Riktlinjer för hantering av fordon för kommunkoncernen Stockholms stad.
Bilaga 2
Riktlinjer för hantering av fordon för kommunkoncernen Stockholms stad.
Dessa riktlinjer gäller samtliga nämnder och bolag inom Stockholms stads kommunkoncern. Riktlinjerna utgår ifrån ”Fordonsstrategi för kommunkoncernen Stockholms stad” beslutad av kommunfullmäktige.
Riktlinjerna omfattar:
• Grundläggande principer
• Fördelning av roller och ansvar
• Anskaffande av fordon
• Fordonsdrift
• Avyttring
• Bilpool
Grundläggande principer
Utgångspunkt i dessa riktlinjer är behovet av resa i tjänsten. Hur anställda i kommunkoncernen Stockholms stad (Stockholms stad) planerar och utför sina resor i tjänsten påverkar miljön och människors hälsa i staden.
Bilpoolsfordon ska vara första valet när en bil behöver användas. Dessa är ekonomiskt mer fördelaktiga vid sällanresor och ger möjlighet för fler stockholmare att få tillgång till bilpoolsbilar.
Stockholms stads tjänstefordon används när bilpool inte kan täcka behovet för de tjänsteresor som ska utföras.
För leasade eller egenägda fordon som har körsträckor under 750 mil/år ska nämnder och bolag utreda om alternativa lösningar (gång, cykel, kollektivtrafik, bilpool) kan ersätta det aktuella fordonet. Det kan finnas skäl till att behålla fordon med korta körsträckor, eller nyanskaffa fordon där korta körsträckor förväntas.
Stockholms stad bör ha en restriktiv hållning gällande egen bil i tjänsten. Egen bil i tjänsten bör endast förekomma i undantagsfall.
Stockholms stads fordon är arbetsredskap och får endast användas i tjänsten. Privat körning med fordonen är inte tillåtet. (Förmånsbilar används som privatbilar och är undantagna från denna regel).
Mindre avsteg från riktlinjerna kan göras genom beslut av förvaltningsdirektör/bolags VD. Mindre avsteg kan t ex vara undantag för dubbdäck. Beslut ska motiveras.
Ändring av riktlinjer för hantering av fordon för kommunkoncernen Stockholms stad
Kommunfullmäktige fattar beslut om dessa riktlinjer för fordonshantering.
På delegation av kommunfullmäktige kan kommunstyrelsen besluta om revideringar i riktlinjer som inte påverka riktlinjernas huvudsakliga innehåll. Stockholms Stadshus AB uppmanas då att ge alla bolag inom koncernen i uppdrag att anta av kommunstyrelsen beslutade revideringar av riktlinjerna.
ROLLER OCH ANSVARSFÖRDELNING
Nämndernas och bolagens ansvar
Varje nämnd och bolag ansvarar för sitt fordonsinnehav och att fordonsinnehavet motsvarar fordonsbehovet.
Alla nämnder och bolag, som äger eller leasar fordon till den egna verksamheten, ska ha en person som är fordonsansvarig. Den fordonsansvarige ska fungera som ett stöd i alla fordonfrågor på den egna förvaltningen eller bolaget.
Den fordonsansvarige har ansvar för att:
• säkerställa årligen att förare inom den egna organisationen har giltiga körkort
• rapportera fordonsskador till fleet-management funktionen för att Stockholms stad på sikt skall kunna arbeta med förebyggande åtgärder
• vara uppdaterad om vilka avtal och riktlinjer som gäller för Stockholms stads fordon
• svara för den lokala avtalsuppföljningen
• samråda med fleet-management funktionen gällande avrop/beställning, administration, drivmedel, service och avyttring av fordon med undantag av förmånsbilar
• meddela fleet-management funktionen om kommande behov av leasingfordon inför den årliga förnyade konkurrensutsättningen med en totalvikt på högst 3,5 ton och behovet av bilpoolsfordon
• avropa/beställa fordon med en totalvikt om högst 3,5 ton utifrån den förnyade konkurrensutsättningen undantaget förmånsbilar
• ta hjälp av serviceförvaltningen vid upphandlingar av fordon med en totalvikt över 3,5 ton
• hos Transportstyrelsen registrera fordon tillhörande ett bolag på bolagets organisationsnummer och registrera fordon tillhörande en nämnd på det filialnummer tillhörande den egna nämndens. Organisationsnummer och filialnummer finns på stadens intranät.
