GDPR

Dina personuppgifter samlas in från dig själv, din uppdragsgivare eller arbetsgivare eller från andra externa personer som lämnar dina uppgifter till oss. I vissa fall kan samla in personuppgifter om dig som finns allmänt tillgänglig, t.ex. på webbsidor och sociala medier.

NÄR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?‌

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Upphandling av leverantör ‌

I samband med upphandling av en ny leverantör behandlar vi dina personuppgifter, t.ex. för att samla in kontaktuppgifter till dig som kontaktperson för leverantören inför en förfrågan eller en upphandling, för att hämta in underlag och för att genomföra upphandlingen.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

Identitetsuppgifter, inklusive personnummer (om enskild firma)

Kompetensuppgifter Kontaktuppgifter Organisatoriska uppgifter

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra upphandling av leverantörer.

Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid: Xxxx personuppgifter bevaras under upphandlingen och för en tid om tio (10) år därefter i syfte att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, samt för den tid därefter som är nödvändig för att hantera kravet.

Hantera leverantörsförhållandet ‌

Vi behandlar dina personuppgifter för att hantera leverantörsförhållandet, t.ex. för att registrera dina kontaktuppgifter i vårt leverantörsregister, administrera leverantörsfakturor och för att hantera och arkivera leverantörsavtal.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

Identitetsuppgifter, inklusive personnummer (om enskild firma)

Kontaktuppgifter Organisatoriska uppgifter

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera leverantörsförhållandet.

Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid: Xxxx personuppgifter bevaras under den tid som du är kontaktperson för leverantören och för en tid om tio (10) år därefter för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, samt för den tid därefter som är nödvändig för att hantera

kravet. Personuppgifter i bokföringsmaterial bevaras för en tid om sju (7) år räknat från utgången

av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga skyldigheter (bok- förings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)).

Hantera beställning av varor och tjänster från leverantör ‌

För att hantera en beställning av en vara eller en tjänst från det företag som du arbetar för behandlar vi dina personuppgifter, t.ex. för att hantera beställningsbekräftelser och reklamationer.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
Din kommunikation Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatoriska uppgifter	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera beställningen från leverantören.
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att hantera beställningen och för en tid om tio (10) år därefter för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, samt för den tid därefter som är nödvändig för att hantera kravet. Personuppgifter i bokföringsmaterial bevaras för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga skyldigheter (bok- förings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)).

Kommunikation mellan medarbetare och externa personer i tjänsten ‌

Vi behandlar dina personuppgifter som kontaktperson för leverantör för att kommunicera med dig, andra medarbetare och externa personer i tjänsten.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
Din kommunikation Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Kompetensuppgifter Organisatoriska uppgifter	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra kommunikation mellan medarbetare och med externa parter i tjänsten.
Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under en period om tio (10) år räknat från tidpunkten för den senaste kommunikationen i samma konversation för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav.

Utvärdera och följa upp leverantörsförhållanden ‌

Vi behandlar, i den mån det är nödvändigt, dina personuppgifter för att utvärdera och följa upp våra leverantörsförhållanden.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
Identitetsuppgifter Organisatoriska uppgifter	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att utvärdera och följa upp leverantörsförhållanden.

Bevarandetid: Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare eller till dess att de raderas.

Hantera och bemöta rättsliga krav ‌

Vi behandlar dina personuppgifter, om det är nödvändigt, för att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist eller en rättsprocess.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

Din kommunikation

Identitetsuppgifter, inklusive personnummer (om enskild firma)

Kontaktuppgifter Organisatoriska uppgifter

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för detta syfte.

Uppfylla rättsliga skyldigheter ‌

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att uppfylla rättsliga skyldigheter, t.ex. bokförings- och re- dovisningskrav och skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund
Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.	Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga förpliktelser.
Bevarandetid: Xxxx personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig i förhållande till respektive rättslig skyldighet.

