Bilaga 5a
Bilaga
5a
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|||
Ramavtal (Utkast)
§1 Parter
Mellan SMHI, organisationsnummer 202100-0696, nedan kallad ”SMHI” och xxxx, organisationsnummer xxxxxx-xxxx, nedan kallad ”Leverantören”, har följande ramavtal slutits gällande resebyråtjänster.
SMHIs tillhörande enheter ute i landet inkluderas i detta avtal.
§ 2 Avtalets omfattning
Avtalet
syftar till att tillgodose SMHIs behov av kvalificerad
resebyrå-service och reseadministration enligt de villkor som anges
i avtalet.
SMHI lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden.
§ 3 Option Självbokningssystem
SMHI ska ha möjlighet att avropa självbokningssystem via Internet där varje resebeställare kan tilldelas ett individuellt beställnings-id.
Om behov uppstår kommer SMHI att göra en separat prisförfrågan.
§ 4 Bastjänster
I avtalet ska ingå följande bastjänster:
Reseservice i form av bokning/ombokning/avbokning av flyg, tåg, hotell, buss, hyrbil, båt mm
Leverans av utfärdade dokument
Key Account Management (KAM)
Fakturering via resefaktureringssystem
Kreditering av helt eller delvis outnyttjade dokument
Voucherhantering
Kontaktnät över hela världen
24-timmarsservice (7 dagar/vecka)
Styrning mot SMHIs/statens egna avtal.
Xxxxxxxxx kontaktpersoner
Statistik
Upprätta och uppdatera företags- och resenärsprofiler i enlighet med reglerna i Personuppgiftslagen (PUL)
Data/elektronisk beställning
Självbokningssystem
Övriga vanligt förekommande resebyråtjänster
§ 5 Avtalstid - Förlängning
Avtalstiden
är två (2) år från avtalets tecknande, med option på
ytterligare 1+1 år. Avtalet förlängs automatisk med ett (1) år,
om inte någon av parterna säger upp avtalet senast tre (3) månader
före avtalets utgång.
Efter eventuella förlängningar, löper
avtalet ut utan särskild uppsägning (senast 2015-12-31).
§ 6 Egna avtal – Leverantörens avtal
SMHI
har egna avtal avseende tåg, hotell- och konferenser, hyrbil, tåg
och taxi, men använder det statligt upphandlade ramavtalet
(xxx.xxxxxx.xx)
för inrikes- och utrikes flyg.
SMHI meddelar kontinuerligt
leverantören vilka avtal som ska tillämpas.
Bokning sker
mestadels via telefon, e-post, Internet direkt till avtalspartners
förutom inrikes- och utrikesflyg som sker via resebyrån.
Leverantörens
personal ska ha erforderlig kunskap om SMHIs egna leverantörsavtal,
priser, reseregler och administrativa rutiner, liksom
geografisk
kännedom om alternativa resvägar från SMHI-kontor.
I de fall där SMHI tecknat egna avtal ska dessa avropas och prioriteras. Undantaget är om Leverantören vid bokningstillfället har avtal som är förmånligare än ovan nämnda, då ska Leverantörens avtal användas.
§ 7 Avtalshandlingar
För avtalet gäller följande handlingar som kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande bestämmelser i dessa handlingar gäller de i ordning mellan varandra enligt följande:
Tillägg och ändringar till detta avtal
Detta avtal jämte tillhörande bilagor
SMHIs förfrågningsunderlag jämte tillhörande bilagor dnr
2011/1726/16
Leverantörens lämnade anbud
§ 8 Ändringar, tillägg eller annan ändring av avtal
Ändringar eller tillägg till detta avtal, eller annan rättshandling i anslutning till detta ska godkännas skriftligen av bemyndigad person hos respektive part för att vara giltig.
§ 9 Överlåtelse av avtalet
Leverantören äger inte rätt att utan SMHIs skriftliga medgivande helt eller delvis överlåta avtalet till någon tredje part.
Leverantören äger inte utan SMHIs föregående skriftliga tillåtelse överlåta fordringar eller andra anspråk (inklusive bland annat krav på skadestånd) hänförliga till detta avtal till någon tredje part.
§ 10 Verksamhet
Leverantören ska inte under uppdragstiden utöva någon verksamhet som i något avseende negativt kan påverka SMHIs förtroende vad avser Leverantörens åtaganden enligt detta avtal. Vid osäkerhet om viss verksamhet kan falla under denna bestämmelse ska Leverantören snarast kontakta SMHI.