Servicenämndens ansvar
Servicenämnden ansvarar för att genomföra alla de upphandlingar som följer av dessa riktlinjer inom områdena:
• Inköp av fordon med en totalvikt om högst 3,5 ton
• Stationstankning
• Service för egenägda fordon
• Leasing
• Administration
• Bilpoolstjänst
• Avyttring av fordon
• Däck och däckhantering för egenägda fordon
• Korttidshyra av fordon
Servicenämnden ska dessutom:
• vara behjälpliga vid upphandlingar av fordon med en totalvikt över 3,5 ton genom separat uppdrag från bolag eller nämnder
• på uppdrag från fleet-management funktionen genomföra fordonrelaterade upphandlingar
• ansvara för att alla avtal kopplade till dessa riktlinjer läggs upp i avtalsdatabasen
• ansvara för att upphandlingar görs av dessa avtal med god framförhållning så att staden inte står avtalslös när avtal löper ut
Fleet-Management funktionens ansvar
Funktionen ska ansvara för kommunkoncernens riktlinjer avseende fordon. Det innebär ansvar för att:
• ta fram förslag på revideringar av riktlinjer avseende hur fordon ska införskaffas, utrustas, skötas, finansieras, administreras och avyttras inom Stockholms stad
• förvalta avtal kopplade till dessa riktlinjer
• vara huvudkontakt mot leasingbolag, extern aktör för administration, service- och reparationsbolag, samt bilhandlare/importörer/generalagenter
• stödja och xxxx kompetensen hos fordonsansvariga på nämnder och bolag i fordonsrelaterade frågor
• bevaka så att riktlinjerna strävar till att nå de övergripande målen i enlighet med styrdokumenten:
o Färdplan för fossilbränslefritt Stockholm 2050
o Miljöprogram för Stockholms stad 2016-2019
o Framkomlighetsstrategi för Stockholm 2030
• ha god marknadsöversikt dvs. att göra kalkyler för och ekonomisk utvärdering av kommande fordonsmodeller som följer Stockholms stads fordonskrav
• kartlägga fordonsbehov och årligen genomföra förnyad konkurrensutsättning utifrån Stockholms stads krav på fordon och behov av fordon för kommande år med en totalvikt om högst 3,5 ton samt tydligt kommunicera resultatet till fordonsansvariga.
• stödja nämnder och bolag med kravställningen inför upphandlingar av fordon med en totalvikt över 3,5 ton
• att hålla förteckning över organisationsnummer och filialnummer på intranätet uppdaterad
ANSKAFFANDE AV FORDON
Förnyad konkurrensutsättning av fordon
Fleet-management funktionen ska årligen göra en förnyad konkurrensutsättning på fordon med en totalvikt på högst 3,5 ton för Stockholms stad baserat på inrapporterat behov från alla nämnder och bolag. Den förnyade konkurrensutsättningen görs i de fordonsklasser där merparten av fordonsbehovet finns. Den fordonsansvarige på respektive bolag och förvaltning ska årligen rapportera behovet av fordon inklusive bilpoolsfordon senast 1 september till fleet-management funktionen.
En lista på fordon som är möjliga för avrop enligt förnyad konkurrensutsättning ska finns på stadens intranät. Samtliga fordon på listan ska uppfylla riktlinjerna för hantering av fordon för Stockholms stad. För detta ansvarar fleet-management funktionen.
För fordon med en tjänstevikt över 3,5 ton görs ingen förnyad konkurrensutsättning, dessa fordon kräver separat upphandling.
Offerter och beställningar av fordon
När en fordonsansvarig ska beställa ett fordon väljs fordonet från aktuell fordonslista på intranätet. En offert med specifik utrustning till fordonet, motsvarande verksamhetens behov, begärs av leverantören. Offerten stäms av med fleet-management funktionen och därefter gör den fordonsansvariga en beställning på fordonet. Se avtal i avtalsdatabasen.
För specialfordon gäller särskilda regler:
Ett specialfordon är ett fordon som inte finns tillgängligt i miljöbilsutförande på marknaden och/eller när användandet av ett konventionellt fordon är befogat. Ett specialfordon bör vid nyanskaffning uppfylla senast gällande avgaskrav.
