Samordnad förfrågan;
Samordnad förfrågan;
Ramavtal avseende HVB-hemsverksamhet för ungdomar 13 – 20 år med missbruksproblematik – Förfrågan avser behov för kommuner i Södermanland
Vårdförbundet Sörmland, VFS är ett kommunalförbund med medlemskommuner i Södermanlands län. VFS har uppdrag att via samordnad upphandling tillhandahålla ramavtal för vård och behandling inom individ- och familjeomsorgen. Denna upphandling är en del i den verksamheten.
VFS bedriver verksamhet i egen regi för behov främst för medlemskommunerna. Den omfattar missbruksvård för vuxna på behandlingshemmet Vårnäs i Vingåkers kommun. Vården omfattar primärbehandling med abstinensbehandling och 12-stegsträning samt eftervård. VFS driver sedan 2015 även Gläntans Behandlingshem som komplement till Vårnäs med missbrukarvård för målgruppen unga vuxna 18 – 26 år.
Dessa upphandlingar avser behov utöver den verksamhet som VFS bedriver i egen regi. Upphandlingarna syftar till att sluta ramavtal med Vårdgivare som i egenregi driver HVB-hem.
Upphandlingarna omfattar behov för socialtjänsten i kommunerna Eskilstuna, Katrineholm, Strängnäs, Flen och Vingåker vilka ingår i VFS samt för kommunerna Nyköping, Trosa, Oxelösund och Gnesta, vilka genom uppdrag till VFS anslutit sig till upphandlingen.
I en första fas kommer kvalificering av enheter som tillhandahåller HVB-hem att ske utifrån de kvalificeringskrav för deltagande som anges i förfrågan. I en andra fas sker utvärdering av anbud. Enbart anbud från enheter som uppfyller de ställda kvalificeringskraven kommer att utvärderas i andra fasen.
Avtal tecknas i avsikt att klara de allra flesta vårdtagares behov. Verksamheten är dock sådan att inga garantier eller bedömningar om antalet placeringar kan lämnas. Varje placering för vård/behandling kommer att ske genom skriftligt avrop. Uppdragen omfattar fullföljande av all vård/behandling påbörjad under Ramavtalets giltighetstid.
Ramavtal avses tecknas för placeringar som avropas för påbörjande efter avtalstecknande och tre år framåt. Anbud skall vara inkommet till VFS senast 2018-04-08 och gälla sex månader därefter.
Vårdgivare som erbjuder flera behandlingshem måste lämna ett anbud per behandlingshem.
VFS söker platser för vårdtagare som kan placeras på samma HVB-hem oavsett kön men även för vårdtagare som enbart bör placeras tillsammans med andra vårdtagare av samma kön. Om upphandlingen inte ger täckning för alla dessa alternativ kan VFS komma att gå ut i kompletterande upphandlingar. Alternativt kan antalet avtalsparter utökas.
Under ramavtalstiden kan VFS komma att upphandla mer HVB-platser för samma åldersgrupp men då för vårdtagare med annan probleminriktning.
0. Innehållsförteckning
1. Upphandlingarnas omfattning
1.1 Uppdrag och anbudsområden
1.2 Uppdrags genomförande
1.3 Ersättning
1.4 Kommersiella villkor
2. Krav på Vårdgivare för kvalificering
3. Upphandlingarnas genomförande
3.1 Kvalificering av anbudsgivare
3.2 Prövning av anbud
3.3 Bestämmelser för anbudsgivning
3.4 Upphandlingsförfarande - Ramavtal - Avrop
Bilaga:
Kravspecifikation – Krav på verksamhetens bedrivande mm
1 Målgrupp och huvudmannaskap
2 Styrande regelverk och behandlingsmetod
3 Vård/Behandling
3.1 Alternativt HVB vid akut tillfälligt behov
4 Placering för utredning
5 Allmänt om verksamheten
6 Personalkompetens och bemanning
7 Dokumentation
8 Uppföljning
1. Upphandlingarnas omfattning
1.1 Uppdrag och anbudsområden
Upphandlingarna omfattar uppdrag att tillhandahålla HVB-hemsverksamhet med vård för ungdomar 13 – 20 år (Vårdtagare) i den grupp som definieras nedan. Utförande skall följa vad som anges i denna förfrågan med tillhörande kravspecifikation.
