal i enlighet med av styrelsen fastställd organisationsplan och förekommande personalpolicy.
4.3.5 Beslut om avslag på begäran om att utfå allmän handling från bolaget fattas av verkställande direktören eller, vid förfall för denne, av person utsedd av verkställande direktören.
4.3.6 VD har rätt att fatta beslut om att förbjuda bisyssla i samråd med bolagets HR-funktion.
4.3.7 VD har rätt att fatta beslut om arkivhantering.
C. EKONOMISK RAPPORTERING
5. VERKSTÄLLANDE DIREKTÖREN
5.1 Allmänt
Verkställande direktören skall tillse att styrelsen löpande erhåller rapportering om utvecklingen av Bolagets verksamhet, däribland utvecklingen av Bolagets resultat, ställning och likviditet jämte prognoser i angivna hänseenden samt information om viktiga händelser, såsom exempelvis uppkomna tvister av betydelse, uppsägning av viktigare avtal, inställelse av betalningar eller uppkomst av annan obeståndssituation hos viktigare avtalspart. Rapporteringen skall vara av sådan beskaffenhet att styrelsen har möjlighet att göra en välgrundad bedömning av Bolagets ekonomiska situation och övriga väsentliga förhållanden i verksamheten. Vid behov av rapportering mellan styrelsens möten, skall rapporteringen ske direkt till styrelsens presidium.
5.2 Rapportering vid ordinarie styrelsemöten
Verkställande direktören skall som ovan angetts vid varje ordinarie styrelsemöte avge bland annat ekonomisk rapport. Denna rapport skall avse:
• Resultatutfall mot budget och prognos för räkenskapsåret i sin helhet
• Ställning
• Likviditet
• Den finansiella situationen i övrigt
• Uppföljning av fastställda riktlinjer och aktuella planer
5.3 Övrig rapportering
Verkställande direktören skall till Årsbokslutsmötet, Delårsbokslutsmötet, Strategimötet och Budgetmötet tillställa styrelsens ledamöter de redovisningar, rapporter med mera som erfordras för behandling av de punkter som angetts för respektive möte ovan i avsnitt A, punkten 1.2.1.
Bilaga 1
Ramverk, attestordning för Göteborgs Stads Leasing AB
med organisationsnummer 556445-1716
Allmänna förutsättningar
Huvudprinciperna som ligger till grund för instruktionen är:
• Aktiebolagslagen
• Bolagsordningen
• Styrelsens arbetsordning jämte instruktioner avseende arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören
Angivna belopp för beställning och attest avser belopp inklusive moms.
Attestordning för styrelsen
Ordföranden attesterar styrelsens tidrapporter och utlägg. Ordförandens tidrapport och utlägg attesteras av första eller andre vice ordföranden.
Betalningsattest personliga utgifter
Personliga utgifter skall alltid attesteras av närmaste chef.
VD:s personliga utgifter attesteras av styrelsens ordförande. Saknas praktiska förutsättningar för att uppfylla detta innan utbetalning måste ske får attest ske i efterhand.
Representation
Representation skall alltid följa Göteborgs Stads policy.
Representation internt skall attesteras av affärsenhetschef. När affärsenhetschefen deltagit i intern representation skall detta attesteras av VD. Extern representation skall attesteras av bolagets VD.
VD:s representation attesteras av styrelsens ordförande. Saknas praktiska förutsättningar för att uppfylla detta innan utbetalning måste ske får attest ske i efterhand.
Lön
Tidrapporter och reseräkningar attesteras av affärsenhetschefen. Affärsenhetschefens tidrapporter och reseräkningar attesteras av VD.
VD:s semester och reseräkning attesteras av styrelsens ordförande.
Betalningsattest leverantörsfakturor
Betalningsattesten är en rutin vilken är till för att säkerställa att bolaget betalar sina leverantörer på ett korrekt sätt för gjorda leveranser av varor och tjänster. Betalning av leverantörsfakturor och övriga utbetalningar hanteras på följande arbetssätt eller med motsvarande manuella rutiner där den digitala rutinen inte fungerar fullt ut.
Operationell leasing
Leverantörsfakturor tas emot och digitaliseras beroende på format (EDI, PDF eller papper). Därefter skickas fakturorna digitalt vidare till behöriga personer i bolaget som signerar fakturan (två-principen) enligt gällande regelverk. Den digitala signeringen sker i två steg enligt följande: Beställaren av varan eller tjänsten erhåller den inskannade fakturan digitalt. Beställaren kontrollerar och konterar fakturan och därefter skickas den vidare till respektive ansvarig chef för digital attest.
Vid kreditering av kundfakturor gäller samma regler som vid attest av leverantörsfakturor såtillvida det inte gäller omfakturering på grund av felskrivning.