§ 11 Leverantörens åtaganden
Leverantören åtar sig att
utföra tjänsterna, i enlighet med villkoren i detta avtal, kraven
uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt redovisat förfarande i
Leverantörens anbud
utföra tjänsterna professionellt, med omsorg/fackmannamässigt, kostnadseffektivt och med hög kvalitet i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av SMHI. Leverantören är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer
inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt avtalet
arbeta för att ha ett aktivt miljötänkande med miljöpolicy och skriftliga handlingsplaner för företagets miljöarbete
§ 12 SMHIs åtaganden
SMHI åtar sig att
erlägga betalning i enlighet med villkoren i avtalet och till i avtalet överenskomna priser för utförda och av SMHI godkända tjänster
vid uppdrag som är beroende av information från nyckelpersoner hos SMHI tillse att dessa personer finns tillgängliga i erforderlig omfattning för uppdragets utförande
bereda Leverantörens personal tillgång till de uppgifter som erfordras för att tjänsterna ska kunna utföras.
§ 13 Parternas gemensamma åtaganden
Parterna har skyldighet att
kontinuerligt hålla varandra underrättade om samtliga framsteg som görs, såväl tekniska, ekonomiska som andra, vilka kan medföra rationaliseringar
aktivt verka för att information om detta avtal finns och sprids inom de delar av SMHI respektive hos Leverantören där detta är tillämpligt.
§ 14 Öppethållande/tillgänglighet
Leverantören ska betjäna SMHI via sitt kontor i xxxxxxx.
Leverantören ska:
ha bemanning under normal kontorstid måndag-fredag mellan klockan 08.00-16.00
tillhandahålla personlig service på svenska språket inom 40 sekunder
erbjuda 24-timmars personlig service på svenska språket
(7 dagar/vecka året runt) för akuta ärenden utöver ordinarie tid
Under normala öppettiden ska samtliga resebyråtjänster kunna erhållas.
§ 15 Kundansvarig (KAM)
Leverantören tillhandahåller en kundansvarig (KAM) utan extra kostnad för SMHI. Kundansvarig ska:
ansvara för implementeringen av resebyråavtalet
ansvara för att angiven personal hos resebyrån är uppdaterad om SMHIs resepolicy och avtal
ansvara och sammankalla till uppföljningsmöten
behjälplig med analys av statistik och branschkunskap för uppföljning av resemönster som möjliggör kostnadseffektivare resehantering
informera om säkerhetsrutiner
bistå vid framtagande av ny resepolicy
vara projektledare vid implementering av eventuellt självbokningssystem via resebyrån
§ 16 Personal
Leverantören förbinder sig att vid utförandet av tjänsterna tillhandahålla för uppdraget personal med erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet (TRAC-kompetens eller likvärdig utbildning samt minst 2 års erfarenhet av kvalificerat resebyråarbete). Personalen ska behärska svenska i tal och skrift samt skriva och tala engelska för affärsbruk.
§ 17 Personalförändringar
Leverantören ska tillhandahålla flera personer med likartad kompetens.
Förlust av enskild person får inte medföra att Leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas.
Leverantören
ska informera SMHI vid personalförändringar.
Leverantören
får endast ersätta med personal som innehar motsvarande kompetens,
utbildning och erfarenheter.
§ 18 Beställning/Bokning
Beställning ska kunna göras via SMHIs resebeställarfunktioner, av samtliga resenärer via telefon, e-post, personligt besök eller via eventuellt självbokningssystem.
Beställaren ska endast behöva meddela resebyrån erforderliga data såsom resenär, resmål, datum, resursnummer osv. Alternativa restider, resvägar och priser för resenären ska meddelas av Leverantören.
Leverantören ska alltid erbjuda resenären en bokningsbekräftelse elektroniskt, t ex via e-post eller sms eller till av resenären anvisad adress med kopia till resebokare.
§ 19 Sökning efter bästa pris och bästa resealternativ
Leverantören ska alltid erbjuda det mest fördelaktiga alternativet vid varje enskild bokning så att alla möjligheter till kostnadssänkningar och andra effektiviseringar tillvaratas. Ett tidsspann på 2 timmar är ett minimum.
§ 20 Information om resmål
Leverantören ska på begäran ta fram information om resenärens resmål för att kunna anvisa centralt belägna hotell samt ge värdefull information om resmålet för beställaren.
§ 21 Elektroniska biljetter
Leverantören ska kunna erbjuda elektroniska biljetter.
§ 22 Avböjt erbjudande
Leverantören ska till SMHI kontaktperson rapportera avböjt erbjudande vid tjänsteresor om besparingsmöjligheten är mer än 2 000 kronor exklusive moms per bokningstillfälle.
§ 23 Avbeställningsskydd/avbeställningsförsäkring
Leverantören ska kunna erbjuda resenären avbeställningsskydd och/eller avbeställningsförsäkring.
§ 24 Pass, visering och vaccinering
Leverantören och dennes personal ska hålla sig ajour med de senaste rörande pass-, visum- och vaccineringsbestämmelser och kunna informera beställaren/resenären om detta.