Placering för enbart utredning kan förekomma. Innehåll och syfte med sådant uppdrag är att
• Stödja kommunen att genomföra utredning av Vårdtagarens problematik
• Lämna förslag på Vårdplan
Kommunen beslutar därefter om eventuell fortsatt placering,
Problematiken för Vårdtagarna är
Missbruk
samt för en del Vårdtagare även kombination med en eller flera av
• Neuropsykiatrisk problematik
• Psykosocial problematik innefattande en eller flera av
• Relationsproblem (inom det personliga nätverket)
• Psykisk ohälsa
• Psykisk funktionsnedsättning
• Kriminalitet
• Sidomissbruk (substitutionsbehandling)
• Följder av övergrepp
Placering av Vårdtagare sker med stöd av SoL eller LVU. Placering kan ske planerat eller akut. Behandlingen skall följa ett tidsbestämt behandlingsprogram (Se vidare i Kravspecifikationen.).
Vårdtagarnas sociala situation ställer krav på att boenden kan erbjudas inom Södermanland eller dess närhet, av hänsyn till ”närhetsprincipen” *)
Avtal avses tecknas så att resurser enligt följande finns för VFS-placeringar. Platserna behöver dock inte vara lediga vid anbudsgivningen. Verksamheten är sådan att inga garantier om placeringar kan lämnas.
Kategori Anbudsområde Antal samtidiga placeringar (ca)
Både pojkar och flickor A 50 inom Södermanland, varav 15 i andra län Enbart flickor B 10 inom Södermanland, varav 3 i andra län
*) Möjligheten att uppfylla ”närhetsprincipen” i sociallagstiftningen är skäl till att kravet ställs. För ”närhetsprincipen” finns dock ingen rekommendation om avstånd eller restid. Upphandlingarnas precisering följer detta. Närhet kommer inte att anses föreligga för HVB-hem utanför angränsande län (Gotland betraktas som angränsande). ”Närhetsprincipen” kommer vid anbudsprövningen inte att tillmätas betydelse för cirka 1/3 av antalet platser.
Skolverksamhet ingår inte i upphandlingen. Där detta är aktuellt handläggs arrangemang för skolgång separat genom aktuell kommuns utbildningsenhet. Vårdgivaren skall dock initiera och medverka i processen att finna lämplig skolgång för den placerade, där sådan är aktuell.
Uppdragen avser komplement till HVB-verksamheten i VFS regi vid behandlingshemmen Vårnäs samt Gläntan, båda nära Vingåker.
Syftet VFS har med placering på HVB-hem är att ge Vårdtagarna
Vård inkluderande omsorg så att det akuta missbruket upphör.
Behandling så att livsföring utan missbruk består stabilt och varaktigt i hemmamiljön.
Uppdraget som ges HVB-hemmet i och med ett avrop är att, med Vårdtagaren i centrum och i respekt för dennes människovärde, självbestämmanderätt och integritet uppfylla detta syfte.
1.2 Uppdrags genomförande
Uppdrag skall genomföras enligt VFS kravspecifikation (bilaga). Inför varje placering kommer avropande kommun att genomföra
• Utredning av Vårdtagarens problematik
• Upprätta en Vårdplan i samråd med vårdtagaren.
• Utreda lämpligt HVB-hem
Allmän omsorg och insatser som HVB-hemmet skall erbjuda framgår av kravspecifikationen. Den särskilda individanpassade omsorg som HVB-hemmet skall erbjuda definieras i en Genomförandeplan.
Följande specifika förutsättningar i ett HVB-hem kan påverka möjligheten till placering:
• Personal med viss kulturell/etnisk erfarenhet (icke svensk)
• Lämplig fysisk tillgänglighet
• Möjlighet att akut ta emot placering/jourplacering
• Möjlighet att ta emot person med följder av övergrepp
Programtrohet, eller behandlingsintegritet, av ett evidensbaserat program är enligt forskning central för att lyckas med behandlingsinsatserna. Vårdförbundet Sörmland delar denna uppfattning. I föreliggande upphandling sätter vi därför stort värde på evidensbaserad praktik som kvalitetsindikator genom att ställa krav på:
a) behandlingsmetod/modell
b) hur väl metoden är implementerad i verksamheten
c) personalens formella utbildning
1.3 Ersättning
Ersättning utges per påbörjade placeringsdygn inkluderande:
• All vård/behandling
• Pension (logi, kost mm)
• Journalföring samt övrig administration
• Kostnader för kvalitetsarbete inklusive uppföljning och rapportering till VFS
• Alla kostnader i övrigt enligt de kommersiella villkoren (se avsnitt 1.4 nedan)
Alla kostnader för kursmateriel, eventuella resor som ingår i vård/behandling samt vårdtagares eventuella extra kostnader i samband med dessa skall vara inkluderade i priserna. Kostnader för resa till/från vårdgivaren skall inte ingå i priserna.
