Ramavtalsförlaga avseende Vikariehanteringssystem

Ramavtalsförlaga avseende Vikariehanteringssystem

Ramavtalsförlagan utgör tillsammans med avsnitt 3 Krav på leverantören i Anbudsinbjudan (huvuddokumentet) samt bilaga 1 Kravspecifikation underlag till det slutliga avtalet mellan beställaren och leverantören. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som detta men då kompletterat med de uppgifter (företagsnamn, prisvillkor med mera) som saknas i denna version samt med de justeringar som behöver göras i bilagorna för att anpassa dem till avtalet.

Kursiverad text utgör endast information till anbudsgivarna och kommer inte att finnas med i originalavtalet.

Anbud ska baseras på att samtliga avtalsvillkor accepteras i sin helhet. Respektive stadsdel kommer ingå ett separat avtal med leverantören.

1. Parter‌

Mellan Stockholms stad genom Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning / Rinkeby- Kista stadsdelsförvaltning / Bromma stadsdelsförvaltning / Hägersten-Liljeholmen stadsdelsförvaltning / Norrmalms stadsdelsförvaltning / Spånga-Tensta stadsdelsförvaltning, org nr. 212000–0142, (nedan kallad beställaren) och [Leverantören] (nedan kallad leverantören) har följande ramavtal avseende system för bemanningsplanering (nedan kallat avtalet) slutits.

Beställaren och leverantören tillsammans kallas nedan parter.

2. Omfattning och utförande

Leverantören förbinder sig att tillhandahålla ett vikariehanteringssystem (nedan tjänsten) i enlighet med kraven i detta avtal samt leverantörens åtaganden i dennes anbud.

Avtalet omfattar ovan beskriven tjänst för i avsnitt 1 angivna beställare i Stockholms stad.

Leverantören ska utföra tjänsten i den omfattning beställaren avropar den enligt villkoren i avtalet. Avtalet garanterar därmed ingen viss volym och beställarna har ingen skyldighet att tillämpa detta avtalet utan kan välja att upphandla tjänsten på annat sätt.

Tjänsten omfattar vad som framgår av detta avtal med dess bilagor.

Leverantören ska vid utförandet av tjänsten följa alla tillämpliga lagar, författningar

samt normer och föreskrifter som utfärdats av statliga och kommunala myndigheter och verk som från tid till annan är eller blir tillämpliga på tjänsten eller som på annat sätt berör leverantören vid utförandet av tjänsten.

3. Handlingsförteckning

Parternas åtaganden regleras av följande handlingar:

1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtalet

2. Avtalet (detta dokument) med följande bilagor:

▪ Bilaga 1 Kravspecifikation

▪ Bilaga 2 Priser

▪ Bilaga 3 Personuppgiftsbiträdesavtal

▪ Bilaga 4 E-handel och fakturering tjänster

3. Leverantörens anbud

Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Förekommer i avtalshandlingarna mot varandra stridande uppgifter gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning.

Bilagorna som anges i punkt två ovan är en del av avtalet.

Där bilagorna innehåller både beställarens krav och leverantörens anbudssvar gäller beställarens krav före anbudssvaren om de i något avseende skulle visa sig vara motsägelsefulla.

(Bilagorna kommer att anpassas till avtalet så att exempelvis ”anbudsgivaren” byts ut mot ”leverantören” och avsnitt som avser vad anbudsgivaren ska inkomma med för uppgifter i anbudet tas bort m.m.)

4. Kontaktuppgifter

Parterna ska tillhandahålla en kontaktperson för frågor rörande detta avtal. Skulle respektive kontaktpersonen bytas ut ska respektive part skyndsamt informera motparten om vem den nya kontaktpersonen är.

Leverantörens kontaktperson ska vara behörig att företräda leverantören i samtliga frågor som rör genomförandet av avtalad tjänst.

5. Avtalsperiod

Ordinarie avtalstid är 24 månader från avtalets ingående. Därutöver har beställaren en ensidig rätt att, vid ett eller flera tillfällen, förlänga avtalet med upp till 24 månader. Därmed kan avtalet som längst löpa i fyra (4) år.

Avser beställaren att förlänga avtalet ska beställaren skriftligen meddela detta till leverantören senast två (2) månader före det att avtalet annars upphör att gälla.

Utöver vad som framgår ovan har beställaren en ensidig rätt att, utan särskilt skäl, säga upp avtalet med beaktande av tre månaders uppsägningstid.

6. Personal för tjänstens utförande

Leverantören svarar för att den personal som arbetar med tjänsten enligt avtalet är väl införstådd med de villkor som gäller för genomförande av tjänsten.