§ 25 Betalning/Fakturering
Fakturering
sker via SMHIs resekonto.
Leverantören äger rätt att
fakturera SMHI i efterskott för utförda tjänster.
På fakturan ska följande fält anges:
Avtalsnummer
Resenärens för och efternamn
Referens
Resedatum
Destination
Specificering av utförda tjänster och dess omfattning. Ex. arvode, uppnådd besparing och provisioner
Á-pris och Totalpris
Förfallodatum
Leverantörens organisations- och momsregistreringsnummer, bolagets säte samt uppgift om att F-skattsedel innehas
Leverantörens bankgiro-/plusgironummer eller betalningsadress
Faktura sändes till: SMHI, Faktura, 601 76 Norrköping.
Leverantören ska före 2012-06-30 kunna skicka elektroniska fakturor enligt standard Svefaktura.
§ 26 Följesedel
Följesedel ska erhållas elektroniskt. SMHI ska ha möjlighet att lägga upp administratörer som kan se och skriva ut följesedlar.
§ 27 Grundprovisioner
Leverantören ska återbetala alla eventuella grundprovisioner i sin helhet till SMHI.
§ 28 Kreditkort
Leverantören ska använda eget betal-eller kreditkort vid bokning av exempelvis lågprisflyg, och vidaredebitera detta till SMHIs resekonto.
§ 29 Betalningsvillkor
Betalning för utförda och godkända tjänster erläggs netto mot specificerad och godkänd faktura, trettio (30) dagar efter fakturans mottagande.
Fakturerings-, expeditionsavgifter eller övriga pristillägg som inte avtalats, ska inte erläggas av SMHI.
Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen.
§ 30 Ersättning - transaktionsarvode
Leverantörens ersättning, s.k. transaktionsarvode, för fullgörande av sina åtaganden enligt avtalet regleras uttömmande i bilaga 1, ”Prisbilaga”.
Priset på flygbiljetter, hotellkostnader etc. som av Leverantören förmedlas till SMHI får inte överstiga de publicerade eller de av SMHI upphandlade/avropade avtalspriserna som gjorts t ex FMLOG se vidare på xxx.xxxxxx.xx. Detta innebär att inga påslag får göras av Leverantören på leverantörernas priser oavsett om det är ett publicerat (icke avtalspris) eller ett avtalspris. Priserna är angivna exklusive mervärdesskatt.
§ 31 Prisförändringar
Samtliga priser är fasta till och med 2013-01-31 och ska således ej justeras med index eller för valuta eller på annat sätt. Därefter äger part rätt att en gång per år begära att priserna regleras. Indexreglerade priser gäller fasta i ett (1) år i taget.
Priserna justeras enligt förändringen av Arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän preliminära indextal, SNI 2007 kolumn N. Som basmånad gäller november 2011. En prisjustering kan då påkallas om prisförändringen är mer än +-2 %. Beräkningsgrund för prisförändringen ska vara högst 80 % av det avtalade priset.
Skriftlig begäran om prisjustering med angivande av önskad ändring
och motivering ska vara SMHI tillhanda senast två (2) månader
innan avtalsårets slut. Har begäran inte kommit SMHI tillhanda
detta datum gäller föregående periods priser oförändrade i 12
månader.
Parterna ska vara överens innan prishöjningen
träder i kraft.
§ 32 Prisgaranti
Om Leverantören påför SMHI för högt pris och erinran om detta görs inom 30 dagar efter avslutad resa eller erhållen produkt ska Leverantören återbetala skillnaden mellan erlagt pris och det lägre priset under förut-sättning att det lägre priset var tillämpbart vid bokningstillfället/ debiteringstillfället. Kreditering från Leverantören ska vara SMHI tillhanda senast 30 dagar efter erinran av SMHI.
§ 33 Statistik
Leverantören ska tillhandahålla statistik, utan kostnad, till SMHI avseende utförda tjänster som avropats från avtalet. Statistiken ska levereras elektroniskt. Statistiken ska kunna redovisas nedbrutet enligt överenskommelse.
Statistiken ska redovisas per halvår eller enligt överenskommelse per område enligt nedan:
Destinationer per färdsätt och antal resor
Ombokningar/avbokningar
Total reskostnad per färdsätt
Statisk över den totala kostnaden (exkl. moms) för samtliga tjänster/produkter
Xxxxx debiterade transaktioner specificerade på de olika områdena
Antal krediterade transaktioner specificerade på de olika områdena
Besparingsstatistik
Miljöstatistik för flyg*
Kostnad per produktgrupp och antal resor för flyg (inrikes, Norden, Europa samt interkontinentalt), tåg (inrikes och utrikes), hotell (inrikes och utrikes), hyrbil (inrikes och utrikes), övriga marktransporter (inrikes och utrikes) samt arvode. Särredovisning ska ske för produkter bokade i eventuellt självbokningssystem
Andelen ekonomi- respektive businessklassbiljetter flyg/tåg
Leverantören ska, om SMHI så begär, lämna statistik på digital media, USB eller CD-ROM-skiva med uppgifter läsbara i Microsoft Word och/eller Excel-format.