Inga tillägg eller annan ersättning accepteras oavsett resursbehov för enskild Vårdtagare.
Priserna skall inkludera medverkan i kvalitetsuppföljning som genomförs på VFS initiativ. En del i denna är att på eget initiativ rapportera avvikelser till VFS.
Vid placering för utredning inkluderar priset alla kostnader enligt ovan. Utredningsersättning får maximalt debiteras under 30 dygn, såvida inte annat överenskommes med Kommunen.
Följande priser skall specificeras i anbud (priserna skall gälla till och med 2018-12-31):
• Pris per vårddygn
• Pris per dygn vid utredning
Priserna får regleras (indexregleras) årsvis från 2019. Index för prisjustering är KPI. Bas är anbudspris samt KPI för oktober 2017. Priser beräknas enligt följande:
Pris 2018 = (Anbudspris)
Pris 2019 = (Anbudspris) x (Index oktober 2018)/(Index oktober 2017) Pris 2020 = (Anbudspris) x (Index oktober 2019)/(Index oktober 2017) Pris 2021 = (Anbudspris) x (Index oktober 2020)/(Index oktober 2017)
Verksamheten är enligt gällande lagstiftning att betrakta som social omsorgsverksamhet och därmed inte momspliktig. Inga pålägg för expeditionskostnader etcetera accepteras. Vid fakturering tillkommer moms enbart för eventuella vidarefakturerade överenskomna utlägg. Fakturering får ske månadsvis i efterskott.
Betalning skall ske per 30 dagar netto. Vid försenad betalning gäller villkoren enligt räntelagen.
1.4 Kommersiella villkor
Samtliga kommuner ingående i upphandlingen har rätt att nyttja ramavtalet. Avrop sker skriftligt.
Tjänsterna skall tillhandahållas i enlighet med avrop inklusive Vårdplan samt VFS Kravspecifikation. Respektive kommun inträder vid avrop som part avseende samtliga villkor i ramavtalet. Avrop skall skriftligen bekräftas. Ansvar för vårdens/behandlingens genomförande åligger därefter Vårdgivaren.
Kommunen äger före avrop rätt att genomföra egen utredning av boendets lämplighet och att avvisa boendet om kommunens utredning visar att aktuellt boende inte uppfyller de behov som finns eller annat boende visar sig vara bättre lämpat för den placerade och med hänsyn till närhetsprincipen.
Ersättning utgår enligt punkt 1.3 ovan. Betalningsansvarig är avropande kommun.
Kommunen har full äganderätt till den dokumentation om placeringen som upprättats vid boendet. Dokumentationen skall överlämnas till kommunen efter avslutat uppdrag.
Vårdgivaren skall ha ansvarsförsäkring om minst 10 000 000 kronor för personskada och minst 1 000 000 kronor för sakskada avseende följder av egen verksamhet.
För tillståndspliktig Vårdgivare skall giltigt HVB-tillstånd finnas och förnyas/revideras när så krävs beroende av ändringar i verksamheten. Vårdgivaren skall omgående informera VFS om krävt tillstånd inte längre finns.
Vårdgivaren skall utan dröjsmål skriftligen till Kommunen anmäla behov av utökad omsorg/vård/behandling som inte ingår i aktuellt avrop eller ramavtalet. Vårdgivaren har endast rätt till ersättning för tjänster som anmälts till och skriftligen bekräftats av avropande kommun genom revidering av aktuellt avrop.
Vid nyttjande av alternativt HVB för akuta behov (se Kravspecifikationen) kvarstår Vårdgivaren i detta avtal som avtalspart mot kommunen. Ersättning och kommersiella villkor regleras enligt detta avtal. Vårdgivaren skall ha eget skriftligt avtal med det alternativa HVB-hemmet före placering.
Vårdgivaren får endast avbryta placering i förtid vid synnerliga skäl och först sedan skriftligt samråd skett med Kommunen och som därvid accepterat att placeringen avbryts. Vårdgivaren har vid sådant avbrytande ansvar för genomförande av transport av Vårdtagaren enligt Kommunens instruktion. Verifierade kostnader för denna transport ersätts av Kommunen. Transport på annat sätt eller vid avbrytande utan kommunens skriftliga samtycke ersätts inte.