Medarbetare med behörighet inom Intraservice organisation verkställer därefter utanordning gällande leverantörsfakturor (detta går endast att göra efter det att fakturan blivit kontrollerad och attesterad av två olika personer) och verkställer sedan betalning till leverantör på aktuellt förfallodatum.
Leverantörsbetalningar skall alltid bemyndigas hos banken genom elektronisk attest av två medarbetare med särskild behörighet inom Intraservice organisation. Medarbetare med denna behörighet utses av nämnden för Intraservice och godkänns av enheten för Finans.
VD har möjlighet att delegera attestbehörighet utifrån de belopp som styrelsen har beslutat.
Betalningsattestnivåer enligt nedan (beloppsgräns i Tkr)
Betalningsattest | |
VD har attesträtt upp till | 5 000 |
Finansiell leasing
Beställning
Leasingavtal läggs upp av Bolaget efter attest av behörig i leasingtagarens organisation. Beställning på leasingavtal görs av leasetagaren med beaktande av de regler för inköp som finns inom Göteborgs stad. Vid inköp skall leverantören informeras om att fakturan skickas till Xxxxxxx med angivande av aktuellt leasingavtalsnummer.
Attest av leverantörsfakturor
Leverantörsfaktura skall leveransgodkännas av leasetagaren.
Leverantörsfakturan skall därefter slutattesteras. Slutattest innebär kontroll att fakturan avser sådant som går att leasingfinansiera (lös egendom) samt att kontering är korrekt. I de fall leverantörsfakturan innehåller sådana poster, som ej går att leasingfinansiera skall dessa poster faktureras leasingtagaren
Betalningsattestregler
1. Betalningsattest får delegeras endast enligt nedanstående punkt 4 och enligt betalningsattestnivåer, se följande sida.
2. ”Två i förening" gäller.
3. Vid längre frånvaro än 5 arbetsdagar skall delegation utfärdas. Beslut om tillfällig delegation sänds skriftligt till bolagets controller.
4. I övrigt gäller de regler kommunfullmäktige antagit på sammanträde 2013-06-13, handling 2013 nr 5 (Dnr 0613/13), Regler för attest i Göteborgs Stad.
Kunden gör alltid slutattest och vidarebefordrar den i systemet till bolaget. I de fall där kunden inte har tillgång till systemet Weblisa skickas leverantörsfakturan till kund för attest. Denna skickas sedan till bolaget där medarbetarna lägger in slutattest i systemet Winlev.
Utanordning
Med utanordning avses utbetalning från bolagets konton.
Utbetalning via leverantörsreskontran
Betalningsförslag tas fram. Endast attesterade fakturor betalas. En handläggare genererar första steget av betalningen. Signering och sändning av betalningen sker i förening med ytterligare en utanordnare. Fullmakten är upprättad för två i förening.
Övriga utbetalningar
Ärende genereras av en handläggare. Endast attesterade underlag får genera en utbetalning. Utbetalningen sker i förening med ytterligare en utanordnare. Fullmakten är upprättad för två i förening.
Bilaga 2
Finansiella anvisningar för Göteborgs Stads Leasing AB
1. Inledning
Göteborgs Stads Leasing AB:s finansiella anvisningar syftar tillsammans med Göteborgs Stads finanspolicy och finansiella riktlinjer (KF handling 2015 nr 198) klargöra ansvarsfördelning mellan staden och bolaget för den finansiella verksamheten.
Anvisningarna skall fastlägga riktlinjer och riskramar för Göteborgs Stads Leasing AB samt fastställa rutiner för finansiell styrning, kontroll och rapportering.
2. Organisation och ansvarsfördelning
Anvisningarna är anpassade efter av kommunfullmäktige och kommunstyrelse beslutad finanspolicy och finansiella riktlinjer.
2.1 Stadsledningskontoret
Stadsledningskontorets finansfunktion, finansavdelningen, tillgodoser stadens och dess helägda bolags behov av finansiella tjänster.
2.2 Göteborgs Stads Leasing AB
Göteborgs Stads Leasing AB skall ha, av bolagsstyrelsen beslutade, finansiella anvisningar baserade på Göteborgs Stads finanspolicy och finansiella riktlinjer och med utgångspunkt i den egna verksamhetens förutsättningar.
Bolaget får inte utsätta staden för finansiella risker som ligger utanför stadens policy och riktlinjer. Bolagets finansiella anvisningar skall årligen beslutas i bolagsstyrelsen och skickas till finansavdelningen. Beslut om finansiella anvisningar får inte delegeras vidare. Alla avvikelser från anvisningarna skall omedelbart rapporteras till finansavdelningen.
Finansavdelningen skall användas för bolagens finansiella tjänster och utför ingen kreditprövning av Göteborgs Stads Leasing AB.