Vid varje inköp av ett fordon som inte ryms inom miljöbils- eller miljölastbilsdefinitionen ska ärendet tas upp och prövas i respektive nämnd/bolagsstyrelse för beslut. Det är upp till varje enskild nämnd/bolagsstyrelse att avgöra vad som avses med specialfordon, men följande vägledande principer bör tillämpas:
Arbetssituationsskäl
Stadens verksamhet kan innefatta arbetssituationer där utbudet av miljöbilar inte är tillräckligt. I dagsläget saknas till exempel miljöbilar med fyrhjulsdrift vilket kan krävas i vissa situationer.
Den fordonsansvariga ska samråda med fleet-management funktionen innan upphandling/avrop/beställning av specialfordon sker. Detta för att säkerställa att det specialfordon som införskaffas så nära som möjligt följer dessa fordonsriktlinjer och att inte större avsteg än motiverat görs. Fleet- management funktionen är behjälpliga vid förnyad konkurrensutsättning av specialfordon.
FINANSIERING
Fordon som Stockholms stad nyanskaffar med en totalvikt under 3,5 ton med undantag för lätta lastbilar med separat flak (där det finns en luftspalt mellan hytt och flak), ska finansieras via leasing i kombination med en option enligt avtal som finns i avtalsdatabasen enligt närmare riktlinjer i ”Fordonsstrategi för kommunkoncernen Stockholms stad”.
Leasingtiden ska minst vara 48 månader. Se avtal i avtalsdatabasen.
Lastbilar och bussar med en totalvikt över 3,5 ton samt lätta lastbilar med en totalvikt under 3,5 ton med en luftspalt mellan förarhytten och flaket skall köpas in och ej leasas då dessa ger rätten till fullt momsavlyft.
RANGORDNING OCH MILJÖKRAV VID NYBESTÄLLNING AV FORDON.
Alla fordon som finns på fordonslistan på intranätet och nyanskaffas som bilpoolsbilar eller genom leasing ska vara miljöfordon. Det är den senaste av kommunfullmäktige antagna miljöbilsdefinitionen respektive miljölastbilsdefinitionen som ska följas.
Fordon under 3.5 ton som Stockholms stad nyanskaffar genom leasing eller som bilpoolsfordon ska väljas utifrån följande rangordning. Hänsyn ska tas till verksamhetens behov och krav.
1. Elbil
2. Laddhybrid
3. Fordonsgas eller etanol/E85
4. Elhybrid, bensin eller diesel
TRAFIKSÄKERHETS- OCH UTRUSTNINGSKRAV PÅ FORDON
Samtlig utrustning och krav nedan kommer att tas med som skallkrav vid den årliga förnyade konkurrensutsättningen som görs av fleet-management funktionen för fordon med en totalvikt under 3,5 ton. För fordon med en totalvikt över 3,5 ton görs ingen förnyad konkurrensutsättning, dessa fordon kräver upphandling.
Personbilar
För nyanskaffning av personbilar som används inom Stockholms stad gäller att personbilen har:
• minst fem stjärnor vid provning enligt tidigare protokoll i det
europeiska krockprovningsprogrammet (Euro NCAP), eller om tillverkaren kan uppvisa intyg om likvärdiga krockegenskaper.
• ISA, införandet av ISA är sedan tidigare beslut i
kommunfullmäktige, Dnr 314-1099/2010.
• Elektronisk körjournal (gäller ej förmånsbilar).
• Alkolås, är sedan tidigare beslutat i kommunfullmäktige Dnr 314- 1099/2010.
• Stänkskydd fram och bak
• Parkeringssensorer fram och bak
• Gummimattor
• Dubbfria vinterdäck
Övriga rekommendationer:
• Navigator
• Handsfree-funktion för telefon
• Överdragsklädsel, minskar slitaget på säten och öka fordonets andrahandvärde vid avyttring
Lastbilar
För nyanskaffning av lastbilar med en totalvikt på högst 3,5 ton som används inom Stockholms stad gäller att de ska vara utrustade med följande teknik:
• Antisladdsystem
• Krockkudde för förare och passagerare.
• ISA, införandet av ISA är sedan tidigare beslut i kommunfullmäktige Dnr 314-1099/2010.