Leverantören är arbetsgivare och har det fulla arbetsgivaransvaret för sina anställda. Leverantören ansvarar för sin rekrytering och för att personalen har tillräcklig och adekvat kompetens.

Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal vilken beställaren anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Detta gäller såväl av leverantören anställd personal som av eventuellt anlitad underleverantör anställd personal.

Förändring av personal berättigar inte leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Leverantören ska bekosta samtliga aktiviteter som krävs för att tillkommande personal informeras och initieras i uppdraget åt beställaren.

7. Sekretess och Tystnadsplikt

Leverantörens personal får inte till annan lämna ut information eller på annat sätt utnyttja eller återge uppgifter om beställarens verksamhet utan beställarens skriftliga godkännande.

Vad som sägs i stycket ovan gäller även internt hos leverantören. Leverantörens personal får därmed heller inte internt hos leverantören till annan delge sådan information utan beställarens skriftliga godkännande.

Skyldigheten enligt ovan gäller inte sådan information som leverantören kan visa har blivit känd för leverantören på annat sätt än genom uppdrag enligt detta avtal eller som är allmänt känd. Skyldigheten enligt ovan gäller inte heller när leverantören är skyldig enligt lag att lämna ut informationen.

Leverantören förbinder sig att tillse att dess personal är informerad om, och följer dessa krav, samt att eventuell underleverantör gör motsvarande åtagande.

Sekretess enligt denna punkt gäller även när avtalet i övrigt upphört att gälla.

8. Behandling av personuppgifter

Leverantören ska i samband med undertecknandet av detta avtal även underteckna bilaga 3 Personuppgiftsbiträdesavtal.

9. Samråd, information och avtalsuppföljning

Parterna förbinder sig att samråda i den omfattning som erfordras för genomförandet av tjänsten.

Leverantören ska delta i avtalsuppföljningsmöten som beställaren kallar till vid behov, men minst fyra gånger per år. Leverantörens kontaktperson och avtalsansvariga (om det är en annan person) och eventuellt andra berörda personer hos leverantören ska delta vid sådana möten.

Parterna är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förhållanden som är av betydelse för tjänstens genomförande.

Leverantören äger inte rätt att i något sammanhang använda beställarens namn som referens eller i egen marknadsföring utan beställarens skriftliga godkännande.

10. Immateriella rättigheter

Beställaren innehar samtliga immateriella rättigheter till allt information/data som beställaren lagrar inom ramen för tjänsten hos leverantören. Leverantören ska i det fall underleverantörer används för utförandet av delar av tjänsten tillse att detta även gäller gentemot dessa.

Leverantören överlåter inom ramen för tjänsten endast rätten för beställaren att nyttja systemet under avtalstiden. Övriga immateriella rättigheter till systemet innehas av leverantören.

11. Underleverantör

[För att genomföra avtalat åtagande äger leverantören rätt att använda följande underleverantörer:]

Kommentar: Antalet rader i tabellen anpassas efter hur många godkända underleverantörer anbudsgivaren angett i sitt anbud.

Fullständigt företagsnamn	Organisationsnummer	Den kapacitet hos underleverantör som åberopas eller roll som underleverantör har för att utföra avtalat åtagande
Ifylles, om aktuellt, inför	Ifylles, om aktuellt,	Ifylles, om aktuellt, inför

avtalstecknandet	inför avtalstecknandet	avtalstecknandet
Ifylles, om aktuellt, inför avtalstecknandet	Ifylles, om aktuellt, inför avtalstecknandet	Ifylles, om aktuellt, inför avtalstecknandet

Leverantören får efter skriftligt medgivande från beställaren anlita [annan] underleverantör för att utföra del av avropat uppdrag.

Leverantören ansvarar mot beställaren för underleverantörs arbete som för eget arbete. I avtalet fastställda villkor ska av leverantören vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till eventuella av leverantören anlitade underleverantörer.

12. Ersättning

Ersättning utgår med tillämpning av de priser som är angivna exklusive mervärdesskatt och i SEK i bilaga 2 Priser.

Priserna innefattar ersättning för alla de kostnader och utlägg som leverantören har för tjänstens utförande. Ingen ytterligare ersättning utgår för leverantörens åtaganden enligt detta avtal med dess bilagor. Priserna inkluderar således bland annat löne- och bikostnader, ersättning för semester och övertid. Ingen ersättning får faktureras förrän systemet är fullt implementerat i enlighet med kraven i bilaga 1, om annat inte överenskommes mellan parterna.

