Valnämnden
Dokumenthanteringsplan för valnämnden
1. Dokumenthanteringsplan för valnämnden antas i enlighet med valkansliets förslag.
2. Valkansliet ska gallra allmänna handlingar enligt dokumenthanteringsplanen och enligt den förteckning över handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse som finns i dokumentet.
3. Dokumenthanteringsplanen ska årligen ses över och vid behov revideras av valnämnden.
Varje myndighet inom Eskilstuna kommun ska enligt 5 § i kommunens arkivreglemente upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver hur myndighetens allmänna handlingar ska hanteras. Kravet grundas på bestämmelser i offentlighetslagstiftningen.
En dokumenthanteringsplan fungerar som ett register över alla allmänna handlingar som förekommer i verksamheten och ger tillsammans med diariet en fullständig bild över vilken dokumentation som finns hos myndigheten. Planen fyller flera syften: den underlättar för allmänheten att ta del av myndighetens allmänna handlingar, den fungerar som ett internt sökmedel för myndigheten och innehåller myndighetens bestämmelser om gallring och bevarande av allmänna handlingar.
Enligt arkivlagen 10 § ska det vid gallring alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och för forskningens behov. I kommunens arkivreglemente finns det därför beslutat att innan en myndighet beslutar om gallring av allmänna handlingar ska myndigheten samråda med arkivmyndigheten, såvida ej annat följer av lag eller förordning.
Valkansliet har i samråd med stadsarkivet tagit fram ett förslag till dokumenthanteringsplan.
Bilagorna ger kompletterande information om gallringsregler, arkivering, leveranser till stadsarkivet, förvaring, arkivbeständighet, kontaktuppgifter och verksamheternas informationssystem.
VALNÄMNDENS KANSLI
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx
Kommunstrateg Utvecklare
Bilagor
Dokumenthanteringsplan för valnämnden - Innehållsförteckning och arkivbeskrivning Bilaga 1 - Dokumenthanteringsplan för valnämnden
Bilaga 2 - Dokumenthanteringsplan för valnämnden - Begrepp och förkortningar
Bilaga 3 - Dokumenthanteringsplan för valnämnden - Informationssystem som används inom valnämnden verksamhet
Bilaga 4 - Dokumenthanteringsplan för valnämnden - Aktrensning och gallring av handlingar Bilaga 5 - Dokumenthanteringsplan för valnämnden - Arkivbeständighet och förvaring Bilaga 6 - Dokumenthanteringsplan för valnämnden - Leverans till stadsarkivet
Bilaga 7 - Dokumenthanteringsplan för valnämnden - Övrigt, kontaktuppgifter mm
Beslutet skickas till
Stadsarkivet
Arkivbeständighet och förvaring
Enligt arkivlagen är offentliga myndigheter skyldiga att använda skrivmaterial och metoder som garanterar informationens beständighet. Med skrivmaterial menas alla typer av underlag för skrift och bild, och alla medel för skriften, till exempel pennor, skrivare och faxar.
Handlingar som ska bevaras för framtiden ska upprättas på hållbart medium. Papper ska vara arkivbeständigt eller åldersbeständigt. Digitala handlingar skapas
eller konverteras till av arkivmyndigheten godkända format. Kontakta registrator eller stadsarkivet för godkända format.
Pennor, för underskrift av handlingar – certifierad ”Svenskt arkiv” (via avtal) Kopieringspapper – arkivbeständigt papper (via avtal)
Protokollspapper – certifierad ”Svenskt arkiv” (via avtal)
Begrepp och förkortningar
Bevaras: Xxxxxxx att handlingen ska bevaras för all framtid.
Handlingen lämnas till förvaltningens arkivhandläggare/registrator som ansvarar för samordning inför slutarkivering på stadsarkivet.
Vid inaktualitet: Innebär att handlingarna kan gallras så snart de förlorat sin betydelse för kommunstyrelsen, för det mesta efter en kort tid.
1 år, 2 år, 4 år, 5 år, 8 år, 10 år: Det antal hela kalenderår som ska ha förflutit
innan gallringen får verkställas
KLK: Kommunledningskontoret Registrator valnämnden: Förvaras hos valnämndens registrator
Valkansliet: Förvaras hos tjänstepersoner på valkansliet
Respektive enhet: Förvaras hos respektive enhet
Respektive chef/handläggare/ Förvaras hos respektive administratör: chef/handläggare/administratör
System: Uppgifterna lagras i ett system (systemets namn)
Systematisk: Förvaras systematiskt (kronologiskt, alfabetiskt eller annan logisk ordning) i pärm, mappar, filsystem eller dylikt. Metod av förvaringen bestäms av respektive enhet.