• Elektronisk körjournal
• Alkolås, är sedan tidigare beslutat i kommunfullmäktige Dnr 314- 1099/2010.
• Backvarnare på täckta lastbilar (dvs. lastbilar som saknar glasrutor
runt hela fordonet skall ha pipande ljud när lastbilen backar)
• Stänkskydd fram och bak
• Parkeringssensorer fram och bak
• Gummimattor
• Dubbfria vinterdäck
Övriga rekommendationer:
• Navigator
• Handsfreefunktion för telefon
• Överdragsklädsel, minskar slitaget på säten och öka fordonets andrahandvärde vid avyttring
För fordon över 3.5ton gäller:
• I-Shift (eller annan växellåda med motsvarande funktion)
• ISA, införandet av ISA är sedan tidigare beslut i kommunfullmäktige Dnr 314-1099/2010.
• Alkolås, är sedan tidigare beslutat i kommunfullmäktige Dnr 314-
1099/2010.
• Backkamera
• Backvarnare (pipande ljud när bilen backar)
• Får ej utrustas med regumerade däck
• Extern hydralik skall ha biologiskt nerbrytbar hydralolja EN15439
SERVICE OCH UNDERHÅLL FÖR FORDON
Alla fordon ska ha serviceavtal tecknat med fordonsleverantören under hela leasingperioden. Lånebil vid service/reparation måste bokas i förväg.
DEKALER/FOLIERING
Dekaler/foliering beställs av fordonsansvarig i samband med nybeställning av bil från billeverantören.
Dekalerna på fordon till nämnder ska följa Stockholms stads grafiska profil. Dekaler på fordon ägda av bolagen ska följa bolagens grafiska profil.
FORDONSDRIFT
Fordon med en totalvikt om högst 3,5 ton:
Fordon med en totalvikt om högst 3,5 ton ska användas inom staden i minst 4 år och med en körsträcka om minst 6 000 mil. Fordonen ska användas inom Stockholms stad till dess att båda kriterierna om 4 års ålder och 6 000 mil körsträcka uppnåtts.
Inget fordon med en totalvikt under 3,5 ton får vara äldre än 7 år eller ha körts mer än 12 000 mil. Fordonen inom Stockholms stad ska avyttras externt när något av dessa kriterier uppnås.
Kriterierna om max 7 års ålder och max 12 000 mils körsträcka gäller framför kriterierna om minst 4 års ålder och minst 6 000 mils körsträcka.
Det betyder att om ex ett fordon kört mindre än 6 000 mil men ändå uppnått en ålder av 7 år så ska fordonet avyttras externt. Samma sak gäller om ett fordon kört 12 000 mil men inte uppnått en ålder av 4 år, fordonet ska då avyttras externt.
Lastbilar och bussar med en totalvikt över 3,5 ton:
Lastbilar och bussar är en stor investering. Inom stadens verksamheter finns få lastbilar och bussar och dessa körs ofta korta körsträckor/år. Dessa ska klara miljözonsreglerna för tung trafik som gäller i Stockholms stad.
Körjournal
Det finns idag inget uttryckligt lagkrav på att ha körjournal men det är enligt rättspraxis ett viktigt bevismedel vid bedömning av bilförmån.
Det finns idag två sätt att föra körjournal:
1. Manuellt i varje bil
2. Elektroniskt
Alla Stockholms stads bilar ska föra körjournal. Fleet-management funktionen ansvarar för att elektronisk körjournal finns i den förnyade konkurrensutsättningen av fordon som sker årligen. På så sätt får förvaltningar/bolag elektroniska körjournaler i samband med nyanskaffning av fordon.
För befintliga fordon gäller att förvaltningar och bolag själva får bestämma om manuell eller elektronisk körjournal ska användas.
Förmånsbilar omfattas inte av kravet på elektroniskkörjournal.
Däck och däckhantering (skifte av sommar/vinter hjul och däckförvaring).
Beställning av däck till fordon ska göras från leverantören som Stockholms stad har avtal med på området däck och däckhantering i avtalsdatabasen.
Vinterdäck ska vara odubbade.
Tjänsten kan delas upp i följande områden:
1. Inköp av däck till fordon
2. Skifte av sommar- och vinterhjul
3. Förvaring av sommar- och vinterhjul
Det ska vara möjligt att inom staden välja om nämnden eller bolaget vill använda denna tjänst eller lägga till dessa tjänster vid nybeställning av fordon. Se avtal i avtalsdatabasen.
Försäkring
S:t Xxxx Xxxxxxxxxx AB ansvarar för all hanteringen (upphandling och avtalsvård) av Stockholms stads försäkringar rörande fordon.
Se avtal hos xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Administration
En upphandlad extern aktör ska sköta all administration av Stockholms stads fordon. Detta underlättar betydligt uppföljningen av alla kostnader för alla fordon. Ett gemensamt administrationssystem ger många fördelar för fordonsansvariga och underlättar för fleet-management funktionen. Ett gemensamt system ger en enhetlig redovisning, spårbarhet av alla fordonskostnader och mycket bättre möjligheter till framtida uppföljningar och effektiviseringar. Det kommer även att förbättra möjligheten att förutse framtida fordonsbehov. Kostnaden för denna tjänst tas av respektive nämnd och bolag. Se avtal i avtalsdatabasen.
Bränsle
Stockholms stad har sedan länge ett mål om att de fordon som kan tanka ett förnybart drivmedel ska tanka detta till minst 85 procent. Det betyder att samtliga fordon som kan drivas med förnybara drivmedel ska tanka förnybart i så stor utsträckning som möjligt, minst till 85 procent baserat på ett halvår (uppföljningar görs varje halvår). Se avtal i avtalsdatabasen.
Avyttring
Vid avyttring ska i första hand undersökas om någon annan verksamhet inom Stockholms stad är i behov av fordonet i fråga. Detta sker med stöd av fleet-management funktionen som hjälper den fordonsansvarige med att erbjuda fordonet till försäljning internt inom Stockholms stad.
Dokumentation inklusive foton på fordonet ska tillhandahållas av den fordonsansvarige på nämnden/bolaget.
I andra hand ska fordon avyttras externt. Stockholms stad ska vid extern avyttring alltid sträva efter att få marknadsmässigt betalt för fordonen.
Vid extern avyttring står valet mellan att utnyttja det garanterade restvärdet från fordonsleverantören och i sista hand leasegivaren eller att avyttra fordonen via upphandlat auktionsföretag. Se avtal i avtalsdatabasen.
Fordonsansvarig ska göra detta val i dialog med fleet-management funktionen.
Vid utnyttjande av det garanterade restvärdet hos fordonslevarantören eller i sista hand leasegivaren ska följande gälla: Kontroll av fordonet ska ske av köparen och säljaren vad gäller återställningskostnad/onormalt slitage. Om parterna inte kommer överens ska opartisk besiktningsman anlitas. Parterna ska då dela på kostnaden för besiktningsmannen. På ett fordon som brukats normalt kan det få förekomma mindre defekter på dörrar, skärmar och stötfångare som t ex mindre dörruppslag, stenskott och repor i lack, utan att
detta ska betraktas som onormalt slitage. Förbehållen avseende det garanterade restvärdet ska vara klart definierade (återfinns i avtalsdatabasen) och ska innebära att risken inte överförs på leasetagaren.
Bilpool
Användandet av upphandlad bilpoolstjänst ska alltid övervägas för att ersätta personbilar med körsträckor under 750 mil/år. Det kan finnas skäl till att behålla fordon med korta körsträckor, eller nyanskaffa fordon där korta körsträckor förväntas.
Stockholms stad upphandlar en koncernövergripande bilpoolslösning, som är tillgänglig för anställda. Bilpoolslösningen ska baseras på respektive nämnds/bolags förutsättningar för att bidra till att skapa en bra helhetslösning och på nämnds/bolags behov. Den geografiska spridningen och närheten till andra verksamheter är viktig. Se avtal i avtalsdatabasen.
Det ska finnas magnetdekaler för de verksamheter som vid användandet av bilpoolen vill säkerställa att det syns att det är Stockholms stad, nämnd eller något av stadens bolag, som framför bilpoolsbilen.
Ansvar för efterlevnad av riktlinjerna för fordon
Det är respektive nämnd och bolagsstyrelse som ansvarar för att riktlinjer för hantering av fordon för kommunkoncernen Stockholms stad i sin helhet efterlevs.