Hantera och skydda IT-system och tjänster ‌

För att hantera och skydda våra IT-system och tjänster, t.ex. vid loggning, felsökning, säkerhetskopie- ring, förändrings- och problemhantering i system och i samband med eventuella IT-incidenter, be- handlar vi, om det är nödvändigt, dina personuppgifter.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

Samtliga uppgifter som anges ovan.

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och skydda våra IT-system och tjänster.

Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till

respektive ovan angivet ändamål med behandlingen av dina personuppgifter ovan.

Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om 13 månader räknat från tidpunkten för logghändelsen.

MOTTAGARE SOM VI DELAR DINA PERSONUPPGIFTER MED ‌

När det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med olika mottagare. Mottagaren är personupp- giftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter om vi inte har angivit något annat.

Vi delar dina personuppgifter med:

Tjänsteleverantörer ‌

För att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter delar vi personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller IT-tjänster till oss (såsom drift, teknisk support och underhåll av IT-systemen). Tjänsteleverantörerna får endast behandla dina personuppgifter för dessa syften enligt våra instruktioner och inte för några egna ändamål. Vi är personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifter som tjänsteleverantörerna utför på vårt uppdrag.

Koncernbolag ‌

Vi delar dina personuppgifter med koncernbolag som tillhandahåller tjänster till oss, t.ex. IT-tjänster. Vi är personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifter som koncernbolagen utför på vårt uppdrag.

Externa personer ‌

Vid kommunikation med externa personer delar vi de personuppgifter som du själv eller annan lämnar till de externa personerna.

Kategorier av personuppgifter	Laglig grund för överföringen
Din kommunikation Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatoriska uppgifter	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att möjliggöra kommunikation mellan medarbetare och med externa personer i tjänsten.

Xxxxxx xxxxxxxxx x

I vissa fall kan vi, om det är nödvändigt, dela dina personuppgifter med andra mottagare för vissa ändamål (t.ex. för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att hantera och bemöta rättsliga krav). Exempel på dessa mottagare är externa rådgivare, myndigheter, domstol, polisen och potentiella kö- pare eller säljare av företaget.

Mottagare	Syfte	Laglig grund för överföringen
Myndigheter	Vi kan lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det.	Rättslig förpliktelse. Behand- lingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga för- pliktelser.
Externa rådgivare	Vi kan lämna nödvändig information till externa rådgivare, t.ex. revisions- byråer, advokatbyråer eller andra juristbyråer om vi är skyldiga enligt lag att göra det eller för att hantera eller bemöta rättsliga krav.	Rättslig förpliktelse och berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser alternativt till- godose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.
Domstol, motparter etc.	För att hantera och bemöta rättsliga krav kan vi överföra uppgifter till andra parter.	Berättigat intresse. Behand- lingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.
Rättsvårdande myndig- heter, t.ex. Polisen	Vi kan dela personuppgifter med rättsvårdande myndigheter, t.ex. polisen om vi är skyldiga enligt lag att göra det.	Rättslig förpliktelse. Behand- lingen är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser.
Potentiella köpare och säl- jare	Vi kan komma att dela information med potentiella köpare och säljare om vi skulle sälja hela eller delar av verksamheten eller vid en samman- slagning.	Berättigat intresse. Behand- lingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslagningen.

NÄRMARE INFORMATION OM KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER ‌

Se tabellen nedan för närmare information om vilka kategorier av personuppgifter som vi behandlar.

Kategori	Exempel på uppgifter
Din kommunikation	Innehåll i din kommunikation, t.ex. e- postmeddelanden
Identitetsuppgifter	Namn och personnummer
Kompetensuppgifter	Utbildning, yrkeserfarenhet, kurser, kvalifikationer
Kontaktuppgifter	Adress, telefonnummer, e-postadress
Organisatoriska uppgifter	Titel, befattning, arbetsgivare eller uppdragsgivare

Document Metadata

Table of Contents

GDPR

Document Metadata