13. Prisjustering

Efter första avtalsåret kan – om part så begär – avtalade priser justeras. Som underlag för en eventuell prisförändring ska SCB:s Labour cost index (LCI) för arbetare i privat sektor (LCI arb) efter SNI 2007 näringsgren J användas. Prisjustering får ske för följande perioder och det är i det fallet skillnaden mellan nedan angivna perioder som ska ligga till grund för beräkningen:

• Prisjustering 1: Kvartalet för avtalets ingående – det sista kvartalet i det första avtalsåret

• Prisjustering 2: det sista kvartalet i det första avtalsåret – det sista kvartalet i det andra avtalsåret

• Prisjustering 3: det sista kvartalet i det andra avtalsåret – det sista kvartalet i det tredje avtalsåret

Beräkningsgrund för prisändringens storlek ska vara högst 80 procent av det avtalade priset.

Begäran om prisjustering ska anmälas skriftligen minst en månad före ikraftträdandet.

Motparten ska inom två veckor skriftligen bekräfta dess överensstämmelse med avtalade prisjusteringsvillkor. Prisändring får tidigast tillämpas för arbete som utförs från och med närmast påföljande månadsskifte och ska gälla i minst ett år innan ny prisjustering får påkallas. Prisjustering sker med en decimal utan någon mellanliggande avrundning. Belopp avrundas till närmaste krontal.

14. Fakturering och betalningsvillkor

Betalning sker mot faktura. All fakturering ska göras från leverantören, vilket innebär att ingen fakturering får ske från underleverantör.

Betalning ska ske inom 30 kalenderdagar från mottagen och godkänd faktura. Fakturan ska vara i SEK.

Fakturering får först ske från den tidpunkt då systemet är fullt implementerat i enlighet med kraven i kravspecifikationen.

Beställaren ska kunna säga upp en eller flera användare samt instanser till nästkommande månadsskifte och fakturering ska därmed upphöra för dessa.

Faktura ska skickas månadsvis i efterskott (efter tjänstens utförande) till stadsdelsförvaltningen med angivelse av aktuellt referensnummer.

Expeditions- och faktureringsavgifter eller påminnelseavgifter eller liknande administrativa avgifter får inte påföras.

Vid försenad betalning har leverantören rätt att kräva dröjsmålsränta enligt räntelagen. På fakturan ska anges:

- beställare samt beställarens referensnummer

- unikt fakturanummer

- leverantörsreferens, samt adress och telefonnummer

- momsregistreringsnummer (VAT)

- uppgift om innehavande av F-skatt för aktuellt år

- nettobelopp

- bruttobelopp

- bank- eller plusgirokonto

- mervärdesskatt

- fakturadatum

Faktura som inte innehåller ovanstående kan komma att returneras till leverantören. Leverantören får inte överlåta faktura eller rättighet att fakturera stadsdelsförvaltningen på annan utan stadsdelsförvaltningens skriftliga medgivande.

Faktureringsadress:

Avropande stadsdelsförvaltning i Stockholms stad (anges vid avrop) Ref-nr (erhålls vid avrop)

c/o BGC, STH XXX (erhålls vid avrop) 106 42 Stockholm

Beställaren kan komma att meddela annan faktureringsadress.

15. E-handel

Stockholms stad har infört elektronisk handel i syfte att effektivisera stadens inköpsrutiner. Det inköpssystem som staden idag använder är Agresso.

Leverantören ska på begäran av beställaren, inom tre (3) månader från sådan begäran, kunna införa e-handel med metoden ”enkel e-handel” i enlighet med den specifikation som finns i ”Bilaga e-handel och fakturering tjänster”. Metoden beskrivs översiktligt nedan.

”Enkel e-handel”

a) kunna ta emot ordrar i pdf-format som skickas via e-post till leverantören.

b) skicka orderbekräftelse via e-post till beställaren.

c) skicka fakturor till staden antingen i XML-format (Svefaktura) eller genom att skicka en pappersfaktura till stadens skanningleverantör (via brev eller e-post).

16. Skatter och avgifter

Leverantören ska fullgöra sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Detsamma gäller för leverantörens underleverantörer. Beställaren kommer löpande kontrollera att leverantören och eventuella underleverantörer fullgör sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter.

17. Partsoberoende

Vid genomförande av avtalat åtagande ska leverantören tillvarata och företräda beställarens intressen. Leverantören eller leverantörens personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för beställaren i något som gäller avtalade åtaganden. Leverantören ska omedelbart underrätta beställaren om det finns anledning att anta att förhållande som står i strid med denna bestämmelse föreligger

eller kommer att föreligga.