Om Vårdgivaren ställer in eller på annat sätt avbryter vård/behandling för Vårdtagare av en anledning som Kommunen inte råder över, så
• har Vårdgivaren rätt till ersättning endast för dessförinnan genomförd vård/behandling
• är Vårdtagare samt Kommunen respektive VFS berättigade till skadestånd enligt skadeståndsrättsliga regler
Uppsägningstid med ersättning finns inte i detta avtal. Kommunen äger rätt att avbeställa sådana delar i avrop som inte genomförts. Vårdgivaren har endast rätt till ersättning för verklig placeringstid.
Vårdgivaren skall omgående informera Kommunen om Vårdtagaren avslutar placeringen i förtid. Ingen uppsägningstid gäller och Vårdgivaren har endast rätt till ersättning för verklig placeringstid. Vårdgivaren har vid sådant avbrytande ansvar för genomförande av transport av Vårdtagaren enligt Kommunens instruktion. Verifierade kostnader för denna transport ersätts av Kommunen.
Transport på annat sätt eller utan kommunens skriftliga samtycke ersätts inte.
Placeringar (avrop) under Ramavtalets giltighetstid skall fullföljas enligt villkoren i Ramavtalet även om placeringen varar efter Ramavtalets giltighetstid.
Endast skriftliga tillägg till ramavtalet, som är godkända av båda parterna, är giltiga.
Utlägg för Vårdtagaren ersätts enbart om de skriftligt överenskommits med kommunen i förväg.
Vårdgivaren får inte utan medgivande från VFS anlita annan för genomförandet. Vårdgivaren är ansvarig för eventuell underleverantörs arbete såsom för eget arbete.
Vårdgivaren får inte överlåta ramavtalet eller avrop på annan utan medgivande från VFS.
I händelse av att avtalad vård/behandling inte kan erbjudas äger VFS rätt att häva ramavtalet.
I händelse att Vårdgivaren inte uppfyller utförandekraven i Kravspecifikationen äger Kommunen efter eget val rätt att avsluta placering. Vårdgivaren skall dock dessförinnan förvarnas och ges en skälig frist att rätta bristen.
Båda parter har rätt att häva ramavtalet om den andra parten i väsentlig grad brutit mot det. Vid hävning är vårdgivaren berättigad till ersättning för dessförinnan utförd vård/behandling.
Part är fri från sitt åtagande och inte ansvarig för skada i den mån avtalets fullgörande förhindras, försvåras eller försenas av krigshändelse, myndighets bud, strejk eller annan konfliktåtgärd på arbetsmarknaden, eldsvåda, översvämning, blockad, eller annan liknande omständighet utanför parternas kontroll. Part som påkallar befrielse enligt dessa bestämmelser skall omedelbart underrätta andra parten därom. Om hindret föreligger mer än tre månader har parterna rätt att häva detta avtal utan skyldighet att därför utge skadestånd i någon form.
Tvist med anledning av ramavtalet eller avrop skall avgöras genom tillämpning av svensk rätt i svensk domstol och på svenska språket.
2 Krav på Vårdgivare för kvalificering
Vårdgivaren skall uppfylla vissa kvalificeringskrav för att komma ifråga för avtal i denna upphandling. Kraven avser minska riskerna genom större säkerhet att avtalsparten under hela avtalstiden kommer kunna tillhandahålla de tjänster som upphandlingen omfattar. Följande sådana krav gäller i denna upphandling;
A. Legala förhållanden mm
Krav A:1 Registrering, F-skatt
Vårdgivaren/Anbudsgivaren ska vara registrerad för F-skatt.
Bevis som skall lämnas:
• Komplett namn och adress för anbudsgivaren
• Organisationsnummer
• Bekräftelse att Vårdgivaren är registrerad för F-skatt
Krav A:2 Skatter och avgifter
Ha fullgjort betalningsskyldigheter till myndigheter avseende skatter och avgifter.
Bevis som skall lämnas:
• Bekräftelse att skyldigheterna är uppfyllda.
Inför avtalsteckning inhämtar VFS som bevis blankett SKV 4820 från Skatteverket medan anbudsgivaren överlämnar kopia av registreringsbevis.
B. Finansiell styrka
Krav B:1 Finansiell styrka
Vårdgivaren/Anbudsgivaren skall ha finansiell styrka tillräcklig att ge VFS tilltro till att de tjänster som efterfrågas kommer att kunna tillhandahållas under hela avtalstiden.