Bolaget skall ingå avtal med finansavdelningen som reglerar villkoren och förutsättningarna för finansiella tjänster. Avtal skall uppdateras årligen.
2.3 Göteborgs Leasing AB:s organisation och delegering
Bolagets styrelse ansvarar för anvisningarnas innehåll och vid behov ändra denna samt ta del av information om förvaltningens resultat som tillhandahålls av bolagets VD.
Verkställande direktören eller den han/hon väljer att delegera uppgifterna till, vanligtvis företagets finans-/ekonomiavdelning, har huvudansvaret för att verka på ett professionellt och kostnadseffektivt sätt i enlighet med anvisningarna för att:
• Praktiskt hantera in- och utbetalningar, kassaförvaltning och kontohantering.
• Praktiskt hantera bolagets upplåning, uppföljning och kontroll av låneförfall, samt ny upptagning och registrering av lån.
• Praktiskt hantera likviditets- och placeringsverksamheten.
• Se till att tillräcklig tillgång till likvida medel finns i bolaget för den löpande verksamheten samt för beslutade investeringar.
• Aktivt hantera de finansiella riskerna.
• Ge ledning och styrelseförslag på förändringar av anvisningarna.
• Samla, verifiera och rapportera utfall av det finansiella resultatet, aktuella nyckeltal.
• Se till att en fungerande organisation och ansvarsfördelning finns.
• Upprätthålla god intern kontroll inom finansverksamheten.
3. Anvisningar för medelsförvaltningen
3.1 Finansieringsrisk
Göteborgs Stad svarar ytterst för bolagets likviditetsförsörjning vilket innebär att refinansieringsrisken flyttats över till Göteborgs Stad. Som alternativ till bolagets upplåning hos Staden får bolaget göra upplåning i marknaden med kommunal borgen, under förutsättning att detta är ekonomiskt motiverat. Sådan alternativ finansiering ska godkännas av finansavdelningen.
3.2 Ränterisk
Bolaget får inte ha någon ränterisk i förhållande till kunderna. Räntebindningen i leasingavtalen skall överensstämma med räntebindningen i upplåningen från Koncernbanken.
3.3 Valutarisk
Valutarisk är inte tillåtet när det gäller:
• Finansiella tillgångar och skulder.
• Försäljningar och köp av varor eller tjänster av väsentligt belopp.
Valutasäkring skall göras vid köp/försäljning av varor och tjänster i utländsk valuta som överstiger 100 000 kronor. Detta skall göras i samråd med Koncernbanken.
3.4 Derivatinstrument
Derivatinstrument får inte användas i spekulativt syfte utan endast för ränte- och valutasäkring.
3.5 Placeringar
Långfristigt överskott av likvida medel skall användas till amortering av befintliga lån. Kortfristigt överskott av likvida medel skall placeras hos finansavdelningen.
BILAGA 3
INTERNA REGLER OM ÅTGÄRDER MOT PENNINGTVÄTT OCH FINANSIERING AV SÄRSKILT ALLVARLIG BROTTSLIGHET FÖR
Göteborgs Stads Leasing AB
Allmänt
Bolaget ingår som en del av Göteborgs Stad, och har till uppgift att upprätta leasingavtal till andra förvaltningar och bolag inom Göteborgs Stad och annat vad som beskrivs i bolagsordningen. Bolaget ägs till 100 % av Göteborgs Stadshus AB, som i sin tur ägs till 100 % av Göteborgs Stad.
1. Riskhantering
Den verksamhet som Bolaget bedriver innebär att bolaget kan komma att utsättas för penningtvätt och finansiering av särskilt allvarlig brottslighet vid följande identifierade tillfällen.
• Risk vid refinansiering (inlåning)
• Risk vid kreditgivning (utlåning)
• Risk vid inköp av leasingobjekt från leverantör
• Risk vid försäljning av leasingobjekt efter avslutad leasingtid
1.1 Risk vid refinansiering (inlåning)
All refinansiering skall ske genom inlåning från internbanken Göteborgs Stad.
1.2 Risk vid kreditgivning (utlåning)
All kreditgivning skall ställas till Göteborgs kommuns förvaltningar/nämnder och bolag samt till Västtrafik AB beträffande finansiering av spårvagnar.
1.3 Risk vid inköp av leasingobjekt från leverantörer
De avtal som Bolaget träffar med leverantör om förvärv av leasingobjekt, skall träffas med leverantörer, som är upphandlade enligt XXX (Lagen om offentlig upphandling) eller LUF (Lag om upphandling inom försörjningssektorn).
1.4 Risk vid försäljning av leasingobjekt efter avslutad leasingtid
De leasingobjekt som Bolaget säljer skall genomföras så att högsta värdet på leasingobjektet uppnås. Försäljningen skall konkurrensutsättas och dokumenteras.