*Utsläpp av koldioxid i kg totalt från flygresor under och över 50 mil.
§ 34 Resenärs- och företagsprofiler
Leverantören ska upprätta resenärsprofiler och företagsprofil som ska uppdateras regelbundet.
Profildatabasens innehåll ska ägas av SMHI och innehållet ska gå att överföra till annan resebyråleverantör vid ett framtida byte.
Samtliga profiler ska förvaras på ett tryggt och säkert sätt, såväl fysiska blanketter som elektronisk information.
§ 35 Underleverantör
Leverantören äger inte rätt att anlita underleverantör utan skriftligt medgivande från SMHI, såvida inte underleverantören endast anlitas för åtgärder av rutinmässig art eller av mindre betydelse för avtalet. Leverantören svarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete.
§ 36 Sekretess
Leverantören förbinder sig att följa gällande bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt att ålägga av Leverantören anställd personal som får tillgång till uppgifter för vilka sekretess gäller i SMHIs verksamhet att iakttaga motsvarande sekretess. Sekretesskyldighet gäller för Leverantören och leverantörens anställda även efter att avtal har upphört.
§ 37 Befrielsegrunder (Force majeure)
Part befrias från sina åligganden enligt detta avtal om parten visar att fullgörandet därav förhindras på grund av omständigheter utanför partens kontroll som parten skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder parten inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Som sådana omständigheter ska anses krig eller krigsliknande tillstånd, strejk (såväl avtalsenlig som avtalsstridig), lockout, blockad, eldsvåda, beslut från regering eller myndighet.
Den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen underrätta motparten därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning.
§ 38 Uppsägning
Anser part att motparten inte tillfredsställande fullgör sina åliggande enligt avtalet ska detta meddelas skriftligen. Av meddelandet ska framgå på vilket/vilka sätt part anser att motparten inte fullgjort sina åligganden.
Motparten ska snarast vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom 30 dagar från det att meddelandet mottogs äger den part som sänt meddelandet rätt att säga upp avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid.
Uppsägning ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltig.
§ 39 Hävning
Xxxxxx parten har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om motparten i väsentligt hänseende brister i sina åligganden och underlåter att vidta rättelse inom 30 dagar efter skriftlig anmodan därom.
SMHI äger rätt att, helt eller delvis, häva avtalet med omedelbar verkan om:
Leverantören vid upprepade tillfällen gör sig skyldig till sådana förseelser som avses i § 38 första stycket som sammantaget är av väsentlig betydelse för SMHI; eller om
Leverantören i övrigt underlåter att fullgöra sina förpliktelser enligt avtalet som är av väsentlig betydelse för SMHI, eller om
Leverantören försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknande förfarande, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter, har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt.
Hävning ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltig,
§ 40 Skadestånd
Part har rätt till ersättning för den direkta skada part lider genom att motparten i väsentligt hänseende brister i sina åligganden om inte motparten visar att bristen beror på sådana omständigheter som anges i § 38.
Häver SMHI avtalet enligt § 39, äger SMHI rätt till skadestånd motsvarande samtliga kostnader som åsamkas SMHI i samband med avveckling av avtalet, byte av leverantör samt för alla merkostnader och all övrig skada.
Föreligger ersättningsgill skada är part skyldig att vidta åtgärder för att begränsa skadan, såvida dessa åtgärder inte orsakar oskälig kostnad, eller eljest är oskäligt betungande.
Parts skadeståndsansvar är per skadetillfälle begränsat till 35 gånger det vid tiden för skadans uppkomst gällande basbeloppet enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring, såvida inte uppsåt eller grov vårdslöshet föreligger på parts sida.
Framställan om krav på skadestånd ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltigt.
§ 41 Försäkring
Leverantören är skyldig att teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av uppdraget.
Leverantören ska på begäran av SMHI kunna uppvisa försäkringsbrev eller annat bevis om att försäkringen gäller under avtalstiden.
§ 42 Tvist
Tvister under avtalstiden ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna och i andra hand avgöras av svensk (allmän) domstol med tillämpning av svensk rätt. Första instans ska vara Norrköpings Tingsrätt.
§ 43 Kontaktpersoner
Se bilaga 2.
Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar av vilka parterna erhållit var sitt.
Norrköping den xxxxx den
…………………………….. ……………………………..
xxxxxx
Bilaga 1 Prisbilaga
Bilaga 2 Kontaktpersoner
2011/1726/16 Sid 9 (9)
|