Bevis som skall lämnas:
• Resultat och balansräkning från det senaste fastställda årsbokslutet*)
• Förteckning över de ägare som har ägarandelar om tjugo procent eller mer
• Prognos/marknadsbedömning för den egna verksamhetens utveckling de närmaste tre åren. Denna skall innehålla en realistisk bedömning över ekonomi och ägarstruktur.
*) Nya/ombildade organisationer utan bokslut får i stället lämna aktuell budget för kommande bokslut.
C. Resurser
Krav C:1 HVB-hem
HVB-hemmet och verksamheten skall bedrivas i egen regi med egen anställd personal för kärntjänsterna inom vård/behandling. Anbudsgivare får vara juridisk person som är majoritetsägare i HVB-hemmet.
Underleverantörer får anlitas för tjänster inom vård/behandling som inte kräver daglig närvaro samt för tjänster som inte innebär direkt vård-/behandlingskontakt med Vårdtagare (t ex fastighetsskötsel, redovisning etc).
Bevis som skall lämnas:
• Bekräftelse om ägande och drift i egen regi
• Redogörelse för verksamheten
• Komplett namn och adress för HVB-hem som avses i anbudet
• Namn och arbetsområde för underleverantör inom vård/behandling
Krav C:2 Personal
Personal vid boendet, i vars arbetsuppgift ingår att vara i direkt kontakt med vårdtagare, skall för kärnfunktionerna vara anställd av den Vårdgivare som driver boendet.
Bevis som skall lämnas:
• Bekräftelse
Krav C:3 Resurs för akut tillfällig omplacering
Vårdgivaren skall ha överenskommelse med annat HVB för akut alternativ tillfällig placering (se Kravspecifikationen, avsnitt 3.1). Utredningen ska ha genomförts inom de senaste 12 månaderna.
Bevis som skall lämnas
• Bekräftelse
Krav C:4 Lokaler
VFS har uppfattningen att lokaler och omgivningar som ger en positiv upplevelse för vårdtagaren förhöjer verkan av den behandling som erbjuds. Lokalerna skall minst uppfylla vad som anges i HSLF-FS 2016:55.
Bevis som skall lämnas:
• Bekräftelse
• Redogörelse för läge och lokaler
D. Kompetens
Krav D:1 Myndighetstillstånd
För tillståndspliktig verksamhet skall obligatoriskt tillstånd utfärdat av Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) för bedrivande av HVB-hem finnas och gälla för den verksamhet som omfattas av anbudet.
För icke tillståndspliktig verksamhet (t ex HVB i kommunal regi) skall en s.k. § 12-anmälan hos XXX xxxxxx.
Bevis som skall lämnas:
• Kopia av tillstånd respektive § 12-anmälan
Krav D:2 Tillsyn
Den senaste tillsynen genomförd inom de tre senaste åren av XXX ska inte omfatta någon allvarlig anmärkning som inte har åtgärdats.
Bevis som skall lämnas:
• Senaste tillsynsbeslutet från IVO
• Redogörelse för åtgärder som vidtagits baserat på beslutet
Krav D:3 Sekretesshandläggning
HVB-hemmet skall ha skriftliga regler för handläggning av sekretessbelagd information om vårdtagarna. Reglerna skall säkerställa att uppgifter inte lämnas till obehörig.
Bevis som skall lämnas:
• Redogörelse för arbetsrutiner för sekretesshandläggningen.
3 Upphandlingarnas genomförande
3.1 Kvalificering av anbudsgivare
Anbudsgivare som kan komma ifråga för avtal skall uppfylla alla kvalificeringskrav angivna i avsnitt 2 ovan. I en första fas kommer uppfyllande av dessa kvalificeringskrav att prövas.
Anbudsgivare måste uppfylla kvalificeringskraven för att dess anbud skall prövas enligt avsnitt 3.2.
3.2 Prövning av anbud
VFS avser att anta de anbud som är totalt ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till de kriterier som anges nedan. Ramavtal avses tecknas med så många anbudsgivare som anges i avsnitt 1.1.
Grundläggande i en offentlig upphandling är att alla uppställda minimikrav (ofta kallade skall- krav) måste uppfyllas för att anbudet skall få antas. I denna upphandling gäller följande sådana minimikrav:
1. Anbud avser genomförande av åtagandet av den Vårdgivare som lämnar anbudet
2. Anbud avser HVB-verksamhet enligt vad som anges i avsnitt 1.1 (Uppdrag).
3. Acceptans av de krav som anges i avsnitt 1.2. (Tjänstekvalitet och utförandekrav)
4. Acceptans av de villkor som anges under avsnitt 1.3 (Ersättning)
5. Acceptans av de villkor som anges under avsnitt 1.4 (Kommersiella villkor) Anbud med icke uppfyllt minimikrav utvärderas inte vidare i detalj.