18. Tillhandahållande av dokumentation m.m.

Leverantören ska under hela avtalstiden, på beställarens anmodan, inkomma med dokumentation eller annan form av bevisning som påvisar att kraven i detta avtal uppfylls. Leverantören ska ges skälig tid att inkomma med uppgifterna.

19. Antidiskrimineringsklausul

§1 Leverantören förbinder sig att vid utförandet av tjänsten i Sverige följa vid varje tillfälle gällande antidiskrimineringslagstiftning. Härmed avses diskrimineringslagen (2008:567), olaga diskriminering enligt 16 kap. 9 § brottsbalken (1962:700) och förbud mot missgynnande behandling enligt 16 § föräldraledighetslagen (1995:584).

§2 Leverantören är under avtalstiden förpliktigad att inom 14 dagar från det att beställaren begär det, skriftligen redovisa följande uppgifter och handlingar som följer av leverantörens förbindelse enligt 1 §:

a) Dokumentation enligt 3 kap. 13-14 §§ diskrimineringslagen, alternativt en uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att arbetet inte behöver dokumenteras.

b) Redovisning av aktiva åtgärder enligt 3 kap. 4-10 §§ diskrimineringslagen.

c) Sanningsförsäkran som anger om leverantören eller anställd som leverantören svarar för, vid utförandet av tjänsten, enligt xxxxxxxxxxxxxxx dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud enligt vid varje tillfälle gällande antidiskrimineringslagstiftning.

Leverantören är dessutom skyldig att på beställarens begäran redovisa ytterligare information som krävs för att följa upp leverantörens verksamhet enligt § 1.

Information ska redovisas senast en (1) vecka efter begäran av beställaren.

§3 Om leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att lämna enligt § 2 eller om leverantören vid utförandet av tjänsten inte uppfyller sina skyldigheter vid varje tillfälle gällande antidiskrimineringslagstiftning utgår vite med 10 000 kr per varje kalendervecka som påbörjas efter det att sju dagar förflutit sedan leverantören mottagit underrättelse om överträdelsen och till det att rättelse vidtagits. Vite kan maximalt utgå med 100 000 kr per år.

§4 Om leverantören eller anställd som denne svarar för, vid utförandet av tjänsten, enligt xxxxxxxxxxxxxxx dom brutit mot ett förbud enligt vid varje tillfälle gällande antidiskrimineringslagstiftning utgör detta ett väsentligt avtalsbrott som medför rätt för beställaren att häva avtalet.

§5 Leverantören ska ålägga underleverantörer samma skyldigheter enligt ovan, under förutsättning att underleverantören i Sverige kommer att utföra en väsentlig del av de tjänster som detta avtal omfattar.

20. Ansvar för fel

Med fel avses varje avvikelse från detta avtal.

Leverantören förbinder sig att utan oskäligt uppehåll, och utan särskild ersättning, rätta samtliga fel och brister i utförandet av tjänsten om inte leverantören kan visa att felet beror på ett förhållande som endast beställaren råder över.

Om leverantören inte efter beställarens begäran vidtar rättelse inom skälig tid får beställaren avhjälpa bristen på leverantörens bekostnad.

Om leverantören vid upprepade tillfällen utför tjänsten felaktigt ska detta, i likhet med ett väsentligt avtalsbrott, anses utgöra väsentlig brist som utgör grund för förtida uppsägning av avtalet.

21. Leveransförseningar

Leverantören förbinder sig att utföra avtalad tjänst enligt överenskomna tider i avtalet.

Leverantören är berättigad till skälig tidsförlängning om försening inträffar på grund av omständighet som beställaren eller dess leverantörer svarar för.

22. Ansvar för skada

Leverantören ansvarar för skada som orsakats genom fel eller försummelse av leverantören, leverantörens anställda, eventuella underleverantörer eller i övrigt av leverantören anlitade personer.

Leverantören ansvarar i förhållande till beställaren även för skadestånd som beställaren på grund av fel eller försummelse av leverantören, dess anställda, underleverantörer eller av övriga av leverantören anlitade personer, kan komma att förpliktas utge till tredje man. beställaren ska utan onödigt dröjsmål underrätta leverantören om anspråket. Dessa bestämmelser gäller även efter avtalstidens utgång.

Leverantören ansvarar för att tillhandahållet eller levererat material eller utfört arbete inte kränker annans rätt (patent, varumärke, mönster, upphovsrätt etcetera) eller gällande lagar.

Ansvar för skada/skadestånd omfattar skadans/skadeståndets verkliga värde, dock begränsat till 15 gånger det vid tiden för skadans/skadeståndets uppkomst gällande prisbasbeloppet enligt Socialförsäkringsbalken (2010:110) oavsett antal skadelidande.