Registreras i Lex: Registreras i kommunens diarie- och ärendehanteringssystemet
Leverans till stadsarkivet
Slutlig förvaring av kommunala handlingar ska ske i stadsarkivet. Dit överlämnas endast de handlingar som ska bevaras. Endast handlingar som inte tillhör något pågående ärende får levereras till stadsarkivet. Alla andra handlingar förvaras i omedelbar anslutning till den egna arbetsplatsen eller i närarkivet.
Varje förvaltning svarar för vården av sitt arkiv till dess handlingarna överlämnas till stadsarkivet. Överlämnande av arkivhandlingar innebär att ansvaret för handlingarna flyttar över till stadsarkivet.
Leverans från valnämnden sker 5 år efter det att handlingarna skapades.
Rutin för arkivering av kommunstyrelsens allmänna handlingar
Registrator för valnämnden och valkansliets medarbetare ansvarar för valnämndens hantering av allmänna handlingar. Här beskriver vi hur arkivprocessen går till.
Pågående ärenden
Öppna ärenden som är pågående, förvaras i närarkiv hos registrator eller hos valkansliets handläggare.
Registraturen stänger ärenden kontinuerligt men har ärenden öppna i max tre år. Om ett ärende beräknas pågå längre öppnas ett nytt ärende och ”kopplas” då ihop med det gamla ärendet.
Avslutade ärenden
Avslutade ärenden som inte är sorterade i arkivkartonger förvaras i ett mellanarkiv i hos registrator för valnämnden.
Avslutade ärenden som är sorterade i arkivkartonger förvaras i arkiv i Stadshuset.
Leverans av allmänna handlingar till stadsarkivet
Leverans sker var femte år till stadsarkivet.
Registrator öppnar ett ärende i dokument- och ärendehanteringsystemet ” Reversal - Leverans till stadsarkivet 20XX”
Registrator eller valkansliet bokar transport via omlastningscentralen efter avstämning med stadsarkivet att de kan ta emot leverans.
För ytterligare information se stadsarkivets handbok för kommunala leveranser.
Informationssystem som används inom valnämndens verksamhet
Enligt offentlighets- och sekretesslagen 4 kapitlet 2 § ska myndigheten upprätta en förteckning över informationssystem som används inom myndighetens verksamhet.
Valnämnden använder följande IT-stöd:
Agresso Ekonomisystem
Antura Projects 1 Administration projekt/uppdrag och tidrapportering
Artvise Telesystem/ärendehanteringssytem för synpunkter
Cision
Claim
Pressinbjudningar och pressmeddelanden
Incidentrapportering
Eavrop Stödsystem för upphandling
Hypergene Verksamhetsplaneringssystem
Kaskelot Information om röstmottagare och vallokaler
LEX Diarium och ärendehanteringssystem
MS Office Administrativt standardsystem
Outlook E-post
PS Personec Personal- och lönesystem
PS-Självservice Dataprogram för självrapportering frånvaro, mertid och
reseräkningar
Proceedo Beställnings- och fakturahanteringssystem
Stella Incidentrapportering, registrering och hantering av arbetsskador och tillbud
Sharepoint Hanterar information och dokument internt (internportalen)
Zervicepoint Verktyg för att orkestrera beställningar (IT)
Enligt offentlighets och sekretesslagen 4 kap. 2 § ska en myndighet på begäran ge en enskild sökande tillfälle att använda IT-stöd som myndigheten förfogar över för att ta del av digitala upptagningar. Sådan skyldighet gäller inte, om det innebär att sökanden får tillgång till upptagning som inte är allmän handling hos myndigheten. Skyldigheten gäller inte heller om bestämmelser om sekretess hindrar det, om det finns risk för förvanskning eller förstöring eller om arbetets gång hindras.
2022-04-05 VALN/2022:24
Handlingsnummer
2022:135
Aktrensning och gallring av handlingar
När ett ärende är avslutat bör akten rensas. Alla handlingar som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar som tillfört sakuppgifter till ärendet får inte rensas ut. Aktrensning bör alltid utföras av den som har kännedom och kunskaper om ärendets handläggning det vill säga ärendets handläggare. Samråd ska ske med registrator.
Aktrensning bör i första hand avse följande:
- anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse
- utkast och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphört i och med att slutlig skrivelse, promemoria, utredning eller liknande färdigställts
- avskrifter och kopior som finns i flera exemplar
- avskrifter och kopior som inte behövs för att man ska förstå ärendet rätt
- trycksaker som inte krävt någon åtgärd
- minnesanteckningar som inte har tillfört ärendet sakuppgifter
Gallring
Vad innebär gallring och hur påverkar den offentlighetsprincipen? Gallring innebär avsiktlig och planmässig förstöring av handlingar i enlighet med ett i förväg fattat myndighetsbeslut.