Prövning av anbud kommer därutöver att ske utifrån nedanstående prövningskriterier vilka kommer att ges betydelse (viktas) enligt angivna procentsatser.
1. Pris (40 %)
2. Tjänstekvalitet (60 % )
Rangordning av anbud (ekonomiskt mest fördelaktiga) baseras på Totalpoäng beräknad enligt:
Totalpoäng = [(Betyg för Pris) * 40] + [(Betyg för Tjänstekvalitet) * 60]
”Totalpoäng” avrundas till en decimal. Vid lika (avrundad) ”Totalpoäng” avgörs rangordning mellan dessa av lägsta ”Totalt Anbudspris”. Avtal tecknas med anbudsgivarna i ordning efter rangordningen samt med iakttagande av behov enligt närhetsprincipen (se avsnitt 1.1).
1. Pris (40 % )
Vid utvärderingen kommer ett genomsnittspris att beräknas. Detta är en sammanvägning av vårddygnspris och utredningspris i anbudet (se avsnitt 1.3 ovan). Beräkningen kommer att ske med följande viktning av de enskilda priserna:
Prisgrupp Vikt (%)
• Pris per vårddygn 80
• Pris per dygn vid utredning 20
Genomsnittspris 100
Betyget för kriteriet ”Pris” kommer att fastställas så att
• Anbudet med det lägsta genomsnittspriset ges betyget 3
• Anbudet med det högsta genomsnittspriset ges betyget 1
• Anbud med genomsnittspriser däremellan ges betyg däremellan (avrundat till en decimal)
Betyget beräknas med följande formel (där ”pris” avser ”Genomsnittspris”):
Betyg =
1 + (
(Högsta pris) - (Aktuellt pris)
(Högsta pris) - (Lägsta pris)
) x 2
Med ”Aktuellt pris” avses ”Pris” i respektive anbud. Med ”Lägsta” respektive ”Högsta” pris avses genomsnittspris i anbud med samtliga minimikrav uppfyllda.
Anbud som inte uppfyller minimikraven 4 och 5 (se ovan denna punkt) kommer att tilldelas betyget 0 för kriteriet ”Pris” och diskvalificeras för avtal.
2. Tjänstekvalitet (60 % )
Tjänstekvalitet kommer att betygsättas i två delar - av samma vikt - som summeras enligt följande;
Betyg Tjänstekvalitet = [(Tjänstekvalitet, del 1) x 0,5] + [(Tjänstekvalitet, del 2) x 0,5]
Tjänstekvalitet, del 1 - Personaltäthet
Vid utvärderingen kommer personaltätheten (summa heltidsekvivalenter) för följande personalkategori att ges betydelse;
Anställd personal med terapeutisk kompetens med minst
• Tvåårig eftergymnasial utbildning inom socialt/pedagogiskt behandlingsarbete samt
• Fem års arbetslivserfarenhet inom området
En personaltäthetskvot beräknas enligt:
Kvot =
Antal personal i kategorin Antal vårdtagarplatser
Med ”antal” avses summa heltidsekvivalenter (en decimal). Hänsyn får enbart tas till personal i direkt kontakt med Vårdtagarna.
Betyget för kriteriet ”Personaltäthet” kommer att fastställas så att
• Anbudet med det högst ”Personaltäthet” ges betyget 3
• Anbudet med det lägst ”Personaltäthet” ges betyget 1
• Anbud med ”Personaltäthet” däremellan ges betyg däremellan, beräknat enligt följande:
Betyg =
1 + (
(Aktuell kvot) - (Lägsta kvot)
(Högsta kvot) - (Lägsta kvot)
) x 2
”Aktuell kvot” avser ”Kvot” i respektive anbud.
”Lägsta” respektive ”Högsta” kvot avser kvot i anbud med samtliga minimikrav uppfyllda.
Tjänstekvalitet, del 2;
VFS anser att desto mer obligatorisk schemalagd ledarledd verksamhet inom den behandlingsmetod som används desto bättre resultatet uppnås för Vårdtagaren. Tjänstekvalitet kommer därför att prövas som omfattningen av sådan verksamhet ledd av personal med kompetens i den behandlingsmetod som används.