2. Kundkännedom
Då Xxxxxxxx kunder företrädelsevis består i andra bolag och förvaltningar inom Göteborgs Stad, så finns därmed en mycket god kundkännedom.
2.1 Kontroll av identitet av kund
Samtliga bolag och förvaltningar inom Göteborgs Stad finns förtecknade i av Göteborgs Stad utfärdat register. För det fall Xxxxxxx avser att inleda affärsförbindelse med annan kund, skall identiteten kontrolleras extra noga, genom exempelvis uppvisande av ID handling.
2.2 Kontroll av företrädare för kund
I ovan punkt 2.1 nämnda register finns även en förteckning över behöriga företrädare för respektive kund, för övriga kunder skall kontroll ske genom exempelvis registreringshandlingar eller fullmakter.
2.3 Kontroll av verklig huvudman
Göteborgs Stad är verklig huvudman för bolag och förvaltningar inom Göteborgs Stad. I övriga fall skall Bolaget fastställa i den mån någon privatperson kontrollerar direkt eller indirekt mer än 25% av den tilltänkta kunden.
2.4 Personer i politiskt utsatt ställning (PEP)
Då Bolagets kundkrets är avgränsad enligt ovan, uppstår inte denna kundrelation.
2.5 Åtgärder som utförts av utomstående
Samtliga åtgärder hanteras av bolagets egen personal.
2.6 Fortlöpande uppföljning av affärsförbindelser
Genom det i punkt 2.1 angivna registret kan Bolagets fortlöpande hålla sig uppdaterad om bolagets kunder.
2.7 Bevarande av handlingar eller uppgifter
Bolagets uppgifter lagras i Göteborgs Stads elektroniska arkiv.
3. Centralt funktionsansvarig
Inom Bolaget skall verkställande direktören vara centralt funktionsansvarig för att kontrollsystem, arbetsrutiner, besluts- och rapporteringsordning samt utbildningsprogram i frågor om penningtvätt och finansiering av särskilt allvarlig brottslighet tillämpas i bolaget.
4. Uppgift och granskningsskyldighet
Skulle någon medarbetare inom Bolaget få kännedom om en presumtiv affärsförbindelse, som medarbetaren finner ej ligger inom de fastlagda riktlinjerna (se punkt 1) så skall detta omedelbart rapporteras till den centralt funktionsansvarige. Den centralt funktionsansvarige skall därvid genomföra dokumenterad kontroll. Skulle efter sådan kontroll ej fullgod information vara tillgänglig, skall den centralt funktionsansvarige upprätta ett pm. Centralt funktionsansvarige har därvid att besluta om ärendet skall anmälas till Finanspolisen. Sådan anmälan skall hanteras av den centralt funktionsansvarige, som därefter återrapporterar till bolagets styrelse.
5. Utbildning och skydd av anställda
Den centralt funktionsansvarige skall tillse att bolagets samtliga medarbetare genomgår internutbildning i frågor om penningtvätt och finansiering av särskilt allvarlig brottslighet, samt att denna utbildning årligen uppdateras vid utbildningstillfällen.
Hot eller fientliga åtgärder som uppkommer mot anställda i bolaget som en följd av denna policy, skall rapporteras till den centralt funktionsansvarige, som har att utreda incidenten och därefter vidtaga lämpliga åtgärder för skydd av de anställda.
Definitionsbilaga till finansiella anvisningar
Kreditrisk
Kreditrisk är risken att motparten i en transaktion inte fullgör sina förpliktelser. Kapitalrisk, motpartsrisk och systemrisk ingår i kreditrisker.
Motpartsrisk
Placeringar och/eller derivatexponeringar är koncentrerade till ett begränsat antal motparter, till en viss bransch och/eller geografiskt område etc. vilket kan innebära ökad kreditrisk. Risken hanteras inom ramen för hanteringen av kreditrisker.
Ränteomsättningsrisk
Ränteomsättningsrisk är risken att skulden omsätts till ofördelaktiga räntor.
Marknadsrisk
Marknadsrisk är risken att priserna på marknaden rör sig på ett ofördelaktigt sätt. Ränterisk och valutarisk är olika former av marknadsrisk.
Ränterisk
Ränterisk är risken att värdet på tillgångar och skulder förändras på ett ofördelaktigt vis då räntenivåer ändras.
Valutarisk
Valutarisk är risken att värdet på tillgångar och skulder i utländsk valuta, omräknat till svenska kronor, förändras på ett ofördelaktigt vis.
Finansieringsrisk
Finansieringsrisk är risken att staden inte lyckas låna för att täcka förfallande lån, alternativt betalar mycket höga räntor för att kunna låna överhuvudtaget.
Operativ risk
Operativ risk är risken för förluster till följd av icke ändamålsenliga eller misslyckade interna processer, mänskliga fel, felaktiga system eller externa händelser.