Syftet med gallringen är att begränsa arkivets tillväxt och kostnaderna för detta. Detta gör att det på samma gång blir lättare att urskilja och åskådliggöra de handlingar som är värda att bevara. På det sättet blir arkivet en bra informations- källa och kan utnyttjas maximalt.
Vad man bör tänka på är att när man förstör handlingar inskränker man allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. En mycket långtgående eller oförståndig gallring, som strider mot eller hindrar den fria insynen i myndighetens verksamhet, strider mot offentlighetsprincipen.
Vem beslutar om gallring?
Valnämnden beslutar om gallring efter samråd med stadsarkivet. För
handlingar som lämnats till kommunarkivet är det arkivmyndigheten som beslutar om eventuell gallring. Ändringar som medför nya gallringsbeslut ska fattas av valnämnden.
När ska gallring ske?
Gallring bör ske regelbundet, minst en gång per år. Arbetet underlättas väsentligt om de gallringsbara handlingarna tas bort redan vid arkivläggningen. Notera gallringstidpunkten på respektive volym.
Observera att gallringsbeslut ska tolkas restriktivt. Endast sådana handlingar som uttryckligen avses i beslutet får gallras.
Vad är gallringsfrist?
Med gallringsfrist menas den tid som ska förflyta innan gallringen får verkställas. Gallringsfristen räknas från utgången av det år under vilken handlingen kommit in eller upprättats. En handling som inkommit exempelvis 2018-05-05 med en gallringsfrist på två år får då gallras först 2021-01-01.
Vid inaktualitet innebär att handlingen får gallras när den saknar betydelse för verksamheten.
Handlingar som kan gallras delas upp i två kategorier:
- Handlingar med känslig information, till exempel om en enskilds förhållanden (bland annat personnummer). Dessa handlingar ska makuleras, det vill säga brännas eller malas/strimlas ner i en dokumentförstörare.
- Övriga gallringsbara handlingar. Dessa kan läggas direkt i pappersåtervinningscontainer.
Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse
Det förekommer en rad handlingar som utan olägenhet skulle kunna gallras (förstöras) vid inaktualitet.
Enligt arkivlagen får allmänna handlingar gallras. En förutsättning för gallring är dock att handlingarna inte behövs för att tillgodose allmänhetens rätt till insyn, förvaltningens eller rättsskipningens behov samt forskningsändamål. För att allmänna handlingar eller handlingar som omhändertagits för arkivering, ska kunna gallras måste det finnas gallringsbeslut. Varje kommunal myndighet fattar sådant beslut efter samråd med arkivmyndigheten
Arkivmyndigheten kan i sin rådgivande roll rekommendera nämnder och företag att fatta generella gallringsbeslut i syfte att underlätta och få en enklare och effektivare arkiv- och dokumenthantering i den kommunala förvaltningen.
Riksarkivet har utfärdat allmänna gallringsregler gällande statliga myndigheter för handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse. Kommunens myndigheter tillämpar i stor utsträckning redan nu dessa gallringsregler. Detta är dock inte formellt i överensstämmelse med arkivlagens och arkivreglementets stadganden.
I enlighet med stadsarkivets rekommendationer (KSKF/1999:10144) kan följande handlingar utan olägenhet gallras:
Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse
1. Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll.
2. Inkomna eller upprättade handlingar såsom framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.
3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse.
4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd.
5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet.
6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ett ärende en sakuppgift eller till dess ärende vunnit laga kraft.
7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses till exempel inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post.
8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras.
9. Olika former av elektroniska spår (till exempel Cookiefiler, historikfiler) som
inkommit till eller upprättats hos myndigheten via internetuppkoppling.
10. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsplanering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion.
11. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som inte tillfört ett ärende en sakuppgift.
Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar:
1. Handlingar som inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är äkthetsgaranterade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetnings- möjligheter går förlorade.
2. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att ett urval av handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättas/uppdateras endast är av tillfälligt intresse (till exempel adress, telefonnummer, öppettider).
3. Handlingar som inkommit till myndigheten i icke äkthetsgaranterad form, till exempel fax eller e-post, om en äkthetsgaranterad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen har påförts datumstämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess överklagandetiden löpt ut.
4. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet.
5. Felaktiga uppgifter i digitala upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett.
6. Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av digitala upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt digitala upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.
VALN/2022:24
Handlingsnummer
2022:138
Dokumenthanteringsplan - övrigt
Försäljning av personuppgifter
Valnämnden har inte rätt att försälja personuppgifter.
Vem kan jag fråga?
Har du frågor som rör hantering av dokumentation i verksamheten, hur man tillämpar anvisningarna och dokumenthanteringsplanen eller andra funderingar som rör arkivvårdsområdet ställs de främst till valnämndens registrator, offentlighetsansvarige eller arkivansvarige.