Vid utvärderingen kommer ”Effektiv tid” där Vårdtagaren skall delta i schemalagda programpunkter inom behandlingen att ges betydelse. Här inräknas även enskild schemalagd obligatorisk tid med handledare. Utifrån veckoschema eller veckogenomsnitt för en behandlingscykel betygsätts:
”Effektiv tid” = Timmar/Vecka exklusive pauser (två decimaler) Betyget för kriteriet ”Tjänstekvalitet, del 2” kommer att fastställas så att
• Anbudet med det mest ”Effektiv tid” ges betyget 3
• Anbudet med det minst ”Effektiv tid” ges betyget 1
• Anbud med ”Effektiv tid” däremellan ges betyg däremellan, beräknat enligt följande:
Betyg =
1 + (
(Aktuell tid) - (Minst tid)
(Mest tid) - (Minst tid)
) * 2
”Aktuell tid” avser ”Effektiv tid” hos respektive HVB-hem (anbudsgivare).
”Mest tid” respektive ”Minst tid” avser ”Effektiv tid” bland samtliga HVB-hem (anbudsgivare) med samtliga minimikrav uppfyllda.
”Effektiv tid” är den tid Vårdtagaren deltar i ett specifikt schemalagt behandlingsprogram. Som ”Effektiv tid” räknas enbart programpunkter med:
• Terapeutiska individuella samtal
• Terapeutiska gruppsamtal och/eller annan manualstödd gruppövning
• Föreläsningar ingående i behandlingsmetoden
Dessa programpunkter skall vara:
• Fasta punkter på behandlingsschemat
• Manualstödda inom behandlingsmetoden
• Ledda av personal med kompetens inom den använda behandlingsmetoden
Anbud som inte uppfyller minimikraven 1, 2 och 3 (se ovan denna punkt) kommer att tilldelas betyget 0 för kriterium Tjänstekvalitet och diskvalificeras för avtal.
För att skilja anbud som vid prövningen visat sig vara bland de mest fördelaktiga, kan dessa anbudsgivare komma att erbjudas att presentera verksamheten på plats. Den tilltro, som VFS får vid dessa presentationer, till att erbjuden vård/behandling kan genomföras med gott utfall, kommer att värderas och ge möjlighet till en extra värdering inom kriterium ”Tjänstekvalitet” och enbart för att rangordna dessa anbud sinsemellan.
3.3 Bestämmelser för anbudsgivning
Förfrågan är samordnad för följande båda upphandlingar (se avsnitt 1.1):
A. Pojkar och flickor
B. Enbart flickor
Anbud får lämnas i ena eller båda upphandlingarna. Vid anbud i båda måste dessa lämnas i två separata anbudshandlingar.
Ett anbud får enbart omfatta ett HVB-hem. Vårdgivare som vill erbjuda flera HVB-hem måste därför lämna ett anbud per enhet. Anbudsutvärdering sker per enhet. Avtal tecknas per enhet.
Anbud skall innehålla redovisning av alla de omständigheter som anbudsgivaren önskar framföra för uppfyllande av ställda krav mot bakgrund av ovan angivna prövningskriterier.
Anbud skall innehålla:
1. Samtliga ”Bevis” som anges i avsnitt 2 (Krav på Vårdgivare för kvalificering)
2. Bekräftelse att minimikrav 1 uppfylls.
3. Bekräftelse att minimikrav 2 uppfylls (se avsnitt 1.1).
Bekräftelsen skall styrkas genom en Redogörelse för det behandlingsprogram som erbjuds, inkluderande tidsatt behandlingsprogram. Av Redogörelsen skall framgå vilken metod, dess längd i dagar, som tillämpas samt hur denna är implementerad och hur verksamheten stödjer ”Socialstyrelsens nationella riktlinjer för missbruks- och beroendevård”
4. Bekräftelse att minimikrav 3 kommer att uppfyllas vid uppdrag (se avsnitt 1.2).
5. Priser (se avsnitt 1.3) samt bekräftelse att minimikrav 4 accepteras.
6. Bekräftelse att minimikrav 5 accepteras (kommersiella villkoren, avsnitt 1.4)
7. Uppgifter för beräkning av Tjänstekvalitet, del 1 (sid 13 ovan):
• Antal anställda inom den efterfrågade kategorin
• Antal vårdtagarplatser (vid aktuell bemanning) Uppgifterna skall gälla det lägsta antalet av verkligt och budget.
8. Schema för en behandlingscykel/vecka med uppgifter om ”Effektiv tid” för beräkning av Tjänstekvalitet, del 2 (sid 14 ovan).
9. Uppgift om
o Anbudsgivarens (Vårdgivarens) kompletta namn
o Postadress
o HVB-hemmets adress
o Organisationsnummer
o e-postadress för anbudsgivarens handläggare
Inledningsvis i avsnitt 3.2 anges de ”Minimikrav” som åsyftas.
Med ”Bekräftelse” avses att det i anbudet skall anges att kravet accepteras med ”Ja” eller motsvarande skrivning i en eller ett par meningar. Verifiering av ”Bekräftelse” kan begäras vid anbudsprövningen.
Med ”Redogörelse” avses en skriftlig beskrivning i anbudet. Alternativt kan referens göras till en färdig informationsfolder som bifogas i anbudet. Oavsett form bör redogörelsen inte överstiga två sidor.
VFS erbjuder inte en förlaga för anbudets utformning. Anbudsgivare utformar ett eget dokument med anbudet och lämnar som PDF-fil enligt nedan. Detta för att inte onödigtvis begränsa anbudsgivarens utformning av anbud. Anbud utformas och avges på svenska i upphandlings- verktyget TendSign (xxx.xxxxxxxx.xxx) enligt instruktioner i förfrågan och TendSign.
Anbud skall registreras i TendSign senast 2018-04-08
Efter detta datum kan anbud inte registreras.
VFS förbehåller sig rätten att inte pröva anbud som saknar begärd information eller inte ger tillfredsställande upplysningar samt i övrigt inte lämnas enligt förfrågan.
Anbud skall vara bindande sex månader efter sista anbudsdatum ovan.
Vid överprövning kan VFS komma att tillfråga anbudsgivarna om förlängning av anbuds giltighet så att upphandlingen kan avslutas, efter slutgiltigt avgörande i rättsprocessen, med dem som accepterar sådan förlängning.
Frågor avseende upphandlingarna registreras i upphandlingsverktyget TendSign
Svar på frågor kommer att göras allmänt tillgängligt på xxx.xxxxxxxx.xxx utan angivande av vem som frågat. VFS förbehåller sig rätten att inte svara på frågor inkomna mindre än tio (10) dagar före anbudstidens utgång.
På xxx.xxxxxxxx.xxx kommer VFS att göra övrig information tillhörig upphandlingen tillgänglig;
• Eventuella förtydliganden, förändringar och/eller kompletteringar
• Information om beslutet om tilldelning av kontrakt
VFS rekommenderar därför att intresserad registrerar sig för att få denna information automatiskt.
Enbart information publicerad på ovanstående sätt eller per brev undertecknade av Xxxxxx Xxx, VFS är bindande för VFS. Intresserad ansvarar själv för att införskaffa all information.
3.4 Upphandlingsförfarande – Ramavtal – Avrop
Upphandlingen genomförs enligt gällande lagstiftning om offentlig upphandling (LOU) och där med tillämpning av reglerna som gäller för s.k. förenklat förfarande.
Upphandlande myndighets namn och adress är Vårdförbundet Sörmland
Kansliet Vårnäs
643 92 Vingåker
Ramavtalet kommer att omfatta samtliga följande handlingar:
- Huvuddokument (ofta kallat Ramavtalet)
- Bilagorna
1. Förfrågan
2. Kravspecifikation
3. Frågor och svar under anbudstiden
4. Avrop
5. Anbudsgivarens anbud
Om motstridiga uppgifter förekommer gäller dokumenten i angiven ordning.
Avrop är den handling som bekräftar uppdraget för aktuell placering med referens till ramavtalet samt nödvändiga kontakt- och personuppgifter, adresser, telefonnummer och dylikt av administrativ karaktär.
De personliga behoven enligt Vårdplanen samt närhetsprincipen är styrande för det slutliga valet av HVB-hem bland ramavtalsparterna. Vid lika lämplighet prioriteras HVB-hem med högst rangordning enligt tilldelningsbeslutet.
Avrop från ramavtal sker skriftligt och innehåller
1. Kommunens Beställningsbekräftelse samt administrativa uppgifter
2. Vårdtagarens Vårdplan
3. Genomförandeplan (sedan denna utfärdats)
Handlingarna gäller efter Ramavtalet i angiven ordning. Respektive kommun inträder vid avrop som part avseende samtliga villkor i ramavtalet.
Bilaga: Kravspecifikation – Krav på verksamhetens bedrivande mm