Begränsningen beräknas per skada. Per tolvmånadersperiod är ansvaret begränsat till 30 prisbasbelopp.

Ingen ansvarsbegränsning ska gälla om det föreligger uppsåt eller grov vårdslöshet.

Ansvar avseende behandling av personuppgifter regleras uteslutande av bilaga 3 och ansvarsbegränsningarna ovan i detta avsnitt ska ej tillämpas för krav som orsakats av Personuppgiftsbiträdets eller av denne anlitat personuppgiftsbiträdes överträdelse av Personuppgiftsbiträdesavtalet.

23. Försäkringar

Leverantören ska, för att fullgöra sitt åtagande för ansvar enligt avtalet, teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra erforderliga försäkringar som håller beställaren skadelös vid skada. Leverantören ska kunna styrka att aktuella försäkringar är tecknade genom att vid anmodan, tillställa beställaren kopia på försäkringsbrev. Försäkringarna ska medföra skydd enligt gängse svenska försäkringsvillkor.

Om beställaren har framställt krav på skadestånd ska leverantören utan dröjsmål lämna in en skadeanmälan till sin försäkringsgivare.

24. Förtida uppsägning

Beställaren äger skriftligen rätt att säga upp detta avtal till omedelbart upphörande, eller till den dag beställaren anger, under följande förutsättningar:

1. Om leverantören bryter mot sina åtaganden enligt detta avtalet, och de aktuella bristerna inte åtgärdas på ett godtagbart sätt inom skälig tid efter skriftlig erinran.

2. Om leverantören eller eventuell underleverantör är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som omfattas av bestämmelserna i 13 kap. 1-3 §§ lag (2016:1145) om offentlig upphandling.

3. Om leverantören överlåter rättigheter eller skyldigheter enligt avtalet utan beställarens skriftliga medgivande.

4. Om leverantörens fakturor vid upprepade tillfällen inte överensstämmer med det som avtalats i avtalet trots anmärkningar från beställaren.

5. Om beställaren tre gånger inom en rullande tolvmånadersperiod skriftligen anmodat om rättelse enligt punkt 1 ovan, oaktat att leverantören härvid vidtagit rättelse i tid.

6. Om leverantören har begått ett väsentligt avtalsbrott som inte kan avhjälpas.

7. Om europeiska unionens domstol i ett förfarande enligt artikel 258 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget) finner att Sverige, genom att låta beställaren ingå kontraktet eller ramavtalet, allvarligt har åsidosatt sina

skyldigheter enligt fördraget avseende Europeiska unionen, EUF-fördraget eller Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av direktiv 2004/18/EG.

Grunder för förtida uppsägning enligt ovan ger även beställaren rätt att säga upp enskild del av tjänsten till omedelbart upphörande utan att avtalet i sin helhet sägs upp.

Leverantören äger skriftligen rätt att säga upp avtalet i förtid till omedelbart upphörande om beställaren väsentligen bryter mot sina åtaganden enligt avtalet, och de aktuella bristerna inte åtgärdas på ett godtagbart sätt inom skälig tid efter skriftlig erinran till beställarens kontaktperson för avtalet.

25. Force majeure

Om part på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse eller annan omständighet som denne inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt avtalet ska denne, i nödvändig omfattning, vara befriad från sina åtaganden.

Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund.

Parterna ska omgående informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparterna samt omedelbart återuppta fullgörandet av avtalad prestation.

Oavsett vad som ovan anges som skäl för befrielse från avtalade förpliktelser utgör försening av avtalad prestationen med mer än en månad grund för hävning av avtalet, även om förseningen har orsakats av de ovan nämnda omständigheterna.

26. Ändringar och tillägg

Ändringar och tillägg till avtalet ska för att vara giltiga skriftligen vara godkända av båda parter.

27. Överlåtelse av avtal

Leverantören får inte, vare sig helt eller delvis, pantsätta sina rättigheter enligt avtalet. Leverantören får inte heller, vare sig helt eller delvis, överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt avtalet utan beställarens skriftliga godkännande.

28. Tillämplig lag

Parternas rättigheter och skyldigheter enligt avtalet bestäms i sin helhet av svensk rätt.

29. Tvist

Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

30. Avtalets ikraftträdande

Avtal träder ikraft vid den tidpunkt som behöriga företrädare för beställaren och leverantören undertecknat två likalydande skriftliga originalavtal.

Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar varav beställaren och leverantören erhållit var sitt.

För beställaren		För leverantören
Stockholm		Ort:
Datum: /	2018	Datum: /	2018

……………………………… ……………………………… Namn: Namn:

Titel: Titel: